FICHA DE PROCESO

1. Modificación de Presupuesto

Junio 2016
 Proceso Modificación de Presupuesto

Índice de Contenidos

1. Contextualización General .......................................................................................................................................... 3

Glosario ................................................................................................................................................................................. 3
Descripción del estándar de diagramación utilizado en el documento ............................................................... 4
2. Visión Mapa de Procesos SIAFE ................................................................................................................................... 6
3. Caracterización General del Proceso ....................................................................................................................... 7
Descripción .......................................................................................................................................................................... 7
Objetivos ............................................................................................................................................................................... 7
Políticas ................................................................................................................................................................................. 7
Aplicaciones Tecnológicas ............................................................................................................................................... 8
4. Diagrama de Proceso As-Is .......................................................................................................................................... 8
Caracterización Detallada del Proceso ...................................................................................................................... 12
Oportunidades de Mejora propuestas para el proceso .......................................................................................... 12
5. Diagrama de Proceso To-Be ...................................................................................................................................... 18
6. Acuerdos y Objetivos de Niveles de Servicio (SLA’s/SLO’s) ................................................................................. 21
7. Puntos de Control del Proceso .................................................................................................................................. 23
8. KPI’s del Proceso ........................................................................................................................................................... 24
9. Anexos ............................................................................................................................................................................ 26
Registros Asociados .......................................................................................................................................................... 26

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1. Contextualización General

Glosario

 Políticas: Conjunto de lineamientos discrecionales, o reglas, que aplican a un proceso, o subproceso,

para facilitar la toma de decisiones y potencializar el flujo estándar del proceso, que son congruentes
con lo que los responsables de los procesos requieren para gestionar las actividades.

 Presupuesto: Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo.

 Oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, etc.
Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.

 SIGEF: Sistema Integrado de Gestión Financiera.

 MP: Modificación de Presupuesto.

 Procesos: Conjunto de actividades que inician y terminan en un punto, y contemplan una secuencia
lógica de sucesión.

 Diagrama de flujo: Corresponde a una representación gráfica del proceso, donde se identifican sus
principales operaciones y de acuerdo a la metodología es posible relacionar los actores que intervienen
en cada etapa del proceso de transformación.

 Procedimientos: Es la documentación escrita de un conjunto de acciones u operaciones secuenciales,

que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas
circunstancias.

 BPMN: Modelo de Procesos de Negocio y Notación. (Business Process Model Notation, en inglés).
Corresponde a una notación estándar y la representación gráfica diseñada para representar los procesos
de negocio.

BPMN está pensado como un lenguaje común para todos los interventores en el proyecto de BPM: los
analistas de negocio que crean y perfeccionar los procesos, los desarrolladores técnicos responsables de
la aplicación de los procesos y los gerentes de empresas que controlan y gestionan los procesos.

 KPI`s: Un KPI (key performance indicator), conocido también como indicador clave o medidor de
desempeño indicador clave de rendimiento. Es una medida del nivel del desempeño de un proceso.

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Descripción del estándar de diagramación utilizado en el documento

TIPO DE ELEMENTO DESCRIPCIÓN

SWIM LANES

Un pool representa un proceso.

Gráficamente, es un contenedor para separar los procesos.
La secuencia del flujo puede cruzar los límites de las sendas dentro de un pool, pero no podrá
cruzar los límites de un pool.

Las sendas se utilizan para organizar las actividades dentro de un pool.

Las sendas se usan para identificar las funciones internas (director, socio), sistemas (una
aplicación de empresa), o un área (Contabilidad, Mercadeo, Recursos Humanos).

Una Transición, se utiliza para identificar la dirección del flujo entre el proceso.

Una Transición, se utiliza para identificar la dirección del flujo entre procesos.

ACTIVIDADES

Una tarea humana, requiere la intervención humana o la acción directa de un actor.

Un subproceso, está embebido en un proceso y se creará una instancia de proceso cuando

se ejecute, siempre comienza con un evento de inicio: Recepción, Error de arranque, una señal
de arranque, etc.
Su contexto (datos, etc.) será el mismo que el de su proceso padre.

Una tarea de servicio, es una tarea automatizada realizada por el motor de ejecución

Una tarea de script, representa el código ejecutado por el motor de procesos.

EVENTOS

Un evento de inicio no tiene un iniciador definido

Un mensaje de inicio, recibe un mensaje enviado desde otro proceso e inicia un proceso

Un timer de inicio, se puede configurar para activar el inicio de un proceso en una fecha
y/u hora específica, o en un ciclo específico (por ejemplo, todos los lunes a las 9 am).

En un flujo el timer, puede actuar como un mecanismo de retraso, sobre una

determinada fecha-hora, o un ciclo específico (por ejemplo, todos los lunes a las 9
am). También se puede configurar para activar el siguiente evento.

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TIPO DE ELEMENTO DESCRIPCIÓN

Una señal de arranque, captura una señal que se ha transmitido desde otro proceso e inicia
un proceso.
Múltiples procesos pueden iniciarse con un solo evento de señal de arranque.
Una señal general, se utiliza para enviar o recibir una comunicación dentro y/o fuera de los
procesos.
Una señal de envío no tiene ningún objetivo específico previsto, puede ser parte
de la secuencia normal de flujo.
Una señal de recepción, sólo se puede incluirse en los límites de una actividad.
En el momento que se ejecute una señal de este tipo, se cambia el flujo normal en un flujo de
excepción.

Una señal de Fin, indica que una señal será transmitida cuando se llegue al final del proceso. La
señal puede ser enviada a cualquier proceso que pueda recibir.
Un error de fin, genera un error se llega al final de un subproceso.
Todas las instancias activas, en el subproceso se terminan como resultado de este evento.
Este error será capturado, por un error de captura intermedia, con el mismo código de error o
ningún código de error, que se encuentra en la actividad primaria más cercana.

Un enlace, es un mecanismo para conectar dos secciones de un proceso. Los enlaces

pueden ser utilizados para crear bucles o para evitar largas líneas de flujo (Visualización del
Flujo).

Estos eventos representan la activación de flujos de excepción una vez se recibe un

escalamiento desde el flujo del subproceso.

Un evento de fin de proceso, indica que todas las actividades en el proceso deben terminar
inmediatamente. Esto incluye todas las apariciones de múltiples instancias.

Un evento de fin, termina una línea del flujo de proceso.

COMPUERTAS
Una compuerta (AND) o Paralela se sincronizan múltiples flujos de entrada, todas las entradas
deben ser recibidas antes de que la salida sea generada.
Se disparan todas las salidas simultáneamente.

Una compuerta (XOR) o Exclusiva sólo requiere una única secuencia de entrada para ser
activada.
Permite solamente una secuencia de salida.

Una compuerta inclusiva, se basa en una sólo entrada para ser activada.
Se disparan todas las salidas simultáneamente.

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2. Visión Mapa de Procesos SIAFE

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3. Caracterización General del Proceso

Descripción

Proceso gestionado para realizar la modificación de presupuesto solicitadas por las instituciones centralizadas
o descentralizadas del Estado Dominicano, al Órgano Rector DIGEPRES (Dirección General de Presupuesto).

Objetivos

Realizar las modificaciones presupuestarias requeridas por las instituciones, teniendo en cuenta el Régimen
de Modificaciones Presupuestarias (RMP) que rige anualmente, a fin de que las instituciones del subsector
administrativo, puedan realizar la administración de los recursos asignados flexiblemente y en el marco de la
ley, corregir desvíos o atender demandas no previstas.

Políticas

1. Es responsabilidad de la Institución armar la Solicitud de Modificación de Presupuesto.

2. Es responsabilidad de la Institución verificar la apropiación disponible antes de solicitar la MP.
3. Todo tipo de Solicitud de MP debe ser tramitada de manera formal a través de una comunicación
que especifique sobre la necesidad de realizar dicha modificación, ya sea de manera física o vía
correo.
4. Todas las MP de presupuesto deben ser registradas en SIGEF, ya sea por la Unidad ejecutora o por el
Órgano Rector.
5. Toda solicitud de MP deberá ser revisada y evaluada por la DAF a la que corresponden, para asegurar
que cumple con las condiciones para ser autorizadas.
6. Es responsabilidad de las Instituciones enviar Oficio de Solicitud de MP a la Dirección de Inversión
Pública, si corresponde a Proyectos de Inversión.
7. Es responsabilidad de DIGEPRES revisar la Solicitud de MP, antes de iniciar tramite y a dar visto bueno
a la misma.
8. Es responsabilidad del Analista de DIGEPRES, tramitar las Solicitudes de MP devueltas por el
Encargado, a la Institución solicitante.
9. Es responsabilidad del Director del área aprobar las MP en el SIGEF.
10. Es responsabilidad de las Instituciones solicitar código NIC a Inversión Pública, para realizar el
Convenio, para solicitar MP de Proyecto de Inversión.
11. Toda solicitud de MP deberá ser revisada y dada como visto bueno por el Órgano Rector, para poder
ser aprobada y ejecutada.

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Aplicaciones Tecnológicas

Nombre de la Actividad de Ejecución en el Proceso

Uso
Aplicación
Sistema de Información En el Proceso de Modificación de Verificar Apropiación Disponible
de la Gestión Financiera Presupuesto: Se utiliza para realizar todos Registrar la Solicitud de MP en SIGEF –
(SIGEF) los registros de modificaciones Institución
presupuestarias, revisar las mismas, Revisar Solicitud de MP en SIGEF – Analista de
Verificar la apropiación de disponibilidad y DIGEPRES
realizar la aprobación de las MP en el Registrar la Solicitud de MP en SIGEF –
sistema. Órgano Rector

Aprobar en SIGEF la Modificación

Microsoft Outlook Se utiliza en las Instituciones y Unidades
Ejecutoras, para enviar la comunicación
de Oficio de Solicitudes de MP a Órgano
Rector y dar a conocer de su existencia,
incluso antes de ser registradas en el
sistema, con copia a los entes interesados.
Presupuestal
Aprobar y enviar físico y vía correo Oficio
para Modificación de Proyecto de Inversión
Generar Oficio de Solicitud de MP a Órgano
Rector

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4. Diagrama de Proceso As-Is

Generar Solicitud de Modificación de Presupuesto para Proyecto de Inversión

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Generar Solicitud de Modificación de Presupuesto de Operación Normales

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Gestion de Revision y Aprobación de Solicitud de Modificacion Presupuestal

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Caracterización Detallada del Proceso
Nombre Actividad
Armar Solicitud de Modificación de
Presupuesto
Verificar Apropiación Disponible
Generar Oficio para Modificación
de Proyecto de Inversión
Validar Oficio para Modificación de
Proyecto de Inversión
Aprobar Oficio para Modificación
de Proyecto de Inversión
Versión 1 | 2016
Proceso Modificación de Presupuesto
Descripción Responsable Registros Documentales
De acuerdo a la necesidad, se verifica de Unidad Ejecutora N/A
manera manual si la necesidad tiene
apropiación y posterior a esto arma la
documentación necesaria para poder
realizar la Solicitud de Modificación de
Presupuesto.
Para proceder a realizar una Unidad Ejecutora N/A
Modificación Presupuestaria lo primero
que se debe de hacer es verificar la
Apropiación Disponible, para asegurarse
de que existe presupuesto. Identificar si la
necesidad corresponde a Inversión
Pública, si no lo es entonces puede
requerir de una Reprogramación de
Cuota, si lo requiere realiza el proceso de
Elaboración de la Programación de la
Ejecución de Presupuesto, la cual puede
o no contemplarse para Reformulación.
Confirmado que existe la apropiación, se Unidad Ejecutora Solicitud de Modificación de
procede a solicitar código a Inversión Presupuesto
Publica, para realizar el Convenio que
estará relacionado con el Oficio para
Modificación de Proyecto de Inversión, el
cual es enviado a la Dirección General
Inversión Pública con copia vía correo a
DIGEPRES.
Revisa la necesidad de MP, anexo al DAF Solicitud de Modificación de
Documento de Oficio de Solicitud de MP Presupuesto
para Proyecto de Inversión, tomando en
cuenta que la misma, esté correcta y
completa para poder aprobar dicha
solicitud.
Validado el Oficio para Modificación de DAF Solicitud de Modificación de
Proyecto de Inversión, asegurándose que Presupuesto
está acorde y correcto el mismo, se
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 Proceso Modificación de Presupuesto

Nombre Actividad Descripción Responsable Registros Documentales

Revisar Necesidad de MP - Inversión
Pública
Emitir Oficio de Aprobación MP -
Inversión Pública
Validar la Solicitud de MP
Registrar la Solicitud de MP en SIGEF -
Institución
Revisar Solicitud de MP en SIGEF -
Analista
Generar Oficio de Solicitud de MP a
Órgano Rector
procede a aprobar el Oficio y este sea
enviado a la Dirección General de
Inversión Pública.
Revisa la necesidad de MP, anexo al Inversión Pública Oficio de Aprobación MP
documento de Oficio de Solicitud de MP,
tomando en cuenta que esté correcto y
completo para poder aprobar la
solicitud. En caso de que no lo esté la
misma puede ser rechazada definitiva o
no para realizar los ajustes necesarios.
Revisada la Solicitud de MP, comprobada Inversión Pública Oficio de Aprobación MP para
que esta correcta, se autoriza la misma, a Proyecto de Inversión
través de la emisión de un Oficio de
Aprobación de la MP y procede a enviar
a la Institución solicitante.
Cuando la necesidad no corresponde a DAF Solicitud de Modificación de
Inversión Pública y no requiere de Presupuesto
Reprogramación de Cuota, la Unidad
Ejecutora envía el Oficio de Solicitud de
MP a la DAF, para que este sea validado
e identificado de acuerdo al tipo de
Modificación Presupuestaria, donde se
realizara el registro de la MP en el SIGEF, si
fuese en la Institución o en el Órgano
Rector (DIGEPRES).
Registra la Solicitud de MP vía el SIGEF, DAF Solicitud de MP
para que esta pueda ser visualizada por
el Órgano Rector y ejecutada por el
mismo.
Revisa Solicitud de MP registrada en el DIGEPRES Solicitud de MP
SIGEF, verifica si está acorde para poder
iniciar el trámite, si decide no iniciarlo,
entonces finaliza el proceso de Solicitud
de MP.
Cuando el registro de la MP corresponda DAF Solicitud de MP
a realizarse en el Órgano Rector, la DAF

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Nombre Actividad
Revisar Solicitud de MP - Analista
Registrar la Solicitud de MP en SIGEF -
Analista
Revisar Solicitud de MP – Encargado
de Área
Tramitar Devolución – Analista
Validar Devolución – Unidad
Ejecutora
Revisar Solicitud de MP – Director de
Área
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Proceso Modificación de Presupuesto
Descripción Responsable Registros Documentales
procederá a generar Oficio de Solicitud
de MP dirigido a DIGEPRES.
Recibe físicamente la Solicitud de MP, DIGEPRES Solicitud de MP
revisa la misma, con el fin de asegurarse
que esta todo correcto y puede decidir
iniciar el trámite, la cual si decide no
hacerlo se termina el proceso de Solicitud
de MP.
Cuando se recibe una solicitud Física DIGEPRES Solicitud de MP
para ser registrada en el Órgano Rector,
el Analista registra la Solicitud de MP vía el
SIGEF, imprimiendo pantalla desde el
sistema como acuse del registro.
Recibe Solicitud de MP y revisa la Solicitud DIGEPRES Solicitud de MP registrada
de MP, con el fin de asegurarse que esta
correcta para dar visto bueno a la misma
o devolver al Analista en caso de que no
lo esté.
Si la Solicitud de MP es rechazada por el DIGEPRES Solicitud de MP registrada
Encargado de DIGEPRES, esta es
devuelta al Analista y es tramitada la
devolución a la Unidad Ejecutora.
Recibe la Solicitud devuelta por el Unidad Ejecutora Solicitud de MP registrada
Analista de DIGEPRES y válida la
devolución, donde el tramite puede estar
sujeto a ajuste o no, para ser finalizado o
reiniciar el proceso de Validación de
parte de la DAF.
Recibe Solicitud de MP, el cual procede a DIGEPRES Solicitud de MP
validar con el fin de asegurarse que esta
correcta para dar visto bueno a la misma
o devolver al Encargado del área en
caso de que no esté correcta. Si es una
MP de registrada en el Unidad ejecutora,
esta no es escalada a los demás
directores y puede ser aprobada en el
SIGEF inmediatamente.
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 Proceso Modificación de Presupuesto

Nombre Actividad Descripción Responsable Registros Documentales

Revisar Solicitud de MP – Recibe Solicitud de MP y revisa la misma, DIGEPRES Solicitud de MP
Coordinador de Directores con el fin de asegurarse que está
correcta para dar visto bueno o devolver
al Director de Área en caso de que no
esté correcta.
Revisar Solicitud de MP – Director Recibe Solicitud de MP y revisa la misma, DIGEPRES Solicitud de MP
General de Presupuesto con el fin de asegurarse que está
correcta para dar visto bueno o devolver
al Coordinador de Directores en caso de
que no esté correcta.
Aprobar en SIGEF la Modificación El Director General de Presupuesto DIGEPRES Solicitud de MP
Presupuestal delega al Director del Área, para que a
través del SIGEF, apruebe la Modificación
Presupuestal.

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Oportunidades de Mejora propuestas para el proceso

A continuación, se presentan las oportunidades de mejoras que fueron detectadas en base a las actividades que fueron cubiertas
durante nuestra revisión en el proceso de Modificación de Presupuesto.

ID Oportunidad Descripción Objetivo Justificación Impacto

1 Disminuir los niveles Cuando la Solicitud MP este registrada Agilizar los tiempos de Varios niveles de revisión Tardanza en los
de revisión de la en el SIGEF, en vez del Analista enviar al respuestas. identificados, en el tiempos de
Solicitud de MP. Encargado para revisión, que esta sea proceso. respuestas ante la
enviada directamente al Director del Institución
Área. solicitante.
2 Contemplar todos Contemplar en el proceso todas la Controlar y Hacer más eficiente el Desvío en
los tipos de MP en el Modificaciones Presupuestarias que Monitorear todos los Ejercicio Presupuestario. ejecutar el
Proceso. están activa tales como: Adiciones, tipos de MP proceso,
Disminución, Intra-programas, Inter- existentes. Dificultad de
programas, Inter-capítulos, Donaciones monitorear el
y Captación Directa por Aumento, mismo y falta de
Donaciones y Captación Directa por trazabilidad.
Disminución, adición ingresos,
disminución ingresos, Incrementos de
gastos en detrimento de las
aplicaciones financieras o viceversa,
Incremento de gastos corrientes en
detrimento de los gastos de capital que
afectan el resultado económico del
Presupuesto General del Estado, Adición
5% del Fondo del Presidente, Traspaso
Fondos A Cargo Del Presidente,
Modificaciones entre Fuente Especifica,
Modificaciones entre Fuente Especifica
Virtuales.

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 Proceso Modificación de Presupuesto

ID Oportunidad Descripción Objetivo Justificación Impacto

3 Priorizar todas la MP Tratar todas la MP como si fueran de Definir tiempos de Hacer más eficiente los Tardanza en los
Imprevistos. ejecución similares tiempos de ejecución tiempos de
por tipo de MP. del proceso. respuestas ante la
Institución
solicitante.

4 La revisión de la solicitud
por parte de DIGEPRES
puede tomar tiempo
Revisar el Plan Anual innecesario al tener que
Generar una lista de chequeo que de Presupuesto por validar el contenido de la
permita a la Institución asegurarse de parte de la Institución, solicitud generada por la
Reducir tiempo
armar la solicitud correctamente, Esta para evitar realizar Institución.
del proceso
Revisar el Plan Anual lista permitirá revisar la Solicitud de MP, que no estén Además, la
evitando una
de Presupuesto Modificación de Presupuesto justo contempladas en el reformulación de la
reformulación de
después de crear la solicitud, revisión que plan, así como realizar Solicitud en mesa de
la solicitud de MP.
debe estar firmada por la máxima menos MP como sea trabajo puede tomar
autoridad de la Institución. posible en un mismo mucho tiempo ya que se
periodo. deben coordinar tanto la
Institución como
DIGEPRES para reunirse y
ajustar la solicitud.

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 Proceso Modificación de Presupuesto

5. Diagrama de Proceso To-Be

Generar Solicitud de Modificación de Presupuesto para Proyecto de Inversión

Este subproceso se afecta ya que se plantea una revisión del Plan Anual del Presupuesto para evitar realizar MP,
que no estén contempladas en el plan, así como realizar menos MP como sea posible en un mismo periodo.

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 Proceso Modificación de Presupuesto

Generar Solicitud de Modificación de Presupuesto de Operación Normales

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 Proceso Modificación de Presupuesto

Gestion de Revision y Aprobación de Solicitud de Modificacion Presupuestal

En este subproceso se elimina una de las revisiones de la Solicitud de MP, la revisión del Coordinador de
directores, para agilizar el tiempo de respuesta en el órgano rector.

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6. Acuerdos y Objetivos de Niveles de Servicio (SLA’s/SLO’s)

Los acuerdos de Nivel de Servicio nos permiten tener un punto común de entendimiento en las actividades para así lograr la mejor
calidad durante el proceso. En este caso, evidenciamos que la Modificacion de Presupuesto contiene muchas revisiones durante el
proceso, las cuales pueden generar muchas demoras, por esto es necesario controlar los tiempos de estas actividades.

En ese caso se puede determinar que las personas que se encargan de realizar estas validaciones deben tener un tiempo estándar
para cada actividad, para así evitar demora en el traspaso de la Solicitud o el Expediente, demora en el tiempo que se toma para
iniciar la revisión y demora que en el tiempo que se toma durante la revisión.
Paralelamente, existen otras actividades que deben tener un acuerdo de Nivel de Servicio para así asegurar el mismo entendimiento
del servicio y acordar un tiempo estándar para su ejecución.

A continuación, se presentan los Acuerdos y Objetivos de Niveles de Servicio propuestos para el proceso:

ID Responsable Actividad Real Corte / Fechas

1 Unidad Ejecutora Armar Solicitud de Modificación de Presupuesto
2 Unidad Ejecutora Verificar Apropiación Disponible
Unidad Ejecutora Generar Oficio para Modificación de Proyecto de
3
Inversión
DAF Validar Oficio para Modificación de Proyecto de
4
Inversión
DAF Aprobar Oficio para Modificación de Proyecto de
5
Inversión
6 Inversión Pública Revisar Necesidad de MP - Inversión Pública
7 Inversión Pública Emitir Oficio de Aprobación MP - Inversión Pública
8 DAF Validar la Solicitud de MP
9 DAF Registrar la Solicitud de MP en SIGEF - Institución
10 DIGEPRES Revisar Solicitud de MP en SIGEF - Analista
11 DAF Generar Oficio de Solicitud de MP a Órgano Rector
12 DIGEPRES Revisar Solicitud de MP - Analista
13 DIGEPRES Registrar la Solicitud de MP en SIGEF - Analista
14 DIGEPRES Revisar Solicitud de MP – Encargado de Área

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 Proceso Modificación de Presupuesto

ID Responsable Actividad Real Corte / Fechas

15 DIGEPRES Tramitar Devolución – Analista
Unidad Ejecutora Validar Devolución – Unidad Ejecutora
16
17 DIGEPRES Revisar Solicitud de MP – Director de Área
18 DIGEPRES Revisar Solicitud de MP – Coordinador de Directores
19 DIGEPRES Revisar Solicitud de MP – Director General de
Presupuesto
20 DIGEPRES Aprobar en SIGEF la Modificación Presupuestal

En conclusión, con estos acuerdos de nivel de servicio se logrará obtener un procedimiento estándar con tiempos definidos que le
dará mejorías al mismo proceso.

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7. Puntos de Control del Proceso

Durante las validaciones realizadas con el equipo del PAFI, se identificaron y/o acordaron varios puntos de controles, para el proceso
de Modificación de Presupuesto, la cual se utilizarán para captar información con el objetivo de generar indicadores que permitan
medir el desempeño de los mismos, a la vez, poder controlar y monitorear el proceso, para hacer más eficiente el mismo.

A continuación, se presentan detalladamente los puntos de control establecidos, el cual nos informa sobre el de tipo de control si es:
correctivo, detectable o preventivo, la entrada que requiere para realizar dicho control, el objetivo del mismo y la salida de este, que
básicamente es el resultado de llevar a cabo dicho control.

ID Nombre Objetivo / Propósito Tipo Entrada Salida

Revisar documentación de
1 esté de acuerdo a los requerimientos de
Solicitud de MP
Revisar Plan Anual de
Presupuesto
2 presupuesto, para hacer más eficiente
Variación del resultado
3 económico
Variación entre el
presupuesto inicial y Final
4
de cada periodo
MP donde se menciona el
objeto a cambiar Inicial y
5
el objeto a cambiar Final.
Validar que la documentación recibida Aceptación / Rechazo
Detectable Documentación de la documentación
la Norma. de la Solicitud de MP.
Validar que la necesidad se encuentre Detectable Necesidad de MP Aceptación / Rechazo
proyectada en el plan anual de de la necesidad de MP
el ejercicio presupuestario, acorde a la
Ley de Presupuesto No. 423-06
Relación de la variación del resultado Correctivo Solicitudes MP Generación de alerta
económico al cierre de cada periodo por cambio de
producto de las MP naturaleza del gasto.
Relación de la variación entre el Correctivo Solicitudes MP Generación de alerta
presupuesto original aprobado al inicio por cambio de la
de cada periodo y el presupuesto al naturaleza del
cierre de cada periodo presupuesto
Relación de todas las MP donde se Correctivo Solicitudes MP Generación de alerta
menciona el objeto a cambiar Inicial y por cambio de
el objeto a cambiar Final (Naturaleza de naturaleza del gasto.
Gasto),

Con estos Puntos de Control se logrará obtener un procedimiento consistente cumpliendo las condiciones requeridas y por lo tanto
minimizando la mayor cantidad de devoluciones durante el procedimiento.

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 Proceso Modificación de Presupuesto

8. KPI’s del Proceso

Durante las validaciones realizadas con el equipo del PAFI, se identificaron y/o acordaron varios KPIs (Key Performance Indicators),
para el proceso de Modificación de Presupuesto, la cual se utilizarán para medir el nivel de desempeño en el proceso, a la vez,
monitorear el mismo, para hacerlo más eficiente.

A continuación, se presentan una matriz de indicadores, el cual nos arroja toda la información necesaria para poder medir estos KPIs.
El responsable, los límites de tolerancias y las observaciones a tomar en cuenta en la matriz, deben de ser validados por el PAFI.

Frecuencia
ID Nombre Responsable Formulación Límite / tolerancias Observaciones
de medición
% de Solicitudes de MP Unidad Número de Solicitudes de MP Siempre Menos del 25% es Siempre que se
tipo Operación Ejecutora Número de Solicitudes registradas en aceptable. presente Solicitud
1 Normales el SIGEF de Operación Normales Mayor de 25% es de MP de
inaceptable Operación
Normales
% de MP para DAF Número de Solicitudes de MP Siempre Menos del 10% es Siempre que se
Proyectos de Inversión Número de Oficios de MP para aceptable. presente Oficios
2 Proyecto de Inversión Mayor de 10% es de MP para
inaceptable Proyecto de
Inversión
% de MP que requieren Unidad Número de Solicitudes de MP Siempre Menos del 10% es Siempre que se
Programación de Ejecutora Número de MP que requieren aceptable. presente MP que
Ejecución de Programación de Ejecución de Mayor de 10% es requieran
3
Presupuesto Presupuestos inaceptable Programación de
la Ejecución de
Presupuestos
% de Solicitudes de MP DIGEPRES Número de Solicitudes de MP Siempre Menos del 15% es Siempre que se
aprobadas / Número de Modificaciones registradas aceptable. presente
4
rechazadas en el SIGEF aprobadas o rechazadas. Mayor de 15% es Solicitudes de MP
inaceptable

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 Proceso Modificación de Presupuesto

Frecuencia
ID Nombre Responsable Formulación Límite / tolerancias Observaciones
de medición
Distribución por tipo de DAF Siempre Menos del 15% es Siempre que se
modificación filtradas Número de Solicitudes de MP aceptable. presente
5 por: Institución, órgano Número de Solicitudes registradas en el Mayor de 15% es Solicitudes de MP
rector y de Inversión SIGEF por cada uno de los filtros inaceptable
Publica establecidos.

% de variación del DIGEPRES Siempre Menos del 10% es Siempre que se

presupuesto al corte Presupuesto al corte aceptable. presente
6 respecto al Presupuesto Original Mayor de 10% es Solicitudes de MP
presupuesto original inaceptable
% de MP en dinero DIGEPRES Siempre Menos del 5% es Siempre que se
respecto al impacto Ingresos corrientes aceptable. presente
7 de resultado Gastos Corrientes Mayor de 5% es Solicitudes de MP
económico inaceptable
% de Partidas DIGEPRES Siempre Menos del 10% es Siempre que se
modificadas Número de Solicitudes de MP aceptable. presente
8 Número de MP registradas en el SIGEF Mayor de 10% es Solicitudes de MP
directamente en la Institución. inaceptable

Sumatoria de tiempos de revisión de la Siempre que se

Solicitud de MP en DIGEPRES Menor o igual a presente
9 Eficiencia de revisión (desde que llega hasta que es 1.00 es aceptable, Solicitudes de MP
DIGEPRES Siempre
de la Solicitud de MP aprobada en el SIGEF) Mayor a 1.00
Tiempo esperado de revisión de la inaceptable
solicitud de MP

En conclusión, el nivel de desempeño del procedimiento se obtendrá calculando los KPI´s descritos anteriormente.
Si los resultados no son los esperados es necesario tomar más medidas que permitan mejorar los indicadores para así obtener los mejores
resultados en el proceso. Al contrario, si los resultados son los esperados, se podrá confirmar que las medidas tomadas fueron las
correctas y se debe continuar calculando los KPI´s para tener bajo control el proceso y un desempeño siempre óptimo del mismo.

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 Proceso Modificación de Presupuesto

9. Anexos

Registros Asociados

A continuación, se presentan la Matriz de Registros que fueron detectados en base a las actividades que fueron
cubiertas durante nuestra revisión en el proceso de Modificación de Presupuesto. La cual está representada por
los siguientes campos:

 Código: Es la nomenclatura utilizada en la Institución para enumerar el documento que sirve para realizar
las solicitudes de MP (En conclusión, el número de oficio).

 Nombre del Registro: Se usa para agregar los documentos que son generados en el proceso a medida
que este es ejecutado.

 Tipo de Registro: Se refiere al propósito que tiene el documento en el proceso, existen diferentes tipos de
registros como: Instructivo de Calidad, Soporte de Calidad, Resolución interna y Documento externo.

Código Nombre del Registro Tipo de Registro

Ejemplo: NombreInstitucion-Proceso- Oficio de Solicitud de MP a Órgano Rector Soporte de Calidad
Secuencia-AñoEmision.
Ejemplo: NombreInstitucion-Proceso- Oficio para Modificación de Proyecto de Soporte de Calidad
Secuencia-AñoEmision. Inversión
Ejemplo ilustrado: DGIP-MP-003-2016 Oficio de Aprobación MP de Inversión Documento Externo
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