Metodología de Checkland (Sistemas Suaves)

Las metodologías que utilizan como patrón el Enfoque Sistémico constituyen el

puente entre el Pensamiento de Sistemas y las Técnicas de Sistemas. Ambos
aspectos son de gran importancia en las fases de análisis y desarrollo de los sistemas
debido a que, uno siendo muy general permite tener una visión amplia del mismo y
otro, siendo específico ofrece los mecanismos para ahondar en las situaciones
problemáticas con el objeto de encontrar los medios para resolverlas.
Dentro del pensamiento de sistemas existen dos escuelas complementarias:
aquella que asume que el mundo es sistémico (“pensamiento de sistemas duros”) y
aquella que crea el sistema de indagación bajo la forma de un sistema (“pensamiento
de sistemas suaves”). Para hacer claro lo anterior sería mejor utilizar la palabra
“holon” para designar a todos los abstractos construidos, concediendo a la palabra
sistemas el significado del lenguaje diario, sin tratar de utilizarlo como término
técnico.
La metodología de sistemas suaves MSS es un proceso de indagación que
también hace uso de los modelos de sistemas, utiliza un tipo particular de holon, en
otras palabras, un así denominado “sistema de actividad humana”, el cual es un
grupo de actividades tan conectadas como para constituir un todo con propósito
definido.
Esta metodología hace uso del enfoque de sistemas, presentándose como una
herramienta metodológica, caracterizada por presentar un enfoque para el estudio de
sistemas blandos o suaves, sistema donde está inmerso el factor humano y consiste
en un conjunto de actividades interrelacionadas como resultado de algún principio,
cohesión, esto es lo clasificado por Checkland como sistema de la actividad humana.
Un sistema es blando cuando la situación no está analizada, la identificación de los
recursos es vaga y no se requiere sólo buscar información sino analizar e identificar
las necesidades.
 La metodología de Checkland contempla dos tipos de actividades (ver Gráfico 1).
Las de la etapa 1, 3 y 4 son actividades “del mundo real” que necesariamente
involucran gente en la situación problema; y las de la etapa 2 que son actividades del
“pensamiento de sistemas” que quizás puedan o no involucrar aquellos en la
situación problema, dependiendo de las circunstancias individuales del estudio”.

MUNDO REAL
Identificación de Implantación de
la situación cambios.
problemática. (Etapa 4)
(Etapa 1)

Diseño de sistemas Diseño de

de la actividad cambios
humana. deseados.
(Etapa 3)
(Etapa 2)

Pensamiento Sistémico

Gráfico 1. Fases de la MSS. Tomado de: La Metodología de Sistemas Suaves

en Acción. Peter Checkland, 1997.

La descripción general y común de la metodología para sistemas suaves (MSS)

se muestra en Gráfico 2, en la cual se presentan como un sistema de siete estadios:
 Mundo real Acción para mejorar la
situación problema 7

Situación problema
considerada como
problemática 1
Cambios deseables
sistemáticamente y viables
culturalmente 6

Situación problema
expresada 2
Comparación entre
modelos y el mundo
real 5

Mundo real

Modelos conceptuales
Definiciones raíces de
de los sistemas
sistemas pertinentes de
nombrados (holones) en
actividad con propósito
las definiciones raíces
definido 3
4

Gráfico 2. Modelo de la MSS de siete estadios. Tomado de: La Metodología de

Sistemas Suaves en Acción. Peter Checkland, 1997.

La metodología para sistemas suaves con sus siete estadios se define así: En los
estadios 1 y 2 se trata de entrar en contacto con el sistema en estudio desde el punto
de vista mas objetivo posible, en estos se hace un intento por construir la imagen o
visión más rica posible, no del problema sino de la situación en la cual se percibe la
existencia de un problema, en este análisis inicial se deben registrar los elementos de
estructura lentos al cambio y los elementos de proceso de cambio continuo dentro de
la situación, para así formar una visión sobre como la estructura y los procesos se
relacionan entre si dentro de la situación.
 El estadio 3 involucra la definición de algunos sistemas que pudieran ser
pertinentes al problema y el preparar definiciones concisas de lo que estos sistemas
son, en contraposición a lo que ellos hacen. El objetivo es obtener, desde diferentes
cosmovisiones o puntos de vista, una formulación explicita cuidadosamente fraseada
de la naturaleza de algunos sistemas que subsecuentemente se van a considerar
como pertinentes para optimizar la situación problema. Estas definiciones se
denominan “Definiciones Raíces”, con lo que se quiere indicar que ellas encapsulan
la naturaleza fundamental de los sistemas elegidos.
El siguiente paso es la escogencia de la Definición Raíz que parezca ofrecer las
mejores perspectivas de conducir al diseño de algunos cambios factibles y a corto
plazo. Es por ello, que en este paso el analista debe estar en contacto directo con los
usuarios del sistema de manera de apoyar el criterio de selección de dicha
definición.
Una vez escogida la Definición Raíz, se pasa al estadio 4 donde se procede a la
construcción del Modelo Conceptual del Sistema que esté implicado en la
Definición Raíz seleccionada. Tomando en cuenta que la Definición Raíz dice lo
que “es” el sistema, mientras el modelo Conceptual dice “lo que hace”, se procede a
relacionar las acciones que aparecen explícitas o implícitas dentro del propósito
núcleo de la Definición Raíz escogida con el objetivo de poder identificar y definir
las actividades mínimas que contemple el modelo. Los resultados obtenidos
(modelos) del estadio 4 se introducen entonces, en el estadio 5, “en el mundo real” y
se cotejan con las percepciones de lo que dice ahí. El propósito de esta comparación
es generar un debate con gente interesada en la situación problema.
En el estadio 6 se definirán los posibles cambios que simultáneamente satisfagan
dos criterios: que sean deseables sistemáticamente y factibles culturalmente, el
primero se refiere a que los holones de propósito definido diseñados deben ser de
verdad y de hecho pertinentes para la situación problema, y el segundo a que la
implementación de los cambios se llevará a cabo en una cultura humana, y ésta
modificará a la cultura, por lo que dichos cambios deben ser viables en el sentido de
que dentro de la cultura en cuestión se les debe considerar como significativos. El
estadio 7 involucra llevar a cabo las acciones basándose en el estadio 6 para mejorar
la situación problema.
El uso de las distintas teorías y temas desarrollados en las bases teóricas, fueron
escogidos según las necesidades del proyecto a realizar, teniendo en cuenta que
varios de los aspectos explicados son parte fundamental de la metodología operativa
que guía su desarrollo. Además, la Gerencia Estratégica, dará a conocer los aspectos
fundamentales que se deben manejar de manera sistemática y objetiva para un buen
proceso de Toma de Decisiones.
Asimismo, la Planificación Estratégica, el Desarrollo Organizacional y el
Enfoque Sistémico, serán las metodologías principales que coadyuvarán al logro de
los objetivos propuestos en esta investigación. Donde se podrá evidenciar que, el
enfoque sistémico utilizará la Metodología de Sistemas Suaves (Checkland) para
atacar y dar solución, de manera más amplia, a la situación presente en
DEMECICA.
Por otra parte, el Desarrollo Organizacional, proveerá técnicas y métodos
organizativos a la metodología operativa, con el propósito de dar solución a los
problemas existentes en la empresa; todo esto, aunado a la Planificación Estratégica
dará como resultado la creación de planes o cursos de acción que permitan
incrementar la operatividad y beneficios de DEMECICA. También se puede
conseguir la técnica para el análisis del futuro denominada Prospectiva, la cual
propone el estudio del futuro desde los puntos de vista probables y deseados,
teniendo en cuenta que el futuro único no existe y que para una mejor adaptación a
“lo que vendrá” es necesario estudiar lo que hoy está sucediendo.
 APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA

METODOLOGÍA DE PETER CHECKLAND

Es una técnica sistémica fundamentada en el concepto de perspectiva o en el

lenguaje de la metodología “Weltanschauung”. Un “weltanschauung” representa
la visión propia de un observador, o grupo de ellos, sobre un objeto de estudio,
visión ésta que afecta las decisiones que el(los) observador(es) pueda(n) tomar en
un momento dado sobre su accionar con el objeto.

Esta metodología está conformada por cuatro fases cuyo orden puede variar
de acuerdo a las características del estudio, a continuación se describen brevemente
estas cuatro Fases y la forma cómo se aplicó a la situación problemática del
Departamento de Control de Estudio de la Universidad de Oriente Núcleo
Monagas.

Fase I: Visión Ampliada del Sistema.

1) Aspectos Generales: Se inicia la recopilación de toda la información posible,

concerniente al sistema y a la situación problemática del mismo, a través de la
interacción que se establece entre el observador y los distintos grupos afectados que
forman parte del sistema en cuestión.

F Organigrama del sistema.

F Representar al sistema, su ambiente y subsistemas ampliados (CEREBRO)

En el sistema objeto de estudio se presentan los siguientes aspectos

generales:
 Visión Amplia del departamento de Admisión y Control de Estudios:

El departamento de admisión y control de estudios de la Universidad de

Oriente núcleo Monagas, es un subsistema dentro de la universidad, el cual realiza
sus funciones con un personal de 10 empleados en condiciones normales; sin
embargo el departamento aumenta su carga laboral cuando es necesario de
acuerdo a la cantidad de trabajo a realizar. El equipo lleva a cabo sus labores en
dos espacios físicos separados, uno ubicado en la Universidad de Oriente campus
los Guaritos y el otro en campus Juanico, a razón de 4 y 6 personas
respectivamente.

El siguiente organigrama presenta la estructura organizacional del

departamento en estudio:

Jefe

Jefe Adjunto

Secretaria de Promotora de Secretaria de Encargado de

Analista
Control Atención al público Postgrado impresión

Ayudante
Ayudante
Ayudante

F Jefe: coordina y evalúa el conjunto de decisiones a tomarse dentro del

departamento, así como velar por el cumplimiento de las labores de sus
subordinados.
F Jefe Adjunto: ayuda al jefe en sus funciones y esta autorizado para asumir las
responsabilidades del jefe en ausencia.
F Secretaria de control de estudio: realiza labores asignadas por el jefe del
departamento y su adjunto, como procesar texto, redacción de informes,
organización de archivos, etc.
F Analista de información: procesa, analiza y organiza la información
concerniente a la matricula de los estudiantes.
F Secretaria de pos-grado: encargada de organizar y procesar toda la
información concerniente a los alumnos de pos-grado.
F Atención al público: esta junto con su ayudante tiene la responsabilidad de
orientar y atender a las personas que se dirijan al departamento.
F Secretario de grados: se encarga de recibir, organizar, revisar la autenticidad y
enviar los recaudos necesarios para la solicitud de títulos profesionales.
F Encargado de impresiones: coordina el proceso de impresión de documentos
solicitados por los estudiantes, o personas con información dentro del
departamento.
F Ayudantes de impresión: organizan y entregan en taquilla los documentos
solicitados previamente, además reciben los recaudos necesarios para ejecutar
la solicitud del interesado.

El departamento en la sede de Juanico cuenta con un recurso tecnológico de

computación formado por: seis computadoras con procesador Intel Pentium IV, un
servidor Compaq ML370 con procesador Pentium III, cuatro discos, 3Ultraescosi,
White Tres (3) Hot Plugableboard con 256 MB de RAM, todos estos equipos
conectados en red con una topología tipo estrella, usando como medio de
transmisión cable UTP categoría Cinco (5) y protocolo de comunicación TCP/IP.

En la sede de guaritos se cuenta con cinco (5) computadoras Pentium IV de

las cuales una de estas sirve a las demás, formando una red con las mismas
características de comunicación que la de la sede de Juanico.
 El personal labora de 8am a 5pm de lunes a viernes y manejan una matricula
de estudiantes de 12767. La población de estudiantes se encuentra distribuida de la
siguiente manera: 11089 en el campus los Guaritos y 1678 en el campus Juanico.

Las funciones del sistema se ejecutan con la ayuda de un software diseñado

y elaborado por el Ing. Arturo Schotbogh especialmente para la Universidad de
Oriente, desarrollado en Access y llamado SICENUM versión 2.0. Este sistema
tiene la capacidad de trabajar en red y carga la información cada tres días en una
base de datos administrada por el departamento de computación.

En las 2 sedes se utiliza el mismo programa, sin embargo el equipo que

almacena y desde donde se administra la base de datos se encuentra ubicado en la
sede de Juanico, ya que el sistema no cuentan con un canal de comunicación
determinado entre las dos sedes, en la sede de guaritos se trabaja con una base de
datos espejo, actualizada por el personal cuando se cree necesario.

A continuación se representa al departamento de admisión y control de

estudio su ambiente y sistemas ampliados.
Las principales funciones que realiza el sistema son:

F Manejar e inscribir toda la matricula estudiantil de cada semestre.

F Recepción de solicitudes por los estudiantes y personas con información dentro
del sistema.
F Procesamiento de cambio de especialices, traslados, retiro de materia, actas
correctivas y complementarias, anexos, entre otros.
F Impresión de constancia de estudios, record académicos, constancia de notas,
carga académica, constancia de buena conducta, notas certificadas.
F Publicar y comunicar a los estudiantes la aceptación o rechazo de traslado
desde los otros núcleos.
F Publicar y comunicar a los estudiantes la aceptación o rechazo de los cambio de
especialidades desde la coordinación académica de la universidad.

De todas las funciones anteriormente mencionadas las correspondientes a

solicitudes, resección de recaudos e impresiones se realizan desde la sede de
Guaritos, mientras que el procesamiento de las solicitudes y manejo de la matricula
se realiza desde Juanico.

2) Aspectos Críticos: Se describen con mayor detalle aquellos aspectos que fueron
percibidos por el observador como los focos problemáticos, es decir, aquellos que
podrían ser el origen de la situación o situaciones problemáticas, basándose en las
opiniones y puntos de vista de los actores involucrados en éstas.

F Grafico de la interconexión entre los diversos focos problemáticos.

En el sistema objeto de estudio se presentan los siguientes aspectos críticos:

F Falta de canales de comunicación directo de la coordinación central de control

de estudios para la transferencia y actualización de datos de los estudiantes.
F El alumnado debe trasladarse de una sede a otra para gestionar sus solicitudes.
F Los profesores tienen que dirigirse hasta la sede de Juanico para realizar las
operaciones de anexos, correcciones en sus listas de estudiantes, al igual que
solucionar cualquier problema en el registro de la información académica de
sus alumnos.
F Descontrol en el servicio de comunicación e información asociadas con cambio
de especialidad y traslados.
F El programa que realiza las operaciones en la matricula no trabaja sobre la
base de datos principal lo que puede ocasionar inconsistencia en los datos.
F Como las solicitudes de los estudiantes se realizan desde la sede de Los
Guaritos, los mismos empleados del departamento trasladan los recaudos de
una sede a otra ya que muchas de las solicitudes se procesan desde la sede de
Juanico.
F Cuando el jefe de Control de Estudios se encuentra en una sede en la otra no
hay quien tome decisiones ante cualquier circunstancia.
F Se traslada el servidor Compaq ML370 hasta la sede de Guaritos cuando se
realizan actividades de envergadura como las inscripción, porque este es el
único capas de manejar dicho proceso exponiéndose la integridad del mismo y
de la información contenida en el.

A continuación se muestra gráficamente la interconexión entre los diversos

focos problemáticos.
 Falta de canales de Ante una circunstancia
Comunicación especial la ausencia del
jefe no permite formar
soluciones rápidas

División de Dpto. de
Control de Estudio

Empleados deben
trasladarse para
Descontrol en los servicios
procesar solicitudes.
de publicación
de traslado y cambios
De Especialidad

Los profesores deben

trasladarse para realizar Puede existir inconsistencia
anexos y correcciones en los datos por falta de base
de datos unificada

Fase II: Diseño de “Sistemas de la Actividad humana” pertenecientes al

sistema en cuestión.

3) Definiciones Raíces: Comprenden la expresión de diversas nociones acerca del

sistema en estudio, según las distintas Cosmovisiones obtenidas de los actores u
observadores en la fase anterior, que puedan conducir a algunos cambios que
permitan mejorar la situación problemática actual.

F Enunciar sistemas de la actividad humana que conduzcan a la mejoría de la

situación actual (definiciones raíces).
F Probar su correcta formulación a través de los elementos: posesión, actor(es),
transformación, cliente, restricciones del ambiente y del sistema más amplio,
Weltanschaung.
F Selección de una definición raíz.
 Luego de la amplia visión del departamento de Admisión y Control de Estudio
de la Universidad de Oriente núcleo Monagas, los actores del proporcionaron las
siguientes definiciones raíces, donde se expresan nociones básicas del mencionado
departamento:

Definiciones Raíces:

Lic. Rosa Parejo: (analista informático de control de estudios)

“el departamento de control de estudios de la Universidad de Oriente esta

encargada de ejercer las funciones de planificación, investigación, evaluación y
coordinación en materia de certificación, graduación, publicación, registro y
control de la situación académica de los estudiantes”

T.S.U Maria Eugenia Contreras: (secretaria de control de estudios)

“el control de estudios es un departamento encargado de administrar y procesar la

información estudiantil”

Jesús Rodríguez: (Estudiante)

“tal cual como su nombre lo indica es llevar el control de cada estudiante, función
en cuanto a nota cargadas en el sistema, desde su inicio hasta que egrese”

4) Modelo Conceptual:

4.1) Concepción: A partir de la definición raíz seleccionada, se relacionan los

verbos que explícita o implícitamente aparezcan en ella, con la finalidad de
establecer un informe con las actividades mínimas necesarias que le permitirán al
sistema actual convertirse en el contemplado en la definición raíz.

F Desarrollar las actividades mínimas que contempla el modelo conceptual.

F Representación gráfica de la interrelación entre las actividades fundamentales.
F Representación gráfica del modelo conceptual inicial y su intercambio con el
ambiente.

4.2) Verificación: Consiste en la comparación del modelo conceptual con una

combinación de componentes cuya presencia argumenta al sistema como capaz de
realizar actividades con propósito. A esta combinación se le denomina modelo
Formal.

Esto se aplicó en la construcción del modelo conceptual para el sistema

bajo estudio:

En este caso la definición raíz seleccionada es la expresada por la Lic. Rosa

Parejo, ya que esta parece ofrecer buenas perspectivas de conducir un diseño de
cambios factibles y a corto plazo, la selección se llevo a cabo por la técnica del
CATWOE la cual se fundamenta en seis factores que aparecen explícitos en todas
ellas, estos se agrupan bajo el nemónico de sus siglas a saber: consumidores,
actores, proceso de transformación, weltanschauung, poseedor y restricción del
ambiente. Por lo tanto se tomara como definición raíz la siguiente: el departamento
de control de estudios de la Universidad de Oriente esta encargada de ejercer las
funciones de planificación, investigación, evaluación y coordinación en materia de
certificación, graduación, publicación, registro y control de la situación académica
de los estudiantes.

Los verbos que aparecen de manera explicita o implícita en la definición raíz

seleccionada son: planificar, investigar, evaluar, coordinar, procesar, certificar,
controlar e informar.

En la figura a continuación se ilustra un modelo preliminar donde se señalan

los intercambios con el ambiente:
 Las funciones que representan estos verbos se cumplen en las siguientes
actividades formuladas a continuación (modelo conceptual):

F Planificar: El sistema debe tener la capacidad de realizar la planificación de

todas sus funciones, para esto contara con un personal mínimo de accesoria que
ayude al jefe a planificar estrategias que optimicen todas las actividades
concernientes al sistema, al igual que permita adaptar todas los procesos de
dicho sistema a las alternativas que ofrece los avances tecnológicos en materia
organizacional.

Actividades:

1.- Planificar todas las funciones del sistema.

2.- Crear estrategias que optimicen todas las actividades que realiza el sistema.

3.- Aportar herramientas para realizar investigaciones que mejoren el

funcionamiento del sistema.
4.- Adaptar el sistema a las alternativas que ofrece los avances tecnológicos en
materia organizacional.

F Investigar: En el sistema se deberán realizar investigaciones que se orienten a

reflejar las condiciones actuales del departamento como tal, así como la
formulación de modelos innovadores aplicables al sistema, que permitan llevar
a cabo nuevas funciones y actividades de la mejor manera. Para que dichas
investigaciones se den, dentro de la planificación del sistema es necesario que se
les facilite a los actuadores las herramientas necesarias para conducir una
investigación.

Actividades:

5.- Realizar investigaciones para determinar las condiciones actuales del sistema,
así como la creación de modelos innovadores aplicables a dicho sistema.

F Controlar, coordinar y evaluar: el sistema deberá organizar utilizando la previa

planificación, mediante las estrategias que se plantearon, todas las actividades
que se realizan dentro de el.

Actividades:

6.- Administrar las estrategias de operación que se planifiquen.

7.- Distribuir las tareas entre los empleados.

8.- Llevar registros permanentes sobre mantenimiento de equipos, aspectos

financieros con que cuenta, numero de usuarios.

9.- Supervisar el cumplimiento de todas las actividades.

F Procesar: el sistema se encargara de procesar los datos académicos de todos los

estudiantes así como todas las solicitudes que se realicen. Este debe de contar
 con buenos canales de comunicación para interactuar con otros sistemas dentro
de su ambiente los cuales brindan información necesaria para cumplir con todos
estos procesos y solicitudes entre los cuales se pueden nombrar: Cambios de
especialidades, traslados, actos de grado, etc.

Actividades:

10.-Procesar todas las solicitudes recibidas por el sistema, tanto por los
estudiantes como por lo profesores, dentro del sistema o en su ambiente. Entre estas
se menciona: anexos, traslados, inscripciones, correcciones del listado de alumnos,
cargas de notas en el sistema computarizado, así como la emisión e impresión de
documentos requeridos de acuerdo a las peticiones hechas.

11.- Administrar toda la información académica de los estudiantes utilizando una

red de computadoras única para todo el sistema, y un software poderoso que
trabaje en conjunto con todos los puntos de la red realizando operaciones en tiempo
real.

12.- Definir un canal de comunicación entre el sistema y su ambiente para tomar y

recibir información necesaria.

F Certificar: El sistema como único ente autorizado y competente para realizar

todas aquellas certificaciones y constancias que requiera el estudiante en
determinado momento, con respeto a su situación académica actual, esta
obligado a cumplir de manera eficiente con esta importante función, para así
impartir información confiable.

Actividades:
13.- Entrega los documentos con certificación que les de una validez, permitiendo
que estos sean reconocidos ante cualquier ente que se encuentra tanto dentro como
fuera del sistema.

F Registrar: Una vez seleccionada, procesada, toda la información que llega al

sistema, deberá ser registrada de forma que permita la consulta, manejo y
resguardo de dicha información, a la vez que esta sea la mas actual y confiable
posible. Utilizando herramientas actualizadas en manejo de información, como
redes de computadoras con software con capacidad para administrar y
consultar bases de datos, teniendo en cuenta aspectos importantes como
consistencia y atomicidad.

Actividades:

14.- La red de datos con que cuenta el sistema debe estar proveída de un sistema
administrador de base de datos que interactué directamente con el software de
procesamiento y funcione eficientemente almacenando de forma segura la
información.

F Informar: la información a arrojar a los estudiantes deberá ser precisa, veraz y

confiable, manteniendo estrategias efectivas dependiendo del tipo de
información a comunicar.

Actividades:

15.- Publicar los rechazos o aceptación de traslato en un sitio visible y destinado

para este fin en las inmediaciones de control de estudio, así como proveer esta
información en la Web.

16.- Proveer información actualizada de la situación académica de los estudiantes

en la Web.
17.- Publicar las fechas en las cuales se reciben los recaudos para tramitar los
títulos o participar en actos de grado.

El siguiente grafico muestra la interrelación entre las actividades

fundamentales del modelo.

Fase III. Diseño de ciertos Cambios.

5) Comparación en el Modelo Conceptual y el Sistema actual: A través de la

participación de los actores involucrados en la situación problemática, se procede a
la comparación formal, minuciosa, coherente y sustentable entre las actividades del
sistema existente y las actividades del sistema planteado en el Modelo conceptual.
Para ello se puede utilizar alguno de los siguientes métodos: Generación de
preguntas (el modelo conceptual guía el cuestionamiento), Reconstrucción historica
(compara sucesos históricos del sistema actual con lo que hubiese sucedido de
habilitar el modelo conceptual), Discusión General (resulta las principales
diferencias entre modelo y el sistema actual y el por qué de ellas), Superposición del
Modelo (se construye un modelo detallado del sistema actual de estructura similar
al modelo conceptual para compararlos a través del traslapamiento de uno sobre
otro).

F Si se diseña más de un modelo, se elige el que se considera mas adecuado para

solventar el problema, según los actores involucrados en éste.
F Se detalla el modelo elegido, redefiniendo cada actividad en otras más
específicas.

Para realizar tal comparación fue realizado el siguiente cuadro comparativo:

Sistema Real Sistema ideal o modelo Conceptual

En cuanto a la planificación existe
poca capacidad humana dedicada a
la realización de estrategias para
optimizar el sistema. Las estrategias
para afrontar las actividades que
realiza el sistema no aportar las
herramientas necesarias para
mantener el buen funcionamiento de
la estructura organizativa, el jefe es
el único planificador de todas las
actividades del sistema.
Planificar todas las funciones del sistema;
Crear estrategias que optimicen todas las
actividades que realiza el sistema; Aportar
herramientas para realizar investigaciones
que mejoren el funcionamiento del sistema;
Adaptar el sistema a las alternativas que
ofrece los avances tecnológicos en materia
organizacional.

El sistema no cumple todos los

requerimientos tecnológicos de las
organizaciones actuales, teniendo
como principal factor la mala
comunicación entre su ambiente y sus
subsistemas.
No se conducen investigaciones que Realizar investigaciones para determinar
reflejen la situación actual del las condiciones actuales del sistema, así
sistema e identifiquen sus aspectos como la creación de modelos innovadores
críticos. aplicables a dicho sistema.

No se realizan investigaciones de
ningún tipo.
El departamento funciona con las
mismas estrategias desde hace mucho
tiempo. Las tareas de los empleados
esta distribuida pero por la falta de
nuevas estrategias es posible que no
este distribuido de la mejor manera.
No se lleva un registro permanente
sobre el mantenimiento de equipos,
se realizan labores de mantenimiento
cuando se cree necesario, no esta
estipulado en la coordinación, el
único que supervisa las labores de
todos los empleados es el jefe y
siempre una de las dos sede esta en
ausencia del jefe.
El procesamiento de la información
muchas veces presenta problema
porque el departamento a pesar de
que cuenta con equipos de
computación con suficiente potencia
y el software utilizado se adapta a la
necesidad no trabaja en una
plataforma tecnológica unificada que
permita la total coordinación, de los
procesos.
El proceso de las solicitudes muchas
veces presenta inconvenientes debido
a la falta de canales de comunicación
directa entre las dos sedes, al igual
que se presentan confusiones por
parte de los estudiante en cuanto el
lugar en donde realizar su petición.
Se presenta tardanza en los procesos
de petición de traslado y cambio de
especialidades por falta de
comunicación directa entre los demás
núcleos y la coordinación central de
la universidad de oriente.
Los documentos que emite son Entrega los documentos con certificación
certificados por el departamento, que les de una validez, permitiendo que
Administrar las estrategias de operación
que se planifiquen; Distribuir las tareas
entre los empleados; Llevar registros
permanentes sobre mantenimiento de
equipos, aspectos financieros con que
cuenta, numero de usuarios; Supervisar el
cumplimiento de todas las actividades.
Procesar todas las solicitudes recibidas por
el sistema, tanto por los estudiantes como
por lo profesores, dentro del sistema o en
su ambiente. Entre estas se menciona:
anexos, traslados, inscripciones,
correcciones del listado de alumnos,
cargas de notas en el sistema
computarizado, así como la emisión e
impresión de documentos requeridos de
acuerdo a las peticiones hechas;
Administrar toda la información académica
de los estudiantes utilizando una red de
computadoras única para todo el sistema, y
un software poderoso que trabaje en
conjunto con todos los puntos de la red
realizando operaciones en tiempo rea;
Definir un canal de comunicación entre el
sistema y su ambiente para tomar y recibir
información necesaria.
pero la existencia de alguna
sospecha de inconsistencia en los
datos puede ocasionar falta de
credibilidad.
La aceptación o rechazo de los
traslados es publicada de manera
desordenada, y en sitios distintos,
confundiendo al interesado y muchas
veces hasta no le llega la
información. Aun cuando cuentan
con medios informativos como
Internet mediante la pagina Web del
núcleo www.monagas.udo.edu.ve las
actualizaciones de la información no
se realizan de manera continua si no
esporádica. Muchas veces la
información procesada aunque este
cargada en el sistema, no esta
accesible de inmediato. La
publicación de fechas se hace de
manera desordenada.
estos sean reconocidos ante cualquier ente
que se encuentra tanto dentro como fuera
del sistema.
Publicar los rechazos o aceptación de
traslato en un sitio visible y destinado para
este fin en las inmediaciones de control de
estudio, así como proveer esta información
en la Web; Proveer información
actualizada de la situación académica de
los estudiantes en la Web; Publicar las
fechas en las cuales se reciben los recaudos
para tramitar los títulos o participar en
actos de grado.

Si de información se habla, este

departamento es uno de los más
problemáticos en este sentido, puesto
que los medios de publicación
existentes no son los más adecuados,
la falta de coordinación entre las
sedes, y la mala comunicación entre
ambas ocasiona quiebre en la
confiabilidad de la misma
El programa que realice las La red de datos con que cuenta el sistema
operaciones de registro de debe estar proveída de un sistema
información no trabaja directamente administrador de base de datos que
sobre base de datos principal lo que interactué directamente con el software de
puede ocasionar inconsistencia en los procesamiento y funcione eficientemente
datos. almacenando de forma segura la
información.
6) Definición de Cambios: A través de la comparación, surgen espontáneamente
algunos cambios que deberán ser discutidos y acordados por los actores del sistema
para determinar aquellos que se podrían llevar a cabo en el sistema. Tales cambios
deben ser de carácter deseable por los actores afectados por la situación
problemática, además de factibles y acordes con las restricciones ambientales que
dominan al sistema.

Descritos y desarrollados bajo un origen muy natural, los posibles cambios

que surgen del estudio son los siguientes:

F Tomando en cuenta la mala coordinación de las actividades actuales del sistema

se hace necesario una propuesta que unifique las sedes del departamento de
control de Estudios de la Universidad de Oriente Núcleo Monagas, en el campus
Guaritos, esto debido a que es en este donde se concentra la mayor cantidad de
la matricula del alumnado de la institución. Junto a esto la construcción del
espacio físico en este campus con capacidad para albergar todo el equipo, al
igual que permita el fácil y cómodo acceso por parte de todos los usuarios en
general Si bien es sabido que este es el campus de mayor envergadura dentro del
sistema de la universidad en el núcleo Monagas, también es el único que puede
brindar una infraestructura que puede abarcar a un número tan extenso de
estudiantes.

Este planteamiento nace de la necesidad de cumplir con los requerimientos en

las distintas áreas mencionadas a continuación:

9 A nivel administrativo:

ƒ Se creara desde esta sede única un canal de comunicación directo hacia

la coordinación principal del sistema.
ƒ Se evitaría el traslado del servidor cuando es necesario desarrollar
actividades de envergadura por el sistema en este campus.
 ƒ Se ahorraría el traslado de documentos o solicitudes realizado por los
mismos empleados, lo cual favorecería al no extravío de estas, mejorando a
su vez la confiabilidad y responsabilidad del sistema como tal.
ƒ El centro para la toma de desiciones seria centralizado, por lo que
ante cualquier circunstancia adversa puedan tomarse medidas de la manera
más rápida y efectuarse bajo una coordinación más efectiva.

9 A nivel del alumnado, profesorado y público en general:

ƒ Se evitarían los traslados de estos entre las sedes para ejecutar las
solicitudes que deseen, beneficiándolos en el ahorro económico personal.

9 A nivel de tecnología de la organización:

ƒ Al tener todos los equipos con los que cuenta el sistema, se puede
saber con mejor exactitud de que recursos se disponen para un mejor uso,
optimizando las operaciones dentro de este sistema.
ƒ Las actualizaciones y manejo de los datos se realizadas en el sistema
se harían sobre la base de datos principal evitando la inconsistencia de
información, reestructurando una única red de computadoras que permita la
perfecta interacción del software que realiza las operaciones y la base de
datos principal.
ƒ Las actualizaciones en el sistema se realizaran de manera más rápida,
y por consiguiente el acceso a los datos se puede hacer de manera rápida y
actualizada.

9 A nivel de confiabilidad de la información:

ƒ La información salida desde una fuente unificada será más confiable y

mejor comunicada. para esto se dispondrá en las inmediaciones de la nueva
sede unificada una cartelera que permita realizar publicaciones de forma
 ordenada. Además se utilizaran las publicaciones por Internet como se ha
venido haciendo pero con un mecanismo de actualización de cada dos días.

F Otro propuesta importante es la de reestructurar el sistema utilizando como

método la constante planeación de estrategia por parte todo el personal
identificando los problemas que se les presento en el cumplimiento de sus
funciones y sus posibles soluciones. Para esto se plantea la reunión del personal
cada 3 meses con intensión de conducir al sistema a un funcionamiento óptimo.
F Dentro de toda planificación se deberá permitir el acceso al sistema para
realizar investigaciones que arrojen información importante para su beneficio o
el de su ambiente. Estas investigaciones pueden ser conducida tanto por el
personal como por cualquier interesado.

Fase IV: Implantación de Cambios.

7) Implantación de Cambios: Al discutir los cambios con los sectores que podrían
ser afectados por ellos y al especificar todos los detalles de dichos cambios, unido a
una participación activa del encargado del estudio, la implantación de los cambios
va a verse más fortalecida y por ende con mayores posibilidades de ejecución.

Esta fase sale de posibilidades, la motivación como investigadores permitirá

que hagamos llegar estas propuestas hasta el Jefe del departamento estudiado, con
esperanzas de que por lo menos algunos de los cambios propuestos lleguen a ser
puestos en práctica.
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

F La metodología de Checkland es eficaz en el estudio de los sistema, ya que

permite saber aquellos aspectos que dentro de este pueden estar fallando,
permitiendo que se pueda generar un conjunto de soluciones que al ser
aplicadas mejoren las condiciones y el funcionamiento de los sistemas
F Es de importancia comprender que no todos los sistemas que existen pueden ser
estudiados bajo esta metodología, sin embargo, las herramientas que se utilizan
para su estudio así como la técnica empleada, suele incidir sobre los beneficios
y efectos que estas tengan sobre las soluciones aplicables que se deseen tomar.
F Dentro de los que es la estructura organizativa de las universidades, es de
relevancia el de estudiar el control y manejo que se da a los procesos que
conforman el sistema universitario, en Venezuela, dichos estudios se ven
opacados por la estructura burocrática que afecta a estos sistemas, sin embargo,
es de saberse que a medida que avanza y aparecen nuevas tecnologías, se hace
necesario conocer y mejorar las estructuras ya existentes, por ello es
recomendable que se atiendan los requerimientos, de mejoramiento de estas, con
el fin de ir avanzando en conjunto con el mundo tan globalizado que se vive en
la actualidad.
F Debido a esto, se hace necesario el estudio y planificación de una estructura
organizativa de manera más exhaustiva, porque no solo se debe conocer a esta
como parte de un sistema, sino que también, un sistema debe tener la capacidad
de autocorrección, es decir el de ser capaz de evaluar sus fallas y poder
corregirlas para su mejoramiento.
F El estudio sistémico de este departamento, permitió no solo conocer la fallas
que se encuentran en el sistema actual, sino también la reestructuración de este
con el fin de proyectar un conjunto de soluciones que esperan alcanzar el
desarrollo óptimos de las actividades, dando una clara visión de las
herramientas y procesos actuales, así como redefinición del sistema.
F Como es de esperarse, la aplicación del conjunto de soluciones planteadas, basadas en
la unificación de sedes, pretende conseguir, el desarrollo de actividades del
departamento de admisión y control de Estudios en una infraestructura adecuada, bajo
parámetros organizacionales que demuestren confiabilidad en la ejecución de
solicitudes y actividades desarrolladas dentro de este sistema.