Tablero de control

Actividad Rol - Play Control

Vanesa Rosende
Florencia Palacios
Belingheri Sabrina
Montagano Melina
Davel Nicolas
 Consigna.

Persona A
Usted es el gerente de proyectos de una organización, le es asignado un nuevo proyecto para el
desarrollo de un nuevo sistema de gestión en la empresa.
Le informan que va a trabajar con un Licenciado en Administración de empresas recién graduado
como ayudante para este proyecto. Usted es el responsable de que el proyecto sea exitoso y de
todas las etapas de control, debe hablar con el asistente para establecer las pautas claras de
trabajo.
Persona B
Usted ha sido contratado para el área de proyectos de una organización. Recién se ha graduado
como Licenciado en Administración de Empresas, e ingreso como asistente. Más allá de que cuenta
con muchos conocimientos teóricos este es su primer trabajo en el área de proyectos y no sabe
muy bien cómo debe desarrollarse y tiene muchas preguntas para su gerente sobre el desarrollo,
los tiempos y los objetivos que debe cumplir. Su principal duda es como se va a organizar el control
del proyecto.
Resuelva esta situación:
Establezca y describa como realizaría los controles preventivos, concurrentes y de
Retroalimentación según la consigna dada.
 Rol de A
El objetivo del proyecto es la migración de nuestro sistema de gestión TANGO, a un sistema de
gestión integral ERP llamado SAP.

Control Preventivo – Bases del Proyecto – Tiempo – Personal – costos

 Bases del proyecto
 Etapa de Ejecución (5 semanas)
 Etapa de TEST (4 Semanas)
 Capacitación de la herramienta (2 Semanas)
 Implementación (Go-Live)

Personal Involucrado:

 Bases del Proyecto

 Gerente de sistemas
 Gerente de Finanzas
 Gerente de Control de Gestión

Etapa de ejecución.

 Gerente de Sistemas y Programadores.

Etapa de TEST.

 Un representante de cada área, el cual reportara en forma centralizada al equipo de TI.

Capacitación de la herramienta.

 El gerente de TI junto con su Equipo, brindaran capacitación a usuarios del sistema.

Basado en la planificación de las capacitaciones.

Implementación.

 Se sale en vivo con el sistema.

 Capacitación al integrante nuevo y otorgarle manuales, dándole herramientas para

poder gestionar la transición.
 Otorgarle las herramientas necesarias para su función.
 Establecerle tiempos de ejecución de las tareas.
 Que las herramientas informáticas estén en condiciones para poder soportar el software
correspondiente.

Costos.

La herramienta SAP, se cotiza por licencia/usuario. La misma cuesta U$S 1000 anuales. Aquí cada
gerente de área debe administrar su nómina de usuarios, para no poseer licencias ociosas.
Planificación.

Control Concurrente- Algún indicador que diga cómo vamos, (Matriz).

Evaluación del sistema en TEST

 Evaluar si la persona está en condiciones de realizar las tareas, o le falta aprendizaje
por el proceso de transición.
 Si, los tiempos de entrega de información se está efectuando correctamente.
 Evaluar si el proceso sistemático está efectuándose de manera correcta, para ver si la
información viaja correctamente en el sistema.

Control retroalimentación-> ¿cómo resulto?

 Feedback -> con el Lic. En Administración para saber, ¿que le falto?

 ¿Se llego a cumplir los objetivos?
 ¿Falto involucrar a alguien más en el proceso?
 ¿Brindaron las herramientas necesarias?
 ¿Los tiempos de trasformación?
 Rol de B.

Preventivo

Para poder organizar el control del proyecto, el rol de B necesita:

→ Conocer el presupuesto con el que va a contar para el desarrollo del proyecto.

→ Planificación del proyecto y fecha de Go-live.
→ Definir etapas o fases del mismo para poder realizar alguna modificación en caso de
ser necesario.
→ Definir etapa de pruebas y usuarios para los mismos.
→ Autorizaciones para pagos realizados.
→ Gestión de negociación con proveedores para la contratación en caso de realizar
algún desarrollo a medida.

Personal Involucrado:

 Gerente de sistemas – Equipo de Back Office

 Gerente de Finanzas – Autorización para el proyecto y la gestión de pagos.
 Gerente de Control de Gestión – Presupuesto
 Equipo de Compras – Negociación y adjudicación de proveedores.

Definición de Fases del proyecto:

→ Controlar el cumplimiento en tiempo y forma de cada fase.
→ Brindar a las áreas involucradas un reporte de los gastos que se van gestionando en
casa fase desarrollada.
→ Reporte de cumplimiento y gestión de desvíos.
→ Controles en TEST de cada fase para que no se cruce con ningún otro proceso.

Control Concurrente- Algún indicador que diga cómo vamos, (Matriz).

Post implementación:
→ Cantidad de usuarios que usan el sistema/ Usuarios totales de las áreas involucradas.
Lo planificado es el 100% de los usuarios. En caso de no llegar a la meta, proponer
mejoras en la gestión de capacitación, como por ejemplo que cada área capacite a un
responsable y que el mismo capacite a su sector.
→ Soporte extra de capacitación para aquellos usuarios que tengan dudas del sistema.
→ Atención personalizada de los problemas que surjan post implementación para su
rápida gestión.
Control retroalimentación-> ¿cómo resulto?

 Feedback
 Reporte de Plan VS. Real.
 Se cumplieron con los tiempos preestablecidos.
 Encuesta de Satisfacción de los usuarios que gestionan el sistema.