Manuales Administrativos

Definición

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente
tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, entre otras.) como
las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.

Importancia
Es importante que cuente con manuales administrativos, ya que ayudan a informar y
orientar la conducta de los integrantes de tu empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deben seguir para cumplir con los objetivos trazados.
Los Manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones
para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son
indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus
operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o
ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica
organizacional.
Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos
tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los empleados de la
organización, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo
sistemático, que contiene:
 La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la
organización

 Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas.

Clasificación De Los Manuales
Por Su Contenido

De historia.-Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento,

logros y posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y aplicado
motiva al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse parte de
ella.
De organización.- Expone de forma detallada la estructura de la organización
formal a través de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y
responsables de distintos puestos.
De políticas.- Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones
para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitirá agilizar el
proceso de toma de decisiones y facilitará la descentralización.
De procedimientos.- Expresa los procedimientos administrativos a través de los
cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. También le explica al
personal cómo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos
prescritos.
De contenido múltiple.- Es cuando la cantidad de personal o actividades no
sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean manuales
donde se combinen dos o más categorías como “políticas y procedimiento”.

Por Su Ámbito De Aplicación

General: También reglamentos internos, se refieren a estructura global de la

organización, sus políticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son de
propósito múltiple.

 De organización y funciones: Establece estructura orgánica de la entidad y

funciones que cumplen diferentes órganos internos, las relaciones formales
necesarias en el cumplimiento de sus tareas.
 De procedimiento: Su objetivo es establecer los procedimientos de todas las
unidades que conforman un organismo con el fin de unificarlas.
 De políticas: Dirección fija orientaciones y directrices que deben ser adoptadas
por los miembros de la organización. Facilita cumplimiento de objetivos
aprobados tratando de dar armonía, consistencia y solidez a entidad y sus
 miembros en las relaciones con los clientes, con los proveedores y con otras
organizaciones.
Específico: Estos manuales contienen información de una unidad orgánica.

 De reclutamiento y selección: Se refiere al área del personal y su objetivo es

establecer pautas de cómo reclutar y seleccionar.
 De auditoría interna: Agrupa lineamientos e instrucciones que se aplican a
actividades de la auditoría interna.
 De políticas de personal: Su objetivo es definir políticas, así como señalar guías
respecto a temas de contratación, permisos, etc.
 De procedimiento de tesorería: Su objetivo es establecer procesos a seguir en
el área de tesorería, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al
seguir una secuencia en el trabajo.

Por Función Específica

De Producción.-Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los procesos
de fabricación, es decir la inspección y control de producción.
De Compras.-Define las actividades que se relacionan con las compras, es una
útil fuente de referencia para los compradores.
De Ventas.-Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas
como son las políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.
De Finanzas.-Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de
administración y contiene instrucciones específicas dirigidas al personal que
tengan que ver con el manejo de dinero y protección de bienes.
De Contabilidad.-Señala los principios y técnicas de la contabilidad que debe
seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene estructura
orgánica del departamento, descripción del sistema contable, manejo de
registros, etc.
De Crédito y Cobranzas.-Son los procedimientos y normas por escrito que
determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crédito y cobranza,
control y cobro de las operaciones de crédito, etc.
De Personal.-Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la
dirección superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y
selección, administración de personal, políticas de personal, capacitación.
 Técnico.-Contiene los principios y técnicas de una función operacional
determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y
procedimientos.

De Adiestramiento.-Su objetivo es explicar de forma detallada las labores, los

procesos y las rutinas de un puesto en particular. También incluye técnicas
programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para el usuario

ESQUEMA PARA ELABORAR MANUALES

1. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la

estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades
orgánicas de una institución, en estrecha relación con el Reglamento de Organización y
Funciones; Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas
dentro de la estructura orgánica.
Objetivos del manual de organización
1. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la naturaleza y
amplitud del trabajo.

2. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos, dentro de la
institución.

3. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la

dependencia.

4. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,

ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y
funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).

5. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos

administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.

Describe la Organización Formal de la Empresa asignando:

 Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.

 Funciones Básicas

 Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende

 Responsabilidad

 Características, y

 Especificaciones de la Posición.

Esquema Para La Elaboración Del Manual De Organización

TITULO I:
GENERALIDADES
Finalidad del manual
Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que
contiene el Manual.
Base legal
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.
Alcance
Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.
Aprobación
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el
Manual.
TITULO II:
DEL DISEÑO ORGÁNICO

Funciones generales del órgano

Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte
integrante de la organización institucional.
Estructura orgánica del órgano
Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en orden
decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo:
 De Alta Dirección

 De Dirección

 De consulta

 De Línea

 De Apoyo

 De Asesoría

 De Control
 De descentralización

Relación jerárquica de unidades orgánicas

Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación.
Organigrama de la institución
Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.
Cuadro de distribución de cargos por órganos
Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y clasificada.
TITULO III
DEL MANUAL

Funciones generales del departamento

Describir las funciones generales del departamento
Funciones específica de los cargos
Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema:
 Denominación del cargo

 Naturaleza del cargo (función resumen)

 Funciones específicas del cargo

 Línea de dependencia de los cargo

 Grado de responsabilidad

 Canales de coordinación

 Requisitos mínimos de los cargos

 Conocimiento y/o Instrucción

 Experiencia laboral

2. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas

reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos
administrativos.
Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de
una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. Además, regula la
participación de los distintos sectores de una organización, así como también de entes
externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.)”
 Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en
orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la
organización compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
 Carátula de Presentación: indicando Tema, Número de Procedimiento, Vigencia, Áreas
afectadas y Analista Actuante.

 Objetivos y Alcance

 Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización.

 Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representación

gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se utilizan
columnas para representar las áreas involucradas Grupos de Símbolos para la
representación gráfica.

 Descripción de los Procedimientos.

 Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.

 Glosario

 Índice Temático.

 Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.

3. EL MANUAL DE CALIDAD

Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para lograr

los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa.
En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la
misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes:
 Identificación

1. Logotipo de la organización.

2. Nombre de la organización.

3. Nombre del manual.

4. Numero de procedimientos.

5. Nivel de revisión y/o aplicación.

6. Titulo del procedimiento.

7. Fecha de revisión.
8. Área responsable de manejar el procedimiento.

9. Lugar y fecha de elaboración.

10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

11. Numero de páginas.

12. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de

elaborar la forma.

 Índice ó Contenido.

En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye
el cuerpo del documento.
 Alcance.

Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas

internacionales aplicables.
 Introducción.

Se expone la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización.

 Objetivos generales

Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de.

1. La mejora de los procesos.

2. adecuada atención a los clientes.

3. rentabilidad.

4. El liderazgo en el mercado.

5. El desarrollo del capital humano

 Estructura organizacional.

Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones.

 Responsabilidades.

Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de

calidad.
 Documentos y referencias aplicables.

Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización.

 Elementos del sistema de calidad
 Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización,
pueden variar de una organización a otra, según la norma de aplicación, su naturaleza,
giro, tamaño etc.
 Definiciones.

Conceptos de carácter técnico, relacionado con los procedimientos del manual de

calidad.
 Lista de distribución

Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual.
 Apéndice para la codificación de procedimientos

Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma

de calidad, área de aplicación y número consecutivo.
4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES
ADMINISTRATIVOS.

Existen diferentes formas de redactar un manual de procedimientos administrativos. Se

recomienda que contenga los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
1. Identificación: En este apartado se incluyen los siguientes datos:

 nombre oficial de la dependencia;

 nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;

 número de identificación del o de los procedimientos señalados;

 lugar y fecha de elaboración;

 responsables de su elaboración; y

 Cantidad de ejemplares impresos.

1. Índice. Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos

del documento y de los principales temas que comprende el manual.

2. Introducción. Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la

circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de
procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién
va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del organismo.

3. Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa,
los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual.
4. Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicación de las áreas,
secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué
circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación
de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del
procedimiento.

5. Políticas y normas de operación. Las políticas o normas de operación deben prevenir

situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir
definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en
casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del
procedimiento.

6. Instrucciones para el uso del manual. En esta sección, se debe explicar cómo usar el
manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la
necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos
requerimientos. La sección debe incluir los siguientes puntos:

 Estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual;

 Codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados; y

 Actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones,

actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué medios y cómo introducir el nuevo
material o destruir el material eliminado.

Cuerpo Principal
Normas de trámite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos
administrativos. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
 momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;

 responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso;

 información requerida;

 medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento;

 decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible

aplicación; y

 controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control.

 Archivos utilizados; debe incluir:

 información a contener;

 método de clasificación de la información contenida;

 método de búsqueda de la información contenida;

 período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo; y

 responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.

Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del
juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de
tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos
administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los
documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual
debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a los
responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos,
la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada copia,
ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de
impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los
procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de
procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos
técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.

Ventajas
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en
una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino
que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las

que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la
decisión o ejecución.

4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y

evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las

condiciones que configuran un sistema.

6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un
instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en

funciones a las que hasta ese momento no había accedido

9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

10. Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le

corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada

empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual,
y la forma en que las mismas se desarrollan.

12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogéneos y metódicos.

Desventajas.
1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.

2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido

acarrea su total inutilidad.

3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente

existe pero no es reconocida en lo manuales.
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles
y suficientemente flexibles.

5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número

reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de
tareas reducido.