PROYECTO DE MASIFICACIÓN
DE FACTURA ELECTRÓNICA
Desde el año
2007 la facturación
electrónica existe en
Colombia como un
medio alternativo de
emisión de facturas.
Junto con la factura en papel y la
factura por computador, la factura
electrónica, reglamentada en el
Decreto 1929 de 2007, era una de
las opciones disponibles para que
los contribuyentes cumplieran la
obligación de emitir facturas.
En un intento del Gobierno Nacional
por optimizar el recaudo fiscal y llevar
al país a niveles de competitividad y
eficiencia tributaria y fiscal similares a
los de sus pares latinoamericanos, se
crea el proyecto de Masificación
del Uso de la Factura facturar electrónicamente
Electrónica en Colombia, cuya forma obligatoria.
directriz encabeza el Ministerio de
Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
Hacienda y Crédito Público y siendo
la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN la entidad encargada
de liderar, implementar, y ejecutar el
proyecto a nivel nacional.
Los términos que definen funcional
y técnicamente las condiciones de
operación del nuevo modelo de factura
electrónica quedaron establecidos en
el Decreto 2242 de 2015, en el cual,
el Gobierno Nacional estandariza el
formato digital de la factura, así como
diversos mecanismos de control para
asegurar la veracidad e integridad tanto
de la factura como de los documentos
asociados (notas débito y crédito),
tales como la firma digital y el código
único de factura electrónica CUFE.
El proyecto de masificación de
factura electrónica empezó en 2015
con la publicación del decreto 2242 y
se invitó a las empresas colombianas
a vincularse a él de forma voluntaria
durante los años 2015, 2016 y 2017,
para empezar en 2018 el llamado a
de
3

Revisemos la normatividad aplicable al ámbito
de la facturación electrónica:
A partir del 1 de enero de 2019 la factura
electrónica será obligatoria en todo el país y
será la única modalidad válida de facturación.
NORMATIVIDAD VIGENTE
Resolución 0072 del 29 de
diciembre de 2017
Por el cual se obliga a facturar
electrónicamente de forma
obligatoria las empresas que en
los últimos años emitiron facturas
electrónicas mediante el Decreto
2919 de 2007.
Resolución 0010 del 6 de febrero
de 2018
Por la cual se obliga a facturar
electrónicamente a los grandes
contribuyentes.
Ley 223 de 1995
Inicios del Concepto de Facturación
Electrónica en Colombia: Artículo 37.
Ley 527 de 1999
Principios y Procedimientos del
Comercio Electrónico.
Decreto 2242 de 2015
Define las condiciones funcionales
y técnicas de la factura electrónica,
nota crédito, nota débito, así como
la figura de proveedor tecnológico
de factura electrónica.
Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
Resolución 19 de 2016
Establece el sistema técnico de
control para la factura electrónica.
Resolución 055 del 14 de julio de
2016
Que reglamenta el servicio técnico
de solicitud de numeración de
facturas.
Decreto 1349 del 22 de agosto
de 2016
Reglamenta la factura electrónica
como título valor.
Ley 1819 de 2016
Reforma tributaria estructural, en la
que se establece la obligatoriedad
del uso de la factura electrónica
a partir del 1 de enero 2019 y se
introduce el proveedor autorizado
de validación de facturas.
5
 misfacturas misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica Especialistas en Facturación Electrónica

LÍNEA DE TIEMPO OBLIGATORIEDAD Entre tanto, se incorporarán de forma gradual las empresas indicadas por las
Resoluciones 0072 del 29 de diciembre de 2017 y 0010 del 6 de febrero de
2018, en las siguientes condiciones:

Conforme a lo establecido en la normatavi-Ley 1819 de 2016, Artículo 616- Resolución 0072 del 29 de diciembre de 2017
dad (Ley 1819, de 2016) el total de las empre-
1, Parágrafo 1: “Todas las facturas Contribuyentes que emitieron por lo menos una factura electrónica con el
sas responsables del impuesto del IVA y/o del
electrónicas para su reconocimiento decreto anterior (1929 de 2007):
impuesto al consumo estarán obligadas a emitir
tributario deberán ser validadas previo a su
factura electrónica y este requisito serán exigible
expedición, por la Dirección de Impuestos
por la Dirección de Impuestos y Aduanas Na- y Aduanas Nacionales o por un proveedor *Plazo máximo siempre
cionales DIAN a partir del 1 de enero de 2019. y cuando se haya pedido
autorizado por esta. La factura electrónica prórroga por escrito ante
la DIAN con respuesta
solo se entenderá expedida cuando sea favorable antes del 29
Mediante la misma norma, se introduce la validada y entregada al adquirente.” de marzo de 2018.
figura de Proveedor Tecnológico Autoriza-
do de Validación de Facturas y como cita la

Resolución 0010 del 6 de febrero de 2018: Grandes

contribuyentes.

*Plazo máximo siempre y cuando se haya pedido prórroga por escrito ante la DIAN con respuesta
favorable antes del 31 de mayo de 2018.

Las operaciones ante las cuales será exibigle la factura electrónica son todas aquellas sobre las cuales
se expide factura de venta. Los documentos equivalentes inicialmente están fuera del alcance de la
obligatoriedad.

6 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 7
 misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
ALCANCE DE LA LEY 1819 DE 2016 Y
FUTURO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
Es muy importante entender que la inten-
La Ley de Reforma ción del Gobierno Nacional va mucho mas allá
Tributaria Estructural de la exigencia para emitir factura en formato
electrónico, incluyendo entre otros aspectos:
de 2016 entrega la
dirección hacia la cual el • Se definen como únicos sistemas de factura-
ción válidos: la factura de venta y el documen-
legislador desarrollará los to equivalente.
decretos y resoluciones
• Los documentos equivalentes a la factura de
que en el futuro regularán venta corresponderán exclusivamente a los que
el ecosistema de señale el Gobierno, eliminando la libre elección
o discrecionalidad del contribuyente.
facturación en Colombia.
• El Gobierno Nacional queda facultado para:
a. Reglamentar la factura de ven-
ta y documentos equivalentes indi-
cando los requisitos del Artículo 617
del Estatuto Tributario o adicionan-
do los que considere pertinentes.
b. Señalar el sistema de facturación que
deben adoptar los obligados a expedir fac-
tura de venta o documento equivalente.
8 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
• La Administración Tributaria DIAN establece las
condiciones, los términos y los mecanismos
técnicos y tecnológicos para la generación, nu-
meración, validación, expedición y entrega al
adquirente.
• La Administración Tributaria queda facultada
para establecer la información a suministrar
relacionada con las especificaciones técnicas
y el acceso al software que se implemente, la
información que el mismo contenga y genere y
la interacción de los sistemas de factura-
ción con los inventarios, los sistemas de pa-
go, el IVA, el impuesto nacional al consumo, la
retención en la fuente que se haya practicado y
en general con la contabilidad y la información
tributaria que legalmente sea exigida.
Con lo anterior, queda claro que el futuro de la
factura electrónica se dirige a un mayor control
de la administración tributaria sobre las condi-
ciones y sistemas usados por las empresas para
emitir factura, entendiendo que la exigencia de
emisión de factura en modalidad electrónica es
solo el primer paso para la consolidación de
toda la estrategia transformación digital y con-
trol fiscal diseñada por el Gobierno Nacional.
Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 9
 CARACTERÍSTICAS DE LA
FACTURA ELECTRÓNICA

Generación de documentos en estándar UBL 2.0

Según lo definido en el Anexo Técnico número 1, del Decreto 2242,
el emisor de facturas se obliga a generar un archivo digital en formato
UBL 2.0 por cada factura emitida. Para generar estos archivos el emisor
cuenta con 2 mecanismos: desarrollo de un sistema de software propio
en el que se cumplan todas las características técnicas y normativas
establecidas en el Decreto 2242 o contratación de un Proveedor
Tecnológico de Factura Electrónica habilitado por la DIAN.

Mecanismos de control técnico

Los archivos digitales generados por el emisor deberán cumplir con los
mecanismos de control descritos en la normatividad:

a. Código Único de Factura Electrónica CUFE: código alfa-

Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN:
”La factura electrónica es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene
los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe
en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta
transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene
lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas
permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación
con la expedición, recibo, rechazo y conservación.”
numerico construido por el software de facturación electrónica,
compuesto por varios datos de la factura, tales como número
de factura, fecha de emisión, valor, código del software genera-
dor. Identifica de forma única una factura a nivel nacional y sir-
ve para garantizar integridad y seguridad del documento.
b. Código QR: representacion bidimensional del CUFE, permite
automatizar procesos de recepción y validación de facturas.

Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 11

 misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
Firma de documentos a través de certificados digitales
La firma digital es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o
están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:
• Identificar al contribuyente de manera inequívoca.
• Asegurar la integridad del documento firmado, es decir que sea exac-
tamente el mismo que el original y no ha sufrido alteración o manipu-
lación alguna.
• Asegurar la exclusividad del documento firmado. Los datos que utiliza
el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto,
posteriormente, no puede negarse la firma el documento.
Implementación de todos los documentos reglamentados
Al expedir factura electrónica el obligado a facturar debe emitir los
documentos adicionales como nota crédito y nota débito igualmente
en formato electrónico.
Así mismo, el emisor tiene la posibilidad de emitir facturas en
modalidad contingencia, la cual puede ser un documento en papel o
en computador y que se usará en casos en los cuales por imprevistos
técnicos bien sea en el emisor, en el proveedor tecnológico o en la
DIAN, no es posible generar la factura en modalidad electrónica. Una
vez reestablecido el sistema que presentó la falla técnica se deberán
enviar a la DIAN en modalidad electrónica todas las facturas que se
emitieron por contingencia, en un plazo no mayor a 48 horas.
Representación gráfica de la factura
Adicionalmente a la generación del archivo digital con destino al
adquirente y a la DIAN, el emisor deberá generar la representación
gráfica de este archivo en un formato entendible a la vista, tal como un
documento PDF.
12 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
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misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
Acuse de recibo, aceptación y rechazo
El archivo digital en formato UBL constituye el título valor asociado a
la factura electrónica.
De conformidad con lo establecido en el Código de Comercio y
Estatuto Tributario, las condiciones para que la factura se convierta en
título valor incluyen la aceptación o rechazo de la misma, o aceptación
tácita después de pasados 10 dias hábiles siempre y cuando exista un
mecanismo para comprobar la recepción de la misma.
Para permitir la validez de la factura electrónica como título valor
el sistema de software implementado por el emisor debe proveer la
posibilidad de generar un mecanismo que certifique la recepción,
aceptación o rechazo de las facturas.
Autorización de numeración de factura en modalidad
electrónica
Conforme a lo establecido en el Artículo 611 del EstatutoTributario, la
factura lleva la numeracion consecutiva autorizada por la DIAN.
El emisor estará obligado a solicitar a través del sistema MUISCA
los rangos de numeración en modalidad electrónica que le permitirán
expedir facturas válidas.
Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 13
 misfacturas misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica Especialistas en Facturación Electrónica

¿CÓMO SE PUEDE GENERAR UNA ¿CÓMO EMPEZAR A FACTURAR

FACTURA ELECTRÓNICA? ELECTRÓNICAMENTE?
Los mecanismos previstos en el Decreto 2242 para la
generación de factura electrónica son: Para empezar a facturar en modalidad electrónica se debe surtir un proceso
de habilitación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN,
el cual, dependiendo de la condición de la empresa como emisor voluntario
u obligado tomará diferentes tiempos para completarse.

Emisor Voluntario
Aquella empresa que por el tamaño de sus ventas o su condición tributaria
aún no ha sido llamada a facturar electrónicamente de forma obligatoria
OPCIÓN 1 por la DIAN, pueden solicitar la incorporación voluntaria en el modelo para
A través de una solución de facturación lo cual deberá:
electrónica dispuesta por el responsable
de facturar constituida por medios 1 1. Solicitar autorización como emi-
propios y que ha surtido el proceso sor voluntario ante la DIAN.
pruebas, validación y habilitación ante la
DIAN. 2 2. Realizar registro como emisor
de factura electrónica en Muisca.
Seleccionar y asociar Proveedor Tec-
nológico en Muisca.

3. Seleccionar y asociar Provee-

dor Tecnológico en Muisca.
3 4. Solicitar rangos de numeración en
OPCIÓN 2 modalidad electrónica. Asociar prefi-
Por medio de los servicios de un 6 jos de resolución de numeración a sof-

proveedor tecnológico, de acuerdo con 6 EMISOR

VOLUNTARIO
tware de facturación electrónica.

la normatividad relacionada: Decreto 5. Realizar registro como adquirente

2242 de 2015, compilado por el Decreto de factura electrónica en Muisca.
N˚ 001
1625 de 2016. N˚ 001
6. Empezar a facturar.
5 4
14 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
14 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 15
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Especialistas en Facturación Electrónica Especialistas en Facturación Electrónica

LÍNEA DE TIEMPO DE LA HABILITACIÓN

Emisor Obligado COMO FACTURADOR ELECTRÓNICO
Aquella empresa que está incluida en la Resolución 0072 de 29 de
diciembre de 2017, Resolución 0010 de 6 de febrero de 2018 o que recibe
una notificación de obligatoriedad por parte de la DIAN deberá realizar los
siguientes pasos:

1 1. Realizar registro como emisor de

factura electrónica en Muisca.
2 2. Seleccionar y asociar Proveedor
Tecnológico en Muisca.

3. Solicitar rangos de numeración en

modalidad electrónica.

3 4. Asociar prefijos de resolución de

numeración a software de facturación
N˚ 001 electrónica.

6 EMISOR
5. Realizar registro como adquirente
de factura electrónica en Muisca.
OBLIGADO
6. Empezar a facturar
N˚ 001

5 4

16 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

16 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 17
 VENTAJAS DE CONTAR CON UN
PROVEEDOR TECNOLÓGICO

• Ahorro en costos tecnológicos.

• Conocimiento técnico y funcional del nue-

vo modelo de facturación en Colombia.

• Acompañamiento y soporte en el proceso

de habilitación como facturador electróni-
co.

• Canal de comunicación entre participantes

(Emisor, Proveedor Tecnológico, Adquiren-
te y DIAN).

• Actualización periódica del software de

Como se expuso anteriormente, las opciones con las que cuenta el emisor acuerdo con las nuevas exigencias nor-
de factura electrónica incluyen el desarrollo de un sistema propio que permita mativas.
cumplir con los mecanismos técnicos de control establecidos en la norma
• Escalabilidad y facilidad para administrar
o la adopción de un proveedor tecnológico que ofrece una solución que el crecimiento de la operación de la com-
cumple con lo definido en la norma y permite la integración con sistemas pañía sin preocuparse por restricciones
empresariales existentes. tecnológicas.

Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 19

 misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica

PROCESO DE EMISIÓN DE
Entre las opciones ofrecidas por el proveedor tecnológico FACTURA ELECTRÓNICA
para realizar la emisión de factura electrónica se encuentran:

Integración con sistemas de facturación existentes

Mediante conectores desarrollados por el proveedor tecnológico es posible

integrar los sistemas de facturación existentes en la empresa tales como SAP,
SIIGO, Dynamics, entre otros, con la plataforma de facturación elecrónica del
proveedor, buscando el menor impacto en las operaciones de la empresa y
que el proceso de facturación existente no se vea modificado.

Emisión manual de facturas mediante página web

Para pequeños volumenes de facturación, o en situaciones de contingencia,
el proveedor tecnológico permitirá al emisor generar facturas desde la página
web del sistema ofrecido.

Sistemas de facturación pre integrados con factura
electrónica
Para empresas que no cuentan con un software de facturación o su software no
cuenta con facturación electrónica y no permite la integración con proveedores
tecnológicos, este último ofrece paquetes de software que permiten manejar
facturación, contabilidad, pagos, proveedores y demás recursos empresariales.
1. El emisor genera una factura, nota crédito o nota dé-
bito desde alguno de los sistemas que hoy en dia usa para
este fin: ERP o software de facturación. Si no cuenta con un
software de facturación u hoy en dia es emisor de factura en
papel, el emisor podrá acceder al portal web de su Provee-
dor Tecnológico para digitar la información de su factura, por
ejemplo, a través de www.misfacturas.com.co, su empre-
sa podrá digitar facturas en una interfaz amigable y altamente
intuitiva.
2. La factura es recibida por el proveedor tecnológico y
transformada en el formato digital requerido por la DIAN.
3. El proveedor tecnológico agrega los mecanismos de
control requeridos por la norma: CUFE, código bidimensional,
clave técnica.
4. El proveedor tecnológico envía las facturas transformadas al
formato XML, firmadas digitalmente a la DIAN y al comprador.
5. El comprador recibe la factura en formato XML y su re-
presentación gráfica. Dependiendo de las condiciones del ne-
gocio y previa revisión del contenido aprueba o rechaza el
contenido de la misma por los medios que el emisor haya
dispuesto para este fin.

Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 21

 misfacturas misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica Especialistas en Facturación Electrónica

¿CÓMO LUCE UNA

FACTURA ELECTRÓNICA?
Archivo de una factura electrónica Representación gráfica de una
en formato XML: factura: (archivo PDF).

Como se ha mencionado anteriormente, la

factura electrónica es un archivo virtual firmado
“Según lo establecido digitalmente.
en la norma, el título valor Sin embargo, este formato a pesar de ser el título
que representa la factura valor y el documento legalmente válido, no es
es el archivo XML que entendible a la vista humana.

se transmite a la DIAN y Como un mecanismo de transición y buscando

al adquirente por medios facilitar la adopcion del nuevo modelo, la norma
ha introducido el concepto de representación
electrónicos” gráfica de la factura electrónica, el cual a pesar
de ser también un archivo digital, tiene un formato
entendible por los humanos y un formato similar a
la factura por computador y factura en papel con la
cual ya existe mayor familiaridad.

22 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

22 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 23
 misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE
EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA
Si estoy obligado a facturar electrónicamente o decido adoptar el
modelo de forma voluntaria, ¿puedo emitir factura por computador o
factura en papel simultáneamente con la factura electrónica?
No. Si la empresa se encuentra obligada a facturar electrónicamente, no podrá emitir
factura de venta por computador ni factura en papel. No obstante, las transacciones
realizadas con documentos equivalentes en los términos que reglamenta el Decreto
1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria, quedan excluidos de la
obligatoriedad para emitir factura electrónica.
Si la empresa adopta de forma voluntaria el modelo de factura electrónica quedará
obligada a facturar todas sus ventas en modalidad electrónica, salvo aquellas que
están habilitadas para operar con documento equivalente.
¿Las facturas generadas por registradoras en los puntos de venta
quedan cobijadas por la obligatoriedad?
No. Los documentos equivalentes emitidos en modalidad POS, generadas por un
sistema de hardware o software debidamente habilitado para tal fin, quedan exlcuidas
del alcance de la norma y seguirán operando igual que hoy en día.
¿Cuánto tiempo tiene el emisor para transmitir a la DIAN la factura
electrónica después de generada?
El plazo máximo para envío a la DIAN es 48 horas después de emitida la factura.
La DIAN realizará validación del documento XML recibido y verificará que la hora de
24 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
24
misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
expedición corresponda a las últimas 48 horas calendario. Si la factura se está enviando
fuera de este plazo el sistema de recepción de la DIAN no recibirá la factura y quedará
marcada en el mismo como “documento fuera de términos”.
¿Qué pasa si existe una falla tecnológica que impida la comunicación con
la DIAN, el Proveedor Tecnológico o el funcionamiento de los sistemas de
facturación del emisor? ¿Por ejemplo, una falla en servicio eléctrico del
emisor?
Ante fallas técnicas o tecnológicas de este tipo, que tras una labor preventiva diligente
de reducción y mitigación de riesgos por parte del emisor y del Proveedor Tecnológico no
se pudo evitar, la normatividad provee el mecanismo de factura de contingencia.
La emisión de esta modalidad de factura está sujeta a la solicitud previa ante la DIAN de
un rango de numeración en modalidad contingencia.
Este tipo de factura podrá ser generado por computador o en talonario y deberá ser
enviado a la DIAN en formato electrónico en un plazo no mayor a las 48 horas posteriores
al restablecimiento del servicio o de la comunicación entre los actores.
¿Debo comprar algún software para emitir factura electrónica?
No. La mayoría de soluciones ofrecidas por los Proveedores Tecnológicos se basan
en soluciones web o plataformas en la nube, cuyo uso se paga mensual o anualmente
mediante un sistema de suscripciones.
Este modelo es conocido como software como servicio, y tiene grandes beneficios para
las empresas como : ahorro en gastos por licenciamiento y actualizaciones, acceso desde
cualquier dispositivo a través de internet, ahorro en compra de equipos o infraestructura
física, entre otros.
Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 25
 misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
Al generar factura electrónica, ¿puedo usar los rangos de numeración
que actualmente tengo habilitados?
Si su empresa está generando su primera factura electrónica los rangos de facturación
que tiene habilitados son válidos en modalidad factura por computador o factura en
talonario. Ninguno de los dos rangos cumple con los requisitos de factura electrónica
y es necesario solicitar en el sistema Muisca un rango que cumpla explicitamente
con la modalidad electrónica. Al mismo tiempo, se debe solicitar la numeración en
modalidad contingencia que permitirá a la empresa continuar facturando ante una
falla técnica.
¿Debo comprar un certificado de firma digital para poder emitir factura
electrónica?
El Decreto 2242 contempla dos mecanismos técnicos para firmar facturas: a.)
certificado digital emitido y custodiado por el emisor de la factura b.) certificado digital
del proveedor tecnológico.
Si el proveedor tecnológico incluye la firma de facturas con su certificado digital,
significa ahorro para la empresa, pues no es necesario comprar un certificado propio.
El costo de un certificado digital va desde los $250.000 en adelante y su validez está
entre 1 y 2 años.
¿ Es obligatorio el uso de un Proveedor Tecnológico para adoptar el
modelo factura electrónica?
No lo es. La norma dispone dos mecanismos para cumplir la obligación de facturar
electrónicamente a.) Desarrollo de un sistema tecnológico propio que cumpla con los
requerimientos funcionales y técnicos definidos por la DIAN b.) La contratación de los
servicios de un proveedor tecnológico.
26 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
26
misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
El desarrollo de un sistema tecnológico propio implica grandes inversiones
de dinero y recursos, no solo en la construcción inicial sino el mantenimiento
y actulización normativa permanentes.
Las soluciones ofrecidas por los Proveedores Tecnológicos empiezan en
los $50.000 pesos mensuales, de modo que muchas empresas encuentran
que la relación costo-beneficio al contratar un proveedor tecnológico es
mucho mejor que hacer un desarrollo propio.
¿El volumen de facturación de mi empresa es pequeño, me
sirve la herramienta gratuita entregada por la DIAN para emitir
factura electrónica?
La herramienta de facturación gratuita entregada por la DIAN está orientada
a micro empresas con bajos volúmenes de facturación y requerimientos de
negocio sencillos.
Algunas limitaciones de la herramienta son:
• A pesar de ser una herramienta gratuita es necesario adquirir un certifi-
cado de firma digital para poder emitir facturas.
• Ofrece únicamente emisión de facturas. La recepción no está contem-
plada.
• Es posible emitir máximo 5 facturas electrónicas.
• No tiene acuerdos de niveles de servicio, el soporte y gestión de inci-
dentes está limitado a la disponibilidad de atención del equipo técnico
de la DIAN.
Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 27
 Según lo establece el Decreto 2242,
todo emisor de factura electrónica
La obligatoriedad de está obligado, cuando actúa como
emisión de factura adquirente o comprador, a recibir
electrónica tiene como y validar factura electrónica en los
siguientes términos:
consecuencia lógica
el nacimiento de la 1. Validar entrega en el formato
XML estándar establecido por la
necesidad para las DIAN.
empresas de recibir
2. Validar existencia de los requisi-
factura electrónica. tos señalados en el Artículo 617 del
Estatuto Tributario, salvo lo referente
a los literales a), h), i), así como la
preimpresión de los requisitos que según esta norma deben cumplir con esta
previsión; discriminando el impuesto al consumo, cuando sea el caso. Cuan-
do el adquirente persona natural no tenga NIT deberá verificarse que se haya
incluido el tipo y número del documento de identificación.

3. Validar existencia de la firma digital o electrónica y validez de la misma.

Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 29

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE

FACTURA ELECTRÓNICA LA FACTURA ELECTRÓNICA
Aceptación Tácita
La factura electrónica como título valor se entenderá
tácitamente aceptada si el adquirente/pagador no reclama en
contra de su contenido, bien sea por devolución de la misma
y de los documentos de despacho, según el caso, mediante
comunicación dirigida al emisor dentro de los 3 días hábiles
siguientes a la recepción de la misma.

Aceptación de la factura
La factura electrónica se entenderá aceptada, cuando el
adquirente le haga saber al emisor, por los medios que este
último destine para tal fin, la aceptación explícita del documento.

El Decreto 2242, define el estándar técnico a través del cual

1. El emisor genera una factura, nota crédito
o nota débito electrónica en el formato XML
y representación gráfica en formado PDF y la
transmite al adquirente por los medios electró-
nicos que hayan acordado entre sí.
2. El comprador o adquirente
• Recibe la factura.
• Valida el contenido y estructura de la misma.
• Acepta o rechaza la factura.
sugiere manejar la aceptación y rechazo de factura electrónica,
sin embargo no hace obligatoria su adopción y deja en libertad
al emisor de disponer de cualquier medio digital para recibir la
3. El comprador acepta tácitamente la factu-
aceptación o rechazo de las facturas por él emitidas.
ra o envía respuesta al emisor sobre la acepta-
ción o rechazo de la misma en formato digital
por los medios acordados entre sí.
Rechazo de la factura
La factura electrónica se podrá rechazar siempre que el
adquirente presente objeción respecto a su contenido, o que se
viole alguna de las 3 validaciones que el adquirente está obligado
a hacer sobre las características de la factura.
El rechazo se hará por los medios que el emisor disponga para
tal fin.

30 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

30 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 31
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Especialistas en Facturación Electrónica Especialistas en Facturación Electrónica

¿Cómo soluciona esta Importancia del proveedor tecnológico

PROBLEMÁTICA PARA LAS EMPRESAS problemática ? en la recepción de factura electrónica

RESPECTO A LA RECEPCIÓN La gestión de documentos recibidos y la El proovedor tecnológico de factura electrónica,

gobernabilidad sobre los mismos ha sido siempre que se elija del mercado cuidadosamente
DE FACTURA ELECTRÓNICA una de las preocupaciones de la industria la mejor opción, será el llamado a solucionar la
tecnológica a lo largo de los años. El grupo de problématica de recepción pues permitirá:
Según lo anterior, la empresa estará obligada • Facturas por computador (no son facturas elec- herramientas tecnológicas que buscan dar una
no solo a recibir factura electrónica, sino a validar trónicas). solución a la problemática se conoce como • Recibir facturas en todos los formatos existentes
el contenido de la misma, de tal forma que la • Documentos equivalentes (tiquetes, pasajes, (electrónica, por computador, en papel ).
herramientas de gestión documental.
recepción de facturas estará compuesta por: facturas de máquina registradora ). • Validar el contenido técnico de la factura garanti-
Estas soluciones están orientadas a la zando cumplimiento del estándar XML.
• Facturas físicas en papel que llegan a una ubica- Siempre que no se cuente con un medio para • Validar cumplimiento de lo establecido en el Esta-
recepción, digitalización, desmaterialización y
ción física, por ejemplo la recepción de la empresa. centralizar, organizar y gestionar la información tuto Tributario, Artículo 61.
administración de todo tipo de documentos,
• Facturas electrónicas que tendrá que validar, al- recibida en los diferentes formatos y de una • Validar firma digital.
no solo las facturas. Sin embargo no están en
macenar y conservar. inmensa variedad de emisores y proveedores • Administrar, organizar y ejecutar flujos de aproba-
capacidad de realizar validaciones de forma ción para garantizar que la factura es recibida por
tecnológicos, las empresas se verán agobiadas
o contenido, a menos que se personalicen el ordenador del gasto y es aceptada o rechaza-
por diferentes problemas:
o adecúen para satisfacer las necesidades da antes del plazo establecido para la aceptación
particulares de las empresas. tácita.

* Pérdida de información derivada de ma-

nejar diferentes origenes de datos.
* Falta de control sobre documentos
recibidos
* Aceptación tácita de documentos pa-
ra visualizar y gestionar la información
recibida.
* Pérdida de gobernabilidad
* Afectación del control presupuestal y
del gasto

32 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

32 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 33
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Especialistas en Facturación Electrónica Especialistas en Facturación Electrónica

EMISIÓN Y RECEPCIÓN DE FACTURA PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE

ELECTRÓNICA CON DIFERENTES RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA
PROVEEDORES TECNOLÓGICOS
Cuando el emisor de la factura electrónica • Estandarización de los mecanis- ¿Cuáles son los medios por los cuales mis proveedores me enviarán
genera un documento para un comprador cuyo mos y canales de comunicación la factura electrónica?
proveedor tecnológico es diferente al del emisor, entre proveedores tecnológicos.
la pregunta natural es ¿cómo le hará llegar el Los emisores de factura electrónica podrán disponer diferentes medios para el
emisor la factura al comprador? ¿quien será • Creación de definiciones donde envío del documento XML que contiene el título valor que representa la factura
el responsable de la entrega al comprador y la norma ha dejado vacíos rela- electrónica, tales como: correo electrónico, descarga vía web o representación
gestión de la respuesta del mismo? cionados con la dinámica de ne- gráfica impresa enviada por correo certificado.
gocio de los diferentes sectores
La respuesta es: los proveedores económicos. ¿ En qué condiciones puedo rechazar facturas electrónicas?
tecnológicos estarán habilitados para
comunicarse entre sí y hacer transparente a • Se define por ejemplo forma y La factura electrónica, al igual que las otras modalidades de factura, se puede
la empresa emisora y receptora los detalles posición de algunos campos rechazar siempre que se presenten objeciones respecto a su contenido, así
técnicos involucrados en la comunicación y particulares de facturas de em- como cuando no se cumplan los requisitos indicados en el Art. 611 del Estatuto
transmisión de documentos. presas del sector comercio, ta- Tributario.
les como, orden de compra, re-
A la par con la normatividad emitida en 2015 misión, aviso de recibo, aviso de Adicionalmente, si la factura electrónica no cumple con las validaciones señaladas
para reglamentar y estandarizar la factura despacho, entre otros. en el Decreto 2242 en lo que se refiere a firma digital, estructura y formato, el
electrónica, la Cámara Colombiana de Comercio receptor estará en facultad de rechazarla.
Electrónico a través de la Comisión de Factura • Sumar esfuerzos entre provee-
Electrónica, en un esfuerzo por estándarizar dores tecnológicos, emisores y ¿ Qué pasa si mi cliente se niega a recibir facturas por medios
los medios y estándares de comunicación receptores de factura electró- digitales?
entre emisores y receptores, ha aunado nica para realizar pruebas de
esfuerzos entre sus miembros para proponer e interconectividad y operación Si el adquirente, o receptor de la factura está obligado a facturar electrónicamente,
implementar la iniciativa de interoperabilidad entre las empresas que se aco- también está obligado a recibir factura electrónica y disponer de los medios
entre proveedores tecnológicos. gen a esta iniciativa, buscando digitales necesarios para recibirla.
el crecimiento firme y ordenado
Los aspectos mas importantes contemplados del nuevo modelo de facturación
en la inciativa son: electrónica.

34 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

34 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 35
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE
RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

En caso contrario, el receptor podrá recibir la representación gráfica

de la factura, bien sea en formatos digitales: descarga vía web o correo
electrónico, o de forma impresa; siempre y cuando la representación
gráfica cuente con el Código Único de Factura Electrónica CUFE y los
requisitos señalados en el Art. 611 del Estatuto Tributario.

¿ La factura electrónica se puede enviar por correo
electrónico?

Si. Mediante correo electrónico se puede enviar al receptor tanto el

documento XML como la representación gráfica en PDF.

Sin embargo, mediante el envío por correo electrónico no habrá lugar

a confirmación de recepción por parte del comprador, ni se podrá tener
trazabalidad de la aceptación o rechazo de la factura.

Como lo indica el Decreto 1349, del 22 de Agosto de 2016, para que la

factura electrónica se constituya como título valor y cobre mérito ejecutivo
debe poder demostrar recibo y aceptación por parte del comprador.

Así las cosas, una factura electrónica enviada por correo electrónico no se
constituye como título valor y no podrá ser transada o negociada como tal.

36 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

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Especialistas en Facturación Electrónica Especialistas en Facturación Electrónica

MODELO DE OPERACIÓN ACTUAL – DECRETO 2242

Este hecho constituye un paso muy importante

La Ley 1819 de 2016 o en el avance del modelo de facturación electrónica,
en la medida en que la factura no podrá darse por
Ley de Reforma Tributaria emitida, sin que antes sea recibida y validada por
estructural en el Artículo un proveedor autorizado.
616-1 introduce la Este modelo de operación ha sido adoptado por
figura del Proveedor diferentes paises de América Latina, siendo México
Autorizado para el referente número uno en cuanto a madurez y
volumen de facturas procesadas. En este país la MODELO DE OPERACIÓN FUTURO – LEY 1819
validación de facturas. validación de facturas se conoce como timbre,
siendo la existencia de este timbre o marca de
validación el requisito principal para que una factura
pueda considerarse si quiera como un documento
legalmente válido.

El modelo de validación de facturas entrará en rigor en Colombia a partir de 2020, pero desde ya
es de máxima importancia tener claro en qué consiste este cambio y tomar decisiones respecto a la
forma y mecanismos de implementación de la factura electrónica en el presente, con miras a cumplir
con los cambios que se aproximan en el modelo para no incurrir en sobre esfuerzos y sobre costos
cuando entre en vigencia el modelo de validación.

38 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

38 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 39
 Como se pudo ver en Al respecto la DIAN ha indicado
que el Proveedor Autorizado
la gráfica anterior, a para validar facturas puede
partir del año 2020 el actuar tanto como Proveedor
Autorizado como Proveedor
modelo de operación Tecnológico, siempre y
incluye un paso cuando cumpla los requisitos
establedicos para cada una de
adicional dentro las figuras.
del proceso de
El Proveedor Autorizado
emisión de factura. para validar facturas estará
obligado a cumplir condiciones
técnicas, financieras, operativas y de seguridad muy superiores al Proveedor
Tecnológico, dada la altísima responsabilidad que entraña el ejercicio de sus
labores.

La selección del Proveedor Tecnológico que llevará a la empresa a cumplir

con el modelo actual y forjar los cimientos para el cumplimiento del nuevo
modelo, es el mayor reto que tienen los emisores en proceso.

Una decisión informada y un análisis detallado de las opciones disponibles

en el mercado, son la receta para alcanzar el éxito en la implementación del
modelo.

40 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

40 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 41
 misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
REQUISITOS PARA LOS PROVEEDORES
DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Requisitos para ser Proveedor Tecnológico
• Ser responsable del impuesto sobre las ventas y perte-
necer al régimen común.
• Tener activo mínimo un software para prestar los servi-
cios de facturación electrónica. El software que ofrezca
deberá cumplir con las condiciones técnicas de expe-
dición (generación y entrega) de la factura electrónica,
recibo, rechazo y conservación y las demás condiciones
tecnológicas establecidas en los anexos tecnológicos
que hacen parte de esta resolución.
• Poseer un patrimonio líquido igual o superior a 20.000
UVT y que los activos fijos representan por lo menos el
50% del patrimonio líquido.
• Certificación vigente ISO 27001 sobre sistemas de ges-
tión de la seguridad de la información. Si para la fecha
de presentación de la solicitud como proveedor tecno-
lógico ante la DIAN no cuenta con esta certificación,
deberá adjuntar oficio de compromiso para aportarla a
más tardar dentro de los dos (2) años siguientes a la
fecha notificación de la autorización para prestar los ser-
vicios mencionados.
42 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica
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misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica
¿CÓMO SELECCIONAR UN
Requisitos para ser Proveedor Validador de
Facturas (según borrador de decreto) PROVEEDOR TECNOLÓGICO?
Todos los requisitos para ser Proveedor Tecnológico mas:
• Poseer un patrimonio líquido a la fecha de presenta-
Entre los aspectos que se deben evaluar entre las ofertas
ción de la solicitud comoproveedor autorizado, por disponibles en el mercado se cuentan:
una suma igual o superior a cien mil (100.000) UVT,
dentro del cual, la propiedad planta y equipo deben re- Habilitación ante la DIAN y cumplimento normativo
presentar por lo menos el 50% del patrimonio líquido.
• Suscribir, póliza de seguro, otorgada por una compa-
ñía de seguros autorizada en Colombia, que asegure: El Proveedor Tecnológico debe contar con resolución de habilitación
como PT vigente, estar registrado en el catálogo de participantes de
a. El riesgo de responsabilidad frente a terceros por factura electrónica administrado por la DIAN (disponible en MUISCA)
incumplimiento de niveles de servicio y por vio-
y tener certificación ISO 27001 vigente al momento de la firma del
lar lo dispuesto en las norma legales respec-
to a reserva de la información, por valor míni-
contrato.
mo de cuarenta y ocho mil (48.000) UVT.
b. El riesgo por incumplimiento de niveles de servicio y por Aunque la norma no exige certificaciones adicionales a ISO 27001, es
violar lo dispuesto en las normas legales respecto a re-
recomendable considerar únicamente proveedores que cuenten con
serva de lainformación por un valor mínimo de cuaren-
certificaciones que acrediten la calidad de sus procesos y productos,
ta y ocho mil (48.000) UVT, a favor de la Nación.
como ISO 9001.
• Acreditar certificación vigente sobre sistemas de ges-
tión de seguridad de la información y gestión de cali- Candidato a proveeodor de validación de facturas
dad ISO 27001.
• Acreditar plan de contingencia que asegure la con-
tinuidad de operación relacionada con los servicios
El futuro cambio en el modelo de facturación electrónica en Colombia
de validación y transmisión de la factura electrónica, no debe representar un sobre costo para las empresas, por eso es
cumpliendo con las especificaciones dispuestas por importante seleccionar desde el principio un proveedor tecnológico
la DIAN. que tenga cumplimiento de todos los requisitos para ser validador de
• Acreditar la infraestructura física, tecnológica y de
seguridad de la información, de conformidad con las
facturas bajo el nuevo modelo, evitando poner en riesgo la operación
especificaciones establecidas por la DIAN. de la empresa o el desperdicio de los recursos invertidos inicialmente
• Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológi- en el proceso de implementación.
cas de conformidad con las specificaciones estableci-
das por la DIAN.
• Acreditar plan de pruebas del servicio informático Solidez financiera
de facturación electrónica, de conformidad con las es-
pecificaciones establecidas por la DIAN. Las condiciones para que una empresa pueda habilitarse como
• Cumplir con los Niveles de Servicio establecidos por Proveedor Tecnológico y Proveedor Autorizado de Validación de facturas
la DIAN.
Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica 43
 misfacturas
Especialistas en Facturación Electrónica

incluyen montos mínimos en el patrimonio líquido de los candidatos. Así

mismo, las inversiones requeridas para financiar los equipos y operación
de la factura electrónica son altos.
• Equipo de servicio al cliente con conocimiento normativo y técnico detallado.
• Acuerdos de niveles de servicio que garanticen el desempeño tecnológico de
El Proveedor Tecnológico seleccionado debe poder demostrar a través
la solución ofrecida.
de sus estados financieros el cumplimiento de estos requisitos, no solo a la
• Capacitación y asesoría permanente sobre cambios normativos.
fecha, sino mediante el análisis de su desempeño pasado y proyecciones
• Actualizaciones a la plataforma tecnológica sin costo ante nuevas disposiciones
futuras, garantizar la liquidez y viabilidad financiera a largo plazo.
normativas.
• Precio acorde a las necesidades de la empresa y volumen de facturación.
Es muy importante tener en cuenta que la iliquidez o pérdida de los niveles
• Claridad en los precios y servicios ofrecidos, sin costos ocultos ni cobros futu-
financieros exigidos por la norma acarrea la pérdida de habilitación como
ros derivados de cambios en la norma o en el modelo de facturación exigido.
Proveedor Tecnológico. Ante esta situación la empresa debe optar por un
nuevo PT e incurrir de nuevo en gastos de implementación y exponerse a
Recepción de facturas
riesgos operativos o incluso, a la parálisis de su proceso de facturación.
La recepción de factura electrónica es tan o mas importante que la
Trayectoria y respaldo
emisión. Como se vió anteriormente, la empresa tendrá que recibir
facturas en múltiples formatos y por diversos canales de comunicación.
La facturación de la empresa es uno de los procesos críticos y la sangre
que nutre los resultados financieros. Un error tecnológico o manos
El Proveedor Tecnológico debe disponer de una solución adaptable
inexpertas puede poner en riesgo la operación de la empresa y su misma
a las necesidades de la empresa para recibir, centralizar, organizar,
viabilidad financiera.
visualizar, administrar y almacenar las facturas recibidas, a la vez que
provee un mecanismo para gestionar las respuestas de los compradores
El Proveedor Tecnológico debe tener amplia experiencia en implementación
ante las facturas emitidas.
de plataformas transaccionales altamente disponibles, así como el respaldo

de aliados con amplia experiencia y reconocimiento en el país.
Interoperabilidad
Relación valor – precio
El Proveedor Tecnológico debe formar parte de la inciativa de
Interoperabilidad liderada por la Cámara Colombiana de Comercio
La solución de facturación entregada por el Proveedor Tecnológico debe
Electrónico, de modo que pueda garantizar que los documentos
cumplir con todos los requisitos especificados en la norma y ofrecer valores
generados cumplen con las buenas prácticas y estándares de la
agregados como:
industria y la comunicación exitosa con otros proveedores se encuentra
garantizada.
• Asesoría y acompañamiento en el proceso de habilitación ante la DIAN.

44 Mis Facturas - Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica

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