1-1-2019 Manual de

funciones
[Subtítulo del documento]

J&L Consultores
PROMOVIENDO BIENESTAR EN LA FAMILIA S.A.C.
 Manual de organización y funciones

PRESENTACION

La empresa J&L Consultores Promoviendo bienestar en la familia S.A.C., es una empresa de

consultoria psicológica con 7 meses de presencia en el mercado, logrando alcanzar
reconocimiento en el ámbito local.
Habiendo organizado diversos eventos a nivel local en el campo de la Psicología (prevención
del ASI ) y distribuido material psicológico para la prevención de ASI a nivel local, nacional e
internacional.
La filosofía de la empresa se orienta a ser una consultora psicológica centrada en el desarrollo
psicológico y bienestar familiar en temas referidos a la protección de la infancia y adolescencia.

En este sentido para lograr los fines y objetivos, se hace necesario diseñar una estructura organizacional y
funcional que con precisión y claridad exponga las responsabilidades, obligaciones, niveles de autoridad y
de coordinación que deben guardar todos los que integran J&L Consultores, con la finalidad que su
colaboración, esfuerzo y compromiso en el trabajo permitan lograr esos propósitos y metas.

El presente documento denominado Manual de Organización y funciones- MOF instrumento de gestión

permitirá que los esfuerzos realizados sean eficientes.

EL MOF tiene como base la visión y misión de la empresa, teniendo en cuenta los requerimientos y
necesidades del mundo profesional. De este modo se ha establecido las funciones y responsabilidades que
deberán ser complementadas con un Manual de procedimientos (aun en elaboración =P!) esto beneficiara
no solo a quienes servimos, si no también hara de J&L Consultores y del trabajo que realizamos, un esfuerzo
eficiente, con calidad y alta competitividad para seguir promoviendo el desarrollo psicologico y bienestar
familiar.

EL MOF ha sido elaborado por la gerencia general en colaboración con los demás procesos admisnitrativos.

Surco, febrero de 2019

 TITULO I
ASPECTOS GENERALES

A. Finalidad del manual

El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa J&L Consultores
Promoviendo bienestar en la familia S.A.C. es un documento normativo que tiene por
finalidad:
1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa
determinando las funciones generales y especificas de su estructura interna, los niveles
de responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las áreas y las relaciones internas
y externas de las mismas.
2. Definir de forma clara su organización y las funciones correspondientes.
3. Brindar información precisa sobre las funciones y responsabilidades a todo el personal
de las diferentes áreas de la consultora.
Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente Manual de
Organziacion y Funciones.

B. Alcance
El presente Manual de Orgazanicion y funciones, cubre la organziacion estructural funcional de
la empresa J&L Consultores Promoviendo bienestar en la familia S.A.C. desde la Gerencia
general, representante legal,Coordinadores de las áreas administrativa sy operativas.

C. Aprobación
El Manual de Organización y Funciones de la empresa J&L Consultores Promoviendo bienestar
en la familia S.A.C. será aprobado por los socios de la empresa.
 TITULO II
ESTRUCTURA ORGANICA

Gerencia general

Área administrativa

Asistente ejecutivo
Relaciones institucionales

Contabilidad/economía
Publicidad

Logística

Areas de trabajo

Asesoría Capacitacion y Innovación Responsabilida Consultorio

psicopedagogica desarrollo psicológica d social psicologico

Coordinador del area

Psicólogo

Asistente

Practicante
 TITULO II
DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CAPITULO I

Descripción de cargos
1. GERENCIA GENERAL
Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión administrativa e institucional
dela organización esta a cargo del Gerente General.

A. FUNCIONES GENERALES

a. Dirigir las operaciones comerciales y administrativas.

b. Realizar actos y contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes.
c. Firmar contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes.
d. Representar a la empresa ante los poderes del estado, instituciones nacionales y
extranjeras
e. Cuidar los activos de la empresa
f. Monitorear el cumplimiento de los objetivos planteados por cada área de trabajo.
g. Velar por el cumplimiento de los objetivos del plan de trabajo anual de la empresa.
h. Monitorear y supervisar la actualización de datos y normal funcionamiento de todas las
áreas de desarrollo de la empresa (secretaria, contabilidad, publicidad, relaciones
institucionales y Áreas de trabajo)
i. Elaborar y supervisar el llenado de los formatos de presentación de informes de reunión,
contratos, balance, etc (no se comprende bien)
Supervisar el cumplimiento de la entrega de actas de reunión, balances y contratos que se
realicen en los tiempos establecidos.
j. Solicitar, adquirir, transferir registros de patente, marcas, nombres comerciales conforme
a ley suscribiendo cualquier clase de documentos vinculados a la propiedad industrial o
intelectual.
k. Presentar un informe anual sobre las metas alcanzadas durante el año y el plan de trabajo
del siguiente año.
l. Velar que las actividades que se realicen estén alineadas con la misión y visión
institucional
m. Solicitar y supervisar los planes de trabajo de manera anual a los directivos o
responsables de cada área de trabajo.

El gerente general podrá realizar todos los actos necesarios para la administración de la
sociedad, salvo aquellas decisiones que serán tomadas en coordinación con la junta de socios.
2. SECRETARIA
A. FUNCIONES GENERALES
a. Llevar los libros de Actas de juntas directivas, asamblea general, etc. Actualizado.
Verificar las firmas de los accionistas así como los presentes en las reuniones.
b. Enviar una copia del acta (o transcripción en word) al correo electrónico, con la finalidad
de que todos los miembros del equipo de trabajo tengan los acuerdos(creemos que puede
ser foto).
c. Coordinar la agenda de actividades locales y nacionales y elaborar el calendario
institucional. Asi como las fechas disponibles de los ponentes, capacitadores o miembros
del equipo, manteniendo actualizada la agenda.
d. Informar oportunamente al gerente general sobre las inconsistencias o anomalías
relacionadas con los documentos y o actividades programadas.
e. Preparar y entregar todos los informes que sean solicitados y que sean de competencia de
su cargo
f. Mantener un inventario actualizado de todos los equipos y bienes a su cargo e informar
los cambios que se presenten (este inventario deberá actualizarse mes a mes en un formato
en el drive.) cada sede (sjl-surco) cuenta con material, por lo tanto cada sede deberá enviar
a secretaría un inventario de los materiales con los que cuenta (sellados y en uso) para
que puedan ser organizados. (los formatos serán dados por gerencia general)

3. CONTABILIDAD
A.FUNCIONES GENERALES
a. Llenar los libros contables (virtuales y/o fisicos) y mantenerlos actualizados (se requiere
apoyo de contador o capacitacion sobre el tema)
b. Presentar los lobrops contables con infromacion de egresos e ingresos mensuales al
gerente general para realziar la declaración mensual ante la SUNAT (fecha de entrega 15
de cada mes). Realizar el pago de impuestos mensuales ante la sunat (se acordo afiliar a
la tarjeta de la rmpresa)y los apgos de publicidad.
c. Brindar un informe de balance mensual de ingresos y egresos a los accionistas y gerente
general de manera mensual. Este informe debe darse presencialmente y enviar el
documento de forma virtual en formato Word / Excel al correo electrónico de la empresa.
(Puede ser foto del cuaderno de ingresos y egresos)
d. Recepcionar y organizar las boletas y facturas correspondientes a los ingresos y egresos
de la empresa
e. Recepcionar y organizar las cotizaciones para futuras compra y venta de materiales. (estos
datos no necesariamente los debe buscar el encargado del área, es decir que cualquier
miembro del equipo puede buscar una cotización y deberá enviarlo a el encargado de esta
área para su respectiva organización.)
f. Entregar talonario de boletas al “personal de apoyo” en los eventos y finalizados estos.
Solicitar y verificar el correcto llenado de las boletas asi como la conformidad con los
pagos y gastos realizados.

4. PUBLICIDAD
El área de publicidad esta siendo manejada por todos los integrantes del equipo de trabajo
(2 accionistas mas las intervenciones de 2 conyuges, esto basándose en las escrituras de
la sociedad, presentada en la SUNARP)

A. FUNCIONES GENERALES
a. Mantener activas las redes sociales
 Facebook , publicación de post, creación de eventos o post publicitarios
de cursos, talleres de capacitación, etc. Respuesta a preguntas de los
usuarios o seguidores de la pagina. (esto ultimo no incluye orientaciones
psicológicas o preguntas y solicitudes de terapias*)
  Wssp, mantener actualziado el grupo de wssp, enviar informacion virtual
(libros, documentos informativos, etc) compartir publicidad de cursos,
talleres de capacitación, etc. Agregar a nuevos participantes al grupo.
Responder preguntas o dudas dentro del grupo.
 Gmail, realizar la ficha de inscripción virtual para los cursos de
capacitación y/o eventos organizados por la empresa. Actualizar también
la base de datos de la empresa. Enviar correos electrónicos
promocionando los cursos, talleres de capcitacion, etc. Responder
correos electrónicos de usuarios o seguidores. (de tratarse de algún
contrato, solicitud de servicio venta de material deberá comunicarse al
resto del equipo y derivar al encargado correspondiente. En caso se trate
de venta de material lúdico, recordar que hay una comisión para la
persona que cierra la venta.*Esto será detallado en los siguientes
capitulos)
 Youtube, mantener actualizada el canal, subir los videos a la página de
Facebook (esto en coordinación con el encargado del Facebook), realizar
y / o programar transmisiones en vivo, videos semanales sobre temas
referidos a nuestro campo de acción, adicionalmente realizar también
videos promocionales sobre los cursos, talleres y capacitaciones
organizadas por la empresa. Estos videos no es necesario realizarlos en
cámara profesional, se puede tomar como referencia otros canales de
youtube o paginas de Facebook.
5. LOGISTICA
El área de logística esta siendo manejada por todos los integrantes del equipo de trabajo
(2 accionistas mas las intervenciones de 2 conyuges, esto basándose en las escrituras de
la sociedad, presentada en la SUNARP)
A. FUNCIONES GENERALES
a. Realizar la compra de materiales de escritorio faltantes.
b. Buscar cotizaciones para compra de materiales.
c. Coordinar con el diseñador para la elaboración de afiche, volante, broshure, etc.
d. Recojo de materiales (libros, material publicitario, etc.)
e. Separa el local de capacitaciones con anticipación, coordinando las fechas
previamente.

6. RELACIONES INSTITUCIONALES
A. FUNCIONES GENERALES
a. Establecer el primer contacto con diversas instituciones, con la finalidad de
establecer convenios y/o expandirnos como empresa. (llegar a provincias). (esto no
quiere decir que será el responsable de cerrar el convenio, su función es únicamente
de establecer contacto).
b. Elaborar la documentación respectiva para los convenios respectivos con otras
instituciones
c. Coordinar con el área de secretaria sobre la calendarización de las posibles
reuniones, establecimiento de convenios y relaciones institucionales y delegar
responsabilidades compartidas con los demás miembros del equipo directivo.
d. Supervisar los cierres de convenio con instituciones para dictado de cursos,
talleres o capacitaciones en lima y provincia.
e. Entregar informes y resportes de convenios, especificando en que ciudades se
contara con organizador de evento, apoyo o no. Espcificar también el tipo de
retribución que se le dara al organizador en provincia.
 f. (Son las unicas funciones?
ÁREAS DE TRABAJO
La empresa J&L Consultores Promoviendo bienestar en la familia S.A.C. cuenta con 5 areas de
trabajo cada una dirigida por un miembro del equipo, a continuación se menciona las
responsabilidades del coordinador de cada área.
1. Director del área de Asesorías psicopedagógica
A. FUNCIONES GENERALES
a. Elaborar el plan de trabajo anual de su área y velar por el logro de los objetivos
del mismo y presentarlo a la gerencia general y accionistas.
b. Presentar un informe anual de las metas alcanzadas durante el año.
c. Coordinar los servicios brindados con las diferentes instituciones educativas y
ofrecer nuestros servicios.
d. Coordinar las actividades realizadas en el área, supervisando el correcto
funcionamiento de las mismas.
e. Solicitar los horarios disponibles a secretaría para organizar y distribuir las
ponencias, evaluaciones, talleres para padres, capacitación docente, etc.
f. Supervisar la elaboración y entrega de informes de evaluación psicológica a los
usuarios de este servicio.
g. Presentar un informe/reporte de las actividades realizadas (evaluaciones
psicológicas, capacitación docente, talleres para padres, etc.) en este reporte
debera incluir la ficha de autoevaluación, que se entregara a los participantes
después de cada actividad)
h. Solicitar la informacion necesaria (fichas de asistencia, fichas de autoevaluación,
fotografías) al personal de apoyo en cada taller, capacitación docente, etc.
El director de esta área, podrá delegar responsabilidades únicamente para la venta y cierre
del contrato. Debiendo cumplir con las demás funciones personalmente.
2. Directos del área de Capacitación y desarrollo profesional
A. FUNCIONES GENERALES
a. Elaborar el plan de trabajo anual de su área y velar por el logro de los objetivos
del mismo y presentarlo a la gerencia general y accionistas.
b. Hacer un diagnóstico de la población, encuestas sobre temas de capacitación
c. Presentar un informe anual de las metas alcanzadas durante el año.
d. Coordinar las actividades realizadas en el área, supervisando el correcto
funcionamiento de las mismas.
e. Solicitar los horarios disponibles a secretaría para organizar y distribuir las
ponencias y capacitaciones.
f. Coordinar con el ponente (en caso sea externo) fechas de disponibilidad asi como
los honorarios respectivos (esto último, previamente coordinado con gerencia
general y accionistas)
g. Supervisar la elaboración y entrega de materiales de parte del ponente (diapos
para imprimir y material de escritorio) esto con anticipación.
h. Presentar un informe/reporte de las actividades realizadas (conferencias,
capcitaciones, talleres, etc .) en este reporte deberá incluir la ficha de
autoevaluación, que se entregara a los participantes después de cada actividad)
i. Solicitar la informacion necesaria (fichas de asistencia, fichas de autoevaluación,
fotografías) al personal de apoyo en cada taller, capacitación, curso etc.

3. Director del área de Innovación e investigación psicológica

 A. FUNCIONES GENERALES
a. Elaborar el plan de trabajo anual de su área y velar por el logro de los objetivos
del mismo y presentarlo a la gerencia general y accionistas.
b. Elaborar o integrar nuevas propuestas innovadoras con fines de investigación o
ventas de servicios educativos.
c. Presentar un informe anual de las metas alcanzadas durante el año.
d. Coordinar la elaboración y ejecución de la propuesta de materiales.
e. Coordinar la distribución de materiales elaborados, en los diferentes talleres,
capacitacioners docentes o convenios con instituciones educativas.
f. Coordinar

4. Director del área de Responsabilidad social

A. FUNCIONES GENERALES
b. Elaborar el plan de trabajo anual de su área y velar por el logro de los objetivos
del mismo y presentarlo a la gerencia general y accionistas.
c. Elaborar, u coordinar la elaborar un diagnóstico de necesidades en la población
a intervenir
d. Organizar, liderar los proyectos sociales desde su elaboración hasta la
terminación de la misma.
e. Presentar un informe anual de las metas alcanzadas durante el año.
f. Coordinar los servicios brindados con las diferentes instituciones educativas y
entidades publicas y o privadas.
g. Coordinar las actividades realizadas en el área, supervisando el correcto
funcionamiento de las mismas.
h. Solicitar los horarios disponibles a secretaría para organizar y distribuir las
evaluaciones, capacitación, servicio a la comunidad, campañas de salud, etc.
i. Supervisar la elaboración y entrega de informes de evaluación a los usuarios de
este servicio. ( no creo que deba darse informe ya que es proyeccion social)
j. Presentar de las actividades realizadas (evaluaciones psicológicas, capacitación
docente, talleres para padres, etc.) en este reporte debera incluir la ficha de
autoevaluación, que se entregara a los participantes después de cada actividad)
k. Solicitar la informacion necesaria (fichas de asistencia, fichas de autoevaluación,
fotografías) al personal de apoyo en cada taller, capacitación docente, etc.

5. Director del consultorio psicologico

Esta área aun no ha sido especificada dado que no se ha concretado.
 CAPITULO II
DE LA PARTICIPACION DE EVENTOS

1. Organizador
Este cargo es asumido por todos los miembros del equipo (2 accionistas, 2 socios
internos). Las labores serán distribuidas equitativamente, sin considerar si algún miembro
esta asumiendo otro cargo para el mismo evento (ponente, capacitador, personal de
apoyo) o ha realizado algún proceso de venta (material lúdico, contrato con colegio); esto
debido a que estos cargos tienen una retribución económica.

A. FUNCIONES GENERALES
a. Separar fechas disponibles con el local de capacitación, realizar el pago y
establecer el contrato. Enviar el documento por correo electrónico
b. Recepcionar voucher de pago y remitirlos al “personal de apoyo”
c. Realizar publicidad de los eventos organizados por la empresa en sus propias
redes sociales y grupos.
d. Recepcionar llamadas y dar información sobre los cursos, capacitaciones o
talleres organizados.
e. Llamar a las personas que han llenado la ficha de inscripción y recordarles el pago
del curso para separar su vacante.
f. solicitar lista de materiales (útiles de escritorio) al ponente a utilizarse durante el
taller y verificar que se debe comprar y con que materiales contamos. Entregarlos al
personal de apoyo.
g. Elaborar certificados e imprimirlos
h. Elaborar ficha de presentación al curso taller que va anexa a los materiales
entregados ese día.
i. Coordinar y coffee break y utensilios para los mismos y comunicar al personal de
apoyo.

2. Ponente
Este cargo puede ser asumido por alguno o algunos integrantes del equipo (2 accionistas,
2 socios internos). Tiene una retribución económica de S/. 50. 00 (cincuenta) soles por
hora. Sin embargo, este cargo no lo exonera de asumir responsabilidades como
organizador ya que también es parte de J&L Consultores. (Creemos que deberia darle
menos responsabilidad)
Este cargo también podrá ser asumido por personal externo a la empresa y equipo de
trabajo. La retribución económica, en este caso, se dara previa coordinación entre el
equipo y ponente.
En ambos casos tienen las siguientes funciones
A. FUNCIONES GENERALES
a. Elaborar presentación, sumilla y temario del curso, enviarlo en el formato
propuesto y subirlo al correo electrónico de la J&L Consultores.
b. Elaborar las diapositivas del curso, taller, capacitación,etc. Enviarlas al correo
electrónico de J&L Consultores, para su debida impresión. Recordar que como se
imprimen a blanco y negro, debe tener poco color y limitar el uso de imágenes.
Asimismo se debe cuidar el tamaño de letra.
c. Comunicar los materiales (de escritorio o fichas impresas) que necesitara para
realizar el taller, esto debe hacerse con anticipación con la finalidad de tener todo
organizado.
 d. Realizar la revisión de material que considere necesario para la elaboración del
ppt y lo relacionado al curso.
e. Enviar material adicional virtual para ser organizado y enviado a los
participantes.

3. Personal de apoyo en capacitaciones, talleres, cursos, etc

Este cargo es asumido por alguno de los integrantes del equipo (2 accionistas, 2 socios
internos. Tiene una retribución económica de S/.50 soles por 4 horas (*esto considerando
el monto pagado en las capacitaciones anteriores). Este cargo no lo exonera de asumir
responsabilidades como organizador ya que tambin es parte de J&L Consultores.
Este cargo, por el momento, es solo asumido por un integrante de J&L Consultores.
A. FUNCIONES GENERALES
a. Solicitar voucher de pago a los miembros del equipo.
b. Verificar asistencia y el pago de los asistentes en los cursos de capacitación.
c. Emitir boletas y llevar un registro del dinero ingresado durante la capacitación.al
finalizar, deberá entregar el talonario de boletas con el dinero ingresado al
responsable de contabilidad.
d. Elaborar la ficha de asistencia al curso, taller, capacitación.
e. Imprimir, fotocopiar y compaginar los materiales a entregar a los participantes
f. Recepciónar a los participantes y entregar los materiales a los mismos. En caso, los
asistentes excedan al número de materiales llevados, deberá imprimir el material
faltante y comunicarlo al encargado del área.
g. Realizar la presentación del ponente previo a iniciar el curso.
h. Tomar fotografías de la capacitación y subirlas al drive de J&L consultores con la
finalidad de tener organizado y una base de datos fotográfica. Las fotografías serán
subidas a las redes sociales por los responsables de cada una de ellas. La exclusividad
de las fotos siempre las tendrá J&L Consultores.
i. Elaborar los certificados faltantes (colocar los nombres en las plantillas).
j. Entregar los materiales, solicitados por el ponente, durante la capacitación verificar
su uso y correcto guardado.
k. Durante la capacitación, preparar el coffee break, y realizar el guardado del mismo.
l. Realizar un inventario de los materiales llevados a la capacitacion y con los que se
esta regresando. Esto deberá ser entrgado al responsable del área a la que pertenece
la capacitación, (psicopedagogica, capacitación y desarrollo, responsabilidad social.)
 CAPITULO III
DE LA VENTA DE MATERIAL Y CONTRATOS

1. De la venta de material “Sintonizados”

la venta de material se realiza según la “ruta” publicada con anterioridad.
Los canales de atención pueden ser:
Facebook
Wssp
Correo electrónico
Contacto directo
En cualquiera de ambas modalidades el personal que cierre la venta recibirá un porcentaje que
asciende a 15% del costo de material. Este monto es dado por el tiempo que conlleva hacer
las averiguaciones y realizar el envio respecivo a través de olva Courier. Este proceso no
exonera a los integrantes del equipo a continuar asumiendo las demás responsabilidades, ya
que se esta recibiendo una retribución económica. (No es 15% son 15 soles por juego)
Especificaciones:
Si la venta del material se realiza a través de un evento organizado por J&L consultores. NO
HAY COMISION
Si la venta se realiza a través de cualquier red (Facebook, wssp, correo, coontacto directo) y
el cliente quiere recoger el material en el siguiente evento. NO HAY COMISION. Ya que el
integrande del equipo NO hara averiguaciones ni realizará ningun envio a través de olva
Courier.
2. Del cierre de contrato con Instituciones educativas
La venta de algún o algunos de los servicios brindados en el área de asesoría psicopedagogica
es coordinado por el Director de esta área, sin embargo este puede delegar (previa coordinación
y disponibildiad horaria del resto del equipo) a los otros miembros.
Si se concreta la venta del servicios, el personal que cerró la venta recibirá un porcentaje (aun
por acordar) esto debido a que es un tiempo el que se toma ir hasta la institución y vender el
producto.
 CAPITULO IV
DEL USO DE FORMATOS, REDES SOCIALES, HERRAMIENTAS DE DISEÑO

1. Formatos
Todos los formatos elaborados, son de uso exclusivo para J&L Consultores. Tanto para su
organización interna como empresa, asi como para la organización de eventos académicos, o
capacitaciones.
No esta permitido el uso de sus formatos para fines ajenos a J&L Consultores.
2. Redes sociales
Las redes sociales, correo electrónico es de uso exclusivo para fines relacionados a J&L
Consultores, por tal motivo su uso debe girar entorno a los eventos organizados la empresa
y/o campo de acción.
La organziadon del DRIVE es responsabilidad de todos los miembros del equipo, en esta
herramiento se deben subir todos los archivos y acuerdos (ya mencinados en los capítulos
anteriores) con la finalidad de tener toda la informacion organizada y almacenada en un solo
lugar con la formalidad que una EMPRESA requiere.
No se permite el uso de los mismo para fines ajenos a J&L Consultores
3. Herramientas de diseño –CANVA
La cuenta de J&L Consultores que tiene en esta herramienta virtual, es de uso exclusivo para
la empresa, en ella han de realizarse todos los post para Facebook, certificados y demás
archivos necesarios. Todos ellos deben estar almacenados en la misma página. Manteniendo
el orden. (Subir los formatos realizados desde otras cuentas que no son el canva de la empresa)