Protocolos

Paso 2 - Protocolo De Comunicaciones Y Plan Motivacional - Entrega De La Actividad

Presentado Por
Elkin David Aguilar Llanos COD; 10697830

Presentado A
IVANA GONZALEZ RODRIGUEZ
Grupos 80007_100

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia UNAD

Escuela De Ciencias Básicas Tecnología E Ingeniería
Pregama De Ingeniería En Telecomunicaciones
Popayan Cauca
 Actividades a desarrollar

1. El estudiante realiza la lectura del capítulo 2, Comunicación y las relaciones

laborales.
Comunicación Formal e Informal
- La expresión oral en la comunicación organizacional
- La comunicación asertiva
- Lineamientos para una Buena comunicación organizacional
- Doce pautas para comunicarse con el jefe

Relaciones Laborales y Trabajo en Equipo

- Las virtudes del trabajo en equipo

- Uso eficaz y eficiente del tiempo laboral
- Reuniones de equipo eficaces

2. El estudiante de manera individual selecciona una empresa de su ciudad y mediante

un escrito identificar:
-Tipo de empresa
-Tipo de comunicación que aplica
-Diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones internas
-Diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en equipo.
 Individual

 Tipo de empresa
Naturaleza jurídica

La “EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS PUBLICOS DE PATIA CAUCA”

EMPATÌA S.A. E.S.P., es una empresa Industrial y - comercial del Estado del orden
Municipal, que se somete a lo dispuesto por la Constitución Política, Ley 142 de 1994, el
Código Civil, el Código de Comercio y demás normas concordantes. Creada en Diciembre
de 1.993 mediante el acuerdo del Consejo municipal No. 041 del 21 de diciembre de 1993,
con el fin de prestar los servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo
en la cabecera municipal del Bordo en el Municipio de Patía – Cauca por tanto cuenta con
autonomía administrativa, financiera y patrimonial.
Misión

Mejorar la calidad de vida de los habitantes de El Bordo Patía, a través de la prestación de

los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo bajo los principios de eficiencia, eficacia
y calidad.
Visión

Para el 2019 “EMPATIA E.S.P” se proyecta como una empresa económica, social y
ambientalmente sostenible.

 Tipo de comunicación que aplica

Dependiendo del número de trabajadores que tenga tu empresa, la comunicación
interpersonal será más o menos complicada. Cuantos más trabajadores, más difusa será la
comunicación y es probable que los mensajes se distorsionen o no acaben llegando a todos
los empleados.
Una mala comunicación en la empresa puede llegar a transformarse en un problema grave
para la compañía, repercutiendo en pérdidas de dinero, incumplimiento de compromisos
establecidos por el equipo o malestar entre los miembros de la organización.
La empresa tiene un

La empresa desarrollo un manual eminentemente práctico y acorde a la

dimensión de la empresa y a sus características generales refiriéndose a los
aspectos más fundamentales para el funcionamiento de la misma entre ellos la
comunicación
Dentro de los estatutos y bajo el regalamiento interno de la empresa está
establecida la comunicación que debe tenerse en la empresa
Comunicación Formal
La comunicación formal en la organización permite la toma de decisiones.
Para garantizar la toma de decisiones, la organización conforma estructuras que facilitan la
transmisión de la información.
Para que la información sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de
comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes
objetivos de información:
Transmitir la información útil para la toma de decisiones.

 Transmitir la información con exactitud.

 Transmitir la información con rapidez.
 Transmitir la información sin errores.

El flujo de comunicación adecuado es aquel que ofrece:

 Una estructura de comunicación que no la obstruya.

 Fuentes de comunicación capaces de recoger y transmitir la comunicación que se necesita
en cada momento.
 El camino que sigue la comunicación es el adecuado.

Las principales estructuras de flujo de comunicación son:

Estructuras centralizadas: El flujo de comunicación está centralizado cuando todo el poder

de decisión se concentra en un único punto. La centralización es el mejor medio para
coordinar la toma de decisiones cuando la información no produce una sobrecarga, lo cual
limitaría la eficacia de la coordinación.

 Estructuras descentralizadas: El flujo de comunicación está descentralizada cuando la

información se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de comunicación
permite una mayor reacción ante el ambiente y es un estímulo de motivación.

Comunicación informal
Se conforma en torno a las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre que un
miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningún canal formal para
ello, o si los que existen son inadecuados, es decir, son las interacciones que conforman
relaciones no reguladas por la comunicación formal. Este tipo de comunicación aparece
donde la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de
información de los miembros de la organización. Estas redes ayudan a mantener relaciones
sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas.

 La comunicación informal se produce de manera espontánea y no obedece a patrones de

comportamiento establecidos por la organización, es reconocida como una forma básica
 de conocimiento del otro, de incorporar información de carácter situacional (quién es,
qué hace)

 El principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal es el cara a

cara, la relación interpersonal directa. Sin embargo, algunas organizaciones son
conscientes de la importancia de este tipo de comunicación para conectar con el
empleado, y emplean un medio de comunicación que les permite llegar a todos ellos
utilizando con un carácter informal; por ejemplo: los boletines o revistas de la empresa.

 La principal distorsión de la comunicación informal es la causada por los rumores, que

se forman con cierta facilidad; pues al ser una comunicación no controlada busca
complementar la falta de comunicación de la comunicación formal. Es la comunicación
en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión
el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa. El cual
corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad se toma
como una verdad.

 El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensión,
expectativa y desasosiego entre el personal. Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el
personal y surge el rumor de que podría haber despidos masivos, esto hace que todos se
sientan preocupados por su futuro.

 La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal es aumentando la

calidad de la comunicación formal. Al hacer que ésta última llegue cuando sea necesaria
y en el momento oportuno. Otra forma de hacer frente a la comunicación informal es
evitar que la comunicación formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar cabida para la
participación y las propuestas del personal.

 Sin embargo, en ocasiones la comunicación informal puede resultar beneficiosa para la

empresa. Cuando por medio de ésta se logra complementar la comunicación formal, lo
cual permite que el mensaje enviado fluya más rápido por la empresa; de este modo, se
logra una forma de comunicación más eficaz.
Canales de comunicación

- Memorándum
- correspondencia escrita entre departamentos:
- las reuniones con agenda escrita y entregada previamente,
- el correo electrónico a través de computadoras en Intranet,
Comunicación descendente: de la dirección o gerencia hacia el personal.
La comunicación descendente es la forma más frecuente de la comunicación del trabajo. Se
basa en las funciones instituidas de los directivos en el cumplimiento de los objetivos de la
organización.
Es la que se establece en una organización posibilitando transmitir información relacionada
con el trabajo desde los niveles altos hasta los niveles más bajos en la jerarquía de la
estructura organizativa, con el fin de facilitar la coordinación entre los distintos niveles
jerárquicos.
En la comunicación descendente los directivos miran hacia abajo, a través de los órganos de
línea, y van desde órganos de dirección alto, medio, bajos hasta llegar al empleado o
trabajador de línea.
La comunicación descendente tiene como objetivo fundamental:
– informar
– dirigir
– orientar la realización de tareas a los subordinados y colaboradores
– instruir
– controlar
– evaluar el desempeño
– motivar el comportamiento deseado
– canalizar las políticas y metas
– transmitir cultura organizacional, valores
– mantener informados a los miembros de una organización
– proporcionar a las personas la información sobre: lo qué deben hacer, el cómo hacerlo y lo
que se espera de ellas.
Comunicación ascendente: del personal hacia la dirección, gerencia o presidencia de
la empresa.
La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus
administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la organización. La
comunicación ascendente sirve primordialmente como vehículo de retroalimentación,
cerrando el ciclo de la comunicación descendente para garantizar que se codifique y
decodifique correctamente la información.

La comunicación ascendente también se puede dar fuera de la unidad de trabajo de la persona.

El gerente de capacitación se podría comunicar con el Vicepresidente de Ventas con el
propósito de definir los requisitos concretos de capacitación de sus empleados.
Un empleado de cuentas por cobrar podría enviar al gerente de Producción, información
sobre un cliente infractor con especificaciones singulares del trabajo. Las organizaciones
están bajando la toma de decisiones a los niveles inferiores. Los ejecutivos están facilitando
a los administradores de niveles bajos y a los empleados no administrativos para que tomen
decisiones importantes. este cambio hace que la calidad de la comunicación ascendente sea
un imperativo a fin de que los ejecutivos puedan tener acceso a la toma de decisiones.
Un empleado puede causar equívocos si distorsiona la información ascendente:
comunicándole al jefe sólo las buenas noticias, halagando al jefe siempre que puede, estando
de acuerdo con el jefe siempre, evitando presentar opiniones personales que difieran de las
del jefe, aislando al jefe de información negativa, abriendo la información que podría ser
perjudicial para si mismo y eligiendo palabras que solo proyecten impresiones favorables.
En ocasiones los empleados tratan de mostrar una imagen presentando a sus jefes sólo la
información positiva. Esto suele ocurrir cuando los jefes no reciben bien las malas noticias.
O bien culpan a los subalternos de problemas fuera de su control o bien son incapaces de
encontrar soluciones en conjunción con sus empleados.

Los administradores deben crear una cultura que propicie la comunicación ascendente.
Deben fomentar que sus empleados compartan información sobre sus éxitos y fracasos,
actitudes, avances laborales y errores.
 - Comunicación horizontal: entre el personal de igual jerarquía o pares.
El flujo de la comunicación en la organización es horizontal cuando la información se
transmite entre personas que trabajan juntas y que tienen cargos o jerarquías similares. En
este tipo, la comunicación facilita la coordinación entre los miembros del equipo, a su vez
que es indispensable para resolver conflictos dentro de un área o departamento.
Ejemplo práctico de Comunicación Horizontal / Comunicación Lateral: Cuando varios
supervisores regionales deben coordinar la planificación de proyectos nacionales.
- Comunicación diagonal: entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan
Por último, la comunicación diagonal se presenta cuando personas de diferentes jerarquías
se trasmiten información pese a que no están conectadas formalmente dentro de la
organización. Normalmente, este tipo de comunicación se presenta para casos específicos, es
decir, para coordinaciones puntuales sobre diversos temas. Por ejemplo, cuando se
implementa un nuevo sistema de contabilidad y las áreas de informática y administración
deben trabajar juntos.
Resumen

 Diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones internas

Se considera que la eficacia en las comunicaciones internas de la empresa son muy acertadas
ya que un tipo de comunicación eficaz entre los compañeros son fundamentales para el
crecimiento propio de las personal y en este caso de la empresa también podemos decir que
la eficiencia en comunicación interna está ligada a los recursos disponibles, al ahorro de
costes, a la creatividad. La empresa al fomentar una buena comunicación entre los empleados
hace de esta una herramienta fundamental para su crecimiento y el sus funcionarios.

Un ejemplo es cuando hay un reclamo por algún cliente sobre un tema muy común que es el
porqué de la tarifa muy alta, en este caso en particular el conducto regular es que se toma la
petición queja o reclamo y se procede a darle un numerito el cual el cual le indica al cliente
que si realizo el respectivo reclamo o queja de ahí se procede internamente a asignarle un
operador que verifique en el inmueble si las conexiones están bien o si hay algún tipo de
fuga, o por el contrario la casa en que estado se encuentra si habitada o deshabitada y este
procede a informar al funcionario de quejas y reclamos para dar respuesta oportuna al cliente
de esta forma se hace una validación y verificación de información para dar una respecta
oportuna y eficaz y haciendo las respectivas correcciones si es el caso

 Diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

La eficiencia en la comunicación es el fundamento del trabajo en equipo y en las relaciones
laborales, Es decir, quienes son capaces de trabajar en equipo entienden la riqueza de entablar
relaciones humanas adecuadas en los diferentes campos de la vida. por qué y para qué del
aprendizaje de la comunicación asertiva, habilidad que implica saber dialogar y discutir. Las
relaciones laborales hacen que el trabajo en equipo se potencialice ya que el trabajo en equipo
implica unir conocimientos, habilidades y valores de los miembros a favor de todos y con
ello, cada individuo aprende del otro y con el otro a corregir errores, potenciar debilidades y
descubrir fortalezas que conlleven al crecimiento del equipo.
 Referencias

Estatutos de la empresa empatía E.S.P recupoerado de

https://drive.google.com/file/d/0B3afHP6fkAzgYkw5X2lVdnhEbzA/view el dia 12 de
marzo de 2019,
Empatía E.S.P rescatado de http://empatia.gov.co/index.php/nosotros/estatutos el dia 12 de
marzo de 2019,
La comunicaciaon como base del trabajo en equipo rescatado de
http://www.mujeresdeempresa.com/la-comunicacion-como-base-del-trabajo-en-equipo/ el
dia 12 de marzo de 2019,
La importancia del trabajo en equipo en el hambito laboral y como hacerlo rescatado de
http://noticias.universia.com.ar/practicas-empleo/noticia/2016/10/27/1144942/importancia-
trabajar-equipo-ambito-laboral-como-hacerlo.html dia 12 de marzo de 2019,
Flujos de comunicación-todo sobre la comunicación rescatado de
https://todosobrecomunicacion.com/tipos/campos/comunicacion-
organizacional/comunicacion-interna/flujos-de-comunicacion/ dia 12 de marzo de 2019,