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Unidad IV Control y Cierre del proyecto

4.1 Control: Importancia y métodos de control

El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda


con lo que supuestamente deberá ocurrir, de lo contrario, será necesario que se
hagan los ajustes o correcciones necesarias.

El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisión tanto el


avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.

El control de proyectos se desarrolla sobre la base de disponer de la información


necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirámide de dirección del
mismo. Un eficiente control garantiza la dirección del proyecto a partir de tomar
las decisiones oportunamente.

El análisis de la información y selección de los problemas fundamentales


ponderados en función de su importancia, permiten definir una estrategia en el
control de ejecución, estudiar variantes posibles para dar las soluciones más
factibles y preparar la información para la toma de decisiones.

Elementos del control:


o Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar lo planeado,
para verificar el control de los objetivos que se establecen en la planeación.
o Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
o Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes del control, es descubrir
las diferencias que se encuentran entre la ejecución y la planeación.
o Establecen medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.

En el control del proyectoes necesario determinar con precisión tanto el avance de


cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma
efectiva de control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el
desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarán dos clases de gráficas:

1. Graficas de avance.
2. Graficas de rendimiento.

Importancia.

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
5. Proporcionar información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la realización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de


control:
o Cantidad.
o Tiempo.
o Costo.
o Calidad.

Para el control de inventarios se usan desde métodos muy sencillos como tarjetas
perforadas, niveles de pedidos y reposición, kardex de entrada y salida, hasta
técnicas más complejas como la investigación de operaciones.

– Control de producción.

El objeto fundamental de este control es programar, coordinar eimplementar todas


las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas
e iniciar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción.

– Control de compras.

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el


cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de proveedores.
b) Evaluaciones de la cantidad y calidad especificadas por el departamento
solicitante.
c) Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del
material.
d) Determinación del pedido y de orden.
e) Comprobación de precios.

– Control de mercadotecnia.

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se


hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la
empresa en general y para la elaboración de estas estrategias y planes de
mercadotecnia.
– Control de ventas.

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento


de este control, ya que permite fijar normas de realización sin las cuales sería
posible evaluar las ventas y fijar las cuotas que deben cubrir. La función de este
sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las
ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las variaciones
significativas y adoptarlas medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el
servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto.

– Control de finanzas.

Proporciona información acerca de situación financiera de la empresay del


rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades
que la integran.

Establecen lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para


analizar adecuadamente los costos monetarios de la organización, auxiliando de
esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas
correctivas y optimizar el manejo de recursos financieros.

4.1.1 Graficas de avance

En virtud de cada uno de los componentes del proyecto es conducido por distintas
personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a
tiempo, es necesario que tenga su grafica de control en donde pueda observar
todo el avance de su proceso como su rendimiento.

Esta grafica es similar a la de rendimiento utilizado en el proyecto.

Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las


actividades mostrando en donde se encuentran las holguras totales, para que el
responsable del proceso tenga una idea precisa de las disponibilidades de tiempo.

La gráfica de avance contiene, además de la red, una franja en la parte inferior


que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.
Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la
programación para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.

Necesitamos también un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y
se llena de la siguiente manera:

a) Con la información original del supervisor:


1. Anotar el día de la información.
2. Anotar el número de la actividad informada.
3.Expresar, en tanto por una, el avance de la misma.

Para calcular el porcentaje programado de avance, procedemos así:

a) Se divide el porcentaje total de avance (1.00) entre el número de días-actividad


que tiene el proyecto. Este número es la suma de la columna “e” de la matriz de
información (66).

Naturalmente, si la unidad de tiempo no representa días sino horas, la unidad de


avance será H-a (horas-actividad).

b) Se cuentan las unidades de avance (D-a) que aparecen en la red en cada día
programado.

En cada uno de los cuatro primeros días encontramos 3 actividades; en el quinto y


sexto hay 4 actividades; del séptimo al décimo encontramos 3 actividades, etc.

c) Se acumulan las unidades de avance en cada día transcurrido.

d) Las unidades de avance acumuladas se multiplican por el factor de avance


calculado en el inciso a.

De esta manera y para nuestro ejemplo base, se tienen los siguientes resultados:

Las cantidades que aparecen en las columna 4 de esta tabla se anotan en la parte
inferior de la red de avance. Es suficiente indicar dos decimales.
Si se desea mayor precisión en el dibujo y el tamaño de la gráfica lo permite,
pueden hacerse divisiones en los tramos diarios para mostrar el avance de uno en
uno por ciento.
Con lo anterior queda lista la gráfica de avance para recibir la información.

4.1.2 Grafica de rendimiento.

La grafica de rendimiento nos sirve para observar el ritmo de velocidad de trabajo


al mismo tiempo que las metas parciales se van logrando con el transcurso del
tiempo.

En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y la abscisa los días de


duración del proyecto más la tolerancia calculada.

En esta grafica se señala la meta final que se encuentra sobre el renglón del 100%
de eficiencia y las coordenadas del tiempo final del proyecto.

Esta información se procesa en el cuadro de avance del proyecto que se muestra


a continuación.
a. En el momento de recibir información de avance real:
1. Se anota el día de la información.
2. Se expresan los números de las actividades realizadas.
3. Se anotan los porcentajes.
4. Se anota el total acumulado de las actividades terminadas con anterioridad.

b. Después de hacer la anotación anterior, se calcula lo siguiente:


1. Indicar los días programados de ejecución para cada actividad informada.
2. Se determinan los recíprocos de los tiempos anteriores para indicar el volumen
del trabajo o carga correspondiente a cada día.
3. Se señalan los días transcurridos en cada actividad de acuerdo con el
programa, y no con los días transcurridos en el avance.
4. Se multiplican los valores para obtener el porcentaje del trabajo, que deben
cumplirse conforme el programa, para cada actividad.
5. Se calcula el factor del avance total por actividad multiplicado por el factor de la
unidad de avance por el número de días programados.
6. Se ajusta el porcentaje de avance en el proyecto con el porcentaje real de la
actividad. Esto se multiplica por el porcentaje de actividad de la columna por el
porcentaje del factor de avance total.

Cierre del proyecto.

El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de


hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte como de bien o de mal se
ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios)
previstos.

El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación;


donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el
margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.

Un proyecto ha finalizado cuando:

•Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por
completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
• Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes
adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente
(independientemente de que aun no se haya cobrado).
4.2.1 Objetivo del cierre del proyecto.

Objetivos principales:

• Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los


beneficios obtenidos.

• Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las


previsiones iniciales y el resultado.

• Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios:

• Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa


(conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación, productos, etc. ).

• Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades


comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad
con nuevos contratos.

4.2.2 Aceptación del proyecto

Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la


aceptación del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro
antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento.

Con la firma del acta de aceptación, el cliente certifica que ha revisado los trabajos
presentados y que está conforme con ellos.

4.2.3 Informe del cierre del proyecto

El informe del cierre del proyecto es un documento final producido en el proyecto y


usado por la directiva de la organización para evitar que persistan aun faltas y de
esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las
actividades realizadas como cierre formal y debe definir los problemas, riesgos, y
recomendaciones fundamentales que deben de seguirse a partir de ese momento.

De manera general el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier


elemento importante que considere. Normalmente debe ser producido una vez que
el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando
se decida cerrar el proyecto por alguna razón.

Se recomienda siempre hacer un informe de cheques de cada fase que vaya


terminando en el caso de que el proyecto sea grande o complejo, de tal manera
que luego sea mucho más simple.
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el
proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa;
contiene la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en
caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello.

A continuación se muestran alguno elementos que se consideran importantes


incluir en el informe, aunque puede definirse como un formato con los acápites
que se entienden necesarios:

Descripción del proyecto. Resumen con la descripción general del proyecto, que
brinda una visión global acerca de sus objetivos.

Planes de ejecución del cierre. Definir porque esta cerrándose el proyecto ya sea
porque losresultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado o el
presupuesto ha sido agotado.

– La documentación del cierre se compone:


• Balance de ingresos y gastos.
• Informe de situación final.
• Lista de documentación generada.
• Lista de productos generados.
• Otros, en función de la empresa, y del proyecto concreto.

– Balance de ingresos y gastos.


• Se presentan las desviaciones en el presupuesto.
• Criterios: valores negativos, indican ahorro salvo al evaluar los ingresos y el
margen; los valores positivos indican gastos aunque no hayan sido a los previstos.
• Hay que incluir todos los ingresos y gastos aunque no hayan sido contablemente
imputados.

– Informes finales.
• Informe económico: resumen del balance de ingresos y gastos.
• Informe de situación final: descripción general, en el lenguaje no técnico del ciclo
de vida del proyecto.
• En proyectos largos y complejos: informes intermedios coincidiendo con hitos
temporales.

– Indicadores económicos de primer orden.


• Son los valores numéricos más efectivos.
• Función del proyecto: indican el volumen del proyecto.
• Margen del proyecto: ingresos-costos.
• Costes: valor de los factores de producción que se ponen en juego y se
consumen para realizar una actividades.
• Beneficio del proyecto: margen-costes de oportunidad.
• Precio de venta de la hora trabajada.
• Por una idea del precio al que deberían venderse la hora de trabajo para obtener
rentabilidades similares.
• Componentes delcoste del proyecto: son indicadores que muestran la
importancia de cada partida de costes.
• Valor relativo del esfuerzo propio.

– Indicadores financieros.
• Hacen referencia al origen de los fondos utilizados y de su proyección en el
tiempo.
• Porcentaje de endeudamiento externo.
• Porcentaje de endeudamiento interno.
• Valor actual neto del proyecto.
• Tasa de rendimiento interno del proyecto.

– Indicadores de ocupación laboral.


• Dan una idea objetiva de cuantas personas hacen falta para un trabajo.
• Sirven para saber si sobra o falta personal.
• Carga de trabajo= número de horas (de una determinada categoría) necesarias
para completar un trabajo.

– Indicadores de gestión.
• Son las desviaciones respecto a lo previsto de plazo de ejecución, costes,
margen y contingencias.

Existen en los informes de cierre de proyecto otras utilidades:


• Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas.
• Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por cada
responsable.
• Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con cada cliente.
• Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o emergentes.

La documentación del cierre se compone:

• Balance de ingresos y gastos.


• Informes de situación final.
• Lista de documentación generada.
• Lista de productos generados.
• Otros, en función de la empresa y del proyecto concreto.
4.2.4 Evaluación y retroalimentación

Las aéreas generales en lasque se puede aplicar la metodología de la evaluación


de proyectos son:

• Instalación de una planta totalmente nueva.


• Elaboración de un nuevo producto de una planta ya existente.
• Ampliación de la capacidad instalada o creación de sus sucursales.
• Situación de maquinaria por obsolencia o capacidad insuficiente.

Este estudio profundiza la investigación en fuentes secundarias y primarias en


investigación de mercado, detalla la tecnología que se empleará, determina los
costes totales y la rentabilidad económica del proyecto, y es la base en que se
apoyan los inversionistas para tomar una decisión.

El nivel más profundo y final es conocido como proyecto definitivo. Contiene


básicamente toda la información del proyecto, pero aquí son tratados los puntos
finos. Aquí no solo deben presentarse los canales de comercialización más
adecuados para el producto, sino que deberá presentarse una lista de contrato de
ventas ya establecidos que debe actualizar y preparar por escrito las cotización de
la inversión, presentar los planes arquitectónicos de la construcción, etc. La
información presentada en el proyecto definitivo no debe alterar la decisión
tomada respecto a la inversión, siempre que los cálculos hechos en el
anteproyecto sean confiables y hayan sido bien evaluados.

La ultima parte de proceso es, por supuesto, la cristalización de la idea con la


instalación física de la planta, la producción del bien o servicio y por ultimo; la
satisfacción de una necesidad humana o social, que fue en lo que un principio dio
origen a la idea y el proyecto.