1. Apresentações
2. Expectativas
3. Objetivos
4. Conteúdo Programático
5. Agenda do Curso
1
30
Perfil do Professor
30
Conteúdo Programático
Conceitos de BPM
Objetivos do Curso
4
Conhecendo a ABPMP
MISSÃO
• Engajar-se em atividades que promovam a prática de
gerenciamento de processos de negócio.
• Desenvolver um Corpo Comum de Conhecimento para BPM.
• Contribuir com o avanço e desenvolvimento de habilidades dos
profissionais que trabalham em BPM.
5
10
Áreas de Conhecimento BPM
6
Reflexão
Gart Capote
Presidente da ABPMP Brasil
7
NA
Definição de Negócio
O que é um negócio?
8
Definição de Negócio – Mapa de Contexto
Mapa de Contexto Organizacional
INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS
GOVERNO ECONOMIA CULTURA
Taxa de Juros Mudanças de Comportamento
Regulamentações Emprego
Câmbio Grupos de Pressão
Contribuições
Sociais
RECURSOS ORGANIZAÇÃO
Pedidos, especificações
e feedback
Produtos e serviços
CONCORRENTES
9
Gestão por Função
NA
10
Problemas nas Organizações por Funções
Falta de Falta de
Envolvimento Transparência
Disputas Abdicação
Organizacionais
Mediocridade
Apatia Centralização
Envolvimento
Antagonismos Refrateriedade
Internos
11
O resultado é a mediocridade
12
Evolução da Gestão
A P
C D
13
30
Gestão por Processos
14
10
Definição de BPM
15
20
BPI versus BPM
16
Benefícios do BPM
17
BPM não é só Vantagens Competitivas
É um estado de
espírito que envolve
toda a organização!
18
Os sete pecados capitais do BPM
Não firmar
Não se conectar com Descuidar da
compromissos sobre
as estratégias Implementação
resultados e metas
Falha na medição
Não envolver as
permanente do
pessoas certas
desempenho
Crença que
precisamos reinventar Não tratar as
a empresa questões humanas
19
Construindo o Sincronismo Organizacional
Estratégias
Estratégia
Processos
Processos
Pessoas Pessoas
Tecnologias
20
É preciso mudar o Paradigma
21
EXERCÍCIO
22
Conceito de Mudança Organizacional
23
30
Causa das Mudanças
Estrutural Cultural
Redução de
Custos Economia
• Incremental
Processos • Não Planejada
• Planejada
24
Causas dasCausas
Resistências
das Resistências
as Mudanças
Nenhuma
razão
25
As resistências as Mudanças
26
Estudo de Caso Empresarial
1-A EB já tentava se ajustar as mudanças mesmo antes da sua compra pelo Jacob Safra e quais são esses
indicativos?
5-A internet foi um fator decisivo para impulsionar a assinatura on line e reduzir a utilização de CD ?
8-Há indicativos de uma organização com a cultura de gestão por processos ou gestão de processos?
27
20
Definição de Processo
O que é um processo?
É um conjunto definido de atividades ou comportamentos
executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais
objetivos e são formados por tarefas ou atividades inter-
relacionadas que solucionam uma questão específica.
Processador
stakeholders
28
30
Elementos do Processo
29
Hierarquia de Processo
Nível
3
Atividade • Cadastrar Fornecedores.
30
Categorias de Processos
Alto
IMPACTOS DO PROCESSO
PRIORIDADE 1
PRIORIDADE 2
SOBRE OS FCS ou DE
Redesenho imediato
Baixo
PRIORIDADE 4
PRIORIDADE 3
Mantém
Baixo Alto
DESEMPENHO DO PROCESSO
32
30
Use Matriz de Decisão
NA
33
30
EXERCÍCIO
34
O Ciclo de Vida BPM
Liderança Valores
Mensuração
Monitoração
e Controle
Análise e
Dono
Modelagem
do Processo
Metodologia
Implementação
Crenças do Redesenho
Redesenho/
Modelagem
Cultura
35
60
Ciclo de Vida BPM
Liderança Valores
Cultura e Estratégias
Planejamento Patrocínio
Estratégico
Sensibilização
Mensuração
Dono
Metodologia
Crenças
Cultura
36
30
Mapa de Contexto
INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS
GOVERNO ECONOMIA CULTURA
Taxa de Juros Mudanças de Comportamento
Regulamentações Emprego
Câmbio Grupos de Pressão
Contribuições
Sociais
RECURSOS ORGANIZAÇÃO
Pedidos, especificações
e feedback
Produtos e serviços
CONCORRENTES
37
Perguntas de Apoio
38
Exemplo Ilustrativo: Empresa Aérea
Integração de Fatores Críticos de Sucesso, Indicadores, Metas e Planos e Ação
Serviços Menores
no horário preços
Objetivos Indicador Meta Iniciativa
Processos
Internos Giro rápido * Giro rápido * Tempo em terra * 30 minutos
em terra em terra * Partidas no * Otimização do
horário * 90% ciclo de tempo
Aprendizado
Alinhamento do
pessoal em terra
39
EXERCÍCIO
40
O Ciclo de Vida BPM
Liderança Valores
Patrocínio
Planejamento
Estratégico Sensibilização
Análise e
Dono
Modelagem
do Processo
Metodologia
Crenças
Cultura
41
60
Modelagem e Análise de Processos
30 42
Cuidados
Cuidados na Modelagem/Análise
na modelagem dosprocesso
e análise de um Processos
• Ouvir cuidadosamente os indivíduos que conhecem os processos porque
eles darão informações importantes.
43
Cuidados na modelagem e análise
Cuidados durante de umdo
a Análise processo
Processo
• Verificar o grau de maturidade da organização em mapeamento (se muito iniciante,
não esqueça do processo de sensibilização e apoio do corpo executivo);
• Realizar Benchmarking.
46
Muita calma nessa hora!
47
Fluxo e atividades para a Modelagem
48
Maneiras para realizar a Modelagem
49
Definindo Regra de Negócio
Exemplos:
Se o valor do pedido for maior que R$ 50.000,00, obter
aprovação prévia do Gerente Financeiro.
10 50
Padrões de Modelagem
É um padrão relativamente novo criado pelo Business Process Management Initiative, um consórcio de
BPMN fornecedores de ferramentas no mercado BPM que concluiu fusão com Object Project Management
Group (OMG), um grupo de definição de padrões para sistemas de informação. BPMN está se tornando o maior e mais
aceita notação de modelagem do setor. Fornece uma simbologia simples, mas robusta, para modelar todos os aspectos
dos processos de negócio (gráficos no próximo slide)
É utilizada para demonstrar um simples fluxo contínuo da esquerda para direita dos processos que diretamente
Cadeia de Valor contribuem para produzir valor para os clientes da organização. Essa notação introduzida por Michael Porter é
tipicamente aplicado em planejamento estratégico.
Fornece um conjunto de nove ou mais padrões de técnicas de diagramação e notações principalmente para descrever
UML –Unifield requisitos de sistemas de informação. Embora a UML seja utilizada principalmente para
Modeling análise e desenho de sistemas de informação, um número limitado de
organizações também utiliza diagramas de atividade UML para modelagem
Language de processos de negócio.
É um padrão de processamento federal de informação dos Estados Unidos desenvolvido pela FAA para documentar
IDEF-0 processos de fabricação
É um conjunto de notação e técnica de modelagem desenvolvida como metodologia da IBM para reengenharia de
LOVEM-E processos de negócio. Adiciona fluxogramas com raias, o conceito de cliente e natureza de trabalho colaborativo entre
partes internas e externas e suporte de sistemas de informação.
51
Fluxo de um Processo – Padrão Tradicional
52
Elementos do Fluxograma
30 53
Mapa de Processo
Elementos do Fluxograma
54
Mapa de Processo
Elementos do Fluxograma
55
Fluxo de um Processo – Padrão BPMN
Objetivo: assegurar que a venda e a entrega de um produto X ocorra dentro dos padrões
previamente definidos para gerar valor aos interessados
56
Elementos do BPMN
Objeto Descrição Figura
É algo que acontece durante um processo de negócio. Estes
Evento eventos afetam o fluxo do processo e têm geralmente uma causa
e um impacto.
57
30
Mapa de Processo
Elementos do BPMN
Objeto Descrição Figura
É um objeto de dados considerado como artefato e não como
Associação fluxo de objeto. Fornece informação sobre o que o processo faz e
pode ser utilizado para representar documentos tais como:
fatura, nota fiscal, etcc
1-É um processo?
2-Numa fábrica de alimentos é um processo de negócio?
3-Quais os insumos e recursos materiais?
4-Tem medidas e medidores de eficácia?
5-O processo tem tempos e medições?
6-Tem método?
7-Tem tecnologias que suportam o processo?
8-Tem recursos humanos competentes?
9-Tem equipamentos e processadores?
10-Quem é dono do processo?
11-Tem cliente?
12-Tem conhecimentos e informações?
13-O processo tem objetivo?
14-O processo é composto por atividades e tarefas?
15-O processo tem entradas e saídas?
16-O processo tem regras?
59
15 NA
Check List para Análise de Processo
1-Existem atividades que não agregam valor? 2-Atividades são realizadas em duplicidade?
3-Há atividades entendidas de maneira diferente? 4-Existe excesso de burocracia?
Ambiguidade
5-São observados gargalos com interrupção do 6-É possível adequar ou reduzir o tempo de ciclo
fluxo de atividade? do processo?
6-O layout é adequado à execução das atividades 7-Há excesso ou falta de regras para realização das
com segurança e eficiência? atividades?
8-Legislação e Regulamentações estão 9-É possível automatizar as atividades ou parte
contempladas nos procedimentos? delas?
10-Possibilidade de parcerias com fornecedores? 11-Há necessidade de registros?
12-Atividades críticas e pontos para coleta de 13-Há necessidade de redimensionar as equipes
dados estão identificados? quanto à qualificação e quantidade de pessoas?
14-Recursos (equipamentos, software, 15-As condições de segurança das pessoas, do
ferramentas) são de tecnologia atualizada e em patrimônio e das informações são adequadas?
quantidade suficiente?
16-São necessárias ações de proteção ao meio 17-Há oportunidade de redução dos custos?
ambiente?
18-É uma atividade que gera informações 19-É uma atividade cuja realização depende de
relevantes a serem disseminadas? Comunicação. Conhecimento tácito e que precisa ser explicitado?
60
Exemplo Simples da Análise de Processo
Objetivo do Processo: realizar a cobrança de empréstimos concedidos pelo Governo Federal a estudantes
Universitários através do FIES.
61
Exemplo Simples da Análise de Processo
Análisar de Processo
62
EXERCÍCIO
63
Apresentação dos Fluxos Modelados e Analisados
64
Mapa
Elementos
de Processo
do Padrão BPMN
Fluxo de Mensagem
Piscina ou Pools
Fluxo de Mensagem
Lanes
Objeto de
Dados
65 NA
BMPN
Elementos
na Prática
do Padrão BPMN
66 NA
Elementos
Mapa de Processo
Elementos do
do BPMN
Padrão BPMN
Objeto de Dado
Fluxo de Mensagem
Atvidade
Associação
Evento - Início
Evento - Fim
67 NA
Mapa
Elementos
de Processo
do Padrão BPMN
Fluxo de Sequencia
Normal
68 NA
Elementos do Padrão BPMN
Grupo de Atividades
Direciona o fluxo
para caminhos
paralelos ou faz
junção
Objeto de Dado
Dimensão de Tempo
Pool
Lanes
69 NA
Elementos do Padrão BPMN
O evento representa algo que ocorre durante a execução de um Grupo de Atividades Direciona o fluxo para
processo afetando o fluxo.
caminhos paralelos ou
faz junção
Mensagem
Início
70 NA
Elementos do Padrão BPMN
Direciona o fluxo para
caminhos paralelos ou
faz junção
71 NA
Elementos do Padrão BPMN
Evento de
Sinal de Timer
Término
Sub Processo
Sinal de Timer
Sinal de Timer
72 NA
Elementos do Padrão BPMN
Sinal de
Sinal de Timer encerramento
com quebra
de página
Sub Processo
Captura do
Sinal de
encerramento
73 NA
Elementos do Padrão BPMN
Decisão
Sub Processo
Objeto de
Dados
74 NA
Elementos do Padrão BPMN
Existe uma
Tem que ser uma condição lógica
sequencia
verdadeira
Compensação
75 NA
Elementos do BPMN
Loop do Sub
Processo
Sinal de
encerramento
Sub Processo
Captura do
Sinal de
encerramento
76 NA
Elementos do BPMN
Compensação
Cancela
Erro ou
tratamento
por exceção
77 NA
Elementos do BPMN
78 NA
Medição de Processos - Conceitos
79
Medição de Processos
“Aquilo que não pode ser medido não
pode ser gerenciado”
80
30
Indicadores versus Índices
• Indicador
“Aquilo que se quer ou que se precisa medir.”
Ex. Tempo de entrega do produto
• Índice
“Expressão numérica do indicador.”
Ex. 3 dias da compra
81
Dimensões fundamentais de Métrica
Tempo é uma métrica de
duração do processo (mede
o tempo que leva entre o Qualidade– é expresso
início e o fim do processo) com percentual
• Satisfação é a métrica da
Custo é uma métrica de satisfação do cliente,
valor monetário geralmente associada ao
• Custo de Recurso nível de expectativa.
(associado com os • Variação é a métrica
recursos humanos ou não de quantidade da
para completar um diferença entre resultado
processo) real e o esperado.
• Custo de Oportunidade • Erro ou taxa de
(é o valor que é perdido defeito é um exemplo
de um processo por não de variação na medição
produzir o resultado). de erros associados
com a saída de um
processo
Capacidade é o montante
ou volume de uma saída,
produto ou serviço viável
associado a um processo 82
Indicadores e Índices de Medição da Saúde
Saúde
O que se quer medir(indicador) Índices
83
Exemplo de Métricas de Medição
Relatório de
Tempo Médio Somatório dos Tempos de Resposta
coleta de preços Mensal
≤ 48
de Resposta Nº de consultas no mês horas
(cotação).
Relatório de
Pontualidade Total de pedidos entregues no prazo x 100
de entrega Total de pedidos entregues
Inspeção de Semanal ≥ 95%
recebimento.
Não
Relatório de
conformidade Qdade. de Produto Não Conforme x 100
de Produto Total de produtos recebidos
Inspeção de Semanal ≤ 3%
recebimento.
Adquirido
84 NA
EXERCÍCIO
Indicadores internos
85
O Ciclo de Vida BPM
Liderança Valores
Patrocínio
Planejamento
Estratégico Sensibilização
Análise e
Dono
Modelagem
do Processo
Metodologia
Crenças
Redesenho/
Modelagem
Cultura
86
60
Conceito para Redesenho de Processos
10 87
Princípios do Redesenho
10 88
Cuidado com os remendos
10 91
Exemplo Simples de Redesenho de Processo
Objetivo do Processo: realizar a cobrança de empréstimos concedidos pelo Governo Federal a estudantes
Universitários através do FIES.
92
EXERCÍCIO EM SALA
93
O Ciclo de Vida BPM
Liderança Valores
Patrocínio
Planejamento
Estratégico Sensibilização
Análise e
Dono
Modelagem
do Processo
Metodologia
Implementação
Crenças do Redesenho
Redesenho/
Modelagem
Cultura
94
60
Implementação
95
Requisitos para Implementação
Requisitos Requisitos
Processos executáveis, manuais ou automáticos Métricas e instrumentos de BPM definidas
(scripts e regras de negócio)
Aceitação do usuários através de gerenciamento Plano para avaliação dos processos com
de mudança bem sucedido avaliação continuada para melhoria
96
Requisitos para Implementação
Requisitos Requisitos
Revisão de objetivos, entregáveis, métricas e temp Gerente de negócios sênior e Gerente de processos
o do projeto decidirão se ou não terceirizar o processo de negócio
97
Cronograma de Implementação
Escuta ampliada
Entrevistas contextualização
Mapa de contexto e definição processos
críticos
Preparando-se para a mudança
Capacitação multiplicadores
Elaboração “como são”
Entrega e análise dos processos “como são”
Elaboração “como deverão ser”
Entrega e análise dos processos “como
deverão ser”
Ajustes processos redesenhados – elaboração
dos procedimentos e plano de
implementação
Apresentação dos procedimentos e planos de
implementação
Reunião entrega / validação – processos
Com comitê gestor – reunião final
98
A evolução da TI no suporte ao BPM
99
O que realiza um BPMS
100
Tecnologias BPMS e o que realizam
Tecnologia de BPM ou BPMS
Tecnologias O que realizam
Monitoramento e Controle modificar o fluxo de processos baseado em medições
de desempenho, requisitos de balanceamento de carga
de trabalho e papéis alteráveis de colaboradores
Suporte à decisão e gerenciamento de dese rastrear e reportar métricas críticas
mpenho
Sistema de Gerenciamento de Regras de provê a capacidade para desenvolver declarações que
Negócio (motor de regras) monitoram eventos de processos e, então, tomam
ações específicas baseadas em uma ocorrência de evento
Formulários
GED Eletrônicos
Gerenciamento
de
Fluxo Workgroup
102
Critérios para Adquirir um BPMS
103
Tipos de Sistemas de BPM
104
Exemplos de um BPMS
105
O Ciclo de Vida BPM
Liderança Valores
Patrocínio
Planejamento
Estratégico Sensibilização
Mensuração
Monitoração
e Controle
Análise e
Dono
Modelagem
do Processo
Metodologia
Implementação
Crenças do Redesenho
Redesenho/
Modelagem
Cultura
106
60
Governança numa Cultura de Processos
Responsabilidades
108
Governança BPM
BPMO
Comitê Centros de
Executivos
Gestor Excelência
Definição de padrões,
métodos, ferramentas
educação,
treinamentos,
Sua missão poderá princípios e práticas
incluir a identificação de gerenciamento de Prestação de Contas
e resolução de processos, pelo gerenciamento
problemas , governança no de processos
integração, entre desenho do essenciais e no
lideranças funcionais proccesso geral, desenvolvimento
alocação de recursos de mecanismos
departamentais),
e reportes de para integrar e alinhar
alocação de recursos métricas
e alinhamentos de esses processos
uma maneira geral
109
Governança BPM - Escritório de Processos
110
Funções e Responsabilidades no BPM
111
Funções e Responsabilidades no BPM
Funções Responsabilidades
Analista de São responsáveis pela análise de
Negócios informações e tecnologias necessárias para seus clientes de
negócio, visando auxiliar na proposta de soluções de informação e tecnologia.
112
O Ciclo de Vida BPM
Liderança Valores
Mensuração
Monitoração
e Controle
Análise e
Dono
Modelagem
do Processo
Metodologia
Implementação
Crenças do Redesenho
Redesenho/
Modelagem
Cultura
113
60
Construindo a Sincronia Organizacional
Estratégias
Estratégia
Processos
Processos
Pessoas
Pessoas
Tecnologias
10 114
As emoções humanas
30m
116
Perfil Comportamental
10m
117
Perfil Comportamental
Dominância Influência
+ - + -
Independência Necessidade de poder Otimista Impulsivo
Auto motivação Não confiam nos outros Sociável Irracional (às vezes)
Criar próprias soluções Não pedem ajuda Empático Fala muito
Persistência Não é bom ouvinte Comunicativo Não tolera rejeição
Falar o que pensa Atropelador Confiante
Leal e confiável
Motivador
Estabilidade Conformidade
+ - + -
Flexível Resistência a mudanças Forte em atividades Ignora problemas
Adaptável Passivo técnicas Resistência
Energia e Vitalidade Zona de Conforto
Bom ouvinte Alta racionalidade Conservadorismo
Evita conflitos Minucioso exarcebado
Concentração
Organização Não trabalha bem
Afeito à regras e sob pressão
procedimentos 20m
118
Temperamento, Caráter e Personalidade
5m
119
É preciso matar a sede do Saber
C+H+A=R
C = Conhecimentos
H = Habilidades
A = Atitudes
R = Resultados
20m
120
Competências Essenciais para lidar com o BPM
121
Testando o Cerebelo
122
Elementos de BPMN
Modelagem Processo de Pedido Medicamento
Fluxo de Mensagem
Grupo de Atividade Fluxo Normal
Anotações
Tarefa
128
Sinais do Bizagi
Ao clicar numa
tarefa ou Define que há
atividade vai uma regra de
transfomá-la em negócio. O que
sub processo que é regra de
negócio?
129
Documentação no Bizagi
130
Documentação no Bizagi
131
Sinais do Bizagi e Elementos BPMN
Publicar a
documentação
em ferramentas
como
Word/PDF
Valide na medida que vai modelando
Indica que
aquela
decisão deve
ser escalada a
nível superior
132
Varias atividades
são processadas
num mesmo
conjunto. Se uma
falhar, as outras
param
O sub processo
aparece
minimizado
junto com o
processo
As tarefas no sub
processo não
puderam ser
conectadas com
os fluxos de
sequência
quando estes
foram
desenhados.
133
134
Exercício no Bizagi
135
Exercício no Bizagi
Objetivo do Processo: controle de viagens e hospedagens de empregados
136
Exercício no Bizagi
Sub Processo
137
Exercício no Bizagi
Objetivo do Processo: realizar compras e procedimentos de controles internos
138
Exercício no Bizagi
Sub Processo: Ordem de Compra
139
Exercício no Bizagi
Sub Processo: Cotação
140
Exercício no Bizagi 11
EXERCÍCIO
Objetivo do Processo: assegurar o suprimento de pessoal conforme as competências definidas para a função.
Indicador de Desempenho do Processo: 100% de empregados admitidos adaptados as funções nos primeiros 3 meses
Tempo de Execução para entrega do serviço: 15 dias
141
Exercício no Bizagi
Sub Processo de Seleção
142
Exercício no Bizagi
Sub Processo: Divulgação da Vaga
143
Referências Bibliográficas
• MONTEIRO, J. M., De SORDI, J. O. O sistema ERP e a sua contribuição para a mudança de gestão
das empresas: da gestão funcional para a gestão por processos. eGesta – Revista Eletrônica de
Gestão de Negócios. Santos. Universidade Católica de Santos v.2, n.2, p.39-68abr./jun.2006.
• ROCHA, Paulo: ALBUQUERQUE, Alan, Sincronismo Organizacional. São Paulo: Saraiva 2007
• RUMMLER, G. A., BRACHE, A. P. Melhores desempenhos das empresas. 2.ed. São Paulo:
Makron Books, 1994.
• SANTOS, R.P.C. Engenharia de Processos: conceitos e prática. Rio de Janeiro: COPPE-EE / UFRJ,
2001.
• SENGE, Peter. The fifth discipline. New York: Doubleday Currency , 1990.
• TENNER, Arthur R.; DeTORO, Irving J. Process redesign - Implementation Guide for Managers.
New Jersey. Prentice Hall, 2000
• TOMASKO, Robert M. Rethinking, Repesnando as Organizações. São Paulo: Makron Books,
1994.
• VALLE, R.; OLIVEIRA, S.B. (Org.). Análise e modelagem de processos de negócio: foco na
notação BPMN. São Paulo: Atlas. 2009.
• GUIA PARA GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS (BPM CBOK) – Association Of
Business Process Management professionals 145
Contato Green Rabbit
Dúvidas: bpm@greenrabbit.com.br
End. Rua Presidente Vargas n.1733 sala 1001 – Centro – Rio de Janeiro RJ
Telefone: (21)2547 6861
146