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Sumário

GERECIANDO ARQUIVOS COM O WINDOWS EXPLORER ..............................................................3


CARREGANDO O WINDOWS EXPLORER ...................................................................................3

Método 1 .................................................................................................................................3

CARREGANDO O WINDOWS EXPLORER ...................................................................................5

Método 2 .................................................................................................................................5

EXPLORANDO A BARRA DE FERRAMENTAS DO WINDOWS EXPLORER ....................................5

ALTERANDO O MODO DE VISUALIZAÇÃO DOS ICONES ............................................................6

CRIANDO PASTAS ...................................................................................................................10

CRIANDO A PASTA PRINCIPAL ................................................................................................10

CRIANDO AS SUBPASTAS ........................................................................................................14

CRIANDO UMA ESTRUTURA MODELO PARA NOVOS CLIENTES ..............................................15

SIMULANDO A CRIAÇÃO DE UM NOVO CLIENTE ....................................................................17

COPIANDO ARQUIVOS............................................................................................................19

MOVENDO ARQUIVOS ...........................................................................................................24

APAGANDO PASTAS ...............................................................................................................26

OPÇÃO PARA APAGAR PASTAS ...............................................................................................27

APAGANDO ARQUIVOS ..........................................................................................................28

APAGANDO MÚLTIPLOS ARQUIVOS .......................................................................................29


VERIFICANDO O TAMANHO DOS ARQUIVOS..............................................................................32
GERECIANDO ARQUIVOS COM O WINDOWS EXPLORER
Versão: Windows XP / 32 bits

Um dos grandes desafios atualmente na gestão da informação é a organização dos


dados. O Windows, como outros sistemas operacionais, tem por principal função controlar e
organizar os arquivos em seu computador.
Há diversas versões do sistema operacional da Microsoft no mercado. A versão ainda
mais utilizada é o Windows XP.
O Windows possui um programa para gerenciamento de arquivos, chamado
WINDOWS EXPLORER. Esse programa é a ferramenta que aprenderemos a manipular para
criar pastas e manipular os arquivos gravados em seu computador.
A pasta Meus Documentos é utilizada pelo sistema operacional como local padrão de
armazenamento de arquivos, mas o que não impede que possamos criar nossa própria
estrutura de pastas. No dia a dia o advogado é obrigado a gerar dezenas de documentos e de
acordo com a exigência dos tribunais, convertê-los em PDF para o peticionamento eletrônico.
Na hora de peticionar uma pergunta predomina: Onde salvei o arquivo?!?!?!
O objetivo deste roteiro é ensina-lo a criar uma estrutura de pastas eficiente e de fácil
manipulação. Criaremos uma estrutura modelo e a utilizaremos para criar a estrutura para
novos clientes.
Antes de começar informo que há diversas maneiras de realizar a mesma ação. Por
exemplo: Há pelo menos cinco formas diferentes de copiar um arquivo no sistema operacional
Windows. Tratarei de mostrar o método mais simples para facilitar o aprendizado.
Vamos então aprender a utilizar o programa.

CARREGANDO O WINDOWS EXPLORER


Método 1

1. Clique no botão Iniciar


2. Clique sobre a opção Todos os Programas
3. Clique em Acessórios.
4. Clique sobre o item Windows Explorer.
5. O Windows Explorer será aberto. Veja a imagem abaixo.

Na parte esquerda da janela, encontramos a lista de pastas. Esta área é utilizada para
selecionar a pasta em que desejo ver os arquivos. Na imagem, a pasta Meus documentos
está selecionada. Uma cor de fundo cinza demonstra qual pasta está ativa.

Além da identificação da cor, encontramos também na barra de endereços a pasta


atualmente selecionada:

A barra de títulos também exibe qual pasta está ativa. Não faltam opções para
identificar a pasta aberta.

No lado direito da janela, encontramos a área de visualização. Esta área é utilizada


para a visualização dos arquivos que estão gravados na pasta selecionada. Na imagem há
duas pastas salvas dentro da pasta Meus Documentos: Minhas Imagens e Minhas
Músicas.

É neste espaço que iremos criar nossas pastas para manipulação dos arquivos.
CARREGANDO O WINDOWS EXPLORER
Método 2

Para carregar o Windows Explorer de forma rápida basta pressionar a seguinte


sequência de teclas:

TECLA DO WINDOWS + E
A tecla do Windows é aquela localizada entre a tecla CTRL (Control) e
a tecla ALT do lado esquerdo do teclado.

EXPLORANDO A BARRA DE FERRAMENTAS DO WINDOWS EXPLORER

Muitos comandos do Windows Explorer estão acessíveis pela barra de Ferramentas. Veja
abaixo a imagem da barra e a descrição dos botões.

1 2 3 4 5 6
1 – Retornar
Quando pressionado, voltamos para a pasta anterior acessada

2 – Avançar
Quando pressionado, avança para a próxima pasta. Só funciona se tivermos utilizado o
botão Retornar.

3 – Um nível Acima
As pastas são criadas respeitando-se uma hierarquia. Podemos gravar subpastas dentro de
pastas. Por exemplo: Se estivermos com a pasta Meus Documentos aberta, ao pressionarmos esse
botão retornaremos para a pasta Área de Trabalho, que é a pasta localizada um nível acima da
pasta Meus Documentos.

4 – Pesquisar
Quando pressionado, uma janela é exibida para que possamos informar os critérios de
pesquisa do arquivo desejado.

5 – Lista de pastas
Na imagem esse botão está ativo. Se desativarmos a lista de pastas que é exibida do
lado esquerdo da tela do Explorer será fechada. Para exibi-la, basta ativar novamente o botão
clicando sobre ele.

6 – Modos de visualização
Este ícone quando pressionado exibe um menu de opções para as formas diferentes de
visualizarmos os ícones na janela de visualização do explorer. No exemplo dado
anteriormente, o modo detalhe estava sendo exibido. É neste modo que poderemos checar o
tamanho do arquivo gerado. É assim que identificaremos se a petição está ou não dentro do
tamanho recomendado pelo tribunal onde o peticionamento será feito.
Vamos trabalhar com este tópico.

ALTERANDO O MODO DE VISUALIZAÇÃO DOS ICONES

Ao pressionarmos o botão Modos de Exibição, um menu de opções é exibido. Veja


abaixo.

Há cinco formas diferentes de visualizarmos os arquivos. Vou selecionar uma pasta diferente
para mostrar os diferentes modos de exibição. Na janela a esquerda selecionarei a pasta
C:\WINDOWS. Esta é a pasta principal do sistema operacional.

Modo 1: Miniaturas (uma miniatura dos arquivos é exibida).

Modo 2: Lado a Lado (traz informações parciais sobre o arquivo, além de exibir mais ícones na
tela).
Modo 3: Ícones (prioriza a exibição dos ícones)

Modo 4: Lista (diminui o tamanho dos ícones para priorizar o volume de arquivos a serem
exibidos).
Modo 5: Detalhes (exibe detalhes do arquivo, como por exemplo o tamanho, data de
modificação, data de criação, entre outras informações)
Iremos trabalhar no modo DETALHES.
CRIANDO PASTAS

Antes de iniciar a criação de pastas, tenha em mente a forma de organização que você
precisa em seu escritório. Uma sugestão que faço é a criação de pastas principais com o nome
dos clientes. Dentro de cada pasta desta criaremos subpastas para documentos como
Petições, Procurações, Contrato Social, Anexos, Documentos Diversos, etc...
Além da organização dos documentos, a separação por pastas facilita o processo de
cópia de segurança (backup). Imagine ter que copiar os seus dados que estão salvos na área de
trabalho, na pasta meus documentos ou em outras pastas criadas anteriormente.

CRIANDO A PASTA PRINCIPAL

Nossa pasta principal chamará CLIENTES.

1. Abra o Windows Explorer


2. Clique, com o botão esquerdo do mouse na lista de pastas, sobre a pasta Meus
Documentos.

3. Na área de visualização à direita. Clique com o botão direito do mouse sobre a


área em branco da janela. Um menu de opções será exibido (Não clique com o
botão direito sobre os ícones).
4. Clique no item Novo. Uma nova janela de opções será exibida. Veja abaixo.
5. No menu que foi aberto, clique no primeiro item Pasta. Uma nova pasta será
criada. Veja a imagem abaixo.

6. A pasta que acabamos de criar chama-se Nova Pasta. O texto do nome está
selecionado (cor azul), basta digitar o nome da pasta desejada (vou digitar
CLIENTES).

7. Após a digitação, pressione ENTER. Gravaremos o nome da nova pasta.

8. Observe a lista de pastas, sua pasta já aparece na lista


9. Clicando sobre a pasta CLIENTES, veremos, na área de visualização que não há
arquivos gravados dentro da pasta.

10. Vamos criar agora as subpastas da pasta CLIENTES.


11. Clique com o botão direito do mouse sobre a área em branco da janela.

12. Clique na opção Novo

13. Clique sobre Pasta.


14. Uma nova pasta foi criada e chama-se Nova Pasta, digite sobre o nome
ALESSANDRO (vamos simular que eu sou um cliente de seu escritório) e pressione
ENTER.

15. Sua nova pasta foi gerada.

Repita agora os passos de 11 a 15 para criar a estrutura com o nome de seus clientes.
CRIANDO AS SUBPASTAS

Vamos agora criar as subpastas. A pasta do cliente ALESSANDRO deverá possui as


seguintes subpastas: 1. PETIÇÕES, 2. PROCURAÇÕES, 3. ANEXOS, 4. DIGITALIZAÇÕES, 5.
OUTROS DOCUMENTOS.

OBSERVAÇÃO: A criação de subpastas numeradas facilita a procura dos dados, pois as pastas
são exibidas, por padrão, em ordem alfabética. Dessa forma as pastas estarão sempre em
ordem, mesmo para clientes em pastas diferentes.

1. Clique sobre a pasta CLIENTES, na lista de pastas.


2. Na janela de visualização, clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre a
pasta ALESSANDRO (a pasta será aberta).

3. Na área de visualização (agora em branco), clique com o botão direito do mouse.


4. Clique sobre o item Novo.
5. No menu de opções que foi aberto, clique sobre Pasta. Uma nova pasta será criada.
6. Digite o nome 1. PETIÇÕES e pressione a tecla ENTER. A subpasta foi criada com
sucesso. Veja a imagem abaixo.

7. Agora, repita passos de 3 a 6 para criar a estrutura abaixo.


CRIANDO UMA ESTRUTURA MODELO PARA NOVOS CLIENTES

Ao invés de realizar todos esses passos novamente, para cada cliente do escritório,
podemos copiar essa estrutura e através do recurso de troca de nomes (ou renomear)
utilizaremos a mesma estrutura para quantos clientes desejarmos.
Vamos aproveitar que ainda não há arquivos gravados nas pastas para copiar e utilizar
essa estrutura como modelo.
A pasta principal da estrutura é a pasta CLIENTES. Se precisarmos realizar o processo
de cópia de segurança, basta copiar a pasta CLIENTES que todas as subpastas serão copiadas
automaticamente.
Para criar um modelo de estrutura, vamos duplicar a estrutura do cliente
ALESSANDRO.

1. Abra o Windows Explorer


2. Clique sobre a pasta MEUS DOCUMENTOS na lista de pastas.
3. Clique duas vezes sobre o ícone da pasta CLIENTES. Na área de visualização, você verá
a subpasta ALESSANDRO.

4. Clique com o botão direito do Mouse sobre a pasta ALESSANDRO. Um menu de


opções será exibido.

5. Clique em Copiar. Uma cópia da estrutura toda de pastas foi criada na memória do
Windows. Vamos agora colar a pasta copiada.
6. Clique com o botão direito do mouse sobre a região branca da área de visualização.
Um menu de opções será exibido.

7. Clique na opção COLAR. A estrutura será colada inteira na pasta CLIENTES. Veja a
imagem abaixo. A pasta colada tem o nome Cópia de ALESSANDRO.

8. Para concluir, vamos trocar o nome da pasta. Clique com o botão direito do mouse
sobre a pasta Cópia de ALESSANDRO.

9. No menu de opções que foi aberto, clique em Renomear. O nome da pasta será então
aberto e poderemos digitar um novo nome para ela. Vamos chama-la de MODELO.
10. Vamos então clicar duas vezes sobre a pasta MODELO. Você verá que todas as
subpastas que criamos estão já salvas.

SIMULANDO A CRIAÇÃO DE UM NOVO CLIENTE

Vou faz uma simulação para fixação do conteúdo. Vamos criar uma estrutura de
pastas, com base no MODELO para uma empresa chamada ABC LTDA.

1. Abra o Windows Explorer.


2. Clique sobre a pasta MEUS DOCUMENTOS, na lista de pastas.
3. Abra a pasta CLIENTES.
4. Clique com o botão direito do mouse sobre a pasta MODELOS.

5. No menu que foi aberto, clique em Copiar.


6. Clique com o botão direito do mouse na região em branco da área de visualização.
7. Clique em Colar. Uma nova pasta chamada Cópia de MODELO será criada.
8. Clique com o botão direito do mouse sobre a pasta Cópia de MODELO.
9. No menu de opções que será aberto, clique em Renomear.
10. Digite o nome do cliente, neste exemplo ABC LTDA. Após digitar, pressione ENTER.

11. Pronto. Temos agora uma nova pasta para um cliente, sem arquivos, só com as
subpastas. A pasta MODELO continua intacta e poderemos utilizá-la para outros
clientes.
12. Se você trabalha com pasta para os fornecedores também, crie uma estrutura parecida
para facilitar o controle dos arquivos trocados com o fornecedor.
COPIANDO ARQUIVOS

Além da criação das pastas, precisamos organizar a informação que já se encontra em


nosso computador correto? Acredito que muito ainda salvam seus arquivos na pasta MEUS
DOCUMENTOS e na hora de procurar algum arquivo é uma briga...
Depois que a estrutura de pastas e subpastas foi criada precisaremos mover, copiar ou
até mesmo apagar os arquivos para organizá-los. Começaremos o processo de explicação pelo
processo de cópia.
Vamos imaginar uma situação hipotética. Seu escritório possui um papel de carta
criado no Word que deve servir de base para as petições, procurações, contratos e outros
documentos. A cada novo documento criado no Word precisaremos padroniza-lo correto? Este
processo demora bastante tempo, pois a cada novo documento você deve repetir a mesma
sequência de ações. Muito bem, e se gravássemos um arquivo como modelo e o copiássemos
para outras pastas?
Criei um modelo de procuração e gravei na pasta MATRIZES (Essa pasta não foi criada
em nossos procedimentos, aproveite e pratique a criação desta pasta!).
Vamos então copiar o arquivo para a pasta do cliente.

1. Abra o Windows Explorer.


2. Clique na lista de pastas, na pasta Meus Documentos.
3. Clique duas vezes sobre a pasta Clientes para abri-la.

4. Clique duas vezes com botão esquerdo do mouse para abrir a pasta MATRIZES.
Lembre-se que criei esta pasta depois do procedimento visto anteriormente.
5. O modelo de procuração já está salvo na Pasta. Clique com o botão direito sobre o
arquivo. Um menu de opções será exibido.

6. Clique em Copiar. Uma cópia do arquivo irá para a memória do computador.


7. Na lista de pastas, clique agora na pasta dos CLIENTES.

8. Clique duas vezes sobre a pasta do cliente desejado. No exemplo vou abrir a pasta ABC
LTDA.
9. Em seguida, vou clicar duas vezes sobre a pasta de procurações do cliente (pasta 2.
PROCURAÇÕES).

10. Clique com o botão direito do mouse sobre a área em branco do painel de
visualização. Um menu de opções será exibido.

11. Clique na opção Colar. O arquivo agora será salvo na pasta do cliente desejado.
12. O próximo passo é trocar o nome do arquivo. Um nome de arquivo deverá conter uma
breve descrição do conteúdo. No caso de uma procuração, o nome da pessoa a quem
se refere o documento e fim. Para trocar o nome do arquivo, depois da cópia, clique
com o botão direito do mouse sobre a procuração. Um menu de opções será exibido.

13. Clique em Renomear. O campo do nome do arquivo ficará disponível para


escrevermos um novo nome para ele.
14. Digite agora um novo nome para o arquivo. Vou chamado de Procuração – Diretor
Financeiro – Receita Federal.

Com esse processo temos um novo arquivo que pode ser aberto e alterado para o
cliente. A matriz original está intacta na pasta matrizes.

O processo e cópia e colagem pode ser resumido da seguinte forma.

Passo 1
• Escolher o arquivo a ser copiado

Passo 2
• Copiar o arquivo (CTRL + C)

Passo 3
• Abrir a pasta de destino

passo 4
• Colar o arquivo copiado (CTRL + V)
MOVENDO ARQUIVOS

O processo de mover arquivos pode ser utilizado por você para organizar os
documentos já existentes em seu computador. Atualmente, seus arquivos podem estar na
pasta Meus documentos. Vou demonstrar abaixo um dos processos que podemos utilizar.

1. Abra o Windows Explorer.


2. Clique na pasta MEUS DOCUMENTOS na lista de pastas. Veja a imagem abaixo:

3. Observe na imagem que a documentos do cliente ALESSANDRO, da empresa ABC


LTDA. Vamos movê-los então para a pasta destino. Clique e mantenha o botão
esquerdo do mouse pressionado sobre o nome do arquivo que deseja mover. Farei
isso como exemplo, com o arquivo PROCURAÇÃO – ALESSANDRO TROVATO.
4. Arraste o ponteiro do mouse sobre a pasta de destino. A pasta ALESSANDRO não está
sendo exibida. Apenas a pasta CLIENTES é visível. Posicione o cursor alguns instantes
sobre a pasta CLIENTES, na lista de pastas a esquerda. As subpastas serão expandidas.
Observe a imagem abaixo.
5. Ao abrir a lista de subpastas, desloque o mouse para a pasta desejada. No exemplo,
deslocarei sobre a pasta PROCURAÇÕES. Em seguida soltarei o botão esquerdo do
mouse.

6. Soltando o botão do mouse o arquivo deixará a pasta MEUS DOCUMENTOS e será


movido para a subpasta PROCURAÇÕES da pasta ALESSANDRO. Observe a imagem
abaixo.

Além deste método, podemos utilizar também atalhos de teclado para a operação.
Pressionando CTRL + X, recortamos o arquivo selecionado.
Em seguida devemos abrir a pasta de destino e pressionar CTRL + V.
Passo 1
• Escolher o arquivo a ser movido

Passo 2
• Copiar o arquivo (CTRL + X)

Passo 3
• Abrir a pasta de destino

passo 4
• Colar o arquivo copiado (CTRL + V)

APAGANDO PASTAS

Há diversas maneiras de se apagar um arquivo ou pasta. Podemos utilizar o mouse, o


teclado e recursos das barras de ferramentas dos aplicativos.
Vamos iniciar a explicação apagando uma pasta, ou uma subpasta. No exemplo abaixo
apagarei a subpasta 5. DOCUMENTOS DIVERSOS do cliente ALESSANDRO.

1. Abra o Windows Explorer (Tecla do Windows + E)


2. Clique na pasta MEUS DOCUMENTOS, na lista de pastas.
3. Clique duas vezes na pasta CLIENTES na área de visualização.
4. Clique duas vezes na pasta ALESSANDRO. A tela abaixo será exibida.

5. Pressione o botão direito do mouse sobre a pasta desejada. Vou clicar sobre 5.
DOCUMENTOS DIVERSOS
6. Clique com o botão esquerdo sobre a opção EXCLUIR.
7. Uma tela de confirmação de exclusão aparecerá. Conclua o processo clicando no botão
SIM.

OPÇÃO PARA APAGAR PASTAS

Além do processo descrito acima, podemos apagar uma pasta selecionando-a e em


seguida pressionando a tecla DELETE ou DEL. A mesma tela de confirmação será exibida. Basta
confirmar clicando no botão SIM.

DICA: Todos os arquivos e pastas apagados em sua máquina são enviados para a Lixeira do
Windows. Podemos recuperar os arquivos a qualquer momento, desde que a lixeira não tenha
sido limpa.
APAGANDO ARQUIVOS

Da mesma forma que apagamos uma pasta, podemos apagar também arquivos.
Podemos apagar um ou diversos arquivos simultaneamente.
Nesta explicação vou excluir inicialmente um arquivo. Em seguida irei excluir diversos
simultaneamente.

1. Abra o Windows Explorer (Tecla do Windows + E)


2. Clique na pasta MEUS DOCUMENTOS, na lista de pastas. Os arquivos que vou apagar
estão nesta pasta.

3. Pressione o botão direito do mouse sobre o arquivo desejado. No exemplo, clicarei


sobre o arquivo Doc4

4. Clique com o botão esquerdo sobre a opção EXCLUIR.


5. Uma tela de confirmação de exclusão aparecerá. Conclua o processo clicando no botão
SIM.

6. O arquivo será excluído da pasta e enviado à lixeira do Windows.

APAGANDO MÚLTIPLOS ARQUIVOS

Da mesma forma que apagamos uma pasta, podemos apagar diversos arquivos
simultaneamente. O que muda no processo é que devemos selecionar mais de um arquivo e
forma continua ou intercalada. Para selecionar diversos arquivos, siga o passo abaixo.

1. Abra o Windows Explorer (Tecla do Windows + E)


2. Clique na pasta MEUS DOCUMENTOS, na lista de pastas. Os arquivos que selecionarei
para apagar estão nesta pasta.

3. Clique uma vez com o botão esquerdo do mouse sobre o primeiro arquivo que deseja
apagar. No exemplo vou clicar no arquivo CONTRATO DE ALUGUEL – ABC LTDA
4. Mantenha a tecla CTRL Pressionada e clique uma vez com o botão esquerdo do mouse
sobre o segundo arquivo que deseja apagar. Ele será selecionado. Veja o exemplo
abaixo, cliquei sobre alguns arquivos da lista. Cuidado para não clicar duas vezes sobre
o ícone do arquivo, pois o documento será aberto.
5. Clique com o botão direito do mouse sobre um dos arquivos selecionados. Um menu
de opções será exibido.

6. Clique com o botão esquerdo sobre a opção EXCLUIR.


7. Uma tela de confirmação de exclusão aparecerá. Conclua o processo clicando no botão
SIM.

8. O arquivo será excluído da pasta e enviado à lixeira do Windows.


VERIFICANDO O TAMANHO DOS ARQUIVOS

Acredito que uma das dificuldades da tecnologia seja a mensuração do tamanho dos
arquivos concorda? Alguns tribunais estão limitando o tamanho dos arquivos para o
peticionamento eletrônico. Como então saber se estamos criando arquivos no tamanho
adequado ao peticionamento?

Podemos utilizar o próprio Windows Explorer. No modo de visualização DETALHES


(você já viu isso anteriormente), encontramos o tamanho dos arquivos sendo exibidos.

Antes de utilizarmos o programa, vamos aprender a mensurar arquivos.

TABELA DE REFERENCIA (Tamanho de arquivos)

Bit Menor unidade de Representado pelos algarismos 0 (zero) e


armazenamento 1 (um)
1 byte Formado por bits Uma letra, um número, um caractere
1024 bytes 1 kilobyte (KB) 1024 caracteres
1024 kilobytes 1 megabyte (MB) 1 disquete = 1,44 MB ou 1440Kb
1 CD = 700MB
1024 megabytes 1 gigabyte (GB) 1 DVD = 4,7 GB
Pendrive: 2GB, 4GB, 8GB, 16GB
Disco Rigido: 320GB, 500GB, 750GB
1024 gigabytes 1 terabyte (TB) Disco Rígido: 1TB, 1,5TB, 2TB

Vamos observar então uma tela do Windows Explorer

Na imagem acima, observe o arquivo chamado ati3duag.dll. Este arquivo tem 1845
KB. Pergunto a você: Este arquivo caberia em um disquete ou poderia ser enviado para o
peticionamento em um tribunal que aceito arquivos de até 1,5MB?
Se você respondeu que caberia em um disquete e que poderia ser enviado para um
tribunal errou. O arquivo tem 1,84MB. Ele é maior do que o máximo aceito pelo tribunal e
também e maior do que a capacidade de um disquete. Deveríamos salvar esse arquivo então
em um Pen Drive.

Quando você gerar o arquivo PDF de um documento do Word, crie o arquivo na


mesma pasta do arquivo original. Isso vai facilitar e muito a procura e a manipulação do
documento. Vamos aprender a instalar um programa de conversão de arquivos PDF e também
chegar o tamanho após a sua conversão.

Para checar então o tamanho de um arquivo, utilize o Windows Explorer.