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Fecha de Emisión: 25-05-17
Fecha de Versión : 25-05-17
GENERALIDADES SISTEMA WORLD
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OFFICE - WO

1. OBJETIVO

Brindar la información necesaria que le permita a un usuario identificar los íconos, procesos, menús y
opciones generales del aplicativo World Office (En adelante WO), previos al procedimiento de
grabación de documentos.

2. ALCANCE

Este procedimiento involucra la totalidad de usuarios de WO para Renal Medical Marketing Limitada,
que quieran consultar e/o incorporar cualquier tipo de información del/al aplicativo en un periodo
determinado.

3. RESPONSABLES

Jefe de Contabilidad, Coordinador de Contabilidad.

4. DEFINICIONES

4.1. BD: Base de Datos que contiene los registros de los hechos económicos de la compañía,
debidamente grabados en lenguaje máquina.

4.2. SQL: Motor de BD que permite guardar cada una de las transacciones registradas a través
de cada opción de WO

4.3. MICROSOFT ACCESS: Software con la interfaz del usuario para cada una de las ventanas
de WO. Es el medio a través del cual los usuarios registran , consultan modifican y/o eliminan
registros grabados en las BD a través del motor de datos SQL

4.4. USUARIO: Funcionario que ingresa, previa validación de nombre y clave, a la BD de la

compañía.

4.5. ROL. Clase de operaciones que puede realizar un usuario, de acuerdo con el área a la que
este asignado: Comercial, Compras, Producción etc.

4.6. LICENCIA: Autorización electrónica brindada por el desarrollador del software, que le permite
a los usuarios ingresar a WO, conectarse a SQL y a la BD y grabar registros.

4.7. DOCUMENTO FUENTE: Cada uno de los prefijos a través de los cuales se incorporan las
transacciones de un mismo género a WO, de manera organizada y clasificados por fecha y
número de documento.

Elaboró/Actualizó Revisó Aprobó

Nombre: César Agusto Burgos H Luis Mauricio Annear C Marta Elena Camero Y
Cargo: Jefe de Contabilidad y Ppto Gerente Financiero Gerente General
Fecha: 25-05-17 25-05-17 25-05-17
Firma:
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4.8. SERVIDOR: Es la máquina donde se encuentra instalada la BD que, a su vez, recopila y

almacena de manera organizada, por medio de SQL, cada uno de los registros, para ser
luego manejados por medio de Microsoft Access y las demás herramientas de oficina propias
de Microsoft Office.

4.9. RED: Es la conectividad a través de la cual se comunican los equipos entre ellos y con el
servidor. Está compuesta entre otros por el cableado UTP, switch’s y rack’s que confluyen en
la sala de cómputo para establecer la comunicación.

5. DESCRIPCIÓN

WO es un software multiusuario que permite grabar en registros en una BD, la totalidad de las
transacciones que Renal Medical Marketing Ltda. realiza a través de cada uno de los hechos
económicos derivados de todas sus operaciones: Ventas, compras, pagos, consignaciones, costos,
producción y propiedad, planta y equipo entre otras.

El objetivo es permitir obtener un detalle en un periodo determinado, de los hechos económicos que
se realizaron, de manera de que sea un medio probatorio ante las autoridades de vigilancia y control
(Como la DIAN y la Supersociedades), los socios y cualquier tercero que requiera de dicha
información, como son los clientes, proveedores, empleados y terceros interesados.

Los documentos deben ser ingresados cronológicamente, para los cual WO asigna un identificador
único a cada transacción, para realizar luego cualquier búsqueda

5.1. ACCESO A WO

Para poder ingresar a WO, previamente se debió haber efectuado la instalación del software. Este
procedimiento es realizado una sola vez, dependiendo del número de licencias de usuarios
adquiridas.

Después de realizar la instalación de WO, se crea el acceso directo en el escritorio. Este acceso
directo puede estar también anclado a la barra de tareas.

5.2. REQUISITOS GENERALES

Para tener acceso a WO el usuario deberá validar previamente el cumplimiento de las siguientes
condiciones:
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 Tener una licencia válida. La licencia se valida al momento de dar clic en el acceso directo
 Tener conexión a internet: De lo contrario no se estabiliza la conexión con el programa
 Tener usuario y contraseña: Para poder tener acceso a la BD
 Tener la plataforma apropiada para correr WO: Esto es, acceso a SQL y a la BD de acuerdo
con la instalación realizada.

Si se presenta cualquier error por una causa diferente a las expuestas anteriormente, debe ser
reportada a WO para obtener solución y/o al responsable del software en la compañía.

De clic en el Icono World Office. La ventana principal de WO se muestra a continuación:

Después de validar el usuario y la contraseña, y previo el cumplimiento de los requisitos

anteriormente expuestos en el literal 6.1 de manera satisfactoria, se presenta la siguiente ventana.

Cada uno de los botones se muestra en la medida que el usuario tenga o no los privilegios para
accesar a dicha opción. Para más información consulte la seguridad de WO.

Nota. Los íconos pueden cambiar de una sesión de usuario a otra, dependiendo de la configuración
de cada usuario. Sin embargo, cada ventana principal de WO debe contener bajo su ícono particular,
algunos o todos los siguientes íconos, de acuerdo con el rol.
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5.3. PROCESOS PRINCIPALES DE WO

A nivel transaccional, WO incorpora cuatro operaciones generales, los cuales se muestran en la

siguiente tabla:

Permite incorporar nuevos registros a WO. Un documento nuevo hace mención no solo al
documento físico (Facturas de Venta, Facturas de Compra, entre otras), sino también a
cuentas del sistema, códigos de productos, y terceros, así como fichas de activos fijos.

Permite realizar cambios a transacciones que han sido previamente ingresadas. Modificar
documento incluye modificar cuentas, terceros y códigos de productos.

Permite revisar la información grabada en el documento que haya sido ingresado y

grabado, verificando que se encuentre debidamente incorporada. Cabe recordar que
documento hace referencia tanto a un hecho económico (Facturas, Compras etc.), como
a cuentas, terceros, fichas de productos y de activos. Se puede seleccionar cualquier
medio de salida: Pantalla, exportar a Excel o archivo plano.

Genera reportes de la información existente en cada compañía de acuerdo con los

criterios de búsqueda. La información puede ser obtenida por pantalla, archivo plano o
exportarse a herramientas de Microsoft Office
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Nota

Las opciones de Nuevo Documento y Modificar Documento requieren, aparte de tener los privilegios
para su ejecución, contar con los periodos abiertos. Un periodo abierto es aquel que permite grabar
uno o varios tipos de transacciones y que afecta los montos acumulados de la transacción que se
realizó en dicho periodo.

En contabilidad, un periodo contable permite grabar operaciones que posteriormente serán

acumuladas y permitirán obtener los resultados del mes para el que se está ingresando información.
De manera general, un periodo contable debe ser cerrado después de presentar las declaraciones de
impuestos para evitar que se graben más transacciones. Cuando un periodo está cerrado y se quiere
modificar un registro de ése periodo, aparece el mensaje “Documento Bloqueado”

Esto implica que dicha transacción no puede ser cambiada. Para cualquier modificación de éste clase
de documentos consulte al Jefe de Contabilidad y/o Coordinador Contable.

5.4. DOCUMENTOS TRANSACCIONALES

Una transacción nueva puede ser ingresada a WO, ya sea dando clic en Nuevo Documento o
Modificar Documento. Cualquiera de ellas le permite agregar un documento nuevo.

Según los documentos que le hayan sido autorizados al usuario, de acuerdo con su rol, éste verá la
totalidad, algunos o ninguno de los siguientes íconos: Pero, en cualquiera de los casos, los botones
que se despliegan son los mostrados a continuación:

Agrega transacciones de compra. Las transacciones de compra son incorporadas con

facturas de compra recibidas de los proveedores y facturas de importación derivadas de
adquisición de mercancías en el extranjero, como las principales operaciones.

Documento creado para realizar ajustes, reclasificaciones, y/u operaciones que deben ser
realizadas para obtener los saldos correctos de las cuentas contables. Este documento
tiene prefijos para un gran número de operaciones
A través de éste botón se hace el registro de las devoluciones realizadas a los
proveedores.

Documento utilizado para cargar al inventario los productos terminados vinculados a una
orden de producción. También se elabora cuando se incorporan activos fijos al sistema y
para hacer entradas por ajuste al inventario físico.
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Documento que se elabora para retirar las materias primas necesarias para cumplir cada
orden de producción. También se utiliza cuando se hace retiro de activos fijos y para hacer
ajustes al inventario en los conteos físicos.

Registra el costo de ventas de acuerdo con los movimientos de inventario incorporados en

el periodo registrado. Es un proceso automático del sistema pero debe ser revisado por el
área contable.
Este documento se realiza una vez cada año, al finalizar el ejercicio anual contable, para
realizar el cierre de las cuentas de resultado y obtener la utilidad del ejercicio.

Se utiliza para crear los códigos de los productos del inventario de la compañía. Sin
embargo, también se utiliza para crear los códigos de los activos fijos de la compañía,
proceso éste desarrollado por el área de contabilidad.

Para la creación de nuevas cuentas en el plan contable de la compañía, modificar el

catálogo existente y/o eliminar las cuentas creadas que no están siendo utilizadas, siempre
y cuando no contengan movimientos.

Se emplea para realizar la depreciación periódica de la propiedad, planta y equipo de la

compañía.

Realiza el proceso de distribución de costos indirectos de fabricación CIF incurridos en

cada periodo (generalmente mes), por cada una de las órdenes de producción abiertas,
para poder determinar el costo unitario de los productos producidos.

Procedimiento utilizado cuando se incorporan los saldos iniciales a la contabilidad al inicio

de los procesos contables. Por lo general se utiliza una sola vez.

Proceso empleado para hacer la cancelación de los saldos acumulados periódicos

(generalmente anual) de las cuentas de impuestos.

Permite regresar a la pantalla anterior y/o al panel principal.

Salir de WO

Desde cualquier ventana activa, al dar clic en él, posiciona el menú principal.
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5.5. BOTONES COMUNES EN DOCUMENTOS

Los documentos en WO cuentan con algunos botones que son iguales para todos los documentos; y
que el usuario verá en cada momento que ingrese a WO; ellos son:

Lista desplegable. Permite seleccionar

elementos propios de la transacción como es el
prefijo de un documento, nombres,
identificaciones, o cualquiera otro detalle
contenido en los registros.
Casillas de Activación. Se utilizan para marcar o
desmarcar alguna característica del registro,
como es el caso de documentos Anulados
(marcado) o no anulados (desmarcado).

Información adicional. Se emplea para detallar

información que no está presente en la ventana
que el usuario tenga desplegada. Un ejemplo es
la factura de venta, donde aparece municipio de
entrega, fecha de despacho, dirección de
despacho, entre otras.
Orden de búsqueda. Al dar doble-clic en el
ícono cambia el ordenamiento, de letras a
números y viceversa
Fila de transacción y fin de filas de transacción.
Le muestra al usuario la fila de la transacción
del documento que está registrando. Cuando el
usuario inicia el proceso de diligenciamiento de
cada fila, cambia el puntero de la fila de flecha
a lapicero . El asterisco indica el fin de
la lista del documento.
Botones de comandos. De acuerdo al texto de
cada botón se ejecuta la acción.
Indica el registro sobre el que el usuario se
encuentra posicionado, y el número total de
registros que posee el documento. Nota: Para
realizar la grabación de un documento, basta
con dar clic en . Esta acción graba y permite
pasar a otro documento u otra fila de un mismo
documento.
Permite buscar un documento con base en un
criterio de búsqueda definido por el usuario.
Cuando está activado, indica que ya existe un
criterio de búsqueda ingresado.
Cada ventana permite utilizar funciones
comunes de las herramientas office, tales como
copiar, cortar, pegar, buscar, ordenar, filtrar y
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eliminar filtros. Son útiles cuando los

documentos son extensos.
Muestra la sumatoria de los registros débito y
crédito, así como la diferencia que existe en el
documento. Hay que tener en cuenta que no se
puede grabar ningún registro si éste se
encuentra descuadrado, es decir, si presenta
valor diferente a cero (0) en la casilla Diferencia.
Pestañas de ventanas. WO permite tener
múltiples pestañas abiertas, que pueden ser
seleccionadas en el momento que se necesiten.

5.6. CAMBIO DE CONTRASEÑA

El cambio de contraseña garantiza la seguridad de cada uno de los usuarios del sistema WO. Aunque
éste proceso no es obligatorio, se recomienda hacerlo periódicamente, con una periodicidad de 1 a 3
meses.

De clic en Olvido su Contraseña? Se puede dar clic sin necesidad de ingresar el usuario que quiere
hacer el cambio de la contraseña. Si lo prefiere, ingrese el nombre de usuario asignado en WO.

Al dar clic en el link indicado, se despliega la ventana que permite cambiar la clave. Para ello, el
sistema previamente ha almacenado la respuesta a las preguntas reto que debieron haber quedado
configuradas y respondidas en el momento de creación del usuario.

Para más información de ésta parte del procedimiento consulte con ayuda de WO.

La ventana desplegada es la siguiente

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5.6.1. Inicio de sesión: Ingrese su nombre de usuario tal y como fue asignado en WO

5.6.2. Pregunta: Se despliega la pregunta secreta que previamente ha sido configurada.

5.6.3. Respuesta: Se debe ingresar la respuesta a la pregunta reto. La respuesta debe ser
ingresada distinguiendo mayúsculas de minúsculas, tal y como fue creada.

5.6.4. Si la respuesta a la pregunta reto es satisfactoria, esto es, corresponde a la guardada

en el momento de la creación del usuario, se habilita el campo de nueva clave. Debe
ingresar la nueva clave que desee.

5.6.5. De clic en cerrar. La nueva clave debe haber sido configurada. Debe iniciar sesión con
dicha contraseña.

5.6.6. Existe también la oportunidad de cambiar la clave, por medio de un correo electrónico
que debió haber sido asignado por WO en el momento de la creación del usuario.

5.6.7. Para poder habilitar el cambio de clave por éste medio, se debió haber creado el buzón
de correo válido para el usuario; de lo contrario, no se puede restablecer la clave por
dicho método. Se recomienda hacerlo por el primero de los métodos citado.

Este procedimiento se puede emplear cuando el usuario olvida la clave, y debe ser validada a través
de la pregunta reto. Si el usuario no recuerda la respuesta a la pregunta reto, o no recuerda la
manera cómo la ingresó (mayúsculas, minúsculas o la combinación de ellas), debe informarlo al
administrador de sistemas para que proceda a restituir una nueva clave.

6. PERIODICIDAD

El proceso de ingreso se realiza cada vez que un usuario registrado desee accesar WO
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7. DOCUMENTOS REFERENTES

8. Ayuda en pantalla World Office

9. ANEXOS

NA

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA No. DE VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO SOLICITADO POR