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PROCEDIMENTO CONTROLE DE
DOCUMENTOS E REGISTROS
PC01
Data Emissão: 1710/17 Revisão: 6.00 Data Revisão: 17/10/17 Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Estabelecer a sistemática para gestão da criação, atualização e controle de informação

documentada e informação documentada retida para o sistema de gestão da qualidade.

2. SISTEMÁTICA

2.1. Responsabilidade e autoridade

As responsabilidades e autoridades pelas manutenção das atividades deste procedimento são do

Gerente da qualidade.

2.2. Criar e atualizar informação documentada

a) Identificação e descrição:

Os documentos são identificados pelas letras e números sequenciais, como segue:

M- Manuais
PL- Politicas
P- Processos
PC- Procedimentos
IT- Instrução de trabalho
MG- Formulários

Por exemplo: M01 - Manual da qualidade

b) Formato e meio

Os tipos de formatos podem ser textos, fluxogramas, tabelas ou uma combinação destes.
A estrutura da informação documentada deve conter a identificação, descrição, número de
revisão/data de revisão, aprovação e responsável pela aprovação, e um histórico de revisão, que
pode estar no próprio ou anexado a informação documentada.

c)
Todos os colaboradores têm autoridade para elaborar documentos do sistema de gestão da
qualidade. É requerido, durante a elaboração, que os devidos cuidados sejam observados para
preservar as definições de responsabilidade e autoridade pela execução das atividades descritas
nos documentos, conforme diretrizes abaixo:

 Empregar o presente do indicativo;

 Evitar o uso da primeira pessoa do plural; em seu lugar fazer referência à função ou colaborador;
Ex. ao invés de “nós fazemos” utilizar “o setor de Vendas faz” ou “o colaborador faz”;
 Identificar sempre que possível o responsável pela atividade;
 Identificar as situações em que o responsável pela execução de uma atividade não possuir
autoridade para sua execução através de construções como “e solicita autorização a”.

2.3. Processos e Procedimentos

Os processos são a forma preferencial para descrever as atividades do sistema de gestão da

qualidade e vinculá-las ao responsável ou autoridade. No processo, as atividades são dirigidas por:
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 Eventos, por exemplo, “quando recebe uma nota fiscal...”,

 Situações, por exemplo, “quando há a necessidade de treinar pessoal...”, ou
 Limites de tempo, por exemplo, “semanalmente”.

Procedimentos são empregados para acrescentar um nível de detalhamento a mais para as

atividades descritas em processo, ou quando um grupo de atividades é repetido com freqüência em
diversos processos. O conteúdo dos procedimentos é estruturado com os seguintes tópicos:

 Objetivo;
 Sistemática;
 Revisão e Aprovação.

Referências a outros documentos do sistema da qualidade podem ser explícitas ou, simplesmente,
contidas na descrição da atividade.

Outros documentos podem possuir o caráter de informar atividades, como por exemplo, telas de
sistema informatizado ou formulários contendo indicações para preenchimento.

2.4. Aprovação, Emissão e Atualização

Na emissão de informação documentada, o Gerente da qualidade:

 Assegura o cumprimento da gestão da documentação citada no manual da qualidade;
 Coordena a realização da análise crítica quanto à adequação e suficiência;
 Estabelece os controles necessários (formato, versão, retenção, e condições específicas
quando aplicável);
 Aprova ou reaprova a informação documentada.

2.5. Alterações em Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

As alterações nestes documentos podem ser controladas por datas ou por número de versão.
Documentos controlados por versão permitem interpretar melhor os requisitos de treinamento a
cada alteração, segundo o critério abaixo:

 Alteração menor – mudam somente os dígitos à direita do ponto – indica pequenas alterações
ou apenas correção ortográfica e não requerem treinamento (ex. de 1.0 para 1.01), e
 Alteração maior – mudam também os dígitos à esquerda do ponto – alterações significativas e
requerem treinamento com lista de presença (ex. de 1.01 para 2.0).

Os processos e procedimentos são controlados por versão. Demais documentos são controlados
por data de emissão.

2.6. Distribuição de Cópias Controladas

Se uma possível alteração em um original necessitar ser informada através da emissão de uma
nova cópia, todas as cópias deste original devem ser controladas para evitar que versões diferentes
estejam em conflito nos locais de uso.

Havendo alguma cópia sem a identificação de controle de cópia, esta é considerada apenas como
documentação meramente informativa ou documentação de apoio de revisão.
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Quando há necessidade de distribuir cópias controladas de documentos, o responsável:

 Quando em papel, identifica a cópia com carimbo “Cópia controlada” usando qualquer cor
exceto a preta,
 Quando em meio eletrônico, o acesso à consulta é liberado a todos responsáveis pelos
processos ou colaboradores por eles designados e para alterações somente o responsável pela
qualidade,
 Atualiza a lista mestra de desenhos e documentos externos com a versão que está sendo
distribuída,
 Registra o número de cópias enviadas e os respectivos destinos na lista mestra de documentos
externos, e
 Assegura-se que as cópias substituam quaisquer cópias anteriores no local de destino.

2.7. Recebimento de Documentos de Origem Externa

 Analisa criticamente o documento e atualiza a Lista de documentos externos;

 Caso seja necessário distribuir cópias controladas do documento, registra na lista de
documentos externos.

Nota: No caso de documentos internos a distribuição é controlada na aba distribuição do próprio

documento.

2.8. Preservação

Todos os colaboradores são responsáveis por preservar os documentos do sistema de gestão da

qualidade, sejam eles registros identificados nas normas aplicáveis ou não. Esta proteção é
dependente do meio:

 Papel: todos os documentos em papel são armazenados em local adequado que garantam sua
preservação e integridade e acessados pelos colaboradores da área.
 Meio digital: A manutenção dos registros armazenados em meio eletrônico é garantida através
de backup realizado nos dias úteis, pelo servidor.

2.9. Retenção de registros

Foi definida a Política de Retenção de Registros PL06, onde constam as diretrizes para a retenção
de registros.

3. REVISÃO E APROVAÇÃO

N° Rev Histórico da Alteração Aprovação Data

Inclui item 2.4, e tratamento ã recuperação no item
2.00 Mauricio 27/06/02
2.8.
1-Excluído do item 2.8 as etiquetas de identificação
de documentos.
3.00 Mauricio 23/07/07
2-Incluído que as identificações estão no rodapé e
cabeçalho.
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1-Alterado o modo de armazenamento eletrônico de

diariamente para quinzenalmente no item 1.7
4.01 Mauricio 27/12/07
Preservação.
2-Incluído o n° de revisões no quadro de revisão.
Alterado a numeração do procedimento de 05 para
5.00 Helton Mota 16/10/14
01.
Revisão geral para adequação a ISO9001:15 e
6.00 Helton Mota 17/10/17
IATF16949:16