Nivel:

Asistencial Denominación del cargo:

Código: Asistente Administrativo
510

Ejecutar los planes, programas y proyectos conforme a los

Propósito del Cargo procesos y procedimientos del área en que se desempeña y
hacer seguimiento a los mismos. En el marco de las normas,
Grado 03 políticas y lineamientos de la Empresa.

Número de
Grado cargos en la Requisitos de Estudio Requisitos de experiencia
planta
Aprobación de dos Doce (12) meses de
05 17 (2) años de experiencia relacionada.
educación superior.
Dieciocho (18) meses de
04 17
experiencia relacionada.
Título de bachiller. Doce (12) meses de
03 8
experiencia relacionada.
Seis (06) meses de experiencia
02 6
relacionada.
Funciones Generales

1. Atender, orientar y facilitar la comunicación al cliente interno y externo y

suministrar la información por éstos requerida, de acuerdo con las directrices y
procedimientos establecidos.
2. Revisar, clasificar, radicar y distribuir la correspondencia de la dependencia de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la Empresa y las orientaciones del
superior inmediato
3. Orientar y hacer seguimiento al trámite de la correspondencia, para que se dé
respuesta oportuna de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal fin.
4. Recibir, revisar, clasificar, radicar y distribuir documentos magnéticos e impresos, de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la Empresa y las orientaciones del
superior inmediato, así como mantener su control.
5. Proyectar correspondencia y mensajes, preparar y transcribir documentos de acuerdo
con las instrucciones recibidas, usando las herramientas ofimáticas y sistemas de
información determinados por la Empresa para tal fin.
6. Operar los sistemas de información y aplicativos que soportan la gestión de la
dependencia, de acuerdo con los procedimientos y autorizaciones asignados por la
Empresa
7. Asistir a la dependencia en la organización y coordinación de reuniones, en los
desplazamientos dentro y fuera de la ciudad y otras actividades de la agenda oficial;
 así como el soporte administrativo para la documentación producida por la
dependencia, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.
8. Registrar, actualizar y mantener disponibles los datos de carácter técnico,
administrativo y financiero, propios de la dependencia.
9. Solicitar oportunamente y en debida forma, al área competente los insumos y
elementos de oficina que la dependencia requiere y realizar su distribución.
10. Manejar la agenda del superior inmediato cuando así se le indique.
11. Apoyar en el registro, ordenar, actualización y mantener disponible la información,
de acuerdo a los procedimientos establecidos.
12. Elaborar documentos, reportes, informes, presentaciones, bases de datos entre otros,
de acuerdo a los procedimientos establecidos y siguiendo las orientaciones del
superior.
13. Participar en la formulación de los planes estratégicos y operativos de
COLPENSIONES.
14. Elaborar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados por su jefe
inmediato, la Presidencia, las demás áreas de la Empresa o por los organismos
externos.
15. Participar en la formulación de los procesos de COLPENSIONES y en la generación
de acuerdos de niveles de servicio cuando así se requiera.
16. Participar en la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los
procesos asociados al área.
17. Aprobar y garantizar el cumplimiento a los planes de mejoramiento presentados a los
entes de control y a la oficina de control interno.
18. Participar activamente en el establecimiento, fortalecimiento y mantenimiento de la
cultura de autocontrol, y en el desarrollo y sostenimiento del sistema integrado de
gestión.
19. Garantizar la organización, conservación, uso, manejo y custodia de los documentos
de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos.
20. Participar activamente en pausas activas, capacitaciones y actividades para la
promoción y prevención de Seguridad y Salud en el Trabajo.
21. Procurar el cuidado integral de su salud, suministrando información clara, veraz y
completa sobre su estado de salud.
22. Utilizar y mantener adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo.
23. Reportar oportunamente actos y condiciones inseguras, incidentes, accidentes y
emergencias. En caso de ser necesario, participar activamente en las investigaciones
de accidentes presentados en su área de trabajo.
24. Atender las indicaciones del personal experto en caso de que ocurra una emergencia.
25. Evitar el consumo de tabaco, bebidas alcohólicas y sustancias psicoactivas dentro de
las instalaciones del lugar de trabajo.
26. Las demás inherentes a la naturaleza del cargo, la dependencia, las establecidas por la
Ley, los reglamentos o los estatutos y las que le asigne el Presidente o el Jefe
inmediato.
 Macroproceso
Aplica a todos los Macroprocesos

Dependencias relacionadas (a donde se aplica)

Aplica a todas las dependencias

Conocimientos ▪ Conocimientos en procedimientos y trámites administrativos

Básicos del sector público.
▪ Manejo de herramientas Ofimáticas.
▪ Gestión Documental y Archivo.
▪ Atención al ciudadano.
▪ Administración Pública.
Equivalencias Para los cargos pertenecientes a los niveles técnico y asistencial:
entre estudios y  Título de formación tecnológica o de formación técnica
Experiencia profesional, por un (1) año de experiencia relacionada,
siempre y cuando se acredite la terminación y la
aprobación de los estudios en la respectiva modalidad.
 Tres (3) años de experiencia relacionada por título de
formación tecnológica o de formación técnica profesional
adicional al inicialmente exigido y viceversa.

En ningún caso puede hacerse uso simultáneo de lo acreditado para

cumplir el requisito mínimo para el cargo y a su vez para aplicar una
equivalencia. Así mismo, para acreditar el cumplimiento de los
requisitos mínimos para el cargo sólo podrá aplicar un criterio de
equivalencia de los señalados anteriormente para cada nivel de
cargo