Analisis Desain Sistem Kelompok 5

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan (Berbadan hukum atau tidak)
B. Proses Bisnis dan Produk
1. Produk yang ditawarkan
2. Tiap Siklus
C. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan (COA, form, dokumen,
flowchart, form LK)
1. Formulir, Dokumen, dan Laporan
2. Bagan Alir Perusahaan (Flowchart)
BAB II ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Sistem atau Proses Bisnis
1. Tiap Siklus
B. Temuan (kelebihan dan kekurangan proses bisnis)
B.1 Kelebihan
B.2 Kekurangan
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan, Saran
LAMPIRAN

i
Analisis Desain Sistem Kelompok 5

DAFTAR TABEL

ii
Analisis Desain Sistem Kelompok 5

DAFTAR GAMBAR

iii
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Salam Sejahtera,

Segala puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan laporan yang berjudul “Analisis Desain Sistem Pada
Diva Elektronik”. Laporan ini kami susun guna memenuhi tugas akhir mata kuliah Analisis
Desain Sistem.

Laporan ini ditujukan terutama untuk pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah yang
mungkin belum mengetahui, memahami, dan menerapkan sistem informasi akuntansi di
dalam kegiatan usahanya serta untuk menganalisis desain sistem yang ada pada usaha mikro,
kecil, dan menengah baik yang sudah memiliki flowchart maupun yang belum.

Dalam penyusunan laporan ini kami banyak mendapatkan saran maupun bimbingan dari
berbagai macam pihak yang sangat membantu kami. Oleh karena itu dengan segala hormat
dan kerendahan hati kami mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Santoso Tri Hananto M.Acc., Ak. selaku Dosen mata kuliah Analisis
Desain Sistem
2. Semua teman-teman S1 Akuntansi Transfer 2018 kelas B
3. Pihak “Diva Elektronik”
4. Semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat kekurangan dan
kesalahan. Oleh karena itu kami menerima segala kritik dan saran dari semua pihak yang
membaca laporan ini agar dapat kami perbaiki. Terima Kasih.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

iv
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Toko Diva Elektronik Sukoharjo ini merupakan toko yang dimiliki oleh Bapak Ardian
Ayat Santiko. Beliau memiliki beberapa usaha besar di Kota Solo seperti Candi Elektronik,
Diva Elektronik, Double Decker, Candi Resto, dan Central Sakti Motor. Toko Diva
Elektronik ini beralamat di Jalan Jendral Sudirman, Gadingan, Jombor, Bendosari, Kabupaten
Sukoharjo, Jawa Tengah 57521 yang buka dari hari Senin sampai Minggu pukul 09.30
sampai 21.00 WIB untuk pelayanan, karyawan officenya masuk Senin sampai Minggu pukul
09.30 sampai 19.00. Waktu libur adalah 3 kali dalam sebulan. Waktu libur tambahan yaitu
libur tahun baru pada tanggal 1 januari dan libur hari raya idul fitri selama 3 hari, apabila
pada tanggal merah tersebut masuk maka akan mendapat gaji lembur.
Alasan membuka usaha Diva Elektronik di Sukoharjo agar masyarakat yang tinggal di
daerah Wonogiri dan Sukoharjo tidak perlu jauh-jauh sampai ke Solo untuk berbelanja
elektronik. Toko Dıva Elektronik bekerja sama dengan brand-brand elektronik terkenal
seperti Samsung, Sharp, Polytron, LG, Midea, Aqua dan lain lain. Toko Dıva elektronik
selalu memberikan promo harga dengan berbagai bonus pembelian dan seluruh karyawan
diwajibkan untuk mempromosikannya melalui sosial media masing-masing. Barang-barang
di Toko Diva Elektronik diambil dari tangan pertama sehingga barang yang dijual memiliki
harga yang lebih murah dibanding toko-toko lain.

1
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

STRUKTUR ORGANISASI

Pemilik

Supervisor
Operasional

Purchasing Logistik Penjualan HRD Finance

Admin Helper CS Marketing

Checker Driver

Gambar 1.1 Struktur Organisasi

DESKRIPSI

1. PEMILIK: Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan perusahaan, mengontrol seluruh

kinerja perusahaan, menerima laporan dari tiap bagian.
2. SUPERVISOR OPERASIONAL: Bagian ini bertanggung jawab atas penjualan retail dan
semua operasional store.
3. BAGIAN PURCHASIING
Bagian yang bertugas melakukan pembelian barang dalam rangka pengisian stok yang
akan dijual kembali mulai dari mengirimkan purchase order kepada supplier hingga
barang sampai di gudang.
4. BAGIAN LOGISTIK
Bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan
mengendalikan keefisienan dan keefektifan penyimpanan dan aliran barang, pelayanan
dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of
consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan. Bagian
logistik bertanggung jawab pada pengiriman grosir dan retail.
Bagian Logistik membawahi :
a. Admin: Bagian yang berkaitan dengan penerimaan dokumen-dokumen dan
pengawasan penerimaan maupun pengiriman dari dan/atau kepada pihak ketiga.

2
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

b. Helper: Bertanggung jawab dalam perhitungan stock opname.

c. Checker: Bagian yang bertugas untuk melakukan pengecekan barang yang akan
masuk ke toko. Pengecekan dilakukan dengan memastikan bahwa data atau faktur
yang yang diterima item, type, dan quantity sama dengan barang yang datang dari
distributor atau kantor pusat.
d. Driver: Bagian yang berkaitan dengan pengiriman barang dari toko ke tempat tujuan
sesuai pesanan konsumen
5. BAGIAN SALES
Toko Diva Elektronik Sukoharjo menggunakan metode penjualan :
- Tunai, dalam jangka waktu 7 hari setelah barang diterima masih termasuk tunai.
- Kredit
- Grosir
Bagian penjualan membawahi :
a. Customer Service: Bagian ini terdiri dari dua bagian yaitu bagian penjadwalan produk
dan pelayanan atau komplain. Penjadwalan produk bertugas merekap pesanan beserta
jadwalya dan melakukan pengiriman barang. Sedangkan bagian pelayanan menerima
keluhan atau masalah yang sedang dihadapi.
b. Marketing: Bagian yang bertugas melakukan promosi dan memasarkan barang-barang
yang dijual oleh Diva Elektronik, selain itu bertanggung jawab pula pada penjualan
dengan sistem target. Bagian marketing untuk tugas lapangan dibantu oleh Sales
Promotion Men dan Sales Promotion Girl dari masing-masing brand yang ada di toko
Diva. Selama ini cara memasarkan produk di toko Diva menggunakan iklan, radio,
kunjungan, leaflet, media sosial, dan lainnya..
6. BAGIAN FINANCE
Bagian yang melakukan pengelolaan dan pengalokasian uang, serta melakukan
pembayaran-pembayaran, dan pencatatan serta pelaporan keuangan.
7. BAGIAN HRD
Bertanggung jawab menangani perekrutan, pelatihan dan pengelolaan SDM atau
karyawan yang ada di dalamnya serta mengevaluasi kinerja tiap karyawan.

3
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

B. PROSES BISNIS & PRODUK

1. Produk yang Ditawarkan
Produk yang ditawarkan diperoleh dari pembelian langsung dari tangan pertama. Jenis
elektronik yang ditawarkan oleh Toko Diva Elektronik terdiri dari barang fast moving dan
slow moving yaitu :

a. Fast Moving, seperti :

Televisi 32 inch Blender

Mesin cuci 2 tabung Setrika

Lemari es satu pintu dan lain-lain

b. Slow Moving, seperti :

Mesin cuci top loading Lemari es 2 pintu

Mesin cuci front loading Televisi diatas 40 inch

dan lain-lain

Barang lainnya seperti : Dispenser, Air Conditioner, Kipas angina, Magic-com,

Electric Teapot, Kompor gas, Mixer ,harga sekitar, dan Speaker ActiveUntuk harga
elektronik yang ditawarkan Diva Elektronik berkisar pada Rp100.000,00 hingga puluhan juta
rupiah.

2. Siklus Pembelian dan Pembayaran

Siklus pembelian adalah suatu proses pertukaran barang dan jasa tertentu yang
melibatkan perusahaan dan pemasok / supplier / vendor / Brand tertentu. Secara garis besar
siklus pembelian dan pembayaran di Diva Elektronik ini terbagi dalam empat aktivitas :

a. Memesan barang yang dibutuhkan

b. Membuat penawaran harga
c. Menerima barang
d. Membayar tagihan
Pada aktivitas pemesanan barang yang dibutuhkan, Diva Elektronik menentukan jenis
dan jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan jumlah stok barang di gudang. Untuk

4
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

pembelian barang, bagian logistik akan memberikan surat permintaan pembelian kepada
bagian purchasing.

Aktivitas selanjutnya bagian purchasing membuat surat permintaan penawaran harga

yang dikirimkan ke supplier. Setelah dikonfirmasi oleh supplier, bagian purchasing
mengirimkan surat order pembelian kepada supplier. Supplier memproses barang yang
dipesan dan mengirimkan faktur penjualan ke bagian purchasing.

Pada saat yang bersamaan bagian finance melakukan pembayaran kepada supplier dan
setelah transaksi dilakukan, bagian finance menerima faktur lunas dari supplier. Barang
dengan volume dan jumlah besar disimpan di gudang dan sebagian menjadi display.

3. Siklus Retur Pembelian

Siklus retur pembelian adalah rangkaian aktivitas yang ada pada perusahaan, dimana
perusahaan melakukan pengembalian atas barang yang telah dibeli kepada pemasok/supplier
dikarenakan barang tersebut rusak atau tidak sesuai pesanan.
Secara garis besar siklus retur pembelian di Diva Elektronik terbagi menjadi empat
aktivitas :
a. Mengecek barang
b. Membuat list barang yang akan diretur
c. Mengirim surat retur yang sudah ditandatangani ke supplier
d. Membuat jurnal penyesuaian persediaan
Pada aktivitas pengecekan barang, Diva Elektronik mengecek kondisi fisik barang
yang berada di gudang yang baru datang dari supplier. Jika ditemukan kondisi fisik yang
tidak sesuai atau cacat maka dibuatlah surat retur yang kemudian akan ditandatangani oleh
admin pembelian. Surat retur yang telah ditandatangani dikirimkan kepada supplier. Bagian
finance akan membuat jurnal penyesuaian persediaan yang akan dicatat ke buku besar.

4. Siklus Penjualan dan Pendapatan

Gambar 1.2 Brosur (media promosi)

5
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Brosur merupakan salah satu media promosi yang dipilih oleh Diva Elektronik.
Brosur berperan dalam proses awal suatu penjualan dimana para konsumen dapat mengetahui
dan memiliki keinginan untuk mengunjungi tempat yang menawarkan banyak diskon.
Kemudian beranjak darisana konsumen datang ke toko dan melakukan proses pembelian
terhadap suatu produk yang ditawarkan oleh Diva Elektronik.
Siklus penjualan dan pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus penjualan pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di
tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Secara garis besar siklus penjualan
dan pendapatan di Diva Elektronik terbagi dalam empat aktivitas :
a. Menerima pesanan pelanggan
b. Melakukan kesepakatan harga
c. Pelanggan membayar harga yang disepakati
d. Barang dikirim ke konsumen
Pada aktivitas penjualan, konsumen datang untuk memilih barang yang
diinginkan. Kemudian melakukan tawar menawar harga dengan SPM/SPG. Setelah
melakukan dealing harga, konsumen melakukan transaksi pembayaran di kasir dan
barang akan diantarkan kepada konsumen.
5. Siklus Retur Penjualan
Siklus retur penjualan adalah rangkaian aktivitas yang ada pada perusahaan, dimana
perusahaan menerima pengembalian atas barang yang telah dibeli oleh konsumen
dikarenakan barang tersebut rusak atau tidak sesuai pesanan dalam jangka waktu 7 hari dari
tanggal penjualan. Retur ini merupakan garansi yang disediakan oleh Diva Elektronik itu
sendiri.
Secara garis besar siklus retur di Diva Elektronik terbagi menjadi empat aktivitas :
a. Mengecek barang
b. Membuat laporan penerimaan barang
c. Menerima barang
d. Mencatat retur pejualan
Pada aktivitas pengecekan barang, Diva Elektronik mengecek nota penjualan dan
kondisi fisik barang yang berasal dari konsumen. Jika ditemukan kondisi fisik yang tidak
sesuai atau cacat maka dibuatlah laporan penerimaan barang. Kemudian barang dari

6
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

konsumen diterima untuk diganti barang yang baru jika memenuhi syarat retur. Kemudian
mencatat retur penjualan dengan menerbitkan Catatan Barang Keluar.

6. Siklus Personalia dan Penggajian

Sumber Daya Manusia merupakan

bagian yang sangat pentig dalam unit usaha,
dimana proses memperoleh sumber daya dimulai
dari perekrutan hingga penggajian. Perekrutan
dilakukan dengan cara menanyakan kebutuhan
SDM dari divisi terkait, kemudian melakukan
analisa kualifikasi. Lalu mempublikasikan
lowongan pekerjaan yang dibutuhkan, Gambar
1.X merupakan contoh lowongan pekerjaan yang
biasa di publikasikan melalui portal Lowongan
Kerja Solo Raya.
Gambar 1.3 Lowongan Kerja Diva Elektronik

Tahap selanjutnya melakukan seleksi administrasi-interview hingga interview user-

pengumuman dan rangkaian terakhir yaitu proses pelatihan (training). Pelatihan dilakukan
dengan cara praktik didampingi, jangka waktu 3 bulan dimana calon pegawai tersebut dapat
diberhentikan jika tidak memberikan kinerja yang baik.
Siklus personalia dan penggajian melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada
semua karyawan, penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja harus dilakukan dengan
tepat. Tujuan utama siklus personalia dan penggajian adalah untuk mengotorisasi transaksi
penggajian dengan benar dan memastikan penggajian dicatat dengan valid.
Secara garis besar siklus personalia dan penggajian di Diva Elektronik terbagi
menjadi empat aktivitas:
a. Membuat daftar gaji sesuai ketentuan pemilik
b. Meminta pengesahan dari pemilik
c. Membuat Bukti Kas Keluar (BKK)
d. Membayarkan gaji
Pada aktivitas siklus personalia dan penggajian bagian HRD membuat daftar gaji
yang telah ditentukan oleh pemilik dan dihitung dengan bonus yang didapatkan karyawan.

7
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Kemudian daftar gaji tersebut dicek dan disahkan oleh pemilik. Daftar gaji diberikan kepada
bagian finance untuk kemudian dibuat Bukti Kas Keluar dan gaji diberikan kepada setiap
karyawan secara tunai.

C. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERUSAHAAN

1. Formulir, Dokumen, dan Laporan
Siklus Pembelian dan Pembayaran
Dalam siklus pembelian dan pembayaran, dokumen yang digunakan yaitu
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang dibuat oleh Bagian Logistik kemudian
diberikan kepada Bagian Purchasing;
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) merupakan surat yang diajukan oleh
Bagian Purchasing kepada Supplier;
3. Surat Persetujuan Supplier merupakan balasan supplier terhadap SPPH;
4. Surat Order Pembelian (SOP) dibuat saat supplier telah menyetujui barang dan
harga yang ditawarkan;
5. Laporan Penerimaan Barang (LPB) berfungsi untuk memberikan informasi ke
Bagian Purchasing dan Finance bahwa barang telah sampai di gudang;
6. Faktur adalah bukti bayar pada umumnya; dan
7. Laporan Pembayaran (Faktur Lunas) dibterima dari supplier saat Bagian Finance
telah membayar lunas ke suppier.
Berikut dokumen-dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian dan pembayaran.
Kami tidak diizinkan meminta atau mendokumentasikan sehingga kami membuatnya
berdasarkan pemaparan dari pihak Diva Elektronik.

8
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

PURCHASE ORDER

Po. No :
Jl. Jendral Sudirman
Sukoharjo
Vendor Tempat Pengiriman Tanggal :
PT. Toko Diva Elektronik No PR :
Jl Jl. Jendral Sudirman Halaman : 1 dari 1
Barang yang dipesan :
Jumlah Harga
No Jenis barang Tipe Ukuran Total
barang Satuan

Sub
total
Diskon
Total

Gambar 1.4 Surat Order Pembelian

No. Faktur :
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Tanggal :
Dari Bagian : Logistik
Tanggal Diperlukan :
Diperlukan untuk : Persediaan di Gudang
Dikirim ke : Bagian Purchasing
Jenis
Nomor Tipe Ukuran Jumlah Keterangan
Barang
1 AAA
2
3
4
5

Kepala Bagian Logistik

Gambar 1.5 Surat Permintaan Pembelian

9
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

PT DIVA ELEKTRONIK
JL. Jendral Sudirman, Sukoharjo
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

Nomor :

Kepada
Yth....

Dengan Hormat

Kami harap saudara memberikan penawaran harga untuk barang-barang sebagai berikut:
Jenis
Nomor Tipe Ukuran Harga Satuan Keterangan
barang

Sayarat pembayaran ......... Syarat Penyerahan ..........

Kami menunggu informasi saudara dan kami harap informasi tersebut dapat kami terima segera.

Atas perhatian dan kerjasama saudara kami ucapkan terimakasih

Hormat
Kami
TOKO DIVA

Kepala Bagian Purchasing

Gambar 1.6 Surat Permintaan Penawaran Harga

Siklus Retur Pembelian

Dalam siklus retur pembelian, dokumen yang digunakan adalah List barang yang
tidak sesuai atau rusak yang akan diberikan Bagian Logistik kepada supplier dan Surat
Retur yang terdiri dari 2 yaitu Surat Retur yang dibuat oleh Diva Elektronik sendiri dan
Surat Retur yang berasal dari supplier.

10
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Siklus Penjualan dan Pendapatan

Gambar 1.7 Invoice (Nota Penjualan)

Siklus Penjualan dan Pendapatan menggunakan invoice sebagai bukti
pembayaran dari konsumen. Invoice dibuat rangkap 3 warna putih, pink, dan kuning
setiap invoice memiliki maksud dan tujuan. Invoice putih untuk konsumen ambil barang,
Invoice pink untuk konsumen sebagai tanda lunas, dan Invoice kuning sebagai arsip di
bagian kasir.

Gambar 1.8 Lembar Pemeriksaan atau Inspeksi Armada Perusahaan

Lembar ini digunakan oleh Driver (Bagian Logistik) untuk melakukan kontrol
dan pemeliharaan terhadap kendaraan toko Diva. Bertujuan untuk menjaga keselamatan
saat melakukan pengiriman barang kepada konsumen.

11
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Sistem Retur Penjualan

Dalam siklus retur penjualan, tidak ada dokumen yang digunakan, karena hanya
meminta konsumen untuk menunjukkan invoice (nota penjualan) serta barang yang ingin
diretur. Jika barang yang ingin diretur sesuai dengan syarat-syaratnya maka akan diganti
barang yang baru (tempo 7 hari).
Siklus Personalia dan Penggajian
Dalam siklus personalia dan penggajian, dokumen yang digunakan terdiri dari 3
dokumen yaitu:
1. Daftar Gaji, dokumen ini berasal dari pemilik yang telah menentukan gaji
tetap tiap masing-masing karyawannya
2. Daftar Gaji + Bonus yang merupakan penyesuaian dari daftar gaji yang
diberikan oleh pemilik dengan kinerja tiap karyawan sebagai tambahan
(bonus).
3. Bukti Kas Keluar (BKK) yang dibuat sebagai bukti untuk pembayaran gaji
kepada karyawan.

DAFTAR GAJI
KARYAWAN TOKO DIVA ELEKTRONIK
PERODE 2017

Tanggal Masa
No Nama Gaji Bonus Tunai
Masuk Kerja

Gambar 1.9 Daftar Gaji

12
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

TOKO DIVA ELEKTRONIK

No.
BUKTI PENGELUARAN KAS BKK : 5551
Tanggal :
No
Dibayarkan Akun Jumlah
Kepada :
Jumlah :
Cek :
Untuk :
Disetujui: Dibuat : Dibayar :
Kepala Bagian Bagian Keuangan Bagian Kasir

Gambar 1.10 Bukti Kas Keluar

Sama halnya dengan siklus pembelian dan pembayaran, karena kami tidak
mendapat izin meminta ataupun mendokumentasikan dokumen yang ada maka kami
membuatnya berdasarkan pemaparan dalam wawancara dengan pihak Diva Elektronik.
Laporan Keuangan
Diva Elektronik merupakan perusahaan elektronik di daerah Sukoharjo yang
cukup besar meskipun baru berdiri kurang dari 5 tahun. Operasional Diva Elektronik
telah dilakukan pencatatan dan pelaporan keuangan yang dilakukan oleh pemiliknya
secara langsung. Prosesnya berupa laporan harian, mingguan,bulanan yang dilakukan
oleh bagian finance kepada pemilik dengan melaporkan secara langsung maupun melalui
online (via Whatsapp). Pada Diva Elektronik stock opname dilakukan dengan cara
perhitungan mingguan dimana setiap hari selasa dilakukan cut off kemudian hari rabu
dimulai perhitungan secara bersama-sama oleh seluruh staff Diva Elektronik. Form
untuk stock opname dari Diva Elektronik terdapat pada lampiran.
Selanjutnya untuk penyusunan laporan keuangan berupa Laporan laba rugi dan
neraca, berikut kedua format laporan tersebut.

13
Analisis Desain Sistem Kelompok 5

14
Analisis Desain Sistem Kelompok 5

15
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

2. Bagan Alir Perusahaan (Flowchart)

Siklus Pembelian dan Pembayaran
Siklus pembelian dan pembayaran dapat dilihat pada Gambar 1.11 yang
melibatkan 3 pihak, yaitu:
a. Bagian Logistik,
b. Bagian Pembelian, dan
c. Bagian Finance.
Berdasarkan bagan Alir Siklus Pembelian dan Pembayaran, proses ini dimulai
dari Bagian Logistik yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat
Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim ke Bagian Purchasing, dan
lembar ke-2 disimpan oleh Bagian Logistik sebagai arsip tetap. Bagian Purchasing
menerima SPP lembar ke-1 dari Bagian Logistik. Berdasarkan SPP lembar ke-1, maka
Bagian Purchasing membuat SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga). Setelah jadi
Bagian Purchasing mengirim SPPH tersebut ke Supplier atau Brand terkait melalui
email. Lalu menunggu balasan atau konfirmasi dari pihak Supplier. Setelah mendapat
persetujuan dari Supplier atau Brand terkait, Bagian Purchasing membuat SOP (Surat
Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim
ke Bagian Finance, lembar ke-3 dikirim ke Bagian Logistik dan lembar ke-4 disimpan
sebagai arsip tetap Bagian Pembelian.
Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Purchasing. Setelah SOP dan
barang diproses oleh Supplier, Bagian Purchasing menerima Faktur penjualan dari
Supplier 2 rangkap, lembar ke-1 diberikan kepada Bagian Finance dan lembar ke-2
diarsip tetap oleh Bagian Purchasing. Kemudian, barang dikirim ke gudang (Bagian
Logistik). Bagian Logistik menerima barang dan mencocokkan barang masuk dengan
SOP lembar ke-3. Jika sama atau sudah cocok maka Bagian Logistik membuat LPB
(Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Purchasing
untuk diarsip tetap, lembar ke-2 ke Bagian Finance, dan lembar ke-3 disimpan sebagai
arsip tetap Bagian Logistik.
Bagian Finance menerima SOP lembar ke-2 dan, Faktur Penjualan lembar ke-1
serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Logistik. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur
Penjualan lembar ke-1 dari Bagian Purchasing serta LPB lembar ke-2, Bagian Finance
melakukan pembayaran kepada Supplier. Supplier menerima uang dari Bagian Finance.

16
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Bagian Finance menerima Faktur lunas dari Supplier. Berdasarkan Faktur lunas tersebut,
Bagian Finance membuat Laporan Pembayaran Tunai rangkap 2. Lembar ke-1
dikirimkan ke Pimpinan dan lembar ke-2 disimpan. Sebelum diarsip, Bagian Finance
melakukan pencatatan ke jurnal pengeluaran kasdan di posting ke buku besar, lalu faktur
lunas tersebut diarsip tetap oleh Bagian Finance.

Gambar 1.11 Bagan Alir Siklus Pembelian dan Pembayaran

17
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Siklus Retur Pembelian

Siklus Retur Pembelian dapat dilihat pada Gambar 1.12 melibatkan 3 pihak,
yaitu:
1. Admin Logistik
2. Admin Pembelian
3. Bagian Finance
Bagan alir siklus retur pembelian dimulai dari Bagian Logistik yang melakukan
pengecekkan barang saat datang dan menyesuaikan dengan nota penjualan. Beberapa
barang yang rusak atau tidak sesuai standar di list dalam daftar barang yang tidak sesuai
atau rusak. Kemudian list tersebut diberikan ke Bagian Purchasing untuk dijadikan bukti
dalam pembuatan Surat Retur kepada supplier. Surat retur ditanda tangani oleh bagian-
bagian terkait, lalu dikirim ke supplier bersama dengan barangnya untuk ditindak lanjuti.
Surat retur yang telah ditanda tangani dibuat 2 rangkap, lembar ke-1 di arsip oleh bagian
Purchasing dan lembar ke-2 diberikan kepada Bagian Finance. Berdasarkan surat retur
tersebut, Bagian Finance membuat jurnal penyesuaian untuk persediaan dan
mempostingnya ke buku besar.

Gambar 1.12 Bagan Alir

18
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Siklus Retur Pembelian

Siklus Penjualan dan Pendapatan
Toko Diva Elektronik Sukoharjo menggunakan metode penjualan :
 Cash/Tunai (dalam jangka waktu 7 hari setelah barang diterima masih
termasuk cash) Retail,
 Kredit Retail, dan
 Grosir.
Siklus Penjualan dan Pendapatan yang akan kami bahas pada laporan ini hanya
siklus penjualan dan pendapatan tunai. Dalam siklus ini terdapat 4 pihak yang terlibat di
dalamnya, yaitu:
a. Sales Promotion Girl/Men,
b. Kasir,
c. Bagian Penjualan,
d. Bagian Logistik.
Berdasarkan Gambar 1.13 bagan alir dimulai dari konsumen datang ke toko
kemudian Bagian Marketing (SPG/SPM) menemani dan membantu konsumen memilih
barang yang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Setelah konsumen mendapat barang
yang sesuai terjadi proses tawar menawar harga antara konsumen melalui harga normal
kemudian mendapat harga promo dan di waktu tertentu konsumen bisa mendapat diskon
dan berbagai hadiah menarik. Lalu dealing harga dan Sales Promotion Girl/Men
mencatat pesanan konsumen pada nota penjualan. Lalu konsumen diantar ke kasir
bersama dengan nota penjualan yang diberikan ke Bagian Kasir. Bagian Kasir
melakukan input data setelah mengecek persediaan barang.
Konsumen membayar barang yang dibeli kemudian akan di cetak invoice/nota
rangkap 4 dan ditanda tangani kepala toko. Lembar ke-1 diberikan kepada konsumen,
lembar ke-2 disimpan oleh Bagian Kasir untuk dilakukan Jurnal Penjualan dan diposting
ke buku besar. Lembar ke-3 diberikan kepada Bagian penjualan (CS) untuk penjadwalan
pengiriman barang, lembar ke-4 diberikan kepada Bagian Logistik untuk dicocokkan
dengan invoice konsumen, lalu dilakukan pengiriman barang dan invoice tersebut
diarsipkan tetap oleh Bagian Logistik.

19
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Gambar 1.13 Bagan Alir Siklus Penjualan dan Pendapatan

Sistem Retur Penjualan
Pada Sistem Retur Penjualan ini melibatkan hanya bagian SPG/SPM saja yang
berhubungan langsung dengan konsumen. Bagan alir siklus retur penjualan dapat dilihat
pada Gambar 1.14 dibawah yang dimulai dari konsumen datang ke toko dengan
membawa barang yang akan di retur. Bersama dengan barang tersebut, konsumen
membawa nota penjualan/invoice. Lalu SPG/SPM memeriksa kondisi barang apakah
sudah sesuai standar retur. Barang yang rusak dapat diretur jika memnuhi kriteria sebagai
berikut:
1. Masih terdapat nota penjualan/invoice
2. Kardus/kemasan/box masih ada dan dalam kondisi baik
3. Sticker yang tertera pada produk masih ada
4. Batas maksimal retur yaitu 7 hari setelah barang diterima untuk garansi toko,
jika melebihi tempo tersebut maka akan diberikan kontak dari brand terkait.
Jika syarat-syarat diatas telah terpenuhi semua maka konsumen dapat menukar
barangnya dengan barang baru.

20
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Gambar 1.14 Bagan Alir Siklus Retur Penjualan

Siklus Personalia dan Penggajian
Siklus personalia dan penggajian dapat dilihat pada gambar 1.15 yang melibatkan
3 pihak, yaitu:
a. Pemilik
b. Bagian HRD dan
c. Bagian Finance.
Sebagaimana digambarkan pada Bagan Alir di bawah, proses penggajian dimulai
dari pemilik membuat daftar gaji rangkap 2 yang kemudian diberikan ke Bagian HRD.
Lalu Bagian HRD melakukan perhitungan bonus berdasarkan kinerja yang diinput ke
daftar gaji (sebagai tambahan). Daftar gaji + bonus diberikan kepada pemilik untuk di
periksa dan ditandatangani (disahkan). Setelah pengesahan dari pemilik, daftar gaji
lembar ke-1 diserahkan kepada Bagian Finance dan lembar ke-2 diarsipkan. Lalu, Bagian
Finance berdasarkan daftar gaji lembar ke-1 membuat Bukti Kas Keluar (BKK),
kemudian dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Bagian Finance dengan menggunakan
Bukti Kas Keluar tersebut sebagai acuan untuk membayarkan gaji secara tunai kepada
para karyawan. Setelah selesai pembayaram gaji, daftar gaji di jurnal pengeluaran kas

21
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

dan di posting ke buku besar lalu diarsipkan bersama Bukti Kas Keluar oleh Bagian
Finance.

Gambar 1.15 Bagan Alir Siklus Personalia dan Penggajian

22
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

BAB II
ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. ANALISIS SISTEM ATAU PROSES BISNIS

1. Siklus Pembelian dan Pembayaran
Sebagaimana telah dibahas pada Bab sebelumnya, siklus pembelian dan
pembayaran pada Diva Elektronik melalui empat aktivitas, yaitu memesan barang yang
dibutuhkan, membuat penawaran harga, menerima barang, dan membayar tagihan.
Pembelian barang-barang elektronik berasal dari pabriknya langsung sehingga harga
pokok penjualan relative murah dibanding yang lain dan harga retail pada Diva
Elektronik merupakan tangan pertama sehingga murah.
Pemesanan barang dapat melalui telfon atau melalui pesan singkat ataupun
melalui email sehingga memudahkan proses pembelian. Selain itu, terkadang sales dari
pihak brand yang datang untuk menawarkan produknya. Sistem ini sangat menghemat
biaya untuk Diva Elektronik dan tidak membutuhkan banyak dokumen.
Penawaran harga Diva terhadap supplier pun relatif mudah karena Diva sudah
terpercaya. Diva membeli barang-barang dari supplier langsung dengan perjanjian jika
ada barang yang tidak laku, akan diberikan waktu oleh supplier. Selain itu, biasanya
supplier memberikan kompensasi terhadap penjualan suatu barang yang lama laku.
Proses penerimaan barang dengan pemberian faktur penjualan diberikan kepada
dua bagian yang berbeda yaitu Bagian Purchasing dan Bagian Logistik sehingga
memudahkan dalam pengecekkan tindak kecurangan. Tagihan pembelian dilakukan oleh
Bagian Finance, namun sayang Bagian Finance hanya satu kesatuan dimana Bagian
Finance yang membayar tagihan dan juga mencatat pada laporan keuangan. Dalam
pembayaran tagihan masih dibawah kontrol pemilik dengan pemberian laporan
pembayaran dari Bagian Finance kepada pemilik.
2. Siklus Retur Pembelian
Berdasarkan pembahasan sistem dan proses bisnis yang terjadi pada Siklus Retur
Pembelian Diva Elektronik dapat kita ketahui bahwa hanya melibatkan satu fungsi yaitu
SPG/SPM saja yang menangani langsung keluhan konsumen. Keluhan via telfon atau
pesan singkat atau email dapat dilakukan, ini untuk barang-barang dengan volume besar
sehingga SPG/SPM akan datang ke rumah untuk memeriksa barang kosumen.

23
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, siklus retur pembelian dilakukan

dengan mengecek barang lalu membuat list barang yang akan diretur dan mengirimkan
surat retur yang sudah ditandatangani ke supplier, setelah barang diretur maka dilakukan
jurnal penyesuaian persediaan. Proses pengecekkan biasanya dilakukan pada saat barang
akan dijual ke konsumen mengapa demikian, karena jika pada saat barang datang ke
gudang tidak efektif da efisien.
List barang yang diretur biasanya dilakukan perperiodik setelah terdapat bebrapa
barang yang ingin diretur ke suatu supplier, sehingga memudahkan pengiriman dan
hemat biaya. Surat retur sebelum dikirim kepada supplier dilakukan terlebih dahulu
otorisasi/ penandatanganan bagian logistik dan purchasing. Setelah barang diretur,
bagian finance mencatat jurnal penyesuaian untuk barang retur tersebut.
3. Siklus Penjualan dan Pendapatan
Pada siklus penjualan dan pendapatan Diva Elektronik terdapat empat aktivitas,
yaitu menerima pesanan pelanggan, melakukan kesepakatan harga, pelanggan membayar
harga yang disepakati, dan barang dikirim ke konsumen. Proses menerima pesanan dapat
dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, hal ini memiliki kekurangan dan
kelebihan masing-masing. Proses kesepakatan harga relatif mudah pada Diva karna Diva
juga mendapat harga rendah dari supplier, kemudian mendapat diskon dari supplier.
Selain itu konsumen juga dapat diskon lagi dari toko Diva sendiri yang berasal dari
margin periode sebelumnya.
Pembahasan yang kami lakukan berfokus pada penjualan tunai, sehingga
konsumen langsung membayar. Konsumen yang datang langsung ke toko langsung
membayar melalui kasir, sedangkan konsumen yang memesan via online (biasanya
grosir) dapat melakukan pembayaran melalui transfer ataupun COD (Cash On Delivery).
Segala kemudahan yang diberikan oleh Diva terhadap konsumennya dapat meningkatkan
margin penjualan dan juga memperluas pangsa pasar.
Barang yang telah diproses dapat langsung dibawa pulang oleh konsumen
misalnya, rice cooker, setrika, kipas angina, blender, TV dibawah 40”. Terdapat
beberapa barang yang akan di antar misalnya, lemari es dua pintu, TV diatas 40” karena
lebih berisiko jika dibawa sendiri oleh konsumen. Pengenaan tarif angkut (ongkos kirim)
relatif murah yaitu Rp1.500 per km. Mekipun rumah konsumen lumayan jauh dan
mengirim banyak barang tidak membebani konsumen dengan ongkos kirim yang mahal.

24
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

4. Siklus Retur Penjualan

Berdasarkan pemaparan proses bisnis mengenai aktivitas retur penjualan yaitu dengan
cara konsumen membawa barang atau via telfon untuk mengajukan klaim retur kepada
SPG/SPM. Retur penjualan diterima jika memenuhi beberapa syarat yaitu nota
penjualan/invoice masih ada dan dibawa konsumen, kardus/kemasan/box masih ada dan
dalam kondisi baik, sticker yang tertera pada produk masih ada, batas maksimal retur yaitu 7
hari setelah barang diterima untuk garansi toko, jika melebihi tempo tersebut maka akan
diberikan kontak dari brand terkait.
Dengan adanya syarat-syarat tersebut maka akan membuat konsumen tidak bisa
dengan mudah mengajukan klaim. Pihak SPG/SPM yang menangani langsung konsumen
karena mereka yang lebih mengetahui barang-barang elektronik adalah mereka sehingga
penanganan dapat dilakukan lebih cepat. Proses retur penjualan pun tidak memakan waktu
lama dan apabila telah lebih dari 7 hari, klaim akan dialihkan ke supplier.
5. Siklus Personalia dan Penggajian
Membuat daftar gaji sesuai ketentuan pemilik, meminta pengesahan dari pemilik,
membuat Bukti Kas Keluar (BKK), dan membayarkan gaji merupakan aktivitas yang
dilakukan dalam siklus personalia dan penggajian. Dimulai dari daftar gaji yang diberikan
oleh pemilik kepada bagian HRD berdasarkan kontrak kerja pada saat perekrutan pegawai.
Kemudian bagian HRD melakukan perhitungan bonus berdasarkan absensi maupun kinerja.
Lalu diakumulasikan ke daftar gaji. Sebelum melakukan pembayaran, bagian HRD harus
meminta pengesahan dari pemilik sehingga pemilik mengetahui dan sebagai internal kontrol
mereka.
Setelah pengesahan dilakukan, daftar gaji diserahkan kepada bagian finance untuk
disiapkan pembayaran kepada pegawai. Sebelum melakukan pembayaran, bagian finance
membuat Bukti Kas Keluar (BKK) sebagai acuan untuk pembayaran kepada karyawan.
Bagian finance membagikan gaji kepada pegawai lalu menjurnal panggajian dan
mengarsipkan BKK serta daftar gaji.

25
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

B. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN

1. Siklus Pembelian dan Pembayaran

Berdasarkan analisis dan pembahasan pada alur proses bisnis siklus pembelian dan
pembayaran di atas dan dengan mempertimbangkan tingkat pengendalian yang dilakukan
oleh Toko Diva Elektronik terhadap siklus ini, aktivitas yang sudah dilakukan dengan baik
adalah sebagai berikut :

1. Terdapat pemisahan fungsi permintaan pembelian (Bagian Logistik) dan

pemrosesan pesanan pembelian (Bagian Purchasing). Karena terdapat pemisahan
fungsi sehingga tidak terjadi penumpukan tugas pada setiap bagian. Setiap bagian
dapat fokus untuk mengatur proses pembelian barang. Seperti bagian logistik yang
dapat memastikan barang mana yang sudah harus dilakukan pembelian dan bagian
purchasing melakukan pesanan sesuai kebutuhan bagian logistik.
2. Adanya pemeriksaan oleh bagian logistik untuk penerimaan barang. Dalam proses
pembelian setelah surat order pembelian dan barang diproses supplier. Bagian
logistik akan menerima barang dan mencocokkannya dengan surat order
pembelian yang diterima dari bagian purchasing.
3. Dari hasil wawancara, pembelian ke supplier selain via email juga bisa via telfon,
kemudian baru diteruskan via sistem setelah mendapat surat persetujuan supplier.
Hal tersebut memudahkan dan lebih efektif dan efisiensi waktu serta biaya.
4. Semua jumlah persediaan barang dan yang kurang sudah terdaftar di sistem
sehingga staff hanya perlu mencetak data dan mengirimnya ke supplier.
Terdapat banyak kelebihan dalam siklus pembelian dan pembayaran ini namun masih
terdapat bebrapa kelemahan. Hal ini dapat disempurnakan guna meningkatkan pengendalian.
Berikut tabel kelemahan, risiko, dan solusi yang disarankan pada Tabel 2.1 berikut
Kelemahan Risiko Solusi
Tidak adanya pemisahan Pencurian Kas a. Bukti pembayaran
fungsi antara bagian ditandatangani oleh
keuangan dan bagian penjual dan keuangan.
akuntansi b. Memisahkan antara
pegawai yang melakukan
pembayaran dengan yang
mencatat transaksi.

26
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

c. Audit kas mendadak.

Tabel 2.1 Kelemahan Siklus Pembelian dan Pembayaran
Tidak adanya pemisahan tugas antara fungsi keuangan dengan fungsi akuntansi yang
menyebabkan kemungkinan adanya pencurian kas, dapat dilihat pada lampiran untuk
rekomendasi bagan alir (flowchart) pembelian dan pembayaran.
2. Siklus Retur Pembelian

Berdasarkan analisis dan pembahasan pada alur proses bisnis siklus retur di atas dan
dengan mempertimbangkan tingkat pengendalian yang dilakukan oleh Toko Diva Elektronik
terhadap siklus ini, aktivitas yang sudah dilakukan dengan baik adalah sebagai berikut :

1. Dilakukan pengecekan barang oleh bagian logistik

Bagian logistik mengecek barang sesuai dengan nota, apabila tidak sesuai maka akan
dibuat list barang yang akan diretur. Pengecekan ini dapat memperlancar proses
pembelian barang, sehingga barang yang tidak sesuai akan dapat segera dikembalikan
ke supplier dan dapat segera ditukar dengan barang yang baru.
2. Pemilik dan supplier memiliki kerjasama dalam retur barang
Barang yang tidak sesuai atau rusak dapat diretur kepada supplier sehingga
perusahaan tidak menanggung kerugian akibat kerusakan barang.
3. Sistem sangat mudah untuk diterapkan dan tidak memakan waktu lama dalam proses
ditoko Diva.
4. Hanya butuh tanda tangan administrasi pembelian pada surat retur, tidak perlu
langsung ke owner dan bisa langsung menukar barang ke suplier.
Meskipun demikian, siklus retur pembelian pada Diva Elektronik terdapat beberapa
hal yang bisa diperbaiki, diuraikan pada Tabel 2.2 berikut
Kelemahan Risiko Solusi

Otorisasi atau Pencurian persediaan a. Otorisasi dilakukan juga

penandatanganan hanya
dilakukan oleh bagian
logistik dan purchasing
Input transaksi oleh bagian
finance dilakukan tanpa
dokumen yang lengkap
hanya surat retur saja,
Kesalahan pencatatan
oleh bagian HRD dan
juga pemilik
a. Membutuhkan dokumen
lain selain surat retur,
misalnya surat
persetujuan retur dari

27
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

sedangkan belum pasti supplier.

apakah barang yang akan
diretur bisa di terima oleh
supplier.
Tabel 2.2 Kelemahan Siklus Retur Pembelian
Berdasarkan kelemahan yang pertama, yaitu otorisasi hanya dilakukan oleh bagian
logistik dan purchasing saja, maka berikut rekomendasi dokumen surat retur yang dilakukan
oleh bagian logitik, purchasing, HRD, dan pemilik.

Surat Retur Pembelian

Kepada : Yth .......
Alamat :
Telp :
Mohon Suplier meretur barang -barang sebagai berikut :

No Nama Barang Spesifikasi Satuan Jumlah Harga Total Keterangan

Total

Sukoharjo,
Dibuat oleh Mengetahui Mengetahui
Logistik Purchasing Pemilik

Gambar 2.1 Rekomendasi Surat Retur Otorisasi Empat Fungsi

Untuk menanggulangi kelemahan kedua, pihak Diva Elektronik dapat meminta surat
persetujuan retur atau meminta konfirmasi via email resmi supplier ke email Diva sehingga
bagian finance tidak salah dalam melakukan pencatatan.
3. Siklus Penjualan dan Pendapatan

Berdasarkan analisis dan pembahasan pada alur proses bisnis siklus penjualan dan
pendapatan di atas dan dengan mempertimbangkan tingkat pengendalian yang dilakukan oleh
Toko Diva Elektronik terhadap siklus ini, aktivitas yang sudah dilakukan dengan baik adalah
sebagai berikut :

28
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

1. SPG/SPM membantu pelanggan dalam memilih barang dengan memberikan saran

sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dengan adanya SPG/SPM di Toko Diva
Elektronik sangat membantu pelanggan dalam pemilihan barang yang sesuai dengan
kebutuhan yang diharapkan pelanggan. SPG/SPM menemani pelanggan dalam
memilih barang dan akan diberikan pilihan – pilihan yang dapat meminimalisasi
keinginan pelanggan menjadi lebih sempit.
2. Dalam transaksi penjualan terdapat tawar menawar harga. Transaksi penjualan barang
di Toko Diva Elektronik dapat dilakukan tawar menawar harga, sehingga pelanggan
dapat lebih menyesuaikan dengan kemampuan keuangannya. Kesepakatan harga
dapat terbentuk dari persetujuan kedua belah pihak.
3. Konsumen tidak perlu menyiapkan berkas/dokumen apapun untuk membeli barang di
Toko Diva karena sudah disiapkan oleh SPG/SPM yang sedang bertugas.
4. Karena sudah menggunakan sistem komputerisasi, semua orderan hanya perlu
memasukkannya kedalam sistem dan data sudah langsung terproses dan terhubung
dengan bagian lain yang terkait.
Terdapat banyak kelebihan dalam siklus penjualan dan pendapatan ini namun masih
terdapat bebrapa kelemahan. Hal ini dapat disempurnakan guna meningkatkan pengendalian.
Berikut tabel kelemahan, risiko, dan solusi yang disarankan pada Tabel 2.3 berikut

Kelemahan Risiko Solusi

Karena bersifat
komputerisasi, maka staff
yang bertugas harus sangat
teliti untuk memasukkan data
kedalam sistem karena semua
akan terekam langsung di
sistem
Dokumen yang dihasilkan
hanya yang dari sistem,
sehingga tidak punya salinan
atau cadangan
Tidak adanya pemisahan
fungsi antara bagian
Kesalahan input data yang
efeknya domino
Ketika sistem error dan data
tidak ter-arsip (bentuk
hardware) maka risiko
hilangnya data
Pencurian Kas
a. Pengecekkan ulang saat
input data
b. Adanya fungsi
pengawasan (bagian IT)
untuk menanggulangi
kesalahan input pada
sistem
a. Membuat salinan/print
out dokumen
b. Merekrut karyawan yang
ahli di bidang IT
a. Bukti pembayaran
ditandatangani oleh

29
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

keuangan dan bagian penjual dan keuangan.

akuntansi b. Memisahkan antara
pegawai yang melakukan
pembayaran dengan yang
mencatat transaksi.
c. Audit kas mendadak.
Tabel 2.3 Kelemahan Siklus Penjualan dan Pendapatan
Solusi untuk kelemahan pertama dan kedua yaitu dengan merekrut karyawan di
bidang IT sehingga semua sistem dapat berjalan dengan lancar dan aman. Kelemahan ketiga
yaitu tidak adanya pemisahan tugas antara fungsi keuangan dengan fungsi akuntansi yang
menyebabkan kemungkinan adanya pencurian kas, dapat dilihat pada lampiran untuk
rekomendasi bagan alir (flowchart) penjualan dan pendapatan.
4. Siklus Retur Penjualan
Berdasarkan analisis dan pembahasan pada alur proses bisnis siklus retur penjualan di
atas dan dengan mempertimbangkan tingkat pengendalian yang dilakukan oleh Toko Diva
Elektronik terhadap siklus ini, aktivitas yang sudah dilakukan dengan baik adalah sebagai
berikut :
1. Proses dan syarat yang ditentukan sudah sangat jelas dan tidak berbelit-belit.
2. Jika barang kurang dari 7 hari maka akan diganti dengan barang yang baru namun jika
lebih dari 7 hari maka konsumen harus menghubungi brand atau pihak Diva akan
membantu menyambungkan ke pihak brand. *) syarat dan ketentuan berlaku
3. Mengecek nota, barang dan data yang ada di toko sangat mudah karena sudah
menggunakan sistem sehingga semua sudah terekam dan sudah tersimpan.
Terdapat banyak kelebihan dalam siklus penjualan dan pendapatan ini namun masih
terdapat beberapa kelemahan. Hal ini dapat disempurnakan guna meningkatkan
pengendalian. Berikut tabel kelemahan, risiko, dan solusi yang disarankan pada Tabel 2.4
berikut
Kelemahan Risiko Solusi

Pengecekan oleh SPG/SPM Kemungkinan salah klaim a. Menyerahkan tugas

yang buka dari brand terkait pengecekan barang
kepada karyawan dari
brand masing-masing

30
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Semua kegiatan retur Kesalahan penanggulangan a. Memberi bantuan kepada

dilakukan oleh SPG/SPM dalam retur SPG/SPM dari bagian
logistic untuk masalah
retur barang

Tabel 2.4 Kelemahan Siklus Retur Penjualan

Berdasarkan tabel kelemahan diatas maka untuk kelemahan pertama dengan meminta
SPG/SPM dari masing-masing brand ada yang hadir tiap hari sehingga proses retur lebih
cepat. Kelemahan kedua ditanggulangi dengan penambahan bagian logistik untuk membantu
SPG/SPM dalam melayani retur dari konsumen, dapat dilihat pada lampiran untuk
rekomendasi bagan alir (flowchart) siklus retur penjualan.
5. Siklus Personalia dan Penggajian

Berdasarkan analisis dan pembahasan pada alur proses bisnis siklus personalia dan
penggajian di atas dan dengan mempertimbangkan tingkat pengendalian yang dilakukan oleh
Toko Diva Elektronik terhadap siklus ini, aktivitas yang sudah dilakukan dengan baik adalah
sebagai berikut :

1. Pegawai mendapat bonus: daftar gaji telah ditentukan oleh pemilik dan HRD
mengakumulasi bonus yang akan ditambahkan ke daftar gaji masing – masing
karyawan. Sehingga karyawan semakin giat bekerja untuk mendapatkan bonus yang
lebih besar.
2. Dilakukan otorisasi daftar gaji oleh pemilik: daftar gaji yang telah di tambahkan
bonus oleh HRD akan dimintai persetujuan pemilik. Persetujuan dari pemilik dapat
mencegah kemungkinan pemberian bonus yang fiktif.
3. Alur sistem sederhana karena jumlah pegawai kurang dari 20 orang dan pemilik bisa
Meskipun demikian, siklus personalia dan penggajian pada Diva Elektronik masih
terdapat beberapa hal yang bisa diperbaiki untuk meningkatkan pengendalian internalnya.
Kelemahan, risiko, dan solusi diuraikan pada Tabel 2.5 berikut
Kelemahan Risiko Solusi

Pemberian gaji secara tunai Kesalahan perhitungan uang a. Penggajian transfer lewat
dan sulit menelusuri bank
kesalahan
Daftar gaji dibuat oleh Tugas terbengkalai dan tidak a. Memberikan wewenang

31
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

pemilik maksimal karena pemilik penuh kepada bagian

mengatur semua sistem HRD untuk membuat
secara umum daftar gaji lalu disahkan
oleh pemilik

Tidak adanya pemisahan Pencurian Kas a. Bukti pembayaran

fungsi antara bagian ditandatangani oleh
keuangan dan bagian penjual dan keuangan.
akuntansi b. Memisahkan antara
pegawai yang melakukan
pembayaran dengan yang
mencatat transaksi.
c. Audit kas mendadak.

Tabel 2.5 Kelemahan Siklus Personalia dan Penggajian

Kelemahan pertama dengan sistem penggajian secara tunai yang bermaksud untuk
menghindari beban pajak, sejatinya membuat sistem pengendalian internal menjadi sulit.
Selain itu berpotensi menyababkan kesalahan baik berupa pencurian hingga kesalahan dalam
penggajian. Sedangkan untuk kelemahan kedua seharusnya seorang pemilik hanya
bertanggung jawab pada pengawasan dan pengesahan baik itu mengenai kas keluar, kas
masuk, hingga sumber daya manusia di dalamnya. Kelemahan ketiga yaitu tidak adanya
pemisahan tugas antara fungsi keuangan dengan fungsi akuntansi yang menyebabkan
kemungkinan adanya pencurian kas, dapat dilihat pada lampiran untuk rekomendasi bagan
alir (flowchart) personalia dan penggajian.

32
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

BAB III

PENUTUP

A. SIMPULAN
Berdasarkan analisis dan pembahasan atas proses bisnis diatas, dapat kita disimpulkan
bahwa toko Diva masih dalam tahap pengembangan. Hal yang utama dan pertama yaitu
memperbaiki struktur organisasi dan pembagian tanggung jawab yang jelas. Masih banyak
terdapat bagian yang belum ada penanggung jawab atau bahkan ada yang bertanggung jawab
ganda. Sistem yang diterapkan pada Diva Elektronik telah tersistem dimana semua bersifat
komputerisasi sehingga bisa langsung terhubung tiap fungsi bagiannya.
Diva Elektronik sedang melakukan penambahan pegawai dimana hal tersebut dapat
meningkatkan kinerja perusahaan. Peningkatan kinerja harus dibarengi dengan peningkatan
internal kontrol, dimana pengawasan dilakukan oleh pemilik dan kegiatan operasional
dilakukan oleh berbagai bagian dibawahnya. Diva Elektronik sedang memperbaiki sistem
pergudangan yang ada agar dapat berdiri sendiri dan terpisah dari gudang candi.
Proses bisnis yang terjadi pada Diva Elektronik telah baik dan selaras dijalankan,
karena Diva merupakan Perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan sehingga setiap hari
akan terus membuat terobosan baru dan terus memperbaiki kinerja perusahaannya.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas dan telah dibahas pada pembahasan sebelumnya
mengenai proses bisnis dan sistem pada Diva Elektronik. Berikut poin utama dan paling
utama dari kami untuk memperbaiki proses bisnis dan sistem dari Diva, yaitu:
1. Struktur organisasi harus diperbaiki dan diperjelas job desc masing-masing bagian.
2. Sistem yang digunakan semakin diperbaharui dan dilengkapi dengan surat-surat yang
dibutuhkan untuk setiap proses yang berlangsung.
3. Menambah karyawan untuk memenuhi bagian dan tugas yang masih kosong.
4. Memisahkan fungsi akuntansi dan keuangan yang ada sekarang.
5. Tugas owner hanya sebagai pengawas berlangsungnya proses di Toko Diva.

33
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

LAMPIRAN

Formulir Pertanyaan Wawancara Analisis Desain Sistem

Kepegawaian dan 1. Tim : Bagaimana susunan struktur organisasinya ?

Pembagian Tugas Jwb :
2. Tim : Bagaimana pembagian tugas tiap bagiannya ?
Jwb :
3. Tim : Apakah SPG dan SPM hanya dari brand saja? atau
ada dari diva nya sendiri?
Jwb :
4. Tim : Jumlah pegawai tiap bagian?
Jwb :
5. Tim : Gaji SPG&SPM dari diva/brand?
Jwb :
Bagian Penjualan 1. Tim : Bagaimana dengan tugas marketing dari diva?
Jwb :
2. Tim : Bagaimana dengan penjualan grosir? penjualan
tempo?
Jwb :
3. Tim : Apakah pembeli bisa memesan online? Jika bisa
bagaimana prosedur, siapa yang menangani, dan
dokumen apa saja yang digunakan?
Jwb :
4. Tim : Kapan batas pesan barang? apakah ada maksimal
atau minimal jumlah barang di gudang store?
Jwb :
5. Tim : Siapa yang ngurus penjualan grosir ?
Jwb :
6. Tim : Apakah pembayaran tunai ada temponya ?
Jwb :
7. Tim : Jika bayar langsung penanganan barang yang ga
laku bagamana ?
Jwb :

Pembelian 1. Tim : Bagaimana proses pembelian pada Toko Diva ?

Jwb :
2. Tim : Tahap pertama pengajuan purchase order ke
brand/supplier, tahap kedua approval by email to
brand/supplier, tahap ketiga approval by
brand/supplier. Email balasan acc supplier seperti
apa? Apakah hanya text email biasa atau ada
dokumen khusus untuk nanti penerimaan barang? Jika
34
ada nama dokumennya apa dan berapa rangkap?
Jwb :
3. Tim : Setelah barang di acc supplier, langkah apa yang
dilakukan bagian purchasing? Apakah memberikan
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

dokumen ke bagian finance (untuk pembayaran),

bagian logistik (untuk penerimaan barang), dll?
Jwb :
4. Tim : Beli barang ke pemasok langsung bayar atau
dibayar setelah barang laku?
Jwb :
5. Tim : Bagamana perlakuan jika bayar langsung barang
yang tidak laku ?
Jwb :
Gudang 6. Tim : Tahap barang masuk gudang secara fisik dan MD
input data barang ke sistem untuk pembuatan harga,
dokumen apa yang digunakan di tahap ini?
Jwb :
7. Tim : Gudang warehouse itu milik diva atau milik candi
dan diva hanya nitip barang?
Jwb :
8. Tim : Dokumen (nama) apa yang digunakan saat store
mengambil barang ke gudang warehouse?
Jwb :

Retur 1. Tim : Bagian mana yang mengurusi barang retur?

Jwb :

Kartu Persediaan

35
 Analisis Desain Sistem Kelompok 5

Rekomendasi Flowchart

36
Analisis Desain Sistem Kelompok 5

37
Analisis Desain Sistem Kelompok 5

38