Edición de

datos

Recursos
Informáticos

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Ficha Datos
La ficha Datos de la cinta de Opciones reúne a un conjunto de comandos que
permiten realizar diferentes operaciones sobre las listas de datos, como, por
ejemplo, analizar, administrar e interpretar los mismos. Recuerda que las listas
de datos son los bloques de datos conformados por un conjunto de filas y
columnas. En la fila superior, se visualizan los rótulos de las categorías que son
los nombres de campos que describen lo que contiene cada columna y en las
filas siguientes los datos que se desean almacenar en dicho archivo. Cada fila
es un registro dentro de la lista y cada columna un campo.

Figura 1: Cinta de Opciones de la ficha Datos

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

En esta lectura, se va a considerar a la expresión edición de datos como aquella

que integra las operaciones de ordenamiento, filtrado y cálculo de subtotal
sobre una lista de datos estructurada dentro de una planilla de cálculo.

Ordenamiento por columnas y niveles

Cuando se está trabajando sobre un listado compuesto por muchos registros,
es muy útil ordenarlos según el contenido de una o más columnas. Esto se
puede realizar al definir criterios de ordenamiento.

Para poder ordenar, se debe, en primer lugar, seleccionar toda la lista de datos
o simplemente ubicarse en alguna celda que forma parte de aquella. En este
último caso, es la misma aplicación la que va a realizar la selección y la
extenderá a todas las celdas contiguas que contengan datos en su interior a la
celda que se encuentra activa. Ahí radica la necesidad de no dejar filas ni
columnas vacías en medio de las listas de datos.

Una vez seleccionada la lista, se debe ejecutar el comando Ordenar.

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Figura 2: Comando Ordenar, cinta de Opciones de la ficha Datos

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Figura 3: Ejemplo de lista de datos

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Al pulsar el botón Ordenar, aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde se

pueden seleccionar los campos que se quieren ordenar.

Figura 4: Cuadro de diálogo Ordenar

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

En la lista desplegable que muestra Ordenar por, se debe seleccionar la

columna que se va a utilizar como criterio para el ordenamiento de los registros
que componen la lista de datos.

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Si la fila superior de la lista de los datos muestra los rótulos de las columnas, la
aplicación los mostrará. De lo contrario, en la lista se visualizarán los nombres
de columnas identificadas con letras, por ejemplo: columna A, columna B.

En Ordenar según, se debe indicar en qué se basa nuestra ordenación. Se puede

elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo o
su ícono.

El criterio de ordenación que se puede elegir puede ser ascendente (A a Z) o

descendente (Z a A). O bien, si se trata de un criterio personalizado como:
enero, febrero, marzo, etcétera.

Si se desea, se puede agregar nivel para elegir un segundo criterio de

ordenamiento, como se muestra en la imagen. De esta forma, se puede
ordenar, por ejemplo, por sector y, en caso de que dos o más empleados
trabajen en el mismo sector, el orden entre ellos es según el sueldo y, si ocurre
que existen empleados del mismo sector y que cobran el mismo sueldo, solo en
estos casos el orden es según el tercer nivel seleccionado (nombre y apellido).

Figura 5: Lista de datos ordenada

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Solo si algún dato perteneciente a la columna que se eligió como primer criterio
para ordenar se repite, el Excel tendrá en cuenta el segundo criterio y, solo si se
repiten a la vez los datos del primer y segundo criterio elegido, el Excel
considerará el tercer criterio de ordenación.

Utilización de filtros

El comando Filtro es una forma rápida y fácil de visualizar un subconjunto de

registros que forman parte de la lista de datos dependiendo de si cumplen o no

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con diferentes criterios. Un listado que ha sido filtrado muestra solo las filas
que cumplen el criterio que se haya especificado para una columna. Esta
herramienta oculta temporalmente las filas que no se desea visualizar.

Para activar la herramienta Filtro, se debe tener activa alguna celda que
componga el listado, es decir, hay que posicionarse en alguna de ellas. De esta
forma, el Excel muestra al lado del nombre de cada columna una flecha que
permite desplegar una lista.

Por ejemplo, si de acuerdo con este listado de empleados se desea visualizar

solo a aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente:

Figura 6: Cómo se activa un filtro

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Figura 7: Cómo muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el filtro

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se activa un

filtro en otra columna, el Excel solo tiene en cuenta estos tres registros.

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Cálculo de subtotal

La función Subtotales en Excel permite tener de forma sencilla y rápida filas en

donde se visualicen los totales de la información que forma parte de la lista de
datos.

En la siguiente ventana, se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para explicar

la herramienta. Lo primero que se debe realizar es ordenar la lista por el campo
que se desea cada corte de subtotal. Para resolver las dos actividades, se debe
ordenar por carrera.

Figura 8: Subtotales que se calcularán

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Al igual que para ordenar, se debe seleccionar toda la lista de datos o

posicionarse en alguna celda del listado. Luego, dentro de la pestaña Datos, se
debe ejecutar el comando Subtotal y aparecerá un cuadro de diálogo como el
siguiente:

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Figura 9: Ventana Subtotales para calcular la actividad 1

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Como resultado, se observa que en la hoja de cálculo aparecen tres cuadritos

numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja. Esto es porque se ha agrupado
la información del archivo en tres niveles: uno (la número 1), que incluye todos
los datos de nuestra hoja, la número 2 es por carrera y, por último, la número
3, que nos muestra todos los datos que se tienen.

Figura 10: Resultado de la actividad 1

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

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Figura 11: Ventana Subtotales para calcular la actividad 2

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

Figura 12: Resultado de la actividad 2

Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).

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Referencias
Microsoft. (2017). [Captura de pantalla de Microsoft Office Excel]. Recuperado el 12
de julio de 2017.