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1 Ejecución de un proyecto

La ejecución es el proceso de dirección de proyectos en el cual se llevan a cabo los

planes del proyecto. Su objetivo principal es ejecutar una actividad o fase
determinada del proyecto tal y como ésta ha sido planificada de modo que se
generen los diferentes entregables definidos en el alcance.

Es en esta fase donde cada profesional lleva a cabo las actividades asignadas -ya
sean mediante la Estructura de Descomposición del Trabajo, o EDT, la matriz de
responsabilidad u otras herramientas que nos permiten asignar responsabilidades
en el proyecto- y para las cuales se ha formado y preparado. Para un proyecto de
construcción, por ejemplo, es en esta fase cuando los peones levantarán muros y
estructuras, los carpinteros fabricarán y montarán ventanas y puertas, los
arquitectos e ingenieros desarrollarán planos y mediciones, y se materializarán las
diferentes instalaciones (de agua, gas y electricidad, etc.) En resumen, cada uno
realiza el trabajo que tiene asignado para la consecución de los objetivos del
proyecto.

Para que el proyecto se ejecute con normalidad y eficiencia, el director del proyecto
debe asegurar que el plan del proyecto (planificación y programación de las
diferentes actividades para cumplir con unas especificaciones concretas) se lleva a
cabo y que las diferentes actividades descritas en él se desarrollan tal y como se
tenía previsto. Para ello, el director tiene que hacer lo siguiente:

- Dirigir a los miembros del equipo para que las actividades bajo su responsabilidad
se lleven a cabo tal y como se ha especificado en el plan del proyecto.

- Asegurar que se recopila la información necesaria que permita confeccionar

informes del progreso para conocer el avance real de los trabajos.

- Evaluar el rendimiento del equipo de trabajo.

¿Y qué se desea obtener durante y con el proceso de ejecución? A continuación se

exponen cuales son los principales productos que se obtienen de este proceso:

- Es durante esta fase que se crean los productos resultados del trabajo. Los
productos serán todos aquellos entregables definidos en el plan del proyecto:
informes, construcciones, formación o artefactos, por citar algunos de los más
habituales.

- Se identifican y recogen las peticiones de cambio. Durante la ejecución del

proyecto es posible que se produzcan situaciones que obliguen a plantearse
cambios en el alcance. Estas peticiones de cambio deben recogerse para poder
posteriormente negociarse con las partes interesadas.

- Se elaboran los informes de progreso de forma periódica donde se resumen los

resultados de las diferentes actividades bajo ejecución.

- Se evalúa y estimula el rendimiento del equipo, mediante formación si es

necesaria, y recompensas o reconocimientos de los logros alcanzados por los
diferentes profesionales involucrados.

- Se demandan presupuestos y propuestas para los productos/entregas asociados

a esta fase, se seleccionan contratistas y proveedores, y se redactan contratos.

- Se administran los contratos para obtener los resultados esperados.

En este proceso, como ya sucediese en el proceso de planificación, la experiencia

es un elemento clave. La experiencia permite al director de proyectos anticiparse a
los posibles problemas una vez se producen las primeras señales de alerta. Otras
competencias que debe dominar el director de proyectos para realizar con éxito la
ejecución son la comunicación y mantener una actitud abierta. El director, en función
del momento y circunstancia, empleará canales de comunicación más o menos
formales con los diferentes miembros del equipo para conocer cómo se están
desarrollando los diferentes trabajos. Aprovechar charlas breves o almuerzos
informales son modos muy comunes de estar al corriente del estado del proyecto
desde una perspectiva diferente, y complementaria, a la que aportan los diferentes
informes.

Para concluir con el proceso de ejecución, destacar que un buen director comprende
la importancia vital que tiene la recopilación estructurada de información durante
esta fase como elemento clave para el correcto seguimiento y control del proyecto.
Dicho de otro modo, la planificación y programación de actividades y recursos tiene
poca utilidad si no se compara la estimación-previsión hecha con lo que sucede en
la realidad. Un error común, y muestra de poca profesionalidad y madurez, es
centrar la preocupación durante la fase de ejecución en que "las cosas se hagan"
sin esforzarse con la misma energía en recopilar información que facilite el proceso
de seguimiento y control, y la planificación de futuros proyectos. Evidentemente,
que los productos se realicen es vital para el éxito del proyecto. Pero para alcanzar
el éxito del proyecto, y facilitar el de otros futuros, es necesario asegurarse de que
las actividades realizadas conducen a los resultados esperados. Por lo tanto, el
seguimiento y control son fundamentales para el director de proyectos. Y un
seguimiento y control eficiente sólo se consigue mediante la recopilación de
información adecuada durante el proceso de ejecución. Consiguientemente, se
recomienda al lector ser consciente de que el proceso de ejecución sin seguimiento
es un proceso incompleto y que puede poner en riesgo el proyecto, y hacer menos
eficiente el proceso de preparación de futuros.