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AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 1/37 Nov - 2016
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA


AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A.

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GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA


3.1 Diagrama Funcional
1. INFORMACIÓN GENERAL 3.2 Organigrama de Funciones
1.1 Propósito del Manual 3.3 Organigrama de Misiones
1.2 Objetivo del Manual 3.4 Organigrama de Posición Macro
1.3 Objetivos Específicos del Manual 3.5 Organigrama de Posición Dimensionado
1.4 Mantenimiento del Manual
1.5 Responsabilidad para la implantación del Manual 4. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1.6 Responsabilidad para la actualización del Manual 4.1 Descripción de Unidades
1.7 Procedimiento para cambios en el Manual 4.2 Descripción de Cargos

2. CONCEPCIÓN Y FUNDAMENTACIÓN DE LA EMPRESA


2.1 Reseña histórica
2.2 Misión
2.3 Visión
2.4 Valores

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INTRODUCCIÓN

Es de gran importancia la implementación de un manual de organización dentro de una empresa ya que este aporta una
idea más clara de las funciones de cada unidad y cargo que permitirán alcanzar los objetivos de la organización, dicho
manual se respalda por medio de los valores, misión y visión de la empresa.

El presente manual posee tres aportes fundamentales:


-Presentación del diagrama funcional de la empresa.
-Presentación de los organigramas.
-Descripción de unidades y descripción de cargos.
Dichos puntos serán desarrollados a lo largo del mismo.

Cabe señalar que la finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades
contenidas en cada proceso; y que este sirva de apoyo para el proceso de estructuración permitiendo que exista a su vez
una buena comunicación fluida y ordenada a través de todos los niveles jerárquicos de la organización. Se debe tener
presente que un manual jamás puede ser considerado finalizado, ya que debe evolucionar con la organización, por lo que
debe estar en constante actualización.

El presente manual va dirigido a cualquier persona que requiera de la información que este contiene, sin embargo, se
realizó especialmente para el beneficio de los integrantes de la empresa Auto Accesorios Los Olivos C.A., los cuales
podrán tener acceso al mismo para conocer así su ubicación en la empresa y las funciones que deben desempeñar en
ella.

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Propósito del manual


El presente manual de organización tiene como finalidad presentar de forma específica la estructura organizativa de la
empresa, a través del diagrama funcional, organigrama de funciones, organigrama de misiones, organigrama de posición
macro, organigrama de posición dimensionado, descripciones de las unidades y cargos presentes, con el fin de que cada
empleado adquiera la información necesario sobre sus responsabilidades y participación dentro de la organización,
pudiendo hacer uso correcto de sus conocimientos, habilidades y destrezas a medida que realiza sus labores,
contribuyendo así con el alcance de los objetivos de la empresa.

1.2 Objetivo del manual


Realizar una descripción de la estructura organizativa de la empresa Auto Accesorios Los Olivos C.A., señalando las
funciones que debe cumplir cada unidad, además de las labores y funciones específicas que deben realizar cada uno de
los cargos que la conforman.

1.3 Objetivos específicos del manual


- Identificar de forma clara y precisa las funciones y responsabilidades que debe realizar cada empleado de la unidad.
- Acrecentar la capacitación y mejorar el reclutamiento y selección del personal.
- Favorecer la adaptación de los nuevos empleados en su respectivo cargo y unidad a la que pertenecerá.
- Proveer los diagramas y organigramas de la estructura organizativa de la empresa.

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1.4 Mantenimiento del manual
El mantenimiento del presente manual será responsabilidad de la Gerencia General de la empresa Auto Accesorios Los
Olivos C.A., quien tendrá la potestad de organizar el cómo y cuándo se debe realizar dicho mantenimiento, y a su vez,
suministrar la información que se amerite. Cabe destacar que la estructura del manual que se presenta debe ser
actualizada y/o modificada constantemente conforme evolucione la organización de la empresa, tomando en cuenta sus
condiciones de trabajo.

1.5 Responsabilidad para la implantación del manual


Poner en ejecución el presente manual de organización permitirá optimizar la productividad de la empresa, la realización
de las tareas y el mejoramiento en el manejo de la información otorgando responsabilidades y participación a todos los
miembros que conforman la organización. La responsabilidad de la implantación del manual de organización que se
presenta quedará a cargo de la Gerencia General de Auto Accesorios Los Olivos C.A.

1.6 Responsabilidad para la actualización del manual


Es fundamental, una vez implantado, mantener la vigencia del presente manual; por lo que se deben efectuar
evaluaciones y ajustes constantemente, a medida que se presenten cambios que puedan afectar la organización de la
empresa como la creación, modificación o eliminación de un formulario, norma, política, otros.
Para estos casos se recomienda proceder de la forma que se presenta a continuación:
- Diseñar la información a modificar.
- Imponer a revisión y aprobación de las unidades que intervienen.
- Presentar la modificación propuesta al Consejo Directivo para su aprobación.
- En caso de aprobado, agregar las páginas modificadas al Manual con la antelación necesaria para su ingreso vigente.
- Eliminar las hojas que serán reemplazadas.
Al efectuarse la revisión del manual y contar con que haya sido modificado el 51% del mismo, se debe ejecutar un
diagnóstico para la realización de un nuevo Manual Organizacional, el cual sustituirá éste de inmediato, a partir de su
fecha de ingreso en Vigencia.
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1.7 Procedimiento para cambios en el manual

Toda modificación o cambio que amerite el presente Manual debe ser ejecutado y registrado obligatoriamente.

Se debe llevar un historial donde se pueda identificar el contenido modificado, agregado e incluso eliminado del Manual,
dicho registro lleva por nombre “Índice de modificaciones” y se presenta de la siguiente forma:

ÍNDICE DE MODIFICACIONES
Tipo de cambio
Fecha Página Observaciones
Revisado Agregado Eliminado

En el Índice de modificaciones se incluye:


FECHA: indica la fecha de realización de la modificación.
PÁGINA: en este renglón se especifica la página donde se realiza la modificación.
TIPO DE CAMBIO: debe seleccionarse el tipo de cambio realizado al Manual.
OBSERVACIONES: de ser necesaria alguna aclaratoria u observación se colocan en este renglón de la tabla.

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2. CONCEPCIÓN Y FUNDAMENTACIÓN DE LA EMPRESA

2.1 Reseña histórica


“Auto Accesorios Los Olivos C.A.” es una empresa establecida desde el año 1988, se dedica a la venta de repuestos,
productos y accesorios de vehículos, dirigida principalmente a partes eléctricas. Se encuentra ubicada en la urbanización
Los Olivos, calle Cádiz, manzana número uno, local número uno, Puerto Ordaz - Edo. Bolívar.

Desde sus comienzos se ha distinguido por su excelente servicio y compromiso, satisfaciendo las necesidades de todos
sus clientes, contando con precios accesibles, transmitiéndoles a su vez confiabilidad y credibilidad. Para la empresa es
fundamental mantener la calidad de sus productos y atención.

2.2 Misión
“Cumplir con las expectativas de todos nuestros clientes de Ciudad Guayana, ofreciendo una amplia variedad de
productos con altos niveles de calidad y de fácil accesibilidad, contando además con un equipo de empleados capacitados
y motivados a prestar un servicio de excelencia, procurando mantener siempre un ambiente de respeto y honestidad, no
solamente con los clientes y proveedores, sino con la comunidad en general, convirtiéndose así en una empresa
productiva y sustentable dentro del mercado que la rodea.”

2.3 Visión
“Para 2022, ser la empresa líder, a nivel estadal, en la comercialización y venta de repuestos, accesorios y productos
relacionados con la parte eléctrica de vehículos, mediante la implementación de nuevos equipos, productos innovadores y
un personal altamente capacitado.”

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2.4 Valores

Para mantener una buena imagen pública y ambiente laboral, la empresa “AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS, C.A.”
aplica en sus métodos de trabajos los siguientes valores:

 Respeto: Es partícipe de crear un buen y armónico ambiente laboral. Contribuye con la integración y el trabajo en
equipo ya que se aceptan a las personas como son sin faltar a sus derechos. Un trato respetuoso hacia la clientela la
incentiva a volver y recomendar la empresa porque se siente apreciado y valorado.

 Responsabilidad: Se desea cumplir con todas las normativas impuestas por el alto mando de la empresa para
procurar el bienestar social y económico de la misma. Es importante que cada empleado sea consciente de sus
acciones y su grado de importancia, teniendo presente la responsabilidad.

 Honestidad: Este valor permite que las actividades de venta, cobro y despacho se desarrollen de la mejor manera
posible. Se requiere una comunicación clara y coherente, sin pretensiones ni mal intenciones, lo cual inspira
confianza en los clientes y en el grupo de trabajo.

 Profesionalismo: Es la forma en que se desarrollan ciertas actividades profesionales con un total compromiso,
mesura y responsabilidad, acorde a su formación específica y siguiendo pautas preestablecidas.

 Orden: Dentro de cada uno de los procesos llevados en la empresa debe existir el orden, es fundamental ya que
evita problemas, pérdidas y retrasos por falta de organización en las áreas y en la manera en que los trabajadores
realizan sus actividades laborales.

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 Trabajo en equipo: Tiene la finalidad de complementar los esfuerzos de todos los trabajadores según sus capacidades,
para así aprovecharlas al máximo y lograr los objetivos propuestos con la colaboración de todo el equipo.

 Vocación al servicio: Refiere a la tendencia de una persona hacia un oficio, una actividad o un cierto estado. Servicio,
por su parte, alude en su sentido más amplio al acto y la consecuencia de servir: estar a disposición de alguien, ser útil
para algo.

 Solidaridad: Sentimiento o valor a través del cual las personas se sienten y reconocen unidas y compartiendo las
mismas obligaciones, intereses e ideales y conformando además uno de los pilares fundamentales sobre los que se
asienta la ética moderna.

 Tolerancia: Actitud de las personas que respetan las opiniones, ideas o actitudes de las demás personas, aunque no
coincida con las propias. Fomenta la solidaridad y compañerismo en el trabajo y sobretodo mantiene la lealtad de los
clientes.

 Integración: Permite que los miembros de un equipo de trabajo se consideren como tal, es decir, hace que todos se
incorporen y adapten a un grupo de trabajo desarrollando sentido de pertenencia hacia el mismo, lo cual se refleja en
buenas acciones y desempeño laboral, que aumenta la satisfacción y armonía cuando se ofrece el producto o servicio.

 Amabilidad: Es muy necesario al ofrecer un producto o servicio contar con una actitud carismática, llena de cortesía y
gentileza inspira confianza en los clientes y estos luego querrán volver.

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3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

DIAGRAMA Y ORGANIGRAMAS

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3.1 DIAGRAMA FUNCIONAL

GERENCIA GENERAL

RELACIONES EXTERNAS RELACIONES INTERNAS


Planificación y asignación de labores y
actividades que debe realizar el personal.
-Proveedores de productos -Gerente.
Implementación de evaluaciones constantes en la
químicos y lubricantes.
realización de las tareas del personal.
-Sub-Gerente.
-Proveedores de Repuestos
Evaluación de la administración de los recursos
y accesorios. -Encargado de Inventario.
con los que cuenta la empresa.
-Empresas transportistas -Vendedores.
Planeación de metas y planes de ventas a
(líneas de taxi y autobuses).
corto y largo plazo.
-Clientes.
Gestionar y evaluar la adquisición de
productos, repuestos y accesorios.

Garantizar buen trato y comunicación con los proveedores y


desarrollar evaluaciones constantes al personal durante la
realización de sus labores para así optimizar las condiciones
en el trabajo y aumentar la competitividad en el mercado.

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3.2 ORGANIGRAMA DE FUNCIONES
Efectuar la evaluación, supervisión y corrección de todas las actividades que se realizan dentro de la
empresa con el propósito de que se lleven a cabo exitosamente para así garantizar un rendimiento laboral
eficaz y eficiente. Así como también, realizar todas las actividades administrativas de la organización.

Planificación y asignación Implementación de Evaluación de la Planeación de metas y Gestionar y evaluar la


de labores evaluaciones administración de los planes de ventas a adquisición de productos,
y actividades que constantes en la recursos con los que corto y largo plazo. repuestos y accesorios.
debe realizar el personal. realización de las tareas cuenta la empresa.
del personal.
-Mantener buena -Realizar registros con -Evaluar con detalle las -Ofrecer productos de -Mantener una buena
comunicación y trato con información detallada listas de mercancía que excelente calidad y comunicación con todos
los empleados. sobre el desempeño ofrecen los proveedores buena atención a los los proveedores.
-Incrementar la laboral del personal. y escoger los más clientes. -Mantener el inventario
motivación del personal -Llevar un control convenientes. -Promover de materiales y repuestos
para facilitar su detallado del -Reducir el uso de información actualizado y en niveles
desarrollo, así como cumplimiento de los servicios que no se publicitaria con la adecuados.
también, el logro de los horarios de trabajo por consideren necesarios finalidad de ser -Tomar en cuenta y
objetivos de la empresa. cada trabajador. con el fin de disminuir reconocidos en el valorar las opiniones de
-Establecer planes de -Archivar los reposos y gastos. mercado y de esta los clientes con respecto
acción con el fin de permisos que solicite -Beneficiarse de la forma aumentar las a la calidad de los
facilitar las tareas de los cada empleado. reutilización de ventas. productos, repuestos y
empleados. -Planificar cursos de repuestos con algún -Emplear bonos y accesorios para
-Realizar mesas de capacitación para el daño, reparándolos y reconocimientos considerar si deban ser
trabajo. personal. pudiendo ser vendidos mensuales a los comprados nuevamente
como reconstruidos por empleados con el o su descarte.
menor costo. propósito de
motivarlos a
incrementar las
ventas que realizan.

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3.3 ORGANIGRAMA DE MISIONES
GERENTE GENERAL
Efectuar la evaluación, supervisión y corrección de todas las
actividades que se realizan dentro de la empresa con el propósito
de que se lleven a cabo exitosamente para así garantizar un
rendimiento laboral eficaz y eficiente. Así como también, realizar
todas las actividades administrativas de la organización.

CONTADOR
Ofrecer información contable, financiera y fiscal que permita el
desarrollo de los distintos sectores de la economía, brindando sus
servicios de forma precisa, oportuna y confiable, ofreciendo
asesorías cuando la empresa lo requiera velando por el desarrollo
eficiente y eficaz de la misma.

SUB-GERENTE
Colaborar con la Gerencia General en el cumplimiento de las
actividades desarrolladas, asumiendo a cabalidad la gestión
administrativa y dirección de las operaciones que le sean
delegadas. A su vez debe prospectar clientes, atención a los
mismos y cierre de negociaciones para el crecimiento de la
empresa.

DEPARTAMENTO DE VENTAS DEPARTAMENTO DE INVENTARIO


Brindar el mejor servicio aplicando diversas técnicas de Garantizar el abasto suficiente de los productos, repuestos y
convencimiento y métodos de persuasión para garantizar las accesorios más recurrentes, llevando un registro físico, control y
compras de los productos por parte de los clientes consiguiendo su debida custodia de toda la mercancía existente y verificando
conformidad y satisfacción ofreciéndoles productos, repuestos y constantemente la exactitud del mismo.
accesorios de la mejor calidad.

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3.4 ORGANIGRAMA DE POSICIÓN MACRO

GERENTE GENERAL

CONTADOR

SUB-GERENTE

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE VENTAS DE INVENTARIO

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3.5 ORGANIGRAMA DE POSICIÓN DIMENSIONADO

GERENTE GENERAL

1- Gerente.

CONTADOR

1- Contador.

SUB-GERENTE

1- Sub-Gerente.

DEPARTAMENTO DE VENTAS DEPARTAMENTO DE INVENTARIO

2- Vendedores. 1- Encargado de Inventario.

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4. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

4.1 DESCRIPCIÓN DE UNIDADES

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4.1 DESCRIPCIÓN DE UNIDADES

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Gerente General.
Unidad a la que pertenece: Gerencia General.
Reporta A: Dueño de la empresa.
Supervisa A: Contador y Sub-Gerente.

Propósito
Se encarga de delegar, controlar y dirigir todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la organización por medio
de la supervisión y evaluación, con el propósito de garantizar la sustentabilidad y el éxito de la empresa. A su vez, se
encarga de controlar las actividades administrativas de la organización velando por la efectiva distribución de los recursos
materiales y financieros con los que cuenta la empresa.

Funciones
 Representación legal de la empresa.
 Planeamiento estratégico de actividades.
 Planificar y desarrollar las metas y objetivos de la organización a corto y largo plazo.
 Dirigir el desarrollo de las actividades generales de la empresa.
 Control del desempeño de cada área.
 Formulación y aplicación del plan de negocios.
 Reclutamiento y selección de personal.
 Coordinar eficientemente los recursos materiales y financieros de la empresa.
 Aprobación de presupuestos e inversiones.

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4.1 DESCRIPCIÓN DE UNIDADES

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Contador.
Unidad a la que pertenece: Apoyo.
Reporta A: Gerente General.
Supervisa A: Nadie.

Propósito
Se encarga de suministrar a la Gerencia General información financiera, contable y fiscal confiable, útil y oportuna para la
toma de decisiones y el control gerencial para el desarrollo eficaz de la empresa desde el ámbito económico.

Funciones
 Establecimiento de sistema de contabilidad con información financiera que refleje el resultado de la Gestión.
 Estudiar y evaluar los resultados de la gestión con el propósito de expresar opinión objetiva sobre los estados financieros.
 Analizar los resultados económicos, detectando áreas criticas y ofreciendo acciones que permitan lograr mejoras.
 Llevar un archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos de la
Gerencia General de la empresa.
 Presentar los informes requeridos por la Gerencia General.
 Asesorar a la Gerencia General en planes económicos y financieros, tales como Presupuestos cuando sea requerido.

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4.1 DESCRIPCIÓN DE UNIDADES

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Sub-Gerente.
Unidad a la que pertenece: Sub-Gerencia.
Reporta A: Gerente General.
Supervisa A: Departamento de Ventas y Departamento de Inventario.

Propósito
Se encarga de apoyar y dar el debido seguimiento a las actividades propias de la Gerencia General, colaborando en la
formulación y definición de las políticas, así como en la planificación, dirección y coordinación del funcionamiento general de
la empresa.
Funciones
 Ejercer la representación de la empresa en los procesos en que esta sea parte o tenga interés.
 Revisar periódicamente el potencial de la empresa para ingresar o ampliarse a nuevos mercados.
 Elaborar propuestas para la mejora de las actividades de subgerencia.
 Controlar, coordinar y supervisar los departamentos a su cargo, ventas e inventario.
 Velar y garantizar el cumplimiento de las normas y políticas de la empresa por parte de todos los empleados.
 Controlar el buen uso de los recursos de la empresa.
 Administrar el flujo de caja.
 Revisar y aprobar la planilla de Remuneraciones.
 Controlar el oportuno pago de Beneficios Sociales.
 Implementar políticas que garanticen un buen clima laboral.
 Resolver las consultas que formulen los empleados sobre las funciones constitucionales y legales de la misma.

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4.1 DESCRIPCIÓN DE UNIDADES

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Vendedor.
Unidad a la que pertenece: Departamento de Ventas.
Reporta A: Sub-Gerente y Departamento de Inventario.
Supervisa A: Nadie.

Propósito
Se encarga de ofrecer una atención personalizada a sus clientes, brindándoles productos, repuestos y accesorios de
excelente calidad, implementando técnicas de convencimiento y métodos de persuasión para garantizar mayor demanda y
la satisfacción de las necesidades de todos sus clientes.

Funciones
 Explorar permanentemente la zona para detectar clientes potenciales.
 Realizar un seguimiento de consumos por cada cliente que posea la empresa.
 Vender la mayor cantidad posible de productos que la empresa determine.
 Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinadas por la empresa.
 Implementar formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta.
 Asesorar técnica, comercial y promocionalmente a sus clientes.
 Actuar como vínculo activo entre la empresa y sus clientes para gestionar y desarrollar nuevas propuestas de negocio.
 Elaborar informes periódicos sobre novedades de la competencia en la zona.
 Colaborar con la administración de la empresa gestionando la documentación del cliente necesaria para concretar el
vinculo comercial.
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4.1 DESCRIPCIÓN DE UNIDADES

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Encargado de Inventario.
Unidad a la que pertenece: Departamento de Inventario.
Reporta A: Sub-Gerente y Departamento de Ventas.
Supervisa A: Nadie.

Propósito
Se encarga de asegurar el abastecimiento suficiente de los productos más solicitados dentro de la empresa evitando
que los mismos no estén por debajo del Stock establecido por la empresa llevando un registro y control absoluto de la
mercancía que posee la empresa.

Funciones
 Llevar un registro y control absoluto del inventario de la empresa.
 Verificar la existencia y aplicación de las políticas proporcionadas para el manejo de inventario.
 Verificar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las más óptimas.
 Comprobar que la mercancía recibida en almacén cumpla con la cantidad, calidad y especificaciones descritas por los
proveedores.
 Mantener control de máximos y mínimos de existencia de mercancía en el Stock.
 Verificar la codificación de toda la mercancía que ingresa al almacén.
 Elaborar la programación anual de las adquisiciones para la dotación del almacén.
 Supervisar la clasificación y organización de la mercancía en el almacén.

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4. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

4.2 DESCRIPCIÓN DE CARGOS

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Rev. N° VIGENCIA:
Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Gerente General.
Unidad a la que pertenece: Gerencia General.
Reporta A: Dueño de la empresa.
Supervisa A: Contador y Sub-Gerente.
Propósito
Asegurar el funcionamiento óptimo de las actividades administrativas, comerciales, operativas y financieras de la empresa,
con la finalidad de incrementar las ventas; delegando, controlando y dirigiendo todas las labores que se llevan a cabo dentro
de la organización a través de la supervisión y evaluación, en búsqueda del éxito de la empresa.

Funciones
 Dirigir, supervisar y controlar las operaciones de la empresa.
 Guiar, supervisar, motivar y capacitar al personal a su cargo.
 Mantener en óptimas condiciones las instalaciones, mobiliario y equipo existente.
 Generar y mantener toda la información necesaria para el desempeño de cada área.
 Contratación de personal.
 Llevar un control de las cuentas por cobrar y pagar.
 Verificar los movimientos y registros contables, estados de cuenta, conciliaciones bancarias, cierres de cuenta y
balances de comprobación.
 Llevar el registro y control de los proveedores, así como también emitir y firmar cheques para los mismos.
 Analizar los problemas de la empresa en el ámbito financiero y administrativo.
 Realizar trámites bancarios asociados a la compañía.
 Control y aprobación de presupuestos e inversiones.
 Emisión de circulares para el personal en general.
 Autorizar convenios a nombre de la empresa.
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Rev. N° VIGENCIA:
Especificación del cargo
Conocimientos requeridos
 Capacitación en ciencias administrativas o afines que permitan tomar decisiones correctas.
 Poseer un nivel básico-intermedio de Inglés.
 Manejo de softwares administrativos y equipos de computación.
 Dominar el funcionamiento básico de los equipos y maquinarias con los que cuenta la empresa.
Educación formal
Nivel universitario en carreras de ciencias administrativas o afines.
Experiencia
Tres (3) años de experiencia en puestos de Gerencia o similares.
Habilidades
 Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad.  Proactividad.
 Capacidad de organización.  Liderazgo.
 Capacidad para coordinar grupos de trabajo.  Disposición.
 Estabilidad y control emocional.  Objetividad.
 Capacidad de toma de decisiones.  Innovación.
 Capacidad de trabajar en equipo.  Iniciativa Propia.

Esfuerzo Físico
Poco esfuerzo físico, generalmente sentado.
Condiciones del Cargo
Condiciones totalmente cómodas y adaptables.

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REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Supervisión
El cargo recibe supervisión de manera directa del Dueño de la empresa, a su vez inspecciona continuamente al
personal a cargo y las condiciones de la organización.
Autoridad
Vela por el buen uso del mobiliario, recursos e instalaciones de la empresa.
Responsabilidad
 Evalúa las condiciones de trabajo.
 Planifica las metas y objetivos de la organización.
 Generar reportes de las actividades diarias realizadas.
Situaciones problemáticas
Posibles situaciones problemáticas con trabajadores de algún departamento de la empresa, contador, proveedores e
incluso clientes.
Fuentes de Apoyos
Manual de organización, normas y políticas de la empresa; Reglamentos y leyes de trabajo.
Riesgos
Disergonómicos y Psicosociales.

Relaciones
Internas: Dueño de la empresa, Contador, Sub-Gerente, Vendedores y Encargado de Inventario.
Externas: Proveedores de productos químicos y lubricantes; Proveedores de Repuestos y accesorios, Clientes.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 26/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Contador.
Unidad a la que pertenece: Apoyo.
Reporta A: Gerente General.
Supervisa A: Nadie.

Propósito
Proporcionar toda información financiera, contable y fiscal que la Gerencia General de la empresa necesite, dicha
información debe ser confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones en beneficio del desarrollo y sustentabilidad de la
empresa.

Funciones
 Manejar el sistema de información financiera y contable de la empresa.
 Evaluar y analizar los estados financieros de la empresa.
 Certificar y proporcionar planillas para el pago de impuestos.
 Elaborar reportes financieros para la toma de decisiones.
 Orientar las decisiones administrativas y tributarias de la empresa basándose en el ámbito financiero.
 Desarrollar programas presupuestales en apoyo a la Gerencia General en los que se fundamente la planeación positiva.
 Conocer, comprender y evaluar las realidades humanas y sociales que influyan en la información financiera.
 Brindar asesorarías a la Gerencia General en función de planes económicos, financieros y fiscales.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 27/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Especificación del cargo
Conocimientos requeridos
 Analizar las tendencias contables, fiscales y financieras que se han desarrollado.
 Aplicar técnicas contables, fiscales y financieras a los diferentes problemas de dichas áreas.
 Combinar conocimientos de diversas disciplinas: Contabilidad, administración, derecho, economía, informática,
matemáticas, psicología y sociología para solucionar problemas financieros que se puedan presentar.
Educación formal
Nivel universitario en Contaduría Pública.
Experiencia
Dos (2) años de experiencia en el área de la Contabilidad.
Habilidades
 Visión general de objetivos y estrategias de una organización.
 Aplicar sus conocimientos en forma crítica en el análisis e interpretación de estados financieros.
 Asesorar en materia contable, fiscal y financiera.
 Manejar documentación hacendaria y diseñar procedimientos acordes a disposiciones fiscales vigentes.
 Operar sistemas de cómputo y comunicación para el proceso de la información financiera.
 Fundamentar toma de decisiones basados en el análisis de la información financiera.
 Mantenerse actualizado constantemente.
Esfuerzo Físico
Poco esfuerzo físico, mucho tiempo sentado.

Condiciones del Cargo


Condiciones totalmente cómodas y adaptables.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 28/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Supervisión
El cargo tiene supervisión directa por parte de la Gerencia General de la empresa, quien se encarga de solicitar la
documentación pertinente para estar al día en el ámbito contable.
Autoridad
Aportar la mejor asesoría en materia contable, fiscal y financiera para mantener a la empresa actualizada y evitar que esta
sea multada, sancionada o clausurada.
Responsabilidad
 Diseñar sistemas de información contable.
 Planear y organizar su trabajo hacia resultados positivos.
 Mantener al día la empresa con el fin de evitar multas, sanciones y cierres.
Situaciones problemáticas
Situaciones conflictivas con el Dueño de la empresa y con la Gerencia General.
Fuentes de Apoyos
Sistemas contables, programas, softwares e información proporcionada por la empresa.

Riesgos
Disergonómicos, daños visuales por el uso continuo de la computadora.

Relaciones
Internas: Dueño de la Empresa y Gerente General.
Externas: Mantiene relaciones con entidades bancarias, fiscales y gubernamentales.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 29/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Sub-Gerente.
Unidad a la que pertenece: Sub-Gerencia.
Reporta A: Gerente General.
Supervisa A: Departamento de Ventas y Departamento de Inventario.

Propósito
Es el encargado de la supervisión de los distintos departamentos presentes en la empresa, así como también el encargado
de buscar los negocios que mejor cobertura le puedan ofrecer a la empresa. Brinda apoyo a la Gerencia General en debido
el seguimiento de las actividades propias del área.

Funciones
 Suplanta al gerente general cuando este se encuentre ausente.
 Posee control, conocimiento y coordinación de los Departamentos de ventas e inventario.
 Vela por el cumplimiento de las normas y políticas de la empresa por parte de los departamentos a su cargo.
 Supervisa que los empleados cumplan con sus labores de forma eficiente.
 Administra el flujo de caja.
 Controla el oportuno pago de los salarios.
 Implementa políticas que garanticen un buen clima laboral.
 Realiza las diligencias delegadas por el gerente general.
 Revisa periódicamente el potencial de la empresa para ingresar o ampliarse a nuevos mercados.
 Resolver los conflictos que surjan dentro de la empresa
 Levantar actas laborales.
 Elaborar propuestas para la mejora de las actividades de subgerencia.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 30/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Especificación del cargo
Conocimientos requeridos
 Capacitación en ciencias administrativas o afines que le permitan tomar decisiones correctamente.
 Manejo de softwares administrativos y equipos de computación.
 Conocer el funcionamiento básico de los equipos y maquinarias con los que cuenta la empresa.
Educación formal
Nivel universitario en carreras de ciencias Administrativas o afines.
Experiencia
Dos (2) años de experiencia en puestos de Sub-Gerencia o similares.
Habilidades
 Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad.  Proactividad
 Capacidad de organización.  Liderazgo
 Capacidad para coordinar grupos de trabajo.  Disposición
 Estabilidad y control emocional.  Dedicación
 Capacidad de toma de decisiones.  Innovación

Esfuerzo Físico
Poco esfuerzo físico, generalmente sentado/parado, movilizarse cuando sea necesario, realizar alguna diligencia
delegada por el Gerente General.

Condiciones del Cargo


Condiciones totalmente cómodas y adaptables.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 31/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:

Supervisión
El cargo recibe supervisión directa del Gerente General e inspecciona continuamente el personal a cargo
(Departamento de ventas y Departamento de Inventario).
Autoridad
Velar por el funcionamiento y cumplimiento de las normas establecidas en la empresa, así como también el cuidado de las
instalaciones de la misma.
Responsabilidad
 Evaluar que las condiciones de trabajo sean las mas idóneas para los empleados.
 Velar que los clientes reciban un buen trato por parte de los trabajadores.
 Reportar al Gerente General las actividades que se realicen diariamente.
Situaciones problemáticas
Situaciones conflictivas con los empleados de los departamentos a los que supervisa, proveedores e incluso clientes.

Fuentes de Apoyos
Reglamentos y leyes de trabajo, manual de organización, normas y procedimientos de la empresa.

Riesgos
Disergonómicos y Psicosociales.

Relaciones
Internas: Gerente General, vendedores y encargado de inventario.
Externas: Proveedores de productos químicos y lubricantes; Proveedores de Repuestos y accesorios, Clientes.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 32/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Vendedor.
Unidad a la que pertenece: Departamento de Ventas.
Reporta A: Sub-Gerente y Departamento de Inventario.
Supervisa A: Nadie.

Propósito
Se encarga de la atención al cliente mediante técnicas y herramientas psicológicas de persuasión y convencimiento para
lograr que las personas se interesen en los productos lo suficiente como para comprarlos logrando así incrementar las
ventas satisfaciendo a su vez las necesidades de todos sus clientes por asesorarlos correctamente al venderles soluciones
a sus problemas.

Funciones
 Atender a los clientes de manera adecuada, con un adecuado lenguaje, excelente trato y buena comunicación.
 Asesorar a los clientes en la compra de los repuestos, productos y accesorios que ameriten, para que su compra sea la
correcta y satisfaga sus necesidades.
 Ejecutar reportes de ventas.
 Ejecutar todas las actividades delegadas por el Sub-Gerente.
 Mantener a los clientes informados sobre las novedades, mejor calidad en ciertos productos y cualquier tipo de
información.
 Concurrir a las reuniones de trabajo a que fuera convocado.
 Crear oportunidades y facilitar la llegada del producto al cliente.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 33/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Especificación del cargo
Conocimientos requeridos
 Tener conocimiento sobre los productos, accesorios y repuestos que ofrece la empresa.
 Manejar estrategias de ventas.
 Poseer buen vocabulario.
Educación formal
Bachiller.
Experiencia
Seis (6) meses en el área de ventas, atención al público o afines.
Habilidades
 Poseer alto nivel de convencimiento para así atraer mayor clientela.
 Generar y cultivar relaciones con los clientes.
 Determinar las necesidades y deseos de los clientes.
 Hacer presentaciones de venta eficaces para cerrar aún más ventas.
 Ser extrovertido, organizado y carismático.
 Retroalimentar a la empresa sobre las necesidades de sus clientes en búsqueda de satisfacerlas al máximo.
Esfuerzo Físico
Mucho tiempo de pie incluyendo cortas caminatas en la jornada laboral, poco esfuerzo visual. Exposición a objetos
punzantes y cortantes, productos químicos, ácidos, otros.
Condiciones del Cargo
Ambiente cerrado, con iluminación y aire acondicionado.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 34/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:

Supervisión
Recibe supervisión constante de manera directa por parte del Sub-Gerente de la empresa.

Autoridad
Las decisiones que toman se basan en los procedimientos de la empresa desarrollados por el Gerente General y
delegados por el Sub-Gerente.

Responsabilidad
Radica en la adecuada aplicación de los procedimientos para ejercer las labores que ameriten su puesto de trabajo.

Situaciones problemáticas
Situaciones conflictivas con el Sub-Gerente de la empresa y con los clientes.

Fuentes de Apoyos
Se apoyan en lo delegado por el Sub-Gerente de la empresa.

Riesgos
Disergonómicos, Físicos-Mecánicos, Físicos, Químicos y Psicosociales.

Relaciones
Internas: Sub-Gerente y Departamento de Inventario.
Externas: Clientes.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 35/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:

Descripción de la Unidad
Ubicación Administrativa: Encargado de Inventario.
Unidad a la que pertenece: Departamento de Inventario.
Reporta A: Sub-Gerente y Departamento de Ventas.
Supervisa A: Nadie.

Propósito
Busca resguardar la mercancía con la que cuenta la empresa llevando un registro de los productos, repuestos y
accesorios que comercializa la misma con el fin de velar por el suficiente abastecimiento de los mismos a fin de mantener
los niveles de inventarios necesarios y garantizar la sustentabilidad de la organización.

Funciones
 Supervisa la entrada y salida de repuestos, accesorios y productos del almacén.
 Verifica la existencia y aplicación de las políticas proporcionadas para el manejo de inventario.
 Controla la codificación y organización de la mercancía en el almacén.
 Mantiene actualizados los sistemas de registros.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 36/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Especificación del cargo
Conocimientos requeridos
 Amplios de contabilidad.
 Elaboración y control de inventarios.
 Técnicas de almacenamiento de repuestos, accesorios y productos del almacén.

Educación formal
Técnico Superior Universitario en Administración.
Experiencia
Dos (2) años de experiencia progresiva en el área de inventario.
Habilidades
 Realizar cálculos numéricos.
 Redactar informes.
 Análisis de información.
 Tomar decisiones oportunas.
 Planificar sistemas de registros.
 Destrezas en manejo de calculadora y computadora.
Esfuerzo Físico
Mucho tiempo de pie.
Condiciones del Cargo
El cargo se ubica en un sitio cerrado y mantiene contacto con agentes contaminantes tales como: químicos y polvo.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES
CÓDIGO:
PÁGINA: EMISIÓN:
AUTO ACCESORIOS LOS OLIVOS C.A. 37/37 Nov - 2016
REVISIÓN:
Rev. N° VIGENCIA:
Supervisión
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica del Sub-Gerente.
Autoridad
Garantizar el abasto suficiente de los productos, repuestos y accesorios con los que debe contar la empresa para
mantener la sustentabilidad de misma, así como también de llevar un registro que controle la entrada y salida de la
mercancía
Responsabilidad
 Es el único responsable del seguimiento y control de inventario de la empresa.
 Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.
 Es el responsable de la custodia de la mercancía de la empresa.
Situaciones problemáticas
Situaciones conflictivas con el Sub-Gerente de la empresa y el departamento de Ventas.
Fuentes de Apoyos
Relaciones humanas, manejo y suministro de almacén, computación, contabilidad.
Riesgos
El cargo está sometido a accidente y/o enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, Riesgos Disergonómicos, Físicos,
Físicos-Mecánicos y Químicos.
Relaciones
Internas: Sub-Gerente y departamento de Ventas.
Externas: Proveedores.

REALIZADO: REVISADO: APROBADO:


GRUPO 4 ING. MÓNICA TORRES