Analisis Sistem Informasi Manajemen pada PT.

Sumber Alfaria Trijaya

Tbk atau Alfamart

Oleh :
1. Irene Sinaga (4164047)
2. Ruth F Aritonang (4164054)

Dosen: Angga Dewi Anggraen, SE.,MM

Manajemen Bisnis Politeknik Pos Indonesia

 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi saat ini, semua unsur kehidupan berkembang termasuk juga pada
teknologi yang semakin canggih. Perusahaan besar memanfaatkan perkembangan
teknologi informasi saat ini agar dapat mengantisipasi kerasnya persaingan bisnis yang
semakin melebar serta meningkatnya tuntunan selera konsumen terhadap produk dan jasa.
Semula teknologi informasi pada perusahaaan hanya digunakan untuk pemrosesan
data saja. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi tersebut, hampir semua
aktivitas organisasi saat ini telah dapat dimasuki oleh aplikasi dan otomatisasi teknologi
informasi.
Sistem informasi yang telah merajai di berbagai bidang usaha menjadi dasar
penerapan sebuah aplikasi nyata penggunaan media komunikasi dan pengolahan data
perusahaan.PT. Sumber Alfaria Trijaya sebagai perusahaan wiralaba di Indonesia terus
berusaha menggembangkan sistem informasinya agar tetap dapat melakukan bisnis yang
efektif dan berdaya saing dengan produsen yang lainnya. Selain membuat gerai-gerai
Alfamart di seluruh Indonesia, PT. Sumber Alfaria Trijaya juga mengembangkan sistem
belanja yang berbasis internet yang bisa kita akses melalui web resmi Alfamart.

1.2 Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah sebagai syarat pemenuhan tugas dalam mata
kuliah Sistem Informasi manajemen, sekaligus dapat memberikan gambaran kepada
pembaca mengenai sistem informasi yang ada pada PT. Sumber Alfaria Trijaya.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
1. Sistem
Robert G. Murdick menyatakan bahwa Sistem dapat dijelaskan dengan
sederhana sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk
suatu tujuan bersama.

2. Informasi
Robert G. Murdick menyatakan bahwa Informasi terdiri dari data yang telah
diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif atau
kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan
keputusan. Suatu contoh disini dapat juga berupa sebuah dokumen penunjang yang
telah disebutkan, tetapi dalam hal ini data dapat digunakan oleh auditor intern,
departemen pelayanan manajemen dari auditor luar, atau manajemen intern untuk
perencanaan keuntungan dan pengendalian atau untuk tujuan pengambilan keputusan
lainnya.

3. Manajemen
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan menyatakan Manajmen adalah ilmu dan seni
mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Andrew F. Sikula menyatakan bahwa Manajemen pada umumnya dikaitkan
dengan aktifitas-aktifitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan,
pengarahan, pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya
yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara
efisien.
G.R. Terry menyatakan bahwa Manajemen adalah suatu proses yang terdiri
dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian yang
dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menyatakan bahwa Manajemen adalah
usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan. Dengan demikian manajer
mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengendalian.
Jadi dapat disimpulkan dari pendapat-pendapat para ahli diatas bahwa
kegiatan Manajemen meliputi 4 Fungsi yaitu POAC ( Planning, Organizing,
Actuating, and Controlling ).

4. Sistem Informasi Manajemen

Robert G. Murdick, menyatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah
suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan pengolah data (
seperangkat elemen ) memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali data (
mengoperasikan data dan barang ) untuk mengurangi ketidakpastian pada
pengambilan keputusan ( mencari tujuan bersama ) dengan menghasilkan informasi
untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisian (
menghasilkan informasi menurut waktu rujukan ).
Gordon B. Davis mengemukakan beberapa-beberapa istilah mengenai sistem
informasi manajemen ( Management Information System ) seperti sistem informasi /
keputusan dan sistem informasi. Dalam beberapa buku disebut Sistem Informasi bagi
pimpinan, dan sebagainya. Walaupun demikian, dari beberapa pengertian dapat
ditarik suatu pengertian bahwa didalam Sistem Informasi Manajemen ( SIM )
terkandung pengertian sistem pengolahan informasi dalam menunjang pelaksanaan
manajemen.

Beberapa pendapat tentang SIM dikemukakan oleh Burt Scanland dan J.

Bernard Eys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal
melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang
tepat dalam suatu organisasi.
The Laing Gie berpendapat bahwa SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu
lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan,
pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan.
Dalam Encyclopedia Of Management disebutkan bahwa SIM merupakan
suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan
kepada pimpinan dalam proses Manajerial.
Dari beberapa pengertian SIM diatas dapat disimpulkan bahwa SIM
merupakan jaringan prosedur penngolahan data yang dikembangkan dalam suatu
organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen
untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data-data
tersebut diolah untuk menjadi sebuah informasi.
Sistem informasi manajemen mempunyai pengertian sebagai suatu metode
formal untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen,
yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan
memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi
yang bersangkutan dapat dilakukan secara efektif. (Stoner JAF., 1991)
 Menurut McLeod, sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis
komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan
yang serupa. Para pemakai membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan
atau subunit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan mengenai apa yang telah
terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi
dimasa datang. Informasi tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan kusus, dan
output dari model matematika. Informasi digunakan oleh manajer atau non manajer
dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem
informasi yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat kepada
seluruh bagian untuk memanage suatu organisasi agar tetap eksis.
Kecenderungan utama dalam sistem informasi adalah kearah pengembangan
kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian terhadap perubahan
organisasi yang cepat. Oleh sebab itu pimpinan harus membuat keputusan dengan
cepat, dan terutama memperpendek waktu antara munculnya masalah manajemen
dengan munculnya pemecahan yang memadai.

5. Pokok-pokok sebuah SIM

Menurut Gordon B.Davis ( Sistem Informasi Manajemen, hal. 15 ) Sebuah
sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut :
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
a) Perangkat lunak sistem umum
b) Perangkat lunak terapan umum
c) Program apikasi
3. Data base ( data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer )
4. Prosedur
5. Petugas pengoperasian

6. Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen,
SIM-sevz@2007 12 ). Sistem informasi manajemen dapat dijelaskan dengan
memberikan penjelasan yang didasarkan pada tiga macam tinjauan yaitu berdasarkan
komponen fisik, fungsi pengolahan, dan fungsi keluaran. Berdasarkan komponen fisik
penyusunnya, Sistem Informasi Manajemen dapat terdiri atas komponen:
a) Perangkat keras (hard ware)
b) Perangkat lunak (soft ware)
c) Berkas (file)
d) Procedure (prosedur)
e) Manusia (brain ware)
Hubungan kelima komponen ini dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Sistem Informasi Manajemen mempunyai tugas utama melakukan transformasi
data menjadi informasi. Hal ini berarti Sistem Informasi Manajemen bertugas
menerima data masukan, mengolah data masukan,dan menghasilkan keluaran
berupa informasi.
Berdasarkan fungsi pengolahan Sistem Informasi Manajemen terdiri atas:
a) Mengolah transaksi
b) Memelihara file historis
c) Menghasilkan keluaran
d) Interaksi user-pengolah
Berdasarkan fungsi keluaran, Sistem Informasi Manajemen dapat
menghasilkan keluaran berikut:
a) Dokumen transaksi
b) Laporan terjadwal/rutin
c) Jawaban atas pertanyaan terjadwal
d) Laporan tidak terjadwal
e) Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal
f) Dialog user-machine

7. Unsur Pengolahan Data

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen,
SIM-sevz@2007 12 ).
Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan
guna mencapai tujuan. Proses pengolahan data dapat meliputi sebagian atau seluruh
unsur pengolahan data berikut:
(1) Pengumpulan data ( data capturing)
(2) Pembacaan (reading)
(3) Pemeriksaan (verifying)
(4) Perekaman (recording)
(5) Penggolongan (classifying)
(6) Pengurutan (sorting)
(7) Peringkasan (sumarizing)
(8) Perhitungan (calculating)
(9) Perbandingan (comparing)
(10) Pemindahan (transmiting)
(11) Penampilan kembali (retrieving)
(12) Penggandaan (reproduction)
(13) Penyebarluasan (distribution)

8. Unsur Penting agar SIM Efektif

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen,
SIM-sevz@2007 12 ).
Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi
secara efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut:
a) Data yang dibutuhkan
b) Kapan data dibutuhkan
c) Siapa yang membutuhkan
d) Dimana data dibutuhkan
e) Dalam bentuk apa data dibutuhkan
f) Prioritas yang diberikan dari bermacam data
g) Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data
h) Bagaimana pengaturan umpan balik

9. CBIS (Computer Based Information System)

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen,
SIM-sevz@2007 12 ).
Fundamental Komputer Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komputer, maka Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan pada saat ini
hampir semuanya telah memanfaatkan teknologi komputer sebagai pemegang peran
utama dalam pengolahan data. Keadaan seperti ini dikenal dengan istilah Computer
Based Information System/CBIS. Terdapat empat generasi bahasa (4 generation
language/4GL)dalam CBIS yaitu:
a) Bahasa mesin (machine language)
b) Bahasa rakitan (assembly language)
c) Bahasa pemrograman (programming language)
d) Bahasa Query (query language)
 BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Tujuan dari Sistem Informasi Bagi Perusahaan
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen dikembangkan untuk melayani
kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan
manajemen.
Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional
yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan
keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan
manajemen. Dengan demikian suatu Sistem Informasi Manajemen harus mampu
memberikan dukungan pada proses-proses perencanaan, pengendalian, dan
pengambilan keputusan.

1) Dukungan Sistem Informasi Manajemen pada Proses Perencanaan

Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data
masukan,dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana
Dukungan Sistem Informasi Manajemen pada proses perencanaan. Kebutuhan
Dukungan Sistem Informasi Model perencanaan,Dukungan analitik dalam
pengembangan struktur dan persamaan model.
Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan Suatu
penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer.
Data masukan,Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk
membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.
Manipulasi model,Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model.
Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi. Sistem
Informasi Manajemen yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan
analisis perhitungan data-data.Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting,
hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi.
Teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan
antara lain:
a) Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan
b) Teknik penghalusan data
c) Analisis musiman
d) Analisis korelasi
e) Analisis korelasi secara otomatis (auto correlaton analysis)
f) Analisis penyebaran

2) Dukungan Sistem Informasi pada Proses Pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan dilaksanakan
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. pengendalian diperlukan suatu ukuran
prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan menurut
ukuran sebagai berikut:
a) Unit masukan
b) Kegiatan
c) Keluaran yang dihasilkan
Dukungan Sistem Informasi Manajemen pada proses pengendalian adalah
dimulai dengan model
perencanaan. Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:
a) Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
b) Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
c) Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang
Dukungan lain dari Sistem Informasi Manajemen dalam proses pengendalian
adalah monitor yang terus
menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.

3.2 Sistem Informasi Manajemen yang Digunakan Perusahaan

Tugas masing-masing dari struktur organisasi

1. BOARD OF COMMISIONERS
- Melakukan pengawasan atas jalannya dan memberikan nasihat kepada direktur.
- Dalam melakukan tugas dewan direksi pada kepentingan perusahaan dan sesuai
dengan maksud dan tujuan perusahaan.
- Kewenangan khusus dewan komisaris bahwa dewan komisaris dapat diamatkan
dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur.
- Membuat risalah rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan rapat.
- Melaporkan kepada perusahaan kepada kepemilikan pengawasan yang telah
dilakukan.
2. AUDIT COMMITE
- Melakukan penelaan terhadap informasi keuangan yang diterbitkan.
- Penelaan atas ketaatan perusahaan terhadap undang-undang dibidang pasar modal
dan dibidang lain yang relevan.
- Penelaan terhadap independensi dan objektivitas akutan public.
- Penelaan terhadap kecukupan pemeriksaan yang dilakukan oleh public untuk
memastikan semua resiko yang penting telah dipertimbangkan.
- Melakukan juga terdapat pengaduan yang terdapat yang berkaitan dengan
perusahaan.

3. BOARD OF DIRECTORS
- Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
- Memilih, menciptakan, mengawasi tugas-tugas dari karyawan dan kepala bagian
(manajer).
- Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.

4. CORPORATE AUDIT
- Menyediakan pemimpin defeksi, invrtigasi dan pengalaman forensic akutansi dan
keahlian untuk program monitoring.
- Mengembangkan dan menetapkan prosedur unvestigasi dengan fren yang tidak bias
atau pola dan anomaly untuk disposisi.
- Beriteraksi dengan manejer senior.
- Mendokumentasi kertas dan hasil audit & kelibatan konsultan.

5. CORPORATE LEGAL
- Mengurusi urusan rups dan perubahan anggaran.
- Mereview usulan pembuatan/perubahan sop.
- Mengawal ketentuan dan peraturan baru.

6. OPERATION
- Mengawasi kegiatan operasi.
- Mengawasi keberadaan serta kondisi mesin dan peralatan.
- Membuat produk yamg dipesan.
- Membuat keputusan harian sehubung dengan kegiatan di Alfamart.

7.MARKETING
- Bertanggungjawab terhadap bagian pemasaran.
- Bertanggungjawab terhadap peroleh hasil penjual dan pengguna dan promosi.
- Sebagai koordinator manejer produk dan maneger penjualan.
- Membuat laporan pemasaran kepada direksi.

8. MERCHANDISING
- Memajang mendisplay dan menata produk.
- Menjaga kebersihan produk dan pajangan.
- Menjalankan semua program promosi perusahaan.
- Menjalankan tugas kunjungan sesuai dan rencana kerja.

9. PROPERTY DEVELOPMENT
- Mengkordinasikan kegiatan pengendalian property dan lingkungan diwilayah usaha
penjualan dan lingkungannya.
- Menyelenggarakan pengelolahan data dan penyimpanan dokumen asli property.
- Menyiapkan laporan kegiatan divisi acara benar dan tepat waktu.

10. IT
- Bertanggung jawab memelihara system jaringan.
- Mengoptimalisasi perangkat it atau serevr yang ada di Alfamart.

11. FINANCE
- Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untu
memastikan status utang piutang.
- Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk meastikan tagihan terkirim
kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.
- Menerima, memeriksa/ tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk
memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.

12, HUMAN CAPITAL

- Memperbaiki dan memperhatikan mutu karyawan.
- Menyediakan tenaga yang ahli dan sesuai dengan bidangnya masing-masing

13. CORPORATE DEVELOPMENT

- Bertugas merencanakan, merancang dan menyajikan presentasi yang mnarik dan
proposal untuk pendekatan bisnis.
- Memberikan bantuan monitoring kepada penjabat fundrising perusahaan.

14. FRANCHISE
- Menyediakan tempat usaha dn modal sejumlah tertentu bergantung pada jenis
waealaba yang dibeli.
- Menjaga image produk waralaba.

15. CORPORATE AKHIR

- Bertanggung jawab untuk semua komunikasi internal dan eksternal.
- Mengurus hal-hal seperti bulletin karyawan, laporan bisnis tahuna siaran pers.
3.2.1 Analisa Sistem Informasi Yang Digunakan
A. Karakteristik Sistem

1. Komponen (Component)
a. Konsumen/Pembeli
Merupakan Komponen penting, karena pembeli yang melakukan transaksi
membeli barang yang diperlukan.

b. Storecrew
Bertugas melayani kebutuhan pelanggan, termasuk melayani transaksi
pembayaran, Jadi semua storecrew wajib menguasai beberapa bidang.

c. Storeleader
Mengelola operasional toko guna mencapai target penjualan.

d. Member Relation Officer

Menjual produk alfamart ke toko kelontong dilingkungan sekitar.

e. Chief Of Store
Melakukan pengawasan dan memberikan masukan kepada bawahan.

f. Assistant Chief Of Store

Membuat surat retur pada supplier, melakukan pegecekan barang yang dikirim
dari kantor, membuat faktur barang yang datang.

g. Adiministrasi
Tata Pembayaran (prosedur)

h. Perangkat Keras
Scanner, printer, CCTV, Komputer.

i. Database
Barang-barang.

m. Jaringan Komputer dan komunikasi Data

Internet

2. Lingkungan Luar (Environment)

a. Pemasok (Supplier)
Menyediakan, memasok barang-barang yang dibutuh.
b. Bank BNI
Kerjasama alfamart dengan Bank BNI berbentuk kartu member juga sebagai
alat pembayaran saat berbelanja di alfamart.
 c. Citinik Indonesia
Kerjasama dalam pemesanan dan pembelian tiket pesawat terbang.
d. PT.KAI
Kerjasama dalam pemesanan dan pembeli tiket kereta api.
e. Bank BCA
Kerjasama dalam pembayaran Via kartu Debit BCA, BCA Flazz, dan kartu
Prepaid BCA.
f. Bank Mandiri
Kerjasama dalam pembayaran Via Mandiri Prabayar.
g. PLN,Telkom, Spedy, Flexi, Telkomvision.
Kerajasama dalam pembayaran tagihan bulanan.

3. Batasan (Bundary)
a. Ditinjau dari pembayaran tunai dan non-tunai
Pembeli bisa membayar dengan 2 cara yaitu tunai dan n-n-tunai. Secara tunai
pembeli membayar dengan uang tunai sesuai nominal yang tertera pada struk
pmbelian. Sedangkan dengan cara non-tunai pembeli dapat membayar dengan kartu
debit BCA, BCA Flazz, BNI Prepaid, Mandiri Prabayar, dan Credit Card yng berlogo
visa.

b. Ditinjau dari status pembeli, apakah ia member alfamart atau bukan.

Jika pembeli sebagai member, ia bisa mendapat berbagai keuntungan promo ,
poin redemtion, termasuk diskon hemat dan diskon khusus member alfamart.
Sedangkan bagi yang bukan member pembeli hanya mendapat diskon biasa.

4. Toolblok Sistem Informasi Manajemen

1. Blok Input : Scanner.
2. Blok Output : Monitor, Printer, Struk, Timbangan Digital.
3. Blok Model : File Transfer
4. Blok Teknologi : Internet.
5. Blok Database : Mysql.
6. Blok Kontrol : Tabung pemadam Kebakaran, CCTV, Alarm, Toko, Pengaman,
Password pada sistemnya, Genzet

.
 BAB IV
KESIMPULAN
a. Dari Kelompok :
1. Menambah wawasan anggota kelompok akan sistem informasi manajemen
pada PT. Sumber Alfaria Trijaya.
2. Prosedur yang diambil perusahaan dalam melayani pelanggan.
b. Dari Perusahaan:
1. Alfamart merupakan perusahaan waralaba yang melayani masyarakat untuk
memenuhi kebutuhan sehari-hari.
2. Alfamart memberikan pelayanan terbaiknya dan juga memberikan harga
yang terjangkau kepada setiap pelanggannya seperti motto alfamart: “belanja puas,
harga puas. “