Aborda a relação entre a Gestão do Conhecimento, Portais Corporativos e os Sistemas de

Gestão de Conteúdo, e apresenta as características necessárias para uma Gestão de Conteúdo

adequada, desde suas funcionalidades, design, regras, controle e arquitetura. São discutidas
necessidades como metadados, tecnologia de informação, e usabilidade.

Um componente importante de qualquer É evidente que os SGCs estão se tornando

solução de portal corporativo deveria ser a
descentralização e delegação de poder para
que os funcionários possam facilmente incluir
informação e conhecimento no sistema e ter
estes “inputs” eficientemente e rapidamente
distribuídos para grupos específicos, toda a
empresa e até mesmo clientes. Dessa
maneira, as implementações Sistema de
Gestão de Conteúdo (SGC), associadas com
implementações portais corporativos
representam uma oportunidade formidável e
um desafio para as organizações e
consultorias envolvidas na implementação de
portais corporativos.
De acordo com o Yankee Group, as vendas de
software de gerenciamento de conteúdo estão
previstas para crescer de 900 milhões de
dólares em 2000 para 3 bilhões de dólares em
2004. A previsão da Strategy Partner coloca o
número de 3 bilhões de dólares em 2004 como
um cenário pessimista e prevê 13 bilhões de
dólares em um cenário otimista. À luz dessas
previsões, não é nenhuma surpresa que
estejamos vendo atualmente um grande
número de fornecedores nesse mercado.
Esses fornecedores variam de pequenos
provedores de soluções ASP até soluções de
nível empresarial.
uma necessidade prática em operações web
onde milhares de páginas compartilham de
elementos comuns (ex: marca da empresa). É
muito difícil manter a integridade de páginas
de site e seus vários links, de maneira geral,
sem o uso de SGCs avançados. Em um
ambiente de publicação web, uma simples
página ou conjunto de páginas pode ser
formada a partir de centenas de fontes de
dados, links, gifs e imagens, que são
armazenados em arquivos distintos.
Os SGCs, inicialmente desenvolvidos para
grandes operações de publicação de
conteúdos – caso dos portais e empresas
jornalísticas - são claramente ferramentas de
compartilhamento do conhecimento e
deveriam ser tratadas como tais. Os SGCs
mais avançados permitem a integração fácil e
dinâmica de dados muito estruturados (dos
sistemas de back-end) e de dados não-
estruturados (informados pelos indivíduos de
dentro e de fora da empresa). Os SGCs
podem também ser integrados profundamente
com aplicações eletrônicas de workflow e
outras ferramentas de colaboração e
gerenciamento de projeto. Um processo
padrão de SGC geralmente envolve os
seguintes passos: 1) Criação de Documentos;
2) Revisão de Documentos; 3) Inclusão de

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Metadata e Controle de Qualidade; 4)
Publicação; 5) Revisão Periódica; e 6)
Figura: Processo Padrão de Gestão de Conteúdo
Criação de Revisão de
Documentos Documentos
Fonte: “Portais Corporativos: a Revolução na Gestão do Conhecimento”, de José Cláudio Terra e Cindy Gordon, Negócio
Editora
As implantações de SGC podem
desempenhar um papel crítico na
implementação dos portais corporativos.
Os SGCs fornecem a infra-estrutura
técnica e os processos centrais que
garantem que o conteúdo correto,
atualizado e pontual estará disponível
para aqueles que precisarem. Embora
engenhosa, em um nível conceitual, as
plataformas SGC podem ser bastante
diferentes em termos de suas várias
características técnicas. Algumas das
características encontradas nas soluções
SGC mais avançadas estão incluídas,
mas não limitadas, na seguinte lista:
Funcionalidades de Criação e Design
• Existem poucas limitações de
layout e projeto;
• O conteúdo é separado do
formato;
• Inclusão de ferramentas gráficas
e intuitivas para se construir um
workflow;
• Permite-se que os usuários não
apenas publiquem informação /
conteúdo, mas também
customizem facilmente a •
interface de suas publicações;
Arquivamento ou Eliminação dos Documentos.
Eles são descritos na figura, abaixo:
Arquivamento
Indexação & tempo
Publicação Revisão
C. De Qual.
Eliminação
• Facilidade para os usuários não-técnicos
continuarem a trabalhar com seus
aplicativos de escritório (desktop);
• Os templates são modificados facilmente;
• Metadata é incluida automaticamente;
• Permite-se a criação de documentos
baseados em XML por usuários que
desconheçam XML;
• Facilidade para o usuário organizar,
classificar e fazer referências cruzadas do
conteúdo que está sendo publicado;
• Permissão para o usuário associar
facilmente termos de busca (palavras-
chave) com o conteúdo criado;
• Suporte à publicação de conteúdo em
muitos tipos de arquivos (ex.: áudio,
vídeo, imagem, apresentação, código
HTML, componentes Java, arquivos ZIP
para download, etc.);
• Permissão para os criadores de conteúdo
incluírem níveis de prioridade no
documento que será publicado ou
distribuído para grupos selecionados;
• Habilidade para customizar
dinamicamente a navegação, o conteúdo
e aplicativos que serão mostrados a
diferentes grupos de usuários;
Usuários podem utilizar as ferramentas
para criação de conteúdo que lhes sejam
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 mais adequadas. Isto quer dizer que
pessoas sem um perfil técnico podem
continuar a utilizar aplicativos de escritório
(word, excel, etc) e pessoas com um perfil
técnico mais avançado podem continuar a
trabalhar com “power tools” para design
sofisticado.
Definição de Regras
• Permite-se mudanças fáceis de
regras para autoria, edição,
aprovação, publicação e remoção de
conteúdo;
• Os usuários comuns podem também
definir ou mudar facilmente as regras
e fluxo do processo de publicação
das páginas;
• Os empregados e/ou o webmaster
podem gerenciar facilmente papéis e
direitos de acesso;
• Permite-se a publicação pública e
com controle de privacidade (isto é,
os usuários controlam quem têm
acesso às suas páginas publicadas).
Administração e Controle de Versões
• Muitas opções para controle de
versão;
• Permite-se visualizar o “histórico de
mudanças” de algum item específico
que tenha sido publicado;
• Geração automática de atributos
(metadata) associados com cada
documento publicado (data da
criação, criador, tamanho do
documento, indicador de item novo,
indicador de item atualizado, etc.);
• Permite-se que papéis sejam
facilmente designados: quem pode
ler, editar, arquivar e eliminar um
documento ou página;
• Permite-se a adição de comentários
para documentos revisados;
• Permite-se voltar atrás na publicação
de itens caso necessário;
©TerraForum Consultores
• São fornecidos relatórios e
ferramentas para monitorar facilmente
o sistema;
• Inclui alertas via e-mail para os
administradores;
• Arquivos totalmente passíveis de
auditoria são fornecidos.
Além dessas características operacionais
essenciais, uma série de outras considerações
que devem ser feitas antes de optar por uma
solução específica de SGC. Muitas dessas
questões são altamente técnicas. Na lista
abaixo, selecionamos umas poucas questões
que os gerentes de TI devem levantar.
Arquitetura
• Ele inclui servidores separados para
desenvolvimento, teste e produção?
• Ele inclui um repositório global e
robusto? O sistema permite a criação
de repositórios regionalizados /
agrupados?
• Qual o nível de granularidade que o
conteúdo pode ser armazenado no
repositório? Esses níveis são
facilmente configurados pelo usuário?
As partes de um conteúdo são
facilmente remontadas e
disponibilizadas novamente?
• O sistema produz soluções em
termos de redundância no caso de
perda total ou parcial dos
repositórios?
• O sistema simplifica a reclassificação
e recombinação de conteúdo para
novos usuários e para a entrega
através de múltiplos canais ?
• Quais são as habilidades de
integração do sistema? Em termos de
ferramentas de desenvolvimento e
aplicações?
• É baseado em XML? Suporta LDAP?
Quais outros padrões são
suportados?
3
 • O sistema se integra com as ***
plataformas líderes de PdCC, bancos
de dados (Oracle, Sybase, SQL José Cláudio C. Terra é presidente da
Server, Informix, etc.), aplicações TerraForum Consultores. Atua como consultor
legadas, servidores web, servidores e palestrante no Canadá, nos Estados Unidos,
de aplicação, servidores comerciais, em Portugal, na França e no Brasil. Também é
etc. ? São fornecidos adaptadores professor de vários programas de pós-
pré-desenvolvidos para essas graduação e MBA e autor de vários livros
integrações? sobre o tema. Seu email é
• Ele suporta a integração de jcterra@terraforum.com.br
fornecedores e parceiros em um
Processo de Gerenciamento de
Conteúdo necessário para
disponibilizar transações de comércio
eletrônico em tempo real?
• O sistema inclui caching?
• O sistema inclui procedimentos
simples para back-up?

Os aspectos essencialmente técnicos

relacionados aos SGC, embora bastante
importantes e não triviais, dizem respeito
apenas a uma pequena parte das questões
relacionadas a uma efetiva implementação de
sistemas de gerenciamento de conteúdo no
contexto de portais corporativos. Muito mais
importante são os temas estratégicos e
organizacionais que necessariamente devem
ser transformados durante processos de
implementação de SGCs. Uma efetiva gestão
de conteúdo pode transformar como uma
empresa publica, compartilha e utiliza
informação, conhecimento e poder. Por isso,
novas políticas de compartilhamento de
informação interna e externa (com clientes) e
descrições de cargo (definindo
responsabilidades, inclusive da alta gerência)
devem, em muitos casos, acompanhar a
implementação das soluções de SGC. Estes
pontos, entretanto, trataremos em uma outra
ocasião.

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Tendências emergentes em mecanismos de buscas
Determinantes da Necessidade de Portais Corporativos
Gestão do Conhecimento e Sistemas de Informações Públicos
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A TerraForum Consultores é uma empresa de
consultoria e treinamento em Gestão do
Conhecimento (GC) e Tecnologia da
Informação. Os clientes da empresa são, em
sua maioria, grandes e médias organizações
dos setores público, privado e terceiro setor. A
empresa atua em todo o Brasil e também no
exterior, tendo escritórios em São Paulo,
Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo
Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior
referência em Gestão do Conhecimento no
país. Além disso, conta com uma equipe
especializada e internacional de consultores.
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Gestão do Conhecimento e E-learning na
Prática
Portais Corporativos, a Revolução na Gestão
do Conhecimento
Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio
Empresarial
Gestão do Conhecimento em pequenas e
médias empresas
Realizing the Promise of Corporate Portals:
Leveraging Knowledge for Business Success
Gestão de Empresas na Era do Conhecimento
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