ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Significado e importancia del control de materiales:

Control de los materiales

En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales

representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual
requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de
manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y
exactitud de las cifras de costos mostradas.

Importancia

Para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello

El ciclo de producción de una empresa utilizan funciones de control y administración de inventarios,
incluirá el proceso y movimiento de todos asientos contables, formatos y documentos para registrar las
los recursos relacionados con los operaciones.
inventarios, hasta que los productos
terminados se transfieren a su almacén
respectivo.
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita
cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales se
mencionan controles de: autorización, procesamiento y
clasificación, verificación, evaluación y salvaguarda física.

Ciclo y control de los materiales:

Control de materiales

Para llevar el control de los materiales se necesita

cumplir con objetivos de control interno, entre
los cuales se mencionan los controles de:

Autorización Procesamiento
Son controles que aseguran el correcto
Son controles que deben establecerse reconocimiento, reprocesamiento,
para asegurar que se estén cumpliendo clasificación, registro e informe de las
políticas adecuadas establecidas por la transacciones ocurridas.
administración.

Verificación Salvaguarda física

Son controles relativos a la
verificación y evaluación periódica
de los saldos que se informan. Son controles de acceso a los inventarios,
registros, a los formatos, almacenes y
procedimientos.
Departamentos que intervienen en el control de materiales:

Departamentos que intervienen en el control de los

materiales

Departamento de Departamento de Compra

Planeación

Las actividades que realiza Las funciones que realiza son:

son:

Recibir las Solicitar cotizaciones

Diseñar el Especificar los solicitudes de de los proveedores.
producto. materiales a compra de todos
comprar. los materiales.

Preparar la lista de materiales Estudiar el efecto Elaborar y emitir Garantizar que los artículos pedidos
requerido en las diferentes órdenes del uso de la orden de cumplan las exigencias de calidad
de producción o procesos materiales compra. establecidas por la empresa.
productivos. sustitutos.

Departamento de Recepción Departamento de Almacenamiento

Las funciones que debe cumplir Debe cumplir con las siguientes actividades
son:

Recibir el material con la Cotejar el material recibido Recibir el material Verificar los materiales
respectiva orden de con la copia de la Orden de junto con el Informe (cantidad y calidad) y
entrega. Compra. de Recepción y la colocarlos en su respectivo
Orden de Compra. lugar.

Verificar y aprobar las

Verificar la cantidad y
calidad del material.
Enviar las facturas aprobadas
al departamento de
contabilidad general para su
registro.
Si el material cumple con
las especificaciones,
preparar el formulario
Informe de Recepción.
facturas de los Preparar las
proveedores. Tarjetas de Control
de Materiales
(kardex).
Si se presentan
irregularidades, no recibir el
material.
Enviar a producción los
materiales solicitados
junto con el original del
El formulario usado para el formulario de solicitud.
control de la recepción de los
materiales es el Informe de
Recepción. Preparar las
Requisiciones de
Compras de acuerdo al
stock de máximos y
mínimos de materiales
establecidos.
Recibir el formulario Solicitud o
Requisición de Materiales elaborado por
el departamento que requiere de los
materiales, lo completa en los ítems de
costo unitario y costo total.
Registrar las entradas y salidas de los
materiales en el kardex de acuerdo al
método de valuación.
Si el material almacenado no cumple
con las especificaciones o presenta
defectos, emitir la correspondiente
Orden de Devolución de Compras.

Departamento de
Contabilidad

Tiene las siguientes funciones:

Recibir la factura del Chequear con la orden de

proveedor. compra.

Recibir información del Realizar el asiento contable

almacenista sobre los referente a la compra de
materiales recibidos. materiales.

Recibir copia de la Realizar el asiento contable relacionado con el uso

requisición de del material en los procesos de fabricación.
materiales.

Afectar la orden de
producción o los procesos
productivos.
Documentos utilizados para el control de materiales:
Documentos utilizados para el control de materiales
Solicitud de Compra
Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que
requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la
empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que
adquiera determinado material o suministro.
Informe de recepcion
Es un formato elaborado con la finalidad de
especificar la cantidad y clase de materiales
recibidos.
Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control
de Materiales
Es un registro en el cual se anotan las cantidades y
costos de los materiales recibidos, las cantidades y
costos de los materiales entregados y las cantidades
y costos de los materiales en existencias.
Conceptos de inventarios:
Conceptos de inventarios
El inventario es la comprobación de los productos existentes en el almacén, en
cantidad y valor. Con él se consigue conocer la situación exacta de los productos y
controlar, confrontar y definir la situación física. (Pau, pág. 171)
Son las existencias de una pieza o recurso
utilizado en una organización.
Corresponde a la mercancía que una compañía tiene para
la venta o aquellos elementos que tiene para ser
consumidos y transformados en productos tangibles que
posteriormente serán comercializados.
Orden de compra
Es un documento elaborado por el departamento de
almacén u otro que requiera el material, dependiendo de la
estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se
solicita al departamento de compras que adquiera
determinado material o suministro.
Requisición de Materiales
Es una orden por escrito que elabora un departamento que
requiere de algun material y se presenta al almacenista
para que entregue determinados materiales especificados
para el uso del departamento solicitante.
Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la
producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización
Comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso, productos terminados o mercancías, materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados, empaques, envases e inventarios en tránsito.
Por lo general, en las compañías industriales o comercializadoras los
inventarios son su principal activo, al ser el recurso con el que
cuenta para desarrollar su actividad, vender o transformar.
Tipos de inventarios:
Por su grado de Transformación
Inventarios de Materia prima
Toda empresa que su actividad es industrial,
dispone de varios artículos y materiales conocidos
como Materias Primas que al ser sometidas a
procesos se obtiene un artículo terminado o
acabado.
Por lo que podemos definir que la Materia
Prima es aquel o aquellos artículos
sometidos a un proceso de fabricación que
al final se convertirá en un producto
terminado.
Inventarios de Productos
Terminados
Son productos que han cumplido su
proceso de producción y se
encuentran en la bodega de
productos terminados y aún no han
sido vendidos.
Los niveles de inventario están directamente
relacionados con las ventas, es decir sus
niveles se dan por la demanda que tenga.
Tipos de inventarios
Inventarios de Producción en Proceso
Todo artículo o elementos que se utilizan en
un proceso de producción se los define como
Inventario de productos en proceso.
tienen como característica que va
aumentando su valor con cada
proceso de transformación hasta
convertirse en producto terminado.
Inventarios estaciónales
Inventarios de Materiales y
Suministros
En este tipo de inventarios se
incluyen: Las materias primas
secundarias y sus especificaciones
varían dependiendo del tipo de
industria.
Por su Categoría Funcional
Inventario de Ciclo o periódico Inventario de Seguridad
Este inventario es generalmente utilizado La incertidumbre en la demanda u
oferta de unidades hace que exista un
por empresas pequeñas y medianas, tiene
como característica especial que para saber inventario de seguridad que es
almacenado en un sitio adecuado de la
a una fecha determinada cual es el
inventario, se debe hacer un conteo físico y empresa.
valorarle.
Generalmente los inventarios de seguridad
de materias primas protegen contra la
incertidumbre que pueden provocar los
proveedores debido a factores como
huelgas, vacaciones, unidades de mala
calidad, entre otras.
Inventarios en tránsito
Son inventarios utilizados para Son de gran utilidad debido a que permiten sostener las
cubrir la demanda estacional y operaciones entre empresa, clientes y proveedores;
también se utilizan para suavizar el siendo un inventario que la empresa aun no lo tiene
físicamente en sus bodegas, pero puede negociar su
nivel de producción.
entrega al cliente cuando lo disponga y sí cubrir
necesidades.
Sistemas de control de inventarios:

Sistemas de control de inventarios

Sistema de inventario Sistema de inventario

periódico permanente

Por este sistema, sólo puede conocerse el monto del Permite determinar en cualquier momento
inventario después de haber procedido a realizar un la cantidad física de cada tipo de artículo
conteo físico de las existencias de una fecha que la empresa posee de inventario, así
determinada y luego valorarlas. como su costo.

Caracteristicas Ventajas
Catracteristicas Ventajas

El costo de la Es posible conocer el costo Información fiable y

Mientras no se tenga el dato El sistema de inventario periódico es más mercancía vendida de ventas (valor de las precisa.
El costo de la mercancía vendida debe se conoce cada vez
de inventario final (conteo útil para las pequeñas empresas que mercancías vendidas) en
encontrarse por juego de inventarios que se realiza una
físico y valoración de las mantienen cantidades mínimas de cualquier momento, sin
(inventario inicial, más compras netas, venta. Ofrece una información
mercancías existentes), no inventario; a estas empresas les resulta necesidad de recurrir a
menos devoluciones en compras), para lo real y al instante de los
es posible determinar el fácil completar un recuento de inventario realizar un inventario físico
cual se hace necesario conocer los datos valores de stock
resultado del ejercicio físico. También es sencillo poder estimar de las mercancías.
referentes a inventario inicial, compras permitiendo tomar
(utilidad o pérdida). el costo de la mercancía vendida para el
netas e inventario final. decisiones de calidad
intermedio del período.
No necesita discriminar el basadas en la precisión
El inventario final del dato.
o conteo físico se dato de inventario inicial e
Cada vez que se desee conocer el
No utiliza tarjetas de kardex No se requiere tener un sistema utiliza básicamente inventario final, porque
dato del inventario final, de debe
discriminadas en costos y automatizado para registrar los datos. Se para determinar permanentemente según el
proceder a efectuar un conteo Permite tener siempre
cantidades, solamente lo hace puede llevar el inventario manualmente, faltantes o kardex se conocen las
físico, lo cual requiere cerrar el disponible información
determinando las cantidades. ahorrando el costo del sistema y el sobrantes de existencias y su respectivo
almacén o punto de ventas, actualizada sobre la
tiempo para registrar continuamente los mercancías. costo.
contar las mercancías y correspondencia entre el
posteriormente valorizarlas. movimientos de inventario. stock de almacén y el
inventario teórico.
Desventajas
Control exhaustivo de los
costes.
No proporciona No ofrece ninguna información sobre el
datos en tiempo real costo de mercancía vendida o los
para los gerentes. saldos finales de inventario durante el Permite conocer el coste
período intermedio, hasta que se haga de la venta de cada
un recuento de inventario físico. transacción al instante.

Consume mucho tiempo Desventajas

en los conteos físicos y
puede producir números
obsoletos, que son menos
útiles para la gerencia.
Generalmente el sistema es manual y
más propenso a errores humanos. Los
datos pueden extraviarse o perderse.
Es un sistema costoso y Para poder trabajar con inventario
complejo. permanente es necesario disponer
de una herramienta ERP que
soporte los movimientos de cada
transacción.

Formar a los empleados para

que estén capacitados para
gestionar este tipo de
herramientas.
Métodos de valoración de inventarios:

Métodos de valoración de inventarios

Método PEPS O FIFO Método UEPS O LIFO Método de Promedio Ponderado

Caracteristicas Ventajas Caracteristicas Ventajas Ventajas

Caracteristicas

Consiste en que las
primeras materias primas
ingresadas en el almacén
son las primeras materias
primas puestas en
producción.
El debido control de los
productos evita la perdida
de estos por
estancamiento indebido
en el proceso productivo
o en los almacenes de
productos terminados.
Desventajas
Confronta costos de
La utilidad mayor
repercute en un compra antiguos con
precios de venta
mayor pago de
impuestos.
Este método se El inventario final En este método las
utiliza para queda valuado al últimas materias primas Confronta costos Es muy útil para empresas
producción en precio de la última que entraron por la actuales con precios Este método calcula encargadas de la
proceso de productos compra. compra son las primeras de venta actuales por el costo promedio de comercialización de
con alto nivel de materias primas que salen lo que en el Estado cada artículo ya sea productos textiles de los
vencimiento con el para la producción. de Resultado refleja del inventario de cuales se dificulta mantener
tiempo. una utilidad menor materia prima, de una identificación precisa
El costo menor en el que los demás productos en proceso (cuando se trata del mismo
estado de resultado métodos. de producción o los producto).
Asigna los costos a los productos
resulta en una inventarios bajo el supuesto
utilidad bruta mayor terminados.
que los materiales que se
que la obtenida con adquieren de último son las La utilidad menor
los otros métodos. primeros en utilizarse o permite un menor
venderse. pago de impuestos. Este es un método de
aproximación donde
se divide el saldo de
las unidades
Desventajas monetarias de las
existencias entre el
número de unidades
en existencia. Debe
Aplicación y manejo El inventario final quedaba calcularse por cada
de Kardecs más valuado según costos antiguos. entrada en almacén.
complicado que con Por lo que no representan
razonablemente el valor real
los demás métodos.
del inventario final.
actuales.
Bibliografía:

Pau, J. (s.f.). Manual de Logistica Integral.

https://es.scribd.com/doc/72051624/Control-de-Materiales

www.educaconta.com › Contabilidad

file:///C:/Users/PC09/Downloads/180989905-Departamentos-Que-Intervienen-en-El-
Control-de-Los-Materiales.pdf

https://jalfaroman.files.wordpress.com/2010/.../control-y-registro-de-los-materiales1.p...

http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/21990/Capitulo1.pdf

http://www.siscont.com.co/archivos/articulos/51%20%20sistemas%20de%20inventario
s.html

https://auditoria2ufg.wordpress.com/2014/10/23/metodos-de-valuacion-de-inventarios