MAKALAH

PEMERIKSAAN MANAJEMEN

“AUDIT MANAJEMEN TERHADAP KEPASTIAN MUTU

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Pemeriksaan Manajemen

Dosen Pengampu :

Ibu Nining Ika Wahyuni

Oleh :

Mentari Kurnia Dharmawati 110810301099

Desy Dwi Permatasari 110810301100

Ando Silalahi 110810301105

Rizky An Nizya Nora 110810301130

PROGRAM STUDI S1 – AKUNTANSI

FAKULTAS EONOMI

UNIVERSITAS JEMBER

TAHUN 2014
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Semakin banyaknya perusahaan di Indonesia maka persaingan yang terjadi

akan semakin tinggi. Persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan
untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan
apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan
kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Sehingga,
perusahaan perlu membangun suatu sistem kepastian mutu untuk memastikan
bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin
dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

Sistem kepastian mutu merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus
mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai
dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari
komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar mutu
yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik
dilakukan audit terhadap sistem kepastian mutu yang diterapkan perusahaan.

Dengan demikian Audit kepastian mutu sangat dibutuhkan oleh setiap

perusahaan dalam mengukur suatu kinerja perusahaan. Bagaimana suatu
perusahaan dapat bersaing dengan melihat aspek outcome. Hasil dari efesiensi
dan efektivitas suatu perusahaan dapat diukur dengan input, output dan outcome.
Mutu atau kualitas juga merupakan tolak ukur suatu perusaahan. Dalam makalah
ini akan menjelaskan bagaimana Audit Manajemen Terhadap Kepastian Mutu.
Menjelaskan prinsip dan strategi yang digunakan dalam audit manajemen
terhadap kepastian mutu.
1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah dari makalah ini
sebagai berikut :

1. Apa pengertian audit kepastian mutu?

2. Apa manfaat audit kepastian mutu?
3. Bagaimana ruang lingkup audit kepastian mutu?
4. Bagaimana strategi pendekatan audit kepastian mutu?

1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka makalah ini mempunyai
tujuan.Tujuan dari makalah ini sebagai berikut :
1. Memahami pengertian audit kepastian mutu
2. Memahami manfaat audit kepastian mutu
3. Memahami ruang lingkup audit kepastian mutu
4. Memahami strategi pendekatan audit kepastian mutu
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Audit Manajemen Kepastian Mutu

Audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara
objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi (BSN,
2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat
kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu yang
telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.
Sedangkan menurut The International Standard For Terminology In
Quality Manajement, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu pengujian yang
sitematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil
sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, dan apakah pengaturan tersebut
dapat diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Jadi
dalam hal audit ini, auditor menguji kesesuaian terhadap standard system mutu
yang berlaku dan mengedentifikasi perbaikan yang mungkin dilakukan.
Audit sistem kepastian mutu adalah “proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif
untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi.” Audit ini
dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk
menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar
kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.
Secara garis besar, urutan - urutan dari persyaratan utama ISO dapat
dijelaskan sebagai berikut, (Suardi, 2001) :
a. organisasi dalam usahanya untuk memenuhi tujuannya memerlukan arahan
yang jelas mengenai tujuan organisasi dari pimpinan puncak. Tujuan
organisasi ini dijelaskan dalam visi misi organisasi yang merupakan
perencanaan strategis sebagai wujud tanggung jawab manajemen
(Management Responsibility). Secara lebih detail visis misi organisasi
dijelaskan dalam kebijakan dan sasaran mutu.
 b. Untuk mencapai visi misi, organisasi sangat bergantung padam
pelanggannya dan pihak - pihak lain yang berkepentingan seperti
karyawan dan pemegang saham. Oleh karena itu, organisasi terutama
pimpinan puncak harus mengetahui keinginan dan harapan pelanggan di
masa yang akan datang, yang kemudian diinformasikan keseluruh bagian
organisasi.
c. Untuk merealisasikan persyaratan dan harapan pelanggan diperlukan
komitmen pimpinan puncak dalam menyediakan sumber daya (Resources
Management) seperti manusia, peralatan, metode dan keuangan.\
d. Dari perencanaan strategis dan sumber daya yang tersedia dapat
menghasilkan produk jasa (Product Realizement) yang sesuai dengan
persyaratan dan harapan pelanggan.
e. Produk atau jasa yang dihasilkan akan diterima oleh pelanggan. Pada
proses ini dapat dibandingkan antara harapan dan kenyataan
akanproduk/jasa yang diterima pelanggan, sehingga organisasi dapat
mengukur kepuasan pelanggan. Kemudian dilakukan analisis (Analysis)
data dan hasilnya ditindaklanjuti dengan program peningkatan
(Improvement).
f. Dalam menjalankan program peningkatan diperlukan analisa dan
tersedianya sumber daya oleh pimpinan puncak, oleh karena itu komitmen
pimpinan puncak diperlukan untuk menjalankannya dalam proses
peningkatan berkesinambungan terus berlanjut (Continual Improvement)
tanpa henti dengan tujuan akhir mendapatkan keuntungan bagi organisasi.

2.2 Manfaat Audit Manajemen Kepastian Mutu

Audit dirancang untuk salah satu atau lebih dari tujuan berikut :
1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu
dengan standar yang telah ditentukan
2. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan
3. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu;
4. Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.

Berikut ini alasan dalam mengaudit kepastian mutu :

 1. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan
mutu.
2. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang
telah ditentukan.
3. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup
tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.
4. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap
persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu.
5. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk
disebarluaskan.

Audit sistem kepastian mutu memiliki peranan penting dalam memberikan

kepastian kualitas mutu kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam
perusahaan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan
berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan
korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang
terkait.
` Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian
kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan, pelanggan,
pemerintah, asosiasi, dan lembaga sertifikasi.
Manfaat audit manajemen kepastian mutu sebagai berikut :
1. Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar
program mutu.
2. Menilai proses pengembalian keputusan untuk keabsahan.
3. Menilai karakteristik mutu suatu produk serta proses yang berkaitan dengan
spesifikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari
inspkesi reguler.
4. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu.
5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan dan masalah lain.
6. Memperoleh sertifikasi normal dari program manajemen mutu.
7. Mengarahkan dan memotivasi staff dan manajemen untuk menciptakan
kesadaran mutu.
8. Menunjukkan perhatian manajemen mutu terhadap pemasok untuk
memperoleh perlindungan atas tuntutan liabilitas produk.
9. Memperkenalkan formalitas dan konsistensi dalam program mutu.
10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis.
 Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan. Salah satu
manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil
keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas fungsi
organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang
disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan
perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas maupun produktivitas usaha
secara lebih terarah.
` Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak
ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit,
tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi
serta permasalahan yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun
permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan
demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses
manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara
intensif.

2.3 Ruang Lingkup Audit Manajemen

Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada obyek dan tujuan audit :
1. Internal dan Eksternal
Audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Hasil audit
sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan
audit.
2. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional
Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor. Garis dasar (baseline)
dan regular. Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Regular
audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad hoc dengan alasan
kerusakan yang banyak, perubahan-perubahan, dan ketersediaan sumber
daya.
3. Khusus dan komprehensif
 Audit khusus (special audits), adalah terbatas. Audit komprehensif
(comprehensive audits), mencakup area - area lain seperti akuntansi, operasi,
dan pemasaran.

Biaya mutu :
1. Biaya pencegahan (prevention cost)
2. Biaya penilaian (appraisal cost)
3. Biaya kegagalan internal (internal failure cost)
4. Biaya kegagalan eksternal (external failure cost)

` Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan

audit berkesinambungan. Yaitu untuk melihat efektivitas sistem berdasar
sampling dan lokasi / bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan
dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM
alasan melakukan audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :
1. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu
sendiri.
2. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM
pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.
3. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi
persyaratan yang ditetapkan organisasi.
4. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus
menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.

Prinsip Audit Manajemen Mutu

Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan
terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan
audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara
independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip
Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang
terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.
Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :
 a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme. Kode Etik merupakan dasar
profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari
seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas,
dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus
mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan
penilaian yang proporsional dan kontekstual.
b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,Seorang auditor berkewajiban
untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan
audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan
kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang
ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan
antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.
c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.
Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :
a. Independen - auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit
pada area yang bukan tanggungjawabnya.
b. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat
diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili
c. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan
kebutuhan dan tujuan organisasi.
d. Auditor harus berkualifikasi dan independen
e. Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasi dan disetujui
f. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara memadai
g. Orang yang bertanggung jawab atas aktifitas yang akan diaudit harus
secara baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit
h. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis
i. Auditor harus menindaklanjuti tindakan perbaikan
j. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan apabila mungkin
kuantitatif
k. Audit tidak mengganggu kegiatan operasional yang berjalan
l. Frekuensi, intensitas dan luas audit bervariasi dengan kebutuhan aktual
m. Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan baik dan teratur
n. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat
dipercaya

2.4 Strategi Pendekatan Audit Kepastian Mutu

 Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act) yang dipopulerkan oleh deming,
audit sistem manajeman mutu dapat mengikuti langkah-langkah beriku:
1. Perencanaan audit
Ada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran
organisasi. Perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W + 1H : siapa
(who), apa (what), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how),
yang berkaitan dengan objek audit.
2. Pelaksanaan audit
Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor
dengan berbagai pihak yang berwenag untuk membahas tentang ruang
lungkup audit, tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit
(KKA). Proses audit diawali dengan mereview / memriksa proses, produk,
atau sistem. Setelah mereview proses, auditor mendokumentasikan
berbagai temuan auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam
ringkasan umum yang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai
pihak terkait. Dalam waktu yang singkat kemudian auditor menyajikan
laporan tertulis, yang mencatat temuan - temuan audit, kesimpulan audit,
dan rekomendasi yang diberikan.
3. Mempelajari hasil audit
Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beerapa
bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai
respon terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian
mengembangkan rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi
yang diberikan auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan
didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan korektif yang akan
diambil.
4. Tindakan perbaikan
Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan
rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.

Strategi meningkatkan nilai tambah. Berikut ini adalah beberapa strategi

yang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam audit kepastian mutu :
1. Perencanaan Audit
a. Memahami harapan auditee / budaya organisasi
 b. Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit
sebelumnya).
c. Analisis resiko berdasarkan sector industry atau khusus terhadap
organisasi auditee.
d. Praevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.
e. Membentuk tim audit yang kompeten untuk mencapai tujuan audit.
f. Mengalokasikan waktu yang cukup.
2. Teknik Audit
a. Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas.
Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan
sebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses
pengendalian.
b. Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip managemen kualitas.
c. Gunakan pendekatan PDAC (plan, do, check, act ) untuk mengevaluasi
efektivitas organisasi.
3. Menghubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan
organisasi menyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya Laporan dan
Tindak Lanjut sebagai berikut :
1. Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit.
2. Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan
pertimbangan.
3. Memberi tekanan terhadap temuan positif sebagai sesuatu yang tepat.
4. Melihat bagaimana solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai
respon terhadap temuan negative berguna.
5. Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.
 BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dari pembahasan makalah ini mengambil suatu kesimpulan bahwa Audit
manajemen mutu bertujuan untuk mengindentifikasi kegiatan, program dan
aktivitas manajemen suatu organisasi yang masih memerlukan perbaikan. Dari
hasil identifikasi tersebut diberikan suatu rekomendasi kepada manajemen
yang nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk perbaikan dan pengelolaan
berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan
ini titik berat audit diarahkan terutama berbagai objek audit yang diperkirakan
dapat diperbaiki di masa yang akan datang, disamping juga mencegah
kemungkinan terjadinya berbagai kerugian.
Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen.
Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup
bagian tertentu dari program / aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga
bevariasi, bisa untuk jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun
bahkan untuk beberapa tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

1.2 Saran
Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok
di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya. Penyebab merupakan
tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan.
Penyebab dapat bersifat positif, atau sebaliknya bersifat negatif. Program/aktivitas
berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar
yang telah ditetapkan merupakan akibat negatif dari perilaku individu dan
kelompok. Untuk itulah diperlukan audit sistem mutu demi perbaikan kinerja
organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:

Salemba Empat.
P. Siagian, Sondang (2001), Audit Manajemen. Jakarta, Bumi Aksara.
Tunggal, Amin Widjaja (2000), Audit Manajemen Kontemporer. Jakarta, Rineka
Cipta.
http://penulistinta92.blogspot.com/2013/12/auditkepastianmutuolehhasbullah.html
http://yustus09.blogspot.com/2012/05/audit-sistem-kepastian-mutu.html