CONTROL DE MATERIALES

En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa

una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos
sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la
veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas.
OBJETIVO DEL CONTROL DE MATERIALES
Ø Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa.
Ø No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con
las especificaciones.
Ø Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el
vendedor, en el caso de materiales dañados o en cantidades distintas a las solicitadas.
Ø Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los
precios adecuados en todos los gastos incurridos.
Ø Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.
Ø Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y
suministros.
Ø Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos
incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales, así como las
pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas pérdidas debido a la
falta de existencias.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES
Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la
planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales e insumos
para llevar a cabo su proceso.
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar.
El control se emplea para:
Ø Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
Ø Enfrentar el cambio: Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.
Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios
nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los
gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda
a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Ø Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para
un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos
que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.
Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios
a su medida.
Ø Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi
Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede
resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal
objetivo de una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal
manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida
lograda aplicando procedimientos de control.
Ø Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la
administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de
control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTABILIZACIÓN Y CONTROL DE LOS MATERIALES
1.- Todas las transacciones que impliquen compra, recepción, almacenaje y consumo de
materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o ejecutivos responsables
basados en pedidos expresos.
2.- Todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a producción
deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos, fraudes o
malversaciones.
3.- Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea de manera inmediata en la
producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada vigilancia.
4.- Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos
productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente
conseguidas.
5.- En cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y
valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materias primas
y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus
totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios tratan de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias y
materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realización de compras
adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de inventarios y mantener un
registro correcto del costo de la materia prima empleada en el proceso productivo,
facilitando las labores de auditoria.
INFORMES UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES
 Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el departamento de almacén
u otro que requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la
empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera
determinado material o suministro. Entre las especificaciones que debe incluir la
solicitud, se encuentran: el número de requisición, nombre de la persona o
departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de
artículos solicitados, identificación del número de catálogo, descripción del artículo
y firma autorizada. Por lo general se elabora en original y copia; el original es
remitido al departamento de compras y la copia se archiva en el departamento
solicitante.
 Orden de Compra. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras
autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados
de acuerdo con los términos establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Debe
incluir los siguientes aspectos: nombre y dirección de la empresa que hace el pedido,
número de la orden de compra, nombre y dirección del proveedor, fecha del pedido,
fecha de entrega, términos de la entrega y de pago, cantidad de artículos solicitados,
número de catálogo, descripción, costo por unidad y total, costo total de la orden y
la firma autorizada.
 Informe de Recepción. Es un formato elaborado con la finalidad de especificar la
cantidad y clase de materiales recibidos. Los materiales que no sean satisfactorios
deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepción debe
indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepción generalmente
debe incluir el nombre del proveedor, número de la orden de compra, fecha en que
el pedido es recibido, código del material, cantidad recibida, descripción de los
artículos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada.
Este debe ser numerado por anticipado y preparado por triplicado; el original se
envía a contabilidad junto con la factura, el duplicado se envía al departamento de
compras para indicar que el pedido fue recibido y el triplicado se archiva.
 Devolución de Compras. Es un formulario que indica los materiales que deben ser
devueltos al proveedor. Este formato debe llevar impreso el número y fecha de la
 devolución, el nombre del proveedor, número de la orden de compra o de la factura
a la cual pertenece el material devuelto, código del material, cantidad devuelta,
descripción de los artículos, las observaciones correspondientes y la firma
autorizada. el cual debe emitirse por triplicado; el original se envía al departamento
de compras para que gestione la devolución al proveedor, el duplicado se remite al
departamento de contabilidad para su debido registro y el triplicado permanece en
el departamento de almacén para su anotación en la Tarjeta de Control de
Materiales.
 Requisición de Materiales. Es una orden por escrito que elabora el departamento
que requiere de algún material y se presenta al almacenista para que entregue
determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. Este
formulario debe incluir: fecha y número de la requisición, fecha de entrega,
identificación del departamento que solicita el material o el número de la orden, la
cantidad y descripción del material, el costo unitario y costo total del material
despachado, firma de la persona que autoriza la requisición, firma de la persona que
despacha los materiales y firma de la persona que recibe. La requisición debe
extenderse por triplicado; el original se envía al departamento de almacén para
autorizar la entrega del material, el duplicado se remite al departamento de
contabilidad general o de costos - dependiendo de la estructura de la empresa - con
la finalidad que éste quede informado de la cantidad y costo de los materiales
utilizados en la producción y realice el registro correspondiente y el triplicado
permanece en el departamento que autoriza la solicitud.
 Devolución de materiales. Tiene el efecto inverso de una Requisición de Materiales
y muestra los materiales que se devuelven al almacén. Su formato es semejante a la
requisición. Los datos más importantes que debe incluir este informe son: fecha y
número de la devolución, identificación del departamento que devuelve los
materiales, la cantidad y descripción de los materiales, el costo unitario y costo total
de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la devolución, firma
de la persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en el
almacén. Este informe debe elaborarse por triplicado; el original se envía al
departamento de almacén para realizar las correspondientes anotaciones en el
kardex de inventario, el duplicado se remite al departamento de contabilidad con la
finalidad que éste quede informado de la cantidad y costo de los materiales
devueltos de la producción y realice su crédito y el triplicado permanece en el
departamento que devuelve los materiales.
 Tarjetas de Kardex. Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los
materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados y las
cantidades y costos de los materiales en existencias. algunas tarjetas presentan
variaciones en cuanto a la información contenida, por ejemplo, pueden presentar
espacios para las cantidades mínimas y máximas que deben mantenerse en
existencia, la ubicación del material en el almacén, entre otras.
  orden de producción es el control individualizado que se lleva a cada pedido o
trabajo que se está elaborado, es un sistema que puede utilizar las empresas
productoras de bienes o las que se dedican a la prestación de servicios.
 Fletes en compras. Los fletes cancelados por concepto de compras de materiales y
cualquier otro costo incidental incurrido en la compra, como gastos de importación,
gastos aduaneros, comisiones, entre otros, pueden ser tratados de la siguiente
manera: Se registran en la cuenta de Inventario de materiales, y se cargan
inmediatamente al costo del material comprado, el importe total, es decir, el monto
de la factura más el monto del flete cancelado, el cual tiene que ser prorrateado y
adicionado proporcionalmente a las tarjetas de inventario respectivas, resultando
en una variación en el costo unitario de los materiales comprados.
 Los descuentos en compras. Representan una disminución del costo de los
materiales comprados, pero en la mayoría de los casos, cuando la empresa obtiene
el descuento una parte de los materiales pueden seguir en existencia en el almacén
y otra parte enviada al proceso productivo. En este caso se debería prorratear el
monto del descuento entre las cuentas de inventario de materiales y de productos
en proceso material; este procedimiento en la mayoría de los casos es poco práctico
por lo tanto se abona o acredita a la cuenta de costos indirectos de fabricación real.
TIPOS DE INVENTARIOS

o Inventario inicial: estos inventarios se realizan al principio de iniciar las diferentes acciones
y operaciones.
o Inventario final: se realizan al final del ejercicio económica o al final de cada año, con el
objetivo de determinar cuál es el nuevo patrimonio de la empresa.
o Inventario intermitente: este inventario se hace varias veces al año por diferentes causas.
o Inventario perpetuo: se realiza de forma continuada en la empresa a través de un control
detallado de los productos, materias y existencias de la empresa.
o Inventarios de materias primas: se utiliza para saber cuáles son las materias primas que
aún no han sido tratadas de las que dispone la empresa para producir sus productos finales.
o Inventario de productos en proceso de fabricación: en este inventario se cuentan todos
aquellos productos que no están acabados y se encuentran aún en el proceso de
producción.
o Inventarios de productos terminados: este inventario cuenta todos aquellos productos que
la empresa ha producido para su venta a los clientes.
o Inventario de suministros de fábrica: se utiliza para conocer todos los materiales que posee
la empresa para producir sus productos, pero que no pueden ser contabilizados de forma
exacta.
o Inventario de mercancías: contabiliza todos aquellos bienes que la empresa posee y que
serán vendidos directamente sin haberlos modificado ni sometidos a ningún proceso de
producción.
o Inventario en tránsito: cuenta todos los materiales y productos que están por llegar de los
proveedores a la empresa.
o Inventario de ciclo: es el inventario que se resulta cuando se producen más productos de
los necesarios debido a que se han adquirido una mayor cantidad de materias primas con
el objetivo de reducir costes de producción y que es mayor que la demanda actual.
o Inventario de seguridad o de reserva: se basa en los bienes de emergencia que posee la
empresa para posibles fallos en el proceso de producción o aumentos inesperados de las
demandas que modifiquen repentinamente el proceso de producción.
o Inventario de previsión o estacional: se organiza cuando se aumenta la producción en
épocas de demanda baja con el objetivo de satisfacer las necesidades en épocas de
demanda alta.
o Inventario de desacoplamiento: es el inventario requerido cuando existen dos procesos
que requieren tasas de producción que no tienen la posibilidad de sincronizarse.
o Inventarios de existencias para especulación: los productos y materias primas adquiridos
para aumentar la producción con vistas a supuestos o posibles aumentos de la demanda en
algún momento concreto.
o Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: todos los productos mermados
que, por diferentes circunstancias, no pueden ser vendidos a los clientes y, por lo tanto, han
generado pérdidas.
o Inventario en ductos: los inventarios que se encuentran entre los niveles del canal de
suministros necesarios para el proceso de producción.
o Inventario de existencias de seguridad: inventario que busca mantener un colchón para
posibles aumentos de demanda imprevistos.
o Inventarios de existencias de naturaleza regular o cíclica: inventarios que satisfacen la
demanda necesaria en momentos de reaprovisionamiento.
o Inventario físico: es el que se realiza en persona contando uno a uno todos los bienes de la
empresa.
o Inventario mínimo: es la cantidad mínima que se puede mantener en el almacén.
o Inventario máximo: se establece un nivel de inventario máximo, ya que un inventario total
puede ser demasiado para algunos artículos difíciles de contabilizar.
o Inventario disponible: hace referencia a aquel que se encuentra disponible en ese
momento para la venta o producción de nuevos productos.
o Inventario en línea: es el referente a todo aquello que se encuentra a punto de entrar en la
línea de producción de la empresa.
o Inventario agregado: se aplica cuando el coste de administrar un artículo es muy alto.
o Inventario en cuarentena: es el inventario que debe mantener un tiempo de espera antes
de poder ser utilizado en el proceso de producción.

MÉTODOS DE VALUACIÓN LOS INVENTARIOS

1. Método del promedio ponderado: Este método consiste en hallar el costo promedio de
cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas
en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas
épocas y a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía
del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se divide por la
cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo.

2. Método PEPS o FIFO: Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que
primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las
primeras que se compran, son las primeras que se venden.

3. Método UEPS o LIFO: Este método tiene como base que la última existencia en entrar es
la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS Y PRODUCTOS

TERMINADOS
  Inventario de materia prima. Son los materiales o insumos esenciales que pasan por
un proceso de manufactura, producción o construcción para ser convertidos en un
producto en proceso o terminado. Llevar un minucioso inventario de materias
primas te permitirá abastecer al siguiente eslabón de la cadena.

👉🏽 Empresas que suelen contar con este tipo de inventarios: empresas del sector alimentos
como cárnicos, pescados y mariscos, lácteos, pastelerías; empresas del sector salud, tal
como técnicos en prótesis dentales.

 Inventario de productos en proceso. Son activos que se encuentran en un proceso

de modificación y que se utilizarán en la producción de otros productos en proceso
o productos terminados. A medida que la materia prima se transforma, esta
aumenta su valor debido a los costos de producción involucrados.

👉🏽 Ejemplos de empresas que suelen realizar este tipo de inventarios: ópticas que
intervienen en el armado de un armazón, empresas textiles que diseñan y confeccionan
prendas, empresas del sector bebidas que envasan vinos, licores, agua o refrescos.

 Inventario de productos terminados. Estos son, como su nombre lo indica, los

productos que ya han terminado su proceso de transformación y están listos para
ser entregados. Por este motivo, suelen transferirse del área de producción al
almacén.

👉🏽 Empresas que podrían realizar este tipo de inventarios: empresas distribuidoras o

comercializadoras de alimentos; así como empresas del sector salud como laboratorios,
farmacias, hospitales, de venta de equipo médico, dentistas y ópticas.

MATERIALES DE DESPERDICIOS: Los sobrantes o residuos de materias primas que arrojan

los procesos de manufactura y que no pueden ser utilizados en el mimo proceso, y que no
tienen valor para el propietario o un tercero.

MATERIALES DE DESECHOS: Está constituido por los sobrantes o residuos de materias

primas que se presentan en un proceso productivo y, que no pueden ser reutilizados en el
mismo, pero su valor es algo representativo para la organización. Se deben cuantificar
porque se puede recuperar un valor por su comercialización, reutilización. Se debe preparar
informes de desecho, compararlos con el estándar y devolverlos al almacén de materias
primas.