Sistemas de control de gestión

Andrea Caro Retamales

Control de Gestión

Instituto IACC

08-01-2018
 Desarrollo

INSTRUCCIONES:

Análisis y desarrollo de caso

La empresa PCC, fundada hace exactamente 1 año, presenta los estados financieros a la

dirección. En ellos se evidencia una pérdida de $12.000.000. Según el contador de la

empresa, esto era evidente, ya que se comenzó a operar sin efectuar una planificación y

además sin control sobre las operaciones.

Dentro de los análisis efectuados para explicar esta pérdida se evidencia lo siguiente:

Introducción al mercado con un alto nivel de competencia de empresas reconocidas. - Costos

de producción elevados y no analizados previamente.

- Irregularidades en pagos de salarios, las horas extras no se cancelan bajo un régimen legal,

se hace según trato con las jefaturas.

- No existían metas de ventas.

- No se plantearon objetivos respecto a lo que se quería para este año.

- No existen proyecciones para los años siguientes.

- No existen descripciones de cargos.

- No existe una política de selección y contratación de personal.

- No existe una departamentalización bien definida.

- El personal no conoce las expectativas de la empresa.

- No existe reglamento interno.

Los directores, muy preocupados, le piden a usted, como jefe del Departamento de Control

de Gestión, que elabore una propuesta de sistema de control para mejorar la situación actual

en la que se encuentran.

Se pide:

- Determinar qué tipo o tipos de sistema de control de gestión debe utilizar para este caso.

- Elaborar un sistema de control de gestión de acuerdo a las etapas que deben seguirse para

su construcción. En esta elaboración, y de acuerdo al caso planteado, usted debe evidenciar

al menos lo siguiente:

 Objetivos

 Plazos

 Indicadores (kpis)

 Fuentes de información
  Controles a implementar

 Responsables de cada actividad

 Todo lo que considere necesario agregar

El sistema de control de gestión que se utilizara será el de:

Sistema de control táctico: Este sistema corresponde para una dimensión de tiempo de

mediano plazo, elaborado principalmente para el actuar de la gerencia, donde se establece

una planificación, objetivos y formas de control para cada gerencia existente en la empresa,

de forma de controlar eficazmente cada área de ella.

Como objetivo principal para la empresa PCC:

Objetivo: Aumentar el nivel de ventas en un 20%

Estrategia: Aumentar el volumen de producción

Utilizando así con productos de un menor costo.

Los Plazos estimados para cada objetivo será mensual donde se podrá evidenciar los primeros

3 meses siguientes una disminución en la perdida que conlleva a el aumento de ganancias

que se obtendrán en el futuro.

 ELEMENTO DEFINICION

OBJETIVO ESTRATEGICO Liderazgo en costos, aumentar el volumen de producción.

KPI Margen Bruto.

RESPONSABLE DE SU GESTIÓN Marcos Fuentes, Gerente Área Producción.

FÓRMULA, ALCANCE Y Total de venta menos su respectivo costo de venta.

DIMENSIÓN (Ingreso – Costos de venta) / Ingreso*100n

FRECUENCIA DE REVISIÓN Mensual

FUENTES DE INFORMACIÓN Estado de Resultados Mensual.

NIVEL BASE 16%

META ESPERADA 25%

POLÍTICAS DE ACTUACIÓN Poco Exigente Exigente Muy Exigente

16% 20% 25%

Las fuentes de información son canales y medios por los que se transmite información y

documentación, relativas al desempeño de las actividades y funciones de un cierto sujeto en

este sistema la principal fuente de información es la señalada por la empresa PCC.

Se definen ciertos controles estos se realizaran de forma mensual y es el sistema de control

táctico.

Este control ejercido en el nivel intermedio de las empresas es el control táctico, también

denominado control por departamento o control gerencial. De manera general, el control

táctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa. Su espacio de tiempo es el

mediano plazo. En otras palabras, su contenido no es tan genérico ni tan amplio como el

control estratégico. Esta orientado al mediano plazo y aborda cada unidad de la empresa,

como un departamento o cada conjunto de recursos, de manera aislada. El control es la

función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar que los

objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen. Por tanto, es

la función según la cual todo administrador, desde el presidente de la empresa hasta el

supervisor de primera línea, se asegura que lo efectuado concuerde con lo que se pretendía

hacer. La esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los patrones

predeterminados y su base es la información que los directores, los gerentes y los

supervisores reciben y utilizan.

La Responsabilidad de cada actividad consisten en:

El área a que se debe aplicarse el control de gestión: De acuerdo a lo planteado anteriormente,

el control debe abarcar diferentes áreas:

Finanzas: A través de la interpretación de los estados financieros, fundamentalmente

mediante la aplicación de los ratios más utilizados, se trata de medir los rendimientos de las

inversiones y la creación de valor añadido económicamente.

Clientes: Se trata de medir el nivel de satisfacción de los mismos y consecuentemente el

nivel de fidelización de la empresa mantiene sobre ellos, así como su participación en la cuota

de mercado del sector en que opera.

En general, la información obtenida en cualquier área solo se valida si alguien la interpreta

correctamente y toma decisiones con ella. Del mismo modo las encuestas de los clientes

deben ser trasladadas en reuniones con las personas implicadas y tomadas las decisiones

oportunas.

Empleados
satisfechos capacitacion de
y formados los empleados

Procesos Calidad de los

internos procesos

Calidad en la
prestacion de
servicio

Clientes
Fidelidad del cliente

Finanzas Incremento en la
retabilidad
Para cumplir dicho objetivo, se encargó al gerente de producción una evaluación de costos.

Esta evaluación entrego como resultados que la producción de la empresa se estaba

realizando de manera ineficiente, puesto que solo se estaba utilizando un 60% de la capacidad

instalada.

Como primer objetivo se le encargo llegar a utilizar un 80% de la capacidad instalada para el

año 2017, con esto se espera producir a un menor costo el producto, dado que se estableció

que los productos que entregan un mayor margen en función al volumen de venta, puesto

que es un producto con baja diferenciación y una fuerte competencia. Por lo tanto producir a

un menor costo nos permitirá entrar a competir en precio con el resto de actores industriales.

En términos cuantificables, el objetivo se medirá en función al margen bruto que entrega el

producto, cuya fórmula será las ventas anuales menos el costo de ventas dividido por las

ventas anuales, expresadas en porcentajes.

Control de Recursos Humanos: Es la función administrativa de evaluar la efectividad en la

implantación y ejecución de cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de

los objetivos de esta área. El Control de Recursos Humanos se efectúa básicamente a través

de la Auditoria de Recursos Humanos.

Trata de la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal,

con la finalidad de corregir deficiencias. La recolección de los datos (usando cuestionarios,

entrevistas y gráficas) se realiza en base al análisis e interpretación de la información

estadística de todas o algunas de las siguientes evaluaciones:

Evaluación de la actuación.

Mide la efectividad de los miembros de la organización, evaluándose los resultados de

indicadores de actuación como: ausentismo, perdidas por desperdicio, rotación, quejas de

consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los

subordinados, quejas de compañeros, quejas de supervisores, informes de cumplimiento de

objetivos, etc.

Evaluación de sueldos y salarios.

Busca determinar si los salarios de la empresa son equitativos y justos. Las medidas más

utilizadas para realizar este tipo de control son:

- Estudios de salarios de la empresa comparándolas con los que muestran las encuestas de

salarios tanto a nivel provincial o regional, para empresas similares.

- Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.

- Conflictos salariales.

- Presupuestos de salarios.

- Evaluación de puestos

Con el Control en RRHH, no tendremos perdidas en cuanto al personal, se realizara un

registro en línea y diario a lo que se refiere a los ausentismos, atrasos permisos. Además se

realizara una reunión con cada jefe de área para que se determinen los cargos de trabajo en

las distintas áreas, además se informara como se realizara la selección y contratación de

personal, lo que significa que se realizara un reglamento interno en la empresa y así cada

persona sepa cuál es la misión y visión de esta.

Podemos mencionar que la Auditoría de Gestión pasa a ser hoy por hoy un elemento vital

para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas

económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un

saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. Su tarea se

dirige a evaluar los resultados de la gestión en orden al cumplimiento de las metas y objetivos

de una organización, logrando una correcta utilización de los recursos materiales, humanos

y financieros y que la adquisición de bienes y servicios se realice en cantidad y calidad

apropiadas y de acuerdo a las necesidades del momento.

 Bibliografía

Contenidos Semana 8 www.iacc.cl

Metodología para el desarrollo de sistemas de información para el control de gestión y

sistemas de retribución.

Información de la web.