Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales

Sexto Trimestre Ciclo 2019

Referencia:

El señor Carlos Morales en 1990 tuvo la inquietud de fundar la empresa denominada

“Textiles H&A”, desde sus inicios formó parte de los más grandes exportadores de algodón
y tejidos.

La mencionada empresa realiza actividades de importación de materia prima, maquinaria,

insumos y etc. Con el fin de producir hilazas de algodón para posteriormente hacer tejido
y luego teñirlas.

Al tener un año de estar en el mercado, Textiles H&A, ha creciendo a pasos agigantados,

debe producir más debido a que sus clientes aumentaron, así como contratar más
personal para satisfacer las demandas de los clientes.

A raíz de la mayor demanda en los productos de la empresa, se decidió importar

maquinaria sofisticada, se no se consideró crear los departamentos de despachos y
empaques, que es muy importante.

Después de casi un año de operación de la empresa, cada día más ha ido creciendo, ya
que la cartera de clientes fue aumentada, los pedidos fueron más constantes, la
maquinaria y el personal no era suficiente para satisfacer las necesidades de los clientes.

A medida de esto se decidió importar maquinaria sofisticada para hacer una producción
más efectiva y con una mejor calidad. También hubo la necesidad de contratar más
personal para la operación de la maquinaria, y así hacer aún más efectivas las tareas
productivas. La producción desde luego se incrementó considerablemente, pero no se
pensó en un departamento de despachos y empaques, que para la empresa es uno de los
más importantes.

El departamento de ventas y despachos tiene una de las tareas más esenciales, ya que de
ellos depende que todos los clientes queden satisfechos tanto del servicio como de la
entrega exacta de la mercadería. De este departamento también depende que la empresa
crezca aún más, ya que este sirve como filtro de control, ya que en esta área ocurren
regularmente robos de mercaderías.

A medida que los clientes demandaban otro tipo de productos, “Textiles H& A” fue
acrecentado su producción; requiriendo para ello contratar a más personal para que
realizaran dichas tareas productivas, y también las tareas administrativas como toma de
pedidos, elaboración de requisiciones y compras de productos.
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Problema:

Poco control en el departamento de producción.

FODA
En esta parte se listaron todas las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que
se encontraron en el estudio del caso con la información que se reunió.

Fortalezas Debilidades
1 Calidad del producto terminado. 1 Tiempo extraordinario de trabajo.
ORIGEN INTERNO

2 Capacidad de producción. 2 Incumplimiento en la entrega de producto terminado.

3 Gran aceptación del producto 3 Descontrol en el reporte de producto terminado.
4 Flujo constante de efectivo. 4 Extravío o robo de producto terminado.

5 Conocimiento del mercado. 5 No contar con el insumo suficiente para elaborar produ
FACTORES EXTERNOS
Oportunidades Amenazas
ORIGEN EXTERNO

Oportunidad de crecimiento a nivel Poca aceptación de los clientes en el extranjero hacia lo

1 transnacional. 1 nuevos productos.
2 Economía de los países importadores. 2 Negligencia en la entrega del producto.
3 Introducción de nuevos productos. 3 Competencia ante productores locales.

4 Mejora en la demanda de los productos. 4 Incumplimiento en el pago de venta al crédito

5 Aprovechamiento del TLC 5 Inestabilidad en los precios de ventas

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

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En esta parte se logró detectar las prioridades que existen, y la prioridad que cada una de
ella tiene, al mismo tiempo se trazan los objetivos y los recursos necesarios tomando en
cuenta las limitantes.

PRIORIDAD PROBLEMA OBJETIVO RECURSOS NECESARIOS LIMITANTES

Poder producir lo
Duplicidad en necesario para contar Actualizar el proceso de Falta de personal
Alta orden de con un Stock sano para ingreso de OP al sistema capacitado para
producción poder cubrir la para evitar la duplicidad ejercer esa tarea
demanda
Tener disponibilidad de Muy poca
Stock no Tener control total de
Mediana producto con alto exactitud de los
necesario inventarios de PT
rotamiento conteos

Poder satisfacer los Poder controlar las

Cubrir la No contar con un
Alta requerimientos de los solicitudes de producción
demanda plan de ventas
clientes vs demanda

MATRIZ FODA CON ESTRATEGIAS

En la siguiente matriz podemos contar ya con las estrategias para las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas que se encontraron en dicho caso.
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SOLUCION AL PROBLEMA

El problema que se tiene en este caso es la duplicidad en las ordenes

de producción, ya que son ingresadas al sistema de forma
desordenadas y no tienen un control de las mismas, esto en muchas
ocasiones a generado tener una producción que no es rentable ya que
el producto se queda en bodega almacenado esperando ha ser
vendido ya que fue producido de más por duplicidad en el
requerimiento, la solución que se logró encontrar fue la de actualizar y
capacitar al personal que ingresa estas órdenes para que el producto
terminado sea el necesario y poder eficientizar el tiempo
extraordinario, esto lo logramos recopilando la información necesaria y
evaluando los riesgos que se tienen al no contar con una persona
encargada y responsable de dichos ingresos, con estos logramos
cumplir con el 100% del producto solicitado por el cliente y utilizar los
recursos necesarios, estos cambios son muy buenos para poder
ayudarnos a crecer de una forma más segura en el mercado y hará
una forma mucho más fácil para poder crear productos o estilos
nuevos, tomando en cuenta que esto nos ayuda a eficientizar los
costos de producción, generando un margen de utilidad más alto y ser
una empresa rentable.

JUSTIFICACON DE LA IMPLEMENTACION.
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En esta parte podemos mencionar, la eficiencia en la producción

necesaria, menos tiempo extra trabajado, el costo de producción será
más bajo y esto generará una producción más rentable en al cual
podremos generar varias ofertas con las cuales podremos competir
con los productores locales y hacernos más fuertes y siempre
podremos mantener la calidad de nuestros productos.

PLANEACION
 Tener un plan de ventas
 Canalizar la información
 Revisar los requerimientos del cliente
 Contar con un plan de producción
 Hacer procuramiento de insumos para producción