6 NORMA INTERNACIONAL ISO 9001 – SISTEMAS DE GESTION DE

CALIDAD

La adopción de esta norma ayuda a la Organización a que pueda mejorar su desempeño

obteniendo beneficios como: la capacidad de proporcionar productos además de servicios
que satisfagan las necesidades de la sociedad, bajo los requisitos legales y reglamentarios
necesarios.

Esta norma emplea procesos como: Planificar, hacer, verificar, actuar permitiendo que
la Entidad pueda concebir técnicas, asegurando que durante el desarrollo de este ciclo se
cuenten con recursos gestionados adecuadamente y que las oportunidades de mejora se
determinen.

Además, los riesgos permitirán a la Organización determinar los factores responsables de

que sus procesos y el Sistema de Gestión de Calidad se desvíen de los resultados
planificados, permitiendo la puesta en marcha de controles preventivos para minimizar
los efectos negativos y maximizar el uso de oportunidades a medida que surjan.

Los principios de la Gestión de Calidad son:

 Enfoque al cliente.
 Liderazgo.
 Compromiso de las personas.
 Enfoque a procesos.
 Mejora.
 Toma de decisiones basadas en evidencia.

6.1 Ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar

 Planificar: Establece los objetivos del sistema, sus procesos y recursos necesarios
para generar los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas
de la organización; identificando y abordando los riesgos y oportunidades.
 Hacer: Implementar lo planificado.
 Verificar: realizar el seguimiento, medición de los procesos tanto de los productos
y servicios informando sobre los resultados.
 Actuar: Tomar decisiones para el mejoramiento del desempeño.
La evaluación de los riesgos se llevará a cabo en la etapa de planificación, permitiendo
realizar las acciones preventivas evitando que se dé la recurrencia de situaciones que
afecten al sistema a corto y largo plazo, al abordar tanto los riesgos como las
oportunidades se establecerá una base para aumentar la eficacia del sistema alcanzando
mejores resultados.

Figura 6.1. Reprecentación del Ciclo PHVA

Fuente: Norma Internacional ISO 9001

6.2 Alcance Del Sistema De Gestión De La Calidad

Para determinar el alcance la Organización debe considerar:
 Cuestiones externas (Factores económicos, sociales, políticos, tecnológicos,
mercado de competencia, factores legales y reglamentarios) e internas
(Desempeño global de la organización, conocimiento organizacional, entorno
para la operación, competencia de las personas, comportamiento, relaciones con
sindicatos, procesos o producción y servicio, seguimiento de la satisfacción del
cliente, reglas y procedimientos para la toma de decisiones).
 Comprensión de las necesidades y expectativas.

6.3 Sistema De Gestión de Calidad Y Sus Procesos

La Organización debe determinar:

 Las entradas y salidas.

 La secuencia e interacción de estos procesos.
 Abordar los riesgos además de las oportunidades.
  Designar a los responsables o autoridades para los procesos.
 Implementar y evaluar cualquier cambio para asegurar que se puedan lograr los
resultados previstos.
 Mantener la información documentada para apoyar la operación de sus procesos.
 Conservar la documentación para tener la confianza de que los procesos se
realizan según lo planificado.

6.4 Alta Dirección Y Enfoque Al Cliente

6.4.1 Alta Dirección
 Asumir responsabilidades, así como la rendición de cuentas.
 Asegurar que al implementar cualquier sistema de Gestión las políticas, así como
objetivos sean compatibles con los de la Organización.
 Asegurar los recursos necesarios para el desarrollo de los Sistemas de Gestión
aplicables a la Organización.
 Comunicar la importancia de realizar la Gestión además de los resultados
previstos.
 Promover la mejora.

6.4.2 Enfoque Al Cliente

La alta dirección debe demostrar liderazgo y enfoque al cliente asegurando que:

 Determinar que los productos y servicios satisfagan las necesidades del cliente y
que estas cumplan con las leyes y reglamentos aplicables.
 Determinar los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de
los productos además de los servicios, detectando los que puedan afectar a la
satisfacción del cliente.
 Mantener el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente.

6.5 INFRAESTRUCTURA, AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS

PROCESOS
La organización debe proporcionar el espacio adecuado para el desarrollo de las
actividades económicas y de servicios para las que fue creada, las instalaciones físicas
deberán cumplir con los requisitos necesarios respecto a infraestructura, ventilación,
iluminación, temperatura y señalización; además esta deberá contar con el equipo y
tecnología necesaria para el desarrollo de las actividades; respecto al ambiente de trabajo
es una combinación de factores como los humanos y físicos que determinaran el estado
anímico y productivo, debe imperar el respeto, la no discriminación, que sea un ambiente
libre de conflictos, de esto dependerá que los productos o bienes que ser ofertan cumplan
satisfactoriamente las necesidades de la sociedad.

6.6 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

Deben cumplir con:

 Los requisitos legales y reglamentarios que el Estado determina.

 Requisitos especificados por el cliente, incluyendo las actividades de entrega y
posteriores a ella.
 Especificados por la Organización.
 Requisitos existentes expresados en el contrato y previamente a este.

6.6.1 Planificación Del Diseño Y Desarrollo

Para que los productos y servicios estén acordes a las necesidades planteadas por los
clientes, se necesitará de un proceso de planificación en el cual se tomará en cuenta
aspectos como: la naturaleza, duración , el tipo de complejidad, revisiones, verificaciones,
personal encargado, participación activa de los clientes o usuarios, así como los niveles
de control y la información documentada que permita demostrar que los productos o
servicios que se ofertan cumplan con los requisitos necesarios.

Durante el proceso de diseño y desarrollo se deberá identificar los aspectos de entrada

siendo estos:

 Requisitos de funcionamiento y desempeño, fundamentando a esto la información

proveniente de las actividades de diseño.
 Los requisitos legales y reglamentarios que estén acordes a la Organización y que
demanda el Estado.
 Normas o códigos que determinan las condiciones bajo las cuales un producto o
servicio se puede considerar apto para la oferta a la ciudadanía.

Una vez establecido esto se procederá a realizar un control, este consistirá en ejecutar
revisiones evaluativas sobre el resultado del diseño y desarrollo, asegurando que las
salidas estén acordes a los requisitos de entrada; la validación se asegurará que estas
exigencias se cumplan satisfactoriamente. Finalmente, las salidas determinarán si
cumplen con lo demandado en las entradas.
Al hablar de planificación hay que tomar en cuenta que siempre habrá aspectos que
podrían producir un cambio en el desarrollo y diseño; asumiendo esto la Organización
deberá conservar todos aquellos registros referentes a: cambios, resultados, autorización
y acciones tomadas para prevenir los impactos que se susciten y tomar decisiones
adecuadas.

6.7 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO

La Organización obligatoriamente tendrá que implementar una serie de actividades de

control que permitan obtener los registros sobre las acciones, recursos, métodos de
medición, etapas, cumplimiento de criterios o normas, salidas obtenidas, validaciones y
revalidaciones para la obtención de los resultados planificados

Los procesos que se pueden considerar finales como: mediciones posteriores, acciones de
prevención contra errores humanos, la implementación, liberación, entrega, posterior
entrega de los productos además de los servicios deberán llevar también un historial de
control.

Las actividades posteriores al servicio resultan de vital importancia, como se mencionó

anteriormente es necesario un informe sobre los aspectos que resulten en esta etapa siendo
estos: el cumplimiento de los requerimientos legales y reglamentarios, las consecuencias
potenciales, la naturaleza, vida útil, requisitos y retroalimentación del cliente.

Las salidas no conformes (productos y servicios) que no pasan los controles de calidad
después de la entrega deben ser tratados para conseguir una corrección, separación o
suspensión, para ello se evalúa la satisfacción del cliente.

6.7.1 Evaluación Del Desempeño

Como se manifestó anteriormente evaluar la satisfacción del cliente determina si los
productos y servicios proporcionados cumplen con las necesidades de este, sin embrago
realizar una acción como esta muchas de las veces involucran tiempo y recursos, por lo
que es necesario conocer la forma como hacerlo y los aspectos que se deben considerar:

 Que producto o servicio será evaluado.

 Los métodos de evaluación.
 El lapso que se necesitara para llevar a cabo la medición.
 Cuando se debe analizar el desempeño y la eficacia de la Gestión de Calidad.
  Análisis de resultados: en este punto se tomará en cuenta varios factores a evaluar
como lo son:
o Conformidad de productos y servicios.
o Satisfacción del cliente.
o Lo planificado se ha implementado de forma eficaz.
o Eficiencia en la toma de acciones para abordar riesgos y oportunidades.
o Desempeño de proveedores externos.
o Mejoras de la Gestión.

7 NORMA INTERNACIONAL ISO 55000 Y SU VINCULACIÓN CON LA

NORMA ISO 9001

Antes de describir en que consiste la norma ISO 55000, se debe manifestar porque es su
vinculación a la ISO 9001, al realizar una Gestión de Activos Físicos para un Área
específica, debemos considerar que el funcionamiento así como los productos y servicios
que proporciona, corresponden a satisfacer las necesidades de los usuarios o
consumidores, la buena planificación así como la designación de responsables, control y
la vinculación hacia otros Departamentos influye directamente en los resultados finales.

Pero ¿Por qué es necesario conocer la norma ISO 9001?, la respuesta a esto es sencilla,
toda Gestión que se realice dentro de una Institución deberá desarrollarse con Calidad, es
decir, que es una norma estándar que toda Empresa u Organización pueden utilizar para
mejorar un Área específica, dependiendo la naturaleza de esta y que sus productos o
servicios sean reconocidos a nivel mundial.

En el caso del Área de Mantenimiento Vehicular del Benemérito Cuerpo de Bomberos de

la ciudad de Cuenca, se necesita realizar una Gestión de Activos Físicos, la cual requiere
de buenas prácticas de control y el aprovechamiento de recursos siguiendo lineamientos
que permitan cumplir buenas prácticas, el proceso que específica la norma ISO 9001
conjuntamente con la ISO 55000 implica más un tema meramente cultural, que las
personas se adapten a estas normas tomara lapsos de tiempo extensos pero los resultados
que se den beneficiará a todas las partes involucradas “ Estado – Entidad – Departamentos
– Productos / Servicios - Sociedad”.
Las normas ISO están cambiando a las empresas ya sean de orden público o privadas para
que puedan certificarse, pero como mínimo debe cumplir la ley en el ámbito que le
aplique ya sea ofertando un producto o servicio, sin embargo debe haber un vínculo con
el Estado a nivel de cumplimiento legal, los beneficios que se pueden obtener es: la
diferenciación en el mercado; desde el punto de vista internacional hay diferentes países
que exigen que las organizaciones estén certificadas para que puedan operar, una empresa
que se encuentre certificada en temas de calidad lo que hace es estandarizar sus procesos,
garantizando que sus productos y servicios proporcionen en el cliente la satisfacción.

Parte del desafío que tiene la ISO 55000 que se relaciona con la implementación de los
requisitos para el Sistema de Gestión de Activos, es de tratar obtener el enfoque
sistemático e integral además de la colaboración entre diferentes procesos y áreas que
forman parte de la empresa, sin embargo, este enfoque ha sido siempre un propósito de
la ISO 9001 siendo esta última la que proporciona un apoyo valido para aplicar el Sistema
de Gestión de Activos.

8 NORMA INTERNACIONAL ISO 55000 GESTIÓN DE ACTIVOS FÍSICOS

Esta Norma Internacional proporciona una visión general de la Gestión de Activos y los
Sistemas de Gestión de Activos, además guarda intima vinculación con las normas ISO
55001 y la ISO 55002, siendo estas últimas las que especifican a detalle los requisitos
técnicos necesarios además de las directrices para poder llevarlo a cabo.

Aplicación:

 Aquellos involucrados en establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema

de Gestión de Activos.
 Aquellos involucrados en desarrollar actividades de Gestión de Activos y
prestadores de servicios.
 Las partes internas y externas que evalúan la capacidad de la organización para
cumplir con requisitos legales, regulatorios y contractuales cumpliendo con los
requerimientos propios de la entidad.

Los beneficios que se pueden obtener mediante el uso de estas normas son la capacidad
de mejorar el rendimiento financiero sin tener que sacrificar el cumplimiento de los
objetivos que posee la Organización, además se podrá realizar la toma de decisiones
analizando los riesgos que puedan surgir tomando en cuenta los costos y oportunidades
que se produzcan.

8.1 Visión General De La Gestion De Activos

La alta dirección de una organización, empleados y partes interesadas deben aplicar
actividades de control, además de una planificación para explotar las oportunidades que
tiene el activo y reducir los riesgos a un nivel aceptable.

La Gestión de un Activo conlleva no solo al equilibrio de costos, también a las

oportunidades que se puedan obtener del bien o el servicio que se ofrezca, reduciendo al
mínimo los impactos sociales, ambientales y económicos.

Cabe destacar que la Gestión de Activos se alinea con los objetivos de la organización,
posee un enfoque en lo que respecta al ciclo de vida de estos para determinar su valor,
estableciendo disposiciones que reflejen la necesidad de las partes interesadas.

La implementación de los procesos de planificación, así como toma de decisiones deben

estar basadas en la información sobre los riesgos y actividades que la empresa está
dispuesta asumir y realizar.

La Gestión de Activos también se aplica al personal que conforma la empresa, quienes

laboran en la entidad deben estar capacitados y ser competentes permitiendo que el
manejo cada bien o el desarrollo de cada servicio cumpla con los estándares de calidad y
seguridad que rigen en el país.

8.2 Beneficios De Implementar Un Sistema de Gestión De Activos “SGA”

Un sistema de Gestión de Activos se enfoca en desarrollar, coordinar y controlar las
actividades que realice la Organización a lo largo de su ciclo de vida, dado que es un
proceso que implicaría un determinado tiempo, la Entidad no necesariamente deberá
esperar hasta que el Sistema quede implementado para comenzar a ver los beneficios. El
sistema de Gestión de Activos entregará las herramientas y procesos necesarios para
poder realizar la toma de decisiones evaluando los riesgos potenciales, la inversión
necesaria y la planificación estratégica.

Uno de los departamentos que se vería más beneficiado sería el de Recursos Humanos,
permitirá que haya un desarrollo de modelos de competencia, programas de capacitación
y procesos de orientación, permitiendo que el factor humano sea el adecuado para
desarrollar las actividades económicas o de servicio que la Institución oferta.

9 NORMA INTERNACIONAL ISO 55001 GESTIÓN DE ACTIVOS –

REQUISITOS

Esta norma establece los requisitos necesarios para el establecimiento, implementación,

mantenimiento y mejora de un Sistema de Gestión de Activos, además se encuentra
íntimamente vinculada a la norma ISO 55002 “Directrices para la aplicación de la norma
ISO 55001”.

Su aplicación se da a todo tipo de activos ya sea de una organización grande o pequeña.

9.1 Requisitos De Un Sistema De Gestión De Activos “SGA”

Los requisitos de un Sistema de Gestión de Activos hacen referencia a:

 Contexto de la Organización.
 Liderazgo.
 Responsabilidades por parte de las autoridades.
 Apoyo.
 Operación.
 Evaluación del desempeño.
 Mejoras.

El Sistema de Gestión de Activos está enfocado en que la entidad trabaje bajo los
estándares de calidad internacionales, reduciendo el estrés y los gastos involucrados en la
creación, mantenimiento además que permite mejorar la coordinación de funciones entre
los distintos departamentos que conforman a la organización.

9.1.1 Organización Y Su Contexto

En este punto se determinará cuáles son los departamentos o grupos que tienen más
relevancia para la aplicación de la Gestión de Activos, haciendo que la toma de decisiones
en el área enfoque sean tomados en base a criterios válidos, cumpliendo con los requisitos
necesarios que demanden: las normas involucradas durante los procesos de gestión, las
leyes y reglamentos estatales e institucionales, la información financiera y no financiera
además de la administración patrimonial.

9.1.2 Alcance, Liderazgo Y Compromiso Manifestado Por La Norma ISO 55001

Debido a que el sistema que se desea aplicar debe cumplir con los estándares de calidad,
la ISO 55000 así como sus normas hermanas están vinculadas con la ISO 9001, realizando
un análisis de las normativas se concluye lo siguiente:

 Que las políticas de la Gestión de Activos deberán ser afines, coherentes y

apropiadas respecto a las que posee la Organización, estas estarán sujetas a
revisiones periódicas y debidamente documentadas.
 Para determinar su alcance se deberá considerar las cuestiones internas y externas
expresadas en el punto 6.2.
 Se deberá comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

La alta dirección deberá demostrar liderazgo y compromiso con respeto a la aplicación

del Sistema de Gestión, permitiendo que los objetivos sean alcanzables a través de la
disponibilidad de recursos, personal, departamentos, además de la comunicación sobre la
importancia de implementar un Sistema de Gestión de Activos a todos los que integran
dicha Entidad.

9.1.3 Responsabilidades Por Parte De Las Autoridades

Al implementar un sistema de esta naturaleza es lógico que se designen los responsables
para llevarla a cabo, uno de los aspectos que deben considerarse son aquellas
responsabilidades que deberán cumplir quienes participarán en su ejecución, con la
finalidad de que se dé cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, de permitir
el establecimiento de un plan de Gestión de Activos, proporcionar informes del diseño
del sistema de la alta dirección asegurando la idoneidad, adecuación y eficacia del
Sistema.

9.2 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA PLANIFICACIÓN SEGÚN LA

ISO 55001.
Una planificación estructurada adecuadamente permitirá el éxito o fracaso en una Gestión
de Activos, durante el desarrollo de este, se tomarán en cuenta varios factores como:
  Acciones para abordar los riesgos y oportunidades en la implementación del
Sistema de Gestión de Activos, permitiendo la prevención además de la reducción
de efectos no deseados y así conseguir la mejora.
 Que los objetivos y las políticas de la Gestión de Activos tendrán vinculación con
los que rigen la Organización, además estos tendrían que ser sometidos a revisión
y actualización si fuese necesario.
 Elaborar un cronograma de trabajo tomando en cuenta factores como: recursos
humanos, financieros etc.
 Utilizar métodos que permitan realizar la toma de decisiones y así priorizar las
actividades.

Una vez considerado los factores mencionados anteriormente, se procederá a estructurar

el Plan de Gestión de Activos para lo cual se deberá tomar en cuenta las siguientes
interrogantes:

 ¿Qué es lo que se hará?

 ¿Qué recursos se posee?
 ¿Quién será el responsable?
 ¿Cuándo se completará?
 ¿Cómo se realizará la evaluación de los resultados?
 ¿Cuáles son las consecuencias financieras y no financieras del plan de Gestión de
Activos?
 ¿Periodo de revisión del plan de Gestión de Activos?
 ¿Qué medidas se necesita para hacer frente a los riesgos y oportunidades
asociados con la Gestión de los Activos, teniendo en cuenta que estos pueden
cambiar con el tiempo? “Análisis FODA”.
 ¿Qué importancia tienen los activos para alcanzar los objetivos de la Gestión?

9.3 COMUNICACIÓN
Al realizar la Gestión de Activos es necesario que todas las partes involucradas además
de quienes laboran en la institución tengan conocimiento sobre las acciones y decisiones
que se están tomando, para ello la norma ISO 55001 establece la manera como debe
llevarse a cabo tomando en cuenta:

 ¿Qué es lo que se comunicara?

  ¿Cuándo realizar la comunicación?
 ¿Quién será el responsable de realizar la comunicación?
 ¿La forma de comunicación?

No toda la información se considera importante notificar, esta deberá cumplir ciertos

requisitos como:

 La importancia de los riesgos al dar su aprobación.

 Los roles y responsabilidades para la Gestión de Activos.
 Procedimientos y actividades durante el proceso de Gestión de Activos.
 Intercambio de información con los interesados incluyendo a proveedores.
 El impacto que tendrá en la toma de decisiones
 Como y cuando la información será analizada y evaluada por el área
Administrativa.
 Deberá utilizar un lenguaje entendible.

NOTA: La organización velara porque haya coherencia entre los datos financieros,
técnicos y otros datos no financieros; en la medida necesaria para cumplir con los
requisitos legales y reglamentos; teniendo en cuenta las partes interesadas y objetivos de
la organización.

9.3.1 Información Documentada

En el desarrollo de la Gestión de Activos debe considerarse que cada acción realizada se
basa en leyes y reglamentos estatales; institucionales y normativas por lo cual es necesario
que toda esta información sea clasificada, analizada y utilizada de forma adecuada.

La información documentada podrá variar dependiendo de un organismo a otro debido a:

 Tamaño de la Organización, tipo de actividades, procesos, productos y servicios.

 Complejidad de los procesos y sus interacciones.
 Responsabilidad y competencia de quienes laboran en la entidad.
 La complejidad del activo.

La información documentada deberá constar de:

 Identificación, descripción “Titulo, fecha y responsables”.

 El formato: Idioma, software, gráficos; además de los medios de soporte “papel,
electrónicos”.
  Revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

Toda información que la Organización posea deberá ser controlada para asegurarse que
esta sea idónea, disponible en todo momento, protegida para evitar la pedida de
confidencialidad.

El control implica:

 Distribución, acceso y uso.

 Almacenamiento, preservación y legitimidad.
 Cambios, conservación y disposición.

10 NORMA INTERNACIONAL ISO 55002 GESTIÓN DE ACTIVOS –

DIRECTRICES PARA LA APLICACION DE LA GESTIÓN DE ACTIVOS

Esta norma internacional proporcionara la orientación para quienes participan durante el

establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de un Sistema de Gestión de
Activos.

Como se mencionó con anterioridad al estar vinculada con las normas ISO 55000, 55001
y 9001 esta deberá encajar con los objetivos y el plan de la organización.

Para el desarrollo del SAMP “estratégica asset management plan” o “plan estratégico de
gestión de activos” se debe considerar cuales son las expectativas y requerimientos de las
partes interesadas, las actividades que podrían extenderse más allá de la planificación y
que por lo tanto deberán estar sometidas a revisiones periódicas.

Al ser considerado como escalable demandara que cada actividad que se desarrolle a nivel
de activos apoye a la entrega de los objetivos de la Organización.

Los grupos de interés al cual está enfocada la normativa ISO 55002 son:

 Empleados de la organización.
 Grupos funcionales (Ingenieros, Contadores, Personal De Mantenimiento,
Operadores, Compradores, Recepción, Logística, Delegados De Seguridad).
 Accionistas y Propietarios.
  Clientes, Usuarios, Proveedores.
 Organizaciones Gubernamentales, Agencias Gubernamentales, Organizaciones
de la Sociedad Civil, Instituciones Financieras.

El alcance de una Gestión de Activos se determinará en función de

 Los activos que posee la entidad y sus ciclos de vida.

 Estructura Organizacional y como están vinculadas entre sí.
 Responsabilidades y obligaciones por parte de las personas que están involucradas
directa e indirectamente con la Institución especialmente en el área que se
pretende implementar.
 Interacciones con otras partes del Sistema de Gestión de la Organización ya sea
en temas de calidad, medioambientales, entre otras. En las cuales se puedan definir
las limitaciones y responsabilidades que tengan con el Sistema de Gestión.

Una ventaja al querer implementar un sistema de esta naturaleza, es que jamás estará solo,
un factor de éxito es la capacidad de integrarse con otros procesos, actividades y datos
que involucren otras funciones de la organización, por ejemplo: contabilidad, riesgo,
recursos humanos, etc.

10.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO

El liderazgo y compromiso hace referencia a responsabilidad constante que tendrá la
Organización con respecto a la satisfacción del cliente, teniendo en cuenta las necesidades
de las partes interesadas, determinando así las acciones y objetivos a desarrollar.

La alta dirección tendrá que asumir la obligación de rendir cuentas sobre el SGA,
asegurando que los objetivos de calidad y mejoramiento sean compatibles con la
Organización además, deberá asegurar que los recursos estén disponibles facilitando así
que el desarrollo – implementación – control y mejora se realicen adecuadamente; no hay
que olvidar que la comunicación es muy importante ya que aquellas personas que
conforman la organización necesitaran conocer las causas por las cuales se implementa
el SGA y cuáles son las consecuencias.

La Organización deberá ser consiente que siempre las acciones tomadas serán enfocadas
a la satisfacción del cliente y que sobre todo estas estén controladas, determinadas en base
a leyes y reglamentos.
10.2 POLÍTICA
Varias veces en este capítulo se ha mencionado que los objetivos, así como las políticas
deberán ir acorde a las que posee la Organización, pero cuáles son las directrices para
poder establecerlas adecuadamente sin que la Entidad las considere incompatibles a ella.

Como bien se conoce la ISO 55000 necesita de la ISO 9001 para que la Gestión de Activos
sea considerada adecuada y las políticas deben estar hechas en función a:

 Los objetivos y políticas que rigen la Organización, siendo autorizadas por parte
de la alta dirección la cual deberá cumplir lo establecido en el punto 10.1, de esta
forma se podrán tomar decisiones en pro del bienestar de la sociedad.
 Leyes y reglamentos, haciendo un énfasis en que estas deberán ser cumplidas a
cabalidad.
 La mejora continua.

10.3 Roles Organizaciones, Responsabilidades Y Autoridades

La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades además de autoridades para
los roles pertinentes se asignen y comuniquen a toda la organización, esto es con la
finalidad que el SGA cumpla con la normativa ISO 9001 y 55000, permitiendo que los
procesos desarrollados permitan la obtención de salidas deseadas.
Toda actividad que realicen las personas involucradas en el desarrollo, implementación,
control y mejora del SGA deberán ser sometidas a inspecciones, informando a la alta
dirección sobre el desempeño del sistema asegurando que se efectúe bajo los estándares
de calidad y permitiendo oportunidades de mejora.

Para la asignación de funciones internas lo especificado por la ISO 55002, manifiesta que
quienes sean escogidos como responsables deberán tener ciertos requisitos como:

 Experiencia y ser competentes.

 Poseer un entrenamiento o tutorías antes de efectuar las tareas para las que será
designado.
 Poder soportar la carga laboral: esto determinara la capacidad del individuo en
cumplir con los objetivos relacionados a la Gestión de Activos.

NOTA: En organizaciones medianas o pequeñas se podrá designar múltiples funciones

de Gestión de Activos a un solo individuo.
10.4 Planificación
Para la planificación de una Gestión de Activos se tomará en cuenta lo establecido en la
norma ISO 55001:2014, 6.1 “Acciones para abordar los riesgos y oportunidades para la
implementación de Gestión de Activos”, haciendo que la Institución tenga la seguridad
que los objetivos para los que fue creada no se verán alterados con la Gestión de Activos.

Se debe considerar que la Institución asuma que la Gestión de Activos se encontrará

vinculada a la Gestion de Riesgos, determinando acciones.

Para realizar una planificación apropiada se debe considerar que la información o datos
de fuentes internas y externas a la Entidad, incluyendo contratistas, proveedores y más
partes interesadas deben ser específicas, medibles, alcanzables y realistas.

10.4.1 Objetivos Durante El Desarrollo De La Gestion De Activos, Calidad Y

Planificación Para Lograrlos.
Para que el SGA sea exitoso en esta etapa y cumpla con lo especificado en la norma
ISO 55000 y 9001 debemos considerar lo siguiente:

 Que los objetivos deberán ser medibles, ajustándose a las políticas de la Entidad.
 La organización al ser pública o privada, en sus objetivos constara el
cumplimiento de las leyes y reglamentos que le permitan el desarrollo de sus
actividades económicas o de servicio.
 Obligatoriamente cada objetivo deberá ser comunicado y deberá someterse a
revisión por la alta dirección.

10.4.1.1 Problemas Típicos A los Cuáles Son Dirigidos Los Objetivos

 Costo total de propiedad.
 Valores netos.
 Rendimiento del capital invertido.
 Satisfacción del cliente.
 Impacto ambiental.
 Nivel de servicio.
 Retorno de la inversión (rendimiento del capital invertido o retorno de activos).
 Disponibilidad del sistema de activos.
 Rendimiento del sistema de activos (tiempo, funcionamiento, eficiencia).
 Costos por producto o servicio.
  Fiabilidad (medida de tiempo / distancia entre fallos).
 Costos del ciclo de vida.
 Rendimiento energético.

10.4.1.2 Planificación Para Lograr Los Objetivos De La Gestión De Activos

Para el planteamiento de los objetivos debemos determinar una serie de preguntas que
serán necesarias realizarlas, sirviendo de pauta para el desarrollo de estos:

 ¿Qué se va hacer?
 ¿Qué recursos se requerirán?
 ¿Quién será el responsable?
 ¿Cuándo se finalizará?
 ¿Cómo será la evaluación de resultados?

Una vez tomado en cuenta lo manifestado anteriormente, la organización desarrollara un

plan de Gestión de Activos definiendo así: las actividades que se llevaran a cabo y los
recursos que se utilizaran.

Todo esto deberán estar documentadas y constarán de:

 Justificación de las actividades de Gestión de Activos.

 Planes de operación y mantenimiento.
 Inversión de capital (reacondicionamiento, renovación, sustitución y mejora).
 Planes financieros y de recursos.
 Quien debe ser el responsable de desarrollar e implementar el plan de Gestión y
su mejora continua: la persona encargada debe estar familiarizado con los
objetivos y el enfoque.

NOTA: Se debe conocer el entorno donde están operando o se encuentran destinados los
activos, donde existen las interdependencias o combinaciones de actividades que
involucren al mismo activo o a varios ¿La actividad de este activo es útil y de ser así,
Cuando?

10.4.1.3 Consideraciones Para La Planificación De Un Plan De Gestión De Activos

Son:

 Rendimiento de los activos y los resultados esperados al implementar el plan de

Gestión de Activos.
  Disponibilidad de fondos y recursos necesarios.
 Normas aplicables, leyes y reglamentos.
 Métodos usados para la identificación, análisis y evaluación de riesgos
o Clasificación de los activos.
o Identificar los riesgos: crear una tabla de eventos potenciales y sus causas,
asegurando que el proceso de identificación incluya riesgos para la entrega
de los objetivos.
o Identificar los controles de riesgo que existen.
o Analizar los riesgos utilizando el proceso apropiado para identificarlos.
o Evaluar el nivel del riesgo, estimar la probabilidad y consecuencias para
cada evento potencial, basado en los criterios de toma de decisiones de
Gestión de Activos y de Gestión de Riesgos.
o Efectividad de los controles de riesgo y las consecuencias de su fracaso.
o Establecer si los riesgos cambiaran con el tiempo y como esto afectara a
las consecuencias.
o Decidir si los controles previstos o existentes (si los hay) son suficientes
para mantener los riesgos bajo control y para cumplir con todos los
requisitos legales, reglamentarios además de otros que impliquen la
Gestión de Activos.
 Determinar una metodología que permita establecer las consecuencias financieras
del Plan de Gestión de Activos.
 Costos del ciclo de vida: gastos, financiación y costos operativos.
 Toma de decisiones.

NOTA: Cualquier herramienta, instalación o equipos que se requieran para la entrega y

control de las actividades de Gestión de Activos deben ser definidos y administrados
como activos, a un nivel de detalle adecuado a su función y propósito.

10.5 Competencias
Uno de los factores determinantes para que un producto o servicio cumpla con las
exigencias que la sociedad impone es el factor humano. En este punto se debe considerar
quienes laboran en la Organización deberán ser competentes, es decir basándose en la
educación, formación o experiencia apropiada para desempeñar el cargo asignado.
La Entidad como parte de los compromisos adquiridos deberá evaluar y capacitar a
quienes conforman el cuerpo de trabajo además de la responsabilidad de contratar
personal competente.

10.6 Plan De Comunicación

Un aspecto indispensable para la operación coordinada dentro de una Organización es la
comunicación, debido a que cada Entidad tiene un prestigio que salvaguardar toda la
información que se obtenga de las actividades realizadas deben ser tratadas y
comunicadas de forma cuidadosa “confidencialidad”.

El plan de comunicación debe incluir preguntas como:

 ¿Qué comunicar?
 ¿Cuándo comunicar?
 ¿A quién comunicar?
 ¿Cómo comunicar?
 ¿Quién comunica?

La Entidad al realizar un plan de comunicación creara conciencia de los requisitos que

implica la Gestión de Activos, cuáles serán las expectativas y sus impactos a corto y largo
plazo

Es decir, la finalidad del plan de comunicación será comunicar los beneficios de implantar
el SGA y como se espera que las mejoras impacten de forma colectiva e individual a las
partes interesadas de la Organización influenciando así en la toma de decisiones.

Como esta información será comunicada hay que tomar en cuenta que debe estar
documentada.

10.7 Información Documentada Que Deben Poseer La Gestion De Activos

 Objetivos e indicadores del rendimiento de los activos.
 Propiedades físicas y técnicas de los activos (Parámetros de diseño, información
del proveedor, ubicación física, condición en la que se encontraba durante su
servicio).
 Prestación de servicio y operaciones (Objetivo del rendimiento, características del
rendimiento, requisitos operativos futuros, demanda).
 Gestión del mantenimiento (Histórico de los fallos, mejoramiento o remplazo,
fechas futuras del mantenimiento).
  Datos del rendimiento de los activos, objetivos de la mejora continua.
 Gestión financiera (Historial de costos de adquisición, valor de depreciación,
valor de reposición de los activos, fechas de adquisición, clasificación de los
activos, jerarquías, análisis de costos de ciclo de vida, valores residuales, pasivos).
 Gestión de riesgos.
 Gestión de contratos (Información contractual de los activos relacionados con
proveedores, acuerdos con terceros).

Al determinar los requerimientos de la información la organización deberá considerar

lo siguiente:

 Valor de la información para la toma de decisiones: calidad, costo, complejidad,

procesamiento, gestión y mantenimiento de la información.
 Alinear los requisitos de la información para determinar el nivel del riesgo y su
gestión.
 Participación de las partes interesadas para determinar qué tipo de información es
requerida en la toma de decisiones, asegurando la integridad, exactitud y
veracidad de esta.
 Determinar quiénes serán los encargados de realizar la revisión periódica y vigilar
aspectos como la rendición de cuentas por parte del área administrativa.
 Establecer las competencias necesarias para recoger, interpretar y reportar la
información.
 La información deberá usar una terminología que permita la fácil interpretación.
 La información financiera deberá ser adecuada y coherente reflejando la realidad
técnica – operativa -económica de los activos.

10.8 Planificación Y Control Operacional

Esto determinara los requisitos que cumplirán tanto productos y servicios permitiendo el
establecimiento de criterios para su aceptación.

Requisitos para los productos y servicios debe incluir:

 Comunicación con los clientes: esto proporciona información sobre las

necesidades que posee el cliente, esto se obtiene mediante consultas, contratos o
historial de servicios.
 Obtener una retroalimentación por parte de los clientes incluyendo las quejas.
  Cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables y considerados necesarios por la
organización.
 Revisión de los requisitos para los productos y servicios: actividades de entrega y
posteriores a ella.

También entra en juego el mantenimiento y conservación de la información documentada,

permitiendo tener un registro sobre los procesos llevados a cabo, conociendo si los
mismos se han cumplido según lo planificado.

Además, el control operacional permitirá identificar quienes son los responsables de la

planificación, ejecución incluyendo como se administran los recursos logrando así el
control de riesgos producto de la misma planificación.

Los mecanismos más usados para el control de procesos incluyen elementos como:

 Medidas de rendimiento.
 Criterios para realizar auditorías.

La implementación debe implicar un proceso en el que se logre obtener un equilibrio entre

costos y rendimiento, para resolver los conflictos entre lo planeado y lo que pueda surgir,
teniendo en cuenta las limitaciones que enfrenta la Organización.

10.9 Gestión Del Cambio

La Organización deberá revisar las consecuencias asociadas con los cambios planificados
y no planificados, tomando así medidas necesarias para reducir los efectos adversos
previstos.

Estos cambios podrían ser:

 Estructura organizacional.
 Procesos o procedimientos para actividades de la Gestión de Activos.
 Nuevos activos, sistemas o tecnologías.
 Nuevos requisitos legales o reglamentos.
 Demanda de productos, servicios, contratistas o proveedores.

10.10 Externalización
La subcontratación es un método común que usa la Organización para realizar ciertas
actividades, la obligación que posee la Entidad es de documentar todos los aspectos que
consten en el acta de contrato como: Institución – proveedor “organización, control,
plazos, requisitos, financiación”.

Estos procesos mencionados anteriormente deben estar sometidos bajo un control el cual
será estrictamente responsable la persona o personas que sean designadas por la máxima
autoridad, proporcionando así seguridad.

Es por esto que la Organización debe:

 Asegurarse que los procesos suministrados externamente estén dentro del control
del SGA.
 Tener en cuenta cuáles serán los impactos de aquellas actividades o productos
obtenidos por externalización y que afectan directamente a los clientes.

10.10.1Información Para Los Proveedores Externos

La Organización está en su derecho de comunicar a los proveedores externos sus
requisitos para los procesos y servicios a proporcionar, además, aprobar los métodos,
procesos y equipos, finalmente conocer quienes trabajan con los proveedores si son
personas competentes.

10.11 Evaluación Y Rendimiento

10.11.1Medición, Análisis Y Evaluación
Es muy importante realizar este tipo de actividades ya que el SGA que se pretende realizar
necesitara de actualizaciones y mejoras por lo cual la organización determinara:

 ¿Qué necesita seguimiento y medición?

 Los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para obtener
resultados válidos.
 Cuando se llevará a cabo el seguimiento y medición además del análisis de
resultados.

El monitoreo de los procesos debe abordar:

 Parámetros de rendimiento que incluye mediciones cualitativas y cuantitativas

“financieros, no financieros”, apropiados a las necesidades de la Organización.
 Cumplimiento de la política de Gestión de Activos con los de la Organización y
sus objetivos.
  Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios o cualquier otro que
demande la Organización.
 Identificar el tiempo que debe realizarse un seguimiento o una medición.
 Calidad, fiabilidad o integridad de la información de los activos financieros y no
financieros.
 Históricos de fallas.

10.11.2Evaluación Del Desempeño De Los Procesos De Gestión De La Cartera De

Activos.
La Organización debe llevar acabo la evaluación de los activos, con el fin de asegurar
la conveniencia, adecuación y eficacia. Estas evaluaciones se pueden tomar en forma
de auditorías internas y externas, la frecuencia para realizarlas será determinada por
la Institución.

Una evaluación de activos se debe verificar si:

 Las personas que prestan los servicios a la Institución son competentes y sus
procedimientos son eficaces hasta la fecha.
 Los procesos han sido claramente definidos, documentados y se han cumplido con
eficacia.
 Los activos de la organización y la Gestión de Activos cumplen su función.
 La Gestión de Activos que adopta la Organización es apropiada.
 El plan de Gestión de Activos y sus procesos han sido comunicadas efectivamente
a las partes interesadas.

10.11.3 Resultados De La Evaluación

Estos deben incluir pruebas de si:

 Las personas que están capacitadas son competentes.

 Funcionamiento de la planificación y control de la Gestión de Activos.
 Cumplimiento de los procesos de Gestión de Activos.
 Cambios significativos que se han reflejado en la Entidad durante el desarrollo de
la Gestión de Activos y el tiempo.
10.12 Mejora
La Organización debe estar consiente que pueden ocurrir algunos inconvenientes con
relación a la Gestión de Activos, para lo cual debe establecer planes o procesos para el
control de las no conformidades y sus consecuencias.

Las acciones correctivas son tomadas en cuenta con el fin de gestionar las consecuencias,
previniendo y reduciendo la probabilidad de recurrencia.

La organización deberá llevar un historial de fallos e incidentes asociados a los activos,

definiendo criterios importantes para la investigación de quienes son los o las
responsables para ello se aplica la norma ISO 55001: 2014, 10.1 “Mejora: Acciones
correctivas”.

10.12.1La Acción Preventiva

Estas se toman para hacer frente a la causa de las posibles fallas o incidentes, los
elementos a considerar en el establecimiento y mantenimiento de los procesos de acción
preventiva incluyen:

 Uso de fuentes de información apropiada.

 Identificación de fallos potenciales.
 Uso de metodología adecuada.
 Grabación de cualquier cambio en los procesos y procedimientos que resulten de
la acción preventiva.

10.12.2 Mejora Continua

La Organización debe establecer, implementar y mantener un proceso para determinar las
oportunidades; evaluando, priorizando y ejecutando las acciones que permitan lograr la
mejora continua; estos procesos pueden incluir:

 No conformidad y la acción correctiva.

 Acciones preventivas.
 Auditorías internas y externas.
 Examen de Gestión.

La Organización debe buscar activamente adquirir nuevas tecnologías y practicas

relacionadas a la Gastón de Activos, incluyendo nuevas herramientas y técnicas
incorporándolas al Sistema de Gestión de Activos. Incluyendo:
  Participación de los organismos profesionales.
 Conferencia, seminarios, publicaciones en línea.
 Participación de organizaciones especiales.
 Investigación y desarrollo.
 Consulta de proveedores y clientes.

El enfoque para el procesamiento de ellas puede consistir en las siguientes etapas:

 Identificación de las necesidades de mejora y potencial.

 Evaluación de opciones.
 Estimación y determinación de las consecuencias financieras y no financieras.
 Selección y ejecución.
 Seguimiento de resultados.

11 PROCESO PARA REALIZAR LAS CONTRATACIONES PUBLICAS

El proceso para realizar las compras públicas está regulado por leyes y reglamentos, los
cuales son considerados como un mecanismo de control utilizado por el estado para evitar
que los fondos establecidos para un objetivo específico no sean utilizados en fines ajenos
a su causa.

Una de las condiciones especificadas por LOSNCP en los artículos 73 – 76 se refiere a

las garantías que deben rendir los contratistas con respecto a las contrataciones de bienes
o servicios las cuales especifican lo siguiente:

Las garantías para el buen uso del anticipo económico, esto significa que al momento de
querer adquirir un bien o servicio los proveedores estarán en la obligación garantizar el
buen estado de estos en casas aseguradoras garantizando el cumplimiento de los
principios de calidad.

La entidad contratante deberá también entregar anticipos al contratista, el mismo que

deberá dar una garantía por el valor entregado en función del bien o servicio que se
necesite contratar, se debe acotar que el Ministerio de Finanzas no puede exceder del 50%
del valor del contrato, esto el Estado lo asume como una medida de seguridad para
verificar que los fondos entregados sean destinados únicamente para su objetivo y no para
un fin ajeno, la entrega del otro 50% se hará cuando se reciba lo contratado y se aseguren
el cumplimiento de las condiciones técnicas o competentes solicitadas.

11.1 Documentos Necesarios Para El Expediente Administrativo Del Proceso De

Contratación Pública
Como se mencionó en capítulos anteriores, la ISO 9001, 55000, 55001 y 55002
especifican que cada acción desarrollada en los diferentes departamentos debe estar
sustentadas por una documentación que permita el control de las actividades ejecutadas
por ellos.

Los documentos que necesita el área administrativa en relación al proceso de contratación

pública son:

 Lineamientos aprobados del proyecto, en el cual se incluirá los bienes y servicios

que se necesitan, especificando con las áreas involucradas, autorizadas por la
máxima autoridad de cada una de ellas.
 PAC “Plan Anual de Compras” y la resolución de aprobación o modificación.
 Memorándum de requerimiento.
 Estudio del presupuesto referencial “con documentación de respaldo”.
 Justificación de requerimiento “bienes y servicios”, en este deberá constar las
especificaciones técnicas de estos.
 Disponibilidad presupuestaria y económica.
 Aprobación.
 Pliegos, se hace referencia aquellos documentos como por ejemplo un acta de
contrato, garantías etc.
 Preguntas y respuestas de los procesos de contratación.
 Creación del proceso de contratación.
 Selección del producto o servicio.
 Ingreso de fechas.
 Memorándum de la comisión AD-HOC, la finalidad de esta comisión es realizar
la apertura y análisis de ofertas presentadas.
 Preguntas y aclaraciones.
 Acta N°. 001, documento en el cual costara hora de reunión de la comisión de
estadística y censos para la adquisición o prestación de servicios, se incluirá hora
de reunión, quienes son las personas que lo conforman, análisis de los
 requerimientos exigidos en los pliegos, cuáles son las características que cumplen
el ofertante con respecto al acatamiento de las especificaciones técnicas y legales,
sugerencias al director administrativo para la autorización y disposición de
asesoría jurídica en la elaboración del contrato y próxima reunión para analizar la
convalidación de ofertantes. (Anexo 1)
 Cuadro de calificación.
 Acta N°. 002, esta acta se dará en caso de haber convalidaciones. (Anexo 2)
 Proveedores habilitados.
 Calificación a proveedores.
 Oferta inicial.
 Acta de negociación.
 Negociación de subasta.
 Autorización de adjudicación.
 Resolución de adjudicación o declaración de desierto.
 Contrato debidamente legalizado, órdenes de compra y servicio.
 Garantías.
 Contratos complementarios.
 Actas de entrega, recepción u otros administrativos relacionados a la terminación
del contrato.
 Memorando de compras.

11.2 Descripción De Los Procesos A Efectuarse En La Contratación Pública.

Antes de comenzar con la explicación del proceso de contratación, se debe considerar que
toda entidad estará sujeta a realizar un análisis presupuestario, previo al convenio de
compra.

La alta dirección deberá solicitar al área administrativa o financiera la adquisición del

bien o contratación del servicio.

El área responsable revisara en el catálogo electrónico si lo solicitado consta en el, hay

que tomar en cuenta que los bienes o servicios deben poseer requisitos, estos serán
indispensables al momento de la búsqueda, siendo esta acción desarrollada y validada por
personal competente.

Luego el área administrativa o financiera selecciona como mínimo tres proveedores, se

analiza las ofertas que estos exponen, se selecciona el más conveniente y finalmente se
procede a la contratación. El convenio de contratación será debidamente documentado,
estos documentos contendrán:

 Disponibilidad presupuestaria.
 Especificaciones técnicas.
 Facturas emitidas por el proveedor.

Todos los productos o servicios adquiridos por la Entidad previo a la recepción serán
sometidas a inspección, con el fin de verificar el cumplimiento de las especificaciones
establecidas, dicha acción será desarrollada por el personal competente que conforma el
área solicitante. En caso de no haber ninguna anomalía se procede a receptar la compra y
emitir el documento de recepción conjuntamente con la factura al área administrativa o
financiera. Se procede a la autorización del pago al director administrativo o financiero,
este último verificara que toda la documentación esté en orden y autorizara el pago.

A continuación, se mostrará un esquema sobre el proceso de contratación que deben

regirse las Entidades de orden Público, incluido a los departamentos responsables.

Figura 11.2 Diagrama de flujo del proceso de contratación publica

Fuente: (Manual De Procedimientos De Contratacion Publica)