Apa itu POS System ?

Pengertian dari Point Of Sale atau yang biasa disingkat POS, yaitu merupakan Aktivitas yang
berorientasi pada penjualan serta sistem yang membantu proses transaksi Penjualan dan Stock Barang.
Setiap POS terdiri dari Hardware (Peralatan) dan Software(Program) dimana kedua komponen tersebut
saling bekerja untuk setiap proses transaksi.

POS System terdiri dari apa saja ?

1. Program / Software
Program POS (software) merupakan komponen utama dari sistem POS yang pada akhirnya menentukan
jalannya proses, seperti apa yang harus dilakukan dan bagaimana harus melakukan. Menentukan software
yang tepat akan sangat bergantung pada fitur yang dibutuhkan dan jenis lingkungan tempat bekerja.
Banyak software POS yang sangat fleksibel untuk menyesuaikan dengan berbagai usaha. Software yang
ditawarkan terdiri dari versi dasar serta versi pro dan setiap perusahaan memakai fitur yang berbeda
sesuai dengan kebutuhan.
Untuk mengetahui jenis Program POS seperti apa yang cocok untuk bisnis anda, ada baiknya tentukan
fitur-fitur yang penting dan cara berbisnis seperti apa yang dilakukan. Semua Software POS akan
menangani transaksi dasar, selain itu masih ada fitur tambahan lainnya yang tersedia, beberapa fitur yang
perlu dipertimbangkan adalah:
a. Stock Barang (Inventory Management)
Pebisnis perlu mengelola persediaan barang yang dimiliki dan software POS akan membantu mengecek
tingkat stok barang dan data penjualan yang terjadi. Pebisnis harus dapat mengetahui setiap detik stok
barang untuk memastikan supply kepada pelanggan.
b. Laporan Transaksi Penjualan
Keunggulan dari penggunaan POS systems ini adalah dapat mengetahui laporan mengenai penjualan dan
kebiasaan pelanggan. Sebagian aplikasi memiliki pelaporan dasar untuk memberikan laporan yang terjadi
dalam berbisnis.
c. Pembelian Barang (Purchasing)
Dengan system pelacak inventaris, pebisnis akan mengetahui kapan persediaan barang habis. Beberapa
software POS dilengkapi dengan software accounting untuk membuat memberi laporan barang yang
hampir kehabisan stok, sehingga pelanggan tak perlu kecewa karena kehabisan barang.
d. Strategi Promosi (Customer Management)
Dengan menentukan aplikasi yang tepat bukan mustahil dapat meciptakan promosi tertentu, kupon
belanja dan proses reservasi pelanggan dihandle dengan satu aplikasi, menciptakan Pelayanan yang baik
akan membuat pelanggan anda kembali lagi.
e. Keamanan Transaksi (Secure)
Kebanyakan dari pelanggan senang bertransaksi dengan menggunakan kartu kredit ataupun debit. Oleh
karena itu untuk mempermudah mereka maka system POS harus dilengkapi dengan standar keamanan
bertransaksi.
f. Retur Barang (Return Processing)
Proses retur dan pertukaran barang ada di setiap bisnis. Software POS yang tepat dapat membantu
membuat proses ini lebih mudah bagi Anda dan pelanggan.
Fitur-fitur tersebut merupakan fitur umum yang biasanya tersedia dalam Software POS, tetapi yang
terpenting adalah mengetahui kebutuhan fitur Program POS apa yang cocok yang akan digunakan untuk
bisnis anda.
2. Alat / Hardware
Semua POS membutuhkan Peralatan / Hardware untuk menjalankan fungsinya, misal untuk membantu
proses pembayaran dan mencetak tanda terima untuk Customer. Dalam hal pemilihan Alat / Hardware ini,
sebaiknya anda menyesuaikan dengan kondisi Bisnis nantinya.
a. Komputer / PC
Dalam hal ini banyak perusahaan yang hanya menggunakan PC (Komputer) sederhana untuk menunjang
bisnisnya, tetapi ada POS System yang menyediakan pengoperasian yang sederhana serta All in One unit
dengan layar sentuh (Touch Screen) yang terintegrasi serta dilengkapi dengan Memory Card. Toko Retail
kebanyakan menggunakan Standar PC sedangkan untuk Restaurant menggunakan All in One PC /
Komputer multi fungsi. Pada akhirnya kebutuhan pebisnis lah yang menentukan kebutuhan akan PC
tersebut.
b. Printer Nota / Receipt Printer
Disetiap transaksi selalu diakhiri dengan mencetak Nota / tanda terima untuk Customer, apabila Printer
bermasalah maka proses kerja POS akan terhambat, jadi pastikan untuk memiliki Printer yang
mendukung Transaksi Penjualan anda dan mudah untuk digunakan. Saat ini Printer Thermal yang lebih
disukai oleh Pebisnis, karena mudah untuk digunakan dan tidak harus berurusan dengan tinta yang sering
buntu / kering.
c. Laci Penyimpan Uang / Cash Drawer
Laci Cash Drawer merupakan komponen yang paling sederhana tetapi merupakan tempat paling nyaman
untuk menyimpan uang tunai, cek dan penerimaan kartu kredit sepanjang penjualan. Laci biasanya
terhubung ke printer dan terbuka secara otomatis dalam setiap transaksi.
d. Terminal Pembayaran / MSR
Alat ini digunakan untuk pembayaran yang berbasis kartu kredit atau debit dan setiap system POS
membutuhkan Alat untuk dapat membaca dan memproses kartu tersebut. Kemampuan MSR ini
tergantung pada perangkat lunak yang digunakan.
e. Pemindai Barcode / Barcode Scanner
Merupakan bagian terpenting untuk mempercepat proses memasukan barang dan proses pelayanan
penjualan. Untuk kebutuhan pelayanan pembelian pelanggan yang cepat, cukup dengan mengarahkan
Alat Barcode Scanner ini ke Label Produk, maka seketika data akan terbaca di POS System. Alat ini
sangat membantu untuk Bisnis yang membutuhkan transaksi cepat dan banyak dalam waktu yang singkat.
Dengan mengenal bagian bagian penunjang POS diatas, diharapkan anda dapat menentukan sistem POS
yang tepat untuk kebutuhan bisnis anda, untuk mempermudah anda dalam memilih dan menentukan
komponen yang mana yang akan digunakan, Pusat Mesin Kasir DEPRINTZ menyediakan paket POS
yang langsung bisa dipaka

INTRUKSI MENGGUNAKAN PROGRAM APLIKASI POS [Point Of Sales]

1. Masuk ke dalam program dengan menggunakan Login ID: admin dan Password: admin or ID:
user Password: user (case sensitive password) (Login ID dan password ini sudah ada dalam
program). Apabila Anda ingin mengganti password atau menambah User dan lain-lain dapat
dilakukan dari menu Utilities.
2. Isi master Barang dan Pelanggan.Selanjutnya Anda bisa melakukan transaksi penjualan. Pada
saat transaksi penjualan, Anda bisa menentukan sendiri harga barang yang dijual. Selisih dari
harga barang dan harga jual barang akan dijadikan acuan untuk menghitung laba Penjualan.
3. Untuk melihat Stok barang dapat dilakukan dari Master Barang.
4. Anda bisa melihat semua data dari menu Reports. Diantaranya adalah jumlah barang, jumlah
data customer, stock alert dan sebagainya.
5. Program akan melakukan backup data secara otomatis di folder D:\BackupPOS(kalau drive D
ada) setiap kali program dijalankan.
6. Backup/Restore dapat juga dilakukan dari menu utilities (backup/restore to/from c:\program
files\POS\Backup).
7. Anda juga bisa melakukan Backup/Restore dari menu Utilities.
8. Pada menu Utilities, Anda bisa menghapus data penjualan dengan menjalankan End Year
Process.
9. Versi Trial Cuma bisa dipakai 30 hari.

Manfaat

1. Transaksi Dengan adanya perangkat lunak pembayaran dengan model Point of sale (POS) para
pengusaha bisa memanfaatkan kartu debit atau kredit saat konsumen melakukan pembayaran
langsung pada saat transaksi. Terminal POS secara elektronis terkoneksi ke bank milik si
pengusaha/pemilik toko, yang pada gilirannya terkoneksi ke financial tracking system dunia.
Fitur-fitur perangkat lunak Point of sale yang diperlukan dalam bisnis misalnya menampilkan
transaksi dan menghitung pajak penjualan atau diskon. Perngkat lunak POS biasanya memiliki
platform inventory-tracking yang bisa segera menghapus item dari inventori pada saat transaksi
penjualan terjadi. Para pengusaha restoran/rumah makan bisa menggunakan program lainnya –
misalnya aplikasi tracking tempat duduk tamu dan waiting list – yang diintegrasi dengan
program aplikasi POS.
2. Berbasis-Internet Sistem POS yang berbasis-Internet biasa digunakan pada bisnis yang
memiliki multi lokasi. Si pemilik bisa mengakses total harian pendapatan dari semua lokasi dari
satu lokasi remote, juga dia bisa mengetahui penjualan harian. Pewaralaba dan pebisnis yang
memiliki kantor-kantor satelit juga bisa melacak penjualan dengan sitem POS yang terkoneksi.
Sitem POS bisa dikembangkan agar bisa berinteraksi dengan sitem akunting yang sudah ada
untuk melacak pengeluaran, payroll dan jam kerja staf, inventori dan pendapatan. Aplikasi yang
dimiliki oleh perusahaan seperti Merchant OS bisa melakukan back-up data tiap malam, unduh
katalog supplier, melacak inventori dan pembelian konsumen serta melakukan pengiriman email
berisi penawaran-penawaran khusus.
3. Perangkat Keras Counter-counter transaksi Point of sale harus bisa mencetak salinan struk
pembelian untuk konsumen. Printer dot matrix dan printer thermal (yang memanfaatkan panas)
tersedia untuk tujuan ini, namun printer thermal lebih mahal. Printer Thermal bisa mencetak
lebih cepat, tidak berisik, dan lebih tahan lama karena lebih sedikit bagian-bagian yang perlu
bergerak pada saat mencetak struk. Perusahaan yang memberi layanan pemrosesan kredit
seharusnya menyediakan printer-printer ini. Cash drawer terkoneksi ke perangkat lunak POS dan
biasanya diatur agar terbuka saat kasir mengakhiri proses transaksi. Cash drawer harus aman dan
dibuka secara manual hanya oleh para manajer. Card reader juga terintegrasi dengan sistem POS
agar konsumen bisa menggesekkan kartu kredit atau debit nya lalu memasukkan PIN. Card
swipe reader umumnya dijual satu paket oleh bank penyedia jasa pemrosesan kredit. Sebagian
besar perangkat keras POS juga menyertakan pemindai barcode agar kasir bisa secara elektronik
menangkap harga item, yang secara otomatis dimasukkan ke program kendali transaksi dan
inventori. Sebagian besar perangkat keras POS yang lain juga bisa dibeli secara terpisah sebagai
peranti plug-and-play tambahan.