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TIPOS DE DOCUMENTOS OFICIAIS

AVISO
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o
aviso é expedido exclusivamente por Secretários, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício
é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos
da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
ACTA
Documento que registar resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões
ou assembleias. Por ter valor jurídico, deve ser redigido de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente.
ATESTADO
Atestado administrativo é o acto pelo qual a Administração comprova um facto ou uma situação de que tenha
conhecimento por seus órgãos competentes.
CERTIDÃO
Documento oficial, com base em documento original, objectivando comprovar a existência de acto ou assentamento de
interesse de alguém. Deve reproduzir fielmente, de inteiro teor ou resumidamente, actos ou factos constantes de
processo, livro ou documento que se encontre nas repartições públicas.
CERTIFICADO
Certificado é um documento que comprova que o indivíduo fez algum curso ou esteve presente em algum lugar, porém,
não possui o valor de mercado que possui o diploma.
CONTRATO
Considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que
haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas.
CONVÉNIO
Instrumento qualquer que discipline a transferência de recursos públicos e tenha como partícipe órgão ou entidade da
Administração Pública directa, autárquica ou fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista, ou,
ainda, entidade privada sem fins lucrativos que estejam gerindo recursos dos orçamentos da União, visando à
execução de programas de trabalho, projecto/actividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua
cooperação.
DECRETO
Acto administrativo da competência exclusiva do Chefe do Poder Executivo, destinado a prover situações gerais ou
individuais, abstractamente previstas de modo expresso, explícito ou implícito pela legislação.
DECRETO LEGISLATIVO
São actos destinados a regular matérias de competência exclusiva do Congresso Nacional (Constituição, art. 49) que
tenham efeitos externos a ele.
EDITAL
Instrumento de comunicação externa, que através de autoridade competente se publica pela imprensa ou se afixa em
locais de acesso dos interessados. Objectiva transmitir assuntos de interesse público, visando com isso o cumprimento
de determinações legais.
ORDEM DE SERVIÇO
Constitui incumbência determinada por escrito, de carácter eminentemente operacional, expedida pelo chefe imediato,
com vigência limitada ao tempo de execução da tarefa.
OFÍCIO
Correspondência oficial, de carácter interno, enviada, simultaneamente, a diversos destinatários, com texto idêntico,
transmitindo informações, instruções, ordens, recomendações ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e
regulamentos.
OFICIO CIRCULAR
Ofício é um instrumento de comunicação escrita e formal com entes externos, que as autoridades endereçam umas às
outras, ou a particulares, e que se caracteriza por obedecer a determinada fórmula epistolar e pelo formato do papel.
Cada ofício deve abordar um único assunto. Se o texto for longo, usa-se a folha de continuação, que não deve conter o
brasão, apenas a identificação do órgão.
LEI
É a ordem ou regra imposta à obediência de todos, pela autoridade competente.
INSTRUÇÃO NORMATIVA
Acto administrativo a respeito do modo e forma de execução de determinado serviço público, expedidas pelo superior
hierárquico com o escopo de orientar os subalternos no desempenho das atribuições que lhes são afectas e assegurar a
unidade de acção.
PARECER
Parecer é instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto.
É acto processual exarado com base na constatação de factos e na análise técnica, administrativa ou jurídica, com a
indicação de solução, favorável ou contrária, segundo as argumentações apresentadas pelo autor do parecer.
Deve conter:
• assunto ou ementa;
• relatório das peças processuais e resumo do pedido;
• legislação aplicável;
• fundamentação e argumentação do autor do parecer;
• proposta de solução.
PORTARIA
Portaria é acto de competência do Presidente ou do Diretor-Geral, que dispõe sobre assuntos de natureza
predominantemente administrativa, especialmente os relativos a pessoal (exoneração, delegação de competência,
designação, elogio, penalidade e outros do género), bem como ao funcionamento dos serviços do tribunal (horário de
expediente, suspensão de prazos legais, designação de comissões, etc.).
REQUERIMENTO
É o instrumento por meio do qual o requerente se dirige à autoridade administrativa para solicitar o reconhecimento de
um direito ou a concessão de um pedido, sob o amparo de lei ou norma reguladora. De acordo com Oliveira Lima, “o
requerimento só contém dois parágrafos. O primeiro terá um só período, com a identidade completa do peticionário,
inclusive a profissão, residência e domicílio, bem como a explicitação do direito ou da concessão pedida. No segundo,
ocorre a forma terminal, em uma ou duas linhas. Será sempre redigido em terceira pessoa.”
REGIMENTO
É comum, órgãos administrativos possuírem regimento, de modo a regulamentar como se dará o funcionamento desse
órgão, visando o cumprimento de sua função pública regularmente instituída.
RELATÓRIO
O relatório é uma descrição pormenorizada de determinada actividade, de um projecto específico ou do período de
tempo em que se desenvolveu uma, ou várias tarefas e normalmente destina-se a autoridade superior. Os relatórios, com
frequência, são submetidos a pessoas que não participaram das actividades de maneira efectiva. Muitas vezes, a
avaliação de um trabalho depende da linguagem do relatório. Por esse motivo, o discurso deve ser fluente, com
parágrafos bastantes a separarem os assuntos entre si, e a escrita suficientemente clara para não deixar dúvida quanto ao
método empregado ou à interpretação dos resultados. O remetente do relatório é o titular da unidade ou os membros de
comissão designada para objectivo específico. No plano de trabalho, nada deverá ser esquecido, e as tarefas devem ser
mencionadas pela ordem em que foram desenvolvidas. Elabore uma lista exaustiva de todas as tarefas, procure reunir o
maior número de informações sem desprezar nenhum tipo de minúcia. Ordene cronologicamente a lista, pois, umas
actividades poderão ter conduzido a outras e assim sucessivamente. Idealize uma estrutura para o relatório, que deverá
conter introdução, desenvolvimento e conclusão.
MEMORANDO
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação
eminentemente interna. Pode ter carácter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projectos,
ideias, directrizes, etc. a serem adoptados por determinado sector do serviço público. Sua característica principal é a
agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de
procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao
memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse
procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de
decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.