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Módulo 1
Unidad 3
Lectura 6
Control de la Documentación
Laboral

Materia: Derecho del Trabajo y la Seguridad Social


Profesora: Patricia Sansinena
 

CONTROL DE LA DOCUMENTACION LABORAL


DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO
 
Dentro de las obligaciones del empleador, se encuentra la necesidad de
llevar la documentación laboral obligatoria con total respeto de las
previsiones reglamentarias que se disponen para fijar las condiciones en
que deberá cumplimentar .

Este deber es obligatorio, pues de no cumplirlo se encuentra en riesgo


de ser sometido a la aplicación de multas conforme lo dispone la ley 25212.

1. - SEGURO DE VIDA OBLIGATORIO: Decreto Nº 1.567/74 :

1.1.- Copia del contrato de la vigencia de la póliza del seguro.

1.2.- Recibos de los pagos de la póliza

1.3.- Listados del personal incorporado al seguro, emitido por la


compañía de seguro, por los menos trimestral para el caso de
grandes movimientos ( altas-Bajas), caso contrario, una vez al
semestre.

1.4.- Comunicación de la Altas ( por ingreso del trabajador) del


personal

1.5.- Comunicación de las BAJAS ( Por renuncia – despido – muerte)


del Trabajador

1.6.- Formulario de la designación de beneficiarios, para el cobro en


caso de muerte del trabajador,

firmado por el trabajador titular.

2.- LEY DE RIEGO DEL TRABAJO Nº 24.557 – ART :

2.1.- Copia del contrato vigente, suscripto con el empleador, con


indicación expresa de:

 
 
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2.1.1.- Período de la vigencia;

2.1.2.- La tarifa – alícuotas- fija ($) ( monto fijo por cada


empleado) y del porcentaje variable (%) ( sobre las
remuneraciones brutas mensuales ).

2.1.3.- Cláusula especial de la inclusión o no, de los Exámenes en


Salud, de la Resolución Nº 43 de la SRT.

2.2.- Fijación del nivel del Plan de Mejoramiento ( vá del Nº 1- mayor


riesgo- al Nº 4 –menor riesgo, el óptimo- , calificación esta
numérica en función del mayor riesgo , condiciones de
inseguridad y el de menor actos inseguros ). Por ende , la tarifa-
alícuota está en función del Nº del nivel calificado por la ART.-

2.3.- Entrega de los afiches ( medida aproximada de 0,60 x 0,45 ) con el


nombre , logo de la ART y Número de teléfonos para la atención o
consulta en caso de accidente. Este afiche, el empleador, lo debe
colocar en un lugar bien visible para que todo el personal,
diariamente y continuamente lo mire.

2.4.- Exigir a la ART el listado de la dirección y lugar de los centros de


atención, establecimientos , instituciones y de los prestadores
asistenciales y médicos, adheridos a la ART , para que los
empleados en caso de accidentes, reciban la atención médica, según
el Art. 24 de la Reglamentación del art. 31 pto.1), inc.e) de la Ley
24.557.-

2.5.- Exámenes en salud: Fijación de Cronograma anual en materia de


los exámenes periódicos.-

2.6.- Cumplimiento en materia de capacitación, programas de


prevención y mejoramiento, materiales de apoyo por medio de
videos, programa en higiene y seguridad, etc., según lo dispuesto en
la Reglamentación de la Ley 24.557, Art. 18, 19, 20 y 21 del
Decreto 170/96.-

2.7.- Carné o tarjeta de identificación de la ART, y del Nº de contrato,


para los trabajadores.-

2.8.- Manual operativo para en caso de accidentes laborales, tanto


para la empresa como para los trabajadores.

2.9.- Formularios de Solicitud de Atención ( Datos a completar por


el Empleador) y de Denuncia de Accidentes de Trabajos o
Enfermedades Profesionales ( Datos a completar por el
Empleador)., deberán ser entregados por la ART y estar disponible
siempre en el Empleador, según lo dispuesto por la R(SRT) 204.-

2.10.- En caso de denuncia de accidentes o enfermedades profesionales,


la ART deberá emitir-confeccionar los siguientes formularios de:

 
 
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a.- Notificación de la Aseguradora, cuyo objetivo es notificar


al Empleador y al Trabajador, de la aceptación o rechazo por
parte de la ART, de la condición laboral del accidente o
profesional de la enfermedad; y

b.- Alta Médica, cuyo objetivo es de notificar al Trabajador e


informar al Empleador de las condiciones del damnificado al
momento del alta médica.

2.11.- Requerimiento a la ART, para el caso de escasa rotación del


personal de un Empleador, un listado semestral del personal
incorporado en la ART. Para el caso de alta rotación del personal,
se puede requerir el listado, cada tres meses.-

3.- LEY DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Nº 19.587.


Modificado por el Decreto 1338/96

En cumplimiento al art. 5º inciso a) de la Ley 19587, los


establecimientos que ocupen 150 o más trabajadores en proceso de
producción, con exclusión de tareas administrativas y/o en aquellos
establecimientos que ocupen 300 o más trabajadores en actividades que
no sean de producción, deberán crear los Servicios de Higiene y
Seguridad en el Trabajo, y el Servicio de Medicina del Trabajo, de
carácter preventivo y asistencial. Los objetivos fundamentales de los
servicios, consiste en prevenir todo daño que pudiera causarse a la vida
y a la salud de los trabajadores, por las condiciones de su trabajo y
protegerlos en su actividad y ambiente contra los riesgos. Las
prestaciones de dichos servicios, deberán ser realizadas bajo la
responsabilidad de graduados universitarios.

El Servicio de Medicina del Trabajo tiene como misión


fundamental promover y mantener el más alto nivel de salud de los
trabajadores, ubicándolos en tareas de acuerdo a sus aptitudes
psicofísicas, adaptando el trabajo al hombre y este a su trabajo. Las
funciones del Servicio de Medicina del Trabajo serán de carácter
preventivo, sin perjuicio de la prestación asistencial inicial de las
enfermedades presentadas durante el trabajo y de las emergencias
médicas ocurridas en el establecimiento, coincidente con su horario de
actividad, cesando tal responsabilidad al hacerse cargo el servicio
asistencial que corresponda. Para el cumplimiento de tales fines, existen
las siguientes categorías de servicios:

a.- Servicio de Medicina del Trabajo Interno.-

b.- Servicio de Medicina del Trabajo Externo.-

c.- Medico del Trabajo o de Fábrica.-

 
 
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El Servicio de Higiene y Seguridad en el Trabajo tiene como


misión fundamental determinar, promover y mantener adecuadas
condiciones ambientales en los lugares de trabajo y el más alto nivel de
seguridad. Su función es controlar el cumplimiento de las normas de
Higiene y Seguridad en el Trabajo, en coordinación con el Servicio de
Medicina del Trabajo, adoptando las medidas preventivas adecuadas a
cada tipo de industria o actividad, especialmente referidos a:
Condiciones ambientales; Equipos; Instalaciones; Máquinas;
Herramientas y Elementos de trabajo; Prevención y Protección contra
incendio. También deberá especificar las características y controlar las
condiciones de uso y conservación de los elementos de protección
personal, de almacenamiento y transporte de material, de producción,
transformación, distribución u uso de energía y todo aquello
relacionado con estudios y proyectos sobre instalaciones,
modificaciones y ampliaciones en el área de su competencia.. Dichas
funciones se pueden llevar a cabo por:

a.- Servicio de Higiene y Seguridad en el Trabajo Interno.-

b.- Servicio de Higiene y Seguridad en el Trabajo Externo.-

4.- LIBRO DE SUELDOS Y JORNALES: Se llevará un libro especial,


registrado y rubricado ante la Subsecretaría de Trabajo, en las mismas
condiciones que se exigen para los libros principales de comercio. Sus
formalidades y contenido están establecidos por el art. 52 de la Ley de
Contrato de Trabajo Nº 20.744. Se deberán transcribir a cada liquidación ,
ya sean quincenales o mensuales. El tiempo de conservación caduca a los
Diez (10) años posterior al cese de la actividad del empleador.-

5.- PLANILLA DE HORARIOS: Según el art. 197 de la Ley de Contrato


de Trabajo Nº 20.744, ......” se deberá registrar la distribución de las horas
de trabajo y la diagramación de los horarios, sea por el sistema de turnos
fijos o bajo el sistema rotativo del trabajo por equipos. Se deberá hacerlo
conocer mediante la colocación en lugar visible dentro del establecimiento,
para el conocimiento público de los trabajadores. La distribución de la
jornada de trabajo, es una facultad privativa del empleador, y no está sujeta
a la previa autorización administrativa de la Subsecretaría de Trabajo......”.

El art. 6 de la Ley 11.544 establece que cada empleador deberá:

a) Hacer conocer por medio de avisos colocados en lugares visible en


su establecimiento, las horas en que comienza y termina el trabajo, o
si el trabajo se efectúa por equipos.-
b) Hacer conocer de la misma manera, los descansos acordados
durante la jornada de trabajo y que no se computan en ella.-

 
 
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c) Inscribir en un registro todas las horas suplementarias de trabajo


hechas efectivas.

6.- EXAMENES MEDICOS EN SALUD:

7.- INSCRIPCIÓN COMO EMPLEADOR ANTE LA AFIP – DGI ;


OBLIGACION DE TRAMITAR LA APERTURA DE CUENTA
BANCARIA PARA ACREDITACION SUELDOS DEL
PERSONAL y SOLICITAR CERTIFICADO DEL CBU DE CADA
UNO DE LOS TRABAJADORES

8.- INSCRIPCIÓN COMO EMPLEADOR ANTE LA/S


OBRA/S SOCIAL/ES QUE

CORRESPONDAN

9.-SOLICITAR EL CUIL Y TRAMITAR LA CLAVE DE ALTA


TEMPRANA (CAT) DE CADA TRABAJADOR ANTE LA AFIP,
PREVIO A LA FECHA DE INGRESO LBORAL:

10.- LEGAJO DEL PERSONAL:

11.-DECLARACIÓN JURADA IMPUESTOS A LAS GANANCIAS DE


LA RENTA DEL TRABAJO : Form 572 de la AFIP.-

12.- TRABAJADOR JUBILADO QUE REINGRESA A TRABAJAR:


Art. 34 de la Ley Nº 24.241.-

13.- SALARIO FAMILIAR: Al inicio de la relación laboral se


deberá requerir del trabajador:

a.- Declaración Jurada de cargas de familia para la


percepción de asignaciones familiares. Form PS.2. del
ANSES y notificación de las normas legales del régimen
de asignaciones familiares.-

 
 
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b.- Declaración Jurada para la percepción de las


asignaciones familiares . Form. PS.2.5ª del ANSES.

MEMORANDUM INFORMATIVO Nº 170/2002 - Diciembre 2002

LA RESOLUCION S.T. 168/02 Y LA CENTRALIZACION DE LA


DOCUMENTACION LABORAL.-(*)

No pocos problemas, traen a las empresas que tienen su personal ubicado en distintas
zonas de trabajo, el destino de la documentación laboral que puede ser requerida a los
efectos de su inspección por la Autoridad de Aplicación, ya sea nacional o provincial.

EL CASO MAS TIPICO ES EL DE LOS BANCOS, CON UNA CASA CENTRAL Y


MULTIPLES OFICINAS DESCENTRALIZADAS, SUCURSALES Y DELEGACIONES,
DISPERSAS MUCHAS VECES A LO LARGO Y ANCHO DEL PAIS.

Sin llegar a este extremo, también hay casos, donde por razones impositivas o contables
la planta o lugar de producción de una empresa se encuentra en un sitio y su domicilio
legal en otro, donde precisamente no está la documentación laboral por razones obvias,
ya que todo el movimiento de la administración del personal está donde se encuentra
aquel.

Para evitar las multas que los inspectores pueden aplicar por no encontrar la respectiva
documentación en el domicilio legal de la empresa, a donde corresponde que se dirijan,
con fecha 24 de octubre de 1991, el Ministerio de Trabajo de la Nación dictó
la Resolución 113/91 que sobre la base del PROTOCOLO ADICIONAL SOBRE
RUBRICA DE DOCUMENTACION Y RECIPROCIDAD aprobado por el Consejo Federal
de Adminitraciones Provinciales del Trabajo permite que la documentación laboral
sujeta a inspección, pueda tenerse en un solo lugar, a designar previamente por el
empleador, y trámite mediante.

Así en el artículo cuarto del protocolo, al que habían adherido la mayoría de las
provincias, se señalaba que "......en aquellos casos que los empleadores
desarrollen su actividad en mas de una jurisdicción, podrán centralizar la
documentación laboral en el domicilio legal de la empresa cuando se trate
de una sociedad, asociaciones o entidades legalmente constituidas......."

Con fecha 03.09.02 se publica en el Boletín Oficial, la Resolución S.T. 168/02 que

 
 
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aprueba el nuevo texto de aquel PROTOCOLO ADICIONAL SOBRE RUBRICA DE


DOCUMENTACION Y RECIPROCIDAD previamente aprobado por el Consejo Federal
del Trabajo en reunión plenaria de las Administraciones Laborales de todo el
país y deroga en su artículo segundo, la mencionada RES. S.T. 113/91.

A través de un ANEXO UNICO, en general se establece lo siguiente:

Los elementos de contralor exigidos por las leyes laborales serán rubricados por la
Autoridad de Aplicación en cuya jurisdicción se encuentre el establecimiento en el cual
desempeñan sus tareas los trabajadores.

Estos elementos (léase libro de sueldos por ejemplo) sólo podrán ser utilizados en
la jurisdicción correspondiente a la Autoridad que los rubricó; "....excepto
que se hubiera optado por el mecanismo fijado en el artículo 4° del
presente; ello sin perjuicio de su posible utilización como prueba
instrumental ante la justicia o autoridad administrativa en todo el territorio
nacional que pudiera corresponder...."

Tampoco en los referidos elementos podrán asentarse trabajadores que se desempeñen


en establecimientos de la misma empresa que se encuentren en otra jurisdicción,
salvo que también se opte por el mismo mecanismo.

En el artículo cuarto se prevé la posibilidad de "centralizar" la rubricación en una


jurisdicción, lo cual también significa "centralizar" el lugar donde se encuentra la
documentación laboral que debe exhibir un empleador ante una inspección.

Así se sostiene que en los casos de aquéllos empleadores que desarrollen su actividad en
más de una jurisdicción, podrán centralizar la rúbrica de la documentación laboral
cuando se trate de sociedades, asociaciones o entidades regularmente constituidas en el
domicilio legal de la empresa o dónde ésta tenga el asiento principal de sus negocios o la
sede de su administración, siempre que en dicha jurisdicción preste efectivo servicio al
menos el VEINTE POR CIENTO (20%) del personal de la empresa al momento de
solicitarse la centralización de la rúbrica.

Cuando se trate de sociedades irregulares o personas físicas podrán centralizar la


rúbrica de la documentación laboral en el asiento principal de sus negocios......."

Para ello el empleador deberá cumplir los siguientes requisitos, bajo pena de sanción:

a) Solicitará la centralización de rúbrica de documentación a la Autoridad de Aplicación


del lugar, acreditando la personería invocada y CUIT, acompañando basicamente la
nómina de los lugares de trabajo que involucran la centralización de rúbrica y el detalle
del personal ocupado en cada uno de ellos.

 
 
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b) Obtenida la aprobación del trámite de Centralización de Rúbrica, deberá


comunicar a la Autoridad de Aplicación de la jurisdicción en la que exista personal
cuyo registro y documentación ha sido centralizado, acompañando copia del acto
administrativo que aprobó el trámite de centralización de rúbrica y de una descripción
del personal centralizado con asiento en la jurisdicción.
c) Deberá asimismo mantener en el lugar de trabajo copia autenticada de la
documentación laboral cuya rúbrica ha sido centralizada, donde conste el personal que
presta servicios en cada establecimiento con asiento en la Provincia, como así también
del acto administrativo que aprobó dicho trámite.
Registro Unificado: El MTESS deberá llevar un registro que funcionará dentro de su
ámbito, en el que se asentará la rubricación del Libro Especial de Sueldos y Jornales del
artículo 52 de la ley de Contrato de Trabajo en todo el país. También comprenderá
cualquier otro libro en el que se deba registrar personal, que resulte de otras normas. A
tales fines las autoridades laborales provinciales comunicarán mensualmente al MTESS
las rubricaciones realizadas. Además se asentarán las "centralizaciones" practicadas. Se
prohibe el doble juego de libros laborales en una misma jurisdicción (hay acciones
penales y sanciones administrativas).
El hecho de haber "centralizado" la documentación laboral no exime al empleador de
tener en cada lugar de trabajo la documentación que, por imperio legal, deba
encontrarse en el mismo. En especial, cada jurisdicción conservará respecto del personal
cuyo registro se ha centralizado, la facultad de autorizar y/o verificar sus planillas de
horarios y descansos. Se exceptúa además del trámite de centralización de rúbrica, a
toda aquélla documentación laboral que sea establecida como obligatoria en forma
exclusiva en cada jurisdicción, la que se seguirá rubricando en la misma.
En los casos en que se efectúen inspecciones en establecimientos con personal respecto
del cual se haya centralizado la rúbrica de su documentación laboral en otro
establecimiento perteneciente al mismo empleador y ubicado en otra jurisdicción, el
inspector actuante podrá solicitar la realización de la inspección complementaria al
inspector de la otra jurisdicción que deberá realizarla en un plazo no mayor de
TREINTA (30) días. El inspector podrá requerir del empleador inspeccionado el
traslado de la documentación laboral cuya rúbrica ha sido centralizada, al lugar en que
se encuentra el establecimiento sujeto a inspección, que podrá sustituirse por fotocopias
certificadas por la Autoridad de Aplicación del lugar de rubricación de la misma. Pero
realizada la "centralización" no hay posibilidades de multas por no encontrarse los libros
laborales en el respectivo lugar de trabajo del personal interesado.

Buenos Aires, 12 de Diciembre - HARTENECK-QUIAN & ASOCIADOS

(*) El presente Memorandum fue elaborado por el Dr. Ricardo I. Orlando, socio del
Estudio Orlando & Asociados - Asesores Laborales.

c.- Notificar a los trabajadores de que la empresa se


encuentra inscripta en el SUAF y del cumplimiento que
deberá efectuar los trabajadores en materia de notificar
las novedades de las asignaciones familiares.

 
 
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http://www.harteneck-quian.com/hqtg/es/memos/memo_170.html

Bibliografía Lectura 6
Orlando, R. (2002) LA RESOLUCION S.T. 168/02 Y LA
CENTRALIZACION DE LA DOCUMENTACION LABORAL. Disponible en:
http://www.harteneck-quian.com/hqtg/es/memos/memo_170.html

www.uesiglo21.edu.ar

 
 
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