E-PR-PLA-016

PROCEDIMIENTO
Versión: 10

Auditorías Internas del Sistema de Gestión Integrado - SGI

1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la planificación y
realización de las auditorías internas al Sistema de Gestión integrado - SGI de la
Superintendencia Financiera de Colombia – SFC, con el fin de proveer evaluaciones
objetivas acerca de la capacidad del SGI, para cumplir con lo planeado y con los
requisitos establecidos (tantos los internos como los legales y los de la norma
auditada), buscando siempre su mejora continua.

2. ALCANCE
Este procedimiento inicia a partir de la definición del Programa de Auditorías y
finaliza con el Cierre de Hallazgos de la auditoría y la evaluación de los auditores.

Aplica para todos los componentes y/o procesos del Sistema de Gestión
Integrado.

3. DEFINICIONES
3.1 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una No Conformidad detectada u otra situación no deseable; se toma
para evitar que algo vuelva a ocurrir.

3.2 Acción Preventiva:Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una No Conformidad potencial u otra situación potencia no deseable;
se toma para prevenir que algo suceda

3.3 Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Incluye una

descripción de las áreas, las actividades y los procesos así como el periodo de
tiempo cubierto.

3.4 Auditado: Organización, sistema, proceso o área de la organización, que es

auditada.

3.5 Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y la competencia

para llevar a cabo una auditoría.

3.6 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

3.7 Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría

3.8 Competencia: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para

alcanzar los resultados esperados.

3.9 Conclusiones de la auditoría:Resultado de una auditoría tras considerar los

objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

3.10 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

3.11 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría.

3.12 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

3.13 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier

otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que son
verificables.

3.14 Expertos técnicos: Persona que aporta conocimientos o experiencia

específica al equipo auditor. No actúa como auditor.

3.15 Fortaleza: Es el registro de una buena práctica evidenciada en desarrollo de

la auditoría.

3.16 Hallazgos de la auditoría:Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de auditoría
pueden ser: fortalezas, oportunidades de mejora, salidas no conformes o no
conformidades.

3.17 No conformidad:Incumplimiento de un requisito (legal, de la norma

auditada y/o los establecidos por la SFC en la documentación) evidenciado en
desarrollo de la Auditoría. Su tratamiento se debe realizar a través de una
corrección o de una acción correctiva.

3.18 Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero no audita.

3.19 Oportunidad de mejora: Planeamiento formulado por el auditor, que

pudiera aumentar la capacidad para cumplir los requisitos o mejorar el desempeño
del proceso o de la SFC. Su tratamiento se debe realizar a través de una acción de
mejora.

3.20 Papeles de Trabajo: Soporte documental del informe de auditoría. Los

papeles de trabajo constituyen documentos que contienen las evidencias obtenidas
por los evaluadores a través de los procedimientos de evaluación.

3.21 Plan de acción: Es un conjunto de acciones propuestas por el auditado para

subsanar los hallazgos encontrados en la auditoría.

3.22 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados

de una auditoría.

3.23 Salida no conforme: Incumplimiento de los requisitos una vez finalizado el

producto y/o servicio. Aplica para los procesos misionales. Su tratamiento se
debe realizar a través de una corrección o de una acción correctiva.

3.24 Programa de la auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o

más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico.

3.25 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

3.26 Riesgo: Efecto de la incertidumbre en cumplimiento de los objetivos del

programa de auditoría.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Principios de la auditoría

 Integridad: Los auditores y las personas que gestionan el programa de

auditoría deben desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia,
responsabilidad y poseer las competencias requeridas.

 Presentación imparcial: El informe de auditoría debe reflejar con

veracidad y exactitud las actividades de auditoría.

 Debido cuidado profesional: Los auditores deben proceder con el debido

cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea que desempañan y la
confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría.

 Confidencialidad: Los auditores deben proceder con discreción en el uso y

la protección de la información recopilada en el desarrollo de su actividad.

 Independencia: Los auditores internos deben ser independientes de la

actividad y/o área que audita, a fin de mantener la objetividad para
asegurarse que los hallazgos de la auditoría están basados únicamente en
evidencias.

 Enfoque basado en la evidencia: Las evidencias de la auditoría deben ser

verificables y se basarán en muestreo; los hallazgos evidenciados en el
muestreo se entienden evidenciados en general en el proceso.

4.2. Programación de las auditorias

 La programación de auditorías debe ser elaborada teniendo en cuenta uno o

más de los siguientes elementos: el estado y la importancia del proceso, los
resultados de auditorías previas, los requerimientos del Comité de Calidad,
las revisiones realizadas por la dirección, el comportamiento de los
indicadores, las materializaciones de riesgos, las no conformidades
reportadas, más los elementos que se consideren necesarios para garantizar
la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión Integrado.

 El Programa de Auditorías (E-PG-PLA-001) debe contener, el alcance y

objetivo del programa además de los recursos con los que se dispone, los
riesgos que puedan afectar el cumplimiento del objetivo del programa y
cómo se pudieran controlar dichos riesgos; se realiza para un año.

 La coordinación de la realización del programa de auditorías es realizada por

la Oficina Asesora de Planeación.
  El programa de auditoría podrá ser revisado y ajustado cuando sea
necesario, por el Comité de Calidad.

 El Plan General de Auditoria debe ser elaborado por el Auditor Líder

Principal. En caso de no haberse designado, lo elaborará el Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación o quien él designe.

4.3. Designación de los auditores internos

 El nombramiento de los auditores internos lo realiza el Superintendente

Financiero, con base en la relación de auditores que le presente el Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación y/o el Representante de la Dirección. Para
conformar esta relación, se tiene en cuenta la competencia requerida para
alcanzar los objetivos de la auditoría respectiva. Copia de la comunicación
de designación de auditor, se remitirá a la hoja de vida respectiva, una vez
esté confirmada la participación del funcionario en la auditoría.

 De acuerdo con el alcance de la auditoria, se designará un Auditor Líder

Principal y los auditores Líderes que se requieran.

 En el evento que, por caso fortuito o fuerza mayor, un funcionario

designado no pueda desempeñar la actividad de auditor, el superior
inmediato debe remitir correo electrónico al Representante de la Dirección
con copia al SGI, informando las razones que le impiden al funcionario
cumplir con tal designación.

 Si el funcionario que no puede cumplir la designación es el Auditor Líder

Principal, y no es posible designar un nuevo Auditor Líder Principal, será el
jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien él designe, el que
desempeñe este rol.

 El auditor Líder principal es evaluado por el Jefe Oficina Asesora de

Planeación, los Auditores Líderes por el Auditor Líder Principal y los
Auditores Internos por el Auditor Líder de cada proceso.

 Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación mantener

actualizado el Registro de Auditores del Sistema de Gestión
Integrado E-PI-PLA-059, contemplando como mínimo la siguiente
información por cada uno de los auditores: Nombres completos, proceso(s)
en el (los) que participa, dependencia en la que trabaja, fecha de
certificación, tipo de certificación, cursos de actualización realizados,
auditorías en la que ha participado, rol desempeñado en la auditoría,
evaluación obtenida y observaciones que hubiere registrado el evaluador. El
registro de auditores se actualizará y revisará de manera semestral por
parte de la OAP.

 En el evento en que un Auditor sea evaluado con una calificación total

inferior a 3.5 o que en alguno de los ítems evaluado obtenga una nota
inferior a 3, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y/o el Representante
de la Dirección realizarán una revisión de las evaluaciones anteriores, a fin
de identificar los temas en los cuales es necesario realizar alguna actividad
de refuerzo de conocimientos, que permita mejorar el desempeño en
 futuras auditorías.

En el evento que un Auditor Líder tenga alguna duda o inquietud en

cualquier momento de la auditoría, solicita el apoyo y colaboración del
Auditor Líder Principal.

Nota: En el caso de que las circunstancias lo ameriten las auditorias

internas podrán ser contratadas por terceros, para lo cual se
realizará de acuerdo a lo establecido en el proceso de gestión
contractual de acuerdo al tipo de contratación aplicable.

4.4 Competencias y responsabilidades de los auditores internos

 Competencias del equipo auditor

o Ser funcionario y/o particular que ejerza funciones públicas.
o Certificado de asistencia y aprobación curso como auditor interno de
la normas objeto de la auditoría.
o Buena disposición para dirigir entrevistas y/o interactuar con los
auditados.
o Comprender la estrategia y operación de la Superintendencia
Financiera.
o Manejo de la documentación del Sistema de Gestión Integrado.
o Disposición para trabajo en equipo y habilidades de negociación.
o Puntualidad en el cumplimiento de compromisos.

 Responsabilidades de los auditores internos

o Asistir a las reuniones preparatorias de las auditorías.
o Revisar en el aplicativo del SGI la documentación del proceso a
auditar.
o Preparar los documentos necesarios para realización de las
auditorías.
o Desarrollar en el tiempo presupuestado la auditoría asignada.
o Apoyar al Auditor Líder en la elaboración del Plan de Auditoría y del
informe de auditoría, entre otros.
o Entregar al Auditor Líder, la documentación y soportes recolectados
durante el desarrollo de la auditoría.

 Responsabilidades de los auditores líderes

o Representar al equipo auditor en las comunicaciones con la Oficina
Asesora de Planeación, el cliente de la auditoría y el Líder del proceso
auditado.
o Liderar la elaboración del Plan de la Auditoría asignada y comunicarlo
al Líder del proceso y a los Jefes de las dependencias que van a ser
auditadas.
o Realizar la reunión de apertura y cierre de la auditoría del respectivo
proceso.
o Organizar, dirigir y asignar tareas al equipo auditor.
 o Orientar al equipo de auditores en la preparación de la
documentación necesaria para la realización de la auditoría y
revisarla previamente a su aplicación.
o Realizar reuniones con el equipo auditor para precisar y clasificar
hallazgos.
o Apoyarse en el criterio y conocimiento de expertos técnicos en los
eventos y situaciones que así lo requieran.
o Realizar el cierre de hallazgos detectados en la auditoria según.
o Orientar, apoyar y dirigir a los auditores en formación.
o Liderar la elaboración del informe de la auditoría y presentarlo a la
Oficina Asesora de Planeación.
o Realizar la evaluación de los auditores a cargo.
o Recibir y revisar los documentos que le entreguen los Auditores
Líderes.
o Entregar en la Oficina Asesora de Planeación los documentos
relacionados con la auditoría.

4.5. Auditorías

Las auditorías internas al Sistema de Gestión Integrado de la Superintendencia

Financiera de Colombia, contemplan tres (3) fases. Las tres (3) fases se incluyen
en el Plan de Auditoría a saber:

4.5.1. Primera Fase - Preparación de la auditoria

 Las auditorías deben ser comunicadas mediante correo electrónico a los

Líderes de proceso, con copia a los jefes de área que participan en el
proceso y al Auditor Líder principal, por lo menos tres (3) días hábiles antes
de su inicio, adjuntando el Plan de Auditoria (E-PI-PLA-054) específico para
el proceso auditado.

 El Plan de Auditoría, se elaborará teniendo en cuenta el Programa de

Auditoría aprobado por el Comité de Calidad y debe contener:
o Objetivo, alcance, tiempo de ejecución de la auditoría, documentos
de referencia.
o Reunión de apertura
o Auditoría al líder del proceso después de haber auditado a los demás
funcionarios del proceso y una vez clasificados los hallazgos
evidenciados.
o Reunión de cierre con el líder de proceso, inmediatamente haya sido
auditado.

 En el evento en que en un mismo ciclo, se programe auditoría a más de un

proceso por Líder, puede coordinarse entre los Auditores Líderes
respectivos, una sola Reunión de apertura por Líder de proceso

 El Equipo auditor revisa la información del SGI y del proceso asignado en el

Aplicativo del SGI, los informes de auditorías anteriores y, de ser posible, en
 los aplicativos que soportan el proceso respectivo y elabora Listas de
Chequeo por rol a auditar.

 En desarrollo de esta Fase, el Auditor Líder puede solicitar información al

Líder del proceso y/o a los Jefes de las dependencias objeto de auditoría.
Para lo anterior, solo es necesario que se hubiere divulgado el Plan General
de Auditoría.

 Los hallazgos evidenciados en esta etapa, se incluyen en la Lista de

Chequeo y se revisarán en la auditoría que se realice al Líder del proceso.

 Los entregables de esta primera fase son:

o Plan de auditoría específico (E-PI-PLA-054),
o Correo emitiendo plan
o Listas de Chequeo (E-PI-PLA-057) preparadas y revisadas por el
Auditor Líder Principal.

4.5.2. Segunda Fase - Desarrollo de la auditoria

 Se realiza Reunión de apertura.

 Los auditados son responsables de entregar la información requerida por los

auditores y de cumplir con el plan de auditorías.

 La información y/o registros deben ser consultados por parte del auditor en
los sistemas de información con que cuenta la SFC o en el sitio de la
auditoría; las copias de la misma en caso de requerirse, deben ser
solicitadas por correo y su entrega se realizará también por medio
electrónico.

 En las Listas de chequeo se registra el resultado de la auditoría realizada a

cada uno de los funcionarios auditados y debe firmarse tanto por el auditado
como por el auditor. En el evento de encontrarse un posible hallazgo, se
registra allí la evidencia que respalda el hallazgo.

NOTA: Las Listas de chequeo una vez son firmadas por el Auditor y
el Auditado, no puede ser conocida sino por el Auditor Líder y sobre
la información allí registrada se tendrá toda la discreción aplicada a
los documentos identificados como clasificados, incluidos en el
Índice de Información Clasificada y reservada.

 En el evento que el auditado no firme la lista de chequeo, se deja registro

de la situación en la Lista de Chequeo y firma el Auditor.

 El equipo de auditoría debe reunirse con la frecuencia que sea necesaria

para revisar los hallazgos de auditoría, a intervalos adecuados durante la
auditoría.

 Los hallazgos de la auditoría interna pueden clasificarse en fortalezas,

oportunidades de mejora, no conformidades y/o salidas no conformes.
 En el evento de existir diferencias de concepto respecto de la clasificación
de los hallazgos, entre el Auditor Líder y otro miembro del Equipo Auditor,
se presenta a consideración del Auditor Líder Principal, si estuviera
designado, o de otro Auditor Líder asignado por el Jefe de la Oficina de
Planeación, quien emitirá un concepto; si aún se mantiene la diferencia,
quedará a consideración del Representante de la Dirección la decisión. Los
Auditores designados para dirimir alguna diferencia, no podrán ser
funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación.

 En el evento de existir diferencias de concepto respecto de los hallazgos de

la auditoría, entre el Auditor Líder y el Auditor Líder Principal, quedará a
consideración del Representante de la Dirección la decisión.

 En la reunión de cierre, la cual debe quedar documentada en la proforma

Acta de reunión (E-PI-PLA-006), el auditor líder presenta al Líder del
proceso los hallazgos y aclara las inquietudes sobre los hallazgos y
evidencias encontradas:

o Fortalezas encontradas en desarrollo de la auditoría y que sería

importante que el proceso conservara.

o Oportunidades de Mejora para aumentar la capacidad y optimizar

el desempeño del proceso.

o No Conformidades y/o Salidas No Conformes encontradas,

junto con las evidencias que soportan dichos hallazgos; deben ser
subsanados a través de correcciones y/o acciones correctivas.

 En el evento de existir diferencias de concepto respecto de los hallazgos,

entre el Líder del proceso y el Auditor Líder, se presentará al Representante
de la Dirección y de continuar con la diferencia se dejará registro de tal
situación en el Informe de Auditoría respectivo.

 En el evento que el Líder del proceso no pueda recibir la auditoría y estar

presente en la reunión de cierre, designará un funcionario que lo reemplace.
Esta situación debe ser informada previamente, por correo electrónico, al
Auditor Líder Principal, con copia al Representante de la Dirección

 Se entiende que, el funcionario designado, es un representante del Líder del

proceso y, por tanto, con él se realizan las actividades programadas.

 En el evento en que el Líder del proceso no designe funcionario y no pueda

recibir al Auditor, se entenderán aceptados los hallazgos evidenciados.

 Finalizada la reunión de cierre con el Líder del proceso, el Auditor Líder

remite al Auditor Líder Principal, por correo electrónico resumen de
hallazgos.

 El Auditor Líder Principal, realiza reunión general de cierre con Líderes y

facilitadores de proceso y Equipo Auditor.
  Culminada esta Fase, se entenderán aceptados los hallazgos.

 Los entregables de esta segunda fase son:

o Acta de reunión y/o Control de asistencia de la reunión de apertura

de la auditoría del proceso.
o Listas de Chequeo (E-PI-PLA-057) firmadas por auditores y
auditados.
o Acta de reunión de cierre firmada por el Auditor Líder y Líder de
proceso con los hallazgos encontrados en las auditorías.
o Papeles de trabajo.
o Lista asistencia a reunión general de cierre y documento resumen.

4.5.3. Tercera Fase – Informe de auditoría y cierre de hallazgos

 Una vez realizada la reunión general de cierre y si no existieran diferencias,

el Equipo Auditor cuenta con dos (2) días hábiles para preparar el
Informe de Auditoría Interna por proceso (E-PI-PLA-060), debe ser remitido
por correo electrónico por el Auditor Líder al Auditor Líder Principal y/o al
Jefe Oficina Asesora de Planeación y enviado en forma física firmado por el
Auditor Líder.

 Con base en los informes de auditoría interna por proceso se elabora el

Informe de Auditoría Interna (E-PI-PLA-055).

 Los informes de auditoría deben estar soportados por evidencias

competentes y debidamente documentadas y referenciadas en los papeles
de trabajo.

 Después de registrarse en el aplicativo del SGI los hallazgos de la auditoría

(Oportunidades de mejora y No conformidades), el proceso contará con
cinco (5) días hábiles para remitir a la Oficina Asesora de Planeación, las
actividades de los planes de acción en la proforma interna E-PI-PLA-049
Plantilla Plan de Mejoramiento teniendo en cuenta la información requerida
(análisis de Causas, objetivo del Plan de Acción y objetivo de mejoramiento,
actividades, responsable(s) de cada actividad, fecha de compromiso de cada
actividad), para evaluar la pertinencia de los mismos.

 En caso, de existir observaciones a los planes, la Oficina Asesora de

Planeación contará con tres (3) días hábiles para remitir comentarios.
Posteriormente, el proceso contará con dos (2) días hábiles para registrar
en el aplicativo del SGI, las actividades que se desarrollarán para atender
los hallazgos de cada proceso.

 En el evento de que el auditor líder respectivo no pueda realizar el cierre de

hallazgos, el auditor líder principal realizará el cierre en proforma Hallazgos
de Auditoría Interna (E-PI-PLA-053).

 El cumplimiento de las actividades definidas para atender los hallazgos de la

auditoría, y la evaluación de la eficacia de las acciones implementadas por
 los procesos, se hará según lo establecido en los procedimientos E-PR-PLA-
009 Mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado.

 Los entregables de esta tercera fase son:

o Informes de Auditoría por proceso y del SGI (E-PI-PLA-060 y E-PI-

PLA-055).
o Cierre de Hallazgos de Auditoría Interna (E-PI-PLA-053)
o Evaluación de Auditores del SGI (E-PI-PLA-056).

4.6. Cumplimiento Política de Gestión Documental

Atendiendo la Política de Gestión Documental de la SFC, todos los documentos

relacionados con las Auditorías deben ser radicados. Esta actividad estará a cargo
de la Oficina Asesora de Planeación.

5. DESARROLLO
No. Actividad Responsable Norma/Política
Elaboran el programa de E-PG-PLA-1
Representante de la
auditoría con base en los Auditorías del
Dirección / Jefe
1 elementos definidos para ello en Sistema de
Oficina Asesora de
las condiciones generales de Gestión
Planeación
este procedimiento. Integrado
Representante de la
Presenta el Programa de
Dirección y/o Jefe
2 Auditorías para aprobación del
Oficina Asesora de
Comité de Calidad.
Planeación.
Revisa y aprueba Programa de
3 Comité de Calidad.
Auditoría.
Representante de la
Comunica el programa de
Dirección / Jefe
4 Auditoría a todos los
Oficina Asesora de
funcionarios de la SFC.
Planeación.
Actualiza y revisa de manera
semestral el Registro de
Auditores del Sistema de Gestión
Integrado de la SFC y con base
Representante de la
en Programa de auditoría, E-PI-PLA-59
Dirección / Jefe
5 selecciona el posible grupo de Registro de
Oficina Asesora de
auditores teniendo en cuenta los Auditores del SGI
Planeación.
criterios para el desarrollo de la
auditoría y los presenta a
consideración del
Superintendente Financiero.
Envía comunicación designando
a los auditores e informado a los Superintendente
6
jefes inmediatos, que deberán Financiero.
coordinar lo necesario para
 permitir su participación en la
realización de las auditorías.
Elabora plan general de auditoría
Auditor Líder
y lo presenta a consideración del E-PI-PLA-54 Plan
Principal / Jefe de la
7 Jefe de la Oficina Asesora de de auditoria
Oficina Asesora de
Planeación / Representante de la interna -SGI
Planeación.
Dirección.
Auditor Líder
Realiza reunión con Auditores Principal / Jefe de la
8
Internos designados. Oficina Asesora de
Planeación.
E-PI-PLA-54 Plan
Jefe Oficina Asesora
9 Divulga Plan de Auditoría. de auditoria
de Planeación.
interna -SGI
Primera Fase: Preparación de
la auditoría
10 Equipo Auditor
Revisa información del SGI y del
proceso asignado.
11 Asigna tareas al equipo auditor. Auditor Líder.
E-PI-PLA-57 Lista
de chequeo
Elabora el Plan de Auditoría,
auditoria interna-
específico para el proceso Auditor Líder /
12 SGI
asignado, y las Listas de Equipo auditor.
E-PI-PLA-54 Plan
Chequeo.
de auditoria
interna -SGI
Remite listas de chequeo al
Auditor Líder Principal y/o al
13 Auditor Líder.
coordinador del proceso en la
Oficina Asesora de Planeación.
Auditor Líder
Principal y/o
Informa al auditor Líder ajustes coordinador del
14
si aplica. proceso en la Oficina
Asesora de
Planeación.
Envía Plan de Auditoría al Líder
del respectivo proceso con copia E-PI-PLA-54 Plan
15 a los jefes de las dependencias Auditor Líder. de auditoria
auditadas y al Auditor Líder interna -SGI
Principal.
Realiza reunión general de
apertura, presentación del Representante de la
equipo auditor a los Líderes de Dirección / Jefe
16
los procesos; informa objetivo Oficina Asesora de
de la auditoría, confirma los Planeación.
canales de comunicación y
 realiza aclaraciones con los
auditados.
Segunda Fase - Desarrollo de
la auditoria
Auditor Líder. E-PI-PLA-6 Acta
17 Realiza reunión de apertura, con
de Reunión
Líder de proceso; informa
objetivo de la auditoría, confirma
los canales de comunicación.
E-PI-PLA-57 Lista
Realiza auditoria; diligencia y Auditor Líder / de chequeo
18
firma listas de chequeo. Equipo auditor. auditoria interna-
SGI
Analiza con el equipo auditor los
resultados de la auditoría para
E-PI-PLA-53
precisar y clasificar hallazgos. Auditor Líder /
19 Hallazgos de
Presenta hallazgos a Equipo auditor.
Auditoría Interna
consideración del Auditor Líder
Principal.
Revisa hallazgos de auditoría y, E-PI-PLA-53
Auditor Líder
20 de considerarlo pertinente, Hallazgos de
Principal.
presenta observaciones. Auditoría Interna
Realiza auditoria y reunión de
E-PI-PLA-6 Acta
cierre con el Líder del proceso
de Reunión
para presentar los hallazgos.
21 Auditor Líder. E-PI-PLA-53
Registra en el acta de reunión
Hallazgos de
las conclusiones respecto de los
Auditoría Interna
hallazgos.
Auditor Líder
Principal / Equipo de E-PI-PLA-39
Realiza reunión general de
22 auditores / Líderes y Control de
cierre.
Facilitadores de asistencia
proceso.
Tercera Fase – Informe de
auditoría y cierre de
hallazgos
E-PI-PLA-60
Informe de
23 Elabora Informe de Auditoría Auditor Líder.
Auditoría Interna
Interna por proceso y lo remite
a Proceso
(por correo y en físico) a Auditor
Líder Principal y/o Jefe Oficina
Asesora de Planeación.
Consolida informe de auditoría y
organiza el anexo por E-PI-PLA-55
Auditor Líder
24 proceso/sistema y lo remite al Informe auditoría
Principal.
Jefe Oficina Asesora de interna
Planeación.
Publica y divulga Informe de Oficina Asesora de
25
Auditoría. Planeación.
 Registra en el aplicativo de SGI
Oficina Asesora de
26 Módulo de Mejoramiento, los
Planeación.
hallazgos de auditoría.
Diligencia proforma interna E-PI-
Líder de E-PI-PLA-49
PLA-049 Plantilla Plan de
27 proceso/Facilitador Plantilla Plan de
Mejoramiento y presenta a
del proceso. Mejoramiento
consideración los planes.
Valora la pertinencia de las
acciones definidas por los
E-PI-PLA-49
procesos, para atener los Oficina Asesora de
28 Plantilla Plan de
hallazgos de la auditoría; de Planeación.
Mejoramiento
requerirse, solicita ajuste a los
Líderes de proceso.
Registra las actividades en el
Líder de
Módulo de Mejoramiento del
29 proceso/Facilitador
aplicativo del SGI, según la
del proceso.
clasificación del hallazgo.
Presenta a Comité resultado de Representante de la
la auditoría y simultáneamente dirección / Jefe
30
realiza la revisión por la Oficina Asesora de
dirección, si s el caso. Planeación.
E-PI-PLA-56
Realiza evaluación de auditores
31 Auditores Líderes. Evaluación de
y la remite para firma.
Auditores- SGI
Registra hallazgos en la
proforma y de acuerdo a las
actividades definidas por cada E-PI-PLA-53
32 proceso en el módulo de Auditor Líder. Hallazgos de
mejoramiento del aplicativo del Auditoría Interna
SGI realiza el cierre de
Hallazgos.
Organiza ENTREGABLES de cada
33 una de las Fases y los pasa al Auditor Líder. Entregables de
Auditor Líder Principal. las tres (3) fases.
Evalúa a los Auditores Líderes y
hace entrega en la Oficina
Auditor Líder
34 Asesora de Planeación de todos Entregables de
Principal.
los documentos que soportan la las tres (3) fases.
auditoría.
Evalúa al auditor Líder Principal
y envía la evaluación de
auditores, por correo electrónico E-PI-PLA-56
Jefe Oficina Asesora
35 a los respectivos jefes Evaluación de
de Planeación.
inmediatos, para que se tenga Auditores- SGI
en cuenta en la evaluación del
desempeño del funcionario.
36 FIN.
 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Fecha Cambios
. Se ajusta la redacción de la última condición
general e incluyendo en la misma que se realiza la
Revisión por la Dirección en el comité de Calidad
en el que se presenta el informe de la auditoría
interna.
1 13/Oct/2015
. Se cambia el orden del paso 22 por el paso 23 y
se aclara su redacción.
. En el paso 24 se incluye en el Comité de Calidad
que se presenta el informe de la auditoría, la
Revisión por la dirección.
Se ha modificado la condición general referente al
nombramiento del auditor Líder principal, el cual
2 06/Nov/2015
puede ser designado por el Líder del proceso de
Planeación y/o Representante de la Dirección.
3 11/Abr/2017 Se ajusta todo el procedimiento
Se ajusta la evaluación de los auditores lideres
(realizada por el auditor líder principal) para
después de realizado el cierre de hallazgos por los
4 20/Jun/2017
auditores líderes.
Se especifica el código de la proforma del Informe
de Auditoría Interna por proceso
Se incluye la realización de la Reunión general de
cierre.
Se reorganiza la presentación del informe al
5 12/Jul/2017 Comité de Calidad
Se incluye la actividad de valoración de las
actividades definidas por l proceso para atender
hallazgos de auditoría.
En la actividad 28, se cambia el responsable de la
actividad.
En el numeral 4.5.3, se definen tiempos para
6 04/Ago/2017 envío de documento preliminar con las actividades
de los planes de acción a la OAP la cual revisará la
pertinencia de los mismo y las generará
comentarios en caso de ser necesario.
Se reemplaza producto y/o servicio no conforme
7 07/May/2018
por salidas no conformes.
Se aclaran la condiciones generales en relación a
8 29/Jun/2018 la presentación de los hallazgos en la segunda
fase de la auditoría.
Se incluye frecuencia de revisión y actualización
9 03/Ago/2018
del registro de auditores.
 Elaboró Revisó Aprobó
Carolina Jose Gabriel Jose Gabriel Sanchez
Nombre: Nombre:
Vargas Lopez Nombre: Sanchez Sousa
Auxiliar Sousa Jefe de Oficina 0137-
Cargo:
Cargo: Administrativo Jefe de 18
4044-09 Cargo: Oficina Fecha: 03/Ago/2018
Fecha: 03/Ago/2018 0137-18
Fecha: 03/Ago/2018

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