PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MAS PIO”

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7, EVIDENCIA 4

APRENDIZ:
JUAN PABLO LEÓN BARBOSA

INSTRUCTORA:
JOHANA TORO ARANGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROGRAMA DE FORMACIÓN EN GESTIÓN LOGÍSTICA
FICHA DE CARACTERIZACIÓN NO. 1749878
MARZO 2019
 INTRODUCCIÓN

Con el presente trabajo quiero dar a conocer las diferentes dificultades dentro de
una empresa y poder buscarle una solución para mejorar su funcionamiento.
Saber qué áreas debeos manejar y como es su organización para que todo
marche de modo correcto y no tener inconvenientes con los clientes internos ni
externos, dar a conocer que todo personal que labore dentro de la empresa debe
estar calificado para hacer parte de cualquier área donde sea requerido y que los
empleados deben adaptarse fácilmente a las políticas de la empresa.

OBJETIVO

Conocer las problemáticas existentes dentro de la empresa y brindar una posible

solución para todo dentro de la empresa funcione de manera correcta.
Propuesta para el mejoramiento de los procesos logísticos de la empresa
“Pio Pio y más Pio”

Diagnóstico de Solución a problemas Recomendación de

problemas tecnologías de
información
Es notorio como cada Implementar:
área de la compañía • Skype
maneja sus funciones de empresarial.
manera individual y de • Programaciones y
acuerdo a sus criterios, bitácoras
sin contar con las demás realizadas en
áreas pertinentes. Para Word.
dar solución a esta • Listas de chequeo
situación se hace realizadas en
necesario que cada área Excel para
Falta de comunicación comunique verificar
entre las áreas de la constantemente a las cumplimiento de
compañía a la hora de demás cada actividad y procesos y evitar
realizar los procesos. situación presentada olvidos.
dentro de la empresa, lo • Contar con una
que facilitara el flujo de red y un servidor
información y la donde estén
comunicación en cada alojados los
proceso de la cadena formatos y
logística y de suministro. programaciones
diarias para que
cada área de la
compañía las
pueda tener al
alcance en
cualquier
momento.
• Contar con
impresoras
adecuadas para
imprimir pedidos.
Se observa como los Implementar:
funcionarios se limitar a • Publicación de
realizar sus funciones y funciones de cada
gran parte de las veces área en la red e
de manera incorrecta, impresión de las
evadiendo sus mismas.
responsabilidades, nadie
tiene sentido de
 pertenencia por lo que • Capacitaciones a
Falta de compromiso hace y no ve más allá de través de Video
por parte de los lo que esta sucediendo Beam.
funcionarios en la compañía gracias a • Capacitaciones
los incumplimientos. Se por
hace necesario capacitar videoconferencias
al personal, aclararles a través de Skype
sus funciones y empresarial
sensibilizar la • Lista de chequeo
importancia que tiene el de procesos
que cada quien se completados en
apersone de sus Excel.
funciones de manera
adecuada y ayude a los
demás en lo posible para
lograr un buen equipo de
trabajo y así lograr los
objetivos propuestos.
Se despachan pedidos Implementar:
para locales comerciales • Software ERP que
de diferentes actividades contiene un
económicas en el mismo módulo de tráfico
vehículo, a un cliente se que le permitirá
le llega dos veces al día controlar los
en diferente vehículo, se pedidos de los
despacha un pedido en clientes y los
diferentes vehículos. partes de carga.
Para dar solución a este Podrá trabajar con
tipo de situaciones se un plannig
debe establecer un multiempresa para
Desorganización en las rutero único en el cual se gestionar las
rutas de distribución. clasifiquen los cargas y los
supermercados y tiendas vehículos
por sector y así miso la disponibles. Podrá
selección de camiones enviar SMS,
para estas rutas en gestionar las
horarios y días incidencias de
específicos, además pedidos y/o
seleccionar camiones transporte con la
para cada tipo de local posibilidad de
comercial según su realizar filtros por
actividad económica, de origen o destino
este modo se entregarán de carga, fecha
los pedidos a tiempo en y/o vehículo.
las fechas programadas Además, podrá
por los clientes. obtener
 estadísticas de
control de gas- oil.
• Programaciones
en Excel de
entregas con
información de
clientes.
Se observa que los Implementar:
inventarios se mantienen • Software ERP,
desactualizados y de pues este cuenta
este modo no se logra con un módulo de
cumplir con lo que se almacenaje para
ofrece a los clientes. Es la gestión de
Inventarios poco importante contar con un inventarios.
confiables inventario actualizado • Microsoft Access
constantemente así se ya que es una
tendrá datos exactos de herramienta que
la existencia de permite
productos para dar administrar y
cumplimiento a la gestionar bases
demanda. de datos, es ideal
para manejar
inventarios.
• Imprimir reportes
actualizados.
Se producen errores en Implementar:
la entrega de pedidos; en • Correo electrónico
los tipos, cantidades y y mensajería de
pesaje de productos, voz y texto en
esto debido a un mal WhatsApp para
almacenaje o digitación tomar pedidos, ya
Programación errada errónea. Se debe que así sería más
de despachos procurar tener un margen fácil verificarlos.
de error mínimo para la • Imprimir ordenes
entrega correcta de los de pedidos.
pedidos para adquirir • Hacer seguimiento
clientes satisfechos, ya a los despachos
que son los clientes los en los vehículos
que están respaldando la con lista de
existencia de la empresa chequeo.
en el mercado
 PUNTOS CRÍTICOS

En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe

centrar la atención para su mejoramiento.

➢ Comunicación deficiente: los empleados no funcionan como equipo de

trabajo y no se apoyan, por ende, cada área comete errores y evade
responsabilidades. Unos procesos dependen de otros y la poca
comunicación afecta el buen desarrollo de las actividades; esto sucede
debido a la falta de culturización por parte de la compañía hacia los
trabajadores y quizás no se dan a conocer los valores y políticas de la
corporación desde un principio a los empleados.

➢ Falta de capacitación al personal: es indispensable que el personal de la

empresa sea competitivo, que no solo conozca las funciones propias de su
cargo sino que también tenga conocimientos básicos sobre los procesos de
las otras áreas que conforman la compañía, por eso es importante hacer
una rotación del personal en diferentes áreas ya que con esto todos los
empleados se familiarizarán con las funciones de las diferentes áreas y no
se enfrascarán en una sola tarea, otro punto importante es que cada quien
tenga un manual de funciones para que tomen más compromiso de sus
responsabilidades. También es necesario para el buen desempeño de los
procesos capacitar al personal sobre el manejo adecuado de tecnologías de
información y comunicación y el manejo del software ya que de esto
dependerá el éxito de la implementación de los mismos en las operaciones.

➢ Proceso sin documentar: los diferentes procesos no están documentados:

lo cual ocasiona que se trabaje día a día generando errores frecuentes y
repetitivos en cuanto a la operación y al servicio.

➢ Programación defectuosa: no se revisan y estudian los tiempos de

entrega y se enruta mal, y así es como ocurre la perdida de los clientes por
el descontento que ocasiona el incumplimiento en los pedidos.
 CARGOS INVOLUCRADOS

✓ Telemercaderista: Milena – Se encarga de tomar los pedidos de T a T,

mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.

✓ Telemercaderista: Erika – Es quien toma los pedidos de los

supermercados, es una de las personas que mas tiene experiencia en
su puesto de trabajo y que conoce los demás procesos.

✓ Auxiliar de facturación caja: Carla – Es la persona encargada de

revisar los documentos que deben entregar los auxiliares de servicio
como facturas, ruteros, notas créditos.

✓ Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el

sistema a primera hora un inventario de todas las referencias y de
revisar que las bodegas del producto manejado como congelado y
refrigerado estén de acuerdo al Kardex que arroja el sistema.

✓ Encargado canastillas: Juan – Proporciona las canastillas tanto a la

planta como a la distribución.

✓ Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y

reclamos de los clientes.

✓ Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para la

facturación.

✓ Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la

programación de rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

✓ Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para

el alistamiento de los productos y la organización de los cuartos fríos.

✓ Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el

supervisor logístico.

✓ Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los

elementos de ingresos y costos de la compañía.
 ✓ Supervisor de ventas: Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el
equipo de trabajo de ventas y de que todas las vetas se realicen
exitosamente.

PROVEEDORES: la compañía “pollos pio pio y más pio” produce y distribuye a

sus clientes, es decir es ella misma quien provee el pollo a los establecimientos
comerciales sin necesidad de adquirir los productos de intermediarios.
Se hace necesario que el gerente general de la compañía preste mayor
importancia a la reestructuración de os siguientes procesos que es donde se
hacen mas evidentes las debilidades apoyándose en tecnologías de información y
comunicación y software especializado:

Gestión de producción:
• Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere.

Gestión de almacenes y stock:

• Almacenaje – Control inventarios.

Gestión de servicio al cliente:

• Auditoria de rutas, seguimiento al servicio.
 CONCLUSIÓN

Encontrar soluciones veraces para contrarrestar las problemáticas que afronta la

empresa, se pudo analizar que la falta y comunicación es gran causante de
desorganización entre área.
Pudimos observar que dando prioridad a cada una de las soluciones la empresa
puede volver a tomar el rumbo sin necesidad de hacer recorte de personal porque
este motivo atrasaría aun mas os procesos.