FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN

DOCUMENTAL

FECHA: MARZO 06 DE 2011

ACTIVIDAD: SEMANA 5, 6 Y 7

TEMA: ORDENACION DE SERIES, SUBSERIES Y EXPEDIENTES

ALCALDIA MUNICIPIO LA FRAGUA

VISIÓN

En el año 2012 el Municipio de La Fragua, es modelo de desarrollo humano Regional

sostenible con una mayor legitimidad en los procesos sociales, económicos y
administrativos, optimizando el talento humano, el patrimonio ambiental y cultural para
alcanzar un progreso compartido y solidario el cual tenga como prioridad los principios
y valores humanos, inclusión con equidad, reactivación económica, competitividad,
seguridad, participación ciudadana; en armonía con el medio ambiente, con una
institución fortalecida, eficaz y transparente en función del mejoramiento de la calidad
de vida de la población y las futuras generaciones.

MISIÓN

El Municipio de La Fragua, tiene como responsabilidad emprender un proceso de

desarrollo sostenible, que mejore la calidad de vida de cada uno de sus habitantes a
través de la recuperación del tejido social; propiciando espacios de formación del
talento humano en función de afianzar prácticas democráticas, pluralistas, tolerantes
y cultivadores de la diferencia; el respeto y desarrollo cultural y ambiental así como la
seguridad, la Paz y la convivencia en un ambiente de transparencia, equidad y
compromiso social.

OBJETIVOS

Servir a la Comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de

los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la
participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica,
política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional,
mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un
orden justo.”
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ALCALDIA MUNICIPIO
CONCEJO
LA FRAGUA
ESTRUCTURA ORGANICA

PERSONERIA
DESPACHO DEL ALCALDE

CONTROL ASESOR
INTERNO JURIDICO

SECRETARIA DE SECRETARIA DE SECRETARIA DE SECRETARIA

GOBIERNO PLANEACION BIENESTAR SOCIAL FINANCIERA
Y CONVIVENCIA VIVIENDA Y
CIUDADANA DESARROLLO

INSPECION DE COMISARIA INSPECCIION DESRARROLLO CULTURA Y

POLICIA DE FAMILIA DE UMATA COMUNITARIO SISBEN SALUD EDUCACION RECREACION
TRANSITO PRESUPUESTO RECAUDO CONTABILIDAD
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Fondo Documental: Alcaldía Municipio La Fragua

Secciones Subsecciones
Despacho Alcalde  Oficina Jurídica
 Control Interno
Secretaría de Gobierno y Convivencia  Inspección de Policía y Transito
Ciudadana  Comisaría de Familia
 Archivo
 Centro Micro empresarial
Secretaría Financiera  Tesorería
 Contabilidad
Secretaría de Planeación, Vivienda y Desarrollo  Umata
 Sisben
Secretaría de Salud, Educación y Cultura y  Biblioteca
Turismo  Hogar Vida del Anciano
Secretaría de Infraestructura y Servicios  Matadero
Públicos

3.- Elegir una Unidad Administrativa y precisar sus funciones:

FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, SECRETARIA DE GOBIERNO Y

CONVIVENCIA CIUDADANA DE LA ALCALDIA MUNICIPIO LA FRAGUA

 Liderar la formulación, ejecución, seguimiento y control de los planes, programas y

proyectos de los sectores a su cargo.

 Generar condiciones y espacios para la preservación y control del orden público, la

convivencia y la seguridad ciudadana.

 Propiciar la construcción de cultura ciudadana basada en la convivencia pacífica, la

participación ciudadana.

 Coordinar las acciones de prevención y atención de desastres.

 Efectuar el control de: precios pesas y medidas, espacio público, establecimientos de

comercio, rifas juegos y apuestas, prestación de servicios públicos a cargo de terceros
y el cumplimiento de las normas sobre conservación y preservación del medio
ambiente.

 Reglamentar, dirigir y controlar el tránsito y el transporte en la jurisdicción del

municipio.

 Programar y ejecutar las políticas de la administración de personal, con el fin de

atender con eficacia la prestación de los servicios a la comunidad.

 Coordinar el mantenimiento, buen estado y normal funcionamiento de todas las

instalaciones físicas, equipos y muebles de propiedad del Municipio.

 Ejercer el debido control y seguimiento laboral del personal de la administración

municipal.

 Coordinar las disposiciones que sean necesarias para la mejor aplicación y

cumplimiento de las normas de policía.
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 Desarrollar los planes y operativos correspondientes, con el fin de brindar
tranquilidad a la ciudadanía.

 Vigilar y controlar en coordinación con la policía, lo relacionado al control de los

lugares donde se ejerce el lenocinio.

 Coordinar las actividades tendientes a la guarda del orden público.

 Atender todo lo relacionado con invasiones a bienes de uso público.

 Elaborar y ejecutar los decretos, resoluciones y órdenes necesarias para el eficaz

cumplimiento de los reglamentos de policía, como también las demás providencias que
dicta el Alcalde.

 Velar por el cumplimiento del horario de trabajo y desempeño de las funciones de los
empleados públicos.

 Implementar, coordinar y desarrollar lo concerniente a la carrera administrativa para

el personal vinculado a la administración.

 Iniciar y adelantar procesos disciplinarios en contra de los funcionarios que

incumplan el desempeño de sus funciones.

 Tramitar y conceptuar, las liquidaciones de las diferentes prestaciones sociales a que

tengan derecho los empleados y trabajadores oficiales, de acuerdo a las normas legales
vigentes.

 Organizar, dirigir y controlar el servicio de archivo general del Municipio.

 Atender las quejas y reclamos presentados por la ciudadanía.

 Conocer y fallar las contravenciones que por ley sean de su competencia.

 Recibir y dar trámite a las querellas de policía.

 Velar por el cumplimiento de las normas de tránsito vigentes.

 Organizar y promover las campañas educativas tendientes a la concientización tanto

de peatones como de motoristas.

 Coordinar y programar las señales de vías públicas del Municipio.

 Tramitar la documentación respectiva en caso de infracciones y accidentes de

tránsito.

 Atender las quejas y reclamos de trámite policivo presentados por la ciudadanía.

 Coordinar el control del tránsito Municipal conjuntamente con el comando de policía.

 Dirigir y controlar los procesos relacionados con el talento humano.

 Elaboración de contratos de obra, consultorías, prestación de servicios y otros,

teniendo en cuenta las leyes y normas para tal fin.
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4.- A partir del numeral anterior, establecer las series y subseries documentales que se originan.

SECRETARÍA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA CIUDADANA

SERIES SUBSERIES
Actas  Comité Archivo Municipal
 Comité Clopad
 Comité Desplazados
 Comité Orden Público
 Comité de Seguridad

Comunicaciones oficiales  Despachadas

 Recibidas
Contratos  Contratos Alquiler Bien Inmueble
 Contratos de Consultoría
 Contratos de Compraventa
 Contratos de Interés Publico
 Contratos de Obras públicas
 Contratos de prestación de
servicios profesionales
 Contratos de prestación de
Servicios

Permisos  Cierre de vías

 Eventos públicos
 Ventas Ambulantes
Proyectos  Proyecto infancia y adolescencia
(Todos registrados e identificados,
todos protegidos y todos
participando en espacios sociales)
 Proyecto Defensa y Seguridad
Ciudadana (Resolución pacífica
de conflictos y vías seguras).
 Proyecto Grupos Vulnerables
 Proyecto Generación de Ingresos
(apoyo y fortalecimiento de
pequeñas y medianas Empresas y
promoción y capacitación para el
empleo).
 Proyecto Atención de Desastres
(educación para la prevención de
desastres y educación para la
atención de desastres)

Resoluciones  Cierre de Establecimientos

 sanciones

5.- Elegir una Serie o Subserie Documental con unidades documentales simples y una
Serie Subserie documental con unidades documentales complejas.
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Serie y Subserie con unidad Documental Simple

Fondo Documental: Alcaldía Municipio la Fragua

Sección: Secretaria de Gobierno y Convivencia Subsección:

Ciudadana
Serie: permisos Subserie: eventos públicos
Unidad Documental: Evento público
Tipos Documentales
 Permisos

Serie y Subserie con unidad Documental compleja

Fondo Documental: Alcaldía Municipio la Fragua

Sección: Secretaria de Gobierno y Convivencia Subsección:

Ciudadana
Serie: Contratos Subserie: Contratos de Prestación de Servicios
Unidad Documental: Contrato de prestación de Servicios
Tipos Documentales:
 Solicitud CDP
 CDP
 Resolución
 Estudios Previos
 Invitación a participar
 Propuesta
 Hoja de Vida Con anexos
 Contrato
 Solicitud RP
 RP
 Póliza de Cumplimiento
 Aprobación Póliza
 Notificación al Interventor
 Acta de inicio
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6.- Elaborar el Diagrama de flujo del procedimiento al que corresponde la Serie o Subserie Documental con unidades documentales complejas.

DEPENDENCIA PLANEACION HACIENDA CONTRATACION JURIDICA REPRESENTANTE LEGAL SUPERVISOR

INICIO

NO

SOLICITUD REGISTRO BANCO DE REGISTRO BANCO DE

PROYECTOS PROYECTOS

SI NO

SOLICITUD CDP
CDP

SI
NO

TRAMITE SOPORTE
ESTUDIOS CONTRATO LEGAL
PREVIOS
NO NO
ACTA DE
FIRMA INICIO
SI SI

SI
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7- Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada una de las series o subseries elegidas.

SERIE: Permisos

SUBSERIE: Eventos públicos

El sistema de ordenamiento a emplear en esta serie y subserie es el ALFABETICO-TEMATICO.

SERIE: Contratos

SUBSERIE: Contratos de prestación de servicios

El sistema de ordenamiento a emplear en esta serie y subserie es MIXTO- ALFANUMERICO. Los contratos de prestación de servicios se archivan primero teniendo
en cuenta el año de celebración del contrato y posteriormente el nombre del CONTRATANTE, así: 2011 – VARELA GAVIRIA, Sebastián.

8- Conformar el archivo principal de cada serie o subserie con 10 unidades de conservación, según el sistema de ordenamiento empleado, para ello se deben emplear en
sus respectivas posiciones:

- Guias auxiliares (si se requiere)

- Guías principales
- Subguías (si se requiere)
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 SERIE: PERMISOS, SUBSERIE: EVENTOS PUBLICOS

GUIA AUXILIAR: P

GUIA PRINCIPAL: PERMISO

SUBGUIA: PERMISOS EVENTOS PUBLICOS

PERMISOS BASAR COLEGIOS

PERMISOS CABALGATAS

PERMISOS CIERRE DE VIAS

PERMISOS DESFILES

PERMISOS EVENTOS SOCIALES

PERMISOS FESTIVALES VEREDALES

PERMISOS MANIFESTACIONES POLITICAS

PERMISOS VERBENAS POPULARES

PERMISOS VENTAS AMBULANTES

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 SERIE: CONTRATOS
 SUBSERIE; CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

GUIA AUXILIAR: C

GUIA PRINCIPAL: CONTRATOS

SUBGUIA: CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

2010 – CASTRO RODRIGUEZ, Daniel

2010 – DAVALOS CIFUENTES, Nelson Agustín

2011 – ALVAREZ SANCHEZ, Fernando Andrés

2011 – RAMIREZ ZAPATA, Aura Angélica

2011 _ RIOS GARCIA, YULI TATIANA

2011_ RUIZ NARVAEZ, ANGIE LIZET

2011 _ SOTTO SANCHEZ, LUCELLY

2011_ TORO LUNA, ALBA NELLY

2011 _ URIBE GARCIA, DIANA

2011 _ VALENCIA MOLINA, NELEYDA

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9- Elegir el sistema a emplear para cada unidad de conservación y establecer el orden en que debe ir cada documento al interior de la misma.

La unidad de conservación a emplear para estas series y subseries es el archivador, y el orden en que deben ir al interior del mismo es el indicado en el punto anterior.