FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

La iniciación de proyectos, la determinación de la factibilidad del

proyecto, la calendarización del proyecto y la administración de las
actividades y de los miembros del equipo para lograr la productividad, son
capacidades muy importantes que debe dominar el analista de sistemas. Por lo
tanto son fundamentales en el proyecto.

Un proyecto de sistema comienza con problemas y oportunidades de

mejora dentro de la organización, eso implica que la organización se va
adaptando a los nuevos cambios.

Una vez que es sugerido un proyecto, el analista trabaja rápidamente

con los tomadores de decisiones, para determinar si es factible. Si es
aprobado un proyecto se hará un estudio de sistema completo. Las actividades
del proyecto son calendarizadas mediante el uso de herramientas tales como
gráficas de Gantt y PERT, para que el proyecto pueda ser realizado a tiempo.

El manejo efectivo de la calendarización asegura una productividad a

los miembros del equipo.
 INICIO DEL PROYECTO

I. Cómo comienzan los proyectos de sistemas.

Las aplicaciones se originan en todas las áreas de negocio con

diferentes problemas.

1.1 Razones para iniciar un proyecto.

Los usuarios solicitan proyectos de sistemas de información por

diferentes razones. A veces es para solucionar un problema, como la
reducción de costos, realizar ciertas tareas o mejorar el control del trabajo
que se lleva a cabo.

Algunas de las razones son:

 Mayor velocidad
 Mayor exactitud y mejor consistencia
 Consulta más rápida de la información
 Integración de la áreas del negocio
 Reducción de costos
 Mayor seguridad
 Mayor velocidad

La razón fundamental por que se busca el desarrollo de proyectos de

sistemas es la velocidad, ya que las computadoras procesan los datos muy
rápidamente.

Si se requiere un proceso rápido, el sistema automatizado es lo más útil,

siempre que se diseñe y se utilice en forma apropiada y efectiva.

Por ejemplo: El uso de cajeros para mejorar la velocidad.

 Mayor exactitud y mejor consistencia.

En ocasiones se solicitan los proyectos de sistemas de información para

mejorar la exactitud de los datos procesados o para asegurar que siempre se
siga un procesamiento que prescribe como realizar una tarea especifica.

Por ejemplo, un proceso común es el de facturas : Lo que lleva consigo

el cálculo de cada una de ellas, lo que significa una exactitud
matemática.
 Consulta mas rápida de la información.

Esta razón nos ayuda a la cantidad de información. Por ejemplo las

empresas almacenan grandes cantidades de datos sobre sus operaciones,
empleados, clientes, proveedores y finanzas. Existen dos aspectos : donde
almacenar los datos y cómo consultarlos cuando se necesitan lo que se vuelve
más complejo cuando existen varias formas de consultar por algún dato en
particular.

Por ejemplo : La información sobre el suministro y uso de al materia prima es

de vital importancia para las compañías manufactureras. Cada
parte utilizada en la manufactura de una máquina de escribir por
empleo, tiene un número de parte que lo identifica y es único, y
una descripción de ese articulo ; además, cada articulo lo
suministran fabricantes específicos y se utilizan en uno o más
productos diferentes. Hay muchos usuarios de los datos, como el
supervisor de producción que maneja la manufactura, el
comprador que adquiere la materia prima o el ingeniero quien
determina el conjunto de piezas necesarias para la fabricar cada
producto. Los usuarios necesitan tener información para
responder a ciertas preguntas, como por ejemplo :

1. ¿Qué materiales suministra la General Steeworks

Inc. ?

2. ¿Quién es el proveedor de motor de bajo ruido de un

caballo de fuerza ?

3. ¿en qué modelos de máquinas de escribir se utiliza

tabulador automático ?

4. ¿Cuantos membretes de identificación de la marca

hay en el almacén ?

5. Qué productos incluye el número de artículo X234 ?

 Todas las preguntas pueden dar una respuesta a una empresa sin
necesidad de tener una computadora, lo que implica buscar en cada registro
hasta encontrar la información que se solicita.

Entonces aparecen los costos de tiempo y espacio de almacenamiento

para cada opción de consulta. Al realizar cada búsqueda a través de un sistema
de información la posibilidad de obtener las respuesta para cualquiera de las
preguntas es más rápida.

 Integración de la áreas de negocio

Los sistemas de información se utilizan para integrar las actividades que

se expanden alrededor de diferentes áreas de la empresa.

En muchas empresas el trabajo hecho en determinada área es

coordinado con el que se lleva a cabo en otra.

Por ejemplo : Los Sistemas de Policía Internacional.

La coordinación en el diseño y producción de un avión. Un
grupo de diseñadores trabaja en las alas otro en la cabina,
otro en la sección de la cola y así sucesivamente, otro grupo
se encargara de la parte eléctrica, comunicación, etc. Y todo
ello necesita materiales diferentes de costos variables, se
necesita de coordinación en toda fase del proyecto, por
ejemplo al ensamblarlo.
 Reducción de costos.

La idea de la reducción de costos es aceptar la ventaja del calculo

automatizado y de las capacidades de recuperación que se puedan incluir.
Donde se realizará el mismo trabajo pero a un tiempo mas pequeño loo que
implica bajar los costos, porque toda la parte tediosa se llevará a cabo en
forma automática y quedará menos que hacer en la parte manual.

Entonces el personal se capacitará y la empresa no tendrá que reducir a

sus empleados, ya que la creación de un sistema automatizado permitirá a
ellos la posibilidad de experimentar sobre aplicaciones nuevas, luego su
trabajo puede llegar a convertirse en algo más interesante si todas aquellas
tareas tediosas se automatizan.

 Mayor seguridad

Esta razón se refiere fundamentalmente a la seguridad de los datos, en

un proceso no automatizado la información esta a la vista de cualquier persona
aunque ella no la necesite, y se repite en todos lados dependiendo quién la
desee. Al tener un ambiente automatizado el acceso a la información es
controlado a través de claves, O sea el acceso a la base de datos es restringido.

Por otro lado los datos son confiables porque al no repetirse la misma
información en diferentes lados permite que no halla errores, por lo tanto
cualquier cambio de un dato modificará automáticamente toda la información
relacionada con él.

Por ejemplo: Si se desea cambiar el costo de un ingrediente, cambiará

inmediatamente aquellos costos que involucren a ese ingrediente en forma
automática.
 RAZONES PARA INICIAR UN PROYECTO.

RAZÓN INFORMACIÓN
MAYOR VELOCIDAD EN EL Utilizar la capacidad de la computadora
PROCESO para calcular, clasificar y consultar datos e
información cuando se desea una mayor
velocidad que la del personal que efectúa
las mismas tareas.
MAYOR EXACTITUD Y MEJOR Llevar a cabo correctamente y en la misma
CONSISTENCIA forma cada vez las etapas de calculo que
incluyen aritmética.
CONSULTA MAS RÁPIDA DE LA .Localizar y consultar información del
INFORMACIÓN almacenamiento. Efectuar rastreos
complejos.
INTEGRACIÓN DE LAS AREAS DE Coordinar las actividades del negocio que
NEGOCIO se realizan en áreas separadas de la empresa
a través de la capitación y distribución de la
información
REDUCCIÓN DE COSTOS Utilizar la capacidad de computo para
procesar datos a un costo menor que con
otros métodos, mientras se mantiene la
exactitud y los niveles de rendimiento.
MAYOR SEGURIDAD Salvaguardar los datos confidenciales e
importantes, de manera que sean accesibles
solamente para aquellas personas que
tengan autorización.

Las solicitudes de proyectos se incluyen por más de una razón. Lo que

no sería una razón valida o justificable es desarrollar un proyecto que porque
parece más avanzado al tener un sistema automatizado.
 Las razones amplias de la sugerencia de un estudio de sistema, se
pueden sintetizar en dos:

1. Para experimentar en problemas que les lleven por sí mismos a

soluciones de sistemas.

2. Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la

actualización, alteración o instalación de nuevos sistemas.

Ambas situaciones pueden darse cuando la organización se adapta y

enfrenta a cambios naturales y evolucionados.

 Problemas dentro de la organización

o A los administradores no les gusta pensar que su

organización tiene problemas (menos hablar de ellos o
compartirlos con externos).

Sin embargo, los buenos administradores se dan cuenta que el

reconocimiento de síntomas de problemas o, en un momento posterior, el
diagnosticar los problemas por ellos mismos y enfrentarlos, es imperativo si el
negocio va a seguir funcionando a su más alto potencial.

Los problemas salen a la superficie de muchas formas diferentes.

Por ejemplo,

El no cumplimiento de objetivos Dificultades

El cumplimiento a medias (demasiados errores) dentro de la
Cambio de comportamiento en los empleados. organización
(interno)
Retroalimentación
¿qué también la organización esta
satisfaciendo sus objetivos?

Quejas o sugerencias de los clientes, proveedores

vendedores Ambiente
Ventas perdidas externo
Ventas bajas

La retroalimentación a partir del

ambiente externo es extremadamente
importante y no debe ser ignorada
Resumen de síntomas y enfoques útiles para la detección de problemas:

Para identificar problemas Busque estos signos específicos

Revise la salida contra los Demasiados errores

criterios de desempeño Trabajo terminado lentamente
Trabajo hecho incorrectamente
Trabajo hecho en forma incompleta.
Trabajo que no se ha realizado del todo

Observe comportamiento de Alto ausentismo

los empleados Alta insatisfacción en el trabajo
Alta rotación de personal

Escuche retroalimentación Quejas

externa: Sugerencias de mejoras
Vendedores Perdida de venta
Clientes Menores ventas.
Proveedores

 Oportunidades de mejora

Las mejoras a los sistemas pueden ser definidas como cambios que
darán como resultado beneficios aumentados y que valen la pena. Como
por ejemplo:
 Mejora de facilidad de interacción con el cliente.
 Mejora de la satisfacción del trabajador con el sistema.
 Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.
 Etc.
1.2 Origen de las solicitudes de proyectos

Existen cuatro orígenes para solicitar un proyecto ya sean estos

aplicaciones totalmente nuevas o cambios de las ya existentes dependiendo del
origen y la razón de la solicitud.

 Gerentes de departamentos
 Altos ejecutivos
 Analistas de Sistemas
 Grupos externos.

 Gerentes de Departamentos.

Los gerentes de departamentos buscan una ayuda dentro de su

departamento. Las actividades de operación diaria necesitan mejoras, ya sea
para solucionar un problema por errores excesivos, por costos o trabajos
inconsistentes o tal ves para mejorar la eficiencia del trabajo.

Las solicitudes de los gerente se enfocan a aspectos específicos,.

El gerente de departamento que solicita un proyecto puede no

considerar la interacción de otros departamentos, aún cuando en la realidad
esa interacción exista, lo que también implica que pueden beneficiar a otros
departamentos.

Veamos el ejemplo:
 Ejecutivos de Alto Nivel.

Los ejecutivos de alto nivel son los presidentes, presidentes de consejos

y vicepresidentes.

Ellos tienen información que por lo general no manejan los gerentes de

departamentos, ellos influyen en los proyectos que ellos solicitan, tienen
amplias responsabilidades.

Las solicitudes de sus proyectos en sus objetivos son más amplios que
los que prepara en gerente de departamento

Los proyectos que incluyen a muchos departamentos son difíciles de

controlar y administrar, no así a los proyectos departamentales y por lo tanto
tienen más probabilidad de éxito.

 Analistas de Sistemas.

Los analistas de sistemas detectan áreas donde los sistemas se deben

desarrollar, mediante una propuesta o a través del gerente. Por ejemplo:

Si el se da cuente que algún sistema de búsqueda de registros es muy

lento, provocando errores y es ineficiente puede elaborar una propuesta.
Dando un conocimiento de la tecnología que hará que el sistema sea más
rápido.

Se debe tener en cuenta que los analistas de sistemas y los

desarrolladores también pueden ser usuarios.
 Grupos Externos.

Por ejemplo la presencia de organismos públicos en las empresas

requiere de los sistemas de información para revisar la retención de impuestos.
Estos organismos públicos muchas veces son ellos quienes determinan el tipo
de formato para la entrega de información.

Estos proyectos tienen la misma importancia que el generado por la

empresa misma.

1.3. Administración de la revisión y selección de proyectos.

Es cierto que en una empresa se generan muchos proyectos y no todos

pueden ser aprobados por diferentes motivos, algunos valen la pena otros no.

Los no aprobados se dejan de lado para un reestudio más adelante.

La decisión de aceptar o rechazar una solicitud depende mayormente de

los miembros de la empresa los que se dividen generalmente en comités. Ellos
son:

 Método de comité directivo

 Método del comité de sistema de información
 Método del comité del grupo de usuarios
1. Método del comité directivo

Un comité directivo consta generalmente de gerentes claves de diversos

departamentos de la empresa, al igual que de miembros del grupo de sistemas
de información. (no dominado por ellos). Donde los miembros pueden ser:

1. Miembros de altas gerencias:

 Vicepresidente ejecutivo
 Vicepresidente de producción

2. Gerencias departamentales:
 Gerente de comercialización al menudeo
 Gerente de crédito

3. Gerentes técnicos:
 Gerente de investigación y desarrollo
 Coordinador de control de calidad

4. Grupo de sistemas de información

 Gerente de procesamiento de datos
 Analistas de sistemas con experiencia.

El comité recibe propuestas y las evalúa, su responsabilidad es tomar

una decisión.
El comité consta de gerentes importantes, quienes tienen tanto la
responsabilidad como la autoridad de decidir cuales proyectos son de principal
interés para la compañía en su conjunto. Porque esto favorece ya que los
proyectos de sistemas son inversiones de negocios.
Los gerentes tienen la información y criterio sobre cada uno de ellos,
porque están involucrados en el trabajo.
Los especialistas de sistemas del comité proporcionan la información
técnica y de desarrollo, útil en la decisión de la administración de proyecto.
Los gerentes son los que seleccionan los proyectos a desarrollar, no los
analista, porque son ellos quienes ven las decisiones en base al costo de
proyectos, al beneficio de la empresa, y a la factibilidad de llevar a cabo el
desarrollo en la empresa.

2. Método del comité de sistemas de información.

En algunas empresas la responsabilidad de revisión de las solicitudes se

asignara al comité de gerentes y analistas de departamentos de sistemas de
información. El comité de sistemas de información aprueba o desaprueba los
proyectos y les asigna prioridades, indicando cuales son más importantes y
deben recibir atención inmediata.

Pero cuando se deben tomar decisiones como compra de equipos o

proyectos de desarrollo a largo plazo para realizar un proyecto, se necesita la
decisión compartida con los ejecutivos de alto nivel.

3. Método del comité del grupo de usuarios.

En este método la responsabilidad de las decisiones de proyectos se

distribuye en los usuario.

Los departamentos, en forma individual o las divisiones, contratan a sus

propios analista y diseñadores, quienes manejan la selección de proyectos y
llevan a cabo un desarrollo. Los departamentos formas sus propios comités de
selección, controlan lo que se ha desarrollado y cuando se pondrá en marcha.

Toda esta realización de sistemas de información por departamentos trae

una desventaja enorme, como también las posibilidades de éxito son pocas.
Criterios para la selección de proyectos:

Hay que considerar la motivación que impulsa la propuesta del

proyecto. Es necesario asegurarse de que el proyecto bajo consideración no
este siendo propuesto simplemente para mejorar la propia reputación política,
o poder de la persona o grupo que lo propone, debido ha que hay mucha
probabilidad de que el proyecto esté concebido inadecuadamente y hasta que
sea mal aceptado.

Por lo tanto los proyectos deben de tener una perspectiva de sistemas,

de tal forma que se considere el impacto del cambio propuesto sobre la
organización completa.

Además de estas consideraciones generales existen cinco criterios

específicos que debe tener para la selección de proyectos.

1. Respaldo de la administración.

El más importante, el respaldo de la administración. No se

puede lograr absolutamente nada sin la aprobación de las
personas que, al final de cuentas, pagarán la cuenta.

2. Temporización adecuada para comprometerse con el proyecto.

Saber si en realidad el negocio será capaz actualmente de

hacer compromiso de tiempo para la instalación de nuevos
sistemas o la mejora de los existentes.

3. Posibilidad del logro de mejoras de los objetivos de la organización.

El proyecto debe poner a la organización hacia su destino y no

desalentarla de sus objetivos finales.
4. Que sea práctico en términos de recursos para los analistas de
sistemas y la organización.

Que sea posible llevar a la práctica, de acuerdo con los

recursos y capacidades propias así como las del negocio.
Algunos proyectos no caerán dentro del campo de experiencia
propia y se debe ser capaz de reconocerlo.

5. Que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que la

organización pueda invertir los recursos.

Se debe llevar a un acuerdo básico con la organización acerca

del valor del proyecto de sistema ante cualquier otro proyecto
posible que esté siendo considerado.
La solicitud del proyecto.

La solicitud de un proyecto es un elemento crítico para iniciar el estudio

de sistemas, aunque esto es diferente entre las empresa, existe una
estandarización sobre que se debe entregar.

En la propuesta se identifica:

 La situación donde se necesita ayuda, con detalles

 Conocer porqué se cree que el proyecto es importante
 La descripción del significado del problema
 Si surgió por un evento o es recurrente
 Nombres de personas que puedan dar más información

Por ejemplo: