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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E
UFCD
COMUNICAÇÃO APLICADAS À GESTÃO DE
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RESERVAS

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Índice

1.Informática aplicada aos sistemas/programas de reservas…………………...…..3

2.Programas/sistemas informáticos de registo de reservas………………….……..7

3.Programas/sistemas informáticos de planeamento de ocupações e de


chegadas................................................................................................................33

Bibliografia……………………………………………………………………………………………...50

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

1.Informática aplicada aos sistemas/programas de reservas

As Novas Tecnologias da Comunicação e da Informação são uma ferramenta


indispensável ao quotidiano de qualquer organização. As áreas da hotelaria e do turismo
não são excepção à regra.

Os actuais sistemas informáticos, baseados nos computadores ditos de nova geração e


apoiados por programação em linguagem de alto nível, estão aptos a satisfazer
satisfatoriamente as necessidades de uma unidade hoteleira.

Deve haver um certo cuidado na escolha e selecção do software, no qual se devem


colocar as seguintes questões:
 Até que ponto o novo equipamento vai interferir na estrutura do negócio?
 Poderá ser implantado com o pessoal existente ou exigirá alterações de quadro?
 Os benefícios finais correspondem ao investimento?
 Tornará o computador mais fácil e mais dinâmica a gestão?
 Haverá mais informação, maior e mais rápida, e permitirá que se tomem decisões
com maior aproveitamento?

Ao seleccionar o modelo adaptável às suas necessidades, é bom ter em conta que um


computador pode crescer com o negócio, mas para isso tem que ser escolhido um
equipamento-base que comporte esse crescimento.

È conveniente ter alguns conhecimentos de informática, área que se divide em dois


sectores distintos:
 Hardware – Equipamento no qual se incluem todos os componentes mecânicos do
sistema
 Software – Programa de gestão que engloba todos os estudos e programas a
utilizar, para fazer funcionar satisfatoriamente o equipamento.

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Este último, por sua vez, é composto por várias peças com individualidade própria, as
quais trabalham em conjunto.

Um equipamento-base é composto pelos seguintes elementos:


 Unidade central de processamento - Esta unidade pode ser micro, mini,
grande ou super. Os computadores do tipo mini são os mais utilizados e os que
melhor servem uma exploração hoteleira média (unidades a partir dos 150
quartos).
 Teclado - Componente semelhante ao de uma máquina de escrever que pode
estar, ou não, acoplado à unidade central de processamento e ao ecrã, dito
monitor, ou apenas ligada a estes, por cabos.
 Ecrã de visualização (Monitor) - Aparelho com formato idêntico a um televisor
através do qual o computador presta informações, sempre que não haja
necessidade de uma resposta escrita.
 Impressora - Unidade que transfere ao papel a informação prestada pelo
computador, sempre que haja necessidade de elementos registados (caso de
mapas, facturas de clientes, etc.).
 Memória RAM - Memória de trabalho que permite o acesso a qualquer outra
memória ou programa instalado no computador para movimentação de
informações. Esta memória não mantém os dados arquivados permanentemente,
pelo que deve ser utilizado um sistema de bateria que mantenha temporariamente
a alimentação, em caso de falta de corrente, o que permitirá guardar os dados
nela acumulados.
 Disco rígido - Unidade que se destina a complementar a capacidade de memória
do computador, aumentando as reservas de informação e evitando que esta se
perca, em caso de falta de energia eléctrica.
 Servidor - Para o serviço de um hotel, com vários locais de acesso á informação,
é necessário e aconselhável montar uma rede com um servidor central, o qual
permite que vários computadores tenham acesso à informação ao mesmo tempo,
pois isso facilita o trabalho e descongestiona o serviço.

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 Back-up - Sistema de protecção á memória, contida no próprio computador, que


evita que ela se perca, em caso de alimentação eléctrica.

Se conhecermos os vários elementos que compõem o hardware de um computador e a


sua sequência de funcionamento, estaremos aptos a analisar, em conjunto, as unidades e
as suas funções, bem como toda a estrutura do tratamento da informação.

Entre os equipamentos informáticos utilizados na Recepção de empreendimentos


turísticos destacam-se os computadores com todos os seus inputs e outputs, a internet, o
e-mail, o GDS (global distribution solutions - uma tecnologia de distribuição hoteleira) e
programas informáticos específicos para a hotelaria.

Os responsáveis pelo desenvolvimento de software específico criaram e continuam a


desenvolver aplicações que facilitam o trabalho da Recepção, em todas as suas
vertentes, que vão desde o registo dos clientes, à codificação de chaves dos aposentos e
ao lançamento automático de consumos.

Actualmente, poucos são os empreendimentos turísticos que não recorrem à informática


para os ajudar nas suas tarefas, sendo que os sistemas informáticos de gestão hoteleira
apoiam o seu trabalho criando soluções para todos os departamentos e à medida das
necessidades específicas de cada um.

No que concerne à gestão de reservas, a programação normal é a seguinte:

 Gestão de reservas:
o Allotments;
o Grupos;
o Individuais;
o Datas;
o Tipo de quartos;
 Preparação de check-in antecipado;
 Check-in;
 Emissão de informações e aviso para as secções;
 Informações de assiduidade (agências, clientes ou empresas);

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 Check-out.

2.Programas/sistemas informáticos de registo de reservas

O Software Newhotel

Newhotel Software é sinónimo de experiência, know-how especializado e inovação


tecnológica bem como a marca reconhecida internacionalmente como das mais
sofisticadas famílias de aplicações informáticas para gestão de Hotéis, Cadeias Hoteleiras e
áreas relacionadas.

Newhotel goza de sólida reputação como um software recomendado para as mais


exigentes e completas instalações hoteleiras do Mundo. Permite perfeita adaptação às
regras de negócio, modelos de gestão, impostos e requisitos de qualquer região ou país.

Características deste sistema:

 Integração

Hotéis, grupos, centrais de reservas, restaurantes, bares, centros de convenções, eventos,


spa, wellness, golf e outros negócios de turismo podem ser geridos de forma separada ou
totalmente integrada pelo software Newhotel, assegurando excelentes níveis de gestão,
controlo e serviço ao cliente.

 Multi-idioma

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Todos os módulos de software Newhotel estão disponíveis em múltiplos idiomas,


permitindo a vários utilizadores operar simultaneamente no mesmo computador ou rede,
cada um utilizando o seu próprio idioma para dialogar com o sistema.

 Multi-moeda

Preços, contratos, relatórios financeiros, vendas e facturação podem ser aplicados em


diferentes moedas dentro de uma mesma instalação. Também suporta o uso de duas
moedas base, prática corrente em vários países.

 Inovação

Durante 25 anos o software Newhotel tem estado na primeira linha da evolução no que
toca a tecnologia aplicada ao mercado hoteleiro. Foi, por exemplo, uma das empresas
pioneiras no mercado internacional a oferecer uma arquitectura integrada completamente
desenvolvida em ambiente Microsoft Windows.

 Canais de Distribuição

Fácil conectividade com os modernos canais de distribuição, tais como Sistemas Centrais
de Reservas (CRS), Sistemas Globais de Distribuição (GDS) e redes proprietárias,
permitindo aos Hotéis receber reservas de várias fontes.

 Internet e CRS

O protocolo TCP/IP da Internet é uma característica base dos sistemas Newhotel,


permitindo um fácil acesso às aplicações tanto locais como remotas.

O módulo web.newhotel permite fazer reservas e obter relatórios estatísticos desde


qualquer parte do Mundo através de um browser de Internet.

Newhotel Software é uma família de aplicações informáticas totalmente integradas para


Hotéis, SPA, Convenções e Eventos, Golf, POS, Stocks, Alimentos e Bebidas e sectores
relacionados.

 Características únicas

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O Newhotel Front-Office não é apenas mais um software de gestão hoteleira. Oferecendo


um vasto número de características únicas e funções avançadas é a escolha recomendada
para os hoteleiros e gestores que sabem do seu negócio. Ao mesmo tempo, a sua
facilidade de uso torna-o igualmente eficaz para hotéis de cidade, boutique hotels e
grandes resorts multi-hotel com milhares de camas.

 Uso Fácil e Intuitivo

O plano de ocupação de quartos (room rack) oferece uma visão gráfica e imediata da
situação do hotel.

Todas as operações básicas da recepção (front-office) podem ser realizadas através do


mesmo ecrã. Com um monitor touch screen, alterar uma reserva ou mover um hóspede
de um quarto para o outro é tão simples como arrastar o dedo pelo ecrã.

 Tarifas, Ofertas, Packages e Yield

Nenhum outro software é mais completo ao permitir definir qualquer estrutura de tarifas
respondendo às situações mais exigentes da cada vez maior criatividade comercial.

Newhotel suporta tarifas em várias moedas, por pessoa, quarto, modalidade de pensão,
matriz e de geração variável de acordo com o yield. As promoções e descontos incluem
condições para early booking normal ou turbo, fim-de-semana, datas especiais, crianças
por número, ordem ou idade, uso individual, cama extra, pacotes e tudo incluído.

 Relatórios Faça Você Mesmo

Além das ferramentas standard de criação de relatórios do Crystal Reports, o Front-Office


Newhotel inclui um gerador de relatórios dirigido ao director do hotel, controller ou
director de marketing que permite desenhar relatórios, estatísticas e orçamentos
totalmente personalizados.

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 Facturas, Antecipadas, Pró-forma, Offshore

Os métodos de facturação satisfazem qualquer tipo de requisitos fiscais e legais. Múltiplas


séries e modelos de facturas podem ser definidos em várias moedas para Directos,
Agências, Empresas e Grupos. Permite gerir facturas Antecipadas, Pró-forma e Offshore.

 Gestão Avançada

Newhotel Front-Office aplica sólidos padrões de gestão hoteleira internacional como o


Uniform System of Accounts for Hotels e faz uso de avançadas técnicas de optimização
como booking position, sales status, yield management, revenue based decision-making e
business intelligence.

Acesso ao Sistema

1. O sistema possui um forte controlo de acessos já que para cada Utilizador é possível
limitá-lo a: Consultar, Inserir, Alterar e/ou Apagar.

2. Para aceder ao sistema o utilizador deve inserir:

Utilizador: Código de até 6 caracteres alfanuméricos (deve respeitar as maiúsculas e as


minúsculas).

Senha: Chave do utilizador.

3. Primir o botão

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JANELA PRINCIPAL DO NEWHOTEL

Menu Principal Barra de Ferramentas

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Barra de Estado

A Barra de Estado está dividida em 7 secções:


1. Mostra o significado do botão seleccionado na ToolBar nesse momento.
2. Utilizador que se encontra a trabalhar nesse momento.
3. Data de trabalho NewHotel.
4. O terminal do utilizador que está a trabalhar, neste caso o nome do computador.
5. Impressora configurada no sistema.
6. Data da versão da aplicação.
7. Versão do sistema

BARRA DE FERRAMENTAS

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CONFIGURAR A BARRA DE FERRAMENTAS

1. O acesso a esta opção é feito através de Utilitários – Toolbar


2. A Barra de Ferramentas admite um máximo de 20 botões. Considerando este elemento,
o utilizador pode configurá-lo à sua conveniência.
3. A janela de configuração da Barra de Ferramentas é composta por dois blocos: Activas
e Disponíveis.
4. Para remover um botão deve seleccioná-lo no bloco “Activas” e pressionar o triângulo
que aponta para a direita
5. Para adicionar um botão primeiro selecciona-se no bloco “Disponíveis” o botão que
deseja inserir, e pressiona-se o botão.

RESERVAS
1. Existe um número consecutivo de reservas anual.
2. Uma Reserva está associada a um Alojamento ou pode ser usada para efectuar o
controle de refeições.
3. O sistema permite criar Reservas Individuais e de Grupo
4. Uma Reserva de Grupo gera tantas Reservas Individuais como o número de
alojamentos que se tenham especificado.
5. O Número da Reserva é um critério que está associado aos clientes mesmo depois
do Check-Out.
6. Uma Reserva pode estar num dos seguintes estados: Reserva, Check –In, No
Show, Cancelada e Check– Out.
7. No sistema considera-se “Diária” o preço que é lançado automaticamente na conta
Master de todos os hóspedes no processo do Fecho do Dia, e é determinada pelo
Tipo de Alojamento, Modalidade de Pensão e o número de pessoas.
8. Dados obrigatórios para criar uma Reserva:
8.1. Data de Chegada e Saída dos hóspedes no hotel.
8.2. Tipo de Alojamento.
8.3. Se a reserva é de clientes Directos ou de uma Entidade.

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8.4. Modalidade de Pensão.


8.5. Quantidade de Adultos e Crianças.
8.6. Tarifa de Preço. Se é uma reserva de Entidade implica um Operador.
8.7. Segmento de Mercado.
8.8. Origem de Mercado.
8.9. Esquema de Impostos
9. O sistema contempla a possibilidade de registar os clientes enviados a outras
instalações por overbooking e fazer as facturas pró-forma e final.
10. Uma Reserva tem associada 6 contas: M – Master, E1 – Extra 1,..., E5 – Extra5.
10.1. As contas podem ser simultaneamente na Moeda Base e na Moeda
Suplementar.
10.2. Conta Master (M): é a conta onde se regista automaticamente os
Movimentos da Diária (pensão) no processo do Fecho do Dia.
10.3. Contas Extras (E1,..., E5): Utilizam-se por decisão do utilizador para
lançar os extras.
11. O sistema é multi-moedas o que quer dizer que os contratos com as Agências se
registam na moeda contratada.
12. Antes de confirmar uma reserva, o sistema contempla uma série de informações
que constituem elementos importantes para aceitá-la ou negá-la. As situações que
se verificam são as seguintes:
12.1. Overbooking
12.2. Preço de Diária - Mesmo sendo possível confirmar a criação de uma
reserva que não tenha definido o preço da Diária para algum dia da estada,
o sistema não permite efectuar o processo do Fecho do Dia se existir
alguma reserva na Situação Check –In sem preço para o dia que vai ser
encerrado.
12.3. Extra Allotment e Fora do Prazo de Release
12.4. Stop de Reservas para essa Entidade (Stop Sales)

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INSERIR UMA RESERVA INDIVIDUAL

O acesso a esta opção pode ser efectuado das seguintes formas:

1. Reserva – Inserir Reserva – Individual

2. Pressionar a tecla F5

3. Pressionar o botão

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Campo Significado

Reserva Tipo É possível escolher um Protótipo de Reserva, o que contribui para


agilizar o preenchimento dos dados.
Exemplos: Lua-de-mel, Clientes Directos, Entidades, etc.
Além disso, podem ser utilizadas como reservas tipos algumas das
reservas já registadas pressionando o ponto de interrogação que existe
no extremo direito do rectângulo.
Walk-In São os clientes que chegam ao hotel sem uma reserva e solicitam um
alojamento para ocuparem naquele momento.
Quando se confirma uma reserva do tipo Walk-In, o alojamento passa
automaticamente para o Estado = Ocupada e as pessoas registadas no
mesmo já se consideram como hóspedes do hotel
Day-Use Esta opção deve ser activada apenas quando se trata de uma reserva
de Walk-In.
Refere-se ao caso em que os clientes ocuparão o alojamento mas não
dormirão (Noites = 0); não pode ter Allotment incluído.
Data Data do sistema
Criação Data de criação da Reserva (data do sistema).
Utilizador Utilizador que está a realizar a operação
Chegada Data e hora de chegada dos hóspedes ao hotel
Voos Identificação do Voo de chegada e/ou partida
Noites Número de Noites que os hóspedes irão pernoitar no Hotel.
Saída Data e Hora da Saída dos hóspedes do hotel.
Actualiza-se automaticamente se for preenchido o campo Noites.
Tipo de Tipo de Alojamento que deve ser atribuído no momento da criação da
Alojamento reserva.
Geralmente são iguais os campos Reservado e Ocupado.
Se, por algum motivo, no momento do Check –In não é possível atribuir
o tipo de alojamento reservado, então modifica-se o campo Ocupado
com o tipo que realmente será atribuído.
Segmento Segmento de Mercado a que pertencem os clientes da reserva.

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Exemplo: Turismo, Congressos, Saúde, Negócios, etc.


Origem Via pela qual os clientes chegam ao hotel (Origem de Mercado).
Exemplo: Directos, Agencias, Overbooking, etc.
Pensão Atribuição da modalidade de pensão (AP, BB, HB, FB.AI).
Ad. Cr. Inf. Número de adultos, crianças e bébés (infant)
Free (Ad, Cr) Número de adultos e crianças free (gratuito) que ocupação o
alojamento mas não será debitada a diária.
Berços Número de Berços a reservar
Refeição de Se no campo de Pensão escolheu-se Meia Pensão, nesta secção deve
Meia Pensão indicar-se qual das 2 refeições (Almoço ou Jantar) do dia será aplicada
(Half Board) a Meia Pensão.
Configurar O serviço de Almoço será lançado no dia de chegada ou de saída. Usa-
Almoço se quando no campo de Pensão é escolhida a opção de Meia Pensão,
Pensão Completa ou Tudo Incluído.

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Campo Significado

Nome Inserem-se os nomes dos hóspedes da reserva, podendo ser inseridos


através da Lupa ou digitando directamente o apelido e nome em
“Nome”. Se a reserva é para um cliente que já existe e tem número de
cartão do hotel pode inserir o número directamente em Nº Cartão. Para
Visualizar a ficha de Cardex de um cliente pode fazer um click sobre o

ícone .
Todos os Hóspedes têm que estar associados à sua Nacionalidade.
Atenções Prestações de serviços especiais que estão previamente definidas.
Exemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Presidencial, Direcção, Lua-de-mel etc.
Requisitos Dá a possibilidade de definir até 3 características ou requisitos que o
alojamento ao ser atribuído deve cumprir. Aqui apenas trabalha com
códigos, no entanto, para verificar o descritivo de cada um deles pode
verificar no ícone
Alojamento Escolhe-se o número de alojamento de acordo com o tipo seleccionado
no campo de Tipo de Alojamento. Ao aceder a esta opção pode
fazer a selecção utilizando vários filtros como a Disponibilidade do dia
de Chegada, se está Livre no Momento, Tipo de alojamento, Próximo de
outro alojamento, etc. Para bloquear um alojamento a uma reserva

pode usar o símbolo e para verificar as mudanças de alojamento

durante o período da reserva poderá fazê-lo através .


Comentário Comentário que se visualiza no relatório de Entradas do Dia.
Pressionando o botão pode visualizar informações mais detalhadas.
Com. Comentário deixado pela Governanta, que se visualiza no relatório de
Governanta controlo da Governanta.
Tipo de Escolhe-se o tipo de reserva (Entidade, Directo, Proprietário, Time
Reserva Share)
Operador Para reserva de entidades.
É possível escolher somente um dos operadores especificados para a

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Entidade seleccionada.
O operador inclui uma tarifa de preço e pode ter associado um
allotment para o caso dos contratos com as agências de viagem,
estando nestes casos marcada a opção “Incluído”,caso contrário, estará
marcada como “Extra”
Quando se escolhe um operador visualiza-se a tarifa que este tem
associado (Diária ou Package), a % de Desconto existente e a
incidência este (Alojamento, Alojamento e Pequeno-almoço, etc.)
Ao activar este parâmetro, o programa aplica a tarifa que se relacionou
no campo de Operador quando é uma reserva de tipo Entidade. Senão,
aplica a tarifa seleccionada no campo Tarifas.
Allotments Visualiza-se o nome do Allotment associado ao operador escolhido.
Quando este campo é activado ( ) indica que o tipo de alojamento está
incluído no Allotment de Contrato de alojamentos da Entidade.

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Campo Significado

Por defeito o sistema activa este parâmetro quando é uma reserva de


tipo Entidade. Indica que se esgotou a quantidade de alojamentos
quando a Entidade tem allotment de alojamentos dentro de um
contrato.
Contacto Nome da pessoa de contacto da Entidade
Telefone Número de telefone do contacto da Entidade
Fax Número de fax do contacto da Entidade
Indica que para esta reserva o seu estado de confirmação está em Lista
de Espera (Waiting List).
Quando se activa este parâmetro é activado o campo de selecção dos
tipos de confirmação.
Quando se activa este parâmetro é activado o campo de selecção do
documento de confirmação da reserva ao cliente.
Selecciona-se se a reserva foi confirmada e deverá especificar o
meio/tipo de confirmação
Carta Normalmente, é usado para cartas de confirmação de reservas a
clientes ou empresas e poderá ser enviada por e-mail directamente da
aplicação.
Depósito Para definir se a reserva tem um depósito de garantia ou não, define-se
a data e valor. Além disso, é permitido imprimir o recibo de pagamento
e inserir mais de um depósito.
Dead Line Define a data até a qual é garantida a reserva inserida.
Tarifa O procedimento difere segundo o tipo de reserva:
Entidade: Visualiza-se a tarifa associada ao operador escolhido.
Directos: Escolhe-se uma tarifa de preços de balcão ou insere-se o valor
anual de diária.
Package O procedimento difere segundo o tipo da reserva:
Entidade: visualiza – se o package associado ao operador escolhido.
Directos: escolhe – se o package de acordo com as especificações

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exigidas
Preços Crianças 1. Standard: Considera o valor definido de criança de uma tarifa.
2. Por Idade: Considera o valor definido de criança de acordo com a sua
idade.
3. Por Ordem: Aplica os preços segundo a ordem definida na tabela de
preços (ex: a segunda criança tem preço diferente ou desconto
adicional)
Diária 1. Permite inserir um valor de Diária.
2. Utiliza-se em casos excepcionais e deve ter o nível de aprovação
correspondente.
3. O valor que se insere assume que é na moeda base ou na moeda
suplementar (não pode ser em moeda estrangeira).
4. A divisão da Diária (pensão) em serviços efectua-se segundo os
valores especificados.

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Campo Significado

Desconto Cálculo do valor do desconto a aplicar à diária. Este desconto é sempre


definido em percentagem sobre (Alojamento, Alojamento + Pequeno-
almoço, Alojamento + Refeições, Alojamento + Pequeno-almoço +
Refeições, Pequeno-almoço + Refeições ou então sobre todos os
serviços)
Descontar de: Decidir sobre que serviço(s) se aplica o desconto que foi calculado
(Alojamento, Alojamento+Pequeno-almoço, Alojamento + Refeições,
Alojamento + Pequeno almoço + Refeições, Pequeno-almoço +
Refeições ou então sobre todos os serviços)
Esquema de Esquema de Impostos que será aplicado nos Serviços Extras.
Impostos
Veículos Permite registar o modelo e matricula dos veículos automóveis dos
Estacionamento hóspedes da reserva.

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INSERIR UMA RESERVA DE GRUPO


Pode-se aceder a esta opção através dos seguintes caminhos:

1. Reserva – Inserir Reserva – Reservas Grupos


2. Pressionar o botão F6 ou

3. Pressionar o botão ou

4. Pela Janela de Consultas de Reservas

5. Pelo menu Reservas – Inserir Reservas - Grupos

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Aspectos Gerais de uma Reserva de Grupo


1. Ao confirmar uma Reserva de Grupo criam-se tantas Reservas Individuais
quanto o número de alojamentos especificados.
2. O valor do campo “Grupo” permite dar às reservas que compõem o grupo um
tratamento geral, o que quer dizer que se pode definir o Rooming List, Check-In e
Check-Out múltiplos, emitir uma Factura Pró-forma, etc.

No campo “Ad.” (Adultos) insere-se a quantidade de hóspedes de um alojamento.


Exemplo: Para um grupo de 6 pessoas em habitações duplas deve inserir Qtd. = 3
e Ad. = 2 e assim serão geradas 3 reservas com 2 hóspedes.

Também é possível fazer uma selecção com o botão que está ao lado de “Tipo
de Alojamento”.

3. É possível efectuar uma separação de Pensões.Esta separação será reflectida em


todas as reservas que serão geradas.
4. É possível que um Grupo tenha diferentes tipos de alojamentos, exemplo: 5
Standard e 2 Suites e, inclusivamente com diferentes ocupações.
5. Se alguma reserva do grupo difere das restantes reservas, é necessário aceder a
ela e fazer as modificações necessárias. As situações mais comuns são: Quarto
Single ou Triplo, Modalidade de Pensão, etc.

CONSULTA DE RESERVAS
Numa janela podem ser efectuadas as operações de uso frequente na recepção, tais
como:

1. Consulta e/ou Modificação dos 5. Aceitar Reservas


dados da Reserva 6. Cancelar uma ou várias
2. Inserir uma Reserva Individual Reservas
3. Inserir uma Reserva de Grupo 7. Cancelamento da anulação de
4. Transferir Reservas uma reserva

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8. Check-In de Alojamentos e de
Hóspedes
9. Check -Out de Alojamentos e
de Hóspedes
10. Registo de Hóspedes
11. Cancelar Check-In
12. Cancelar Check-Out
13. Fecho da Conta Corrente
14. Reabrir Conta Corrente
15. Abrir Conta Corrente
16. Facturar, Facturação Múltipla
17. Pré factura
18. Passar a No Show
19. Cancelar o No Show
20. Extractos de Contas
21. Emissão de Key Pass
22. Transferir contas
23. Aplicar macro operações a
uma reserva ou grupo delas
24. Passar Reserva a Overbooking
25. Extractos
26. Mensagens
27. Avisos
28. Aplicar Macros
29. Gravar Ficheiro
30. Key-Pass
31. Cartas de Confirmação
32. Copiar Imagens
33. Copiar Reservas

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O acesso a esta opção pode ser efectuado das seguintes formas:

1. Reserva – Consulta de Reservas

2. Pressionar a tecla F7

3. Pressionar o botão

Mostra todas as reservas dentro de um intervalo de ocupação onde a data inicial


e a data final é a data de trabalho do sistema.

Mostra todas as reservas em estado Check-In que têm saída igual à data de
trabalho.

Mostra todas as reservas em estado de reserva que têm entrada igual à data de
trabalho.

Limpa todos os parâmetros de entrada da selecção actual para efectuar uma


nova pesquisa.

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CANCELAR UMA RESERVA

1. Entrar na opção Consulta de Reservas premindo o botão

2. Pressionar o botão

3. Escolher o motivo do cancelamento, o qual deve estar previamente definido.

CANCELAMENTO MÚLTIPLO DE RESERVAS


O procedimento é, em princípio, o mesmo que foi explicado para os cancelamentos
individuais. No entanto, nesta opção é permitido cancelar um grupo de reservas em
simultâneo, poupando tempo na realização de cada uma de forma individual.

Os motivos do cancelamento serão os mesmos para todas as que se cancelem


mediante esta opção. Para seleccionar as mesmas utilizam-se os botões Ctrl ou Shift,
de maneira similar ao que é usado no Explorador do Windows.

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IMPRESSÃO DE RESERVAS

Ao pressionar o botão de imprimir, acede-se à seguinte janela, de


forma a que o utilizador possa seleccionar a informação que pretende ver imprimida.

EXTRACTOS

Permite obter diferentes formatos de extractos e previsão de contas, e


acede à seguinte janela.

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3.Programas/sistemas informáticos de planeamento de


ocupações e de chegadas

Planning de Alojamento

O formato do Planning de Alojamentos pretende que desde esta janela seja possível
efectuar todas as operações básicas da recepção de um hotel: Check-In, Check-Out,
Consultar e/ou modificar os dados de uma reserva, Consultar a Conta Corrente do
Alojamento, emitir Facturas e/ou Facturas Antecipadas, Anular uma reserva, passar
uma reserva a No Show, alterar a entidade, etc.

Para aceder a esta opção o utilizador pode ir por um dos seguintes caminhos:

1. Reservas – Plannings – Alojamentos

2. Pressionar a tecla F3

3. Pressionar o botão

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Aspectos Gerais do Planning de Alojamentos

1. As linhas correspondem aos Alojamentos (Número e tipo) e as colunas


correspondem aos Dias (nesta coluna é possível inserir avisos e observações
distinguidas por cores. Para inserir observações basta clicar do lado direito em cima da
fila dos dias)

2. Cada reserva ocupará no Planning o espaço correspondente aos dias da estadia dos
hóspedes no hotel (Entrada e Saída -1).

3. Aqui definem-se as cores que se pretendem visualizar no Planning

4. Configuração

5. Definir alojamentos e Datas para visualizar no Planning de forma mais personalizada

6. Fazer zoom do Planning.

7. Mostram-se vários dias na janela, inicialmente a linha a vermelho indica a data de


trabalho do NewHotel (10 de Fevereiro de 2007) e visualiza-se as datas desde 31 de
Janeiro 2007 a 06 de Abril de 2007.

8. Os botões permitem alterar as datas e altera o alojamento do hotel.

9. O Planning está composto em dois blocos divididos por uma linha cinza.

Bloco superior: reservas que têm atribuídos número de alojamento

Bloco inferior: reservas que não têm alojamento atribuído

10. Em ambos os blocos existe o botão que permite actualizar a informação da janela

11. Ao posicionar o rato em cima da reserva podemos obter a seguinte informação:

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

O cursor pode apresentar três valores:

12. Premindo o lado direito do rato é possível aceder a um conjunto de operações de


acordo com o estado actual da reserva.

Se clicar do lado direito em espaços sem reserva, é possível inserir reserva individual
ou de grupo, passar um alojamento para inactivo. Se der duplo click num alojamento
inactivo é possível visualizar o seu estado e alterar os períodos de inactividade.

Click do lado direito, numa reserva

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Click do lado direito, num espaço sem reserva

6.3. Na linha cinzenta que divide o bloco superior do bloco inferior aparecem dados
como: data de entrada, número da reserva, nome do titular, tipo de alojamento,
número de quarto, data de chegada e último dia de estada dos hóspedes no
alojamento (data de saída- 1)

Atribuir alteração de alojamento mediante o uso do Planning

A “mudança” de alojamento nesta opção é possível se os clientes da reserva ainda não


pernoitaram no hotel, que é o mesmo que dizer que têm Entrada> = Hoje. Se ao
seleccionar uma reserva o cursor adopta a forma é possível fazer a mudança de
alojamento por esta via.

A “atribuição” de alojamentos consiste em arrastar (drag and drop) uma reserva do


bloco inferior para a linha correspondente ao alojamento que queremos atribuir no
bloco superior.

Existem duas condições que devem ser cumpridas pelo alojamento destino para que
seja possível tanto a mudança como a atribuição de um alojamento através desta
opção: que seja do mesmo tipo do alojamento origem (tipo de alojamento da reserva)
e que se encontre livre em todos os dias da estada dos hóspedes da reserva.

O procedimento consiste em posicionar o rato sobre a reserva e arrastá-la até ao


alojamento destino. Foi activada uma opção para mostrar uma janela no bloco de
botões da janela onde à medida que estamos a arrastar a reserva, mostram-se as
Datas de Entrada e Saída e os Nº dos Alojamentos Origem e Destino.

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Alojamentos que cumprem determinados requisitos

Esta opção é uma ferramenta útil para a atribuição de alojamentos para as entradas do
dia, já que contempla uma listagem de Alojamentos Disponíveis (Livres, Activas e
não Pré-Associadas), o que elimina o risco de atribuir o mesmo alojamento a mais
de uma reserva.

Procedimentos

1. Pressionar o botão

2. As possibilidades de filtragem aparecem na seguinte janela:

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Para obter os alojamentos disponíveis numa data específica é necessário activar a

opção e preencher nos campos de datas o mesmo


valor, por exemplo: Entre 10/02/07 e 10/03/07

O bloco Selecção de Datas refere-se à forma como aparecem os dias (colunas) na


janela, não é um critério para filtrar os alojamentos.

Actualizar a Informação

Premindo o botão reconstrói-se o planning a partir da informação mais


actualizada.

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Existe um botão deste tipo para o bloco superior (reservas com alojamentos) e outro
para o bloco inferior (reservas sem alojamentos).

Configuração das cores do Planning

1. Deve pressionar o botão

2. Na janela que aparece a seguir mostram-se os elementos que podem ter uma cor
predefinida

O botão serve para configurar o tempo (minutos e segundos) em que


o Planning deve ser actualizado automaticamente para que, no momento em que um
utilizador aceda a esta ferramenta, apareça sempre a informação actualizada.

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Cores dos alojamentos inactivos e das reservas

Para aceder esta opção utilize o caminho Utilitários – Parâmetros – Subsistema


Alojamentos

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

No bloco Planning de Alojamentos (Cor) são definidas as cores que terão as


reservas de acordo com o seu tipo: Directos, Proprietários, Time Share, e Entidades,
assim como os alojamentos inactivos (fora de ordem).

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

No caso das reservas de Entidades configura-se o valor standard (por defeito), já que
cada uma pode ter uma cor em particular.

A cor de cada Entidade (Agências e Empresas) pode ser definida na opção Vendas –
Entidades – Entidades

Planning de Alojamentos Disponíveis

O acesso a esta opção faz-se através de um dos seguintes caminhos:

1. Reservas – Plannings – Alojamentos Disponíveis

2. Primir o botão

Aspectos Gerais do Planning de Disponibilidade de Alojamentos

1. Nas linhas aparecem os Tipos de Alojamentos existentes. A última linha corresponde


ao “Total” de Alojamentos do hotel (no exemplo 207 quartos no total).

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

2. Mostram-se 9 dias na janela.

3. Cada quadro por tipo de Alojamento tem a seguinte informação:

4. Na Linha – 1 a primeira coluna mostra em verde os alojamentos livres. A segunda


coluna mostra a vermelho os alojamentos reservados mais os alojamentos ocupados e
a terceira coluna mostra a verde os alojamentos em OverBooking.

Na Linha – 2 na primeira coluna a vermelho estão os alojamentos em Multi


Ocupação, a castanho na segunda coluna estão as reservas em Multi Ocupação e na
terceira coluna a azul estão os alojamentos em No Show.

5. As colunas dos fins-de-semana são da cor verde-marinho.

6. Os botões e permitem a deslocação no tempo sem restrições.

7. Se na coluna de alojamentos livres aparece um número negativo quer dizer que


existe overbooking. Exemplo: - 2 implica que existe um overbooking de 2 alojamentos.

8. Inclui os alojamentos que estão confirmados, o


que quer dizer que ao visualizar uma reserva o campo de “Confirmada” está assim:

9. Exclui os alojamentos que se encontram em Espera,


o que quer dizer que ao visualizar uma reserva o campo de Waiting List estará desta

forma:

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

10. Inclui os alojamentos que são do tipo Day Use, ou seja,

ao consultar uma reserva esta encontra-se com este estado

Planning Previsão de Disponibilidades de alojamentos

Pode-se aceder a esta opção através de um dos seguintes caminhos:

1. Reservas – Plannings – Disponibilidade de Alojamentos

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Aspectos Gerais do Planning de Disponibilidade de Alojamentos

1. Nas linhas aparece a seguinte informação:

a) Linha – 1

• Reservas confirmadas

• Reservas não confirmadas

• Alojamentos livres

b) Linha – 2

• Allotments por satisfazer; uma Agência tem um número de alojamentos contratados


e garantidos, “Allotments por Satisfazer” é a quantidade de alojamentos que ainda não
foram satisfeitos.

• Garantia Por Satisfazer; uma Agência tem uma quantidade de alojamentos


contratada e garantida, “Garantia por satisfazer” é a quantidade de alojamentos que
ainda não foi satisfeita.

• Previsto de Disponibilidades

c) Linha – 3

• Alojamentos Inactivos

• Alojamentos ou Reservas em lista de espera

2. As colunas dos fins-de-semana têm como cor verde-marinho.

3. Se na coluna de alojamentos livres aparece um número negativo quer dizer que


existe Overbooking.

Exemplo: - 2 implica que existe um overbooking de 2 alojamentos.


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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Planning de Reservas

1. Reservas – Plannings – Reservas

2. Primir o botão

Este planning tem várias formas de apresentação, sendo possível as seguintes: de


forma Standard ou entre datas sem ventilação por de tipos de alojamentos.

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Entre datas sem ventilação por Tipo de Alojamento

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Entre datas com ventilação por Tipo de Alojamento

O resultado, de acordo com os critérios seleccionados, pode ser imprimido logo depois
de os dados serem gerados:

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

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Tecnologias de Informação e Comunicação aplicadas à gestão de reservas

Bibliografia

AA VV., Manual de utilização do NewHotel Front-office, NewHotel Software,


2007

Marques, J. Albano, Introdução à hotelaria, Livraria Civilização Editora, 2006

Mata, Américo, Front Office, Operação e Gestão, Prefácio – Edição de livros e


revistas, 2003

Webgrafia

http://www.newhotel.com

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