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Patrimonio natural

Formulación y Elaboracion del


Reglamento Interno JAC
Este documento fue elaborado en el marco del
Programa Nuevos Territorios de Paz, refleja el
concepto del autor y no necesariamente el de sus
financiadores, Unión Europea y Gobierno de
Colombia Región Caquetá
FORMULACION Y ELABORACION DEL REGLAMENTO INTERNO DE
TRABAJO DE LA JUNTA DE ACCION COMUNAL DE _____________
___________________________________________________________

OBJETIVO
Tener como herramientas prácticas que facilite un desempeño más claro, ágil y eficaz de quienes hacen parte de la
junta de acción comunal __________________ y desde sus afiliados hasta los dignatarios y residentes del área de
nuestra jurisdicción, basada en la legislación comunal, estatutos.

PROPOSITO

·Trazar y definir pausas que conlleven al manejo adecuado de los recursos que tiene y maneja la JAC.

·Fijar reglas claras y complementarias a nuestros estatutos para el buen desempeño de nuestros directivos,
dignatarios y afiliados.

·Garantizar un buen funcionamiento y el desarrollo de las reuniones.

·Tener normas disciplinarias claras y precisas conforme a ley comunal y estatutos que orientan un correcto
desempeño de directivos, dignatarios y socios

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO


MUNICIPIO:__________________________________________________________________
VEREDA O BARRIO: ___________________________________________________________
JUNTA DE ACCION COMUNAL:__________________________________________________
PERSONERIA JURIDICA N°: DEL OTORGADA POR: La Gobernación del Caquetá.

OBJETIVO.
Reglamentar en la organización una herramienta practica que facilite un desempeño más claro, ágil y eficaz de
quienes hacen parte de ella, desde los afiliados los dignatarios y los residentes del área de su jurisdicción, que
ayuden a la interpretación y comprensión de la normatividad contemplada en la legislación comunal vigente y en
los estatutos.

PROPOSITOS:
·Trazar y definir pautas que conlleven al manejo adecuado de los recursos que tiene y maneja la Junta de Acción
Comunal.
·Fijar las reglas claras para el desempeño de quienes integran los distintos órganos internos de la Junta de Acción
Comunal.
·Definir los procedimientos administrativos para el funcionamiento interno de la Junta de Acción Comunal.
·Definir normas disciplinarias que orienten el correcto desempeño de los afiliados.
·Garantizar el buen funcionamiento y el desarrollo de las reuniones de los distintos órganos de la Junta de Acción
Comunal.
·Darle claridad y puntualizar algunos artículos de los estatutos.
1REGLAMENTO GENERAL: Para los afiliados: Los derechos y deberes consignados en los Estatutos, establece el
carácter democrático consagrado en los principios de respeto y participación que debe ser observados y acatados
con sus afiliados. Los miembros de la Junta de Acción Comunal, son la razón de ser de esta, en este caso, son el
recurso indispensable para poder hacer “Acción Comunal”.
1.1Para poder ejercer los derechos y los deberes dentro de la Junta de Acción Comunal, es indispensable, acreditar
su pertenencia mediante la inscripción voluntaria en el libro y afiliados.
1.2La asistencia a las asambleas y/o reuniones de los distintos órganos, es personal y es indelegable.
1.3Los afiliados que no asisten a las reuniones en las que estén comprometidos deberán presentar excusa por
escrito, justificando su ausencia, de lo contrario su falta se la considerara para efectos disciplinarios. 1.4, Para los
no socios y que son residentes tienen voz pero no voto en las reuniones o asambleas y en los beneficios aplica
después de los socios previo diagnóstico de la necesidad o proyecto.
1, 5, Sin incurrir en menoscabo de sus derechos y los principios de la Junta de Acción Comunal, le está prohibido
a los afiliados:

H)Presentarse a las asambleas o reuniones estado de embriaguez


I)Hacer el uso de la palabra sin que le sea concedido por la persona que está presidiendo o coordinando la
reunión.
J) delegar en otra persona la participación en las asambleas o reuniones y eventos en los que sea delegados a
nombre de la Junta de Acción Comunal.
K) Hablar y actuar en nombre de la organización, sin la previa autorización de la asamblea o delegación de algunos
de sus órganos.
L) Provocar situaciones de bochorno que desvíen el de las discusiones previstas en el orden del día, y citen al
desorden y atenten contra el normal desarrollo de la reunión.
M) Retirarse de la reunión sin autorización o causa justificada.
N) comprometer el nombre de la Junta de Acción Comunal a nivel externo, o la participación e intervención en
las reuniones y asambleas, de personas o instituciones, sin la previa consulta con la mesa directiva de la Junta de
Acción Comunal.

Para las reuniones. Las reuniones de los socios en cualquiera de las condiciones a que cada uno corresponda,
constituye el más importante espacio donde determina el actuar de las Junta de Acción Comunal, en sus distintos
órganos. las reuniones deben ser:
E) Reuniones de asamblea General de Afiliados y residentes.
F) Reuniones de todos sus dignatarios.
G) Reuniones de mesa directiva.
H) Reuniones de las diferentes comisiones de trabajo o empresariales
2.1 Las reuniones de asamblea general de afiliados son las reuniones donde se toman las máximas decisiones de la
Junta de Acción Comunal.
2.2 Las reuniones ordinarias se realizaran según lo previsto en los estatutos en el artículo ___________________
2.3 Las asambleas serán dirigidas por el presidente de la Junta de Acción Comunal, salvo los casos en que se vayan
a elegir dignatarios y/o cuestionar la gestión que viene desarrollando.
2.4 Todas las reuniones de los distintos órganos comenzaran máximo 15 minutos después de la hora señalada,
excepto en las reuniones de asambleas que se puede esperar hasta una hora para cumplir con el quórum decisorio,
después de esta hora, se considerara retardo.
2.5 Todas las reuniones, incluidas las de asamblea de afiliados o delegados, y de mesa directiva, tendrán una
duración máxima de tres horas, si de acuerdo al tema tratado se hace necesario continuar, deberá proponerse una
prorroga que no podrá ser superior a 30 minutos.
2.6 Las reuniones de asamblea de afiliados o delgados, de mesa directiva y comisiones de trabajo o empresariales, se
realizaran oficialmente en la caseta comunal (si la hubiere), caso contrario se establecerá el lugar en la convocatoria,
previa coordinación.
2.7 Excepto en las reuniones de la asamblea general convocadas paras las elecciones o las de carácter extra
ordinario de los diferentes debe de destinarse a la lectura o capacitación sobre un tema previamente seleccionado.
(artículo del estatuto y/u otro tema).
2.8 Salvo las reuniones extraordinarias que tiene un solo objetivo, las demás reuniones de asambleas, se desarrollaran
teniendo en cuenta el siguiente esquema del orden del día:

·Llamada a lista y verificación del quórum.


·Himno a la acción comunal.
·Reflexión u oración.
·Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
·Presentación de informes.
·Temas centrales a tratar.
·Proposiciones y varios
·Clausura.
NOTA: En los tema centrales se incluye la revisión de las tareas o compromisos, desarrollo del tema de intereses
o de capacitación y la intervención de los invitados especiales.
3. Para las intervenciones. Para el logro de los objetivos propuestos en una reunión, se fundamenta en sus
resultados, que son los aportes y conclusiones a que llegan los asistentes con las intervenciones y su participación,
que para un mejor control se debe de cumplir y tener presente lo siguiente:
3.1 Las intervenciones serán otorgadas por quien presida la reunión.
3.2 La intervención de los afiliados en cualquiera de las reuniones enunciadas anteriormente, tendrán una duración
máxima de 5 minutos y no podrá hacerse más de dos (2) intervenciones sobre un mismo tema.
3.3 Los coordinadores de las diferentes comisiones o demás personas que vayan a rendir informes, podrán hacer
su intervención por espacio de 10 minutos.
3.4 Según los temas a tratar, la Junta de Acción Comunal representada en sus diferentes órganos y sus integrantes
se reserva el derecho de aprobar o no las intervenciones o incluso de suspenderlas si lo considera necesario
3.5 La intervención de personas no afiliadas y de entidades, deberá ser aprobada por mesa directiva o el órgano
reunido, previa solicitud del interesado por escrito con un mínimo de 1 días antes de la reunión donde se requiere
participar. Estas intervenciones tendrán una duración máxima de 15 minutos y en una misma reunión se permitirán
como máximo dos (2) intervenciones de este tipo.
3.6 Si se juzga pertinente y el tema requiere de más tiempo del inicialmente destinado, se someterá a consideración
de los asistentes la decisión de ampliar o no el tiempo de la intervención.
3.7 Con el fin de que las reuniones sean agiles y para su adecuado desarrollo, los participantes en ella podrán
hacer uso de las emociones de: interpelación, orden, suficiente ilustración. (con la autorización de quien dirige la
Reunión). Con esto, se busca solicitar a quienes interviene, una explicación o aclaración de un concepto, idea o
comentario.

Ejemplo:

d. Ponerle al presidente o coordinador que invita a la asamblea a mantener un adecuado comportamiento.


e.Al expositor, que se centre en el tema propuesto.
f.Al presidente, que se someta a consideración de la asamblea de claridad y suficiente ilustración sobre el tema que
se discute.
Para el manejo de los libros: Los libros son los soportes que deben tener y llevar un organismo comunal,
ordenados por normas y absolutamente necesarios para la buena marcha de la organización como tal.

4.1 Fuera de los que para su mejor funcionamiento interno implemente la Junta de Acción Comunal, Oficialmente
se debe contar con los siguientes libros: De afiliados, de actas de asambleas y de mesa directiva, de inventarios, de
tesorería y de caja menor.
4.2 Cada comisión llevara su propio libro de actividades que garantice el registro de sus acciones.
4.3 El libro de acta puede ser utilizado por medio de folios debidamente registrados y deben ser archivados en
fólderes debidamente empastados por periodos.
4.4 Todos estos libros deben hacerse registrar ante la autoridad competente que ejerza la competencia de
inspección, vigilancia y control y, visados por el fiscal de la Junta de Acción Comunal.
4.5 Los libros que llevan las comisiones de trabajo deben ser registrados por la mesa directiva y refrendados por
la firma del vicepresidente.
4.6 Los libros de afiliados y de actas serán de responsabilidad en su tenencia y manejo por parte del secretario de la
Junta de Acción Comunal; los de tesorería e inventarios, por parte del tesorero. (Ninguno de los libros enunciados
podrán ser retirados de la sede sin autorización del encargado de su tenencia, previo el visto bueno del presidente
y fiscal).
4.7 Los libros que llevan cada comisión, serán manejados por sus respectivos coordinadores quienes serán los
responsables del manejo de los mismos.
4.8 El registro de las actas se hará llevando un número de orden consecutivo. Para su plena valides como documento
de constancia de lo actuado, deberá estar firmado por el presidente y secretario de la reunión; para el caso de
elección de dignatarios, esta acta debe de llevar las firmas de los integrantes del tribunal de garantías.
4.9 Cualquiera de los libros, están a disposición de los afiliados, previa solicitud por escrito dirigida a la mesa
directiva o ante el responsable del libro respectivo, pero la consulta por parte del interesado tendrá que hacerse
ante el responsable del manejo del libro y en el lugar donde reposan este y con la presencia del tenedor y alguno
de los miembros que la mesa directiva defina.
4.10 Durante el periodo de elección de dignatarios, el libro de afiliados estará disponible en la sede comunal (si la
hubiere), caso contrario reposara en poder del secretario de la Junta.
4.11 El libro de afiliados para la elección de dignatarios, se cerraran con antelación de 8 días, pasada la elección,
inmediatamente se abrirán para las nuevas inscripciones de socios.

5. para la sede de operaciones

5.1 la sede oficial para las operaciones de la organización será la caseta comunal o centro de capacitación, la cual
podrá ser utilizada por todos sus órganos internos previa coordinación.
5.2 Tendrán llaves de la oficina: El presidente, tesorero y secretario, ello serán los responsables por el uso de la
misma.
5.3 En la oficina sede, permanecerá(n) copia(s) de las llaves de todos los bienes inmuebles y muebles que la Junta
de Acción Comunal tenga bajo su custodia, vigila y control, pero el uso de las mismas solo podrá ser autorizado
por El Presidente.
5.4 Cuando alguno de los responsables, deje extraviar una llave, por su cuenta, deberá asumir el cambio de claves
y/o chapas y otros y la reproducción de las mismas.

Para el manejo de la correspondencia:


La correspondencia escrita, los informes, memorandos, boletines, etc. Se constituyen en los mecanismos de
información importantes en el funcionamiento de la Junta de Acción Comunal y sus órganos, por lo tanto merecen
toda la atención responsabilidad y cuidado en su manejo.
6.1 A través del secretario(a), la Junta de Acción Comunal llevara registro ordenado de la correspondencia enviada
y recibida.
6.2 Todo comunicado que salga nombre de la Junta de Acción Comunal o alguno de sus órganos, en lo posible
deberá hacerse en papel membretado, con sus respectivas firmas de los responsables y sellos (si se tienen),
dejando una copia legible del mismo para el archivo.
6.7 Cuando sean las comisiones de trabajo, las que dirijan alguna comunicación externa solicitando algo, esta
además, deberá ir firmada por vicepresidente.
6.8 Toda comunicación que se entregue, la copia debe tener la firma de recibido.
6.9 Toda la comunicación que se reciba se le debe colocar la fecha y la hora en que se recibió y los nombres y
apellidos de quien entrega recibe.
6.10 Toda correspondencia que se reciba debe dársele el trámite que corresponda

7 Para los actos de Junta de Acción Comunal y sus órganos.

7.1 las decisiones de Junta de Acción Comunal que deban hacerse públicas, se denominaran resoluciones y como
tal se publicaran identificándolas con numeración ascendentes de tres dígitos por año.
7.2 Las decisiones de la comisión de convivencia y conciliación se llamaran fallos.
7.3 La organización emitirá boletines informativos internos con el fin de publicar sus acciones sus programas y
actividades, el nombre del mismo se escogerá mediante concursos y periodicidad de su edición cada tres- seis
meses.
7.4 Cada uno de los integrantes de la Junta de Acción Comunal, se hace responsable por las declaraciones e
informaciones que se den por fuera de las autorizadas.

8 Para el manejo de los recursos

8.1 Los recursos en dinero que maneje la Junta de Acción Comunal, será administrados por el tesorero conforme
a las normas estables exigidas.
8.10 Quien desempeñe el cargo de tesorero deberá tener vigente una póliza de manejo cuya cuantía, según el caso
será determinada en la reunión de mesa directiva.
8.11 Los dineros que ingresan a la Junta de Acción Comunal, depositadas en una cuenta bancaria o de ahorros.
Cuando se ponga en funcionamiento una comisión empresarial, contrato, convenio o se ejecute algún proyecto, se
abrirá una cuenta corriente o de ahorro aparte para el manejo del mismo.
8.12 Las cuentas de la Junta de Acción Comunal se registran con la firma del presidente y tesorero y, opcional un
miembro más escogido por la mesa directiva, diferente al fiscal. Para retirar dinero se requiere como mínimo dos
(2) de las tres (3) firmas registradas.
8.13 Según los estatutos, el tesorero será el encargado de manejar la caja menor con un monto hasta un salario
mínimo mensual legal vigente (DSMMLV).
8.14 Los dineros recaudados por las comisión de trabajo y/o secretarias ejecutivas, será administrado por el
tesorero de la Junta de Acción Comunal pero se invertirá únicamente para los fines y actividades que por mayoría
disponga la comisión o secretaria que lo recolecto.
8.15 La mesa directiva está facultada por ordenar gastos hasta por el equivalente a 1 salario mínimo mensual legal
vigente (SMMLV) conforme a los estatutos.
8.16 El presidente está facultado para ordenar gastos hasta por equivalente a dos salarios mínimos mensuales
legales vigentes (SMMLV) conforme a los estatutos.
8.17 El tesorero administrara la caja menor.
8.18 La junta de acción comunal reconocerá gastos de representación a sus dignatarios o afiliados cuando estos
actúen en nombre y/o por delegación de la misma por el monto equivalente al valor del transporte según las
tarifas oficiales de las empresas o flotas oficiales, más el equivalente a 2 días de salario mínimo mensual legal vigente
(DSMMLG) para la alimentación y 2 días de salarios mínimo mensual legal vigente (DSMMLG) para el alojamiento
cuando se demuestre la necesidad de pernotar.

9 Para el control de bienes inmuebles:


La organización a través de su mesa directiva, administrara los bienes inmuebles de su propiedad y los que
constituyan y consiga con el esfuerzo y la participación de la comunidad.
9.4 Los bienes que otras entidades privadas o públicas les otorgue o para la administración de los que se den en
comodato.
9.5 Los que la comunidad o particulares le entreguen para su manejo en calidad de préstamo o donación; los locales
tendrán sus funciones de uso específico, y para cada uno se tendrán un reglamento de manejo y funcionamiento
que será elaborado por la mesa directiva.
9.6 El organismo comunal comisionara una (1) persona que tendrá la responsabilidad de llevar un cronograma y
registro de uso de los inmuebles, y se encargaran de hacer cumplir los reglamentos.

10 Para el control de los bienes muebles.

10.1 Para ejercer un efectivo control de los bienes muebles al servicio de la Junta de Acción Comunal, se mantendrá
un inventario actualizado y registrado en el libro de inventarios.
10.6 Todos los bienes muebles serán identificados macados con una placa que los identifique.
10.7 Junta de Acción Comunal tendrá un banco de herramientas para servicio de la comunidad y desarrollo de los
convites y otros.
10.8 El manejo de los bienes muebles como del banco de herramientas, se hará a través del establecimiento de un
reglamento de uso y manejo y de un (1) responsable que garantice el correcto manejo y control de los mismos, el
cual será nombrado por la mesa directiva y rotada cada tres meses.
10.9 El préstamo de las herramientas o bienes muebles de la organización deberá ser autorizado en reunión de
mesa directiva.
11 del régimen disciplinario.
Constituye objeto de sanción entre otros, los siguientes hechos:
11.1 irrespeto a los afiliados y los dignatarios.
11.2 La falta injustificada y reiterada a las reuniones de los órganos de los que hace parte el afiliado.
11.10 Violación a la legislación comunal vigente, los estatutos y reglamento(s) interno(s) de trabajo.
11.11 La apropiación, retención o uso indebido de los bienes, fondos, recursos, documentos, libros, sellos o demás
utensilios propios a cargo de la Junta de Acción Comunal.
11.12 El uso arbitrario del nombre de la Junta de Acción Comunal o de alguno de sus órganos, para el desarrollo
de actividades con fines particulares o partidistas.
11.13 Llegadas tardes a las reuniones o de compromisos asumidos.
11.14 Incumplimiento de las obligaciones y funciones asignadas en los estatutos y reglamentos.
11.15 Sanción por parte de un ente superior.
11.16 Entorpecimiento de actividades y programas por negligencia comprobada.
11.17 El mal comportamiento en eventos o actos donde este como representante.
11.18 La Junta de Acción Comunal, a través de su comisión de convivencia conciliación, solamente podrá aplicar
el sistema conciliatorio, ante cualquier falta, las faltas graves serán sancionadas por la comisión de convivencia y
conciliación, previa valoración de la gravedad de la falta y aplicando el debido proceso:
·Llamado de atención verbal en la reunión del respectivo órgano.
·Multas por llegadas tardes a las reuniones de los distintos órganos
·Llamado de atención verbal en la asamblea general de afiliados
·Llamado de atención por escrito firmado por el presidente
·Suspensión de los derechos de afiliado hasta por 3 meses
·Suspensión del cargo que desempeñe en el caso de ser dignatario
·Suspensión definitiva como afiliado o delegado del organismo comunal
·Denuncia ante los organismos competentes

11.19 Las multas en dinero, tendrán como base el valor por hora de salario mínimo legal vigente (SMMLV). Ejemplo:
Por llegadas tardes a las reuniones y compromisos, de 1 a 1,30 horas. Los recursos recaudados por este concepto
se ingresaran a los fondos comunes de la Junta de Acción Comunal.
NOTA: la imposición de estas sanciones se hará siempre cumpliendo el debido proceso acorde a las normas que
rigen la acción comunal.
11.20 Para efectos de la aplicación de este código, el debido proceso se establece así:
·Notificación inicial al implicado.
·Audiencia de descargos ante el órgano afectado.
·Si se confirma la falta en esta instancia, se inicia el proceso sancionatorio, el cual empieza con el llamado de
atención verbal.
·Si es necesario, se hace traslado a la comisión de convivencia y conciliación y a partir de allí se seguirá los
procedimientos que rigen este organismo.
·En todo caso, la notificación sobre cualquier decisión debe registrarse bien en un acta o notificarse por escrito.
Este reglamento interno de trabajo para la organización, fue discutido y aprobado en reunión de asamblea general
de afiliados que se efectuó el día ____ del mes de ______________de 2.01___.

Para constancia, firman:

____________________________ ____________________________
(Nombres y apellidos) (Nombres y apellidos)
C.C. Nº _____________________ C.C. Nº ______________________
Presidente(a) de la asamblea Secretario(a) de la asamblea