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MANUAL DE USUARIO
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Tabla de Contenido
1 OBJETIVO ......................................................................................................................................... 4
1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 4
2 AUDIENCIA ....................................................................................................................................... 4
3 ROLES DE USUARIO ........................................................................................................................ 5
4 REGISTRO DE USUARIO ................................................................................................................. 5
5 INICIO DE SESIÓN ........................................................................................................................... 8
6 CIERRE DE SESIÓN .......................................................................................................................... 9
7 ROL: EVALUADO ............................................................................................................................. 10
7.1 ADMINISTRAR FUNCIONES - EVALUADO .................................................................................... 11
7.1.1 Aprobar una Función - Evaluado ................................................................................................ 12
7.1.2 Ver el Historial de una Función - Evaluado ................................................................................. 14
7.1.3 Exportar Funciones - Evaluado ................................................................................................... 15
7.2 ADMINISTRAR OBJETIVOS - EVALUADO ..................................................................................... 16
7.2.1 Aprobar/Rechazar un Objetivo Propuesto - Evaluado ................................................................. 17
7.2.2 Ver el Historial de un Objetivo - Evaluado ................................................................................... 18
7.2.3 Exportar Objetivos - Evaluado ..................................................................................................... 19
7.3 ADMINISTRAR ANOTACIONES - EVALUADO ................................................................................ 20
7.3.1 Aprobar una Anotación - Evaluado ............................................................................................. 21
7.3.2 Ver el Historial de una Anotación - Evaluado .............................................................................. 21
7.3.3 Exportar Anotaciones - Evaluado................................................................................................ 22
7.4 VER FORMULARIOS 1, 2, 3, 4 - EVALUADO ................................................................................ 23
7.5 APROBAR EVALUACIÓN - EVALUADO ........................................................................................... 24
8 ROL: EVALUADOR ............................................................................................................................ 26
8.1 DILIGENCIAR FORMULARIO ......................................................................................................... 28
8.2 ASIGNAR CARGO .......................................................................................................................... 30
8.2.1 Asignar Cargo Inicial .................................................................................................................. 30
8.2.2 Cambiar Cargo ........................................................................................................................... 31
8.3 ADMINISTRAR FUNCIONES - EVALUADOR .................................................................................. 32
8.3.1 Registrar Función – Evaluador.................................................................................................... 33
8.3.2 Enviar Función para Aprobar – Evaluador .................................................................................. 34
8.3.3 Aprobar Función – Evaluador ..................................................................................................... 35
8.3.4 Editar Función – Evaluador ......................................................................................................... 36
8.4 ADMINISTRAR OBJETIVOS – EVALUADOR ................................................................................... 36
8.4.1 Registrar Objetivo Propuesto – Evaluador .................................................................................. 37
8.4.2 Enviar Objetivo para Aprobar – Evaluador .................................................................................. 38
8.4.3 Editar Objetivo – Evaluador ........................................................................................................ 39
8.4.4 Eliminar Objetivo – Evaluador .................................................................................................... 40
8.4.5 Registrar Objetivo Alcanzado – Evaluador ................................................................................. 42
2
8.5 ADMINISTRAR ANOTACIONES - EVALUADOR ............................................................................. 43
8.5.1 Registrar Anotación – Evaluador ............................................................................................... 44
8.5.2 Enviar Anotación para Aprobar – Evaluador .............................................................................. 45
8.5.3 Ver el Historial de una Anotación - Evaluador ........................................................................... 47
8.5.4 Exportar Anotaciones - Evaluador ............................................................................................. 48
8.6 SINCRONIZAR ANOTACIONES ..................................................................................................... 49
8.7 PRUEBA FÍSICA ............................................................................................................................ 49
8.7.1 Gestionar Prueba Física .............................................................................................................. 50
8.7.2 Registrar Certificación .......................................................................................................... 52
8.8 ADJUNTAR AUTORIZACIÓN .................................................................................................... 53
8.9 DESCARGAR AUTORIZACIÓN ................................................................................................. 55
8.10 PROCESAR EVALUACIÓN ..................................................................................................... 56
8.11 VER FORMULARIOS 1, 2, 3, 4 - EVALUADOR ...................................................................... 57
8.12 VER PRUEBA FÍSICA - EVALUADOR ..................................................................................... 57
9 ROL: REVISOR ........................................................................................................................... 58
9.1 ASIGNAR EVALUADOR / REVISOR ......................................................................................... 58
10 ROL: ADMINISTRADOR ........................................................................................................... 63
10.1 GESTIONAR ACCIÓN ............................................................................................................. 63
10.1.1 Agregar Acción ................................................................................................................... 64
10.1.2 Editar Acción ...................................................................................................................... 65
10.1.3 Eliminar Acción .................................................................................................................. 66
10.2 GESTIONAR PARÁMETROS DEL SISTEMA............................................................................ 67
10.2.1 Agregar Parámetro del Sistema .......................................................................................... 68
10.2.2 Editar Parámetro del Sistema ............................................................................................. 69
10.2.3 Eliminar Parámetro del Sistema ......................................................................................... 70
10.3 ASIGNAR ROLES .................................................................................................................. 71
10.4 ADMINISTRAR ROLES ......................................................................................................... 72
10.4.1 Agregar Rol ....................................................................................................................... 73
10.4.2 Editar Rol .......................................................................................................................... 74
10.4.3 Eliminar Rol ....................................................................................................................... 75
10.4.4 Consultar Auditoría Ingreso ............................................................................................... 76
1 OBJETIVO
- Definir cada uno de los módulos y su uso para los diferentes usuarios.
2 AUDIENCIA
- Todo el personal del Ejército Nacional de Colombia que hará uso del software.
3 ROLES DE USUARIO
En el software de Folio de Vida Digital, los usos y el acceso a las funcionalidades se diferencian
por los roles de usuario que desempeñe el usuario en cada momento del proceso. Los
roles establecidos tienen acceso a los módulos que hacen parte de la plataforma para cada
necesidad del usuario, según el rol bajo el que se autentique.
4 REGISTRO DE USUARIO
Tras acceder a la aplicación web, el usuario encuentra una pantalla de inicio. En ella encuentra
el botón Registro, en donde debe ingresar para activar su usuario y su contraseña. El usuario
debe ser un funcionario del Ejercito Nacional de Colombia para que sea posible su activación
en el sistema.
El sistema despliega una pantalla con un campo de ingreso para el número de identificación
del funcionario. Se debe ingresar el número de identificación y oprimir el botón Buscar para
que el sistema encuentre los datos del funcionario.
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El usuario seleccionara “Aceptar” para que el sistema envíe este código al correo del usuario
y muestra la siguiente ventana que contiene la información personal del usuario, Nombres,
Apellidos, Grado y Dirección de correo electrónico.
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Una vez recibido el código de seguridad debe registrar este en el campo CODIGO y seguido
introducir una contraseña que debe contar con la estructura de mínimo 9 caracteres dentro
de los que debe incluir las siguientes condiciones:
5 INICIO DE SESIÓN
Se debe ingresar a la url de la aplicación web, allí es necesario diligenciar los campos de
Usuario y Contraseña, junto con el código de verificación de seguridad; finalmente se oprime
el botón Ingresar.
Una vez autenticado, el sistema despliega la pantalla principal de la aplicación junto con las
funcionalidades correspondientes al rol del usuario que inició sesión en el sistema.
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6 CIERRE DE SESIÓN
Para cerrar la sesión en curso del usuario autenticado dentro del sistema se debe oprimir
el botón Cerrar Sesión, el cual se encuentra en la esquina superior derecha de manera
permanente durante toda la navegación en la aplicación.
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7 ROL: EVALUADO
Al ingresar al sistema bajo el rol de evaluado se debe ingresar a la opción Ver Folio que se
encuentra en el menú superior de Evaluado.
Se debe seleccionar un folio para acceder a las funciones permitidas para cada uno de ellos.
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7.1 Administrar Funciones - Evaluado
Se debe seleccionar un folio en estado Creado correspondiente a las funciones que se quieran
administrar. A continuación se debe hacer clic en el ícono de Administrar Funciones.
Al ingresar a las funciones del folio determinado se visualiza una tabla con el detalle de
cada una, en donde es posible filtrarlas por Tipo y Estado, así como se permite aprobarlas o
acceder al historial de cada función.
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7.1.1 Aprobar una Función - Evaluado
Cuando al Evaluado le han sido asignadas funciones las visualizara con el estado “Enviada
para Aprobación”. Para aprobar una función debe seleccionar en la columna acciones el
icono “Validar” correspondiente a la función seleccionada
Al seleccionar el icono de “Validar” el sistema muestra una ventana emergente que despliega
una lista de valores donde el usuario debe seleccionar la opción que desee con la anotación:
Aceptar o Rechazar. De igual manera habilita un campo obligatorio denominado Justificación
donde debe diligenciar las razones por las que aprueba o rechaza la función y una vez diligencia
esta función selecciona el botón “Guardar”
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Rechazar función:
Al seleccionar estado Rechazar, documentar la justificación y guardar, la función cambiara de
estado a RECHAZADA como lo muestra la imagen a continuación.
Nota: Las funciones que se encuentren en estado RECHAZADA no serán visibles al momento
de generar el Formulario 2
Aceptar función:
Al seleccionar estado Aceptar, documentar la justificación y guardar, la función cambiara de
estado a ACEPTADA como lo muestra la imagen a continuación.
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7.1.2 Ver el Historial de una Función - Evaluado
Para ver el historial de una función se debe hacer clic en el ícono de Historial correspondiente
a la función seleccionada.
El sistema despliega una ventana con el detalle de todos los cambios que ha tenido la función
desde su creación en donde se permite filtrar la información.
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7.1.3 Exportar Funciones - Evaluado
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7.2 Administrar Objetivos - Evaluado
Se debe seleccionar un folio en estado creado correspondiente a los objetivos que se quieran
administrar. A continuación se debe hacer clic en el ícono de Administrar Objetivos.
Al ingresar a los objetivos del folio determinado se visualizan dos tablas: la de Objetivos
Propuestos y la de Objetivos Alcanzados. En los objetivos propuestos se encuentran los
objetivos pendientes por aprobar por parte del evaluado para el folio seleccionado y en los
objetivos alcanzados se encuentran los que ya se han cumplido previamente.
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7.2.1 Aprobar/Rechazar un Objetivo Propuesto - Evaluado
El sistema despliega una ventana para determinar la aprobación o el rechazo del objetivo
junto con la justificación correspondiente a la decisión. Para finalizar se oprime el botón
Guardar.
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7.2.2 Ver el Historial de un Objetivo - Evaluado
Para ver el historial de un objetivo se debe hacer clic en el ícono de Historial correspondiente
al objetivo seleccionado.
El sistema despliega una ventana con el detalle de todos los cambios que ha tenido el objetivo
desde su creación en donde se permite filtrar la información.
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7.3 Administrar Anotaciones - Evaluado
Al ingresar a las anotaciones del folio determinado se visualiza una tabla con el detalle de
cada una, en donde es posible filtrarlas por sus diferentes atributos, así como se permite
aprobarlas o acceder al historial de cada anotación.
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7.3.1 Aprobar una Anotación - Evaluado
Para aprobar una anotación ésta debe tener el estado Pendiente de Aprobación. Se debe
hacer clic en el ícono de Aprobar correspondiente a la anotación seleccionada.
El sistema despliega una ventana para Aprobar o Reclamar la anotación junto con la
justificación correspondiente a la decisión. Para finalizar se oprime el botón Guardar.
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7.3.2 Ver el Historial de una Anotación - Evaluado
Para ver el historial de una anotación se debe hacer clic en el ícono de Historial correspondiente
a la anotación seleccionada.
El sistema despliega una ventana con el detalle de todos los cambios que ha tenido el objetivo
desde su creación permitiendo filtrar la información.
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7.3.3 Exportar Anotaciones - Evaluado
7.4 Ver Formularios 1, 2, 3, 4 - Evaluado
Se debe seleccionar un folio y el sistema desplegará las opciones permitidas para éste,
incluyendo la generación de cada uno de los formularios para el folio seleccionado. Se debe
hacer clic en el ícono correspondiente al formulario deseado para su visualización.
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7.5 Aprobar Evaluación - Evaluado
Esta opción se encontrara visible y habilitada siempre y cuando existan folios en estado
PENDIENTE VALIDACION. Al seleccionar un folio en este estado el sistema desplegará
las opciones permitidas para este, incluyendo la aprobación de la evaluación para el folio
seleccionado según su estado. Se debe hacer clic en el ícono Aprobar Evaluación
El sistema despliega una ventana para determinar la conformidad o el reclamo de la evaluación.
Para finalizar se oprime el botón Guardar.
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APELAR EVALUACION
Para proceder a apelar una evaluación, el folio debe encontrarse en el estado EVALUACION
RECLAMADA, el evaluado seleccionara el folio que se encuentra en este estado y debe
seleccionar la opción “Aprobar Evaluación”. El sistema mostrara una ventana emergente con
la opción “Apelar Evaluación”, se debe seleccionar esta y dar click en el botón “Guardar”
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8 ROL: EVALUADOR
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Crear Folio
La fecha de creación del folio debe diligenciarse una vez se ha completado el lapso del folio
inmediatamente anterior, es decir si el ultimo folio creado tiene fecha de cierre 30-06-2010,
el folio a crear debe tener fecha de creación 01-07-201.
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8.1 Diligenciar Formulario
Se debe seleccionar un folio en estado Creado y finalmente se debe hacer clic en el ícono de
Diligenciar Formulario.
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8.2 Asignar Cargo
Para asignar un cargo se debe seleccionar un folio en estado Creado y seguido se debe hacer
clic en el ícono de Asignar Cargo.
Tras hacer clic en el ícono de Asignar Cargo el sistema despliega una ventana en donde
se debe ingresar la fecha de inicio y el nuevo cargo dentro de los contenidos en la lista de
selección. Para finalizar se hace clic en el botón Guardar.
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8.2.2 Cambiar Cargo
Tras hacer clic en el ícono de Asignar Cargo el sistema despliega una ventana para asignar
un nuevo cargo ya que se ha asignado un cargo con anterioridad. En la ventana se muestra
la cantidad de objetivos alcanzados junto con los campos de ingreso de la nueva fecha de
inicio y el nuevo cargo dentro de los contenidos en la lista selección. Para finalizar se hace
clic en el botón Guardar.
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8.3 Administrar Funciones - Evaluador
Se debe seleccionar un folio en estado Creado y finalmente se debe hacer clic en el ícono de
Administrar Funciones.
Al ingresar a las funciones del folio determinado se visualiza una tabla con el detalle y las
funcionalidades permitidas para cada una.
30
8.3.1 Registrar Función – Evaluador
Para registrar una función se debe hacer clic en el botón Registrar Función.
Al ingresar a las funciones del folio determinado se visualiza una tabla con el detalle y las
funcionalidades permitidas para cada una.
31
8.3.2 Enviar Función para Aprobar – Evaluador
Para enviar una función para su aprobación se debe hacer clic en el ícono Enviar para Aprobar
correspondiente a la función seleccionada. El sistema mostrará un mensaje notificando del
envío.
Esta función pasara a la bandeja del Evaluado para su respectiva aprobación y cambiara de
estado CREADA a estado ENVIADA PARA APROBACION
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8.3.3 Aprobar Función – Evaluador
Para aprobar una función ésta debe tener el estado Rechazada. Se debe hacer clic en el ícono
de Validar correspondiente a la función seleccionada.
El sistema despliega una ventana para determinar el estado de la función junto con la
justificación correspondiente a la decisión. Para finalizar se oprime el botón Guardar.
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8.3.4 Editar Función – Evaluador
Para editar una función se debe hacer clic en el ícono Editar correspondiente a la función
deseada. El sistema habilitará la modificación del contenido del detalle de la función
seleccionada. Para finalizar se hace clic en el botón de confirmación nuevamente.
Si se desea cancelar el cambio se hace clic en el botón de cancelación X
Se debe seleccionar un folio en estado Creado y finalmente se debe hacer clic en el ícono de
Administrar Objetivos.
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Al ingresar a los objetivos del folio determinado se visualizan dos tablas: la de Objetivos
Propuestos y la de Objetivos Alcanzados. En los objetivos propuestos se encuentran
los objetivos pendientes por aprobar por parte del evaluado para el folio seleccionado
y en los objetivos alcanzados se encuentran los que ya se han cumplido previamente.
El sistema despliega una ventana para hacer el registro de la función en donde se debe
ingresar el detalle de la descripción del objetivo. Para finalizar se oprime el botón Guardar.
35
Para enviar un objetivo para su aprobación se debe hacer clic en el ícono Enviar para Aprobar
correspondiente al objetivo seleccionado. El sistema mostrará un mensaje notificando del
envío.
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Para editar un objetivo se debe hacer clic en el ícono Editar correspondiente al objetivo
deseado.
El sistema habilitará la modificación del contenido del detalle del objetivo seleccionado. Para
finalizar se hace clic en el botón de confirmación. Si se desea cancelar el cambio se hace clic
en el botón de cancelación
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Para eliminar un objetivo se debe hacer clic en el ícono Eliminar correspondiente al objetivo
deseado.
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Para registrar un objetivo se debe hacer clic en el botón Registrar Objetivo Alcanzado.
El sistema despliega una ventana para hacer el registro del objetivo en donde se debe ingresar
la descripción. Para finalizar se oprime el botón Guardar.
39
Al ingresar a las anotaciones del folio determinado se visualiza una tabla con el detalle de
cada una, en donde es posible filtrarlas por sus diferentes atributos, así como se permite
aprobarlas o acceder al historial de cada anotación.
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El sistema despliega una ventana para hacer el registro de la anotación en donde se debe
ingresar la descripción. Para finalizar se oprime el botón Guardar.
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El sistema despliega una ventana de confirmación para ser enviada para su aprobación.
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Para ver el historial de una anotación se debe hacer clic en el ícono de Historial correspondiente
a la anotación seleccionada.
El sistema despliega una ventana con el detalle de todos los cambios que ha tenido el objetivo
desde su creación.
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8.7.1 Gestionar Prueba Física
Al oprimir el botón Gestionar Prueba Física se permite agregar los datos del evaluado así
como se permite el cálculo de puntaje basado en la cantidad de repeticiones para cada tipo
de prueba. Una vez ingresados los datos se finaliza oprimiendo el botón Guardar.
De igual forma es posible editar o eliminar los datos previamente ingresados a través de los
botones correspondientes de cada prueba o de cada certificación.
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A continuación el sistema despliega la ventana de ingreso de los datos de tipo y fecha de
certificación. Se finaliza oprimiendo el botón Guardar.
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Tras seleccionar un folio de los listados el sistema despliega las posibles opciones para el
folio, entre ellas la de Adjuntar Autorización.
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8.9 Descargar Autorización
Entre las acciones ofrecidas para el folio seleccionado se debe hacer clic en el ícono de
Descargar Autorización.
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8.11 Ver Formularios 1, 2, 3, 4 - Evaluador
8.12 Ver Prueba Física - Evaluador
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9 ROL: REVISOR
Una vez allí el sistema despliega la vista de asignación, en donde es posible filtrar la búsqueda
de un evaluado, dentro de los que se encuentren a cargo del usuario, utilizando los parámetros
de número de identificación, nombres y/o apellidos. Luego se oprime el botón Buscar.
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El sistema desplegará una ventana en donde permite filtrar los evaluadores aptos para
el evaluado previamente seleccionado utilizando los filtros de número de identificación,
nombres y/o apellidos en caso de ser requeridos.
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Tras oprimir el botón Buscar el sistema despliega un listado con los evaluadores candidatos
para el evaluado previamente seleccionado. Se debe seleccionar uno y finalizar con el botón
Aceptar.
El sistema desplegará una ventana en donde permite filtrar los evaluadores aptos para
el evaluado previamente seleccionado utilizando los filtros de número de identificación,
nombres y/o apellidos en caso de ser requeridos.
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Tras oprimir el botón Buscar el sistema permite filtrar y desplegar un listado con los revisores
candidatos para el evaluado previamente seleccionado. Se debe seleccionar uno y finalizar
con el botón Aceptar.
Una vez completadas las asignaciones se culmina el proceso oprimiendo el botón Guardar.
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10 ROL: ADMINISTRADOR
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10.1.1 Agregar Acción
El sistema desplegará una ventana en donde se deben indicar los indicadores asociados a
ésta, el nombre y la descripción. Se finaliza el proceso de agregación oprimiendo el botón
Guardar.
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10.1.2 Editar Acción
Para editar una acción se debe oprimir el ícono Editar correspondiente a la acción deseada.
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10.1.3 Eliminar Acción
Para eliminar una acción se debe oprimir el ícono Eliminar correspondiente a la acción
deseada, el sistema emite un mensaje de confirmación de eliminación de la acción. Se finaliza
confirmando el mensaje de eliminación.
10.2 Gestionar Parámetros del Sistema
El sistema despliega una tabla que muestra los parámetros del sistema existentes.
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10.2.1 Agregar Parámetro del Sistema
El sistema desplegará una ventana en donde se deben indicar el nombre, grupo, valor
máximo, sigla, valor y descripción del nuevo parámetro del sistema. Se finaliza el proceso de
agregación oprimiendo el botón Guardar.
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10.2.2 Editar Parámetro del Sistema
Para editar un parámetro del sistema se debe oprimir el ícono Editar correspondiente al
parámetro del sistema deseado.
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10.2.3 Eliminar Parámetro del Sistema
Para eliminar un parámetro del sistema se debe oprimir el ícono Eliminar correspondiente al
parámetro del sistema deseado, el sistema emite un mensaje de confirmación de eliminación
del parámetro del sistema. Se finaliza confirmando el mensaje de eliminación.
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10.3 Asignar Roles
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10.4.1 Agregar Rol
El sistema desplegará una ventana en donde se deben indicar el código, nombre, descripción,
las asociaciones de la funcionalidad y las operaciones del nuevo rol. Se finaliza el proceso de
agregación oprimiendo el botón Guardar.
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10.4.2 Editar Rol
Para editar un rol se debe oprimir el ícono Editar correspondiente al rol deseado, el sistema
desplegará una ventana en donde permite modificar la información correspondiente. Se
finaliza el proceso de edición oprimiendo el botón.
Para eliminar un rol se debe oprimir el ícono Eliminar correspondiente al rol deseado. El
sistema emite un mensaje de confirmación de eliminación del parámetro del sistema. Se
finaliza confirmando el mensaje.
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10.4.4 Consultar Auditoría Ingreso
El sistema despliega una ventana para filtrar los registros de auditoría por identificación,
nombres y/o apellidos.
Tras oprimir el botón Buscar el sistema muestra los resultados coincidentes con los
parámetros ingresados.
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