Manual de Condiciones Esenciales, Procesos Y Procedimientos Del Servicio Farmaceutico de La Drogueria San Miguel Plus

MANUAL DE CONDICIONES ESENCIALES, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO DE LA

DROGUERIA SAN MIGUEL PLUS

PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO DE
LA DROGUERIA PLUS
Índice
pág.
1.Indice…………………………………………………………………………………….2
2.Introduccion……………………………………………………………………………..3
3.Funciones del servicio farmacéutico…………………………………………………3
4.Buena práctica del servicio farmacéutico……………………………………………4
5.Objetivo del manual………………………………………………………………….…4
6.Descripcion del manual…………………………………………………………….…..5
7.Gestión de la calidad del servicio farmacéuticos……………………………………5
8.Plantación de las actividades………………………………………………………….7
9.Destrucción y desnaturalización de medicamentos…………………………………7
10.Retiro de productos del Mercado…………………………………………………….8
11.Estructura del servicio farmacéutico…………………………………………………8
12.Procedimiento de inyectología………………………………………………………10
13.Procesos generales del servicio farmacéutico……………………………………10
14.Anexos……………………………………………...…………………………………15
2. Introducción
La droguería es un establecimiento farmacéutico independiente minorista como lo

determina el artículo 6º y 8º de la resolución 1403 del 2007 del Ministerio de la
Protección Social. El servicio farmacéutico en general tiene 4 objetivos primordiales
los cuales son: 1) Promoción 2) Prevención 3) Suministro 4) Atención farmacéutica.
De acuerdo a la normatividad vigente según la clasificación de droguería tendría
lugar los 3 primeros objetivos.
3. Funciones del servicio farmacéutico
El servicio farmacéutico realizar funciones múltiples. A continuación, describiremos

las que aplican a la droguería:
 Administrativa: Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios

relacionados con los medicamentos y dispositivos médicos ofrecidos a los
pacientes y a la comunidad en general, con excepción de la prescripción y
administración de los medicamentos.
 Promoción: impulsar estilos de la vida saludables y el uso adecuado de los

medicamentos y dispositivos médicos.
 Prevención: Prever factores de riesgo derivados del uso inadecuado de

medicamentos y dispositivos médicos, así como los problemas relacionados
con su uso.
 Suministro: Seleccionar, adquirir, recibir y almacenar, distribuir y dispensar

medicamentos y dispositivos médicos. En las funciones de selección y
adquisición, la participación del servicio farmacéutico será de carácter
técnico, sin prejuicio de la decisión de la organización en sentido contrario.
 Participación en programas: Tomar parte en la creación y/o desarrollo de

programas relacionados con los medicamentos, especialmente los de
farmacovigilancia, uso de antibióticos y uso adecuados de medicamentos y
dispositivos médicos.
 Información: Obtener y difundir conocimientos sobre medicamentos y

dispositivos médicos, especialmente, informar y educar a los miembros del
grupo de salud, el paciente y la comunidad sobre el uso adecuado de los
mismo.
 Vigilancia de recursos y verificación de cumplimientos de actividades:

Desarrolla y aplicar mecanismos para asegurar la conservación de los bienes
de la organización y el Estado, así como, el Sistema de Gestión de la Calidad
de los Procesos, Procedimientos y Servicios Ofrecidos.
4. Buenas prácticas de servicio farmacéutico
Son el conjunto de normas, procesos, procedimientos, mecanismos de control y

documentación de carácter técnico y/o administrativo que aseguran el cumplimiento
del objeto del servicio. Para que la droguería obtenga la certificación en BPDF es
necesario que cumpla con los contemplado en este manual y la normatividad
vigente.
5. Objetivos del Manual
El objetivo del presente manual es establecer los parámetros del sistema de gestión
del servicio farmacéutico de la DROGUERIA SAN MIGUEL PLUS mediante la
descripción de las condiciones esenciales, procesos y procedimientos, dándole el
cumplimiento a la resolución 1403 del 2007 del Ministerio de la Protección Social
“por la cual se determina el modelo de gestión de Servicio Farmacéutico se adopta
el manual de condiciones esenciales y procedimientos y se dictan otras
disposiciones”
6. Descripción del Manual
Este manual está compuesto por los criterios técnicos y administrativos de los
procesos y procedimientos que se realizan en la DROGUERIA SAN MIGUEL PLUS,
como establecimiento farmacéutico independiente minorista como lo determina el
articulo 6º y 8º de la resolución 1403 del 2007 del Ministerio de la Protección Social.
De esta forma podemos evidenciar el cumplimiento de las disposiciones y
normativas antes las entidades territoriales de salud encargadas de la inspección,
vigilancia y control.
7. Gestión de calidad del servicio farmacéutico
Se entiende por gestión de calidad a una herramienta sistemática que permite dirigir
y evaluar el desempeño del servicio farmacéutico de acuerdo de los servicios que
ofrece y cada uno de sus procesos y procedimientos.
7.1 Estructura interna, cargos y funciones.
AUXILIAR
DIRECTOR
TECNICO
MESAJERO
 Gerente propietario:
Es el encargado de administrar los recursos humanos, financieros, y activos en
general. También debe velar por el cumplimiento del proceso administrativo y la
auditoria interna de los procesos y procedimientos técnicos de la droguería.
 Director técnico:
Es la persona a cargo de la droguería. Es el responsable de implementar las
buenas prácticas del servicio farmacéutico, y darle cumplimiento a los procesos
y procedimientos establecidos en este manual y a la normatividad vigente que
regula el sector farmacéutico.
 Auxiliar de droguería:
Es la persona que le coopera al director técnico en el cumplimiento de sus
funciones.
 Mensajero:
Es la persona encargada de la entrega de medicamentos y dispositivos médicos
al domicilio del cliente.
7.2 Usuarios, destinatarios y/o beneficiarios de los servicios

prestados de la droguería.
La oferta de productos y servicios de la droguería va dirigida a la población del

mismo barrio y los barrios aledaños a la ubicación a la droguería ofreciéndoles la
correcta dispensación de medicamentos y dispositivos médicos de su prescripción
facultativa, asesoría para el uso responsable y adecuados de medicamentos de
venta libre, suplementos dietarios, cosméticos y similares, productos no
contaminantes y no riesgosos para la vida de los usuarios y el procedimientos de
inyectología intramuscular.
7.3 Proveedores.
Los proveedores de medicamentos y dispositivos médicos de la droguería serán los

autorizados por el ente de control territorial del departamento donde se encuentren
ubicado, solicitándoles el concepto favorable cada vez que se vincule un nuevo
proveedor con el cual se requiera establecer relaciones comerciales. También se
solicitará a cada ente de control territorial el listado de establecimientos
farmacéuticos autorizados para corroborar la información.
7.4 Implementación y documentación de los procesos y

procedimientos del servicio farmacéutico.
La droguería implementará una serie de formatos que le permitan llevar de forma

documentada y organizada los procesos y procedimientos que se realicen en ella,
para así tener una trazabilidad.
7.5 Estrategias, criterios y métodos de medición de la eficacia de

los procesos y procedimientos del servicio farmacéutico.
La droguería establecerá indicadores para la medición de la eficacia de los procesos

y procedimientos del servicio farmacéuticos para verificar el cumplimiento de los
mismo.
7.6 Mejora continua de los procesos y procedimientos del servicio

farmacéutico.
La droguería de acuerdo a los indicadores generados por cada proceso y/o

procedimientos tomara las decisiones pertinentes con todo su equipo de trabajo
para mejorar su servicio.
8. Planeación de las actividades.
El gerente propietario, el director técnico, auxiliares y mensajeros se reunirán una

vez cada mes para planificarlos los procesos y procedimientos de la droguería de
acuerdo a su demanda, llevando a cabo un cronograma de actividades donde se
estipula la fecha y el responsable de cada una.
9. Destrucción y desnaturalización de medicamentos.
Ver MPGIRHS
10. Retiro de producción del mercado.
Para darle cumplimiento a lo estipulado en este punto en la normatividad vigente, la

droguería cooperara con los establecimientos farmacéuticos mayoristas y
laboratorios fabricantes por medio de los cuales se han adquirido los medicamentos
y dispositivos médicos, cada vez que ellos anuncien el retiro de un producto del
mercado, una recogida o cambios de lote dejando documentado el procedimiento
realizados.
11. Estructuras del servicio farmacéuticos.
La droguería cuenta con una estructura que garantiza el cumplimiento de sus

objetivos.
11.1 Infraestructuras físicas
La droguería funciona en un local comercial con un área mayor a 2 mts2 con servicio
sanitario propios. El piso es de cerámica, las paredes son estucadas y pintadas, el
techo es de placa o cielo raso debidamente estucado y pintado, posee iluminación
artificial de luz LED, cableado estructurado, aire acondicionados y ventiladores
proporcionales de las áreas para mantener las condiciones de temperatura y
humedad.
11.11 Áreas.
Las áreas de la droguería estarán debidamente delimitadas por la gama de colores

que indique la entidad territorial de control. Las áreas son:
 Administrativa: Área donde se encuentra la oficina del gerente propietario, y

donde se encuentra la documentación de representación legal, comercial,
técnica entre otros.
 Área de recepción de medicamentos.
 Área de almacenamiento.
 Área de medicamentos averiados y devoluciones.
 Área de medicamentos vencidos.
 Área de cuarentena.
 Área de medicamentos fitoterapeuticos.
 Área de dispensación.
 Área de manejo y disposición de residuos (ver MPGIRHS)
 Área de inyectología.
11.2 Dotación de equipos, instrumentos, bibliografías y materiales

necesarios.
La droguería cuenta con equipos de cómputo (hardware), un paquete de ofimática

(office) y un software contable y administrativo licenciado (TNS) adaptado y
mejorado por desarrollos personalizados de acuerdo a las actividades que se
realicen. Además, cuenta con literaturas científicas farmacéuticas (vademécum)
para ofrecerle toda la información necesaria sobre medicamentos a la comunidad.
11.3 Recursos Humanos
La dirección técnica de la droguería la asumirá un Expendedor de medicamentos o

un tecnólogo en regencia de farmacia.
11.4 Horario de atención
La droguería presta sus servicios de atención al publico de 8 AM a 12 AM y de 3

PM a 9 PM de lunes a sábado. Los días domingos y festivos la atención será de 8
AM a 12 AM y de 4 PM a 8 PM.
12. Procedimientos de inyectología
En la droguería se ofrecerá el servicio de inyectología intramuscular únicamente,

realizado por un personal capacitado y certificado por una institución de educación
autorizada para hacerlo. Se realizará la limpieza y desinfección del área normas de
bioseguridad, y manejo de residuos del MPGIRHS.
Anexos:
 Formato de inyectología
 Formato de limpieza y de desinfección de inyectología.

13. Procesos generales del servicio farmacéutico permitidos en la

droguería.
De conformidad con el literal b) del punto 2 del capitulo V DEL TITULO 1 del manual
de la resolución 1403 de 2007 del Ministerio de Protección Social, la droguería podrá
realizar los siguientes procesos.
13.1 Selección de medicamentos y dispositivos médicos
Definición: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua,

multidisciplinaria y participativa se realiza en una situación de salud o en un
establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos médicos
con que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo
en cuenta su seguridad, eficacia, calidad, y costo.
13.1.1 Procedimientos para la selección de medicamentos y

La droguería contará con un listado básicos de medicamentos y dispositivos

médicos en el software OSPOST con respecto al histórico de compras y ventas de
periodos anteriores. De acuerdo a este histórico de rotación de rotación el software
arroja un dato de venta promedio para tener el inventario óptimo para 1 mes,
respondiendo semanalmente los medicamentos que van saliendo y cumplirle a la
comunidad con la demanda de productos. Este procedimiento de reposición se
diligencia en un formulario de registro del software OSPOST. La persona
responsable de este procedimiento es el director técnico.
Anexos:
 Listado básico de medicamentos y dispositivos médicos.
 Formato reposiciones del software OSPOST.
13.2 Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.
Definición: Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento

farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han
sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.
13.2.1 Procedimiento para la adquisición de medicamentos y

Se realiza en base al formato de reposiciones mencionado en el proceso de

selección del software OSPOST, solicitando por vía telefónica o por correo
electrónico los medicamentos y dispositivos médicos a los diferentes proveedores
autorizados por los entes territoriales departamentales y se documenta en el
formulario de registro Orden de compra del software OSPOST.
Anexos:
 Formato orden de compra del software OSPOST.

13.3 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos

médicos.
Definición: Es el conjunto de actividades que tiñe como objetivo el cuidado y la

conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los
medicamentos y dispositivos médicos.
13.3.1 Procedimientos para la recepción y almacenamiento de

medicamento y dispositivos médicos.
Elaboración del acta de recepción técnica y administrativa.
El acta de recepción técnica y administrativa se realizará verificando los siguientes

los siguientes aspectos:
 Productos solicitados vs. Productos despachados.

 Cantidades solicitadas vs. Cantidades despachas.
 Precios pactados vs. Precios facturados.
 Fecha de entrega pactada vs. Fecha de entrega realizada.
 Forma de pago pactada vs. Forma de pago facturada.
 Verificación de los estados de calidad de los productos despachados, que
vengan en óptimas condiciones, que no se encuentren deteriorados, filtrados,
espichados, que sean originales, condiciones de almacenamientos y
transporte, cadenas de frio, entre otros.
 Número de lote.
 Fecha de vencimientos superior a 1 año.
 Registro sanitario expedido por el INVIMA.
Posteriormente se ingresa la factura de compra en el software OSPOST.
Se verificarán las existencias del inventario con un reporte que arroja el software
OSPOST.
Las fechas de vencimientos se controlan de acuerdo a las actas de recepción,

técnicas y administrativa, colocando en el área de medicamentos y dispositivos
médicos por vencer 6 meses antes a su fecha de vencimientos y 3 meses antes de
sus vencimientos se realizará la devolución al establecimiento farmacéutico
mayorista donde fue adquirido.
Anexos:
 Actas de recepción técnica y administrativas.

 Formato factura de compra software OSPOST.
 Formato de devolución a proveedores software OSPOST.
 Formato de registro de temperatura y humedad.
 Formato de registro de medicamentos vencidos, por vences y averiados.
13.4 Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
Definición: Es la entrega de uno o mas medicamentos a un paciente y la información

sobre su uso adecuado, realizada por un Químico Farmacéutico, Teconologo en
Regencia de Farmacia, Director de Droguería, Farmacéutico Licenciado,
Expendedor de Drogas y Auxiliar en Servicios Farmacéuticos, en los términos
establecidos en el numeral en el numeral 6º del articulo 19 y articulo 3º del Decreto
2330 de 2006, o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
13.4.1 Procedimiento para la dispensación de medicamentos y dispositivos

médicos
Primero se recibe la formula médica del paciente verificando las características

contenidas en el decreto 2200 del 2005 y el decreto 2330 del 2006, las cuales son:
 Que la prescripción este elaborada por el personal de salud debidamente
autorizado, con letra clara, legible y concisa y con las indicaciones necesarias
para su administración.
 Lugar y fecha de la prescripción.
 Nombre del paciente y número de identificación
 Nombre del medicamento concentración y forma farmacéutica
 Via de administración.
 Dosis y frecuencia de la administración.
 Periodo de duración del tratamiento.
 Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento en
números y en letras.
 Indicaciones que asu juicio cosidere el prescriptor
 Vigencia de la prescripción.
 Nombre y firma del prescriptor con su respectivo numero de registro
profesional.
 Que este escrita en idioma español, ya sea por autocopia, mecanográfica,
medio electromagnético y/o computarzado
 Que la prescripción no contenga enmendaduras, tachaduras, siglas, claves,
signos secretos, abreviaturas o simbolos químicos.
 Que la dosis de cada medicinante este expresada en el sistema métrico
decimal y en casos especiales, en Unidades internacionales.
 Que exista la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca
en la etiqueta la leyenda “Venta Bajo Formula Medica”.
Luego se produce a la entrega de los medicamentos solicitados po el paciente que

se encuentren prescritos en la formula médica y se orienta al paciente sobre las
indicaciones para su uso adecuado, las cuales son:
 Almacenamiento.
 Manera de reconstruirlos.
 Como medir la dosis
 Cuidados que se deben tener en la administración.
 Interacciones con otros medicamentos y alimentos.
 Advertencias sobre efectos adversos
 Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM)
 Problemas Relacionados con la utilización de Medicamentos (PRUM).
Luego se produce a realizar el regisro en el sistema y la expedición de la factura de

venta desde el sotware OSPOST.
14. ANEXOS.
14.1 ANEXOS 1 BASICO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÈDICOS
DROGUERIA SAN MIGUEL PLUS.
LISTADO BASICO DE MEDICAMENTOS

14.2 ANEXO 2 FORMATO DE REPOSICIONES

Fecha:
Reposición:
14.3 ANEXO 3 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

14.4 ANEXO 4 FORMATO DE RECEPCION TÈCNICA Y ADMINISTRATIVA

14.5 ANEXO 5 FORMATOFACTURA DE COMPRA.

14.6 ANEXO 6 FORMATO DEVOLUCION DE COMPRA.

14.7 ANEXO 7 FORMATO DE INYECTOLOGIA.

14.8 ANEXO 8 FORMATO DE TEMPERATURA Y HUMEDADA.

14.10 ANEXO 10 FORMATODE MEDICAMENTOS POR VENCER.

14.11 ANEXO 11 FORMATO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION DE

INYECTOLOGIA.

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3.Funciones del servicio farmacéutico…………………………………………………3

4.Buena práctica del servicio farmacéutico……………………………………………4

5.Objetivo del manual………………………………………………………………….…4

6.Descripcion del manual…………………………………………………………….…..5

7.Gestión de la calidad del servicio farmacéuticos……………………………………5

8.Plantación de las actividades………………………………………………………….7

9.Destrucción y desnaturalización de medicamentos…………………………………7

10.Retiro de productos del Mercado…………………………………………………….8

11.Estructura del servicio farmacéutico…………………………………………………8

13.Procesos generales del servicio farmacéutico……………………………………10

La droguería es un establecimiento farmacéutico independiente minorista como lo

3. Funciones del servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico realizar funciones múltiples. A continuación, describiremos

 Administrativa: Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios

 Promoción: impulsar estilos de la vida saludables y el uso adecuado de los

 Prevención: Prever factores de riesgo derivados del uso inadecuado de

 Suministro: Seleccionar, adquirir, recibir y almacenar, distribuir y dispensar

 Participación en programas: Tomar parte en la creación y/o desarrollo de

 Información: Obtener y difundir conocimientos sobre medicamentos y

 Vigilancia de recursos y verificación de cumplimientos de actividades:

4. Buenas prácticas de servicio farmacéutico

Son el conjunto de normas, procesos, procedimientos, mecanismos de control y

5. Objetivos del Manual

6. Descripción del Manual

7. Gestión de calidad del servicio farmacéutico

7.1 Estructura interna, cargos y funciones.

7.2 Usuarios, destinatarios y/o beneficiarios de los servicios

La oferta de productos y servicios de la droguería va dirigida a la población del

Los proveedores de medicamentos y dispositivos médicos de la droguería serán los

7.4 Implementación y documentación de los procesos y

La droguería implementará una serie de formatos que le permitan llevar de forma

7.5 Estrategias, criterios y métodos de medición de la eficacia de

La droguería establecerá indicadores para la medición de la eficacia de los procesos

7.6 Mejora continua de los procesos y procedimientos del servicio

La droguería de acuerdo a los indicadores generados por cada proceso y/o

8. Planeación de las actividades.

El gerente propietario, el director técnico, auxiliares y mensajeros se reunirán una

9. Destrucción y desnaturalización de medicamentos.

10. Retiro de producción del mercado.

Para darle cumplimiento a lo estipulado en este punto en la normatividad vigente, la

11. Estructuras del servicio farmacéuticos.

La droguería cuenta con una estructura que garantiza el cumplimiento de sus

11.1 Infraestructuras físicas

Las áreas de la droguería estarán debidamente delimitadas por la gama de colores

 Administrativa: Área donde se encuentra la oficina del gerente propietario, y

 Área de recepción de medicamentos.

 Área de medicamentos averiados y devoluciones.

 Área de medicamentos vencidos.

 Área de medicamentos fitoterapeuticos.

 Área de manejo y disposición de residuos (ver MPGIRHS)

11.2 Dotación de equipos, instrumentos, bibliografías y materiales

La droguería cuenta con equipos de cómputo (hardware), un paquete de ofimática

11.3 Recursos Humanos

La dirección técnica de la droguería la asumirá un Expendedor de medicamentos o

11.4 Horario de atención

La droguería presta sus servicios de atención al publico de 8 AM a 12 AM y de 3

12. Procedimientos de inyectología

En la droguería se ofrecerá el servicio de inyectología intramuscular únicamente,

 Formato de limpieza y de desinfección de inyectología.

13. Procesos generales del servicio farmacéutico permitidos en la