FORMATO MATRICES DE RIESGO

FECHA: 20 de Octubre de 2015 VERSIÓN: 01 CÓDIGO: CI-MR-FO-001 PÁGINAS: 1 de 1

PROCESO: CONTROL INTERNO SUBPROCESO: IDENTIFICAR, EVALUAR Y MONITOREAR EL PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS.

PROCESO: PRESTACIÓN DE SERVICIO DE SEGURIDAD FISICA OBJETIVO DEL PROCESO: Promover entornos seguros y tranquilos bajo los principios de calidad, oportunidad y cumplimiento de los requisitos legales y contractuales, buscando siempre superar las expectativas del cliente.

Riesgo Causas

Opciones de Manejo
Cronograma

Evaluación Riesgo

Valoración riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente (Factores internos o externos)

Probabilidad
generador
Efecto /

Impacto
(Sujeto u
Consecuencias Controles Indicador de Nivel de
objeto con Acciones Responsables Meta Observaciones
(¿Cómo se refleja en la existentes la Acción Cumplimiento
capacidad
Descripción empresa?)
Riesgo para generar ¿Por qué se puede Fecha
¿En qué consiste o cuáles son sus el riesgo) ¿Por qué ? ¿Por qué? Fecha fin
¿Qué puede ocurrir? presentar? inicio
características?

*Falta de Comunicación
entre los Coordinadores
*No existe una Base de Datos
Caninos de los Contratos
del Canino Actualizada donde
y/o funcionario
se pueda verificar la
responsables, al no
trazabilidad y seguimiento en
envíar la información real
tiempos reales, las fechas de
del estado del caninos,
vencimiento y/o actualización

VIGILANCIA CANINA
de la documentación
contractual.
pues consideran que se
pueden ver afectados.
*El Lider encargado del proceso no realiza

Evitar-Reducir
Inaceptable
No se realiza control al estado de los *Los Sobrecostos en Servicio de

10/15/2016

11/30/2016
la verificación y seguimiento.
No existe un Control caninos que se encuentran asignados a los Guardas no realizan el Veterinaria, Alimentación. GERENCIA GENERAL
*Existe un solo Procedimiento Revisión y reestructuración del Proceso Vigilancia

20

60
sobre el estado de los proyectos y/o agencias, y al cumplimiento reporte oportuno a los Sobrecostos para la 3 DIRECTORA SECCIONAL BOGOTA NA NA NA
Funcionario en la Organización que Vigilancia Canina Fisica Canina.
Caninos de la documentación contractual y Coordinadores Caninos organización Sanciones de la CONTROL INTERNO
conoce y maneja el Proceso de Vigilancia
requisitos legales. del estado de los canes. Superintendencia
Canina.

*Los Coordinadores
*El
Caninos y/o funcionarios
procedimiento de Vigilancia
responsables no envian
Fisica Canina no esta acorde a
las inspecciones las
los requisitos legales.
inspección a Canes y
Caniles en los tiempos
establecidos.

1. 01/10/2016 2-3-4. 15/10/2016 5.

1. 30/10/2016 2-3-4. 30/11/2016 5.

1. Asignación de un Funcionario para el Cargo.

15/10/2016 6. 01/01/2017

17/02/2016 6. 30/04/2017
2. Realizar inventario del Armamento a
1. No existe un inventario confiable de las El Área de Seguridad Física no Nivel Nacional. 3.

Evitar y Reducir
Armas, ni se tiene claridad en que puesto Cuenta con un funcionario No existe una 1. Incautación de Armas. Consolidad Información en el sistema de

Inaceptable
Procedimiento
están asignadas y que persona las porta. idóneo para el Control y No existe un sistema de inventarios donde herramienta que genere 2. Imposición de Multas. inventarios y Actualizar la Ficha Técnica de GERENCIA GENERAL
Vigilancia Física-
No existe un Control del 2. No se lleva un control manejo de las armas de la se puedan controlar las entradas y salidas las alertas preventivas del 3. Sanciones a la Armamento. 4. Inclusión, COORDINADOR DE ARMAMENTOS

20
3 60 Guía Manejo de NA NA NA
Armamento de las fechas de Vencimiento de los Organización, y el Líder de (asignación del armamento) del estado de vencimiento los Organización y Representante Actualización y Verificación de la información en DIRECTOR NACIONAL DE
Armas Letales y
Salvoconductos por porte y por tenencia del Proceso no ha realizado la armamento. salvoconductos de Porte y Legal. 4. el Renova. SEGURIDAD FISICA
no Letales.
arma. 3. No gestión respectiva para el Tenencia. incumplimiento al cliente. 5. Revisión y Actualización del Procedimiento
Existe Ficha Técnica del Arma control de las Armas.. Vigilancia Fisica en lo relacionado con el Control
del Armamento. 6. Realizar auditorias
a las agencias.

1. Identificar que Supervisores, Escoltas y

01/08/2016 4. 01/08/2016 5-6. 01/08/2016

13/01/2017 4. 02/12/2016 5-6. 30/12/2016

Funcionarios custodian el arman fuera del horario

1. 17/01/2016 1.1. 30/10/2016 2-3.

1. 01/08/2016 1.1. 01/08/2016 2-3.
de trabajo. 1.1.
Realizar visitas periodicas aleatorias a los
Supervisores que tiene asiganda arma- Bogotá.
2.
1. Por solicitud del Identificar los puestos donde se Presta el Servicio
Se podrían llegar a presentar incidentes y/o

Evitar y Reducir
Cliente, respecto a la 1. Sanciones Legales para la de Vigilancia Fisica con arma, que no sean 24 DIRECTOR NACIONAL DE SEGURIDAD

Inaceptable
accidentes por parte de los Escoltas, La organización no tiene Procedimiento
ubicación donde se presta organización. horas y verificar donde estan custodiando el arma. FISICA- DIRECTOR SECCIONAL DE
supervisores y/o funcionarios que portan el establecido un control para Vigilancia Física-
No existe garantía en la El funcionario no haga el uso adecuado el el servicio. 2. Incautación y perdida 3. Determinar y SEGURIDAD FISICA

20
arma fuera del horario laboral, y/o perdida minimizar el uso inadecuado 3 60 Guía Manejo de NA NA NA
custodia del armamento Arma. 2. Las distancias del Arma. 3. definir donde se custodian las armas, y la entrega COORDINADORES DE OPERACIÓN
del arma cuando se deja en el puesto y el del arma fuera de su jornada Armas Letales y
donde se presta el Accidentes e incidentes y/o de la Caja Fuerte de Seguridad. COORDINADOR
servicio es inferior a 24 horas, al no estar laboral. no Letales.
servicio respecto a la fatalidades. 4. Realizar Acta, con las DE ARMAMENTO
custodiada en un lugar adecuado.
oficina principal. obligaciones que tienen los Escoltas, Supervisores
y/o Funcionarios que porten el arma fuera del
horario laboral, y entregar cada vez que se
entregue el arma.
5. Realizar campañas de Sensibilización
sobre el uso adecuado del arma.
6. Fidelizar al

3. 01/11/2016

1-2. 30/12/2016 1-2. 30/12/2016 3. 30/12/2016

VIGILANCIA FISICA

personal con el objetivo que alerte a los

Coordinadores de operaciones, sobre
comportamientos
1. Realizar programación de Turnos que

Reducir el Riesgo
Se pueden llegar a presentar inequidad en afecten el desarrollo
mensualmente de la operación.
en Excel.
DIRECTOR NACIONAL DE SEGURIDAD

Importante
la adjudicación de turnos, pagos mal Ausencia de liderazgo Sobrecostos en Nomina y pago 2.1
Falencias en el No se realiza una planeación FISICA- DIRECTOR SECCIONAL DE
liquidados, no se le ortorguen los descansos Existencia de autonimia por parte de los para ejercer el Control y tardío de la misma Sanciones Procedimiento Implementación en el HRM para la programación

20
Seguimiento y y programación mensual de 2 40 SEGURIDAD FISICA NA NA NA
legalmente establecidos dentro del mes, Funcionarios responsables la Verificación de los Legales por la UGGP, Ministerio Vigilancia Física de Turnos.

1-2. 01/08/2016 1-2. 01/11/2016

Verificación de Turnos Turnos. COORDINADORES DE OPERACIÓN
por la Falencia en el Seguimiento y Turnos. de Trabajo. 3. Realizar revisión
Verificación de Turnos. mensualmente de la Programación de los Turnos
mensualmente y la nomina cancelada.

*Se prestan servicios de
24 horas, con 3 personas,
El objeto de la organización y
Evitar-Reducir el Riesgo
1. Revisar semanalmente los servicios adicionales
que solicitan los clientes, con el objetivo de
1. Sanciones por parte del identificar las novedades y horas de trabajo DIRECTOR NACIONAL DE SEGURIDAD

Inaceptable
cuando se debería prestar
Se pueden llegar a presentar sanciones el tipo de servicio que esta Ministerio de Trabajo y adicional por parte del Guarda. FISICA DIRECTOR
Manejo indebido de la Los servicios de horario inferior a 12 horas con 3.5
para la organización, debido a que no se ofrece, la cual conlleva a que superintendencia de Vigilancia SECCIONAL DE SEGURIDAD FISICA

20
Jornada Máxima generan que el guarda solicite realizar *Solicitud de 3 60 Ninguno NA NA NA
esta cumpliendo con la Jornada Laboral el personal trabaje 12 horas y y Seguridad. 3. A través de las COORDIANDORES DE SERVICIO
Laboral. turnos adicionales por su remuneración. servicios adicionales que
Máxima establecida. ocurre con todas las empresas 2. Fallas en el agremiaciones, acudir ante organismos de control GERENCIA GENERAL
se convierten en
del Sector. servicio y gobierno nacional para la autorización de DIRECTORA NACIONAL JURIDICA
habituales por parte del

1. 24/11/2016 2-3-6. 01/08/2016 4. 01/10/2016 5. 01/11/2016

1. 30/12/2016 2-3-6. 30/12/2016 4. 30/12/2016 5. 15/12/2016

jornadas de trabajo que se realizan con las
cliente.
empresas de seguridad.
1. Cada vez que inice un nuevo contrato,
identificar los compromisos contractuales y
realizar seguimiento al cumplimiento de los
mismos. 2.
Capacitación y Certificación en el sistema de
Gestión del Riesgo, investigaciones, comunicación
Incumplimiento en los compromisos asertiva para los Coordinadores del Servicio.
establecidos con el Cliente. 3. Capacitación
No se realizan Procedimiento

Reducir el Riesgo
No se detectan las en el Sistema de Gestión de Riesgos,
inspecciones y Análisis de Vigilancia Física.
Desconocimiento de lo novedades de manera preventiva por investigaciones, comunicación asertiva a los DIRECTOR NACIONAL DE SEGURIDAD

importante
Riesgos al momento de 1. No Conformidades. Programaciones
establecido contractualmente parte de los supervisores y/o Supervisores. FISICA DIRECTOR SECCIONAL DE
Fallas en la Prestación Se podria llegar a presentar fallas en la iniciar el servicio, con el 2. Sobrecostos semanales de
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con el cliente, por parte de los Coordinadores de Servicio cuando se 2 40 SEGURIDAD FISICA NA
del Servicio prestación del servicio objetivo de prevenir económicos. 3. Visitas a Clientes
Coordiandores de Servicio y realiza la visita al cliente. 4. Realizar revisión y socialización al COORDINADORES DE SERVICIO
posibles reclamaciones en Cancelación del Servicio. por parte de los
funcionarios responsables. No hay un seguimiento Procedimiento Prestación del Servicio de
dinero y cancelación del Coordinadores
permanente y estricto al cumplimiento de Seguridad Física, modificar lo relacionado al
servicio. de Servicios.
lo establecido en el Procedimiento Estudio de Seguridad y ajustarlo de acorde a la
Servicio de Vigilancia Física. realidad y necesidad del servicio.
5. Realizar cronograma de
aplicabilidad las inspecciones de seguridad a los
todos los clientes. 6.
Realizar seguimiento a las visitas realizadas por
los Coordinadores de Servicio y a los compromisos
que se generen con el cliente.

FIRMA LÍDER DE PROCESO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
Aceptable 0-5 Asumir el Riesgo

Tolerable 6.-10 Reducir-Asumir-Compartir- Transferir

Moderado 11.-20 Evitar-Reducir-Compartir-Transferir
Importante 21.-40 Reducir-Evitar-Compartir-Transferir

Inaceptable 41.-60 Evitar-Reducir-Compartir-Transferir