SENA-CENTRO DE GESTIÓN DE MERCADOS, LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN

TECNOLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA

Ficha 1565256

EVIDENCIA AA7 EV5 MAA: Manual “Procesos y procedimientos logísticos

Presentado a tutor: María Angélica Avilán

Equipo de trabajo Proactivos

Integrantes

Yesmy Mileidy Molina Flores

Ingrid Paola Herrera Hernández

Héctor E. Guzmán Salgado

Ramiro José Muñoz

Yesid Harvey Cárdenas Moreno

EVIDENCIA AA7_EV5_MAA: Manual “Procesos y procedimientos logísticos

Yesmy Mileidy Molina Flores

Ingrid Paola Herrera Hernández

Héctor E. Guzmán Salgado

Ramiro José Muñoz

Yesid Harvey Cárdenas Moreno

Presentado a tutor: María Angélica Avilán

Servicio nacional de aprendizaje (sena)

Tecnologo en Gestión logística

Santa fe de Bogotá
 TABLA DE CONTENIDO

Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 4
Objetivo general .............................................................................................................................. 5
Objetivos específicos: .................................................................................................................. 6
Actividad de aprendizaje 7 .................................................................................................................. 7
Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”......................................................... 7
DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................. 7
MANUAL DE FUNCIONES .................................................................................................................... 9
Conclusiones ..................................................................................................................................... 13
WEB GRAFIA .............................................................................................................................. 14
 Introducción

Los manuales son los documentos generados por las empresas, y en los cuales van
plasmados todas las funciones de los empleados de cada área de la organización, pues
gracias a estos se minimizan los conflictos de área, se dividen trabajos se otorgan
responsabilidades y con ellos se gana mucha más productividad y eficiencia de los
colaboradores de la empresa.
 Objetivo general

Afianzar los conocimientos de cómo elaborar un manual de funciones y como

implementarlo en cada una de las áreas de la empresa, logrando así una guía para cada uno

de sus colaboradores y una mayor eficiencia en sus dependencias.

 Objetivos específicos:

 Comprender para que sirve un manual de funciones.

 Identificar las ventajas de seguir le pasó a paso de los procedimientos.

 Conocer la importancia de los manuales de funciones.

 Comprender como el manual ayuda a la productividad empresarial.

 Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

En esta evidencia debe elaborar un manual de procesos y procedimientos que involucre la

estructuración de los procesos logísticos, variables y recursos asociados con actividades de
operación de la empresa.
 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1:
Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso
de la gestión logística (aprovisionamiento, producción o distribución).

La empresa seleccionada fue ASOCOLFLORES. Organización floricultora dedicada a la

exportación de flores a diferentes partes de mundo, en sus 50 años de trayectoria comercial,
con su gran propósito de fortalecer la floricultura sostenible en Colombia, promoviendo el
impacto positivo económico, social y ambiental.
 Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las
técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en
el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el
material de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.

Área seleccionada Despachos.

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: DESPACHOS
 INICIO

ORDEN DE FAX, MAIL,

COMPRA TELEFONO

B VERIFICAR
SI DIGITAR EN
REF, PRES,
SISTEMA, GENERAR
PRECIO Y
REMISION
C DISPONIBILID

D
NO SEPARAR PEDIDO E
CON REMISION
INDICAR
OBSERVACIONES, Y
TIEMPO DE SI
ENTREGA
GENERAR FACTURA

ACEPTAN

PRODUCTO
OK

ORDEN DE
DILIGENCIAR ORDEN DE COMPRA.- ENTREGA A
EMPAQUE Y ROTULADO
REMISON- TRANSPORTADOR.
FACTURA
  Construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la información
obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al igual que la
documentación de soporte requerida.

MANUAL DE FUNCIONES

El Manual de Funciones documenta los conocimientos, experiencia y tecnología del área,

para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su
misión.
Tiene Como finalidad optimizar el trabajo del personal en cumplimiento de sus funciones
específicas, y permitir el funcionamiento adecuado y eficiente de la Empresa, para el logro
de los objetivos propuestos

1. PROPÓSITO Y ALCANCE

Establecer los requisitos relacionados con el cargo de Despachos de Asocolflores, así como
describir las funciones y responsabilidades necesarias para el desempeño del cargo.

2. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del encargado de Despachos colaborar en el desarrollo de las actividades

relacionadas con los procesos de entregas, facturación, cotización y en aquellos proyectos
que se requiera trabajar en equipo.

3. COMPETENCIAS DEL CARGO

CARGO: DESPACHOS
DEPENDENCIA: COORDINACION INVENTARIOS
EDUCACION: TECNICO LABORAL EN ADMINISTRACION O CARRERAS A
FINES
EXPERIENCIA EXTERNA: MÍNIMA 1 AÑO
EXPERIENCIA INTERNA: MÍNIMA 1 AÑO

HABILIDADES: CALIDAD DE TRABAJO,

COMUNICACIÓN, INTEGRIDAD,
COMPROMISO, TRABAJO EN EQUIPO,
ALTA TOLERANCIA A LA PRESION

FORMACION: INDUCCION CORPORATIVA E

INDUCCION ALCARGO, MICROSOFT
OFFICE.
EDAD: MAYOR DE 18 AÑOS
NIVEL DE SALARIO: A CONVENIR

4. FUNCIONES

 Velar por el buen uso de los elementos dados por la empresa para el desarrollo de sus
actividades.
 Revisar diariamente los trámites y pedidos pendientes de entregar por mensajería,
organizar ruta en general de todas las áreas.
 Efectuar el seguimiento de los pedidos del cliente en trámite, desde recibir la orden de
compra del cliente hasta la entrega de productos y documentos totales.
 Agilizar el proceso de entrega exigiendo responsabilidades que requiera para agilizar el
despacho de una orden al cliente.
 Atender al cliente durante todo el proceso de venta, de informarle si se deben elaborar
cambios a la orden por marca o presentación para recibir su aprobación, los cambios
deben ser registrados en la orden de compra para informarle en qué etapa va su orden.
 Elaborar la remisión y/o factura cuando el pedido ya se encuentre listo para despacho.
 Verificar que la información del pedido del cliente corresponda con la información
ingresada al sistema.
 Verificar la entrega de productos alistados contra el documento de despacho, remisión o
facturación.

 Emitir las remisiones de despacho en el caso de entregas parciales.

 De encontrar inconsistencias en el módulo de facturación o en la base de ítems o de
clientes debe informar al responsable de inventarios
 Realizar auto revisión de la información ingresada al sistema contra la información de
la orden de compra en el momento de ingresar el documento. Evitar el trabajo en
“automático”.
 Entregar a la persona encargada del transporte unidades previamente contadas y
verificadas contra factura generada.
 Realizar las funciones que determinen sus superiores jerárquicos.

5. RESPONSABILIDADES Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

(SG-SST).

 Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Procurar el cuidado integral de su salud.
 Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
 Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
 Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen
en la empresa.
 Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
 Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

6. FACTORES DE RIESGO ASOCIADOS AL CARGO

CLASE DE RIESGO PELIGRO

Posición sedente prolongada, malos hábitos posturales

(fuera de los ángulos de confort) ejecución de labores
Biomecánico (Postura)
propias del cargo en posición sedente, desplazamientos
cortos
Pisos a diferente nivel, irregulares y resbaloso, uso de
Locativo
la escalera. (Caídas a Nivel y diferente nivel)
Contacto directo y/o indirecto con cables visibles y de
Eléctrico (Baja
fácil acceso - baja tensión. (Conexiones a diferentes
Tensión)
accesorios y toma corrientes, inadecuados).
Químico (Líquidos - Contacto con sustancias químicas por recorridos a
Nieblas y Rocíos) planta o utilizadas para actividades propias de la tarea
 Contaminación auditiva público y el ruido producido
Físico - Ruido
por diferentes equipos o elementos de uso cotidiano.
Digitación frente al computador o equipos con baja
Físico - Radiaciones
explosión de radiación (UV). Para el análisis e ingreso
No Ionizantes
de información al computador.
Generada por sistemas de iluminación deficiente
Físico – Iluminación (Escasa, Falta de mantenimiento a pantallas o
luminarias)
Terrorismo, hurto, delincuencia común y organizada.
áreas circundantes a identidades con alto grado de
Publico
vulnerabilidad de atentado o ataque terrorista, traslados
a lugares externos de la organización.
Psicosocial - Gestión Trabajo repetitivo, exigencia de concentración,
Organizacional responsabilidad, sobre carga de trabajo
Biomecánico
Movimientos repetitivos al escribir, planos de trabajo,
(Movimientos
aspectos espaciales
Repetitivos)
Dispositivos en movimiento, puntos de operación y
Mecánico
herramientas de uso manual o útiles de oficina

CONTROL DE APROBACION

Realizó: MARTHA Revisó: JUAN CARLOS ISAZA Aprobó: JUANA MARIA UNDA
GACHA

Cargo:AUXILIAR Cargo: SUBGERENTE Cargo: GERENTE GENERAL

ADMINISTRATIVO

Fecha: 27/05/2018 Fecha: 27/05/2018 Fecha: 27/05/2018

 Conclusiones

Finalmente entendemos la importancia de implementar y llevar a cabo una manual de

funciones, en el cual se piense primordial mente en el cliente y en el mismo personal que
conforma la compañía que es el que lo va a llevar a cabo.

Conocer profundamente para que nos sirve el manual nos ayuda y ser más eficaces y
productivos gracias a sus normas y responsabilidades allí descritas.
 WEB GRAFIA

 https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-98543127-dt-content-rid-
194682628_4-
3/institution/SENA/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Evidencia_5_Manual_Procesos_y
_procedimientos_logisticos.pdf?version=3
 https://asocolflores.org/
