Gestión de la Calidad Código: GC-P-01

Procedimiento Elaboración y Control De Versión:01

La Información Documentada
Fecha de
aprobación:27/05/2019

Proceso: Gestión de la calidad.

Procedimiento: Procedimiento Elaboración y Control De La Información Documentada

OBJETIVO: Establecer los parámetros para la creación y aprobación de los documentos del
Sistema de Gestión para asegurar su identificación, adecuación, disponibilidad, control de
cambios y prevención de obsolencia.
RESPONSABLE: área de gerencia y Gestión de ALCANCE: El procedimiento aplica a todos los
la Calidad documentos que son parte de la estructura del
sistema de Gestión. Inicia con la necesidad de
crear, modificar o eliminar un documento, se
desarrolla con la formalización del documento
y su registro en el listado maestro de
documentos y finaliza con la aprobación y
divulgación para asegurar su implementación.
1.DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS:
Procedimientos: Es una secuencia definida, paso a paso de actividades o acciones que deben
seguirse en un orden establecido para realizar correctamente una tarea.

Cadena de valor: Es una herramienta de análisis estratégico que ayuda a determinar la ventaja
competitiva de la empresa.

Mapa de procesos: Es un diagrama de valor que representa a manera de inventario grafico los
procesos de una organización en forma interrelacionada.

Documento: Hace referencia a toda la información y el medio de soporte en el cual está

contenida. En este contexto, el medio de soporte puede ser el papel, disco magnético,
electrónico u otros.

Ejemplos de documentos son: los procedimientos de trabajo, plano, informes, normas, formatos,
registros, fotografías, videos, entre otros.

Política: Es la actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para

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alcanzar ciertos objetivos.

2.PIRAMIDE Y JERARQUÍA DOCUMENTAL:

3. DOCUMENTOS Y SUS SIGLAS

TIPO DE DOCUMENTO SIGLAS

Alcance del Sistema de Gestión AGS

Política del Sistema de Gestión PSG
Objetivos del sistema de Gestión OSG
Mapa de procesos MP
Procedimientos P
Guías G
Instructivos I
Formatos F
Registros R

4. ORGANIZACIONAL

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TIPO DE DOCUMENTO SIGLAS

Actas A
Memorando M
Circular C
Informe I
Constancia CO
Hoja de vida corporativa HV
Carta CA
Certificación CE
Plano P

5. ETRUCTURA ORGANIZACIONAL
ÁREAS DE LA EMPRESA SIGLAS
Gestión de la calidad GC
Gestión Gerencial GC
Gestión de Producción GP
Gestión de Cliente GCL
Gestión de Compras GCO
Gestión de Mantenimiento GM
Talento Humano TH

6. CODIFICACIONES DE DOCUMENTO
En la codificación de los documentos estandarizados en el sistema de gestión se tendrá en
cuenta las siglas de las áreas de la empresa, las siglas de los tipos de documentos del sistema
de gestión, más un numero consecutivo. El orden de la codificación es:
Siglas del área de la empresa + las siglas del tipo de documento + el numero consecutivo
Ejemplo: para el procedimiento elaboración y control de la información elaborada, la codificación
seria:
GC-P-01
Nota: el código del documento deberá ir en el encabezado en la parte superior derecha.

FORMATO

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Idioma: Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el uso
de abreviatura y términos en un idioma o dialecto diferente al que conoce el personal que lo
utilizara. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas y
explicarlas al inicio del documento.

Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los símbolos y
unidades ya establecidos y reconocidos por la organización.

GRÁFICOS, TABLAS, E ILUSTRACIONES

Siempre que sea aplicable, se recomienda utilizar e incluir Gráficos, tablas e ilustraciones que
brinden mayor claridad al texto, esto con el fin de asegurar una buena comprensión del
documento.

Se debe hacer referencias explicita a las mismas, incluyendo algún teto explicativo.

Gráficos: Todos los gráficos que se referencian en un sistema de gestión, deben iniciar con la
palabra + gráfico + número consecutivo + nombre del gráfico, seguido del gráfico se debe indicar
la fuente.

Tablas: Todas las tablas que se referencian en un sistema de gestión, deben iniciar con la
palabra + tabla+ número consecutivo + nombre de la tabla, seguido de la tabla se debe indicar la
fuente.

Ilustraciones: Todas las ilustraciones que se referencian en un sistema de gestión, deben

iniciar con la palabra + ilustración + número consecutivo + nombre de la ilustración, seguido de
la ilustración se debe indicar la fuente.

Para la representación gráfica de todos los procedimientos del sistema de gestión se puede
utilizar la siguiente simbología:

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Procedimiento Elaboración y Control De
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SÍMBOLO NOMBRE
actividad
Toma de decisiones
Inicio y fin del procedimiento
Conector de actividades
Indicación de procedimiento
Documentos físicos
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Fecha de
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OBSERVACIÓN
En su interior se redacta la
actividad iniciando con el
verbo en infinitivo. Se
numeran consecutivo.
Tiene dos salidas (si/no;
aprobado / rechazado, etc.).
No se numera
Lleva en su interior la palabra
inicio o fin, según
corresponda
Se coloca a la salida y a la
llegada de las actividades
que se desean conectar. En
su interior lleva el numero de
la actividad
Indica que el proceso
continúa fuera de la página
Documento generado o
requerido por el
procedimiento. Cuando
existen copias, se puede
representar y enumerar
asignando al original,
indistinadamente la letra ´´o´´
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o el número ´1¨ y, al
duplicado y demás copias, la
numeración correlativa.
Representación de Empleado para representar la
documentación digital grabación de datos digitales.
Flecha de conexión Utilizado para indicar una
interconexión entre otros dos
símbolos

Texto: Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo únicamente las
explicaciones estrictamente necesarias, usando la letra Arial 12, interlineado de espacio 1,5 y un
justificado a todo el texto.

MEDIOS DE SOPORTE:

Impreso: Incluye como soporte documental el papel u otros medios físicos sólidos.

Electrónico: Información en archivos digitales como Microsoft Word, Microsoft Excel, Power
Poind, Páginas web, bases de datos, software.

Audiovisual: Hace referencia a fotografías, fonogramas filminas, sonido digital (WAV, mp3).

Identificación y descripción

Autor: La organización debe asignar responsabilidades frente al sistema de gestión de la

calidad, una de estas responsabilidades consiste en la creación y actualización de documentos.

Estos deben ser revisados y aprobados por el líder del proceso o por quien tenga asignada la
autoridad de aprobar el documento del sistema. Se debe identificar con nombre y cargo el autor
del documento, de manera que al momento de la revisión se pueda acudir a dicha persona si

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existe algún tipo de identidad.

Aprobación de los documentos: Todo documento nuevo y/o modificado debe ser revisado y
aprobado por el líder de proceso o quien tenga la autoridad y responsabilidad para tal fin. Por lo
tanto, ningún documento debe ser incluido al SGC, ni divulgado a los trabajadores, sin contar
antes con una aprobación explicita.

Título y asignación de código: Según la norma NTC ISO 9001, al crear y/o actualizar la
información documentada, la organización debe asegurar que esta esté identificada, por
ejemplo, a través de un título. De igual manera, debe contar con una fecha de emisión, un autor
o número de referencia.

Quien apruebe cada uno de estos documentos en cada uno de los procesos es el responsable
de asignarle el título a los mismos, sin embargo, esta persona debe remitirlos al área encargada
del SGC con el fin de asignarle un código único de identificación.

Los lineamientos que se siguen para la asignación de títulos y códigos son las siguientes:

Título: Se recomienda que sea corto, claro y conciso. Debe permitir la identificación directa y
clara del documento al cual se tiene acceso.

También se recomienda que el tipo de documento sea incluido dentro del título con el fin de
facilitar su identificación. Por ejemplo: procedimiento de diseño y patronaje.

Codificación: Generalmente para realizar codificación de los documentos se hace uso de

siglas, por ejemplo: AL, PO, PR, GU, IN, MA, FO.

Adicional es común que las empresas diseñen códigos que incluyan el nombre de la compañía,
el tipo de documento, el proceso al cual está asignado el documento y el consecutivo según la
cantidad de documentos que se haya generado en el momento de la creación del mismo.

Versión del documento: Hace referencia a un consecutivo utilizado para conocer el nivel de

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actualización del mismo.

Una vez el documento es aprobado y cuenta con un código único de identificación, le es

asignada una versión. Algunas compañías manejan versiones desde la 00 o desde la 01, esto
depende de lo que se establezca en el procedimiento de control de la información documentada
de cada organización.

Nota: la versión del documento deberá ir en el encabezado en la parte superior derecha en

medio de código y de fecha de aprobación.

Fecha de emisión de los documentos: Corresponde al día, mes y año en el cual cada
documento entra en vigencia, para así conocer en qué momento el personal debe iniciar su
implementación.

La fecha de emisión varía conforme se realicen actualizaciones al documento y por ende a la

versión del mismo.

Generalmente la fecha de emisión de los documentos equivale a la fecha en la cual el

documento es divulgado al personal de la compañía.

PRODUCTO O
N° ACTIVIDAD O DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA DE LA
ACTIVIDAD
1 Creación, modificación o eliminación Colaboradores de la Propuesta(s) de
de algún documento empresa creación,
modificación o
eliminación del
documento
2 Evaluo de la técnica, y su pertinente Líder del sistema de Documento
aporte en la gestión organizacional, gestión de calidad propuesto
con el fin de estudiar y analizar la Propuesta definitiva

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aplicabilidad de dicha propuesta. estructurada con

todos los aportes
3 Solicitud de formalización en la Líder del sistema de Solicitud de creación,
plataforma ALMERA, a la solicitud gestión de calidad modificación o
adjunta el archivo del documento se eliminación de
propone crear, o el documento vigente documentos del
con las modificaciones propuestas. O sistema de gestión de
eliminación del documento calidad en plataforma
ALMERA
4 Se define el flujo documental dentro de Líder del sistema de Ruta flujo documental
la plataforma (responsable de tramitar, gestión de calidad registrado en la
revisar y aprobar) plataforma ALMERA
5 Ajustes definitivos al documento. con Líder del sistema de
base en lo acordado con el respectivo gestión de calidad Documento ajustado
responsable.
6 Cumplimento de los criterios de Líder del sistema de Propuestas de mejora
conveniencia, adecuación y suficiencia calidad u observaciones.
del documento.
7 Analizar la pertinencia de las Líder del sistema de
propuestas de mejora presentadas por gestión de calidad
las dependencias que participaron en documento ajustado
la actividad anterior.

8 Documento ajustado en formato Líder del sistema de Documento a

modificable. gestión de calidad formalizar en tramite
en la plataforma

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ALMERA
9 Revisar que el documento cumpla con Responsable de Documento en
los aspectos técnicos y normativos de procesos revisión en la
la temática. plataforma ALMERA
10 Verificar que el contenido se mantenga Líder del sistema de Documento publicado
vigente, pertinente y suficiente ante las gestión de calidad en la plataforma
condiciones actuales del proceso. ALMERA.
DIAGRAMA DE FLUJO

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CONTROL DE DOCUMENTO

ELABORADO POR CARGO FECHA

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Lina Cristina Merchan Lopez Gestión de la calidad 25/05/2019

APROBADO POR CARGO FECHA
Estefany Yanin León Gestión Gerencial 27/05/2019
Mancera

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aprobación:27/05/2019

Falta descripción de las actividades y el flujograma.

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