¿Por qué utilizar el motor de flujo de trabajo en su empresa?

Un motor de flujo de trabajo es un software diseñado para ayudarlo a

administrar sus procesos. Imaginemos un proceso que, para completarse, debe
pasar por una cierta cantidad de personas o departamentos. Puede tomar
tiempo y recursos ya que la información debe fluir a través de todos. Para
publicar noticias en un sitio web, por ejemplo:
El marketing tiene la idea
Un redactor escribe la historia
Editor lo revisa
El departamento legal lo revisa
La historia se pone en línea en un servidor web de prueba.
El gerente aprueba, y luego sube en el sitio web.
Es el proceso, y se realiza en parte por cada uno de los participantes.
Si no es automatizado, este proceso tomará tiempo y dinero. Los correos
electrónicos deben ser enviados por cada uno de los involucrados, para que el
otro sepa que su parte se ha completado, el tiempo se ha perdido y el proceso
no fluye correctamente. Con un motor de flujo de trabajo, esto se puede hacer
mucho más rápido. Las personas son notificadas tan pronto como pueden
hacer su trabajo, el motor envía automáticamente toda la información a la
cadena e incluso da sugerencias inteligentes, ya que "esto parece un trabajo
de marketing, envíelo a Mark".
Puede ayudar: ¿qué es el flujo de trabajo?

Funciones del motor de flujo de trabajo.

Todas las tareas y acciones están definidas, así como las reglas sobre cuándo
y cómo deben completarse las tareas. No solo eso, sino que también determina
qué acciones siguen y cómo se conectan exactamente. Tal vez en un proceso,
las tareas no son secuenciales, sino concurrentes. El motor entiende eso y
actúa sobre esta información.
El motor de flujo de trabajo luego asigna las tareas, ya sea a una persona, un
grupo de personas, un departamento o incluso una máquina. Al asignar, el
motor de flujo de trabajo comunica los datos necesarios a los participantes.
Cuando se completa una acción particular, automáticamente se asigna otra
tarea. Es una cadena de eventos, controlada inteligentemente por el motor.
El motor de flujo de trabajo lo pone todo junto, verifica los datos y ayuda a
completar el proceso de una manera rápida, eficiente y que ahorra dinero.
Beneficios del motor de flujo de trabajo.
Los motores de flujo de trabajo facilitan el flujo de información, tareas y
eventos.
Todos tienen acceso a la información que necesita para completar la acción.
Esto se puede lograr con un generador de organigramas de Creately.com
Es fácil entender todo el proceso.
El motor establece un tiempo en el que cada tarea debe completarse, haciendo
que el proceso sea más rápido.
Es fácil identificar dónde están los cuellos de botella, ya que podemos ver
claramente en qué tarea se encuentra el proceso.
El motor de flujo de trabajo memoriza los datos del cliente y el historial de los
participantes.
Asigna tareas de manera inteligente, ahorrando tiempo en los procesos de
toma de decisiones.
Muchos correos electrónicos, documentos y notas se reducen radicalmente,
ahorrando así dinero y recursos, además de garantizar que no se pierda
ninguna información.
¿Cómo implementar un motor de flujo de trabajo?
Como puede ver, muchas ventajas provienen del uso de un motor de flujo de
trabajo. Es importante recordar que un proceso solo puede ingresar al motor y
ejecutarse de esta manera eficiente si ha sido una mejora. BPM - Business
Process Management - es todo acerca de eso. Antes de la automatización,
estos son los pasos a seguir:
Identificar los procesos: ¿cuáles son los procesos a mejorar?
Mapear los procesos: comprender los pasos, participantes, información y
propósito.
Modele los procesos: elimine los cuellos de botella, el desperdicio, las acciones
duplicadas y diseñe los procesos nuevos y mejorados. Vea también esta
herramienta para el modelado de procesos y cree su cuenta gratuita: HEFLO
BPMN Modeling Tool.
Ejecute los procesos: lleve a cabo los procesos de una manera nueva, llevando
a todos a bordo.
Optimice los procesos: verifique lo que funcionó y lo que no funcionó, los
nuevos puntos de mejora y vuelva a mejorar.
Automatice los procesos: ¡ahora es el momento de automatizar las cosas y
utilizar el mejor motor de flujo de trabajo disponible!
Ahora que ya sabe qué es el motor de flujo de trabajo, ¡también entienda la
Notación de modelado de procesos de negocios y comience su proyecto!