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PRESENTACIONES
EXITOSAS
Manual del curso
10/11/2016
ID Paz
Instructor: Sebastián García Posse
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Workshop Presentaciones Exitosas 2016
Índice:
0. CV del titular
1. Objetivos del Programa
2. Presentaciones empresarias
3. La situación de presentación
4. Objetivos
5. Audiencia
6. Enfoque
7. Estructuras según tipo de presentación
8. Planificación de una presentación
9. Armado parte por parte
10. Claves adicionales de armado
11. Diseño y estilo
12. Presentación con auxiliares
13. El discurso escrito
®
14. Pautas para la utilización de PowerPoint
15. Presentación de estadísticas y gráficos
16. Consejos prácticos para diseño de presentaciones
17. El lenguaje corporal
18. Tres tipos de percepción
19. El “día D”
20. La interacción con el público
21. Material de referencia
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Workshop Presentaciones Exitosas 2016
0. CV del titular
Sebastián García Posse (sgarciaposse@asesyreinas.com)
Licenciado en Ciencias de la Comunicación por la Universidad de
Buenos Aires (integrante del “Cuadro de Honor”).
Especialista en comunicación estratégica, creatividad y oratoria
empresaria. Asesor y director de proyectos/ equipos de trabajo para
campañas de marketing y comunicación internas y externas.
Fundador y Director General de Ases y Reinas, empresa de comunicación, creatividad y
capacitación. Consultor estratégico-creativo a cargo de proyectos de comunicación y formación
de personas para clientes como Roche, Monsanto, Technisys, Axonier, Fortinet, SouthCross,
Odebrecht, Cambras, Hibu, BDO, DinámicaB, Mercedes-Benz, Microjuris, Thomas
International, Equifax, Intek, Sofitel La Reserva, Janssen, Sanofi Pasteur, Shell.
De 2012 a 2014, Socio fundador y Director General de El huevo y la gallina. A cargo de la
supervisión global de equipos y proyectos para las cuentas Allianz, Adecco, Mercedes-Benz,
Rockwell Automatioin, Accenture, BASF, HSBC, Fortinet, Roche, Weatherford, Efectivo Sí,
Vitalcan, PanAmerican Energy, Thomas International, Janssen.
De 2008 a 2012, Director General de Cuentas de Suma3, agencia de comunicación y eventos.
Cartera de clientes: Microsoft, Intel, Citrix, Accenture, Universidad de San Andrés, HSM,
Adecco, Allianz, Ajuste Ya, Microsoft Advertising, Management C, Telefónica.
De 2005 a 2007, se desempeñó como Marketing Communications Manager de Microsoft para
Cono Sur (Argentina, Chile, Uruguay, Paraguay y Bolivia), teniendo a cargo las múltiples
acciones de posicionamiento y generación de demanda ―publicidad, marketing directo,
marketing online, eventos, y comunicaciones internas― de la compañía en la región. Tanto a
nivel corporativo como de líneas de negocio (Windows, Office, Exchange, SQL, etc.) y para
audiencias específicas (Decisores de Negocios, Profesionales de IT, Desarrolladores y Socios
de Negocios).
Durante ese período fue distinguido con reconocimientos a nivel local y regional: “CPE
Champions Award” en la categoría Customer & Partners Experience (2006) y “GM Award” por
su desempeño en el área Business & Marketing Organization (2007).
Previo a Microsoft, fue Director de la División Comunicaciones de la consultora Cicmas
Strategy Group (1997―2005), teniendo a cargo el asesoramiento en branding y
comunicaciones internas y externas a los clientes de la consultora: Grupo Arcor, Loma Negra,
SanCor, Impsat, Claxson, Swift, Fargo, Grupo Peñaflor, Estudio O´Farrell, IAE, entre otros.
Durante ese período, elaboró más de 50 discursos para CEOs y ejecutivos de sus clientes
sobre diversas temáticas (marketing, negocios, economía), presentados en foros nacionales e
internacionales tales como el Coloquio IDEA y el Fórum de Líderes Mercosur, entre otros. Dictó
cursos in―company para gerencias y mandos medios en gestión estratégica de
comunicaciones. Y colaboró estrechamente en la redacción del libro 50+1 claves para ser un
Nº 1 en imagen corporativa, de José Crespo (inédito).
Junto a la consultora Cicmas, obtuvo 4 “Premios Eikon” a la Excelencia en Comunicación
Institucional por la gestión para el Grupo Arcor, en las categorías “Website” (98), “Identidad
Corporativa” (99), “Estrategia General de Comunicación” (00) y “Publicaciones Institucionales”,
por el Libro Globalizar desde Latinoamérica. El caso Arcor. (01).
Participó en congresos y eventos de comunicación y marketing con ponencias en la Asociación
Argentina de Marketing (AAM) y en el Congreso de Investigadores de la Cultura de la UBA.
Fue titular del “Curso de Presentaciones Corporativas” de la Escuela de Negocios de la
Cámara Argentina de Comercio (2003). Desde 2002, dicta cursos de su especialidad –
presentaciones exitosas, oratoria empresaria y creatividad/ innovación― tanto in―company
como en diversas casas de estudio (Universidad de Belgrano, Universidad del Salvador, US21).
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Workshop Presentaciones Exitosas 2016
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Workshop Presentaciones Exitosas 2016
2. Presentaciones empresarias
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3. La situación de presentación
Sí Control No
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4. Objetivos
Discurso Objetivos
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5. Audiencia
Tal como ocurre en la dinámica clientes/ empresas (donde los primeros son quienes en
realidad terminan “modelando” la oferta de las segundas), en este caso es la audiencia la
verdadera “soberana” del discurso, y a quien el presentador deberá adaptar los contenidos y
formas del mensaje que quiere transmitir.
El manejo de una audiencia en esta etapa de planificación de una presentación supone cuatro
cosas:
Estudiarla. Cuanto mejor se conozca al auditorio, mayores posibilidades habrá de
diseñar una buena presentación.
Adecuarle el mensaje. Paso lógico siguiente al anterior, y que consiste en trabajar el
mensaje de acuerdo con las expectativas e intereses que se supone habremos de
encontrar en la audiencia. Esto involucra desde los contenidos específicos hasta el tipo
de lenguaje y tono comunicacional a utilizar.
Participarla. La audiencia debe, en alguna medida, “estar presente” en el mensaje.
Involucrarla emocionalmente. Cuanto más se logre entablar una “conexión” afectiva
entre la audiencia y el mensaje a transmitir (conexión que puede ir desde un “interés”
hasta un virtual “enamoramiento” con las palabras del presentador), habrá mayores
posibilidades de generar un impacto duradero en el receptor.
Tipos de audiencias
Existe una infinidad de públicos con los que un presentador puede encontrarse a lo largo de su
carrera. En el ámbito de las empresas, los principales son:
Pares
Perfil: tal vez la más difícil de las audiencias, producto de la competencia entre las áreas,
de las diferencias posibles a nivel de objetivos y prioridades, y de las tensiones que puede
generar un mayor manejo de información por parte del presentador.
Estrategia: no dejar nada en manos del azar ni dar la imagen de experto allí donde no se
maneja perfectamente el tema; mostrarse optimista en los puntos que demanden trabajo
conjunto o involucren dificultades.
Superiores
Perfil: existen diferencias jerárquicas, lo cual deriva en un fuerte poder de decisión sobre
su trabajo. Sin embargo, Ud. cuenta con un mayor conocimiento sobre el tema tratado y las
“ganas” de sus superiores de que las cosas le salgan bien (pues a ellos les conviene, claro
está).
Estrategia: presentarse absolutamente preparado, hacer foco y ser sumamente conciso
sobre lo importante. Mostrar, también, flexibilidad ante sugerencias.
Equipo
Perfil: este público tiene un fuerte conocimiento de las fortalezas y debilidades del
presentador, y exigirá mucha preparación y profesionalismo. El contenido de la
presentación será determinante en el tipo de aproximación a esta audiencia (ej., ciertos
temas “espinosos” pueden afectar el vínculo y la dinámica del encuentro).
Estrategia: generar participación, interacción y consulta; presentarse muy natural, aunque
con sumo profesionalismo; dar directivas muy claras y explicitar lo que se requiere de ellos.
Clientes
Perfil: existe cierto nivel de “desconfianza” natural (por búsqueda de ventajas de ambos
lados), una actitud de constante evaluación, y una gran exigencia de precisión en la
presentación de contenidos o propuestas.
Estrategia: se necesita demostrar que la presentación fue elaborada especialmente para
ellos, transmitir seguridad y confianza, tematizar el vínculo (hablar de la relación empresa-
cliente) y hablar de proyecciones a futuro (siempre en positivo).
Autoridades
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Perfil: el vínculo con este público es claramente asimétrico. Se trata de una audiencia que
tiene un fuerte poder de decisión sobre su propio ámbito de acción y sobre la cual es difícil
saber el grado de manejo que poseen del tema a tratar (tal vez mucho, tal vez pobre).
Estrategia: reconocer el lugar de poder y decisión que detentan las autoridades; transmitir
idoneidad y seriedad en el manejo del tema; en especial, justificar todo cuanto se dice y
propone; y ser abierto a sugerencias (sin perder la firmeza).
Mixto
Perfil: es un público con ciertas dificultades a la hora del abordaje, producto de las
disparidades en el nivel de información y de formación general y de la necesidad de
integrar a todos en el mensaje, más allá de las diferencias existentes (que pueden ser
múltiples, desde profesionales y económicas hasta socioculturales o de vinculación entre
ellos).
Estrategias: dejar en claro que existen diferentes niveles de conocimiento, apuntando
siempre al nivel más bajo de la escala de saberes (para no dejar a nadie afuera del
mensaje); prestar mucha atención al mensaje, que debe ser sencillo, claro y explícito; evitar
jergas y chistes “privados” y divisiones del tipo “nosotros/ ellos”.
Y, finalmente, una categoría de público muy especial (y no poco corriente)...
Hostil
Perfil: se puede tratar de personas disgustadas ante decisiones que Ud. tomó; personas
sin interés en el contenido de la presentación; personas que tiene una opinión diferente a la
suya; etc. De entrada, serán tendientes a transformarse en “contras” de su mensaje/
actuación.
Estrategia: mostrar un conocimiento completo y sin fisuras del tema; exponer la posición
contraria y “atacarla” con sus mejores argumentos; en el caso de disputas, anclar la
discusión siempre en el terreno profesional (caer en el terreno personal implica, aún
cuando se gane la discusión, un perjuicio irreparable para el presentador).
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6. Enfoque
Una vez definidos los objetivos y el público, se debe decidir el enfoque que se dará a la
presentación. El enfoque define el primer gran atractivo de la exposición, por lo cual hay que
hacer un buen esfuerzo por encontrar una perspectiva diferencial frente al tratamiento del tema.
Enfocar una presentación no es algo sencillo, sino que requiere creatividad y horas de análisis.
He aquí algunas claves para planificar el enfoque...
¿Vengo a confirmar o a cuestionar saberes establecidos?
¿Me basaré en un saber de tipo técnico o más bien “silvestre”?
¿Qué perspectiva predominante tomaré ante los contenidos: racional o emocional?
¿Hablaré de datos o hechos “objetivos” o expondré mi propia visión de tales datos/
hechos?
¿Cómo tomaré el punto de vista posible de la audiencia, será central o secundario
dentro de mi exposición?
Etc.
Naturalmente, la selección de este tipo de posturas definirá por completo el tipo de desarrollo
de los contenidos y del estilo de la presentación.
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Prácticamente existen tantas estructuras como discursos específicos. Sin embargo, para cada
tipo de discurso hay una organización básica que vale la pena tener presente a la hora de
planificar una determinada presentación.
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Toda presentación requiere de dos cosas: materia gris (ideas, creatividad, pensamientos) y
método (técnicas de armado, de redacción, de ilustración, etc.).
En este sentido, la tarea inicial será acotar al máximo el tema de la presentación, para exponer
únicamente información pertinente (adecuada a los objetivos y al público), interesante (cuyo
valor de novedad o atractivo merezcan la pena la reunión) y dominada (sólo incluir lo que el
presentador conoce, y ningún aspecto que presente dudas).
Ahora bien, la definición del tema requiere de un trabajo muy importante de “afinación” –o
acotamiento- de los contenidos a presentar, evitando macro-temas que parecen abarcarlo todo,
como “globalización y cultura de masas”, “el marketing del tercer milenio”, “liderazgo y
motivación” (la lista podría seguir). Esta puesta de límites al tema, haciéndolo claro, concreto,
ayudará a definir qué contenidos irán en la presentación y cuáles deberán quedar afuera.
En ese sentido, es vital que el presentador sepa perfectamente tres cosas: “qué decir”, para
incluirlo todo; “qué no decir”, para no cometer equivocaciones y auto-perjudicar su
performance; y “qué guardar” –esto es, qué “ases” esconder bajo la manga-, para estar atento
y lucir dichos conocimientos o datos en caso de que sean necesarios.
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A. Cuerpo
El cuerpo del discurso es la médula de la exposición, lo que todos los asistentes fueron a
escuchar/ ver. Los contenidos de una presentación se organizarán de acuerdo con el tipo
específico de discurso.
No obstante, existen algunos patrones comunes para la generación de contenidos, de diverso
orden:
Temático - varias ideas para presentar, con un cierto orden “natural” entre ellas.
Cronológico - la información se ordena en función de un eje temporal (década del `70,
del `80, del `90).
Espacial - los datos se presentan según criterios de geográficos (mercado de Chile, de
Argentina, de España, etc.).
Problema/ solución - descripción de una problemática y presentación de alternativas de
solución.
Causa/ efecto - similar al anterior, presentación de hechos y sus posibles efectos.
Según perspectivas (sobre un determinado tema o cuestión) - ventas, producción,
clientes, proveedores, empleados, etc.
Dialéctica - se presenta una tesis, su antítesis y la síntesis final “superadora” de los
argumentos previos.
Etc. (naturalmente, hay muchos ejes más).
Cualidades de un buen cuerpo de contenidos:
Orden
Claridad
Coherencia
Agotamiento (tratamiento profundo del tema)
Novedad
Atracción
B. Cierre
Así como la finalidad de la introducción es crear una primera impresión favorable, la conclusión
deberá contribuir a crear una impresión duradera; de ahí su importancia (además, está
comprobado que registra el mayor grado de recordación por parte del público).
La conclusión persigue dos finalidades básicas: recapitular (lo dicho o propuesto), y mover a la
acción (en el caso de las presentaciones cuyo propósito es obtener algo de la audiencia).
Cualidades de un buen cierre:
Coherencia
Impacto
Timing (terminar a tiempo)
Satisfacción (del público)
Latencia (en la mente de los asistentes)
C. Apertura
Es una especie de “antesala” del discurso. Sin embargo, es lo último que se elabora, puesto
que recién cuando se ha completado el proceso de escritura del núcleo y del cierre, el orador
está en condiciones de formular una adecuada introducción a dichos contenidos (de lo
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contrario, se verá obligado a reescribir la introducción decenas de veces, en función del avance
de los contenidos principales).
Apunta a tres objetivos básicos: crear una relación empática con el público, motivar para que le
sigan escuchando, y trazar el recorrido de la presentación/ discurso.
Cualidades de una buena apertura.
Anzuelo capaz de “romper el hielo”
Brevedad
Disposición positiva del público
Imagen adecuada del presentador
Ablandamiento del contacto
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Finalmente, valga señalar algunas consideraciones valiosas para la planificación del discurso:
Dedicar tiempo a la redacción del título
El título no es meramente la mención del tema de la presentación, sino un mensaje de alto
contenido estratégico para el presentador, que debe apuntar a la transmisión del núcleo de
mensaje con el que se dirige al público. Piénsese que por un título una persona puede
decidir su asistencia o no a una charla o reunión, o en lo importante que resulta para un
escritor contar con un buen “gancho” en la portada de su libro.
Plantar “anzuelos”
Sembrar buenos anzuelos a lo largo de la presentación ayuda a renovar los ciclos de
atención del receptor, muy volátiles y difíciles de sostener, sobre todo en presentaciones
largas o de mucha gente (donde existe mayor posibilidad de dispersión).
Claves para combatir el síndrome de “página en blanco”
Finalmente, algunas pautas para vencer el miedo que nos aborda cuando recién estamos
por empezar con la tarea de la escritura.
Como sea, calmarse.
Informarse rápido sobre los aspectos menos conocidos y más desesperantes.
No arrancar con una página en blanco.
Comenzar escribiendo sobre aquello que más se conoce.
Pulir lo escrito, no lo pensado.
A priori, no descartar ninguna información por obvia.
Empezar con palabras claves, ejes y conceptos generales.
Apuntar pensamientos sobre cada sección (tener “algo”).
Anotar cuanta idea surja en una hoja aparte, siempre abierta.
Consultar las dudas con otros (organizadores, pares, equipo).
Ante la duda “escribir o no escribir”... ¡escribir!
Dejar el maquillaje para el final...
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El diseño, entendido como “forma o traza” –según la definición del Diccionario de la Real
Academia Española-, constituye un aspecto central en la elaboración de cualquier discurso o
mensaje. Y, contra lo que suele afirmarse, es tan importante como el propio “contenido”
específico del mensaje. Un buen presentador, entonces, trata al cómo con tanto detenimiento y
precisión como al qué del mensaje. No como recurso cosmético, sino como herramienta para
dar potencia a un determinado mensaje.
Lo mismo ocurre con el estilo. Concebido siempre como un “modo de hacer” -en este caso,
discursivo, pero capaz de atravesar las más diversas materias significantes (lenguajes,
géneros, objetos, personas, etc.)- el estilo ocupa un lugar crucial en el proceso de producción
de sentido.
En este punto, lograr un estilo singular, distintivo, es el ideal al que aspira todo presentador. Y
decimos “singular, distintivo” puesto que no hay estilos “buenos” o “malos”, sino simplemente
estilos (de tales o cuales características, claro), que no conviene considerar desde perspectivas
evaluativas o totalizantes basadas en el gusto personal, del tipo “mejor/ peor”, “lindo/ feo”.
El dominio del estilo comporta el manejo de múltiples variables, tales como tono
comunicacional, redacción, ilustraciones, animación, manejo de herramientas de soporte, uso
del cuerpo durante la presentación, etc., etc.
Ahora bien, más allá de las cuestiones técnicas, el estilo es importante por el simple hecho de
que cuando una presentación no logra atraer a la audiencia, cautivarla, su contenido comienza
a volverse irrelevante (¿cuántas veces vimos –en clases de la facultad o por TV- temas
interesantísimos vueltos “basura” por estar presentados de manera opaca, aburrida, sin ritmo?).
De ahí la importancia radical de planificar también a nivel del diseño y del estilo general que
distinguirá a la presentación.
Formatos de presentación
Si bien los formatos para una presentación son múltiples, existen al menos tres grandes tipos
(las “3 I”, para usar un recurso mnemotécnico):
Índice: funcionan como estímulo del discurso del presentador. Se estructuran en base a
diapositivas con palabras o frases cortas que “disparan” el comentario o explicación del
orador. En términos temporales, podemos decir que la presentación se sitúa antes de su
palabra.
“Informe”: se caracterizan por presentar abundante información que requiere lectura,
análisis, discusión. En este caso, su aparición es, por decirlo así, simultánea a la
exposición del orador, quien se tomará su tiempo para explicitar cada punto relevante del
mensaje.
“Ilustración”: aquí la presentación cumple la función de ampliar o enfatizar el discurso
oral. En este caso, las diapositivas aparecen después de la palabra del presentador,
sirviendo de “soporte” y “apoyo” de aquello que está exponiendo (generalmente, son
conceptos sencillos o ilustraciones que subrayan la importancia de ciertos mensajes).
Naturalmente, estos tipos son definidos a título analítico. En la práctica suelen combinarse,
dado que las presentaciones muchas veces giran en torno a dinámicas diferentes, por lo que
requieren un manejo diverso de los recursos.
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Digámoslo sin rodeos: los auxiliares son siempre un medio, nunca un fin. En ningún momento
el presentador debe dejar de ser el protagonista de la comunicación del mensaje y, por tanto,
foco de atención de los receptores.
Así, cualquier recurso audiovisual que se utilice –por extraordinario que sea- no debe atentar
contra este principio, ni contra otros dos fundamentales: ser funcional a los objetivos de la
presentación y enriquecer el discurso del orador.
Su elección dependerá, lógicamente, del tipo de mensaje a comunicar y de la ayuda que
requiera el presentador para cumplir su cometido.
En este sentido, la clave es utilizarlos de manera lo más creativa posible, pero sin que esta
creatividad convierta a los recursos de apoyo en una pura “cosmética” o tienda a desviar la
atención del foco estratégico al que apunta el discurso.
Existen múltiples dispositivos – computadora, proyector, pizarrón, rotafolios, audio, video,
productos, objetos, etc.- cada uno de los cuales cuenta con fortalezas y debilidades
específicas, derivadas de las características concretas del dispositivo.
Ninguno de ellos es, a priori, mejor o peor que los demás. Simplemente sirven para cosas
diferentes. Un rotafolios o una pizarra, aunque parezcan anticuados, son muy útiles para
presentaciones que requieren interacción con el público y registro de conceptos/ ideas
importantes surgidas durante la jornada, mientras que un cd de audio o video es un excelente
recurso para mostrar cómo se desarrolla un diálogo entre un vendedor y un potencial cliente.
Y así con todo recurso que se nos ocurra utilizar para determinados fines específicos.
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Hay una única receta para aprender a sacarle provecho a una herramienta tan familiar a
nosotros como el PowerPoint: hacer presentaciones una y otra vez. Sólo la práctica permitirá
un óptimo aprovechamiento de las oportunidades y facilidades que brinda este programa.
Independientemente de ello, existen algunos consejos prácticos o “trucos” que permiten un uso
más eficiente de la herramienta:
Armar la plantilla... o “tomar 10”
Antes de comenzar, es preciso pensar si con anterioridad se hizo una presentación similar a la
que se tiene que armar. Esta simple pregunta –“¿hice alguna vez una presentación como la
que necesito ahora?”- y la búsqueda a fondo en el archivo de la computadora pueden servir
para ganar un tiempo muy valioso, que luego podrá ser utilizado para el desarrollo de otros
aspectos de la presentación.
Si no se dispone de una presentación similar, ésta deberá ser creada. Esto implica generar una
plantilla básica de diseño, donde se determinen criterios generales para el armado de
carátulas, titulares, conceptos generales y secundarios, uso de colores y tipografías,
ilustraciones, recursos de destaque, etc., etc. Una especie de “molde” que luego habrá de
llenarse con los contenidos específicos de la presentación.
Ahora bien, en el caso de que uno ya disponga de una presentación similar, el truco consistirá
en “tomar 10” (diapositivas, claro) y armar un mini-archivo de base, que servirá para luego ir
tomando y reemplazando cada slide con los contenidos adecuados a la presentación que se
armará. Aquí, la cuestión está en el adecuado reciclaje de la información: pensar, copiar y
rearmar (¡teniendo mucho cuidado con el copy & paste!, para evitar que queden rastros de lo
anterior en la nueva presentación).
En cualquier de los dos casos, una vez que se dispone del primer borrador completo de la
presentación, se recomienda seguir los siguientes pasos:
Ordenar + Recortar
Si bien lo ideal es armar el material de la manera más ordenada posible, se sugiere llevar
adelante estas dos acciones una vez terminado el documento borrador (y no antes, pues se
pierde muchísimo tiempo y uno en ese momento no cuenta con una visión acabada del material
a presentar).
Por eso, es conveniente volcar toda la información en diapositivas y sólo después comenzar a
eliminar aquello que no es pertinente o cambiar de lugar ciertas cosas.
Comenzar con el pulido fino
Una vez que se efectuó el ordenamiento y recorte de la información, comienza uno de los
trabajos más importantes –y usualmente menos atendidos- de la preparación de una
presentación: la “afinación” del material.
Éste supone varias tareas, sugeridas en el orden que sigue, y siempre tomadas de a una por
vez (esto es, primero una tarea para toda la presentación, luego la otra, y así hasta el final):
1. Corregir la redacción
2. Chequear formatos, tamaños y colores de la tipografía
3. Revisar títulos de sección / carátulas
4. Verificar composición y alineación general (diagramación)
Incorporar los efectos de animación
Los efectos de animación del PPT son verdaderos “aliados” del presentador y del mensaje que
éste tiene que transmitir, puesto que varios de ellos suponen movimientos que en sí mismos
transmiten un determinado mensaje (por ej., el efecto “arrastrar” puede enfatizar un mensaje
referido al carácter de “largo aliento” de un proceso que tenga que emprender la organización).
De ahí que sea bueno planear su inclusión con inteligencia y sentido estratégico.
Otro aspecto a tener en cuenta es no saturar el uso de efectos muy llamativos, que más allá de
su novedad o gracia terminen distrayendo la atención de la audiencia o cansándola.
Introducir los clics, a partir de la secuencia “exacta” de presentación
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Finalmente, llega el turno de planificar los clics que guiarán el recorrido por la presentación,
dando entrada a los distintos elementos de la diapositiva. Aquí, es importante definirlos
imaginando con el mayor realismo posible la escena que tendrá lugar durante la presentación.
Por ejemplo, si uno tiene que explicar un cierto proceso de cinco pasos, y para cada uno
necesita aproximadamente diez minutos, lo lógico será introducir cada paso con un clic, para
no adelantar el contenido de toda la diapositiva y evitar que la atención de los asistentes se
disperse o quede retenida en los puntos que todavía están por venir.
Sin duda, éste es un caso muy sencillo, pero pone de manifiesto la importancia de introducir los
clics en función de la dinámica específica que se supone tomará la presentación.
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Existen múltiples tipos de gráficos –de barras, de líneas, tortas, pictogramas, mapas, etc.-,
cada uno con funcionalidades y “virtudes” específicas. Su uso dependerá lógicamente de la
naturaleza de las relaciones entre datos a mostrar y de cuánto contribuya cada uno a una
lectura clara, sintética e ilustrativa de la información.
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Workshop Presentaciones Exitosas 2016
He aquí algunas pautas para lograr presentaciones que respeten los criterios de claridad,
síntesis y atractivo señalados.
Respetar la regla del 8 X 8: en la medida de lo posible –salvo casos donde no se juzgue
apropiado- incluir en la diapositiva un máximo de 8 líneas y no más de 8 palabras por línea.
Hacerlo grande: utilizar tipografías que sean claramente visibles. Para ello, tener en
cuenta el tamaño de la sala donde se presentará, las dimensiones de la pantalla y la
distancia de proyección. Consejo práctico: al momento de la preparación, poner el archivo
en modo “Ver Presentación”, alejarse 2 metros de la pantalla de la PC, y ver qué ocurre (si
las letras no se distinguen con claridad, tampoco se verán en la presentación).
Homogeneidad y simpleza: dos conceptos fundamentales, válidos para la gran mayoría
de los recursos de diseño:
Colores: elegir, como máximo, dos o tres colores de base (una paleta cromática muy
variada molesta).
Formato de gráficos: evitar el exceso de detalles o líneas que perturben la lectura de lo
importante: los datos.
Tipografías y estilos:
Uniformar el uso de fuentes y estilos (no variar demasiado, porque distrae).
Las itálicas son menos legibles que las letras normales o “derechas”.
Normales o negritas se leen mejor.
Fuentes sans serif (sin palo) son más claras que las serif (ej., Times New Roman).
TODO EN MAYÚSCULAS DIFICULTA LA LECTURA.
Evitar las abreviaturas, porque pueden no entenderse y tienden a hacer difícil la
comprensión.
Limitar el uso de signos de puntuación. No significa no utilizarlos, sino armar los textos
en base a frases cortas, que no impliquen la utilización de muchas comas u otros signos
que “traben” la lectura (algo propio de los párrafos largos).
Sonidos sólo en caso de extrema necesidad. El uso de sonidos debe restringirse a
producir algún golpe de efecto muy específico y planificado (ej., determinado “llamado de
atención”). El riesgo del abuso es saturar al público y perder la seriedad como presentador.
Claro contraste figura / fondo: parece una obviedad, pero muchas veces se maneja mal,
por intentar combinaciones cromáticas “elegantes” o sólo visibles a 30 cm del monitor.
Consejo práctico: al igual que con la tipografía, alejarse 2 metros de la pantalla y verificar si
los colores seleccionados contrastan. Ante la duda, recurrir a los contrastes usuales.
Presentarlo en forma progresiva: en el caso de tener que presentar informaciones muy
complejas, “secuencias” de procesos o ideas que requieran explicaciones en detalle, armar
las diapositivas o cuadros “paso a paso” (y no en bloque). Esto facilita el seguimiento del
speech del presentador y la comprensión del mensaje global.
Viñetas y números: es conveniente utilizar viñetas o bullets para presentar informaciones
que no siguen un determinado orden; cuando sí se requiere un ordenamiento, es
conveniente usar números para armar las listas.
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Desenfocada: ojos mirando al vacío/ “horizonte”, y que hay que evitar (casi) siempre.
Consejo: manejar ampliamente los tres primeros tipos y practicar excepcionalmente –
cuando así se justifique- el cuarto.
Gestos: gesticular es inherente a cualquier tipo de contacto interpersonal, y a través de los
gestos expresamos múltiples emociones y reacciones (consientes e inconscientes).
En una presentación es indispensable ser expresivo, sirviéndose del rostro y las manos
para enfatizar el mensaje que se transmite: si se está sorprendido, por ejemplo, poner ojos
y cara de sorprendido; si se está alegre de participar en un evento, demostrarlo con el
cuerpo, y así... (sin exagerar los movimientos, pero saliendo de una postura “insípidas”).
Desplazamiento: los movimientos –último punto de esta lista- definen el dominio espacial
de la situación, el modo general en que el presentador se conduce en escena. Es, en
consecuencia, un recurso muy eficaz para modelar la relación con el receptor, sea
marcando cambios de escena que ayuden a renovar la atención del público como
ordenando/ guiando el contacto general con los asistentes (ir hacia un sector significa, por
ej., concederle un mayor protagonismo a quienes allí se encuentran).
Finalmente, mantenerse siempre a la vista de los asistentes, moviéndose con soltura,
elegancia y utilizando todos los espacios del frente de la escena (sin jamás “perderse” por
detrás del público).
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19. El “día D”
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Horarios (a qué hora tiene que hablar, y por cuánto tiempo, qué espacio se ha previsto
para preguntas)
Instalaciones (sala, comodidades generales, azafatas)
Equipos (de proyección, de sonido, de iluminación, etc.)
Oradores (si es un panel, saber de qué hablará cada uno, para no solaparse en los
mensajes; conocer quién viene antes y quién después)
Mecánica (cómo se desarrollará la jornada, cómo seguirá post-presentación, etc.).
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La primera regla de un contacto eficaz con el público es fijar de antemano –al comienzo de la
presentación- las reglas de juego generales. Es decir, cómo será la dinámica de trabajo y qué
se espera de cada una de las partes involucradas: rol del presentador y, sobre todo, rol del
auditorio. Sobre esto último, es vital solicitar claramente qué se espera que hagan los
asistentes durante y después de la presentación (ej., aportes, preguntas, cortes).
Asimismo, estimular el feedback con el público mejorará la llegada del mensaje. Una
presentación, recordemos, es una situación de comunicación y, como tal, de naturaleza
eminentemente dialógica. De la riqueza de este diálogo dependerá el éxito de la presentación.
Otro factor importantísimo de la interacción está en manejar con profesionalismo y
versatilidad el Q&A (ronda de preguntas y respuestas). Aquí no hay una única receta sobre
cuándo abrir este espacio. Tanto el “durante” como el “después” presentan sus ventajas y
desventajas, que el presentador habrá de tener claras antes de comenzar (no puede ir a la
presentación sin haberlo predefinido).
Entre las ventajas del “durante” está, naturalmente, la posibilidad de generar un intercambio
mucho más genuino, muy natural y espontáneo entre presentador y audiencia. La principal
desventaja es que la presentación se puede terminar yendo de las manos por exceso de
participación o falta de control por parte del orador.
Del lado del “después”, el principal aspecto está dado por un mayor ordenamiento de la
situación y la “invulnerabilidad” del mensaje ante preguntas a mitad de camino. Como contra,
puede mencionarse justamente la imposibilidad de establecer un feedback “en tiempo real” con
la audiencia o de evacuar dudas que sólo aparecen en momentos precisos de la exposición.
Como se ve, la decisión corresponderá a los objetivos y características específicos de la
presentación, y la propia capacidad para administrar la interacción propuesta.
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Workshop Presentaciones Exitosas 2016
Borrel, Francesc: Comunicar bien para dirigir mejor. Barcelona, Ediciones Gestión
2000, 1996.
Bradbury, Andrew: Técnicas para presentaciones eficaces. Barcelona, Editorial Gedisa,
2000.
Gilbert, Michael A.: Cómo convencer. Guía práctica para triunfar en una discusión.
Bilbao, Ediciones Deusto, 1998.
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