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INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ

PÓS GRADUAÇÃO EM GESTÃO E NEGÓCIOS

ADRIANE QUOOS
FERNANDO MISATO
LEODEMAR LIMA SENDESKI

DESAFIOS DA TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA


ESTUDO DE CASO DA POLÍCIA MILITAR DO PARANÁ

CURITIBA
2019
ADRIANE QUOOS
FERNANDO MISATO
LEODEMAR LIMA SENDESKI

DESAFIOS DA TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA


ESTUDO DE CASO DA POLÍCIA MILITAR DO PARANÁ

Projeto apresentado como Trabalho de


Conclusão do Curso de Pós-Graduação em
Gestão e Negócios, pelo Instituto Federal de
Educação do Paraná.

Orientador:

CURITIBA
2019
1 INTRODUÇÃO
Os desafios para promover a Transformação Digital são mais complexos do
que a sua popularidade parece sugerir. A Transformação Digital esta cada vez mais
notória, mudando e facilitando atividades de serviços públicos, processos de
negócios, comportamentos pessoais, resultados de companhias, criação de novas
companhias. Há mudanças várias ao nosso redor promovidas por essa
transformação e muitas vezes são inquestionavelmente necessárias e inevitáveis.
No entanto, Transformar um processo tradicional em Digital exige um
planejamento para transpor desafios que vão desde o desenvolvimento de uma
tecnologia, passando pela construção de um novo processo do negócio e chegando
ao ENGAJAMENTO de pessoas, quebras de culturas organizacionais e a gestão
dessas mudanças.
Sendo assim, neste trabalho propomos estudar um caso prático de
Transformação Digital ocorrido no Governo do Paraná, especificamente na Gestão
da Policia Militar, da Secretaria de Segurança Pública do Estado, para identificar e
analisar os principais desafios encontrados em um processo de implantação de um
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos.

2 JUSTIFICATIVA
Consideramos a Transformação Digital um processo imprescindível para
Administração Pública. O país espera por melhorias na qualidade de serviços, na
redução de custos, agilidade nos processos e na transparência dos trabalhos
administrativos.
Este trabalho pesquisou os conceitos e resultados mais atuais da
Transformação Digital, considerando tecnologias disponíveis, Agentes da
Transformação, estratégias funcionais, estudos de casos locais e globais,
perspectivas de benefícios tangíveis e até resultados intangíveis.
Também consideramos as diretrizes oficiais do Governo Federal para a
adoção dessa transformação. Felizmente há material que sinalizam o caminho e
descrevem a importância e benefícios para que as empresas de governo adotem
novas tecnologias.
É notória a importância da tecnologia em todos os setores bem como os
resultados que ela pode proporcionar, contudo sabemos que mover coisas e
pessoas exige um envolvimento a mais. Por isso, desejamos deixar esse estudo
como referência para quem deseja promover uma Transformação Digital,
principalmente nas empresas ou departamentos da Administração Pública.

3 OBJETIVOS

3.1 Objetivo Geral


IDENTIFICAR os principais desafios para adoção da Transformação Digital
na Administração da Policia Militar do Paraná, durante o processo de implantação de
um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos.

3.2 Objetivos Específicos


RECONHECER os fundamentos (agentes transformadores, justificativas,
benefícios) da Transformação Digital.
APONTAR as principais recomendações e justificativas para a adoção da
Transformação Digital na Administração Pública.
CLASSIFICAR as principais etapas do processo de implementação do
sistema de Gestão Eletrônica dos Documentos.

4 METODOLOGIA
Nesse tópico serão descritos o método utilizado, os tipos de pesquisas, a
abordagem, as técnicas e os procedimentos metodológicos.

4.1 Método
Este projeto quanto ao método, caracteriza-se como indutivo, é composto
pela observação análise, registro e classificação dos acontecimentos, verificação
das premissas validação indutiva.
Segundo Marconi e Lakatos (2009), os métodos a serem empregados na
pesquisa científica podem ser selecionados desde a proposição do problema. Ao se
verificar de forma repetida os fatos ou acontecimentos da mesma natureza é
possível chegar a conclusão da indução, uma vez que a utilização do método
indutivo parte da observação para, em seguida, formular as hipóteses, contudo a
veracidade das premissas não garante a veracidade das conclusões.

4.2 Tipos de Pesquisa


O presente projeto foi elaborado através da pesquisa de nível acadêmico,
quanto à sua finalidade, caracteriza-se como pesquisa aplicada, pois de acordo com
Ruiz (2008), “a pesquisa aplicada toma certas leis ou teorias mais amplas como
ponto de partida, e tem por objetivo investigar, comprovar ou rejeitar hipóteses
sugeridas pelos modelos teóricos”.
Quanto aos procedimentos, caracteriza-se como pesquisa bibliográfica, pois
conforme Cervo e Bervian (2007), a pesquisa bibliográfica procura na literatura
referências teóricas que possam explicar o problema em questão. Ainda quanto aos
procedimentos, caracteriza-se como pesquisa documental, e de acordo com os
autores “são investigados documentos com o propósito de descrever e comparar
usos e costumes, tendências, diferenças e outras características”.
O projeto caracteriza-se também como pesquisa de campo por meio de um
estudo de caso, onde foi possível coletar os dados e elaborar a hipótese. Para
Marconi e Lakatos (2009), a pesquisa de campo “tem como objetivo analisar,
interpretar, explicar o problema detectado, ou seja, é investigação empírica realizada
no local onde ocorre ou ocorreu um fenômeno ou que dispõe de elementos para
explicá-lo”.

4.3 Abordagem
Quanto à abordagem, caracteriza-se como pesquisa qualitativa, pois
conforme Horn e Diez (2005), “pesquisa qualitativa é aquela que não utiliza dados
numéricos ou por usar técnicas de coleta consideradas qualitativas, como por
exemplo, a observação”.

4.4 Técnicas
Neste projeto utilizamos as técnicas de observação, coleta documental e
entrevista não estruturada, pois de acordo com as autoras Marconi e Lakatos (2009),
são os processos utilizados para a obtenção dos dados ou informações de forma
prática, como por exemplo: coleta documental, observação, entrevista, questionário,
entre outras. Do ponto de vista cientifico, a observação oferece algumas vantagens
como também desvantagens, daí a necessidade da utilização de mais de uma
simultaneamente.

4.5 Desenvolvimento Metodológico


Para o alcance dos objetivos deste projeto, foram realizadas pesquisas
sobre os conceitos referentes à Transformação Digital e seus agentes
transformadores, com base na literatura. Foram analisados alguns documentos
fornecidos pela pessoa responsável pela implantação e disseminação da cultura
digital, na Administração da Polícia Militar do Paraná, tais como: Portaria do
Comando-Geral No 361, de 27/04/2006, que trata das Instruções de comunicação
Oficial, da Cartilha e-Protocolo Digital, que orienta como utilizar e preencher os
protocolos de recebimento de documentos, as Diretrizes do Governo Estadual do
Paraná e as Diretrizes de Informatização dos serviços públicos sugeridas pelo
Ministério da ciência e tecnologia e Ministério de Planejamento.
Também foram obtidas informações através de entrevista com a pessoa
responsável pela implantação do novo sistema de informatização dos processos de
tramitação de documentos da Polícia Militar do Paraná.

5 FUNDAMENTACAO TEÓRICA
Neste capítulo apresentamos as informações utilizadas para a
fundamentação da nossa análise e a consequente conclusão.

Figura: Esquema da Pesquisa

Conceitos e
Agentes da
Transformação
Estudo de Caso Desafios
da PM Identificados

Diretrizes
Governamentais

Fonte: os autores

Este estudo seguiu o esquema apresentado na figura Esquema da


Pesquisa. Fizemos um estudo geral nas literaturas atuais para reconhecer os
principais agentes da Transformação Digital e depois avaliamos os materiais
específicos de conceitos e recomendações para os projetos governamentais.

5.1 Conceitos e Agentes de Transformação


Conforme estudo elaborado pela Gartner Group (2018), empresa de
consultoria focada na área de tecnologia, entre 2010 e 2016 mais de 200 novas
tecnologias já foram mapeadas, e em um único ano somente, cerca de 50 novas
soluções tecnológicas surgiram. Estamos vivendo uma era de revolução tecnológica,
informativa e de comunicação, com enormes implicações para o desenvolvimento e
o futuro das economias e da sociedade. Essas mudanças oferecem oportunidades
transformadoras para o desenvolvimento dos negócios porém, igualmente, elas
apresentam novos desafios e oferecem riscos significativos para aqueles que
ignoram tais mudanças. Cada dia mais as empresas estão sentindo a pressão e a
necessidade de se transformarem digitalmente. Essa transformação é uma demanda
urgente, imperativa e mandatória para a manutenção da competitividade. Mas em
termos conceituais, o que é transformação digital afinal? Ao iniciarmos os estudos
para a apresentação deste trabalho, nos deparamos com alguns descompassos e
visões conflitantes na conceituação dos fundamentos básicos do fenômeno
Transformação Digital.
Já para Resniak (2002), o surgimento de novas tecnologias digitais, sua
adoção e uso por si só, representam a transformação digital. Com um olhar mais
amplo, outra corrente de autores acredita que a transformação digital não é um
evento único, pelo contrário, é um processo de aprendizado social que envolve
diversas partes interessadas com o objetivo atender às prioridades, necessidades e
aspirações socioeconômicas.(Hanna 2016).
De acordo com Stolterman, “a transformação digital refere-se a um modelo
de negócio impulsionado pelas mudanças associado à aplicação da tecnologia
digital em todos os aspectos da sociedade humana”. (Stolterman and Fors, 2004,
p.689).
Na visão de David L. Rogers (2017)., especialista em estratégia digital, a
transformação digital não tem a ver com tecnologia e sim com novas estratégias e
maneiras de pensar. Para Mazzone, “Transformação Digital é a evolução digital
deliberada e contínua de uma empresa, de um modelo de negócio, processo, ideia
ou metodologia, todos estrategicamente e taticamente interligados ” (Mazzone, DM
2014).
Kane et al. (2015; 2017) argumentam que utilizar apenas as tecnologias
digitais para impulsionar o processo de transformação digital não é suficiente, é
necessário que também sejam consideradas as estratégias, a cultura da empresa e
o desenvolvimento de talentos internos. Enquanto alguns pesquisadores associam
transformação digital a modelos de negócios e estratégia, outros veem a
transformação digital como um paradigma ou como um processo (Berman 2014).
Com base nas diferentes abordagens conceituais sobre Transformação
Digital é possível notar semelhanças e diferenças nas reflexões dos autores, porém
um conceito em comum é que a transformação digital é mais uma estratégia do que
apenas uma adoção de novas tecnologias, é um desafio de gestão. Segundo o
Estudo divulgado pelo Projeto de Pesquisa do MIT Sloan Management Review -
Massachusetts Institute of Technology (2015), a estratégia é identificada como o
principal impulsionador da transformação digital. As empresas precisam renovar
seus conceitos e enxergar que a Transformação Digital é uma oportunidade de
crescimento, porém requer um planejamento claro e coerente uma vez que envolve
mudanças que irão impactar todo o modelo do negócio.

Importância dos Modelos Desruptivos


O desempenho das tecnologias digitais continua a se desenvolver em ritmo
acelerado. A facilidade de acesso às ferramentas analíticas e plataformas
inteligentes oferecem poderosos ingredientes para a inovação disruptiva nos mais
diversos setores, serviços públicos e vida privada. A abundância de dados é gerada
a uma velocidade nunca antes sentida a partir de plataformas digitais, conexões,
celulares, sensores e aplicativos. Mais e mais dados digitais são disponibilizados de
forma rápida e gratuita. A tecnologia está deixando de ser um meio de conexão para
se tornar uma fonte de inovação.
Uma pesquisa patrocinada pela Dell Technologies em parceria com a Intel
foi realizada pela Vanson Bourne (Empresa do Reino Unido, especializada em
pesquisa tecnológica) no segundo semestre de 2018, e os números mostram que
apenas 6% das empresas brasileiras já possuem a digitalização como uma realidade
no seu negócio. Das empresas entrevistadas, 33% ainda estão avaliando as
soluções, fazendo experimentações e fazendo investimentos de forma cautelosa;
22% ainda estão dando os passos iniciais, avaliando que estratégias podem adotar,
mas sem ter um programa de investimentos voltado especificamente para a
transformação digital e 2% nem sequer possuem um plano digital em vigor.(Dell
2018).

Cultura X Estratégia
O fator Cultural é um ingrediente de fundamental importância a ser
considerado em todo processo de mudança, principalmente em projetos que
envolvem Transformação Digital. Alguns autores enfatizam a importância do
desenvolvimento de uma cultura organizacional na implantação de estratégias e
mudanças organizacionais. A cultura é fator fundamental na formulação e sucesso
da implementação de novas estratégias (Farjoun, 2002; Ireland et al., 1999). A
cultura de partilha de conhecimento e de suporte organizacional é a base
fundamental da gestão do conhecimento (Davenport & Prusak, 1998). A cultura
come estratégia no café da manhã (Drucker, 1993), a liderança no almoço e a
governança no jantar (Pritchard et al., 2011).

Tecnologias Disponíveis
A transformação digital, dentre outras coisas, é um processo no qual as
empresas utilizam-se de ferramentas tecnológicas para melhorar desempenhos,
diminuir custos, tornarem-se competitivas e garantir melhores resultados.
Segundo relatório elaborado pelo Sebrae, existem atualmente pelo menos
25 tendências de ferramentas tecnológicas que podem ser utilizadas para a
transformação digital das empresas. Iremos nos ater aqui na descrição de cinco
tecnologias que já foram amplamente absorvidas pelo mercado.

Internet das Coisas


A IoT é a conexão de diversas interfaces, além daquelas que já estamos
acostumados, como smartphones, tablets e computadores. Esses objetos,
combinados com sistemas automatizados, podem ajudar a coletar informações em
tempo real, analisá-las e criar ações de resposta conforme a necessidade. Dessa
forma, com a sua tecnologia é possível se concentrar em trabalhar soluções finais,
oferecer valor real aos clientes, usar os dados para criar experiências de usuários
personalizadas e melhorar a funcionalidade dos seus serviços. (SEBRAE_Cartilha
de Tendências de Transformação Digital).

“Business Intelligence”
O business intelligence é uma estratégia que tem como objetivo trabalhar a
análise do que funciona ou não, o que contribui para a tomada de decisões do seu
negócio. Quando alinhamos o BI com o Big Data, fica mais fácil mensurar os
resultados e coletar dados de desempenho do seu negócio. Ele permite que ocorra
uma análise mais aprofundada dos dados e ajuda a empresa a realizar uma
pesquisa competitiva de inteligência de mercado. (SEBRAE_Cartilha de Tendências
de Transformação Digital).

Inteligência Artificial
A inteligência Artificial é um ramo da ciência da computação que busca criar
dispositivos que sejam capazes de realizar capacidades humanas como raciocinar,
observar e tomar decisões para resolver problemas. Hoje em dia, a Inteligência
Artificial já está presente em vários dispositivos que utilizamos em nosso cotidiano:
games, programas de computador, apps, robótica e ferramentas de diagnóstico
médico, como o Watson Health. (SEBRAE_Cartilha de Tendências de
Transformação Digital).

Machine Learning
Machine learning é a capacidade dos computadores de aprender sem serem
programados. O sistema usa métodos estatísticos para analisar uma variedade de
algoritmos e encontrar padrões em bancos de dados, que utiliza para fazer
determinações ou predições. A principal característica é a habilidade que o sistema
possui em aprender com a análise de dados e aumentar a precisão na realização de
tarefas progressivamente. Hoje em dia, esses sistemas observam nosso
comportamento digital, buscas, geolocalização, uso de apps e formulam respostas
antes que façamos as perguntas. (SEBRAE_Cartilha de Tendências de
Transformação Digital).
Biometria
A biometria analisa formas físicas e comportamentais para identificar um
indivíduo unicamente. Utilizados como ferramenta de segurança, os sistemas
biométricos são capazes de identificar uma pessoa pelos olhos, digitais, retinas,
veias, face, íris dos olhos e palmas das mãos.

Reconhecimento Facial
O reconhecimento facial é um tipo de análise biométrica que detecta traços e
sinais do rosto. Essas características são chamadas de pontos nodais e são cerca
de oitenta na face humana, como o comprimento do nariz ou o tamanho do queixo,
por exemplo. Os pontos nodais são medidos e armazenados em uma base de
dados, formando assim uma assinatura facial da combinação desses oitenta pontos.

Big Data
Big Data é um termo utilizado para descrever o imenso volume de dados que
nossas interações digitais geram. Porém, o mais relevante não é o volume desses
dados recolhidos, mas sim o que é feito com esses bancos de dados. Ao analisar
esses dados, é possível criar correlações entre comportamentos padrões e, com
eles, gerar insights que podem reduzir custos, tempo, desenvolvimento de novos
produtos e auxiliar nas tomadas de decisões.

Robótica
A robótica é um segmento que utiliza tecnologias de mecânica, eletrônica,
computação, inteligência artificial e microeletrônica para construir dispositivos
eletromecânicos ou biomecânicos que sejam capazes de executar tarefas de
maneira autônoma, pré-programada ou com controle humano. É cada dia mais
comum o uso desses dispositivos, os robôs, na execução de tarefas de risco,
industriais e da medicina, entre outras.

Cloud Computing
Cloud computing é o armazenamento de dados na nuvem, via internet, que
dispensa o investimento em servidores físicos e manutenção de hardware. O serviço
inclui, além do armazenamento, sistemas operacionais e programas que auxiliam e
otimizam a gestão, com a vantagem de poder serem acessados remotamente de
qualquer dispositivo ligado à internet.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos


De acordo com “GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a
tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar
informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu
'Ciclo de Vida'” (VALLE/BALDAM, 2004).

5.2 Diretrizes Governamentais

Diretrizes Federais

Maior Desafio. “O mais curioso neste processo é que o desafio da


transformação digital não é tecnológico. O maior desafio é direcionar esforços e
coordenar mudanças estruturais na organização da sociedade e do governo,
preparando-os para enfrentar as barreiras e, principalmente, aproveitar as
oportunidades de uma economia digital” (e-Digital, 2018), a Estratégia
Governamental do Governo Federal ressalta que os principais desafios da
transformação digital estão na mudança da estrutura da sociedade. Fatores culturais
como o de processos de trabalho realizados mecanicamente pelas pessoas e rotinas
realizadas há muito tempo sem planejamento são exemplos de alguns desafios a
serem superados nos processos de Transformação Digital.
Cidadania e Governo. “O Estado brasileiro possui papel fundamental na
transformação digital da economia e da sociedade, sobretudo por ser agente de sua
própria transformação digital” (e-Digital, 2018), a administração pública tem o dever
de tornar-se mais dinâmico, mais próximo da população e mais eficiente para
resolver problemas e facilitar a vida do cidadão.

Diretrizes Estaduais
Padronização de Processos. “O Sistema de Protocolo de Documentos
Integrado Web e-Protocolo Digital, foi desenvolvido para atender às necessidades
do Estado do Paraná no que se refere ao controle informatizado de documentos, nos
órgãos da Administração Pública Estadual, controlando o cadastro, tramitação,
arquivamento dos mesmos, de forma integrada”, (e-Protocolo, 2016), o Governo do
Estado do Paraná, entende a necessidade da padronização dos processos
executados nos diversos Órgãos da sua administração e visando a satisfação do
cidadão resolve implantar um Sistema para geração de protocolo geral a fim de
disponibilizar ao cidadão uma forma de acompanhar o andamento dos processos.
Posteriormente algumas secretarias passaram a adotar essa tecnologia também
com forma integrada de Gestão de Documentos.
Tecnologia para Gestão de Documentos. “O acompanhamento de
solicitações e a apresentação de documentos junto aos diversos órgãos do Governo
do Paraná, podem ser feitos no site: www.eprotocolo.pr.gov.br. Entre os objetivos do
serviço estão a transparência nos serviços prestados a população, redução de
custos e de tempo no encaminhamento de pedidos e a agilização dos processos”,
(e-Protocolo, 2016). O Governo do Paraná disponibiliza em formato de sistema web
a tecnologia para cadastro de protocolos e exige que todas as secretarias utilizem
esse sistema. “Regulamenta o sistema e-Protocolo Digital no âmbito da
Administração Pública do Estado do Paraná e determina que os documentos oficiais
devem ser produzidos de acordo com as orientações do Manual de Comunicação
Escrita Oficial do Estado e conter todos os documentos necessários para análise e
parecer” (Regulamentação e-Protocolo, 2016). Essa regulamentação é determinante
para a adoção da tecnologia também como ferramenta de Gestão de Documentos.

5.3 Analise Documental do Estudo de Caso


A análise documental do estudo deste caso considerou materiais
apresentados pela equipe da Polícia Militar do Paraná responsável pela condução
do Projeto. Esses materiais foram disponibilizados por e-mail e nos sites oficiais do
governo do Estado do Paraná (e-Protoloco, 2016), (Regulamentação e-Protocolo,
2016).
Esses materiais são:
 Depoimentos espontâneos da equipe responsável pela implantação do e-Protocolo
na Polícia Militar do Paraná
 Documentos gerais de instruções e determinações do governo do Estado do
Paraná,
 Materiais específicos da direção do departamento responsável por tecnologia da
informação da Diretoria de Tecnologia e Qualidade (DDTQ),
 Documento de um TCC que considerou a análise técnica da implantação de GED
(Gestão Eletrônica de Documentos) da PM-PR.
Cenário Anterior ao Projeto
Neste tópico descrevemos as principais características do cenário de
trabalho da gestão de documentos e protocolos até o momento anterior a adoção de
tecnologia de gestão. Essas informações foram obtidas a partir dos depoimentos da
equipe da Diretoria de Tecnologia e Qualidade (DDTQ) da Polícia Militar do Paraná.
Alto Custo Administrativo. O processo dispendia um valor significativo
considerando que envia muitas pessoas para realizar o tramite dos documentos que
muitas vezes envolviam descolamento do interior do estado.
Morosidade e Vulnerabilidade do Trâmite dos Documentos. O documento
trafegando em papel necessitava da disponibilidade de pessoas e muitas vezes
podia ocasionar sua perda e/ou extravio.
Desvio de Função. O servidor da Polícia Militar foi preparado para defender
o cidadão no espaço público. Entretanto estando na atividade burocrática deixa de
exercer sua real atividade.
Cobrança da Sociedade. A População cada vez mais cobra agilidade e
resultados do serviço público. Muitos processos que envolvem Segurança Pública
precisam de efetiva solução e transparência.
Resistência ao uso de Tecnologia. É da natureza humana a resistência às
mudanças. A administração pública possuiu processos estabelecidos há mais de 30
anos. Há resistência pela adoção de tecnologia em todos os níveis do Governo.

Etapas da Implementação.
Considerando a decisão do alto comando da Policia Militar pela
informatização da Gestão de Documentos, foi nomeado um oficial para conduzir o
processo de implementação que pertence ao departamento de Tecnologia da
Informação.
Escolha da Tecnologia. Considerando os decretos emitidos pelo Governo do
Paraná, a tecnologia para a Gestão de Documentos foi a mesma que todas as
demais secretarias adotaram. Apesar de estudos de outras tecnologias e de
necessidades específicas, a Polícia Militar do Paraná, considerou oportuna a adoção
do padrão utilizado no Estado.
Departamento de Tecnologia como Piloto. O melhor caminho para aprender
e desenvolver uma metodologia de implantação é fazendo dentro de casa. Esse
conceito foi determinante para eleger o próprio departamento de tecnologia como
“local piloto” para adoção da tecnologia.
Identificação de Setores Receptivos. Após os primeiros aprendizados com o
setor de tecnologia, procurou-se pelos setores onde havia maior interesse pela
adoção da tecnologia. Assim com há setores com resistência a mudanças e uso de
tecnologia, há também os que querem e buscam a tecnologia como forma de
resolução de suas necessidades.
Treinamento Presencial. Os primeiros treinamentos foram presenciais e a
equipe do departamento de Tecnologia ia até as unidades em todo estado do
Paraná para treinar os operadores do sistema.
Treinamento à Distância. A medida que os processos de treinamento e os
processos de trabalho foram amadurecendo a maior parte dos treinamentos
puderam ser a distância usando ferramentas gratuitas e disponíveis na internet.

5.4 Desafios Identificados


Considerando os padrões do referencial teórico e as informações obtidas na
entrevista com a equipe da Diretoria de Tecnologia e Qualidade (DDTQ) da Polícia
Militar do Paraná, identificamos os principais desafios encontrados na condução
desse processo.
Customização da Tecnologia. Um dos maiores desafios foi a adaptação da
tecnologia padrão do Estado para as especificidades da Policia Militar. A Tecnologia
atende os procedimentos e processos gerais das secretarias estaduais, porém
algumas funcionalidades precisaram ser desenvolvidas ou adaptadas.
Resistência dos Servidores. “Sensibilizar os gestores de alto nível do
Governo em relação a governança Digital”, (EGD, 2018), conforme identificado nas
diretrizes e nas conversas da entrevista, houve grande resistência por parte dos
servidores, inclusive do alto escalação.
Cultura Organizacional. A estratégia para romper a barreira da Cultura
Organizacional foi a implantação inicial nos processos de interesse pessoal dos
servidores. Sendo assim, foi utilizado como piloto as atividades de interação com o
departamento de Gestão de Pessoas. Cada servidor que requeria algum benefício
era obrigatório que utilizasse os procedimentos eletrônicos de protocolo.

6 CONCLUSÃO
A Transformação Digital é um caminho evidente para a melhoria dos
Serviços Públicos, seja para a entrega de serviços de qualidade aos cidadãos, seja
como forma de controlar o fluxo dos processos e serviços realizados e compará-los
com os resultados esperados pela Administração.
Esse estudo confirma alguns dos benefícios esperados e levanta outros que
poderíamos considerar como adicionais.

Resultados do Caso Estudado


Agilidade e Produtividade nos Processos. A adoção da solução de GED
trouxe Eficiência e Efetividade na realização dos processos e principalmente trouxe
conclusão para as resoluções solicitadas.
Controle e Segurança. Maior controle sobre o andamento dos processos e
eliminação de perdas e/ou extravios, considerando que fisicamente os documentos
transitam todos eletronicamente e armazenados nos servidores protegidos.
Transparência e Visibilidade. A transparência é um dos atributos mais
importantes da administração pública. Saber onde esta e com quem esta um
processo é uma informação importante para o acompanhamento de resultados.
Controle e Monitoramento de Processos. Igualmente na transparência, a
clareza e localização de um processo são fundamentais.
Economicidades. A tecnologia trouxe diversos fatores de economia: papel,
recursos humanos (hora-homem) para receber materiais, combustível,
manutenção/desgaste de frota, local para guarda de documentos, descolamento de
pessoas para transporte de documentos.
Sócio Ambiental. Um fator significativo de impacto ambiente positivo é o da
redução de poluentes como combustível, tinta, trânsito. Outro é fator importante é a
eliminação de papel.
Aumento da Satisfação. O Cliente interno e o cliente externo ficaram
satisfeitos com os resultados. O cliente interno são os próprios funcionários que
passam a ter mais resultados com o seu trabalho e com a forma mais ágil para
prestar e conduzir os processos. Os clientes externos representados pelas pessoas
que fazem as solicitações também demonstram mais satisfação com as respostas
obtidas.

Considerações Finais
Por meio do estudo da literatura, foi possível entender os conceitos e as
peculiaridades da Transformação Digital e seus agentes transformadores e
reconhecer os benefícios da sua adoção, mesmo que de forma parcial.
Analisando as recomendações e justificativas da Administração Pública,
observou-se que ainda serão necessários muitos esforços para que se obtenham a
implementação de sistemas de informação padronizados, interligados, eficientes e
eficazes.
Melhor que confirmar as evidências de melhoria da Transformação Digital é
perceber que as ações mais determinantes para o resultado positivo são simples e
portáveis para outros departamentos do serviço público.
Contudo o principal obstáculo a ser ultrapassado nesse trajeto, é a mudança
na cultura das pessoas envolvidas em cada Entidade, Órgão e Setor da
Administração Pública.
Felizmente há muita gente querendo melhorar os processos e entendem a
importância da tecnologia.
Vamos seguir esse exemplo. Começar com quem quer.
7 REFERÊNCIAS

Livros

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Cientifica. 6 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2009.

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MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Maria Eva. Metodologia do Trabalho


Científico. 7 Ed. São Paulo: Atlas, 2009.

RUIZ, João Álvaro. Metodologia Científica: Guia para eficiência nos estudos. 6 Ed.
São Paulo: Atlas. 2008.

VALLE, Rogério; BALDAM, Roquemar. GED - GERENCIAMENTO ELETRONICO


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BERMAN, S. J. & MARSHALL, A., (2014); The Next Digital Transformation: From
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Leadership, Vol 42 No.5, Pp. 9-17

HANNA, N. K. (2016); Mastering Digital Transformation: Towards a Smarter


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Tendências de Transformação Digital


<http://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/Cartilha_Tendencias_
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