LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE LA EMPRESA

Enterprise ResourcePlanning CustormerRelationship BalancedScoreCard (BSC) Sistema de Gestión

DESCRIPCION (ERP)
/SISTEMA O
Planificación de Recursos
Empresariales
Es un conjunto de aplicaciones CRM
de software integradas, que nos CustomerRelationship
permiten automatizar la
mayoría de las prácticas de
negocio relacionadas con los
aspectos operativos o
productivos de nuestra
empresa, facilitando y
centralizando la información de interacciones entre una crecimiento.
todas las áreas que la
componen: compras,
producción, logística, finanzas, El software CRM, por
CONCEPTO recursos humanos, marketing,
GENERAL servicios, proyectos y atención
al cliente.
Management (CRM) Documental (SGD).
(en inglés Es una herramienta que permite Es una herramienta flexible y
enlazar estrategias y objetivos parametrizable diseñada acorde
Management, o Gestión clave con desempeño y resultados a a las normas y técnicas
de las relaciones con través de cuatro áreas críticas en vigentes en archivística
clientes) es una cualquier empresa: desempeño establecidas por el Archivo
aplicación que permite financiero, conocimiento del General de la Nación - AGN. y
centralizar en una única cliente, procesos internos de la norma ICONTEC 4095. Su
Base de Datos todas las negocio y aprendizaje y construcción ha sido basada en
el conocimiento de consultores
empresa y sus clientes. expertos en los temas de
gestión documental, gestión
electrónica de documentos,
definición, permite digitalización de imágenes y
compartir y maximizar el profesionales en archivística.
conocimiento de un
cliente dado y de esta
forma entender sus
necesidades y anticiparse
a ellas. Por definición, el
CRM recopila toda la
información de las
gestiones comerciales
manteniendo un
histórico detallado.
Tomada de Gestión
Tomada de perspectivas-bsc | Documental (SGD) I. Que es y
Tetzner que aporta.
tetzner.wordpress.com Tratecno EsquemaSGD
 Si hacemos un poco de historia,
los antecedentes de los ERP
datan de la Segunda Guerra
Mundial, cuando el gobierno
estadounidense empezó a
utilizar programas
especializados para controlar la
logística u organización de sus
unidades en acciones bélicas.
Estas soluciones tecnológicas,
conocidas como los primeros
sistemas para la Planificación
de Requerimiento de Materiales
(Material
CONTEXTO RequirementsPlanningSystems
HISTÓRICO QUE o MRP-I Systems), son el
ORIGINÓ LA antecedente histórico más
APLICACIÓN remoto de los actuales ERP.
1986: Creación de los La metodología BalancedScorecard
gestores de contactos. fue desarrollada por los profesores
David Norton y Robert Kaplan
1989: Jon Ferrara crea después de realizar un estudio en
Goldmine y desarrolla el varias empresas norteamericanas, a
principios de los años 90, en el cuál
primer SFA (Sales
se ponía de manifiesto que los
ForceAutomation), cuadros de mando utilizados para
orientado a pymes. su gestión contenían sobre todo
indicadores financieros.
1993: Nace Siebel, líder Esta visión meramente financiera
limitaba la capacidad de toma de
mundial de CRM del
decisiones, ya que estos
momento. Ofrecía indicadores no explican de forma
entonces productos e- integral la actuación presente de la
business. empresa ni mucho menos la futura.
Fundamentalmente, nos explican la
"performance" de la organización
1995: Call Centers, datos en el pasado.
almacenados y de difícil
acceso. El BalancedScorecard fue la
respuesta de David Norton y
1996-98: software ERP Robert Kaplan a la necesidad de
(Enterprise ampliar la visión de los sistemas de
ResourcePlanning), con control desde una perspectiva
interna y financiera a una
procesos Front perspectiva equilibrada en varios
Office (contacto con el sentidos:
cliente). En este
momento de la historia Información Financiera y No
del CRM se consideraba Financiera.
Información Interna e Información
incompleto aún.
Externa.
Información sobre los resultados
El uso del ordenador en la
gestión documental se inicia en
la práctica a partir de las
grandes bibliotecas nacionales
anglófonas, la Biblioteca del
Congreso de los Estados
Unidos de América y la British
Library, que en los años 60 del
siglo XX crean programas de
bases de datos conocidos como
MARC (Machine
ReadableCataloguing) o
Catalogación leíble por
ordenador. Poco después se
comienza también a usar
registros computarizados para
inventariar documentación
administrativa en soporte
papel.
Cuando el uso de las
tecnologías de información y
comunicación se hizo común
en la administración pública y
privada, con el inicio de las
bases de datos y la aparición de
los procesadores de textos y
otras aplicaciones ofimáticas, y
sobre todo con la llegada del
correo electrónico, surgió la
necesidad de capturar y
conservar también documentos
que nacen, viven y mueren en
formato electrónico. Conseguir
1999: Marc Benioff Actuales y los Futuros. esto representó un nuevo salto
funda Salesforce, en la complejidad y exigencias
a los sistemas informatizados y
software 100% Cloud (e- en la forma de pensar de los
CRM). El alquiler llega administradores y archiveros.
al mundo del software
empresarial, basado en En la actualidad, coexisten en
el SaaS: Software as a el mundo los más diversos
sistemas de gestión
Service, de coste
documental: desde el simple
predecible y bajo registro manual de la
demanda. correspondencia que entra y
2011: Software de sale, hasta los más sofisticados
comunicación sistemas informáticos que
empresarial en la nube. manejan no sólo la
documentación administrativa
Las empresas pagan por propiamente tal, venga ella en
cada suscripción. papel o en formato electrónico,
sino que además controlan los
2013: Accesibilidad
flujos de trabajo del proceso de
universal y sistema tramitación de los expedientes,
multiplataforma, esto es, capturan información desde
acceso desde bases de datos de producción,
dispositivos móviles. contabilidad y otros, enlazan
con el contenido de archivos,
Surge a su vez el
bibliotecas, centros de
concepto de CRM documentación y permiten
Social a través de las realizar búsquedas sofisticadas
redes sociales: atracción y recuperar información de
de clientes gracias a cualquier lugar.
Twitter, Facebook,
YouTube... Las
empresas monitorizan
 esa información.

2015: Nace SumaCRM,

cuyo claim precisamente
es: 'CRM para pequeñas
empresas'.

1. Optimización de los procesos
de gestión
La coherencia, homogeneidad
de los datos e interacción entre
las distintas áreas de la empresa
desde una única herramienta,
permite mejorar el desempeño
(eficiencia y eficacia) de la
organización.
2. Mejora el proceso de toma de
decisiones
La centralización de la
CONTRIBUCIÓN información, aumento de su
Y FINES PARA calidad y disponibilidad en
UNA COMPAÑÍA tiempo real, agilizan y mejoran
BENEFICIOS. extraordinariamente los
tiempos de respuesta.
3. Seguridad de datos
Todos los datos de la empresa
se encuentran en un único
contenedor (base de datos) y su
acceso protegido y restringido
por usuario, facilita y simplifica
las labores de mantenimiento y
backup.
1.Aumento del Beneficios de medición del Contar con un sistema de
índice de BalancedScorecard para su gestión documental implica las
fidelización de los organización: siguientes ventajas y
clientes. Fidelizar un beneficios:
cliente cuesta 5 1. Transformación de la visión en
veces menos a la objetivos medibles -Mayor facilidad de
empresa que la Una de las funciones principales de recuperación de información y
obtención de un metodología BSC consiste en mayor acceso a la información
nuevo cliente. traducir la visión de la organización
en acciones concretas que puedan -Mayor accesibilidad y
2.Ahorro de desarrollarse y medirse. Con este sencillez con respecto a la
tiempo. El software fin, una de las herramientas más documentación de la empresa
CRM permite la importantes que introduce el
automatización de Cuadro de Mando Integral son los -Mejor uso compartido,
procesos, eliminando indicadores (KPI’s) que ayudan a recurso para todos
la necesidad de ligar la estrategia de una
realizar tareas organización con los planes de -Ahorro de gasto en copias,
rutinarias y acción. duplicados, etc
repetitivas. De este 2. Alineación de toda la estrategia
modo pueden Como mencionamos anteriormente, -Ahorro de tiempo y dinero
centrarse en el BSC permite traducir la visión -Reducción de espacio de
objetivos más de una organización en acciones almacenamiento
estratégicos y concretas que ayudan al
productivos. cumplimiento de metas. La -Menor necesidad de trasladar
metodología alínea todos los los documentos
3.Optimización de la elementos que componen la
4. Modularidad y Escalabilidad
El uso de cualquier herramienta
de gestión no debe suponer
nunca un freno al crecimiento o
evolución de la empresa. Un
buen ERP debe de cubrir las
necesidades actuales y disponer
de módulos adicionales para ser
desplegados o incorporados en
cualquier momento.
5. Adaptación a las necesidades
reales
Mediante una consultoría
previa donde se definen los
requerimientos y necesidades
de la empresa, el ERP debe
configurarse y adaptarse
totalmente a ella, si bien es
cierto que durante esta fase
deben cuestionarse y revisarse
los principales procesos
desencadenantes de la actividad
principal de la empresa.
6. Mayor control y trazabilidad
Cualquier interacción en el
ERP queda registrada,
permitiendo realizar un
seguimiento exhaustivo o
auditoría del dato, proceso o
documento.
7. Automatización de tareas
Las tareas periódicas o
repetitivas (informes,
colaboración entre planeación estratégica: Los -Uso racional de los recursos
los servicios. El indicadores están alineados con las
software CRM iniciativas estratégicas, del mismo -Mayor control de la gestión
desempeña un papel modo que las iniciativas lo están -Mayor productividad
específico en todas con los objetivos y las líneas -Mejora en los procesos
las etapas del ciclo estratégicas. -Mayor seguridad de los
de venta. Su alcance 3. Optimización de la documentos
incluye desde la comunicación entre miembros de la
obtención hasta la organización Aunque inicialmente la gestión
investigación de La implementación de la documental tiene un coste
datos valiosos sobre metodología BalancedScorecard asumido por la empresa,
los clientes. Al está acompañada de la creación de supone una inversión más que
contar con un un mapa estratégico que permite un gasto, ya que pasado algo
software CRM una representación visual de toda la de tiempo se nota en las
único, la estrategia de la organización. ¿Por ventajas y beneficios que
información se qué el mapa estratégico es supone la gestión de
difunde y la utilizan beneficioso desde el punto de vista documentos para la empresa,
todas las áreas de la de medición? Porque permite la lo que hace que sea una acción
empresa. comunicación de forma sencilla de necesaria en todas las
la estrategia con todos los empresas.
4.Capacidad de miembros de la organización, lo
respuesta. Los datos que implica que todos tendrán
recogidos por el claridad sobre la visión.
software CRM 4. Estimulación de
permiten analizar los transformaciones estratégicas
problemas comunes Uno de los beneficios más
y facilitan una visión importantes del BSC, y al que no
global de las suele dársele mucha relevancia, es
incidencias, la capacidad de aprendizaje que
permitiendo también promueve.
evaluar mejor las 5. Da estructura a su estrategia
necesidades de los Las organizaciones con frecuencia
clientes y hacer un hablan sobre el desempeño
seguimiento de los organizacional (y la estrategia) de
 seguimientos, comunicaciones,
reclamaciones, etc.) pueden
automatizarse para reducir al
mínimo la dedicación de
recursos y centrarse en aquellas
más productivas.
Especialmente las que tienen
ÁREA que ver con la producción, la
ESPECÍFICA logística, el inventario, los
envíos y la contabilidad.
procesos y del maneras muy variadas, algo que
rendimiento. contrasta con lo que ocurre en otros
ámbitos de gerencia como lo es la
5.Aumento de los gestión de recursos humanos o
beneficios de la financiera.
empresa. El software 6. Mantiene su estrategia a la vista
CRM permite y como foco de la generación de
desarrollar el valor estadísticas
de la cartera de Todos hemos vivido la frustrante
clientes aumentando circunstancia en que nuestra
los márgenes. organización construye un
minucioso plan estratégico, para
luego imprimirlo, encuadernarlo, y
luego nunca volverlo a ver. Dentro
del BSC es esencial realizar la
revisión periódica de su estrategia,
y esto solo puede hacerlo si su
estrategia está organizada como lo
mencionamos arriba
7. Mejor gestión de la información
El BalancedScorecard ayuda a las
organizaciones a diseñar
indicadores clave de desempeño
para cada uno de los objetivos
estratégicos. Esto asegura que la
organización y cada una de sus
áreas están midiendo lo realmente
importante.
Es una solución de AREAS: FINANCIERA, Área administrativa, archivos,
gestión de las relaciones CLIENTES ,PROCESOS manejo de grandes cantidades
con clientes, orientada INTERNOS Y APRENDIZAJE Y de información
normalmente a gestionar CRECIMIENTO
tres áreas básicas: la
gestión comercial, el
 marketing y el servicio
postventa o de atención
al cliente.

INTEGRANTES

ANGIE NATALIA GOMÉZ BUITRAGO ID 643752

YUBISAY BORRERO GUILLÉN ID 628910
RFERENCIAS

Goméz,J.(2013). Los sistemas de i formación en la empresa. [PDF]. Recuperado de

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historia-de-la-gestion-documental-de-la-wikipedia-45/

Gestion.org.Las ventajas de la gestión documental para la empresa.Recuperado de

https://www.gestion.org/las-ventajas-de-la-gestion-documental-para-la-empresa/