Rediseño de Procesos

Pedro Sanchez

El Rediseño de Procesos de Negocios es una práctica creciente en las

organizaciones nacionales y central en la competitividad de mercados globales. Bajo
este enfoque, las empresas se entienden como redes de compromisos entre
personas con prácticas de trabajo depuradas que posibiliten una coordinación
impecable. Workflow es la herramienta que posibilita el rediseño de procesos y la
gestión de éstos.

La búsqueda de competitividad presiona a las compañías en el arte de la psanchez@emb.cl

flexibilidad, con un alto potencial de innovación y capacidades de
adaptación que permitan la supervivencia en el mediano plazo. Existen
muchas actividades que no aportan valor al negocio como controles
administrativos sobrepasados y procedimientos obsoletos que,
conjuntamente con la falta de coordinación entre personas y tareas,
hacen imposible el cumplimiento de las promesas que efectuamos a
nuestros clientes internos o externos, limitando seriamente nuestra
capacidad de compromiso.

Procesos de Negocios

El Rediseño de Procesos de Negocios tiene supuestos conceptuales que

permiten actuar dentro de organizaciones diversas y, cuando señalamos
que éstas son redes de compromisos entre personas, podemos identificar patrones
recurrentes que los estructuran. Estos son los procesos de negocios, cada uno de ellos
estructurado con distintos ciclos de trabajo.

Los procesos de negocios son el dominio en el cual se articulan las relaciones de las
personas con las promesas que satisfacen a los clientes. Estos procesos se apoyan en
una estructura de coordinación basada en las personas que se mueven en una danza de
compromisos, ofertas y con-traofertas que representan a clientes y proveedores.

Hammer plantea que en cada empresa -independiente de su tamaño, facturación,

complejidad o mercado- no existen más de cinco a ocho procesos constitutivos del
negocio, señalando que la concentración en su identificación y rediseño son la clave. La
utilización de una herramienta de workflow que apoye la identificacion y depuración de
los procesos de negocio es una variable relevante para el ejecutivo TI y el ejecutivo
funcional.

Rediseño de Procesos
El Rediseño de Procesos de Negocios requiere un equipo de personas que tengan
habilidades en el ámbito del negocio y de las tecnologías de información habilitantes
para la optimización buscada. A partir del diagnóstico efectuado previamente en la
identificación de prácticas de trabajo y procedimientos, podremos actuar en la
implantación consen-suada de nuevas prácticas y flujos de procesos que le den un
mayor valor al negocio, como asimismo generando niveles crecientes de compromiso
 en la empresa.

Tarea esencial del equipo de rediseño será el desarrollo de una «visión compartida» que
se traduce en un observador común del proceso, de cual es el objetivo central que está
detrás del proceso de negocio a rediseñar, los nuevos roles, las nuevas prácticas de
trabajo, la transformación de procedimientos y la tecnología para apoyar la operación y
gestión del nuevo proceso.

Podemos valorizar en al menos tres aspectos centrales el rediseño de procesos:

Valor Económico: Por lo que implica en mejoría y aseguramiento de ingresos, ahorros

al evitar tareas duplicadas y eliminación de cuellos de botellas.

Valor Pragmático: Tiene que ver con el creciente desarrollo de nuevas competencias y
habilidades, evidentes mejoras de prácticas de trabajo y la oferta de estándares de
impecabilidad en los servicios.

Valor Simbólico: Es la nueva identidad generada que permite a la organización

proyectar una capacidad de ejecutar con calidad los servicios ofrecidos. Es un activo de
primer nivel.

Herramienta de Workflow

Las herramientas del tipo workflow le dan un soporte sólido al rediseño de procesos, al
diseñar, implantar y monitorear soluciones de automati-zación de los procesos,
permitiendo la integración con aplicaciones de software existentes en la organización.

También posibilita simular los procesos actualmente en uso, proyectar el impacto del
rediseño, poner en producción nuevas versiones, monito-rear procesos y hacer
mediciones de flujos de trabajo para múltiples actividades.

Las funcionalidades básicas que debe proveer un workflow son: diseño de formularios
electrónicos, diseño de organigrama de la empresa, diseño de flujos de trabajo,
identificación de mapas de procesos, monitoreo gráfico de los procesos, simulación
gráfica, administración de versiones de procesos, facilidades de Flobots (definir etapas
realizadas por una aplicación entrenada para esta labor), arquitectura abierta y escalable
y funcionalidad web.

La herramienta de workflow debe, por lo tanto, apoyar la coordinación de acciones

dentro de los ciclos de trabajo, identificar los roles, las prácticas y promesas, los
estándares de evaluación que permitan monitorear, y evaluar la calidad.

Más información en www.ultimus.com o www.accesstime.cl

REDISEÑO DE PROCESOS.

Cuando comenzamos el mapeo de procesos de una empresa, el primer resultado que

encontramos es lo que llamamos mapeo de procesos AS IS, que es una radiografía de la
situación actual de cada proceso: cómo se realiza, quiénes son los responsables, cuáles
son las mayores dificultades, debilidades y oportunidades de mejora.Después de este
estudio se inicia el trabajo de documentación, proyección y definición de la situación futura
que esperamos de la operación del proceso, comúnmente llamado TO BE- que está
representado en flujo o diagrama – también conocido como rediseño o modelado.

Así que lo que se conoce como el rediseño de procesos TO BE, es la forma en que el
proceso debe funcionar en el futuro, con la incorporación de mejoras identificadas durante
el mapeo de procesos AS IS junto con las mejores prácticas del mercado.Por lo tanto, el
rediseño de procesos es una importante iniciativa BPM de cambio en busca de
grandes mejoras en la productividad, en el tiempo de ciclo y en la calidad.

El rediseño de procesos tiene como objetivo principal, mejorar los procesos del negocio de
extremo a extremo, trayendo beneficios como la reducción de costos y tiempo de ciclo (por
la eliminación de actividades improductivas) y la mejora de la calidad (mediante la
reducción de la fragmentación de la obra) estableciendo una clara responsabilidad por los
procesos a todos.

Rediseño de procesos – Proyectando el nuevo proceso

Este paso consiste en rediseñar el actual proceso defectuoso. Se inicia tan pronto como se
complete la etapa de análisis del proceso actual. El proyecto de un nuevo proceso se
desarrolla para cumplir con los nuevos objetivos y estrategias de la organización, los
cambios de base tecnológica, las alteraciones de las expectativas del cliente, los cambios
legales, la obsolescencia de los sistemas y equipos, corregir las disfunciones verificadas e
incorporar las mejoras necesarias.

La concepción del nuevo proceso comienza con el equipo de rediseño revisando todo el
trabajo realizado en los pasos anteriores, los problemas a resolver, la innovación a realizar
y los criterios y objetivos fijados para el rediseño.

Basados en esta información y después de perseguir a conocer otras prácticas a través de

la evaluación comparativa de organizaciones similares que puedan proporcionar apoyo al
proyecto a ser desarrollado, el equipo de rediseño elabora el mapa del nuevo proceso, más
optimizado en relación al actual, incorporando el máximo posible de mejoras.

Ejemplos de directrices de rediseño que se pueden adoptar:

 Cambiar el enfoque de los procedimientos internos para atender las demandas.

 Eliminar todas las pérdidas por retrasos, obstáculos administrativos, actividades
duplicadas, actividades que no añaden valor al cliente, etc.
 Reducir la variación en el rendimiento del proceso.
 Mejorar la comunicación entre los sectores.
 Automatizar lo que sea posible, sacando el máximo provecho de la TI.
Estandarizar el servicio.

Después de la elaboración del mapa del nuevo proceso, el equipo establece todas las
recomendaciones relativas a la implementación y hace manuales de los flujos y
descripciones para que todos tengan acceso a los nuevos procedimientos de la
organización.