Identificación de la necesidad de sistemas de información

PRESENTADO POR:

JULIAN ALBERTO MAHECHA CANTOR

1.Identificar el ámbito empresarial

La empresa donde se aplicará la investigación y desarrollo del sistema de información es DOMINA

ENTREGA TOTAL SAS cuya sede principal queda ubicada en Medellín y cuenta con 30 sedes en el

país.

2.Diseñar Instrumentos

Reseña historia domina entrega total

Domina Entrega Total S.A.S. nace en febrero de 1990 en la ciudad de Cali e inicio labores con la
prestación del servicio de Domicilio de Kokoriko.

En octubre de 1990 se hace posible la apertura de Domina Medellín con un total de veinte personas.
En 1995 se abre un nuevo servicio de mensajería en el sector empresarial, como respuesta a las
expectativas de nuestros clientes que requerían un servicio diferente para la entrega de sus
productos.

En la actualidad contamos con más de 1400 empleados a nivel nacional vinculados directamente.

Misión domina

Somos una empresa nacional dedicada a brindar soluciones en logística y distribución de bienes e
información; estamos comprometidos con:
• La calidad, el servicio al cliente y la innovación, a través de un personal altamente calificado y
tecnología de punta.
• La participación y contribución en la calidad de vida de sus empleados, generación de empleos y
prácticas voluntarias sociales.
Visión

Para el año 2020 seremos reconocidos a nivel nacional en distribución de bienes y administración
de la información, a través de la innovación, la tecnología y la logística, acordes con las necesidades
del mercado.

Política integral

DOMINA S.A.S., es una organización empresarial nacional dedicada a brindar soluciones en logística
y distribución de bienes e información, comprometida con la calidad en el servicio y satisfacción de
su cliente interno y externo, con personal altamente calificado y tecnología de punta. Consciente de
la importancia de la prestación del servicio, ha establecido una Política integral para el desarrollo de
sus actividades tanto internas como externas, aplicable a las partes interesadas.
Por tal razón se compromete a través de todos sus colaboradores y la parte directiva a cumplir los
principios de esta política:
• Cumplir con la normatividad nacional y local aplicables a la organización.
• Desarrollar y vigilar los procesos y servicios para cumplir y satisfacer las necesidades y expectativas
de todos nuestros clientes.
• Asegurar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los activos de información que se
gestionen y administren en la organización.
• Prevenir y controlar accidentes y enfermedades laborales ocasionadas por los riesgos propios del
trabajo, promoviendo y protegiendo la seguridad y salud de los trabajadores, mediante la mejora
continua del sistema.
• Identificar, evaluar y valorar los riesgos inherentes de la organización y establecer los respectivos
controles.
• Participar y contribuir en la calidad de vida de sus empleados, generación de empleos y prácticas
voluntarias y sociales.
• Prevenir y mitigar los impactos ambientales y optimizar el uso y conservación de los recursos
naturales.
• Optimizar y mejorar continuamente el desempeño en los procesos.

Alcance del proyecto

Ya que Domina tiene cobertura en todo el país y cuenta con dos áreas importantes para su
distribución el área de masivos (comunicados , publicidad , cartas entre otros) y el área de valores (
tarjetas crédito, tarjetas débito y créditos ) pero solo cuenta con 30 sedes a nivel nacional utiliza un
modelo de aliados logísticos para distribuir en las áreas del país donde no tiene cobertura directa, a
pesar de que los sistemas de información son bastantes completos tienen una deficiencia no se
puede realizar un buen seguimiento a las asignaciones de correspondencia a los aliados,
básicamente cada coordinador ( nombre o titulo que reciben los encargados de cada ciudad
homologado seria el gerente de cada ciudad), debe realizar un seguimiento manual y da pie al factor
del error humano por lo cual es ideal implantar un sistema único para toda la empresa que funcione
en conjunto pero a su vez en paralelo a las aplicaciones principales que le permita tener mayor
control sin invertir tanto tiempo.
Para obtener los datos necesarios para la realización de este proyecto se puede contar con cada
uno de los actores presentes en el sistema de inventarios de la organización además de la ayuda
del gerente, ya que la suma de estos dará a conocer la información que se busca.
Los medios que pueden ser utilizados para la recolección de los datos para el desarrollo del
sistema son:
1. La Encuesta (método interactivo).
modelos de encuestas a aplicar para definir la situación de la empresa y sus necesidades:

La encuesta será vía web en el siguiente enlace https://es.surveymonkey.com/r/6SNTDHP

ENCUESTA
INSTRUCCIONES GENERALES
Esta encuesta es personal, está dirigida a todos los Coordinadores, auxiliares y analistas de las
diferentes sedes de Domina Entrega Total sas.
Agradecemos dar su respuesta con la mayor transparencia posible y veracidad en las diferentes
preguntas de la encuesta, con lo cual podremos determinar adecuadamente una solución a sus
necesidades
INSTRUCCIONES ESPECIFICAS
A continuación, encontrara una serie de 10 preguntas, las cuales tiene dos modalidades para dar su
respuesta, las preguntas 2,4 y 10 son de carácter abierto puede expresar su opinión libremente y el
restante de preguntas son de única respuesta con opciones múltiples deberán marcar su respuesta
con una X sobre la letra que corresponda a su punto de vista.

1. ¿Cuál es su sede?

CALI
DOSQUEBRADAS
MEDELLIN
BOGOTÁ
BUCARAMANGA
BARRANQUILLA
BUENAVENTURA
TULUA
PASTO
IBAGUÉ
POPAYAN
ARMENIA
MANIZALES
RONEGRO
APARTADO
NEIVA
MONTERIA
VILLAVICENCIO
TUNJA
CARTAGENA
YOPAL
VALLEDUPAR
SANTA MARTA
QUIBDO
BARRANCABERMEJA
CAUCASIA
SINCELEJO
SAN ANDRES ISLAS

2. ¿Cuál es su nombre?

R:_____________________________________________________________________

3. ¿Cuál es su cargo?

A. COORDINADOR

B. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

C. ANALISTA

4. ¿Qué software utilizan en Domina para sus labores?

R:_____________________________________________________________________

5. ¿Considera que el software utilizado en Domina le brinda el 100% de la información que usted

necesita?

A. SI

B. NO
6. ¿Considera usted que la información dada por el software de Domina en relación con los

aliados es fácil de acceder y brinda los datos que necesita para su seguimiento

A. SI

B. NO

7. La forma usada por usted para el seguimiento de las asignaciones a los aliados de Domina es:

A.- No existe formatos, es verbal. Se presentan muchos errores.

B.- Existe un formato, poco detallado y que se presta a confusiones.

C.- Formato Detallado, pero pueden faltar especificaciones técnicas.

D.- Definitivamente detallada y minuciosa y manual.

8. Realiza la empresa una evaluación continua de los Aliados:

A.- Nunca

B.- A veces

C.- Por lo general

D.- Siempre

E.- Continuamente y retroalimenta el proceso

9. ¿Considera usted que es necesario un sistema que le permita obtener de manera rápida y

concreta el estado de las asignaciones a los aliados?

A. SI

B. NO

10. En caso de que la respuesta del punto 9 sea afirmativa por favor describa cual serian sus
necesidades específicas para este sistema
R:_____________________________________________________________________

3. Describir la situación problema e identificarlo

En este punto podemos observar que a pesar que el software utilizado es bastante completo pero
a la vez es poco especializado en temas como el seguimiento de los envíos asignados a las empresas
aliadas para su distribución en las poblaciones donde no se tiene cobertura directa las cuales deben
darle seguimiento para dar cumplimiento oportuno a los tiempos de entregas establecidos, el
sistema infokairos muestra todos los estados de los envíos a nivel nacional y los encargados deben
depurar a diario estos extensos informes para buscar los pertinentes a cada uno lo cual toma
bastante tiempo, el cual no poseen en muchos casos por lo que terminan descuidando esta función.

En algunas sede los coordinadores tienen seguimientos básicos como planillas en Excel con numero
de guía y fecha pero igualmente deben verificar a diario de manera manual el tiempo de gestión de
lleva cada envió para poder solicitar el estado a las empresas aliadas, en otras sede llevan el control
de manera escrita por medio de manifiestos en hojas impresas e igual a los anteriores deben
verificar manualmente y les toma bastante tiempo, otras sede son llevan ningún tipo de control por
falta de tiempo y conocimientos en sistemas básicos, solamente las sedes de Bogotá, Medellín y
Tunja llevan un control algo más producto en archivos de Excel, en especial la sede de Tunja en la
cual el coordinador creo una planilla en Excel bastante completa pero que también exige algo de
tiempo para su seguimiento ( menos que en otras sedes ), han tratado de implantar esta planilla
pero como toma tiempo ingresar los datos y los encargados cuentan con poco tiempo no se han
adaptado a esta planilla.

4. Plantear una solución desde el punto de vista de sistemas de información

La idea para la implementación de un sistema de información de apoyo para el seguimiento de las

asignaciones a los aliados debe tener lo siguiente:

1. Ingreso fácil y rápido de la información, infokairos permite bajar un archivo al

momento de realizar la asignación a los aliados (manifiesto en pdf y Excel), este solo
lo tendrían que adjuntar desde el aplicativo para ingresar la información.

2. Al ingresar al aplicativo este le indique los envíos que lleven 5 días o mas y le permita
descargar un informe con estas para poder realizar de manera rápida una solicitud
de información del estado real de los envíos a la empresa aliada.
 3. Al igual que el ingreso de información inicial, el ingreso de las actualizaciones sea
de manera sencilla por medio de un archivo de Excel básico o un archivo CSV.

4. Que permita al realizar el ingreso final de una gestión verificar el tiempo de gestión
y así mismo el tiempo en que el aliado reporta la gestión.

5. Permita descargar informes de gestión de manera sencilla y rápida mostrando

detalles como fecha de asignación, de entrega y de informe, así como los días que
tomaron en estos dos últimos temas entre otras cosas.

6. Permita asignar la imagen o prueba de las gestiones efectivas (entregas).

7. Permita realizar observaciones en los estados de las asignaciones.

8. Muestras los envíos que han sido gestionados más de una vez.

5. Validar la solución o idea

Teniendo en cuenta lo observado en la encuesta anterior, se plantea la siguiente encuesta para

verificar si es o no es acertado los planteamientos anteriores.

La encuesta será realizada nuevamente vía web en el siguiente enlace

https://es.surveymonkey.com/r/YGQ7YZV

VERIFICACION DE NECESIDADES DOMINA

INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO

La presente encuesta está dirigida a los participantes de la encuesta anterior del área de valores y
está diseñada para dar respuesta de manera ágil y sencilla por lo cual se basa en respuestas directas
de carácter SI o NO, se debe marcar solo una respuesta

1. Le gustaría que el nuevo aplicativo permita el ingreso de datos por medio de archivos
csv o xml

A. SI
B. NO

2. Que permita el ingreso de datos de manera manual

A. SI
B. NO

3. Al ingresar en la pantalla de inicio le muestre las asignaciones que lleven 5 o más días

A. SI
 B. NO

4. EL sistema permita generar informes de manera sencilla fecha inicial a fecha final

A. SI
B. NO

5. Que muestre el tiempo transcurrido entre la fecha de asignación y la fecha de entrega,

así mismo de la fecha de asignación a la fecha de informe

A. SI
B. NO

6. Integración de pruebas de imágenes tan pronto se realiza la gestión final

A. SI
B. NO

7. Permitir la opción de agregar observaciones a las asignaciones para realizar

seguimientos o recomendaciones adicionales

A. SI
B. NO

8. Que nos advierta cuando una asignación por segunda vez

A. SI
B. NO

6. Tabular la información

Los resultados obtenidos en ambas encuestas son los siguientes:

Primer encuesta SONDEO DOMINA

Para esta encuesta se toma una muestra de 20 personas (voluntarios) de 60 integrantes del área de
valores.
1. ¿Cuál es su sede?

OPCIONES DE RESPUESTA RESPUESTAS

25,00%
BOGOTA
5
5,00%
BUENAVENTURA
1
10,00%
CALI
2
5,00%
DOSQUEBRADAS
1
5,00%
IBAGUE
1
15,00%
MEDELLIN
3
10,00%
PASTO
2
10,00%
TULUA
2
10,00%
TUNJA
2
5,00%
VILLAVICENCIO
1
TOTAL 20

De las 30 sede participaron 10 sede en la encuesta.

2. ¿Cuál es su nombre?

Clara hernandez

Carlota castiblanco

Ana Maria calle

Patricia Garzón

Gustavo Rodríguez

Carolina ballen
Arys hernandez
Alejandra fajardo

Juan Carlos robayo

Javier rosales
Fernando giron

Evelline pacheco

Andrés giron
Miguel Angel giraldo

Luisa Fernando samboni

Sandra torres
Edwar cabrera
Sixto panqueva

nidia salamanca

julian alberto mahecha

Estos son los participantes de la encuesta

3. ¿Cuál es su cargo?

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
40,00%
COORDINADOR
8
40,00%
ANALISTA
8

AUXILIAR 20,00%
ADMINISTRATIVO
4
TOTAL 20

La mayor participación esta en los cargos de coordinadores de sedes y los analistas nacionales

4. ¿Qué software utilizan en Domina para sus labores?

Los programas que se utilizan son : infokairos y capigono

5. ¿Considera que el software utilizado en Domina le brinda el 100% de la información que usted
necesita?
OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
40,00%
SI
8
60,00%
NO
12
TOTAL 20

La gran mayoría de los participantes opinan que la información no es tan completa

6. ¿Considera usted que la información dada por el software de Domina en relación con los
aliados es fácil de acceder y brinda los datos que necesita para su seguimiento
OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
25,00%
SI
5
75,00%
NO
15
TOTAL 20

Refleja y afirma la respuesta anterior donde se ve que el programa no deja 100% satisfechos a sus
usuarios

7. La forma usada por usted para el seguimiento de las asignaciones a los aliados de Domina es:

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA

No existe formatos, es 25,00%

verbal. Se presentan
muchos errores.
5

Existe un formato, poco 20,00%

detallado y que se presta
a confusiones.
4
Formato Detallado, pero
pueden faltar
10,00%
especificaciones
técnicas.
 2

Definitivamente detallada 45,00%

y minuciosa y manual.
9
TOTAL 20

Se lleva un control de las asignaciones y varia mucho de sede a sede y se necesita un formato
unificado
8. Realiza la empresa una evaluación continua de los Aliados:

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
0,00%
Nunca
0
0,00%
A veces
0
20,00%
Por lo general
4
25,00%
Siempre
5

Continuamente y 55,00%
retroalimenta el
proceso 11
TOTAL 20

La empresa en general realiza un seguimientos a sus aliados en algunos lados es continuo en otros
algo esporádico.

9. ¿Considera usted que es necesario un sistema que le permita obtener de manera rápida y
concreta el estado de las asignaciones a los aliados?
OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
80,00%
SI
16
20,00%
NO
4
TOTAL 20
Se ve claramente que, si hay que reforzar esta parte, es necesario un sistema de seguimiento

10. En caso de que la respuesta del punto 9 sea afirmativa por favor describa cual serian sus
necesidades específicas para este sistema
En este caso según las repuestas podemos resumir que necesitan un aplicativo fácil de manejar que
les permita obtener la información que necesitan de una manera sencilla, pero en este caso solo 17
personas decidieron responder a esta pregunta

Sencillez y precisión fluidez

Características detalladas
Precisión y fluidez
Facilidad en su manejo
Velocidad y fluidez
Informes rápidos y sencillos
Simplicidad y fluidez
Ingresos egresós y tiempos
Precisión de la respuesta de peticiones
Nada
Informes de gestión rápidos de obtener
Fechas de salida fechas de gestión tiempos
Facilidad y rapidez para accesar a la información
Sencillez y precisión
Que sea sensilla pero fiable
rapidez y información concreta y detallada
tiempo de asignacion, proximas a vencer, fecha de gestion y fecha de informacion e imagen de
entrega

Segunda encuesta VERIFICACION DE NECESIDADES DOMINA

Para esta encuesta se toma se aplica únicamente a los participantes de la anterior encuesta.

1. Le gustaría que el nuevo aplicativo permita el ingreso de datos por medio de archivos csv o xml

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
90,00%
SI
18
10,00%
NO
2
TOTAL 20
 2. Que permita el ingreso de datos de manera manual

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
90,00%
SI
18
10,00%
NO
2
TOTAL 20

3. Al ingresar en la pantalla de inicio le muestre las asignaciones que lleven 5 o más días

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
100,00%
SI
20
0,00%
NO
0
TOTAL 20

4. EL sistema permita generar informes de manera sencilla fecha inicial a fecha final

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
100,00%
SI
20
0,00%
NO
0
TOTAL 20

5. Que muestre el tiempo transcurrido entre la fecha de asignación y la fecha de entrega, así
mismo de la fecha de asignación a la fecha de informe

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
100,00%
SI
20
0,00%
NO
0
TOTAL 20
6. Integración de pruebas de imágenes tan pronto se realiza la gestión final

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
100,00%
SI
20
0,00%
NO
0
TOTAL 20

7. Permitir la opción de agregar observaciones a las asignaciones para realizar seguimientos

o recomendaciones adicionales

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
100,00%
SI
20
0,00%
NO
0
TOTAL 20

8. Que nos advierta cuando una asignación por segunda vez

OPCIONES DE
RESPUESTAS
RESPUESTA
100,00%
SI
20
0,00%
NO
0
TOTAL 20

Se puede observar claramente la aceptación a las ideas planteadas, solo existieron dos negativas
pero la mayoría acepto estas ideas sin problema.