Planeación: Primera Etapa Del Proceso Administrativo: Planear Organizar Dirigir Controlar

 
AD0001_M2AA2L1_Planeación
Versión: febrero de 2013
Revisor: Ma. Concepción Alonso Ortega. 
    Planeación: primera etapa del proceso administrativo 
 
 
Por: Eduardo Martínez Negrete 
De acuerdo con Münch y García (2004), el proceso administrativo “es el conjunto de fases o etapas
sucesivas de la administración misma; estas fases se interrelacionan formando un proceso integral” (p.
31). Se pueden agrupar en cuatro etapas o funciones claves: planear, organizar, dirigir y controlar.
El desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa en la figura 1:
Planear Organizar Dirigir Controlar

¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se va a hacer? Verificar que se haga ¿Cómo se ha realizado?
Figura 1. Proceso administrativo
En la figura 2, aparece un esquema donde se resumen las principales funciones que se realizan en
cada etapa del proceso administrativo.
Propósitos
Objetivos
Estrategias
Planeación Políticas
Programas
Presupuesto
Procedimientos
Coordinación
Organización
Descripción de funciones
División del trabajo Departamentalización
Proceso Jerarquización
administrativo
Toma de desiciones
Integración
Dirección Motivación
Comunicación
Supervisión
Establecimiento de decisiones
Medición
Control
Corrección
Retroalimentación
Figura 2. Proceso administrativo (Münch y García, 2004, p. 38).
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Estos elementos se aplican en todo tipo de organizaciones y empresas, así también en la vida personal.
Por ejemplo, imagina que vas a organizar una fiesta o reunión con tus amigos. ¿Qué acciones realizarías
en cada etapa del proceso?
En la planeación tendrás que pensar en la razón la fiesta, en la ropa que usarás, los recursos que
necesitarás, (comida, animación, muebles, horarios). En la organización, deberás dividir el trabajo entre
tus amigos, tendrás que ver las habilidades de cada uno y, con base en eso, decidir qué funciones
realizarán. En la dirección tendrás que dirigir a tu equipo, motivarlo, tomar decisiones para que todo sea
un éxito. Aunque es la última etapa de proceso administrativo, el control se aplica en todas y cada una
de las anteriores, desde el inicio hasta el término de la fiesta.
Importancia del proceso administrativo 
El proceso administrativo es muy importante para la toma de decisiones. Imagina que eres el gerente de
una empresa que está atravesando por problemas de disminución de sus ventas, ¿cómo tomarías
decisiones respecto a lo que se debe hacer para incrementarlas?
La toma de decisiones es un compromiso que requiere creatividad y confianza. Es importante entender

que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema por sí mismo, es una decisión.
El modelo racional para la toma de decisiones.
Paso 1
Investigar la situación
 Definir el problema.
 Diagnosticar las causas.
 Identificar los objetivos de la decisión.
Paso 2
Desarrollar alternativas
 Buscar alternativas creativas.

 No evaluar todavía.
Paso 3
Evaluar alternativas y elegir la mejor disponible
 Evaluar las alternativas.

 Elegir la mejor alternativa.
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Paso 4
Implantar la decisión y monitorearla
 Conseguir recursos y asignarlos.

 Establecer presupuestos y calendarios.
 Asignar responsabilidades.
 Ver avance y aplicar correcciones.
(Stoner, Freeman y Gilbert, 1996, p. 271).
Planeación 
 
La planeación es el primer paso del proceso administrativo. Aquí se busca prever el futuro y proponer
estrategias para el desarrollo y crecimiento de la empresa en un tiempo futuro. Implica desarrollar los
objetivos y elegir uno o más cursos de acción para lograrlos.
 
La planeación en la organización comprende los
siguientes pasos:
a) Establecer los objetivos de la empresa.

b) Definir la situación actual y determinar con qué
recursos se cuenta.
c) Elegir uno o más cursos de acción para alcanzar
los objetivos.
d) Iniciar las actividades necesarias para traducir
los planes en acciones.
e) Modificar planes sobre la marcha para corregir
  deficiencias existentes.
Figura 1. Smile, this is fun remember?  
A continuación se describirán los principales tipos de planes que se utilizan en una organización, de
acuerdo con Garza (2000):
a) Propósito o misión
Consiste en determinar qué se debe hacer para llegar al futuro deseable. Se trata de definir el rumbo y
generar los compromisos necesarios para lograrlo.
b) Objetivos
Son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad. Los objetivos dan dirección a los esfuerzos que
realiza la organización. Se formulan para ésta, pero también para cada uno de los departamentos.
Suponen la definición de los objetivos de las personas que contribuyen a su logro.
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¿Cómo deben ser los objetivos?
De acuerdo con Doménec Biosca (1990 citado por Garza, 2000), los objetivos deben ser:
 Claros. Es importante que sean entendibles para quien los tiene que desarrollar.
 Públicos. Significa que deben ser comunicados para facilitar la coordinación entre cliente y
proveedor interno.
 Medibles. Deben tener un parámetro que nos oriente para saber si se consiguen.
 Alcanzables. Para que sea factible lograrlos, antes de formular un objetivo debemos estar
conscientes de que vamos paso a paso; así además de fáciles serán motivantes.
 Flexibles. Para que puedan ser adaptados a cada realidad, es importante considerar la
flexibilidad como una alternativa para alcanzar los objetivos. De ninguna manera se deben
cambiar sin tener un rumbo fijo y previamente establecido.
 Auditables. Para poder comprobar su medida y cumplimiento.
 Premiables. Para que la conducta esforzada y exitosa se repita. Es importante que cuando
cumplamos un objetivo se celebre. Dependiendo del objetivo es la celebración. Casi siempre
con agradecer al equipo es suficiente como para que éste se considere premiado.
 Tener plazo. Establecer fechas es indispensable, pues esta acción nos orienta a estipular
tiempos. De esta manera los objetivos se convierten en auditables.
 Tener prioridad. Determinar claramente qué hacer y en qué orden realizar las acciones
previstas.
 Pactables. Estipular por escrito dichos objetivos para que el equipo de trabajo se
comprometa.
 Coherentes con la estrategia de la empresa, dirigidos siempre a alcanzar la meta.
 Motivantes, para que ayuden a las personas.
Si no respetamos estas características, corremos el riesgo de fracasar.
c) Políticas
Son enunciados generales que guían las acciones y decisiones de las organizaciones, los cuales
fungen como criterios de acción emprendidos por la empresa.
Algunos ejemplos de política son:
 La hora de entrada al trabajo es de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. y de 4:00 p.m. a 6:00 p.m.
 Todo el empleado que ingrese al área de producción deberá llevar el equipo de seguridad
completo.
 El día de pago a proveedores será los viernes de 16:00 a 18:00 horas.
 Para obtener permiso de ausentarse del trabajo con goce de sueldo, el empleado deberá
solicitarlo por escrito a su jefe inmediato 24 horas antes y estará sujeto a su aprobación.
 Todos los empleados que falten a su trabajo por razones de salud deberán presentar
justificantes médicos del IMSS de manera personal o por medio de un tercero, 24 horas después
de la ausencia.
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d) Planes estratégicos y planes tácticos
Por lo general, los planes se clasifican en estratégicos y operativos (o tácticos), como se muestra en la
tabla 1, allí también podrás observar algunas de sus características.
Tipo Dimensión de tiempo

Características
Estratégico Largo plazo (más de un año) Se concentra en los objetivos de la

(desarrollado por la alta empresa y sus estrategias globales.
administración)
Afecta todas las funciones de la
administración. Entraña consecuencias
de alcance general y de largo plazo.
Táctico u operativo Corto plazo (hasta un año)
(desarrollado Afina los objetivos de la empresa para
participativamente en todos los desarrollar programas, políticas y
niveles de la administración) expectativas de desempeño. Implica
tiempos entre el mediano y el corto
plazo. Se concentra en los niveles de
autoridad y responsabilidad asignadas.
Proporciona información sobre el
presupuesto para efectos de los
informes de desempeño.
Tabla 1. Planes estratégicos y planes tácticos (basada en Garza, 2000).
e) Programas
Son actividades que perduran en la organización, pues su realización no tiene una fecha límite en la que
pueda darse por concluida o que provoque su caducidad. Por ejemplo, se habla de programas de
capacitación, de financiamiento, de captación de recursos, etc., porque son actividades permanentes o
recurrentes en la empresa.
Ejemplo de programa: Inducción a las políticas de la empresa.
1. Conociendo mi empresa. Lunes 25 de febrero de 2012, de 8:00 a 15:00 horas, en el salón Z de

nuestra empresa.
2. Mis prestaciones. Lunes 25 de febrero del año de 2012, de 17:00 a 20:00 horas, en el salón Z
de nuestra empresa.
3. Mis derechos y obligaciones. Martes 26 de febrero de 2012, de 8:00 a 14:00 horas, en el salón Z
de nuestra empresa.
4. ¿Qué espera la empresa de mí? Martes 26 de febrero de 2012, de 17:00 a 20:00 horas, en el
salón Z de nuestra empresa.
f) Proyectos
Tienen objetivos delimitados por el tiempo. Cuentan con un principio y una fase de conclusión. Por
ejemplo: construir un edificio, diseñar un producto, instalar un negocio en una ciudad, etcétera.
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g) Presupuestos
Considerado como plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en

términos numéricos. Además de su uso en la planeación, también se utilizan para el control y la
coordinación de acciones.
Algunos ejemplos de presupuestos son:
 De operación: incluyen todos los gastos considerados en la planeación de las actividades y

operaciones necesarias en el siguiente periodo.
 De capital: todos los cambios planeados en los activos fijos de la empresa para el siguiente
año deberán ser reflejados en este presupuesto.
 Financiero: deberá reflejar el origen y aplicación de todos los movimientos de efectivo.
h) Procedimientos
En los presupuestos se define, la manera exacta en que deben desarrollarse los procesos. Nos orientan
en la forma de desarrollar las actividades, muestran la ruta, tiempos y responsables de una actividad.
Ejemplos de procedimientos son: el conjunto de instrucciones específicas para procesar las órdenes de
los clientes en un restaurante; todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa
mercantil.
i) Métodos
Son la manera exacta de cómo llevar a cabo una actividad. Comúnmente son escritos con más
detalle que los procedimientos.
Con el empleo de métodos adecuados, un gerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar
fácilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr
calidad uniforme de productos o servicios, etcétera.
j) Reglas
Dentro del procedimiento aparecen las reglas. Münch y García (2004) las definen como “los mandatos
precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en
situaciones específicas el personal de una empresa” (p. 88).
Es importante que consultes las fuentes bibliográficas que

aparecen enseguida para profundizar en los temas vistos.
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                                                   Referencias 
Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed.). México: McGraw-Hill.
Münch, L. y García, J. (2004). Fundamentos de Administración. México, D.F: Trillas.
Stoner, J., Freeman, E. & Gilbert, D. (1996). Administración (6ª. ed.). México: Pearson Educación.
                                                   Referencia de imagen 
Flickr. (2009). Smile, this is fun remember?. Recuperada el 19 de febrero de 2013, de

http://www.flickr.com/photos/gkirk/3351960747/in/photostream/ (Imagen publicada bajo licencia Atribución-
NoComercial 2.0 Genérica, de acuerdo a: http://creativecommons.org/licenses/by-nc/2.0/deed.es ).
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Planear Organizar Dirigir Controlar

Figura 1. Proceso administrativo

Figura 2. Proceso administrativo (Münch y García, 2004, p. 38).

La toma de decisiones es un compromiso que requiere creatividad y confianza. Es importante entender

El modelo racional para la toma de decisiones.

 Buscar alternativas creativas.

 Evaluar las alternativas.

 Conseguir recursos y asignarlos.

a) Establecer los objetivos de la empresa.

¿Cómo deben ser los objetivos?

Si no respetamos estas características, corremos el riesgo de fracasar.

Algunos ejemplos de política son:

d) Planes estratégicos y planes tácticos

Tipo Dimensión de tiempo

Estratégico Largo plazo (más de un año) Se concentra en los objetivos de la

Tabla 1. Planes estratégicos y planes tácticos (basada en Garza, 2000).

Ejemplo de programa: Inducción a las políticas de la empresa.

1. Conociendo mi empresa. Lunes 25 de febrero de 2012, de 8:00 a 15:00 horas, en el salón Z de

Considerado como plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en

Algunos ejemplos de presupuestos son:

 De operación: incluyen todos los gastos considerados en la planeación de las actividades y

Es importante que consultes las fuentes bibliográficas que

Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed.). México: McGraw-Hill.

Münch, L. y García, J. (2004). Fundamentos de Administración. México, D.F: Trillas.

Flickr. (2009). Smile, this is fun remember?. Recuperada el 19 de febrero de 2013, de

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