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Compilación
Judith Mabel Norato Rodríguez
Luz Melida Rojas Nivia
Oneida Rojas Nivia
Soacha- Cundinamarca
2016
2
AGRADECIMIENTOS
A Dios por darnos licencia de alcanzar una meta más en el camino de la vida, a la
Corporación Universitaria Minuto de Dios por habernos dado la posibilidad de
cursar nuestros estudios profesionales en Contaduría Publica; a todos los docentes
que con su instrucción, conocimientos y experiencia enriquecieron nuestro saber,
a nuestra familia por su paciencia y acompañamiento durante estos cinco años.
Opción de grado
CONTENIDO
....................................................................................................... 10 3 CONTEXTO
DE LA EXPERIENCIA ....................................................................... 12
3.1 CARCO S.A. ................................................................................................................... 12
3.1.1 Quienes somos ......................................................................................................................... 12
3.1.2 Reseña Histórica ............................................................................................................ .......... 12
3.1.3 Misión ...................................................................................................................... .................. 12
3.1.4 Visión ......................................................................................................................................... 13
3.1.5 Política De Calidad ......................................................................................................... ......... 13
6 METODOLOGIA ....................................................................................................... 35 7
CONSTRUCCIÓN CATEGORIAL .......................................................................... 35
7.1 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL ...................................................................... 35
7.1.1 Objetivos De La Administración De Personal ..................................................................... 35
7.1.2 Funciones De La Administración De Personal .................................................................... 36
7.1.2.1 Mercado de trabajo: ........................................................................................................ 36
7.1.2.2 Mercado de mano de obra: ............................................................................................ 37
7.1.2.3 Reclutamiento: ................................................................................................................. 37
9 ANEXOS ......................................................................................................................
83
9.1.1 Manual Para La Contabilización De Una Nómina En El Paquete Contable Siigo .......... 83
10 BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................... 94
11 WEBGRAFIA ..........................................................................................................
95
TABLA DE CONTENIDO DE LAS FIGURAS
Figura 1 Logos de Carco SA ------------------------------------------------------------------------------ 13
Figura 2 Organigrama Carco SA------------------------------------------------------------------------- 14
Figura 3 Mapa de procesos Carco SA ------------------------------------------------------------------ 15
Figura 4 Organigrama CORPORACIÓN EDUCATIVA SOCIAL DE SOACHA ------------- 18
7
TABLA DE CONTENIDO
TABLAS
2 PRESENTACIÓN
3 CONTEXTO DE LA EXPERIENCIA
3.1.3 Misión
1 http://www.carco.com.co/indexpc.php 11/02/16.
12
3.2.2 Misión
3.2.3 Visión
17
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DPTO DE NOMINA
integral y personal, como proceso que permite desarrollar la totalidad del ser
humano y su dignidad como persona, en la educación para la libertad a través del
ejercicio de la autonomía personal, de la responsabilidad, y de la capacidad de
elección y de autodeterminación, en la realización de la persona a través de la
entrega generosa de sí misma, en el desarrollo de la personalidad y la formación
del carácter a través del cultivo de las virtudes intelectuales, morales y sociales, en
la formación del criterio y la voluntad, que permite actuar buscando el bien personal
y el bien común en las diversas circunstancias de la vida , Ayudar a la persona a
formar la conciencia a la luz de la ley moral.
18
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DPTO DE NOMINA
Fiura 4 Organigrama CORPORACIÓN EDUCATIVA SOCIAL DE SOACHA. http://colegiointegralfemenino.freehostia.com/ ,
11/02/16
3.2.5 Organigrama
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DPTO DE NOMINA
3.2.6 DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
La falta de información cuando se vincula un nuevo empleado. La información oportuna evita inconvenientes con las afiliaciones en
La información de novedades por parte del departamento de docencia especial con las referentes a ARL, AFP y EPS.
carece de oportunidad para la liquidación de la nómina. Liquidación y pago oportuno de la nómina.
Los empleados desconocen las características que debe tener una La recuperación del gasto al pedir el pago de incapacidades que no
incapacidad para que sea tomada como prórroga. presentan inconsistencias en el diagnóstico y en la descripción
Errores en las afiliaciones al fondo de pensiones o salud por no solicitar cuando se trate de una prórroga.
la certificación de cada administradora. El pago oportuno, veraz y confiable a cada administradora.
AMENAZAS
INCOLZ SAS es una empresa con capital 100% colombiano, que nació el 10
de febrero de 2015, en la ciudad de Bogotá. Desde sus inicios, ha desarrollado dos
actividades económicas: La primera, comprende el ejercicio de las ramas de la
Ingeniería y Arquitectura en los sectores de Construcción, Consultoría,
Interventoría, Asesoría y Diseño. La segunda, la prestación de servicios de
transporte de carga extra-pesada y extra-dimensionada.
3.3.2 Misión
3.3.3 Visión
Para el 2020 INCOLZ SAS. Busca consolidarse como una empresa líder en
el sector de la construcción y transporte de carga terrestre, con un equipo humano
comprometido; brindando un mejor servicio día a día; estableciendo alianzas
estratégicas; implementando los más altos estándares de calidad y cumplimiento,
promoviendo la conciencia de servicio al cliente; garantizando la solidez y el
reconocimiento de la empresa, para contribuir con el desarrollo del país.
21
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DPTO DE NOMINA
3.3.5 Organigrama
Figura 5 Organigrama Incolz SAS
INCOLZ SAS
29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DPTO DE NOMINA
4 PREGUNTAS ORIENTADORAS
4.1 OBJETIVOS
.
4.1.3 Justificación
34
4.1.4 Alcances
4.1.5 Limites
Por lo que se debía hacer la corrección escrita y enviar los documentos soportes
para corregir la inconsistencia. También se hizo la solicito la devolución por aportes a
pensión porque el empleado no estaba afiliado a ese fondo, la empresa tuvo que pagar
los aportes a otro fondo con los respectivos intereses. Para esto también se incluyó en el
listado de documentos la certificación de afiliación en pensión actualizada.
37
Es importante señalar que este proceso exige capacitación por parte de la persona
encargada del proceso de enganche, para evitar errores que generan reprocesos ante
las entidades, intereses y multas. Se debe crear conciencia de la responsabilidad que se
tiene al realizar el proceso.
Sin embargo, para que se pueda pactar esta modalidad de salario existe una
condición, y es que el valor devengado por el trabajador sea superior a diez (10) Salarios
Mínimos Legales Mensuales Vigentes, donde el empleador deberá reconocer como
mínimo un treinta por ciento (30%) adicional que corresponde al factor prestacional.
Por ejemplo, si su trabajador devenga como mínimo diez (10) SMLMV, usted como
empleador podrá pactar la modalidad de salario integral que para efectos prácticos se
ilustra de la siguiente manera:
Factor prestacional que como mínimo deberá corresponder al 30% del salario
ordinario, en este caso: $ 1.933.050. Así las cosas podemos evidenciar que el valor total
devengado por el trabajador corresponde a $ 8.376.550.
Ahora bien, una vez definida la remuneración del trabador, debemos definir las
bases de cotización al Sistema General de Seguridad Social Integral, que de acuerdo a
la normatividad vigente esta se establece de la siguiente manera:
Así mismo la Ley 789 de 2002 en su Art. 49 determina: Art. 49- Base para el
cálculo de los aportes parafiscales.
Frente a las obligaciones tributarias de los empleados que gozan de la figura del
salario integral, el factor prestacional (El 30%) No está exento de impuestos y por
consiguiente está sometido a Retención en la fuente, además de los beneficios que le
confiere la ley tributaria a los ingresos laborales.
2 https://www.miplanilla.com/contenido/empresas/1218-Base-salario-integral.aspx
3 http://www.gerencie.com/salario-integral.html
40
Cuando uno alcanza metas como esta, sigue cuestionando su quehacer en busca
de nuevos retos que le permitan mayor eficiencia, también se adquieren destrezas en el
manejo del sistema, se adquiere seguridad pero también se aprende a ser prudente.
5.3.2 Soluciones
los documentos que se reciban par ano tener equivocaciones en el momento de las
afiliaciones.
6 METODOLOGIA
La metodología utilizada fue Investigación Acción Participativa, ya que cuando uno llega
o está vinculado a una empresa y atraviesa por un programa de formación como fue
nuestro caso CONTADURÍA PÚBLICA, la misma academia se encarga de despertar en
cada uno de sus estudiantes ese espíritu investigativo que lo lleve a observar el quehacer
cotidiano con un sentido crítico apoyado en fundamentos teóricos que le permitan
cambiar esas realidades, o mejor transformarlas de manera positiva para hacer de su
práctica un emprendimiento empresaria4l.
7 CONSTRUCCIÓN CATEGORIAL
Crear condiciones para que cada jefe administre sus subordinados de acuerdo con
normas y criterios (políticas del personal) establecidos por la empresa.
7.1.2.3 Reclutamiento:
7.2.1 Normatividad
e) Se le asigna una cita para la entrega de los documentos, la firma del contrato, las
afiliaciones a la ARL, Salud, Pensión y Caja de Compensación.
BIENVENIDO:
Hoja de vida
Dos (2) fotos recientes 3x4 Fondo Blanco
Para los hombres Fotocopia de la Libreta Militar Tres (3) fotocopias de la cedula
ampliada en un 150%
Fotocopia licencia de conducción si el cargo lo requiere.
Certificados laborales de los tres (3) últimos empleos
Dos (2) referencias por escrito personales no familiares
Fotocopias de certificados de estudios o diplomas y / o actas de grado de los
estudios relacionados en Hoja de Vida: Bachiller, Universitarios, Profesionales,
Seminarios, Cursos, Otros
Fotocopia de la Tarjeta Profesional
Certificación de Estudios en Segundo idioma si el cargo lo requiere.
Certificado de Afiliación a la EPS, con fecha de expedición no mayor a un mes.
Certificado de afiliación a Fondo de Pensiones, con fecha de expedición no mayor a
un mes.
Certificado de afiliación a cesantías, con fecha de expedición no mayor a un mes.
Certificado de cuenta bancaria.
53
PLAN DE INDUCCION
Tabla 5 Plan de induccion
PERSONAL DE CONTABILIDAD
Quienes somos
Cultura de la Empresa
TSM KODAWARI
KAIZEN
4´s
Centro de acopio
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ARL- COPASO
Temas de calidad
Presentación de informes
Manejo de Reuniones
Horarios
Porte de Uniformes
XXXXXXXXX., le da la bienvenida a esta; nuestra familia, es usted ya miembro de un gran equipo trabajo
Art. 22: Contrato, de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar
un servicio a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o
subordinación de la segunda y mediante remuneración.
Verbal
59
Escrito
ART. 76 DE C.S.T
Es la etapa inicial del contrato de trabajo que tienen como objeto, por parte del
empleador, apreciar las actitudes del empleado, y por parte de éste, la convivencia de
las con de las condiciones de trabajo.
El periodo de prueba debe ser estipulado por escrito y no puede exceder de dos (2)
meses, a excepción de aquellos contratos inferiores a un año en el que el periodo de
prueba no debe ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el
respectivo contrato, sin que exceda de dos meses es decir 60 días.
El hecho de dar por terminado el periodo de prueba y con ello, el contrato de trabajo no
obliga al empleador a pagar indemnización por terminación de contrato, pero no lo exime
del pago de sus prestaciones de ley.
Revisión. La revisión del contrato de trabajo se puede hacer en cualquier momento, por
cualquiera de las partes, cuando se presenten graves alteraciones de la normatividad
económica.
60
Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más de 120
días.
Por decisión unilateral por parte del empleador o por parte del trabajador.
de los trabajadores o que ofenda su dignidad Deducir, Sustraer de la fábrica los útiles de trabajo sin permiso
retener o compensar suma alguna del monto de los del empleador.
salarios, salvo previa autorización escrita de ellos.
Presentarse al trabajo en estado de embriaguez, o bajo
las influencias de narcóticos o drogas alucinógenas.
Obligar a los trabajadores a comprar mercancías o
víveres en almacenes que establezca el empleador. -
Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja Usar las herramientas y útiles del trabajo suministradas
los derechos en cosas distintas.
66
Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la
legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la
nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.
Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases de
IRPF.
Remarcar que aunque estos elementos sean mínimos, existen algunas excepciones
como el caso de la firma del trabajador. No es necesaria dicha firma si el pago de la
nómina se ha realizado por medios bancarios que puedan demostrar la percepción
salarial por parte del trabajador.
Figura 11 Formato nomina
Está constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador, de acurdo con la
legislación laboral, y está formado por distintos conceptos.
Figura 12 salarios
llegar a constituir y conformar más del cincuenta por ciento (50%) de la totalidad del
salario.
7.2.11 Viáticos.
2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
Art.127 (C.S.T)
Constituye salario
Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del
empleador como.
Primas
Bonificaciones
Gratificaciones ocasionales
Participación de utilidades
Excedente de las empresas de economía solidaria.
Lo que recibe en dinero o en especie no para beneficio, ni para enriquecer su
patrimonio, si no para desempeñar a cabalidad sus funciones como:
Gastos de representación
Medios de transporte
Elementos de trabajo.
Salario mínimo es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para subvenir a sus
necesidades normales y a las de su familia, en el orden material, moral y cultural.
Es la remuneración mínima establecida por el gobierno nacional, previo acuerdo con las
agremiaciones y sindicatos nacionales
El Salario Mínimo Mensual Legal Vigente de los colombianos para este año 2016 es
de $689.455. Esta decisión es respaldada por el Decreto 2552 de 2015 el cual
reglamenta el aumento de $45.105, cifra equivalente al 7.0%.
72
Sin embargo, para que se pueda pactar esta modalidad de salario existe una
condición, y es que el valor devengado por el trabajador sea superior a diez (10)
Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes, donde el empleador deberá reconocer
como mínimo un treinta por ciento (30%) adicional que corresponde al factor
prestacional.
Que en el 2016
SALARIO INTEGRAL DEL TRABAJADOR: $ 8.962.915
$ 6.274.040
7.2.17 Jornada Laboral
PORCENTAJE
DE
DESCRIPCION LIQUIDACION
DESDE HASTA
Se cancela este auxilio al trabajador que devenga menos de 2SMLV y que cumpla
la condición de vivir a 100 mts a la redonda del lugar donde labora No tienes
derecho si vive en la empresa.
Son ingresos que recibe un trabajador como premio adicional por su labor.
No forman parte del salario promedio debido a su misma condición de ocasionales
7.2.21 Vacaciones
Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante 1 año tienen
derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remunerados, Se pagan
únicamente sobre el salario básico del trabajador. (A menos que la empresa disponga lo
contrario).
79
Tabla 10 Vacaciones
En el caso de trabajadores con salario variable (Art. 192 C.S.T.) como en el área
de Ventas o Comercial, se paga vacaciones en tiempo sobre el salario promedio de los
últimos doce meses.
Días: No. de días de vacaciones en tiempo a disfrutar. Base: Salario Promedio mensual.
O Procedimiento: Base / 30 * Días.
BASE: Se liquida un salario promedio de los ingresos del trabajador de los últimos
doce meses desde la fecha de pago hacia atrás.
7.2.22 Dotación
(Art. 193 C.S.T.) Son devengados que cubren los riesgos o necesidades del trabajador
que se originan durante la relación o con motivo de la misma: Cesantías, Intereses de
Cesantías, Prima de Servicios, Vacaciones.
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7.2.24 INDEMNIZACION
82
Art 64 (C.S.T.)
Tabla 12 indemnización
TIPO DE SALARIOS PRIMER AÑOS FRACCION
CONTRATO DEVENGADOS AÑO SUBSIGUIEN
TES
D Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o de
navidad (sector público) y vacaciones.
G Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
J Cesantía, intereses sobre cesantía y prima mínima legal de servicios (sector privado) o de
navidad (sector público). Pagos expresamente excluidos por el artículo 385 estatuto
tributario.
5 http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente-por-ingresos-laborales.html.
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W Subtotal (F-L-Q-V)
X Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
B Horas extras, bonificaciones y comisiones pagadas durante los 12 meses anteriores (sean o
no factor salarial)
D Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o de
navidad (sector público) y vacaciones pagados durante los 12 meses anteriores
G Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
J Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos por el artículo 386
estatuto tributario.
W Subtotal 1 (F-L-Q-V)
X Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
Y Subtotal 2 (W-X)
AB Base en UVT (AA dividido 26.841) (aplicar tabla artículo 383 ET)
AE Tarifa marginal
AF UVT marginales
6 http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente-por-ingresos-laborales.html.
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PROPUESTAS DE TRANSFORMACIÓN
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25/04/2015 07/05/2015 Revisión y lectura de la cartilla 1:30 – 6:00 P.M. Se hizo la lectura y análisis de la cartilla
Laboral y de Seguridad Social LUNES A VIERNES Laboral y de Seguridad Social en temas de
de Legis para actualizar los nómina como: salario, deducciones,
conocimientos adquiridos en la retenciones, embargo de salarios,
Corporación Universitaria Minuto libranzas o descuentos directos, salario
de Dios. mínimo, salario integral. Prestaciones
Conocimiento del sistema de sociales; prima de servicios, cesantías,
Ofimática para manejo de nómina intereses a las cesantías, vacaciones.
de acuerdo a la información Auxilio de Transporte
suministrada por la Gerente
Administrativa y la capacitación
que en la página web ofrece
Ofimática.
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08/05/2015 20/05/2015 Elaboración de formatos de 1:30 – 6:00 P.M. Liquidación de incapacidades de enfermedad
afiliaciones a Salud, Pensión, LUNES A general, incapacidad por enfermedad laboral,
Administradora de Riesgos VIERNES accidente de trabajo (ARL). Licencia de Maternidad.
Laborales, Caja de Compensación Protección a la maternidad, al recién nacido y
Familiar. licencia de paternidad.
Ingreso de Incapacidades a las Licencia de Maternidad.
páginas de las EPS para Afiliaciones a Salud, Pensión, ARL, caja de
liquidación y radicación de Compensación Familiar.
documentos de la incapacidad. Prestación económica Derecho al subsidio Familiar.
Envió de documentos para
acreditar el derecho a recibir
subsidio familiar.
Práctica para ingreso de
novedades al sistema de
Ofimática.
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08/05/2015 20/05/2015 Aplicaciones contables. Liquidación 1:30 – 6:00 P.M. Adquirí el conocimiento y práctica de liquidación de
nómina donde se relaciona lo devengado (sueldo
de Nómina. Liquidación de LUNES A
básico, horas extras, auxilio de transporte,
Obligaciones Laborales. VIERNES comisiones, bonificaciones) menos las deducciones
Prima de servicios, vacaciones, (aportes a salud, pensión, fondo de solidaridad
pensional, retención en la fuente, descuentos de
cesantías, intereses sobre libranzas y pólizas de seguros) y valor neto a pagar.
cesantías.
Liquidación de contratos laborales.
Análisis de casos particulares
como empleados con salario
integral.
96
8.1 CONCLUSIONES
9 ANEXOS
97
En primer lugar es necesario tener claras las novedades de ingreso y retiro del
personal para hacer las inclusiones o retiros y de esta manera evitar errores en
el proceso de elaboración de la nómina. Todos los pasos que se realicen se
deben grabar con la bandera roja o con F1.
con el concepto las que son generales para todo el personal. Ejemplo. Todos los
empleados tienen 30 días. Se puede tomar este dato para todos cuando
corresponden a la mayoría, más adelante veremos cómo este dato se
En quinto lugar se registran las horas extras, bonificaciones y comisiones para que
el programa las tenga en cuenta a la hora de calcular los aportes a salud y
pensión. Ruta NÓMINA – MANEJO DE NOVEDADES – CAPTURA DE
NOVEDADES - CAPTURA DE NOVEDADES.
101
También confirma la forma en que quiere que se aplique la retención si por porcentaje
o valor.
Desea incluir la retención? Recuerde que la retención sólo se debe incluir en el último
pago del mes.
En octavo lugar es necesario revisar empleado por empleado para verificar que
los valores esten bién y agregar aquellos descuentos por concepto de prestamos
o descuentos autorizados. Esto se hace por captura de novedades . Ruta
104
PAGO DE NOMINA.
105
10 BIBLIOGRAFIA
11 WEBGRAFIA
https://www.miplanilla.com/contenido/empresas/1218-Base-
salariointegral.aspx
https://www.miplanilla.com/contenido/empresas/1218-Base-
salariointegral.aspx http://consultas-
Laborales.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=441:2
015-12-30-00-49-00&catid=1:laboral&Itemid=86 http://consultas-
laborales.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=217%3
Aley1429&catid=7%3Acontactar&Itemid=1
108
http://es.slideshare.net/fabiopuertacontador/aspectos-laborales-
denomina?related=2http://es.slideshare.net/fabiopuertacontador/aspectos
laborales-de-nomina?related=2
http://copaso.upbbga.edu.co/legislacion/Codigo%20Sustantivo%20del%20
http://www.carco.com.co/indexpc.php , 11/02/16