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INFORME IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF

YERSON JOSE MARTINEZ ALVAREZ

APRENDIZ VIRTUAL

CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA

SENA

2019
INTRODUCCIÓN
En la era actual, la esfera empresarial siempre ha contado con personal que opera para que los
sistemas de información sean más seguros y funcionen eficazmente, con el fin de lograr los objetivos
preestablecidos y así conseguir posicionarse como una empresa de gran reconocimiento en calidad
dentro del vasto mundo empresarial.

Las funciones de organización, de control y de staff, están destinadas a establecer el progreso y


desarrollo continuo de la empresa, por ende la calidad de la funcionalidad de esta última, afecta
directamente la calidad de los sistemas producidos y la eficacia en la organización. La función de
organización provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información para alcanzar
las metas y objetivos a ser cumplidos en la empresa y la función de control se ocupa en comparar
el desempeño actual contra el planeado, lo cual sirve como una base para ajustar acciones.

La intención del presente informe, es definir y conocer las principales características de la función
de organización y staff, con los controles administrativos correspondientes, los cuales permitirán
dimensionar la importancia que poseen estas en el ámbito administrativo y empresarial.

FUNCIÓN DE CONTROL

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore
e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para
evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Cuando se evalúa la alta dirección y la dirección de informática, los auditores se enfocan en las
actividades de control que deben ser desarrolladas en la instalación para asegurar el cumplimiento
de los objetivos.

La administración ejerce control sobre las actividades de la instalación computacional a través de


los medios normales: planes y presupuestos, medir el desempeño actual y Determinar variaciones.

Estándares de desempeño: Junto con el plan de proyecto, estándares de desempeño forman la base
de construcción de presupuestos para proyectos de sistemas de información.

Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser esperado al realizar
diferentes actividades en la instalación. Esto abarca cuatro áreas principalmente:

- Uso de equipo

- Análisis de sistemas

- Programación

- Operaciones
ESTÁNDARES DE DOCUMENTACIÓN

Forman una parte importante para el éxito o fracaso de los proyectos de sistemas de información.
Estos tienen cuatro propósitos:

- Control de calidad y control de proyectos

- Referencia histórica

- Referencia instruccional.

- Comunicación inter áreas o tareas

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los
planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los
mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que
captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están
afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño,
calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el
desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la
actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas.
Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor.
Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización
debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán,
prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma
de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegación y el resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados


planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el
control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante
distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas
forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función
de control.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus
subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus
subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control


retroaliméntatelos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir
las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la
aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse
en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

FUNCIÓN DE STAFF

Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que contribuyen a que el
personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de
decisiones. Las funciones de staff tiene un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo
ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquier de sus niveles.

El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura consiste en el


asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen departamentos staff puros, ya que además
de asesorar, se les recomiendan tareas especializadas que no realizan los departamentos de línea
ocupados en la actividad básica de la empresa. Por otro lado el empleo del término staff en las
estructuras de una organización puede corresponder a la necesidad de ayuda en el manejo de los
datos necesarios para la toma de decisiones; los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea
para que lleven a cabo sus funciones administrativas, asignando continuamente a los funcionarios
staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar órdenes”. En
cuanto la línea acepta las sugerencias de staff, las convierte en órdenes que trasmite en su propio
nombre a sus subordinados.

El directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir órdenes a la línea; solo ejerce
autoridad o mando sobre los subordinados de su propia línea, por esto, en la relación línea - staff se
dan los siguientes casos:

CONCEPTO

Es asesorar o auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la organización.

QUIENES LO FORMAN

El staff está formado por personas o departamentos que no ordenan directamente sobre quienes
forman la línea.

CUAL ES LA FUNCION DEL STAFF

La función del staff es asesorar y apoyar, así mismo realizan funciones especializadas que se sustraen
a los departamentos de línea. Apoyan a los miembros de la línea sobre aspectos de su especialidad
y sin responsabilidad directa sobre los programas de la línea.

Las principales funciones del staff son:


- Servicios

- Consultoría

- Asesoría.

- Contratación del personal

¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?

Para adquirir hardware Equipos de Escritorio

En los estándares se incluyen las especificaciones técnicas de lo que deberá ser utilizado en toda la
organización. Estas especificaciones pueden ser anexadas en una ficha técnica que contiene las
características principales.

 Procesador (Tipo y Velocidad)


 Memoria Principal
 Disco Duro (Tamaño)
 Puertos incluidos (Serial, paralelo, USB)
 Y características del monitor, teclado, mouse, tarjeta de red, equipo multimedia, etc.
 Algunos Centros de Cómputo inclusive incluyen la marca y modelo del equipo

Para el software se tiene la misma situación del hardware, los estándares a definir se deben realizar
de acuerdo a la necesidad de uso de la herramienta por parte de las áreas usuario. De esta forma
se tendrán estándares en los que se incluya por ejemplo:

 Sistemas Operativos (locales y de red)


 Base de Datos
 Software de Oficina (Procesadores de palabra, hojas de cálculo, etc)
 Groupware (Sistemas de mensajería, correo electrónico, de colaboración, workflow, etc.)
 Software administrativo, de soporte a sistemas, de operación, etc.
 Software de propósito especial (De acuerdo a las áreas especializadas de la organización)

¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

Estándares de desempeño

La evaluación requiere de estándares del desempeño, que constituyen los parámetros que permiten
mediciones más objetivas. Se desprenden en forma directa del análisis de puestos, que pone de relieve
las normas específicas de desempeño mediante el análisis de las labores. Basándose en las
responsabilidades y labores en la descripción del puesto, el analista puede decidir qué elementos son
esenciales y deben ser evaluados en todos los casos. Cuando se carece de esta información, los
estándares pueden desarrollarse a partir de observaciones directas sobre el puesto o conversaciones
directas con el supervisor inmediato.

Mediciones del desempeño

Son los sistemas de calificación de cada labor. Deben ser de uso fácil, ser confiables y calificar los
elementos esenciales que determinan el desempeño. Las observaciones del desempeño pueden llevarse
a cabo en forma directa o indirecta. En general, las observaciones indirectas (exámenes escritos,
simulaciones) son menos confiables porque evalúan situaciones hipotéticas.

Las mediciones objetivas del desempeño son las que resultan verificables por otras personas. Por norma
general, las mediciones objetivas tienden a ser de índole cuantitativa. Se basan en aspectos como el
número de unidades producidas, el número de unidades defectuosas, tasa de ahorro de materiales,
cantidad vendida en términos financieros o cualquier otro aspecto que pueda expresarse en forma
matemáticamente precisa.

Las mediciones subjetivas son las calificaciones no verificables, que pueden considerarse opiniones del
evaluador. Cuando las mediciones subjetivas son también indirectas, el grado de precisión baja aún más.

Elementos subjetivos del calificador

Las mediciones subjetivas del desempeño pueden conducir a distorsiones de la calificación. Estas
distorsiones pueden ocurrir con mayor frecuencia cuando el calificador no logra conservar su
imparcialidad en varios aspectos:

•Los prejuicios personales: cuando el evaluador sostiene a priori una opinión personal anterior a la
evaluación, basada en estereotipos, el resultado puede ser gravemente distorsionado.

•Efecto de acontecimientos recientes: las calificaciones pueden verse afectadas en gran medida por las
acciones más recientes del empleado. Es más probable que estas acciones (buenas o malas) estén
presentes en la mente del evaluador. Un registro cuidadoso de las actividades del empleado puede servir
para disminuir este efecto.

•Tendencia a la medición central: algunos evaluadores tienden a evitar las calificaciones muy altas o muy
bajas, distorsionando de esta manera sus mediciones para que se acerquen al promedio.

•Efecto de halo o aureola: ocurre cuando el evaluador califica al empleado predispuesto a asignarle una
calificación aún antes de llevar a cabo la observación de su desempeño, basado en la simpatía o antipatía
que el empleado le produce.

•Interferencia de razones subconscientes: movidos por el deseo inconsciente de agradar y conquistar


popularidad, muchos evaluadores pueden adoptar actitudes sistemáticamente benévolas o
sistemáticamente estrictas.

¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la contratación de personal en
el área de sistemas?

La contratación se llevara a cabo dependiendo las necesidades de cada departamento o área


organizacional de la empresa donde se proyecta llenar las vacantes de la empresa, pero su perspectiva
es contratar personal con conocimientos informáticos ya que la empresa se basa en la tecnología
informática. Por lo cual el área informática tendrá mucha excelencia en la contratación de personas que
solicitan el puesto.

El Contrato de trabajo es el documento que se elabora entre patrón y trabajador y que contiene las bases
más importantes de la prestación del servicio, tales como jornada, salario, descansos legales y las otras
normas que van a regir el vínculo entre uno y otro contratante.

Estos son algunos de los puntos más importantes a considerar cuando se hace la contratación de
personal en el área de informática:

 Formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos,
tanto del trabajador como la empresa.
 Cuando ya se aceptaron las partes es necesario integrar su expediente de trabajo.
 La contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador.
 La duración del contrato será por tiempo indeterminado o determinado.
 El contrato deberá ser firmado el director general, el responsable directo y el trabajador
 El empleado estará 3 meses a prueba antes de que se firme un contrato.

¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Porque el sistema de información está en constante desarrollo a nivel empresarial, por lo tanto para
la empresa es importante tener al personal de esta área plenamente capacitada y actualizada en
toda herramienta tecnológica, para no perder de vista el proceso de desarrollo informático, la
relación hombre-máquina, la organización lógica y técnica que se ha establecido en toda la empresa
y así lograr el éxito de manera eficaz logrando los objetivos de la misión y visión establecidos.

CONCLUSIONES
En toda organización se reflejará beneficioso, tanto Para el trabajador como para la empresa,
planificar y mantener acciones destinadas al desarrollo de habilidades y destrezas del individuo, con
el propósito de incrementar la eficiencia demostrada en el desempeño de su puesto de trabajo y
por su cumplimiento de las metas y objetivos de la organización. Toda organización debe de llevar
a cabo el proceso de detección, utilizando para ello una herramienta de detección de necesidades
de entrenamiento, que se adapte a las características de la organización, esto permitirá conocer el
entrenamiento que requiere cada empleado, de una manera objetiva y adaptada a la realidad de su
desempeño y progreso dentro de la organización.

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#tipo

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