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FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y


TELEMÁTICA

TEMA

VALIDAR Y CONTROLAR EL ALCANCE DEL


PROYECTO

AUTOR
DHALIN PALOMINO VASQUEZ
DOCENTE
ING. MARCO AURELIO PORRO CHULLI
CICLO/SECCIÓN
X–B
CURSO
GESTIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

Bagua Grande - Perú


2019
Validar y Controlar el alcance del Proyecto

ÍNDICE GENERAL
VALIDAR Y CONTROLAR EL ALCANCE DEL PROYECTO............................................... 3
I. INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 3
II. VALIDAR EL ALCANCE .............................................................................................. 4
2.1. Validar el Alcance: Entradas. ..................................................................................... 4
2.1.1. Plan para la Dirección del Proyecto. .................................................................. 4
2.1.2. Documentación de Requisitos.............................................................................. 6
2.1.3. Matriz de Trazabilidad de Requisitos ................................................................ 7
2.1.4. Datos sobre el Desempeño del Trabajo. ............................................................. 7
2.1.5. Entregables VERIFICADOS............................................................................... 7
2.2. Validar el Alcance: Herramientas y Técnicas............................................................ 7
2.2.1. Inspecciones. ......................................................................................................... 7
2.2.2. Toma de Decisiones Grupales. ............................................................................ 7
2.3. Validar el Alcance: Salidas. ......................................................................................... 8
2.3.1. Entregables ACEPTADOS. ................................................................................. 8
2.3.2. Solicitudes de cambio. .......................................................................................... 8
2.3.3. Información sobre el desempeño del trabajo. .................................................... 8
2.3.4. Actualizaciones a los documentos del proyecto. ................................................ 8
III. CONTROLAR EL ALCANCE ....................................................................................... 9
3.1. Controlar el Alcance: Entradas. ............................................................................... 10
3.1.1. Plan para la dirección del proyecto. ................................................................. 10
3.1.2. Datos sobre el desempeño del trabajo. ............................................................. 10
3.1.3. Documentación de requisitos............................................................................. 10
3.1.4. Matriz de trazabilidad. ...................................................................................... 10
3.1.5. Activos de los procesos de la organización. ...................................................... 10
3.2. Controlar el Alcance: Herramientas y Técnicas...................................................... 10
3.2.1. Análisis de variación. ......................................................................................... 10
3.3. Controlar el Alcance: Salidas. ................................................................................... 11
3.3.1. Información sobre el desempeño del trabajo. .................................................. 11
3.3.2. Solicitudes de cambio. ........................................................................................ 11
3.3.3. Actualizaciones al plan para la Dirección del proyecto. ................................. 11
3.3.4. Actualizaciones a los documentos del proyecto. .............................................. 11
3.3.5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.................... 11
IV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 12

ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Indicadores para la Validación del alcance de un Proyecto ........................................ 4
Figura 2. Indicadores para la Controlar el alcance de un Proyecto. ........................................... 9

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Validar y Controlar el alcance del Proyecto

VALIDAR Y CONTROLAR EL ALCANCE DEL


PROYECTO

I. INTRODUCCIÓN
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. El
objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y
qué no se incluye en el proyecto.
Los procesos de las otras áreas de conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de
una o más personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por
lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo
esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados
con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas que no se
detallan aquí.

En el contexto del proyecto, el término alcance puede referirse a:


 Alcance del producto. Las características y funciones que definen un producto, servicio o
resultado.
 Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o
resultado con las características y funciones especificadas.

Los procesos usados para gestionar el alcance del proyecto, así como las herramientas y técnicas
asociadas, varían según el área de aplicación y normalmente se definen como parte del ciclo de
vida del proyecto. La Declaración del Alcance del Proyecto detallada y aprobada, y su EDT
asociada junto con el diccionario de la EDT, constituyen la línea base del alcance del proyecto.
Esta línea base del alcance se monitorea, se verifica y se controla durante todo el ciclo de vida
del proyecto.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestión del alcance del proyecto
puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección
del proyecto. El grado de cumplimiento del producto se mide con relación con los requisitos del
producto.

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II. VALIDAR EL ALCANCE


Consiste en revisar los entregables del proyecto con el cliente o el patrocinador para verificar
que se han completado satisfactoriamente y obtener la aceptación formal. Este proceso hace
parte del proceso "Seguimiento y control".
¿Cómo se formaliza la aceptación de los entregables? Mediante el proceso de validar el alcance.
Los entregables verificados obtenidos durante la gestión de la calidad, son revisados con el
cliente o patrocinador. Con el fin de asegurar que han sido completados satisfactoriamente y
que, además, han recibido aceptación formal.
La validación del alcance se diferencia de la verificación o control de calidad en que en el
primero se centra en que el cliente formalice la aceptación de los productos entregables
completados. Por otro lado, la verificación realizada en el control de calidad por el equipo de
dirección del Proyecto se centra principalmente en la comprobación de que los productos
entregables completados cumplen con los requisitos especificados para cada uno. Por lo general,
el control de calidad o verificación se realiza antes de la validación del Alcance, pero ambos
procesos pueden realizarse también de forma paralela. La verdadera utilidad del proceso se
validación del Alcance es que proporciona objetividad sobre la satisfacción del cliente a través
de la aceptación formal de los entregables del Proyecto, anticipando e incrementado las
posibilidades de éxito en la aceptación final del resultado, producto o servicio del Proyecto.

Figura 1. Indicadores para la Validación del alcance de un Proyecto

2.1. Validar el Alcance: Entradas.


2.1.1. Plan para la Dirección del Proyecto.
Sobre todo, del plan de gestión del alcance, donde se han descritos los
procedimientos para conseguir la aceptación formal de los entregables completados.
También, de los tres elementos de la línea base del alcance, el enunciado del alcance,

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la EDT/WBS y el diccionario de la EDT/WBS. Con el objetivo de comparar dichos


entregables con los requisitos documentados en ellos.

Es el documento donde se indica cómo se va a planificar, gestionar y controlar el


proyecto. El plan de gestión del proyecto contiene:
 Los planes de gestión de las 8 áreas de conocimiento.
 Medida de desempeño de la línea base, la cual está formada por:
 Línea base del alcance: EDT, diccionario de la EDT y declaración del
alcance del proyecto.
 Línea base del tiempo.
 Línea base del costo.
 Plan de gestión de cambios del proyecto: indica como gestionar las solicitudes
de cambio del proyecto.
 Plan de gestión de la configuración: indica como gestionar los cambios en los
entregables y toda la documentación. Permite documentar el sistema por
versiones.
 Plan de gestión de requerimientos: permite establecer como se gestionarán los
requerimientos del proyecto.
 Plan de mejora de los procesos: permite establecer como mejorar los procesos
del proyecto.

Aclaraciones:
 Las líneas base se usarán para medir el desempeño. Cuando existan
desviaciones, el gerente de proyecto debe tomar las medidas necesarias para
volver a la línea base, si no es posible, se debe realizar una solicitud de cambio
para cambiar la línea base.
 La línea base no se cambia sin una solicitud de cambio.
 Plan de gestión de cambios: Describe cómo se van a gestionar los cambios del
proyecto. Evita que se realicen cambios innecesarios. Los cambios cuestan
menos si se incluyen desde el principio. Incluye:
 Procedimientos de control de cambios (Quién y Cómo).
 Niveles de autorización de cambios.
 La creación de una mesa de control de cambios.
 Cómo van a llevarse a cabo las reuniones de cambios.
 Cómo documentar los cambios.

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 El sistema de control de cambios: Evaluación de las herramientas y procesos


para la configuración, evaluación de formularios, procedimientos, etc. Puede
incluir el sistema de control de cambios.
 Una vez se tiene el plan de gestión del proyecto, el sponsor los revisa y lo
aprueba.
 Documentos del proyecto: Cualquier documento usado en el proyecto que no
forme parte del plan de gestión del proyecto. Ej: la carta del proyecto, el
contrato, el registro de riesgos, etc.
 Reunión de inicio del proyecto: Se realiza una vez se concluya el plan de gestión
del proyecto y de que empiece la ejecución. Es una reunión para conocer los
detalles del proyecto.

2.1.2. Documentación de Requisitos.


Incluye la lista de todos los requisitos a cumplir, de proyecto y de producto.
Incluyendo, los criterios de aceptación de todos los entregables y trabajos del
proyecto.
La documentación de los requisitos describe las necesidades comerciales del
proyecto. La documentación de requisitos enumera todos los requisitos del proyecto
y del producto. Al comienzo los requisitos son de alto nivel y a medida que avanza
el proyecto y se tenga mayor información, los requisitos son más detallados. La
documentación de los requisitos puede incluir:
 La necesidad comercial u oportunidad, que describa las limitaciones actuales y
las razones de hacer el proyecto.
 Objetivos de la empresa y del proyecto.
 Requisitos funcionales que describan los procesos de la empresa, la información
y la interacción con el producto.
 Requisitos no funcionales, tales como el nivel de servicio, desempeño,
seguridad, cumplimiento, capacidad de soporte, retención depuración, etc.
 Requisitos de calidad.
 Criterios de aceptación.
 Impactos sobre áreas de la organización o entes externos.
 Requisitos de apoyo y capacitación.
 Supuestos y restricciones de los requisitos.

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2.1.3. Matriz de Trazabilidad de Requisitos


La matriz de trazabilidad de requisitos es una tabla que vincula los requisitos con su
origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La implementación
de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a asegurar que cada requisito
agrega valor a la empresa, vinculándolo con los objetivos de la empresa y del
proyecto.

2.1.4. Datos sobre el Desempeño del Trabajo.


Pueden incluir el grado de cumplimiento con los requisitos, el número de no
conformidades, la gravedad de las no conformidades, o el número de ciclos de
validación realizados en un período de tiempo determinado.

Como, por ejemplo, el grado de cumplimiento con los requisitos o especificaciones


establecidas en la planificación del proyecto

2.1.5. Entregables VERIFICADOS.


Se trata de los productos entregables completados que han pasado satisfactoriamente
por el proceso (8.3. Realizar el Controlar de Calidad). Mediante el cual, el equipo
de dirección del proyecto ha comprobado su idoneidad mediante inspección.
Estos entregables han sido terminados y verificados a través del proceso "Realizar
el control de calidad".

2.2. Validar el Alcance: Herramientas y Técnicas.


2.2.1. Inspecciones.
Incluye actividades tales como medir, examinar y comprobar, con el fin de
determinar si los trabajos y productos entregables cumplen los requisitos y criterios
para su aceptación. Las inspecciones pueden denominarse revisiones, auditorias y/o
repasos.

2.2.2. Toma de Decisiones Grupales.


Por unanimidad, consenso, mayoría (absoluta, relativa, simple, cualificada, etc.) y
por autoridad.
Estas técnicas se utilizan para llegar a una conclusión cuando la validación es
realizada por el equipo del proyecto y otros interesados.

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2.3. Validar el Alcance: Salidas.


2.3.1. Entregables ACEPTADOS.
La validación del alcance, que se suele hacer a continuación del proceso (8.3
Realizar el Control de Calidad). Donde los productos entregables completados
son verificados. Incluye la documentación de respaldo recibida del cliente y/o
patrocinador con el reconocimiento de la aceptación por parte del interesado. Este
proceso es ejecutado de forma sistemática y periódica durante todo el ciclo de vida
del Proyecto, hasta que se pueda activar el proceso (4.6 de Cerrar el Proyecto o
Fase).
Son aquellos que han cumplido con los criterios de aceptación, están firmados y
aprobados por el cliente o el patrocinador.

2.3.2. Solicitudes de cambio.


Durante el proceso de validación del alcance pueden generarse solicitudes de
cambio. Normalmente, solicitudes de reparación de defectos, que se gestionan a
través del proceso (4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios).
Los entregables que se han terminado, pero no han sido aprobados, se documentan
con las razones por las cuales no han sido aceptados. Estos entregables pueden
requerir una solicitud de cambio para reparar los defectos.

2.3.3. Información sobre el desempeño del trabajo.


Esta información incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los
entregables iniciados, su avance, los entregables terminados o que han sido
aceptados. Esta información se debe comunicar a los interesados del proyecto.
Genera información sobre el progreso del proyecto y el rendimiento de los trabajos.
Por ejemplo, que entregables han sido completados y validados.

2.3.4. Actualizaciones a los documentos del proyecto.


Entre otros se pueden actualizar: Aquellos que definen el producto o que informan
sobre su estado de terminación.
Por ejemplo, el rendimiento de alcance conseguido. Es decir, con los productos
entregables intermedios definitivamente acabados, que han sido aceptados por el
cliente.

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III. CONTROLAR EL ALCANCE


Este proceso permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, así como la
forma en que se gestionan cambios a la línea base del alcance. El control del alcance del proyecto
asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas
se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
¿En qué consiste controlar el alcance? Este proceso monitorea el estado del alcance del proyecto
y del producto. Por otro lado, gestiona cambios a la línea base del alcance, a través del control
integrado de cambios. También asegura que todos los cambios se procesan a través del control
integrado de cambios.
Los cambios no controlados se denominan corrupción del alcance (Scope Screep) del Proyecto.

El propósito de este proceso es medir el grado de cumplimiento conseguido respecto al alcance


del proyecto. Además de supervisar cualquier solicitud de cambio que afecte a la línea base del
alcance.
Con objeto de mejorar el rendimiento del alcance del proyecto, el control del alcance solicita
cambios, recomienda acciones correctivas y preventivas y/o reparaciones de defectos al
proceso (4.5 de Realizar el Control Integrado de Cambios). El control del Alcance
comprueba la implementación de todas las solicitudes que hayan sido aprobadas en dicho
proceso que afecten al Alcance del Proyecto, en coordinación con el proceso (8.3 Realizar
el Control de Calidad), que debe validar la correcta implementación de todos los cambios
aprobados.

Figura 2. Indicadores para la Controlar el alcance de un Proyecto.

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3.1. Controlar el Alcance: Entradas.


3.1.1. Plan para la dirección del proyecto.
Los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de realizar este proceso son,
sobre todos: la Línea Base del Alcance, los planes de gestión de requisitos y del
Alcance, el plan de gestión de cambios y el plan de gestión de la configuración.

3.1.2. Datos sobre el desempeño del trabajo.


Datos que indican el grado en el que los entregables están completos. Son recogidos
durante el proceso (4.3 de Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto).
Los datos de desempeño del trabajo pueden incluir el número de solicitudes de
cambio recibidas, el número de solicitudes aceptadas o el número de entregables que
se han completado, etc.

3.1.3. Documentación de requisitos.


Contiene los requisitos contra los que valorar el progreso y los cambios de alcance.
Los cuales, deberían estar recogidos de forma completa, consistente y no ambigua.
Es decir, medible y comprobable.

3.1.4. Matriz de trazabilidad.


Ayuda a identificar cualquier cambio en la línea base del alcance, así como a valorar
su impacto.

3.1.5. Activos de los procesos de la organización.


Entre los que se encuentran:
 Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales,
relacionados con el control del alcance.
 Los métodos de seguimiento e información que se utilizarán.

3.2. Controlar el Alcance: Herramientas y Técnicas.


3.2.1. Análisis de variación.
Las mediciones del rendimiento del alcance de los trabajos del proyecto permiten
establecer la magnitud de las desviaciones con respecto de la línea base del alcance.
Entre los aspectos importantes del control del alcance del proyecto, está el
determinar las causas de tales desviaciones. Así como decidir si es necesario solicitar
cambios y generalmente, recomendar acciones correctivas y/o preventivas.

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Se realizan mediciones al desempeño con el fin de identificar variaciones respecto a


la línea base del alcance.

3.3. Controlar el Alcance: Salidas.


3.3.1. Información sobre el desempeño del trabajo.
Elaborada a partir de los datos del desempeño. Obtenidos mediante el análisis de
variaciones, que describen el desempeño del alcance de los trabajos en curso. Son el
primer resultado importante de este proceso de supervisión de trabajos y control de
cambios. Esta información es la base de la toma de decisiones respecto de alcance
del proyecto.

3.3.2. Solicitudes de cambio.


Segundo resultado importante de este proceso de supervisión de trabajos y control
de cambios, que se procesan para su revisión y disposición por el proceso (4.5
Realizar el Control Integrado de Cambios).
El análisis de desempeño del alcance puede dar origen a solicitudes de cambio al
alcance.

3.3.3. Actualizaciones al plan para la Dirección del proyecto.


Pueden ser actualizados:
 Actualizaciones a la línea base del alcance.
 Actualizaciones a otras líneas base.

3.3.4. Actualizaciones a los documentos del proyecto.


Entre otros se pueden actualizar:
 Documentación de requisitos.
 La matriz de trazabilidad de los requisitos.

3.3.5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.


Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización
incluyen, pero no se limitan a:
 Las causas de las desviaciones;
 las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección, y
 otros tipos de lecciones aprendidas desde el control del alcance del proyecto.

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Validar y Controlar el alcance del Proyecto

IV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS


 https://uacm123.weebly.com/1-gestioacuten-del-alcance-del-proyecto.html
 https://www.gladysgbegnedji.com/validar-el-alcance/
 https://www.gladysgbegnedji.com/controlar-el-alcance/
 http://ppmci.com/projectmanagement/437/55-validar-el-alcance.html
 http://ppmci.com/projectmanagement/438/56-controlar-el-alcance.html

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