ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PAOLA ANDREA CALDERÓN PALACIOS

SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZAJE

SENA - CURSO VIRTUAL

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

20 DE MARZO DE 2019
INTRODUCCIÓN:

Los archivos son considerados documentos redactados, conservados y

administrados por personas, con el fin de difundir la información contenida en ellos,
éstos son fuentes de información que sin duda alguna puede ser determinante en
la toma de decisiones en una Empresa, Compañía o Institución, los archivos son
parte esencial en los procesos investigación y verificación, así se constituye como
parte esencial en los recursos de información en cualquier área de una Empresa o
entidad.

DESARROLLO

Si bien, los archivos han sido creados con el propósito de tener un blindaje legal
respecto a las organizaciones ya que documentalmente, si llevan un buen registro,
les ayudara a tener control absoluto de la compañía ya que estos son la memoria
viva de cada proceso que se ha ido desarrollando a través del tiempo; por lo tanto,
estos son fundamentales en la toma de decisiones.

Los archivos nacen como una necesidad de las sociedades, teniendo en cuenta que
serían éstos la memoria y la garantía de derechos, obligaciones y el determinante,
de las relaciones sociales. Los archivos son importantes para la administración y la
cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones, basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos
son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Funcionales: Permiten la operación de a archivar y consultar los documentos de

manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.

Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:

Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que
se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones,
contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta.

Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación

y su consulta es menor.

Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.

CONCLUSIONES

Desde tiempos inmemorables el archivo ha sido fundamental para el desarrollo y

descubrimientos en la humanidad si no se hubiera plasmado o documentado nada
nuestros antepasados, hasta ahora no supiéramos mucho a cerca de nuestra
descendencia, culturas ideologías y evolución. El archivo es la memoria de las
empresas, entidades públicas y privadas representada en la conservación de los
documentos. El archivo constituye un centro de consulta de la información,
disponible en todo momento. El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil
manejo y consulta.